Strasbourg den 12 juni 2007

Bäste R.,

Den 12 juni 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska revisionsrätten om det urvalsförfarande som revisionsrätten anordnar för rekrytering av advokater (tillfälligt anställda eller kontraktsanställda i tjänstegrupp IV).

Den 12 juli 2006 vidarebefordrade jag klagomålet till revisionsrättens ordförande. Revisionsrätten avgav sitt yttrande den 20 september 2006.

Den 26 september 2006 översände jag revisionsrättens yttrande till er med en uppmaning att lämna synpunkter, om ni så önskade.

Inga synpunkter har inkommit från Er vid den tidpunkt som fastställts för detta ändamål.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

I augusti 2005 anordnade revisionsrätten ett urvalsförfarande för rekrytering av advokater som tillfälligt anställda och/eller kontraktsanställda (grupp av funktioner IV) vid rättstjänsten.

Klaganden skickade sin ansökan till revisionsrätten. Genom ett e-postmeddelande av den 18 april 2006 begärde klaganden information om resultatet av urvalsförfarandet.

Genom en skrivelse av den 3 april 2006, som inkom till klaganden den 19 april 2006, informerade uttagningskommitténs ordförande klaganden om att uttagningskommittén, efter en jämförande granskning av kvalifikationerna för samtliga ansökningar som förklarats tillåtliga, inte hade kunnat föra upp honom på förteckningen över de 20 bästa sökande som valts ut för att delta i proven.

Enligt klaganden hade uttagningskommittén felaktigt beslutat att inte föra upp hans namn på förteckningen över de 20 bästa sökandena. Klaganden ansåg att hans kvalifikationer och yrkeserfarenhet uppfyllde kraven för tjänsten.

I ett e-postmeddelande av den 1 maj 2006 begärde klaganden att revisionsrätten skulle informera honom om skälen till att hans namn inte hade förts upp på förteckningen över de 20 bästa sökande som valts ut för proven. I detta e-postmeddelande (1) påpekade klaganden att urvalsförfarandet inte hade organiserats på ett öppet sätt, eftersom revisionsrätten hade ”blint” valt ut 20 meritförteckningar. Klaganden begärde ytterligare information om de urvalskriterier som uttagningskommittén använde när den fastställde de 20 bästa sökandena och bevis för hur uttagningskommittén fastställde denna spetskompetens.

Eftersom klaganden inte fick något svar på sitt e-postmeddelande av den 1 maj 2006 kontaktade han revisionsrätten (2).

Den 8 maj 2006 underrättades klaganden om att hans skrivelse hade översänts till uttagningskommitténs ordförande den 3 maj 2006 och att denne skulle svara honom.

I början av juni 2006 kontaktade klaganden återigen revisionsrätten för att få svar. Klaganden anser att det faktum att revisionsrätten inte hade skickat honom sitt svar när han klagade till Europeiska ombudsmannen innebar att det behövdes tid för att bygga upp ett rimligt alibi för sitt beslut att inte tillåta honom att delta ytterligare i urvalsförfarandet.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att revisionsrätten hade underlåtit att svara på hans e-postmeddelande av den 1 maj 2006, i vilket han hade begärt information om de urvalskriterier som uttagningskommittén använde vid urvalet av de 20 bästa sökandena och bevis för hur uttagningskommittén fastställde denna spetskompetens.

Klaganden framförde vidare följande påståenden:

1. Han bör få delta i urvalsförfarandet och få ersättning för den skada han lidit.
2. Urvalsförfarandet bör ändras så att icke-transparenta rekryteringsförfaranden förbjuds.

Frågeställningen

Ombudsmannens tillvägagångssätt

Ombudsmannen beslutade att inleda en undersökning av klagandens ärende. Ombudsmannen informerade dock klaganden om att han, eftersom inga tidigare administrativa förfaranden föreföll ha inletts vid revisionsrätten med avseende på hans första påstående, hade beslutat att betrakta denna aspekt av klagomålet som otillåtlig på grundval av artikel 2.4 i ombudsmannens stadga och att den därför inte skulle omfattas av hans undersökning.

