# Europeiska ombudsmannens beslut om klagomål 302/2006/(BM)JMA mot Europeiska rekryteringsbyrån
- Författare: Europeiska ombudsmannen
- Datum: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/sv/decision/sv/3089)
---
Strasbourg den 16 november 2006
Bäste X,
Den 31 januari 2006 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (Epso). Klagomålet gällde det påstådda felaktiga uteslutandet av din ansökan till ett allmänt uttagningsprov.
Den 7 mars 2006 skickade ni ytterligare upplysningar till mig.
Den 16 mars 2006 informerade jag Epsos direktör om ditt klagomål och bad honom att yttra sig om det senast den 30 juni 2006. Den 27 mars 2006 skickade du ett e-postmeddelande till mig med en begäran om att ditt klagomål skulle behandlas skyndsamt, eftersom proven i uttagningsprovet skulle äga rum kort därefter. Mina avdelningar besvarade er fråga per telefon den 28 mars 2006. Den 12 april 2006 informerade jag Epso om er begäran och bad Epso att ta hänsyn till den vid utarbetandet av sitt yttrande.
Den 14 juni 2006 avgav Epso sitt yttrande på franska. Den 21 juni 2006 översände Epso en översättning av yttrandet till ditt språk, som översändes till dig den 30 juni 2006, med en uppmaning att lämna synpunkter om du så önskade. Inga skriftliga synpunkter har inkommit från Er.
Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.
Klagomålet
----------
Enligt klaganden är de faktiska omständigheterna i målet sammanfattningsvis följande:
Klaganden lämnade in en webbansökan till Epso om ett allmänt uttagningsprov. Genom skrivelse av den 27 oktober 2005 informerade uttagningskommitténs ordförande klaganden om att hans ansökan skulle återkallas om det inte fanns någon bekräftelse, vilket skulle göras före den 29 november 2005.
Den 28 oktober 2005 försökte klaganden bekräfta sitt deltagande i uttagningsprovet genom sitt personliga Epsokonto, den så kallade Epsoprofilen. Genom denna profil valde han sitt andraspråk för uttagningsprovet, liksom platsen för sin tentamen. Under online-processen noterade klaganden dock att hans internetanslutning hade avbrutits under en kort period.
Trots detta underrättade Epso honom den 20 december 2005 om att hans ansökan hade ogiltigförklarats, eftersom han inte hade bekräftat att han hade anmält sig till uttagningsprovet. Den 16 januari 2006 svarade klaganden Epso och underströk att han faktiskt hade bekräftat sin ansökan.
I sitt svar av den 19 januari 2006 förklarade Epso att dess protokoll inte visade att klaganden hade godkänt hans ansökan. Epso noterade också att klaganden, såsom anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov, inte hade lämnat in sin begäran om omprövning av beslutet inom tidsfristen på 20 dagar. Samma dag skickade klaganden ytterligare ett e-postmeddelande till Epso, i vilket han insisterade på att han hade bekräftat sin ansökan före den 29 november 2005. Han förklarade även att han mellan den 19 december 2005 och den 16 januari 2006, det vill säga under julledigheten, inte hade haft tillgång till internet och att han därför inte kunde kontrollera sin Epsoprofil under denna period.
Klaganden bad Epso att ompröva sitt beslut och hävdade att det faktum att de sökande hade uppmanats att regelbundet konsultera sin Epsoprofil inte innebar någon exakt skyldighet för dem att konsultera sitt Epsoanvändarkonto under en viss period. Epso bekräftade sitt beslut i ett svar av den 31 januari 2006, varefter klaganden lämnade in detta klagomål till ombudsmannen.
Klaganden framförde följande påstående, som ombudsmannen bad Epso att yttra sig över:
Klaganden gör gällande att Epso felaktigt uteslöt honom från ett allmänt uttagningsprov med motiveringen att han inte hade bekräftat sin ansökan genom sin Epsoprofil.
Klaganden hävdar också att han bör återtas till det första provet i uttagningsprovet.
Dessutom bad ombudsmannen Epso att kommentera den information som lämnats till de sökande om hur de kan kontrollera statusen på sina ansökningar, särskilt om de kunde ha vetat om de hade lyckats bekräfta sin ansökan genom att till exempel konsultera sin Epsoprofil.
Frågeställningen
----------------
**Epsos yttrande**
I sitt yttrande förklarade Epso först det allmänna förfarande som de sökande ska följa för att registrera sig online till ett uttagningsprov via Epsos webbplats och de särskilda regler som gäller för klagandens allmänna uttagningsprov. Epso påpekade att det i punkt C.1 i meddelandet om uttagningsprov angavs att de sökande var tvungna att bekräfta sin avsikt att delta i proven via sin Epsoprofil och även ange i vilken stad de ville göra proven. För sökande som inte hade bekräftat de begärda uppgifterna inom två månader efter sista ansökningsdagen antog Epso att de inte längre var intresserade av att delta i uttagningsprovet. Epso underströk att frånvaron av bekräftelse från en sökande därför skulle leda till att hans eller hennes ansökan annullerades.
