Strasbourg den 20 december 2006

Den 11 februari 2006 ingav Ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen beträffande det sätt på vilket Europeiska unionens råd behandlat en begäran om information som Ni gjort via telefon. Med e-post av den 16 och 17 mars 2006 ingav Ni ytterligare information beträffande Ert klagomål.

Den 31 mars 2006 vidarebefordrade jag klagomålet till rådets generalsekreterare. Rådet skickade sitt yttrande på svenska den 11 juli 2006. Jag vidarebefordrade det till Er med en uppmaning om att avge kommentarer, om Ni så önskade, senast den 31 oktober 2006. Inga kommentarer har mottagits från Er.

Jag skriver nu för att meddela Er resultatet av den undersökning som genomförts.

KLAGOMÅLET

Enligt klaganden kan det som inträffat sammanfattas så här:

Den 6 februari 2006 ringde han till Europeiska kommissionen för att fråga om kommissionen eller Europeiska unionens råd hade några skyldigheter eller möjligheter att uttrycka sitt stöd för Danmark i landets tvist med ett antal muslimska länder. Telefonsamtalet gjordes till nummer +3222991111 och, så vitt klaganden minns, ringde han strax efter tolv på dagen. Den person vid kommissionen som svarade sa inte vad hon hette, men förklarade att frågan var alltför komplicerad för att hon skulle kunna svara på den. Hon föreslog att han skulle ringa upp Javier Solana direkt och gav honom följande nummer: +3222856111. På detta nummer svarade en man, som dock inte heller uppgav sitt namn. Klaganden frågade efter Javier Solana och kopplades vidare till en kvinnlig sekreterare som inte uppgav sitt namn och som sa till honom att han inte kunde få tala med Javier Solana. Sekreteraren sa att frågan inte var lätt att besvara och kopplade honom vidare till den person som är ansvarig för kontakterna med pressen. Inte heller denna person kunde besvara frågan.

Följande dag kontaktade klaganden kommissionens representation i Stockholm och fick tala med Eurojus-juristen, som uppgav sitt namn. Juristen skickade ett svar med e-post, men trots att svaret innehöll intressant information om Europeiska unionens gemensamma utrikes- och säkerhetspolitik, så besvarade det inte hans fråga. Juristen var i alla fall hjälpsam och visade en genuin vilja att försöka hjälpa till.

Frågan var alltså fortfarande obesvarad och klaganden var missnöjd med det sätt på vilket han behandlats när han kontaktat Bryssel. Ingen hade visat något intresse av att svara på hans fråga eller hänvisat honom till någon som kunde svara. Det faktum att ingen av dem han talat med brytt sig om att säga vad de hette komplicerade saken ytterligare.

Klaganden hävdade att rådet underlåtit att handla enligt sina principer om ökad öppenhet och hjälpsamhet gentemot medborgarna i behandlingen av den begäran om information som han gjort per telefon den 6 februari 2006(1).

UNDERSÖKNINGEN

Rådets yttrande

De kommentarer som rådet gjorde i sitt yttrande kan sammanfattas som följer:

Rådets praxis när det gäller besvarande av telefonsamtal från allmänheten fastställs i en kodex för god förvaltningssed i de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och dess personal(2). I de berörda artiklarna i denna kodex fastställs följande:

”Artikel 5 Hövlighet

Personalen skall handla samvetsgrant, korrekt och hövligt samt vara tillgänglig. När personalen besvarar brev eller svarar i telefon eller vid all annan yrkesmässig kontakt med allmänheten skall de bemöda sig om att vara så hjälpsamma som möjligt.

Artikel 6 Tillhandahållande av information

1. Personalen skall ge allmänheten den information som begärs och som faller under deras ansvar. Den skall se till att informationen är så tydlig och begriplig som möjligt.

2. En medlem av personalen som av sekretesskäl och/eller enligt tillämpliga regler (särskilt artikel 17 i tjänsteföreskrifterna) inte anser sig kunna lämna den begärda informationen skall meddela den berörda personen skälen till att informationen inte kan tillhandahållas.

Artikel 8 Telefonsamtal

1. När medlemmar av personalen svarar i telefon skall de uppge namn och avdelning. De skall också ta reda på den uppringandes namn. Såvida inte sekretesskäl enligt artikel 6.2 lägger hinder i vägen, skall de tillhandahålla den begärda informationen eller hänvisa den uppringande till lämplig källa. Vid tveksamhet om huruvida informationen får tillhandahållas skall de dock rådgöra med överordnade eller hänvisa uppringande till sin chef.

