Strasbourg den 22 november 2007

Bäste X,

Den 5 mars 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen på uppdrag av de andra styrelseledamöterna i stiftelsen Paul Finet. Ditt klagomål gällde en begäran från direktörerna om att sammankalla det stadgeenliga mötet i stiftelsens styrelse.

Den 11 april 2006 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande.

Den 5 juli 2006 begärde kommissionen en förlängning av tidsfristen för att avge sitt yttrande till och med den 30 september 2006.

Genom skrivelse av den 10 juli 2006 beslutade jag att bifalla kommissionens begäran. Jag informerade er om detta genom en skrivelse samma dag.

Kommissionen avgav sitt yttrande den 9 november 2006. Den 14 november 2006 översände jag skrivelsen till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 21 december 2006.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

Bakgrund: klagomål 1231/2004/MF

Klaganden är styrelseledamot i stiftelsen Paul Finet (nedan kallad stiftelsen) i Luxemburg. Han har uppgett att han har ingett klagomålet på de övriga ledamöternas vägnar i stiftelsens styrelse.

Stiftelsens syfte är att subventionera högre utbildning för föräldralösa arbetstagare vid Europeiska kol- och stålgemenskapen (EKSG) som drabbats av industriolyckor eller avlidit till följd av en arbetssjukdom.

Enligt stiftelsens stadga är kommissionsledamoten med ansvar för sociala frågor (vid tidpunkten för de omständigheter som beskrivs i klagomålet Diamantopoulou) stiftelsens ordförande och ordförande för stiftelsens styrelse, som består av tjänstemän från kommissionen.

Den 11 april 2002 skrev klaganden till kommissionär Diamantopoulou och bad om hennes syn på stiftelsens framtid.

Den 5 april 2004 informerades styrelseledamöterna om att kommissionen hade beslutat att avsätta en tjänst som sekreterare vid stiftelsen. Enligt klaganden hindrade denna åtgärd stiftelsen från att arbeta effektivt.

Den 27 april 2004 ingav klaganden ett första klagomål (ref. 1231/2004/MF) till ombudsmannen, i vilket han hävdade att kommissionen på ett orättvist sätt hade beslutat att avsätta en tjänst som sekreterare vid stiftelsen.

Den 9 juni 2004 upplyste ombudsmannen honom om att hans klagomål inte kunde tas upp till prövning på grundval av artikel 2.4 i hans stadga, eftersom klaganden inte föreföll ha gjort lämpliga administrativa kontakter med kommissionen i fråga om föremålet för hans klagomål. Ombudsmannen rådde klaganden att kontakta kommissionens generaldirektorat för sysselsättning och socialpolitik och att förnya sitt klagomål till ombudsmannen om han inte skulle få ett tillfredsställande svar från kommissionen inom rimlig tid.

Föreliggande klagomål 712/2006/MF

Den 5 mars 2006 skickade klaganden ytterligare en skrivelse till ombudsmannen, som på grund av sitt innehåll registrerades som ett nytt klagomål med referensnummer 712/2006/MF.

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

Den 16 juni 2004 skrev han till kommissionens generaldirektorat för sysselsättning och socialpolitik för att be det att klargöra situationen för stiftelsen och vidta nödvändiga åtgärder för att stiftelsen skulle kunna fortsätta sin verksamhet.

Den 30 juni 2004 informerade kommissionen klaganden om att förvaltningen av stiftelsens sekretariat omfattades av behörigheten för byrån för förvaltning och reglering av enskildas rättigheter, och att Kinnock då var ansvarig kommissionsledamot.

Den 8 augusti 2004 skrev klaganden till Kinnock för att be honom sammankalla det stadgeenliga mötet i stiftelsens styrelse. Samma dag skickade han en identisk skrivelse till kommissionens ställföreträdande generalsekreterare och till kommissionsledamoten med ansvar för sysselsättning och sociala frågor, dåvarande Dimas.

Den 23 november 2004 skrev klaganden till kommissionsledamoten med ansvar för sysselsättning, socialpolitik och lika möjligheter, Spidla, för att be honom sammankalla det stadgeenliga mötet i fondens styrelse.

Den 12 december 2004 svarade den sittande kommissionsledamoten med ansvar för sysselsättning och socialpolitik att de berörda avdelningarna hade börjat fundera över de frågor som klaganden tagit upp om stiftelsens administrativa funktion och finansiering. Kommissionären informerade vidare klaganden om att en lösning skulle hittas för stiftelsens framtid.

Den 1 september 2005 anordnades en intervju mellan den klagande och en av ledamöterna i kommissionsledamot Vladimír Spidlas kansli.

