Strasbourg den 19 juni 2008

Bäste X,

Den 12 december 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om att du inte hade utnämnts till ledamot av kommissionen för en ståndpunkt om utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer.

Den 30 januari 2007 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 16 juli 2007. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 9 augusti 2007.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de faktiska omständigheterna i målet sammanfattningsvis följande.

I februari 2006 deltog klaganden i urvalsförfarandet för utbildningsprogrammet för unga experter vid Europeiska kommissionens delegationer. I slutet av mars 2006 kallades han till intervju. Han informerades därefter om att han hade förts upp på en reservlista och att han skulle erbjudas en tjänst om de utvalda kandidaterna var ovilliga eller oförmögna att tillträda tjänsterna.

Den 22 september 2006 (fredag) skickade en tjänsteman vid kommissionens generaldirektorat för yttre förbindelser (GD Yttre förbindelser) ett e-postmeddelande till klaganden med följande meddelande:

"Med hänvisning till [ ] vårt telefonsamtal i eftermiddag där jag har informerat er om att ni deltar i utbildningsprogrammet för JED vid delegationerna eftersom en av de utvalda irländska kandidaterna har dragit tillbaka sin ansökan.

Jag föreslår att du postar i Jerusalem (...).

Det förväntade startdatumet i Bryssel, som motsvarar datumet för undertecknandet av avtalet, fastställs till den 6 november 2006 (eller senare). (...)

Bekräfta måndag morgon om du fortfarande är intresserad av programmet och om du accepterar tjänstgöringsstationen. För kännedom kommer jag också att kontakta en annan kandidat på reservlistan.”

Den 25 september 2006 bekräftade klaganden sitt intresse per e-post. På eftermiddagen samma dag informerade samma tjänsteman som skickade det ovannämnda e-postmeddelandet av den 22 september 2006 klaganden om att han "har fått ett telefonsamtal [den] morgonen från den utvalda kandidaten och att utrikesministeriet har gått med på att skjuta upp rekryteringen av kandidaten efter JED:s utbildningsprogram". Hon tackade klaganden för hans intresse och informerade honom om att den lediga tjänsten inte längre fanns tillgänglig. Klaganden begärde omedelbart”en utförligare redogörelse för resonemanget bakom varför detta erbjudande dras tillbaka”. Han fick följande svar: "(...) I mitt e-postmeddelande från fredagen nämnde jag [till er] att erbjudandet också skickades till en annan kandidat (det finns en reservlista med en klassificering. (...)."

Klaganden var inte nöjd med detta svar och skickade tre e-postmeddelanden till GD Yttre förbindelser, där han förklarade situationen och lade fram flera argument till stöd för sin begäran om att få en lämplig förklaring till tillbakadragandet av erbjudandet om en ståndpunkt om programmet. Han skickade det första e-postmeddelandet den 26 september 2006 och de två påminnelserna den 28 och 29 september 2006. Enligt klaganden fick han inget svar på sina e-postmeddelanden.

Den 30 januari 2007 inledde Europeiska ombudsmannen denna undersökning av följande påståenden och påståenden:

Klaganden hävdade att kommissionen inte hade lämnat giltiga och tillräckliga skäl för sitt beslut att dra tillbaka sitt erbjudande till honom om en ståndpunkt om utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer. I detta avseende noterade klaganden att kommissionen inte hade besvarat hans e-postmeddelanden av den 26, 28 och 29 september 2006, i vilka han begärde vissa förklaringar och upplysningar i frågan.

Klaganden hävdade att

1. Kommissionen bör på lämpligt sätt förklara sina åtgärder när det gäller tillbakadragandet av erbjudandet om en ståndpunkt om utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer. och
2. Kommissionen bör utnämna honom till den befattning vid sin delegation i Jerusalem som han erbjöds den 22 september 2006.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande över klagomålet förklarade kommissionen i viss detalj JED-programmets karaktär och de tillämpliga förfarandena. Huvudsyftet med JED-programmet är att tillhandahålla konkret utbildning för unga begåvade utexaminerade från medlemsstaterna. Varje medlemsstat gör ett första urval. När urvalet av sökande har slutförts för alla medlemsstater matchar GD Yttre förbindelsers berörda avdelningar varje ledig JED-tjänst med de utvalda sökandenas viktigaste egenskaper, färdigheter och intressen.