Europeiska revisionsrättens yttrande

Revisionsrättens yttrande över klagomålet var sammanfattningsvis följande:

När det gäller klagandens påstående att revisionsrätten inte hade svarat på hans e-postmeddelande av den 1 maj 2006 medgav revisionsrätten att det var riktigt att klaganden, när han ingav sitt klagomål till ombudsmannen den 12 juni 2006, ännu inte hade fått något svar på sitt e-postmeddelande av den 1 maj 2006. Han informerades först genom e-post av den 8 maj 2006 om att hans begäran hade vidarebefordrats till uttagningskommitténs ordförande.

Genom en skrivelse av den 12 juni 2006 svarade uttagningskommitténs ordförande klaganden och gav honom ytterligare upplysningar om utvärderingen av hans ansökan. Skrivelsen återsändes dock till revisionsrätten eftersom klaganden inte längre bodde på den adress som han hade uppgett för revisionsrätten. När klaganden hade meddelat sin nya adress skickades skrivelsen från nämndens ordförande omedelbart till honom på nytt.

Revisionsrätten påpekade att det faktum att det tog sex veckor att skicka svaret på klagandens begäran inte innebar att revisionsrätten behövde ”tid för att bygga upp ett rimligt alibi”, vilket klaganden hävdade i sitt klagomål. I maj 2006 deltog uttagningskommitténs ledamöter i andra uppgifter, bland annat utlandsresor. Därför var det tyvärr inte möjligt att anordna ett styrelsemöte för att diskutera klagandens e-postmeddelande av den 1 maj före början av juni 2006. Revisionsrätten ansåg att svaret till klaganden under dessa omständigheter hade lämnats inom rimlig tid.

När det gäller klagandens påstående om att urvalsförfarandet bör ändras för att förbjuda icke-transparenta rekryteringsförfaranden uppgav revisionsrätten att uttagningskommittén hade valt ut de sökande som skulle kallas till proven på grundval av deras kvalifikationer och yrkeserfarenhet. Kriterierna beskrevs i detalj i meddelandet om rekrytering. I meddelandet om rekrytering förklarades också att endast de 20 sökande som hade de bästa resultaten, dvs. de som bäst uppfyllde de relevanta kraven, skulle kallas till det skriftliga provet och intervjun.

Denna begränsning av antalet sökande berodde på att erfarenheten från andra rekryteringsförfaranden för tillfälligt anställda och kontraktsanställda hade visat att det vanligtvis är ett mycket stort antal sökande som söker de utannonserade tjänsterna. Eftersom endast ett mycket begränsat antal tjänster fanns tillgängliga vid revisionsrättens rättstjänst skulle det inte ha varit rimligt att bjuda in alla sökande som uppfyllde minimikvalifikationerna till provet.

Uttagningskommittén granskade noggrant de ansökningar som uppfyllde minimikraven och poängsatte dem på grundval av varje enskild sökandes kvalifikationer och yrkeserfarenhet. När det gäller klagandens ärende noterade nämnden att han vid sista ansökningsdagen hade fullgjort mindre än nio månader av sin praktik vid ombudsmannens kontor. Med tanke på att klaganden hade forskarutbildning i statsvetenskap beviljade nämnden honom det relevanta tillgodoräknandet och klaganden ansågs uppfylla det nödvändiga minimikravet på ett års yrkeserfarenhet.

Som uttagningskommitténs ordförande förklarade i sin skrivelse av den 12 juni 2006 tilldelades klaganden på grundval av denna utvärdering sammanlagt 11 poäng av 20 möjliga. På grundval av samma kriterier var det lägsta poängtalet för de sökande som fick delta i det skriftliga provet 16,5 poäng. Revisionsrätten anser att dessa sökande, jämfört med klaganden, hade förvärvat en längre och mer varierad yrkeserfarenhet med anknytning till arten av de arbetsuppgifter som beskrivs i meddelandet om rekrytering.

Revisionsrätten drog slutsatsen att både det förfarande som ledde fram till beslutet att inte tillåta klaganden att delta i testet och själva beslutet var korrekt.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter inkom från klaganden vid den tidpunkt som fastställts för detta ändamål.