Epso förklarade att den 4 oktober 2005 skickades ett meddelande till sektionen "Senaste nytt" om alla sökandes Epsoprofiler och informerade dem om att den 27 oktober 2005 skulle ett meddelande föras in i deras Epsoprofil där de uppmanades att bekräfta sin ansökan senast den 29 november 2005. De sökande informerades också om att underlåtenhet att göra detta skulle leda till att deras ansökan ogiltigförklarades. Liknande information lades också ut på Epsos webbplats under avsnittet "Pågående uttagningsprov".
När det gäller detta särskilda fall förklarade Epso att dess avdelningar skickade klaganden ett e-postmeddelande den 3 november 2005, till vilket de bifogade en skrivelse av den 27 oktober 2005. I skrivelsen förklarades att klagandens ansökan till det allmänna uttagningsprovet hade registrerats, men att han, såsom anges i punkt C.1 i meddelandet om uttagningsprov, var tvungen att bekräfta sitt deltagande i uttagningsprovet senast den 29 november 2005. Klaganden informerades också om att underlåtenhet att uppfylla detta krav skulle leda till att hans ansökan ogiltigförklarades. I avsaknad av en korrekt bekräftelse av hans ansökan underrättade Epso den 20 december 2005 klaganden om att hans ansökan hade ogiltigförklarats. Den 16 januari 2006 bestred dock klaganden Epsos beslut. Epso svarade den 19 januari 2006 och informerade klaganden om de tillämpliga bestämmelserna. I bilagan till meddelandet om uttagningsprov angavs tydligt att en eventuell begäran om omprövning av Epsos beslut skulle göras skriftligen inom 20 dagar från den dag då Epso underrättade sökanden om sitt beslut. Epso påpekade att eftersom beslutet om klagandens ansökan hade fattats den 20 december 2005 hade tidsfristen för klaganden att bestrida beslutet löpt ut den 9 januari 2006, medan hans överklagande hade lämnats in först den 16 januari 2006.
Även om klaganden upprepade sina argument i en skrivelse av den 23 januari 2006 bekräftade Epso sitt beslut i sitt svar av den 31 januari 2006.
Epso förklarade att klaganden hade tillgång till all information om sin ansökan till O-pennans uttagningsprov genom sin Epsoprofil. Genom att konsultera sin personliga Epsoprofil borde klaganden ha kunnat få tillgång till information som Epso skickade den 27 oktober 2005 om behovet av att bekräfta sin ansökan till uttagningsprovet senast den 20 december 2005, annars skulle hans ansökan ogiltigförklaras. Epso betonade att om klaganden hade gjort det skulle han ha fått ett meddelande i sin Epsoprofil som bekräftade hans registrering. På grundval av uppgifterna om den klagandes Epsoprofil framgår det att han den 4 november 2005 faktiskt hade öppnat Epsos skrivelse av den 27 oktober 2005, även om inget bekräftelsemeddelande hade skickats vid den tidpunkten. Till sitt yttrande bifogade Epso en kopia av den klagandes Epsoprofil.
Epso ansåg att klaganden inte hade kunnat bevisa att han faktiskt hade bekräftat sin ansökan. Genom att inte kontrollera ansökans status och inte svara på Epsos beslut inom tidsfristen på 20 dagar hade klaganden dessutom inte ägnat tillräcklig uppmärksamhet åt de förfaranden som var nödvändiga för att hans ansökan skulle kunna slutföras. Epso drog därför slutsatsen att dess avdelningar hade agerat korrekt när de, i avsaknad av en bekräftelse från klaganden, beslutade att ogiltigförklara hans ansökan.
**Klagandens synpunkter**
Ombudsmannen mottog inga synpunkter från klaganden.
Beslutet
--------
**1 Beslutet att utesluta klaganden från ett allmänt uttagningsprov**
1.1 Klaganden hävdar att Epso felaktigt uteslöt honom från ett allmänt uttagningsprov på grund av att han inte hade bekräftat sin ansökan genom sin "EPSO-profil".
Klaganden hävdar dock att han den 28 oktober 2005 hade försökt bekräfta sitt deltagande i uttagningsprovet på elektronisk väg, trots att hans internetuppkoppling tillfälligt avbröts. Klaganden har även förklarat att han mellan den 19 december 2005 och den 16 januari 2006, det vill säga under julledigheten, inte hade haft tillgång till internet och att han därför inte kunde kontrollera sin Epsoprofil under denna period.
1.2 Epso hävdar att den klagande inte har kunnat bevisa att han hade bekräftat sin ansökan, vilket Epso begärde i ett meddelande till den klagandes Epsoprofil av den 27 oktober 2005, där han informerades om att han enligt punkt C.1 i meddelandet om uttagningsprov skulle bekräfta sin ansökan till uttagningsprovet senast den 29 november 2005, och att underlåtenhet att göra detta skulle leda till att hans ansökan ogiltigförklarades. Epso påpekar att om han hade gjort det skulle han ha fått ett meddelande i sin Epsoprofil som bekräftade hans registrering.