I förevarande fall skickade GD Yttre förbindelser den 15 maj 2006 en skrivelse till Irlands ständiga representation i Bryssel för att officiellt översända förteckningen över utvalda sökande som valts ut för en tjänst och reservlistan över sökande som endast skulle kontaktas om vissa av de utvalda sökande som fanns med på den första förteckningen inte godtog det erbjudande som lämnats till dem. Klaganden placerades på plats åtta på reservlistan efter resultatordning.

Vid ett tillfälle blev en tjänst ledig vid kommissionens delegation i Jerusalem. Den ”första” kandidaten på listan över utvalda sökande kunde dock av yrkesmässiga skäl inte ta emot tjänsten vid den tidpunkten. Kommissionen kontaktade därför, genom sitt ovan citerade e-postmeddelande av den 22 september 2006, klaganden och en annan lämplig kandidat från reservlistan och frågade om de skulle vara intresserade av och tillgängliga för tjänsten. Den "första" kandidaten på listan över utvalda kandidater informerade sedan kommissionen om att han trots allt var tillgänglig för tjänsten. Kommissionen informerade därför klaganden om att tjänsten inte längre var ledig. Kort därefter sade dock den "första" kandidaten återigen till kommissionen att han inte var tillgänglig. Vid denna tidpunkt gjorde kommissionen en bedömning av klagandens och den andra kandidatens profil på reservlistan och beslutade att erbjuda den sistnämnda tjänsten.

Kommissionen insisterade på att inget bindande anbud någonsin hade lämnats till klaganden. Den påpekade särskilt att den i sitt e-postmeddelande av den 22 september 2006 hade informerat den klagande om att "[f]ör er information kommer jag också att kontakta en annan kandidat på reservlistan."Den ansåg därför att hans "yrkande att kommissionen skulle utnämna honom till [sic] dess delegation i Jerusalem" var ogrundat.

Kommissionen ansåg att GD Yttre förbindelser tydligt hade angett för klaganden att i) den ursprungliga uppgiften om en ledig tjänst måste bekräftas innan den kunde bli ett formellt erbjudande, ii) andra sökande kontaktades på samma sätt för samma tjänst, och iii) det under inga omständigheter kunde tolkas som ett fast erbjudande om en tjänst i JED eller ett kontrakt från kommissionen i detta skede.

Klagandens synpunkter

Klaganden noterade att kommissionens yttrande som översändes till honom under ombudsmannens undersökning var "den första fullständiga förklaring [som han] hade fått till varför ståndpunkten drogs tillbaka". Han verkade kritisk till detta.

När det gäller kommissionens påstådda underlåtenhet att svara på klagandens tre e-postmeddelanden, där han begärde en lämplig förklaring till tillbakadragandet av erbjudandet om en ståndpunkt om programmet, noterade klaganden att ”jag anser att den totala bristen på svar från kommissionen på mina frågor bevisar en chockerande brist på grundläggande respekt och artighet, en fråga som jag noterar att kommissionen helt har underlåtit att hänvisa till i sitt yttrande.”