Den 27 januari 2006 informerade kommissionsledamot Spidlas kansli klaganden om att man vid ett möte mellan kommissionsledamot Spidla och kommissionsledamot Siim Kallas hade tagit upp behovet av att finna övergångsåtgärder för stiftelsen. Klaganden anser att denna fråga har varit föremål för behandling vid kommissionen i två år.

Mot bakgrund av de bilagor som klaganden lämnat in tillsammans med sitt klagomål förstod ombudsmannen att klaganden lämnade in följande påstående och påstående:

Klaganden hävdade att kommissionen hade vägrat att följa upp begäran från fondens direktörer om att sammankalla det stadgeenliga styrelsemötet. Klaganden hävdade att kommissionen borde vidta nödvändiga åtgärder för att se till att stiftelsen kan fortsätta sin verksamhet.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Europeiska kommissionens yttrande över klagomålet var sammanfattningsvis följande:

Historisk bakgrund

Stiftelsen Paul Finet inrättades av Europeiska kol- och stålgemenskapens (EKSG) höga myndighet 1965. Stiftelsens stadgar upprättades den 30 juni 1965 och ändrades den 25 maj 1967, den 16 mars 1972, den 6 februari 1975 respektive den 17 mars 1988.

Stiftelsen är erkänd som en allmännyttig institution och regleras av den luxemburgska lagen av den 21 april 1928 om föreningar och stiftelser utan vinstsyfte, särskilt avdelning II i lagen om stiftelser.

Enligt stiftelsens stadgar har stiftelsen en styrelse som består av 22 medlemmar, varav minst elva måste vara tjänstemän eller tidigare tjänstemän vid Europeiska kommissionen. Ordförandeskapet tilldelas automatiskt kommissionsledamoten med ansvar för sociala frågor. Styrelsens uppgift är att leda stiftelsens verksamhet och att vidta alla administrativa åtgärder. För att underlätta dess roll bistås styrelsen av en verkställande kommitté till vilken den dagliga förvaltningen av stiftelsens förvaltning (”administrative courante”) har delegerats. Detta verkställande utskott består av tretton ledamöter som väljs av styrelsen.

Stiftelsens inkomster består av frivilliga gåvor och bidrag, särskilt från kommissionen, och inkomster från stiftelsens egna medel. Fram till 2003 beviljade kommissionen stiftelsen ett årligt stöd på 220 000 euro från budgetposten ”Hjälp till offren för katastrofer inom kol- och stålsektorn och stöd till föräldralösa barn”. Ett ytterligare belopp på cirka 10 000 euro beviljades från budgetposten ”Övriga kommissioner som verkar inom ramen för EKSG”. Detta stöd syftade till att täcka utgifter i samband med stadgeenliga sammanträden.

Fram till slutet av 2003 säkerställdes stiftelsens administrativa förvaltning genom en följd av flera kommissionsavdelningar. Eftersom stiftelsen inte hade egen personal eller egna lokaler ställdes upp till två kommissionsanställda till stiftelsens förfogande.

EKSG-fördraget löpte ut i juli 2002 och den nya budgetförordningen trädde i kraft, vilket föranledde kommissionen att ompröva lämpligheten i sitt deltagande i stiftelsen. Det måste påpekas att dessa överväganden ägde rum i ett större sammanhang, vilket ledde till ett kommissionsbeslut (1) om dess deltagande i allmänhet i privaträttsliga organ.

Efter att ha samrått med sina berörda avdelningar beslutade kommissionen att upphöra med att ställa vissa av sina anställda till stiftelsens förfogande och att se över tilldelningen av en budgetpost till stiftelsen.

Kommissionen uppgav vidare att avsaknaden av en rättslig grund för att bistå stiftelsen, till följd av att EKSG-fördraget löpte ut i juli 2002, föranledde kommissionens avdelningar att dra slutsatsen att det vid utarbetandet av 2004 års budget inte var nödvändigt att förnya den ovannämnda budgetposten. Dessa beslut meddelades i god tid till stiftelsen i samband med stadgeenliga sammanträden. Dessa beslut berodde framför allt dels på den årliga minskningen av den beviljade stödkvantiteten, dels på ökningen av stiftelsens egna medel, som 2003 uppgick till 972 668,15 euro. Det beräknades att dessa medel skulle göra det möjligt att täcka sex års verksamhet utan att använda nya gemenskapsbidrag.

Huruvida klagandens påstående och yrkanden är välgrundade

När det gäller klagandens påstående att kommissionen hade vägrat att följa upp begäran från stiftelsens direktörer om att sammankalla det stadgeenliga styrelsemötet uppgav kommissionen att det i stiftelsens styrelses interna arbetsordning fastställdes att styrelsen sammankallas av dess ordförande eller, om denne inte är tillgänglig, av den förvaltare som är skyldig att leda mötet enligt artikel 3 nedan.