Beslutet

1 Europeiska revisionsrättens påstådda underlåtenhet att svara på klagandens e-postmeddelande av den 1 maj 2006

1.1 I augusti 2005 anordnade Europeiska revisionsrätten ett urvalsförfarande för rekrytering av advokater som tillfälligt anställda och/eller kontraktsanställda (tjänstegrupp IV) vid rättstjänsten. Klaganden skickade sin ansökan till revisionsrätten (3). Genom ett e-postmeddelande av den 18 april 2006 begärde klaganden information om resultatet av urvalsförfarandet. Genom en skrivelse av den 3 april 2006, som inkom till klaganden den 19 april 2006, informerade uttagningskommitténs ordförande klaganden om att uttagningskommittén, efter en jämförande granskning av kvalifikationerna för samtliga ansökningar som förklarats tillåtliga, inte hade kunnat föra upp honom på förteckningen över de 20 bästa sökande som valts ut för att delta i proven. I ett e-postmeddelande av den 1 maj 2006 begärde klaganden att revisionsrätten skulle informera honom om skälen till att hans namn inte hade förts upp på förteckningen över de 20 bästa sökande som valts ut för proven. Eftersom klaganden inte fick något svar kontaktade han revisionsrätten. I sitt klagomål till Europeiska ombudsmannen hävdade klaganden att revisionsrätten hade underlåtit att svara på hans e-postmeddelande av den 1 maj 2006, i vilket han hade begärt information om de urvalskriterier som styrelsen använde vid urvalet av de 20 bästa sökandena och bevis för hur uttagningskommittén fastställde denna spetskompetens.

1.2 I sitt yttrande medgav revisionsrätten att när klaganden lämnade in sitt klagomål till ombudsmannen den 12 juni 2006 hade han ännu inte fått något svar på sitt e-postmeddelande av den 1 maj 2006. Han informerades först genom e-post av den 8 maj 2006 om att hans begäran hade vidarebefordrats till uttagningskommitténs ordförande. Revisionsrätten uppgav vidare att nämndens ordförande i en skrivelse av den 12 juni 2006 svarade klaganden och gav honom ytterligare information om utvärderingen av hans ansökan. Skrivelsen återsändes dock till revisionsrätten eftersom klaganden hade lämnat den adress som anges i revisionsrättens akt. När klaganden hade meddelat sin nya adress skickades skrivelsen från nämndens ordförande omedelbart till honom på nytt. Revisionsrätten påpekade att det faktum att det tog sex veckor att skicka svaret på klagandens begäran inte innebar att revisionsrätten behövde ”tid för att bygga upp ett rimligt alibi”, vilket klaganden hävdade i sitt klagomål. I maj 2006 deltog ledamöterna i styrelsen i andra uppgifter, bland annat utlandsresor. Därför var det tyvärr inte möjligt att anordna ett styrelsemöte för att diskutera klagandens e-postmeddelande av den 1 maj 2006 före början av juni 2006. Revisionsrätten ansåg att svaret till klaganden under dessa omständigheter hade lämnats inom rimlig tid.

1.3 Klaganden lämnade inga synpunkter på revisionsrättens yttrande.

1.4 Det är god förvaltningssed att administrationen besvarar brev eller e-postmeddelanden som den mottar inom rimlig tid och på lämpligt sätt. Ombudsmannen anser det också lämpligt att erinra om att enligt artikel 17 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (4) ska tjänstemannen se till att ett beslut om varje begäran eller klagomål till institutionen fattas inom en rimlig tidsfrist, utan dröjsmål och under alla omständigheter senast två månader från dagen för mottagandet. (...)".

1.5 Det framgår av de faktiska omständigheter som låg till grund för klagomålet att revisionsrätten svarade klaganden genom en skrivelse av den 12 juni 2006, det vill säga samma dag som detta klagomål ingavs till ombudsmannen, och att det skickades till den adress som klaganden hade lämnat till revisionsrätten. Det framgår vidare att denna skrivelse återsändes till revisionsrätten eftersom klaganden hade flyttat under tiden och att den kunde överlämnas till klaganden först när revisionsrätten fick kännedom om klagandens nya adress. Med tanke på att eventuella förseningar i delgivningen av revisionsrättens svar till klaganden som kan ha uppstått till följd av att klaganden inte hade informerat revisionsrätten om sin adressändring inte kunde tillskrivas den senare, anser ombudsmannen att det datum då revisionsrätten svarade klaganden var den 12 juni 2006.