Beslutet

1 Påståendet att kommissionen inte har lämnat giltiga och tillräckliga skäl för sitt beslut att dra tillbaka sitt erbjudande till honom om att ta ställning till utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer

1.1 Klaganden deltog i 2006 års urvalsförfarande för utbildningsprogram för juniorexperter vid Europeiska kommissionens delegationer och kallades till intervju. Han informerades om att han hade förts upp på en reservlista och att han skulle erbjudas en tjänst om de utvalda kandidaterna var ovilliga eller oförmögna att tillträda tjänsterna. Den 22 september 2006 (fredag) mottog han ett e-postmeddelande från kommissionens generaldirektorat för yttre förbindelser (GD Yttre förbindelser) med följande meddelande:

"Med hänvisning till [] vårt telefonsamtal i eftermiddag där jag har informerat er om att ni deltar i utbildningsprogrammet för JED vid delegationerna eftersom en av de utvalda irländska kandidaterna har dragit tillbaka sin ansökan. Jag föreslår att du postar i Jerusalem (...). Det förväntade startdatumet i Bryssel, som motsvarar datumet för undertecknandet av avtalet, fastställs till den 6 november 2006 (eller senare). (...) Bekräfta måndag morgon om du fortfarande är intresserad av programmet och om du accepterar tjänstgöringsstationen. För kännedom kommer jag också att kontakta en annan kandidat på reservlistan.”

Klaganden bekräftade sitt intresse per e-post den 25 september 2006. Samma dag informerade GD Yttre förbindelser honom om att den lediga tjänsten inte längre var ledig, eftersom kommissionen hade ”fått ett telefonsamtal [den] morgonen från den utvalda kandidaten och utrikesministeriet har godtagit att skjuta upp rekryteringen av kandidaten efter JED-utbildningsprogrammet”. Klaganden begärde omedelbart”en utförligare redogörelse för resonemanget bakom varför detta erbjudande dras tillbaka”. Han fick följande svar: "(...) I mitt e-postmeddelande från fredagen nämnde jag [till er] att erbjudandet också skickades till en annan kandidat (det finns en reservlista med en klassificering. (...)).

Klaganden var inte nöjd med detta svar och skickade tre e-postmeddelanden (den 26, 28 och 29 september 2006) till GD Yttre förbindelser med en begäran om en lämplig förklaring till tillbakadragandet av erbjudandet, men han fick inget svar.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen inte hade lämnat giltiga och tillräckliga skäl för sitt beslut att dra tillbaka sitt erbjudande till honom om en ståndpunkt om utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer. I detta avseende noterade klaganden att kommissionen inte hade besvarat hans e-postmeddelanden av den 26, 28 och 29 september 2006, i vilka han begärde en adekvat förklaring i frågan.

Klaganden hävdade att kommissionen 1) på ett tillfredsställande sätt borde förklara sina åtgärder när det gäller tillbakadragandet av erbjudandet om en tjänst inom utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer, och 2) utse honom till den tjänst vid delegationen i Jerusalem som han erbjöds den 22 september 2006.

1.2 I sitt yttrande hävdade kommissionen i första hand att den aldrig hade lämnat något formellt erbjudande om en tjänst till klaganden. Kommissionen hävdade att GD Relex inte hade kontaktat klaganden förrän den 22 september 2006 för att bedöma hans intresse för och tillgänglighet till en ledig tjänst som hade uppstått oväntat och i sista minuten. Den hade vid den tidpunkten klargjort för honom att detta endast var en preliminär kontakt. att andra sökande också kontaktades i samband med samma lediga tjänst, och att detta inte var ett erbjudande om en position. Klaganden kunde därför inte rimligen ha förstått att denna kontakt utgjorde ett erbjudande om en tjänst. Kommissionen anförde dessutom att GD Yttre förbindelser hela tiden agerade i enlighet med de relevanta urvalsförfarandena, som också skriftligen gjordes tillgängliga för alla medlemsstaters ständiga representationer i EU. Kommissionen uppgav att ingen i synnerhet inte gavs någon orättvis preferens eller någon form av orättvis fördel för en JED-position. När generaldirektoratet för yttre förbindelser informellt kontaktade klaganden per telefon och e-post informerade det honom om det särskilda sammanhanget och hur brådskande situationen var.

1.3 I sina synpunkter noterade klaganden att kommissionens yttrande som översändes till honom under ombudsmannens undersökning var "den första fullständiga förklaring [som han] hade fått till varför ståndpunkten drogs tillbaka". Han föreföll vara kritisk till kommissionens ursprungliga underlåtenhet att ge en tillräcklig förklaring till varför han inte hade tillgång till ståndpunkten i fråga.