I artikel 1 i den interna arbetsordningen (2) föreskrivs dock vidare att styrelsen också kan sammankallas på begäran av minst sju förvaltare.

Kommissionen angav att den omständigheten att tre av styrelseledamöterna, som alla var tjänstemän vid kommissionen i mars 2004, avgick inte hindrade förvaltarna från att på eget initiativ sammankalla ett styrelsemöte.

När det gäller klagandens påstående att kommissionen borde vidta nödvändiga åtgärder för att säkerställa att stiftelsen kan fortsätta sin verksamhet uppgav kommissionen att den enligt stiftelsens stadgar inte var skyldig att göra detta.

När det gäller utstationeringen av personal, det faktum att flera anställda vid kommissionen tidigare ställdes till stiftelsens förfogande, i syfte att säkerställa stiftelsens löpande förvaltning (”administrative courante”), påpekade kommissionen att denna praxis endast berodde på dess goda vilja.

Avslutningsvis underströk kommissionen att den var medveten om att stadgarna för denna stiftelse, som hade förblivit oförändrade sedan 1988, inte längre var lämpliga. Kommissionen har redan informerat stiftelsen om sin avsikt att finna en slutlig och övergripande lösning. Detta hade ännu inte fastställts av de fortfarande tjänstgörande styrelseledamöterna. I detta sammanhang har kommissionen vidtagit nödvändiga åtgärder för att avhjälpa denna situation på ett för alla berörda parter tillfredsställande sätt.

Klagandens synpunkter

I sitt svar vidhöll klaganden sitt klagomål och framförde sammanfattningsvis följande ytterligare synpunkter:

Kommissionens beslut av den 4 augusti 2004 hade inte översänts till stiftelsens styrelseledamöter.

När det gäller frågan om den rättsliga grunden för kommissionens deltagande i stiftelsens förvaltning uppgav klaganden att kommissionens beslut av den 4 augusti 2004 gjorde det möjligt för kommissionen att upphöra med sitt deltagande i stiftelsen. Det innebar inte att kommissionen var skyldig att göra detta.

Beslutet

1 Kommissionens påstådda vägran att följa upp begäran från stiftelsens direktörer "Paul Finet" om att sammankalla det stadgeenliga styrelsemötet

1.1 Klaganden är styrelseledamot i stiftelsen Paul Finet (nedan kallad stiftelsen). Stiftelsens syfte är att stödja högre utbildning för föräldralösa arbetstagare vid Europeiska kol- och stålgemenskapen (EKSG) som drabbats av industriolyckor eller avlidit till följd av en arbetssjukdom. Enligt stiftelsens stadgar är kommissionsledamoten med ansvar för sociala frågor stiftelsens ordförande och ska vara ordförande i dess styrelse. Den 5 april 2004 informerades styrelseledamöterna om att kommissionen hade beslutat att inte längre sända en sekreterare till stiftelsen. Enligt klaganden hindrade detta stiftelsen från att arbeta effektivt. Klaganden begärde att kommissionen skulle vidta nödvändiga åtgärder för att stiftelsen skulle kunna fortsätta sin verksamhet, nämligen att sammankalla det stadgeenliga styrelsemötet. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen hade vägrat att följa upp begäran från fondens direktörer om att sammankalla det stadgeenliga styrelsemötet.

1.2 I sitt yttrande förklarade kommissionen att den inte var skyldig att sammankalla ett styrelsemöte. Under alla omständigheter finns det inget som hindrar de övriga styrelseledamöterna från att sammankalla ett styrelsemöte, förutsatt att de uppfyller kraven på beslutförhet.

1.3 Inledningsvis vill ombudsmannen påpeka att stiftelsens stadgar, liksom stiftelsens styrelses interna arbetsordning, är privaträttsliga bestämmelser snarare än offentligrättsliga bestämmelser. Ombudsmannen anser dock att kommissionen ändå bör agera i enlighet med principerna om god förvaltning inom alla sina verksamhetsområden, även i sin roll inom stiftelsen.

1.4 Ombudsmannen noterar att det i artikel 1 i stiftelsens styrelses interna arbetsordning anges följande:

”Styrelsen sammankallas av sin ordförande eller, om han eller hon inte är tillgänglig, av den förvaltare som ska leda mötet (…).

Det sammankallas också på begäran av minst sju administratörer.

Styrelsen sammankallas minst en gång om året (…)”(3)

1.5 För att följa stiftelsens styrelses interna arbetsordning måste styrelsen därför sammankallas minst en gång om året. Styrelsens ordförande, dvs. kommissionsledamoten med ansvar för sociala frågor, bör sammankalla mötet när han eller hon anser det lämpligt. Ombudsmannen noterar dock att det inte finns någon strikt skyldighet för ordföranden att sammankalla styrelsen vid en viss tidpunkt, eftersom ett visst antal av de övriga styrelseledamöterna också kan sammankalla mötet.

1.6 Ombudsmannen noterar att även om det inte finns någon strikt skyldighet i arbetsordningen för kommissionen att sammankalla styrelsen vid en viss tidpunkt, återstår det att undersöka om principerna om god förvaltning skulle ha krävt att kommissionen utövade sin befogenhet att sammankalla styrelsen i enlighet med klagandens begäran.

1.7 Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt yttrande har förklarat att den har omprövat lämpligheten i sitt deltagande i stiftelsen i ett bredare sammanhang av en översyn av dess deltagande i privaträttsliga organ. Ombudsmannen noterar också att kommissionen har konstaterat att dess ekonomiska bidrag till stiftelsen inte längre är motiverat mot bakgrund av att EKSG-fördraget löper ut i juli 2002, stiftelsens minskade roll och det faktum att stiftelsen har betydande egna resurser. Mot bakgrund av denna utveckling, som förefaller ifrågasätta den fortsatta användningen av offentliga medel för att förvalta och finansiera stiftelsen, förefaller det vara förenligt med principerna om god förvaltning att kommissionen använder sin befogenhet att sammankalla styrelsen för att behandla stiftelsens framtid och särskilt kommissionens framtida deltagande i stiftelsen.

1.8 Ombudsmannen noterar dock att kommissionen redan har informerat stiftelsen om sin avsikt att finna en slutlig och övergripande lösning. Detta hade ännu inte fastställts av de fortfarande tjänstgörande styrelseledamöterna. I detta sammanhang har kommissionen vidtagit de åtgärder som krävs för att komma till rätta med denna situation. Ombudsmannen antar att dessa åtgärder nödvändigtvis kommer att innebära att styrelsen sammankallas så snart den övergripande lösningen för kommissionens deltagande har beslutats.

1.9 Mot bakgrund av denna utveckling drar ombudsmannen slutsatsen att det inte behövs några ytterligare undersökningar av klagandens påstående.

2 Klagandens yrkande

2.1 Klaganden hävdade att kommissionen borde vidta nödvändiga åtgärder för att se till att stiftelsen kan fortsätta sin verksamhet.

2.2 I sitt yttrande förklarade kommissionen att den inte var skyldig att garantera att stiftelsen fungerar väl.

2.3 Ombudsmannen noterar att det framgår av artikel 4 i stiftelsens stadgar att ”stiftelsens förvaltning tilldelas en styrelse som består av 22 ledamöter, varav minst elva måste vara tjänstemän eller tidigare tjänstemän vid Europeiska kommissionen. Ordförandeskapet tilldelas automatiskt den ledamot av kommissionen som är särskilt ansvarig inom kollegiet för sociala frågor”(4).

Ombudsmannen noterar vidare att det i artikel 5 i nämnda stadgar föreskrivs att ”styrelsen har de största befogenheterna att leda stiftelsens verksamhet och att vidta alla administrativa åtgärder som rör dess syfte”.

Ombudsmannen noterar att det framgår av ovanstående att kommissionen uppenbarligen har en viktig roll att spela i stiftelsen, med tanke på att den är ordförande för stiftelsen och att hälften av ledamöterna i stiftelsens styrelse måste vara tjänstemän eller tidigare tjänstemän vid kommissionen. Ombudsmannen fann dock ingen bestämmelse i stiftelsens stadga eller i dess interna arbetsordning som skulle tvinga kommissionen som institution att se till att stiftelsen fortsätter sin verksamhet.

Ombudsmannen noterar särskilt att ingen bestämmelse i stiftelsens stadga eller i den interna arbetsordningen tvingade kommissionen att ställa en anställd, i detta fall en sekreterare, till stiftelsens förfogande.

2.4 Mot bakgrund av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att klagandens påstående inte kan godtas.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål behövs inga ytterligare undersökningar av klagandens påstående och klagandens påstående kan inte godtas. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europeiska kommissionens beslut K(2004) av den 4 augusti 2004 om nya uppföranderegler för kommissionens deltagande i privaträttsliga organ.

(2) På franska, i originaltexten: ”Règlement d’ordre intérieur du Conseil d’Administration de la Fondation Paul Finet arrêté par le Conseil d’Administration du 14 novembre 1966, modifié le 30 juin 1972, le 4 janvier 1975 et le 19 janvier 1989”.

(3) Översättning från den franska originalversionen.

(4) Översättning från den franska originalversionen.