1.6 I sitt klagomål hävdade klaganden att revisionsrätten inte hade svarat på hans e-postmeddelande av den 1 maj 2006. Med tanke på att detta svar verkar ha skickats under denna undersökning anser ombudsmannen att det som behöver undersökas är huruvida revisionsrätten skickade sitt svar inom rimlig tid. I detta sammanhang noterar ombudsmannen att det e-postmeddelande där klaganden bad om information om skälen till att hans namn inte hade förts upp på förteckningen över de 20 bästa sökande som valts ut för proven skickades den 1 maj 2006. Den 8 maj 2006, det vill säga en vecka senare, informerade revisionsrätten klaganden om att hans begäran hade vidarebefordrats till uttagningskommitténs ordförande och att denne skulle svara honom. Det förefaller således som om revisionsrätten snabbt bekräftade mottagandet av klagandens e-postmeddelande och informerade honom om hur det skulle hanteras. Ombudsmannen noterar vidare att styrelsens ordförande svarade klaganden den 12 juni 2006. I sitt yttrande förklarade revisionsrätten att det tyvärr inte hade varit möjligt att anordna ett möte med styrelseledamöterna före slutet av maj 2006. Ombudsmannen anser att denna förklaring inte är orimlig. Det bör noteras att revisionsrätten under alla omständigheter har skickat ett svar i sak på klagandens e-post inom högst sex veckor.

1.7 På grundval av dessa överväganden anser ombudsmannen att det inte verkar ha förekommit något administrativt missförhållande från revisionsrättens sida när det gäller klagandens påstående.

2 Klagandens påstående

2.1 I sitt klagomål hävdade klaganden att i) han borde få delta i urvalsförfarandet och få ersättning för den skada han lidit och ii) urvalsförfarandet borde ändras för att förbjuda icke-transparenta rekryteringsförfaranden.

2.2 I sitt svar av den 12 juli 2006 informerade ombudsmannen klaganden om att han, eftersom inga tidigare administrativa förfaranden föreföll ha inletts med avseende på hans första påstående, hade beslutat att betrakta denna aspekt av klagomålet som otillåtlig på grundval av artikel 2.4 i hans stadga. Detta beslut behandlar därför endast klagandens andra påstående om att urvalsförfarandet bör ändras för att förbjuda icke-transparenta rekryteringsförfaranden.

2.3 I sitt yttrande uppgav revisionsrätten att uttagningskommittén hade valt ut de sökande som skulle kallas till proven på grundval av deras kvalifikationer och yrkeserfarenhet. Nämnden granskade noggrant de ansökningar som uppfyllde minimikraven och betygsatte dem på grundval av varje enskild sökandes kvalifikationer och yrkeserfarenhet. De kriterier som användes för att göra detta beskrevs i detalj i meddelandet om rekrytering. I meddelandet om rekrytering förklarades också att de 20 sökande som hade de bästa resultaten, dvs. de som bäst uppfyllde de relevanta kraven, skulle kallas till det skriftliga provet och intervjun. Denna begränsning av antalet sökande berodde på att erfarenheten från andra rekryteringsförfaranden för tillfälligt anställda och kontraktsanställda hade visat att det vanligtvis är ett mycket stort antal sökande som söker de utannonserade tjänsterna. Eftersom endast ett mycket begränsat antal tjänster fanns tillgängliga vid revisionsrättens rättstjänst skulle det inte ha varit rimligt att bjuda in alla sökande som uppfyllde minimikvalifikationerna till provet. När det gäller klagandens ärende noterade nämnden att han vid sista ansökningsdagen hade fullgjort mindre än nio månaders praktik. Med tanke på att klaganden hade forskarutbildning i statsvetenskap beviljade nämnden honom det relevanta tillgodoräknandet och han ansågs uppfylla minimikravet på ett års yrkeserfarenhet. Som styrelsens ordförande förklarade i sin skrivelse av den 12 juni 2006 tilldelades klaganden, på grundval av denna utvärdering, sammanlagt 11 poäng av högst 20 möjliga. På grundval av samma kriterier var det lägsta poängtalet för de sökande som fick delta i det skriftliga provet 16,5 poäng. Revisionsrätten anser att dessa sökande, jämfört med klaganden, hade förvärvat en längre och mer varierad yrkeserfarenhet med anknytning till arten av de arbetsuppgifter som beskrivs i meddelandet om rekrytering. Revisionsrätten drog slutsatsen att både det förfarande som ledde fram till beslutet att inte tillåta klaganden att delta i testet och själva beslutet var korrekt.

2.4 Klaganden lämnade inga synpunkter på revisionsrättens yttrande.

2.5 Ombudsmannen förstår klagandens påstående att det gäller både det förfarande som revisionsrätten följt och innehållet i revisionsrättens beslut att inte tillåta honom att delta i testet.

2.6 Ombudsmannen erinrar om att uttagningskommittén enligt gemenskapsdomstolarnas fasta rättspraxis har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att bedöma de sökandes kvalifikationer och praktiska erfarenhet under ett uttagningsprov och att denna bedömning endast kan åsidosättas om det är uppenbart att en regel eller princip som är bindande för kommittén har överträtts.

2.7 När det gäller revisionsrättens rekryteringsförfarande noterar ombudsmannen att revisionsrätten i sitt yttrande angav att den hade beslutat att endast de 20 sökande med de högsta resultaten skulle få delta i det skriftliga provet och intervjun, eftersom det med tanke på det stora antalet ansökningar som vanligtvis tas emot i rekryteringsförfaranden för tillfälligt anställda och kontraktsanställda inte skulle ha varit rimligt att bjuda in alla sökande som uppfyllde minimikraven i provet. Ombudsmannen anser att det, med tanke på att antalet tillgängliga tjänster vid revisionsrättens rättstjänst var begränsat, inte finns något som tyder på att revisionsrättens tillvägagångssätt inte omfattas av revisionsrättens utrymme för skönsmässig bedömning på det berörda området. Det bör vidare noteras att rekryteringsmeddelandet tydligt beskrev det förfarande som revisionsrätten avsåg att följa.

2.8 När det gäller revisionsrättens beslut att inte tillåta klaganden att delta i provet noterar ombudsmannen att det i punkten "Minimikvalifikationer"i meddelandet om rekrytering angavs att de sökande måste ha

”Minst ett års yrkeserfarenhet av arbete med anknytning till de arbetsuppgifter som ska utföras. Yrkeserfarenhet kommer endast att beaktas efter det att den universitetsexamen eller det examensbevis som krävs för att delta i urvalsförfarandet har erhållits. Den tid det tar att erhålla ytterligare kvalifikationer med anknytning till verksamhetens art kommer dock att beaktas.

2.9 Det framgår av revisionsrättens yttrande att klaganden endast hade nio månaders relevant yrkeserfarenhet, men att uttagningskommittén tog hänsyn till hans forskarutbildning i statsvetenskap och därför ansåg att klaganden hade den minsta yrkeserfarenhet som krävdes. Ombudsmannen noterar vidare att nämnden, på grundval av urvalskriterierna, gav klaganden 11 poäng och att det lägsta betyget för de sökande som fick delta i det skriftliga provet hade varit 16,5 poäng. I sin skrivelse till klaganden av den 12 juni 2006 förklarade styrelsens ordförande att revisionsrätten hade mottagit totalt 210 ansökningar och att kandidaterna i allmänhet hade varit extremt högt kvalificerade både akademiskt och i fråga om yrkeserfarenhet. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att de skäl som nämnden angett för att inte tillåta klaganden att delta i urvalsförfarandet förefaller rimliga.

2.10 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att klaganden inte har styrkt sitt påstående.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller revisionsrätten inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Revisionsrättens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Det e-postmeddelande som klaganden hänvisade till bifogades inte hans klagomål.

(2) Klaganden angav inte i sitt klagomål datumet för denna ytterligare korrespondens med revisionsrätten.

(3) Klaganden angav inte vilket datum han hade skickat sin ansökan till revisionsrätten.

(4) Den europeiska kodexen för god förvaltningssed finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).