När det gäller kommissionens påstådda underlåtenhet att svara på klagandens tre e-postmeddelanden, i vilka han begärde en lämplig förklaring till tillbakadragandet av erbjudandet om en ståndpunkt om programmet, noterade klaganden att ”jag anser att den totala bristen på svar från kommissionen på mina frågor bevisar en chockerande brist på grundläggande respekt och artighet, en fråga som jag noterar att kommissionen helt har underlåtit att hänvisa till i sitt yttrande.”

1.4 Ombudsmannen erinrar om att följande angavs i kommissionens (e-post) brev till klaganden av den 22 september 2006:

"Med hänvisning till [ ] vårt telefonsamtal i eftermiddag där jag har informerat er om att ni deltar i utbildningsprogrammet för JED vid delegationerna eftersom en av de utvalda irländska kandidaterna har dragit tillbaka sin ansökan.

Jag föreslår att du postar i Jerusalem (...).

Det förväntade startdatumet i Bryssel, som motsvarar datumet för undertecknandet av avtalet, fastställs till den 6 november 2006 (eller senare).

(...)

Bekräfta måndag morgon om du fortfarande är intresserad av programmet och om du accepterar tjänstgöringsstationen. För kännedom kommer jag också att kontakta en annan kandidat på reservlistan.”

Klaganden bekräftade sitt intresse per e-post den 25 september 2006. Samma dag informerade en tjänsteman från kommissionen klaganden om att de hade ”fått ett telefonsamtal [den] morgonen från den utvalda kandidaten och att utrikesministeriet har godtagit att skjuta upp rekryteringen av kandidaten efter JED-utbildningsprogrammet”. Hon tackade klaganden för hans intresse och informerade honom om att den lediga tjänsten inte längre fanns tillgänglig. Klaganden begärde omedelbart”en utförligare redogörelse för resonemanget bakom varför detta erbjudande dras tillbaka”. Han fick följande svar: "(...) I mitt e-postmeddelande från fredagen nämnde jag [till er] att erbjudandet också skickades till en annan kandidat (det finns en reservlista med en klassificering. (...)).

1.5 Ombudsmannen noterar kommissionens påpekande att den aldrig hade lämnat något erbjudande till klaganden. Den uppgav att klaganden inte rimligen kunde ha förstått att kommissionens kontakt den 22 september 2006 utgjorde ett erbjudande om en tjänst.

1.6 När det gäller detta argument påpekar ombudsmannen för det första att kommissionens e-postmeddelande av den 22 september 2006 hänvisade till ett relevant telefonsamtal som uppenbarligen hade ägt rum samma dag mellan kommissionens handläggare och klaganden. Ombudsmannen har inte fått någon specifik information och några styrkande handlingar om det exakta innehållet i detta samtal, vilket skulle kunna vara användbart för att han ska få en bättre förståelse för innebörden av ovannämnda e-postmeddelande. I samband med detta är det viktigt att notera att innebörden av e-postmeddelandet i fråga, fristående, inte är tillräckligt tydlig. I synnerhet är det oklart vad meningen ”du deltar i utbildningsprogrammet för JED vid delegationerna eftersom en av de utvalda irländska kandidaterna har dragit tillbaka sin ansökan” ska betyda när den läses tillsammans med följande fraser: "Jag föreslår att du postar i Jerusalem"; "[d]et förväntade startdatumet i Bryssel, vilket motsvarar datumet för undertecknandet av avtalet, fastställs till (...)". och "[p]lease confirm Monday morning if you still interested in the Programme and if you accept the duty station" (bekräfta måndag morgon om du fortfarande är intresserad av programmet och om du accepterar tjänstgöringsstationen). Ombudsmannen undrar om ovanstående meningar tyder på att i) ett erbjudande (även informellt eller preliminärt/villkorligt) om en tjänst lämnades till klaganden eller ii) snarare helt enkelt tydde på en utveckling av klagandens situation som kandidat på reservlistan, vilket skulle leda till ett beslut om huruvida ett erbjudande om en tjänst vid kommissionens delegation i Jerusalem skulle lämnas till honom, med beaktande av huruvida han skulle vara villig att acceptera ett formellt erbjudande om tjänsten. Dessutom är det oklart vad meningen "[f]or your information, I will also contact another candidate of the list of reserve" innebär, i förhållande till de tidigare delarna av e-postmeddelandet, eftersom syftet med denna kontakt inte angavs. Meningen skulle till exempel kunna anses innebära att kommissionen också skulle kontakta en annan kandidat, eftersom klaganden kanske inte är intresserad av befattningen vid delegationen i Jerusalem, eller kanske inte svarar i tid på kommissionens begäran om bekräftelse. Mot bakgrund av ovanstående kommer ombudsmannen att göra ytterligare en anmärkning i slutet av detta beslut.