2. Om en muntlig förfrågan om information är otydlig eller komplicerad får den medlem av personalen som kontaktats be den sökande att formulera frågan skriftligen.”

Rådet är bundet att följa dessa riktlinjer. Emellertid finns inga uppgifter om de händelser klaganden anför och rådet kan därför inte kontrollera om hans redogörelse för vad som hänt är korrekt. Om en eller flera personer i rådets personal verkligen försummat att uppge sitt namn beklagar rådet denna försummelse. Generalsekretariatet poängterar regelbundet vikten av att följa bestämmelserna i kodexen för personalen.

Klaganden anför att kommissionen gav honom telefonnumret till Javier Solana. Det är inte alldeles klart huruvida klagomålet även gäller det faktum att klaganden inte fick tala med Javier Solana personligen. Icke desto mindre vill rådet utnyttja detta tillfälle för att klargöra att det inte är Javier Solanas uppgift att personligen svara på frågor från allmänheten, även om hans välfyllda arbetsschema mot förmodan skulle tillåta honom det. Det finns ingen EU-medlemsstat med annorlunda praxis för personer som har en befattning liknande Solanas. Under dessa omständigheter är det inte orimligt att hänvisa allmänheten till pressavdelningen.

På samma sätt är det heller inte orimligt att en sekreterare och en pressansvarig inte kunde ge ett svar. Det bör här påminnas om att klaganden ville veta om institutionerna kunde, eller var förpliktade, att uttrycka stöd för Danmark i landets konflikt med flera muslimska länder. Det innebar att svaret skulle uttrycka institutionens ståndpunkt, men vid den aktuella tiden överlade rådet fortfarande om detaljerna i sitt ställningstagande.

Under dessa omständigheter är det svårt att föreställa sig vilket meningsfullt svar som skulle ha kunnat ges till klaganden, inte minst eftersom ett svar per telefon lätt skulle ha kunnat misstolkas som ett officiellt ställningstagande från rådets sida, trots att rådet ännu inte antagit någon ståndpunkt.

Klagandens kommentarer

Klaganden uppmanades att avge kommentarer om rådets yttrande. Inga kommentarer har mottagits från klaganden.

BESLUTET

1 Rådets hantering av klagandens begäran om information

1.1 Klagomålet gäller det sätt på vilket klagandens begäran per telefon om information hanterades av rådet. Enligt klagandens uppgifter ringde han till Europeiska kommissionen den 6 februari 2006 för att fråga om kommissionen eller rådet hade några skyldigheter eller möjligheter att uttrycka sitt stöd för Danmark i landets tvist med ett antal muslimska länder. Den person vid kommissionen som besvarade hans telefonsamtal förklarade att frågan var alltför komplicerad för att hon skulle kunna svara på den och föreslog att han skulle ringa upp Javier Solana direkt. Klaganden fick följande telefonnummer för att göra det: +3222856111. På detta nummer till rådet svarade en man, som dock inte heller uppgav sitt namn. Klaganden frågade efter Javier Solana och kopplades vidare till en kvinnlig sekreterare som inte uppgav sitt namn och som sa till honom att han inte kunde få tala med Javier Solana. Sekreteraren sa att frågan inte var lätt att besvara och kopplade honom vidare till den person som är ansvarig för kontakterna med pressen. Inte heller denna person kunde besvara frågan. Frågan var alltså fortfarande obesvarad och klaganden var missnöjd med det sätt på vilket han behandlats när han kontaktat Bryssel. Enligt klaganden hade ingen visat något intresse av att svara på hans fråga eller hänvisat honom till någon som kunde svara. Det faktum att ingen av dem han talat med brytt sig om att säga vad de hette komplicerade saken ytterligare. Klaganden hävdade att rådet underlåtit att handla enligt sina principer om ökad öppenhet och hjälpsamhet gentemot medborgarna i behandlingen av den begäran om information som han gjort per telefon den 6 februari 2006(3).

1.2 Rådet hänvisade till artiklarna 5,6 och 8 i kodexen för god förvaltningssed i de yrkesmässiga förbindelserna med allmänheten för generalsekretariatet vid Europeiska unionens råd och dess personal(4), och försäkrade ombudsmannen att det var bundet att följa dessa riktlinjer. Rådet anförde därefter att det inte kan kontrollera om klagandens redogörelse för vad som hänt är korrekt, eftersom det inte har några uppgifter om de händelser klaganden anför. Om en eller flera personer i rådets personal verkligen försummat att uppge sitt namn beklagar rådet denna underlåtenhet. Generalsekretariatet poängterar regelbundet vikten av att följa bestämmelserna i kodexen för personalen. Enligt rådet är det inte Javier Solanas uppgift att personligen svara på frågor från allmänheten, även om hans välfyllda arbetsschema mot förmodan skulle tillåta honom det, och det är inte orimligt att hänvisa allmänheten till pressavdelningen. På samma sätt är det heller inte orimligt att en sekreterare och en pressansvarig inte kunde ge ett svar. Rådet erinrade i detta hänseende om att klaganden ville veta om institutionerna kunde, eller var förpliktade, att uttrycka stöd för Danmark i landets konflikt med flera muslimska länder. Det innebar att svaret skulle uttrycka institutionens ståndpunkt, men vid den aktuella tiden överlade rådet fortfarande om detaljerna i sitt ställningstagande. Under dessa omständigheter är det svårt att föreställa sig vilket meningsfullt svar som skulle ha kunnat ges till klaganden, inte minst eftersom ett svar per telefon lätt skulle ha kunnat misstolkas som ett officiellt ställningstagande från rådets sida, trots att rådet ännu inte antagit någon ståndpunkt.

1.3 Innan klagomålet analyseras anser ombudsmannen det vara nödvändigt att behandla rådets argument att det inte kunnat kontrollera om klagandens redogörelse för vad som inträffat stämmer, eftersom det inte har några uppgifter om händelserna. Ombudsmannen förstår till fullo att ett klagomål gällande innehåll i, och omständigheter kring, telefonsamtal kan vara svåra att hantera för en myndighet, eftersom det kanske inte finns några skriftliga uppgifter om samtalen. Men i detta fall bör hänsyn tas till att klagomålet lämnades in strax efter de berörda telefonsamtalen ägt rum och vidarebefordrades till rådet bara några veckor senare. Det borde därmed inte ha varit omöjligt att kontrollera relevanta fakta. Ombudsmannen noterar emellertid att rådet inte har förklarat om, och i så fall hur, det har försökt spåra de händelser klaganden refererar till. Ombudsmannen noterar dessutom att det åtminstone borde ha varit möjligt för rådet att identifiera och tala med den sista person som klaganden samtalade med. Ombudsmannen noterar även att rådet, trots att det betonar att det inte kunnat kontrollera om klagandens redogörelse av fakta var korrekt, inte bestridit det faktum att de berörda telefonsamtalen ägt rum. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att han har fog för att grunda sin bedömning på klagandens version av händelsen.

1.4 I sin analys av klagandens påstående påminner ombudsmannen om att det i artikel 12.1 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed(5) föreskrivs att ”[t]jänstemannen skall vara serviceinriktad, korrekt, artig och lättillgänglig i sina kontakter med allmänheten. Då tjänstemannen besvarar skrivelser, telefonsamtal eller e-post skall han eller hon försöka att vara så hjälpsam som möjligt och att besvara de ställda frågorna så fullständigt och korrekt som möjligt.” Vidare sägs i artikel 12.2 i kodexen att ”[o]m tjänstemannen inte är ansvarig för ärendet skall han eller hon hänvisa medborgaren till den ansvarige tjänstemannen.” Ombudsmannen påminner även om att artikel 22.2 i kodexen föreskriver: ”Om en muntlig begäran om information är alltför komplicerad eller alltför omfattande för att kunna besvaras direkt, skall tjänstemannen råda den berörda personen att formulera sin begäran skriftligt.”

1.5 När det gäller skyldigheten för personalen vid rådet att hänvisa dem som ringer till ansvarig tjänsteman, anser ombudsmannen det inte orimligt att klaganden hänvisades till presstjänsten med sin begäran om information. Eftersom rådets presstjänst har i uppgift att ge journalister information och dokumentation om frågor som diskuteras inom rådet och dess förberedande organ(6), bör den normalt sett känna till rådets ståndpunkt i olika ämnen.

1.6 Ombudsmannen är dock inte övertygad av rådets argument att det inte var orimligt att den pressansvarige tjänstemannen inte kunde ge ett svar på klagandens förfrågan, eftersom rådet vid denna tidpunkt ännu inte tagit ställning i frågan. Ombudsmannen är inte heller övertygad av rådets nästa argument att det under sådana omständigheter var svårt att föreställa sig vilket meningsfullt svar man hade kunnat ge klaganden. Ombudsmannen anser att om orsaken till att den pressansvarige tjänstemannen inte kunde ge ett svar på klagandens förfrågan var att rådet ännu inte tagit ställning i frågan, kunde och borde den pressansvarige ha informerat klaganden om detta. Om orsaken till att den pressansvarige tjänstemannen inte kunde ge ett svar var att han eller hon inte hade den erforderliga kunskapen, hade det varit lämpligt för honom eller henne att ge klaganden rådet att formulera sin begäran om information skriftligt i enlighet med artikel 22.2 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed. I det aktuella fallet tycks dock vare sig denna information eller detta råd ha givits klaganden. Det utgör ett fall av administrativa missförhållanden och ombudsmannen kommer att göra en kritisk anmärkning om detta.

1.7 När det gäller klagandens argument att medlemmar av rådets personal inte uppgav sina namn när de svarade i telefon, anser ombudsmannen att kriterierna i artikel 12.1 i den europeiska kodexen om god förvaltningssed om att tjänstemännen skall vara serviceinriktade, korrekta, artiga och lättillgängliga i sina kontakter med allmänheten, innebär att tjänstemän som svarar i telefon måste ge information om var den som ringer har hamnat. Ombudsmannen noterar att denna praxis återges i artikel 8 i rådets kodex om god förvaltningssed, där det fastställs att när medlemmar av personalen svarar i telefon skall de uppge namn och avdelning. Ombudsmannen noterar dock rådets uttalande att det beklagar att en eller flera medlemmar av dess personal inte uppgivit sitt namn, om de uppgifterna är korrekta. Enligt rådet betonar man regelbundet för personalen vikten av att följa kodexen om god förvaltningssed. Med tanke på att rådet beklagat om en försummelse gjorts i detta hänseende och försäkrat för ombudsmannen att det alltid försöker följa sin kodex om god förvaltningssed, finner ombudsmannen inga skäl att ytterligare utreda dessa aspekter av klagomålet.

2 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning avseende rådets hantering av klagandens begäran om information:

Ombudsmannen är inte övertygad av rådets argument att det inte var orimligt att den pressansvarige tjänstemannen inte kunde ge ett svar på klagandens förfrågan, eftersom rådet vid denna tidpunkt ännu inte tagit ställning i frågan. Ombudsmannen är inte heller övertygad av rådets nästa argument att det under sådana omständigheter var svårt att föreställa sig vilket meningsfullt svar man hade kunnat ge klaganden. Ombudsmannen anser att om orsaken till att den pressansvarige tjänstemannen inte kunde ge ett svar på klagandens förfrågan var att rådet ännu inte tagit ställning i frågan, kunde och borde den pressansvarige ha informerat klaganden om detta. Om orsaken till att den pressansvarige tjänstemannen inte kunde ge ett svar var att han eller hon inte hade den erforderliga kunskapen, hade det varit lämpligt för honom eller henne att ge klaganden rådet att formulera sin begäran om information skriftligt i enlighet med artikel 22.2 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed. I det aktuella fallet tycks dock vare sig denna information eller detta råd ha givits klaganden. Det utgör ett fall av administrativa missförhållanden.

Eftersom denna aspekt av ärendet berör förfaranden som har att göra med vissa tidigare händelser är det inte lämpligt att försöka åstadkomma en vänskaplig förlikning.

Ombudsmannen har funnit att det inte föreligger några skäl att ytterligare utreda frågan om att personal vid rådet försummat att uppge sina namn när de svarat i telefon.

Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Rådets generalsekreterare kommer även att informeras om detta beslut.

Med vänlig hälsning

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Klaganden har framfört ett liknande klagomål mot Europeiska kommissionen, vilket behandlas som ett separat ärende (klagomål 415/2006/TN) i vilket ett separat beslut kommer att fattas.

(2) EGT C 189, 5.7.2001, s. 1.

(3) Klaganden har framfört ett liknande klagomål mot Europeiska kommissionen, vilket behandlas som ett separat ärende (klagomål 415/2006/TN) i vilket ett separat beslut kommer att fattas.

(4) EGT C 189, 5.7.2001, s. 1.

(5) Europeiska kodexen för god förvaltningssed finns tillgänglig på ombudsmannens hemsida (http://www.ombudsman.europa.eu/code/pdf/sv/code2002_sv.pdf).

(6) Se sidan 8 i rådets mediaguide som finns i engelsk version via rådets hemsida (http://www.consilium.europa.eu/uedocs/cmsUpload/EN_MGUIDE%20INT.pdf).