Epso noterar också att även om klaganden den 16 januari 2006 hade bestritt att han uteslutits från uttagningsprovet, ingavs hans överklagande när den tidsfrist på 20 dagar som anges i meddelandet om uttagningsprov hade löpt ut. Eftersom beslutet om klagandens ansökan fattades den 20 december 2005 löpte tidsfristen för bestridande ut den 9 januari 2006, medan klagandens begäran skickades först den 16 januari 2006.
1.3 På grundval av tillgänglig information noterar ombudsmannen att instruktionerna för att anmäla sig till det allmänna uttagningsprovet i fråga beskrevs i punkt C ("Hur man ansöker") i meddelandet om uttagningsprov, som också hänvisade till vägledningen för sökande, som finns på Epsos webbplats.
I punkt C.1 i meddelandet om uttagningsprov anges de steg som de sökande ska följa för att på elektronisk väg lämna in sina ansökningar via sin Epsoprofil. I detta avsnitt föreskrevs att,
> *"Om du vill söka måste du göra det via internet genom att gå till Epsos webbplats och följa anvisningarna där om de olika stegen i förfarandet."*
I meddelandet om uttagningsprov angavs vidare att onlineregistreringen skulle göras senast kl. 12.00 (belgisk tid) den 29 september 2005. Det verkar som om klaganden framgångsrikt gjorde den ursprungliga onlineregistreringen och fick ett kandidatnummer.
1.4 I meddelandet om uttagningsprov uppmanades också de sökande som hade registrerats att gå in på Epsos webbplats för att följa hur uttagningsprovet fortskred och kontrollera datum och platser för proven. Den konstaterade vidare att,
> *"En månad efter sista dagen för inskrivning kommer Epso att uppmana dig att bekräfta din inskrivning och ditt val av språk och, i förekommande fall, att välja den ort där du vill göra urvalsdelproven/det skriftliga provet. Inbjudan och bekräftelsen kommer endast att ske via din Epsoprofil. Om du inte bekräftar din ansökan inom två månader efter sista anmälningsdagen kommer Epso att anse att du har dragit tillbaka din ansökan. Din ansökan kommer därför att avslutas."*
1.5 När det gäller överklagandeförfarandena för att bestrida ett beslut verkar det som om bilagan till meddelandet om uttagningsprov innehöll följande bestämmelser:
> *"Om du i något skede av uttagningsprovet anser att ett visst beslut har skadat dina intressen kan du*
>
> *- Begära att din ansökan omprövas*
>
> *Du kan begära att din ansökan ska omprövas genom att skicka en skrivelse till Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) inom 20 dagar från den dag då skrivelsen med skälen till beslutet skickades online."*
1.6 Ombudsmannen noterar att Epso den 27 oktober 2005, i enlighet med ovannämnda bestämmelser, klargjorde för alla sökande som hade ansökt till det allmänna uttagningsprovet att de skulle bekräfta sin registrering senast den 29 november 2005, dvs. inom två månader efter sista dagen för registrering (den 29 september 2005).
1.7 Den klagande hävdar att han bekräftade sin ansökan den 28 oktober 2005, men Epso hävdar att inga spår av bekräftelsen kunde hittas i den klagandes Epsoprofil.
Ombudsmannen är medveten om att klaganden verkligen försökte bekräfta sin ansökan. Ombudsmannen måste dock dra slutsatsen att klaganden underlät att lägga fram väsentlig bevisning, att han faktiskt hade vidtagit alla nödvändiga åtgärder för att bekräfta sin ansökan. Ombudsmannen noterar också att klaganden själv medger att han under onlineprocessen för att bekräfta sin ansökan *"\[...\] hade noterat att hans internetanslutning tillfälligt avbröts".*
Ombudsmannen noterar också att den klagande borde ha kunnat ta reda på eller kontrollera om bekräftelsen av hans ansökan hade varit framgångsrik genom att konsultera hans Epsoprofil, eftersom ett meddelande om validering av den klagandes registrering borde ha dykt upp i den efter en lyckad bekräftelse.
1.8 I avsaknad av ett sådant meddelande, till synes till följd av att klagandens internetuppkoppling inte fungerade, påpekar ombudsmannen att klaganden kunde ha begärt att Epso skulle ompröva sitt beslut inom 20 dagar från den dag då beslutet meddelades honom (den 20 december 2005). Ombudsmannen anser att klagandens förklaring att han var på semester under denna period inte kan utgöra en motiverad ursäkt för att inte respektera ovannämnda tidsfrist. Ombudsmannen anser därför att klaganden, genom att inte bestrida Epsos beslut inom den tidsfrist som anges i bilagan till meddelandet om uttagningsprov, har avstått från någon av de rättigheter som han kan ha haft.
1.9 På grundval av ovanstående överväganden drar ombudsmannen slutsatsen att Epsos administrativa missförhållanden inte kan fastställas.
1.10 Till följd av dessa konstateranden kan klagandens påstående att han borde få delta i urvalsproven inte godtas.
**2 Slutsats**
På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Epso inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.
Epsos direktör kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
P. Nikiforos DIAMANDOUROS