1.7 Även om kommissionens e-post i fråga inte var tillräckligt tydlig erkänner ombudsmannen också att e-postmeddelandet inte innehåller något uttryckligt, formellt och definitivt erbjudande. Under dessa omständigheter, och eftersom det exakta innehållet i det föregående telefonsamtalet är okänt, anser ombudsmannen att det inte har fastställts att e-postmeddelandet i fråga rimligen kunde anses utgöra ett formellt och definitivt erbjudande om en tjänst från kommissionens sida. Vidare innehöll e-postmeddelandet inga exakta och tydliga försäkringar om att ett sådant erbjudande skulle lämnas om klaganden gav den bekräftelse som begärdes i detta e-postmeddelande.

1.8 Som förklarats ovan innebar dock e-postmeddelandet åtminstone att klagandens situation som kandidat som hade förts upp på reservlistan hade förändrats avsevärt efter det att en utvald kandidat dragits tillbaka, och att kommissionen snart skulle fatta beslut om den aktuella lediga tjänsten och i detta sammanhang besluta om den skulle erbjuda klaganden tjänsten. Därefter angav kommissionen i sitt (första) e-postsvar av den 25 september 2006 att det inte längre fanns någon ledig tjänst och angav att den ovannämnda ursprungligen utvalda sökanden hade återkallat återkallandet av sin ansökan. Det var därför rimligt att klaganden begärde en tillräckligt detaljerad förklaring i detta avseende, särskilt om den andra kandidatens möjlighet att dra tillbaka sin förklaring om tillbakadragande till kommissionen, efter det att den senare hade kontaktat klaganden om den lediga tjänsten. Detta gjorde klaganden i sitt e-postmeddelande av den 25 september 2006. Under dessa omständigheter var kommissionen skyldig att lämna tillräckliga förklaringar till stöd för sitt beslut (som var ofördelaktigt för klagandens legitima intressen) att anse att den ursprungligen utvalda kandidatens ansökan fortfarande var giltig, efter det att den senare hade återkallat sin ansökan, vilket ledde till att den aktuella lediga tjänsten inte längre existerade.

1.9 I sitt (andra) e-postsvar av den 25 september 2006 uppgav kommissionens handläggare följande som svar på klagandens e-postmeddelande och begärde en lämplig förklaring till varför kommissionen hade ansett att den ursprungligen utvalda kandidatens ansökan fortfarande var giltig: "(...) I mitt e-postmeddelande från fredagen nämnde jag [till er] att erbjudandet också skickades till en annan kandidat (det finns en reservlista med en klassificering. Det står klart att kommissionen genom detta uttalande inte på ett korrekt sätt fullgjorde sin ovannämnda skyldighet att lämna tillräckliga förklaringar till sitt beslut att anse att den ursprungligen utvalda kandidatens ansökan fortfarande var giltig efter det att hans ansökan dragits tillbaka. I detta svar hänvisade kommissionen till de uppgifter som den tidigare hade lämnat till klaganden om att den, samtidigt som den kontaktade klaganden, hade kontaktat en annan kandidat på reservlistan. Kommissionen klargjorde inte hur denna information avsåg dess ovannämnda beslut att anse att ansökan från den ursprungligen utvalda sökanden fortfarande var giltig och hänvisade inte till något annat beslut i frågan. Klaganden hade således fog för att begära ytterligare förklaringar och information om situationen i sitt e-postmeddelande av den 26 september 2006, som följdes av relevanta påminnelser som skickades per e-post den 28 och 29 september 2006. Kommissionen var skyldig att svara på ett adekvat sätt på dessa e-postmeddelanden, men underlät att göra det. Detta var ett fall av administrativt missförhållande. Med beaktande av sina anmärkningar i punkt 1.11 nedan kommer ombudsmannen att göra en relevant kritisk anmärkning.

1.10 I sitt yttrande över detta klagomål lämnade kommissionen sammanfattningsvis följande förklaringar till sitt beslut att inte rekrytera klaganden. Kommissionens slutliga rekryteringsbeslut fattades nämligen först efter den 26 september 2006, då den sökande som ursprungligen hade valts ut och placerats på första plats på reservlistan hade informerat kommissionen om att han slutligen inte kunde ta emot tjänsten. Den kom därefter fram till att den andra kandidaten på reservlistan, som också hade kontaktats den 22 september 2006, var mer lämpad för tjänsten än klaganden, och att denna andra kandidat följaktligen erbjöds tjänsten, vilken han därefter accepterade.

1.11 Ombudsmannen noterar att klaganden i sina iakttagelser inte tycks ha ifrågasatt giltigheten eller lämpligheten av kommissionens ovannämnda förklaringar om att han inte rekryterats. Han noterade snarare att kommissionens yttrande gav honom "den första fullständiga förklaringen (...) till varför ståndpunkten drogs tillbaka" och han föreföll vara kritisk till detta. Det förefaller således som om klaganden anser att kommissionens brist som nämns i punkt 1.9 ovan har åtgärdats, eftersom han under undersökningens gång fick de upplysningar och förklaringar som han sökte om varför han inte rekryterades. Ombudsmannen anser därför att ingen ytterligare undersökning och behandling av denna fråga skulle vara motiverad.

2 Fordringar

2.1 Klaganden hävdade för det första att kommissionen på ett adekvat sätt borde förklara sina åtgärder när det gäller tillbakadragandet av erbjudandet om en tjänst i utbildningsprogrammet för unga experter vid kommissionens delegationer, och för det andra att kommissionen borde utnämna honom till den tjänst vid delegationen i Jerusalem som han erbjöds den 22 september 2006. Kommissionen godtog inte dessa påståenden.

2.2 Mot bakgrund av sina relevanta anmärkningar i punkterna 1.9 och 1.11 ovan anser ombudsmannen att det inte är motiverat att ytterligare undersöka ovanstående påståenden.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning.

Kommissionen var skyldig att lämna tillräckliga förklaringar till stöd för sitt beslut att inte anställa klaganden, vilket fattades efter det att kommissionen hade skickat honom sitt e-postmeddelande av den 22 september 2006. Kommissionen uppfyllde inte detta krav innan klagomålet lämnades in till ombudsmannen. Detta var ett fall av administrativt missförhållande.

Mot bakgrund av ovanstående avslutar ombudsmannen ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

I samband med rekryteringsförfaranden kräver principerna om god förvaltning att kommissionen kommunicerar med de sökande på ett korrekt och tillräckligt tydligt sätt. Detta är särskilt viktigt i situationer där kommissionen kontaktar en godkänd sökande för att kontrollera om han eller hon skulle vara villig att acceptera ett anställningserbjudande som kommissionen kan besluta att rikta till honom eller henne. I sådana fall uppmanas kommissionen att tydligt och otvetydigt informera den sökande om den exakta arten av meddelandet till honom eller henne, särskilt genom att klargöra att meddelandet inte utgör ett anställningserbjudande.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros