Strasbourg den 16 juli 2008

Bäste A.,

Den 5 augusti 2005 lämnade du på uppdrag av CINAR Ltd. (nedan kallat CINAR) in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen. Ditt klagomål gällde en extern revision och dess efterföljande faser i fyra forskningskontrakt (1) som ingicks inom ramen för kommissionens fjärde och femte program för forskning och teknisk utveckling (FoTU). Denna revision genomfördes i CINAR:s lokaler den 20–21 augusti 2002.

Den 13 september 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande.

Kommissionen avgav sitt yttrande den 11 januari 2006. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 4 april 2006.

Den 29 januari 2008 skickade ni ytterligare en skrivelse där ni informerade mig om slutförandet av Olafs utredning, som omfattade de fyra ovannämnda kontrakten.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att slutföra min förfrågan.

Klagomålet

Klaganden är direktör för ett företag som heter CINAR Ltd. (nedan kallat CINAR), som är ett litet högteknologiskt företag med expertis inom kol- och biomassaförbränning och utsläppskontroll. Det har tillhandahållit tekniska tjänster och deltagit i olika forsknings- och utvecklingsprojekt som sponsrats av Europeiska kommissionen. Mellan juni 1998 och maj 2000 ingick CINAR, i egenskap av uppdragstagare, fyra forskningskontrakt (2) med kommissionen om sju forskningsprojekt som genomförts inom ramen för fjärde ramprogrammet och femte ramprogrammet.

Den 20-21 augusti 2002 besökte en företrädare för den externa revisionsenheten vid kommissionens generaldirektorat för forskning (GD Forskning) och två revisorer CINAR:s kontor för att granska de fyra ovannämnda forskningskontrakten.

Den 15 september 2003 godkände kommissionen den revisionsrapport som utarbetats av revisorerna. Kommissionen avvisade de förklaringar och den bevisning, inklusive lönebeskedet, som CINAR därefter hade lämnat, eftersom de inte hade lämnats tidigare. Dessutom underkände CINAR personalkostnaderna och de därmed sammanhängande allmänna omkostnaderna, som CINAR hade hävdat var stödberättigande kostnader.

Den 28 februari 2005 träffade klaganden kommissionens företrädare för att klargöra slutsatserna av revisionen men lyckades inte.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen hade behandlat CINAR orättvist med avseende på den ovannämnda externa revisionen 2002 och dess efterföljande faser.

Klaganden hävdade för det första att CINAR:s företrädare ”ficks att känna sig som brottslingar inför revisorerna, och (...) till och med en rasistisk kommentar yttrades under en av intervjusessionerna” och att ”syftet med revisionen verkar gränsa till en besatthet att stänga ner oss”.

För det andra hävdade klaganden att CINAR:s rätt till integritet inte hade respekterats, eftersom personuppgifter och avtalsuppgifter samt information om de anställdas löner hade begärts. Enligt klaganden tolererades detta "bittert".

För det tredje hävdade klaganden att CINAR ombads att lämna icke-närstående och omotiverade uppgifter, dvs. uppgifter om ”alla förslag under behandling”, även om endast en bråkdel av dessa förslag finansierades av kommissionen.

För det fjärde hävdade klaganden att även om endast en del av löneuppgifterna saknades gjorde de externa revisorerna ett orättvist uttalande om att ”ingen löneinformation erhölls från CINAR”.

Det femte argumentet avsåg i huvudsak den roll som kommissionens revisor hade från det att den externa revisionsbyrån upprättade revisionsrapporten fram till mötet med CINAR:s företrädare den 28 februari 2005. Klaganden kritiserade särskilt kommissionens revisors beslut att godkänna den revisionsrapport som utarbetats av externa revisorer och att avvisa alla klagandens förklaringar och bevis enbart på grund av att den inte hade lämnats tidigare.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande
Bakgrund

CINAR har ingått fyra forskningskontrakt (3) med kommissionen.

Den 6 juni 2002 begärde GD Forskning en finansiell revision i CINAR:s lokaler. För att få en revisionsrapport från en oberoende och professionell källa beslutade kommissionen att lägga ut detta revisionsuppdrag på ett externt revisionsföretag, dvs. Littlejohn Frasier (LF)(4). Ett särskilt avtal i detta syfte ingicks med LF i juli 2002 och kommissionen utsåg en egen revisor från den externa revisionsenheten för att arbeta tillsammans med LF.

Den 6 juni 2002 underrättade kommissionen genom rekommenderat brev CINAR om att revisionen skulle inledas i dess lokaler och beskrev dess omfattning på följande sätt:

1. Granskning av rimligheten och ansvarsskyldigheten i de kostnads- och fakturasystem som drivs av CINAR. och
2. kontrollera utgifterna för forskningskontrakten för att kontrollera om kommissionen har fakturerats i enlighet med kontraktsbestämmelserna för de utgifter som uppkommit i samband med genomförandet av forskningsprojektet.

I denna skrivelse begärde kommissionen också att CINAR inom en månad från mottagandet av denna skrivelse skulle förse kommissionens revisor med följande handlingar eller uppgifter:

(1) En undertecknad och daterad kopia av alla anställningsavtal för alla personer som omfattas av ovannämnda avtal tillsammans med uppgift om dessa personer fortfarande är anställda av Cinar Ltd. för närvarande.

(2) En organisationsplan för Cinar Ltd, med namn och funktion för ledningen och styrelsen, i förekommande fall. Ytterligare en indikation på det totala antalet anställda som arbetar för Cinar Ltd.

(3) Svar på följande fråga: Förs Cinars räkenskaper av Cinars anställda eller av externa revisorer? Om det senare är tillämpligt, ge oss fullständiga uppgifter.”

I sitt svar av den 8 juli 2002 förklarade CINAR att dess räkenskaper fördes av dess revisorer, som kommissionens revisor skulle kontakta om mer information behövdes.

Efter ytterligare överenskommelser mellan LF och CINAR genomfördes en överenskommen revision på plats den 20-21 augusti 2002. Kommissionen tillhandahöll kopior av detaljerade protokoll från revisionen.

Den 29 maj 2003 översände kommissionen genom rekommenderat brev utkastet till revisionsrapport från de externa revisorerna till CINAR för synpunkter. CINAR svarade först preliminärt genom en skrivelse av den 19 juni 2003. Ett mer definitivt svar skickades den 30 juli 2003. Kommissionen ändrade dock inte revisionsrapporten mot bakgrund av CINAR:s synpunkter och översände den oförändrade slutliga revisionsrapporten den 15 september 2003.

Kommissionen underströk i sitt yttrande de problem som revisorerna stött på när de inhämtat relevant information från CINAR. Enligt kommissionen framgick det av revisionen att CINAR:s revisorer, i motsats till vad CINAR hade uppgett i sin skrivelse av den 8 juli 2002, inte hade tillgång till några relevanta revisionsuppgifter.

Kommissionen hänvisade till revisionsrapporten, i vilken de externa revisorerna i huvudsak angav att CINAR:s styrkande uppgifter för att begära ersättning för kostnader för de aktuella avtalen var otillräckliga, eftersom

• Ingen löneinformation presenterades för revision.
• De tidrapporter som presenterades för revision motsvarade inte de timmar som begärdes i kostnadsredovisningarna.
• Fakturor för att validera kostnader för resor och förbrukningsvaror för TESSA, ENDASH och VISCON kunde inte hittas.
• Inga beräkningar tillhandahölls för att visa på vilken grund de allmänna omkostnaderna hade begärts. och
• Den tillåtna avskrivningen för ENDASH-utrustning beräknades felaktigt.

I revisionsrapporten angavs dessutom problem på följande områden:

• Ekonomisk förvaltning av projektet.
• Beskrivning av centrala interna kontroller.
• Testa de interna kontrollerna av bokföringssystemet.
• tidrapporter, löneuppgifter, fakturor från leverantörer och allmänna omkostnader,
• Inrätta ett separat system för projektkostnadsberäkning.
• separering av kostnader i samband med EG-finansierade projekt från kostnader som uppstår i samband med utförandet av privat kundarbete samt arbetsuppgifterna mellan CINAR-personalen.

Enligt kommissionen, på grundval av sammanfattningen av revisionsrapporten, genomfördes den ekonomiska förvaltningen av kontrakten inte på ett godtagbart sätt och uppfyllde inte kraven i kontraktet. Det visade sig att de överdebiterade beloppen uppgick till omkring 300 000 brittiska pund för de fyra granskade kontrakten.

Kommissionen vidhöll att det i CINAR:s svar av den 25 september 2003 inte fanns några relevanta bevis som undergrävde de övergripande slutsatserna i revisionsrapporten. Kommissionen svarade CINAR den 13 november 2003 och inget ytterligare svar inkom från CINAR förrän i slutet av 2004.

Kommissionen angav att eftersom tjänstemän enligt bestämmelserna är skyldiga att underrätta OLAF om oegentligheter och misstankar om bedrägeri informerade GD Forskning OLAF om CINAR:s revisionsrapport den 14 april 2004. Olaf beslutade att inleda en utredning (OF/2004/0203) och underrättade genom en skrivelse av den 28 juni 2005 CINAR om skälen till sina utredningar.

Kommissionen noterade att merparten av de fakta som klagomålet grundade sig på var kopplade till händelser som inträffade antingen under genomförandet av revisionen (20-21 augusti 2002) eller innan revisionsrapporten överlämnades till klaganden (29 maj 2003). Kommissionen gjorde gällande att fristen för att inge ett klagomål till ombudsmannen på grundval av dessa omständigheter inte hade iakttagits i något av fallen. I en anda av gott samarbete med ombudsmannen tog kommissionen emellertid upp alla klagandens anmärkningar.

Argument om revisorernas beteende

När det gäller revisorernas beteende under besöket i CINAR:s lokaler den 20-21 augusti 2002 påpekade kommissionen att det i den revisionsrapport som skickades till klaganden den 29 maj 2003 angavs följande:

"[Kommissionens revisor] frågade [klaganden] om han ansåg att det revisionsförfarande som tillämpats var korrekt ur hans synvinkel. [Klaganden] svarade att han ansåg att revisionsförfarandet har tillämpats korrekt under hela besöket på plats.”

Enligt kommissionen var det först i skrivelsen av den 25 september 2003 som CINAR för första gången framförde det aktuella argumentet.

När det gäller den påstådda ”raskommentaren” underströk kommissionen att klaganden inte hade specificerat vilken kommentar som hade gjorts som kunde klassificeras som ”ras” och inte heller hade identifierat vem som hade gjort den. Kommissionens revisor förnekade dock starkt att någon kommentar som kunde betecknas som "ras" gjordes under besöket på plats.

Kommissionen vidhöll att det skulle ha varit oacceptabelt att lämna en sådan kommentar, men att det under omständigheterna inte var möjligt att behandla detta argument vidare.

När det gäller den påstådda ”besattheten att stänga CINAR” hävdade kommissionen att den helt enkelt hade genomfört en revision i enlighet med de normala förfaranden som används för sådana revisioner och i enlighet med EG-kontrakten. Dessutom hade den utfört revisionen med vederbörlig respekt för alla potentiella garantier för det granskade företaget, såsom närvaron av oberoende externa revisorer för att utföra revisionen och överlämnandet av de preliminära granskningsresultaten till CINAR för synpunkter. CINAR lämnade dock inte in de relevanta dokument som styrkte kostnaderna, och de slutliga granskningsresultaten fastställdes på grundval av detta.

Argumentet att rätten till privatliv inte har respekterats

Kommissionen vidhöll att de granskade kontrakten innehöll följande bestämmelser:

a) De två granskade kontrakt som omfattas av fjärde ramprogrammet:

Artikel 24 i bilaga II: 24.1: ”Kommissionen, eller av kommissionen bemyndigade personer, ska ha rätt att utföra revisioner upp till två år efter det att avtalet har slutförts eller sagts upp. De ska vid varje rimlig tidpunkt ha fullständig tillgång på plats till personal som arbetar med projektet och till alla handlingar, dataregister och all utrustning som rör projektet, eller vid behov ha rätt att kräva att sådana styrkande handlingar lämnas in.

I artikel 22 i bilaga II föreskrivs följande: ”Varje uppdragstagare ska regelbundet och i enlighet med de normala redovisningskonventionerna i den stat där uppdragstagaren är etablerad föra en korrekt bokföring och ha lämplig dokumentation som styrker och motiverar de kostnader och timmar som rapporterats. Dessa ska göras tillgängliga för revisioner.”

Enligt artiklarna 18–21 i bilaga E och mallen för kostnadsredovisning ska dessutom namnen på de personer som arbetar med projektet anges. CINAR underlät i vissa fall att tillhandahålla nödvändig information om sådana namn.

b) De två granskade kontrakt som omfattades av femte ramprogrammet innehöll liknande och till och med strängare bestämmelser jämfört med fjärde ramprogrammet.

Enligt kommissionen följer det av det ovan anförda att det, för att revisorerna skulle kunna kontrollera att CINAR på ett korrekt sätt hade begärt ersättning för personalkostnader, inte bara var nödvändigt att kontrollera vem som arbetade med dessa projekt, utan även den tid som varje anställd hade ägnat åt projekten, till vilken lön och huruvida dessa löner faktiskt hade betalats ut av CINAR till dessa anställda.

Argument avseende icke-närstående och omotiverade uppgifter

Kommissionen underströk att den vid besöket på plats den 20–21 augusti 2002 muntligen hade begärt två handlingar och gett CINAR två veckor på sig att lämna denna information. Denna begäran registrerades som en del av de operativa slutsatserna i protokollet från mötet med klaganden den 20 augusti 2002. De har följande lydelse:

"[kommissionens revisor] bad [klaganden] att tillhandahålla följande två handlingar:

1) En förklaring (upp till två sidor lång) till varför CINAR hade använt olika genomsnittssatser för personalkostnader, för samma tider [sic] perioder, mellan olika kontraktsförslag.

2) Den tidsplan som beskrivs ovan och som visar alla EG-finansierade projekt som CINAR har deltagit i från och med den 1 januari 1997, tillsammans med en beskrivning av vilken CINAR-personal som arbetade med varje projekt.

[Klaganden] samtyckte till att tillhandahålla dessa handlingar.

[Kommissionens revisor] begärde därefter att revisionsgruppen skulle tillåtas att intervjua CINAR-anställda som hade debiterats och arbetat med de granskade kontrakten. [Klaganden] hade inga invändningar mot denna begäran.”

Även om klaganden hade samtyckt till att tillhandahålla dessa handlingar utan att göra några reservationer, bekräftade kommissionen att den inte hade mottagit någon av dem.

De externa revisorerna hade upprepat sin begäran om ovannämnda dokument (1) och (2) i sitt e-postmeddelande av den 5 september 2002. Dessutom begärde de en årlig uppgift om den procentuella omsättning som härrörde från EG:s bidrag. Kopior av vissa anställningsavtal, examensbevis, tidrapporter och fakturor. samt en förklaring av skillnaderna i de genomsnittsräntor som används för olika kontrakt som fullgörs samtidigt.

Den 19 september 2002 skickade kommissionens revisor ett e-postmeddelande i vilket han begärde förklaringar avseende två CINAR-anställda för att bekräfta förekomsten av deras anställningsavtal, vilka inte kunde lokaliseras under den fortlöpande revisionen.

Eftersom ingen av de begärda uppgifterna hade mottagits skickades ytterligare ett e-postmeddelande om detta till klaganden den 24 september 2002.

Den 25 september 2002 mottog de externa revisorerna viss information från klaganden per post. Löneuppgifter för alla forskare som deltog i projekten lämnades dock inte.

Den 8 oktober 2002 skickade de externa revisorerna på nytt ett e-postmeddelande till klaganden där de frågade när de återstående punkterna skulle behandlas och bekräftade att all sådan information krävdes för att till fullo styrka de kostnader som kommissionen begärt ersättning för.

Den 9 oktober 2002 svarade klaganden i ett e-postmeddelande att ”det har varit mycket upptagen efter en lugn sommar, och det kommer fortfarande att vara fram till slutet av månaden och jag har svårt att hitta tid att svara på era förfrågningar. Jag kommer att vara i Italien nästa vecka där vi anordnar en förbränningskurs."Han lämnade den begärda procentuella informationen om EG:s bidrag.

Den 14 oktober 2002 skickade kommissionens revisor på nytt sitt e-postmeddelande av den 19 september 2002.

Den 30 oktober 2002 skickade de externa revisorerna ett e-postmeddelande till klaganden med en begäran om de upplysningar som de redan hade begärt i sitt e-postmeddelande av den 5 september 2002, men som de ännu inte hade mottagit. Revisorerna förklarade också att löneuppgifterna som visar den faktiska ersättning som betalats ut till de forskare som deltar i projekten var den viktigaste utestående informationen.

Den 8 november 2002 skickade de externa revisorerna ett e-postmeddelande till klaganden där de fastställde en tidsfrist till den 30 november 2002 för tillhandahållande av alla utestående uppgifter.

Den 11 november 2002 bad klaganden om ursäkt för förseningen och informerade dem om att han inte skulle vara på sitt kontor under två veckor och att han skulle försöka skicka mer information efter denna period.

Den 27 november 2002 skickade de externa revisorerna en formell skrivelse till klaganden där de bekräftade att tidsfristen den 30 november 2002 för tillhandahållande av utestående information fortfarande gällde. Revisorerna förklarade också att om denna information inte lämnades skulle revisionsrapporten baseras på information som faktiskt hade lämnats, och kostnaderna skulle avvisas i enlighet med detta. I skrivelsen upprepades vilka uppgifter som ännu inte hade lämnats.

Den 27 november 2002 skickade kommissionens revisor ett e-postmeddelande till klaganden och upprepade den tidsfrist som fastställts i de externa revisorernas ovannämnda skrivelse.

Den 4 december 2002 skickade klaganden ett e-postmeddelande till de externa revisorerna, som svar på ovannämnda skrivelse, och vägrade i princip att lämna de återstående uppgifterna eftersom de"för närvarande låg utanför våra personalresurser". När det gäller de löneuppgifter som saknades uppgav klaganden att detta låg i händerna på hans tidigare revisor, som tyvärr inte kunde kontaktas.

Eftersom tidsfristen hade löpt ut frågade det externa revisionsföretaget den 13 januari 2003 om det var möjligt för en anställd att besöka CINAR:s revisorer för att få de löneuppgifter som krävdes.

Den 14 januari 2003 uppgav klaganden att han gav det externa revisionsföretaget tillstånd att kontakta CINAR:s revisorer.

Den 30 januari 2003 skickade de externa revisorerna en skrivelse till CINAR:s revisorer med en begäran om löneuppgifter före varje besök i deras lokaler.

Eftersom inget svar mottogs om tillhandahållandet av löneuppgifter ringde de externa revisorerna revisorerna vid två separata tillfällen, varje gång för att få veta att revisorn i fråga var ute ur kontoret.

Den 4 mars 2003 skickades ett andra brev till CINAR:s revisorer på grund av att inget svar inkommit. De externa revisorerna skickade ett e-postmeddelande till klaganden och bad honom att se till att ett svar från CINAR:s revisorer skulle tas emot för att komplettera revisionsrapporten. De externa revisorerna betonade att "[o]m denna information inte tas emot kommer vi att tvingas dra slutsatser i enlighet med detta."

Den 5 mars 2003 svarade CINAR:s revisorer att lönelistorna hade upprättats av CINAR och att de inte hade några kopior av lönelistorna.

Mellan den 5 mars och den 28 maj 2003 lämnade klaganden inga ytterligare uppgifter. Revisorerna hade således inget annat val än att komplettera rapporten på grundval av tillgänglig information.

Den 29 maj 2003 skickades en kopia av rapporten med rekommenderat brev till CINAR för att få deras synpunkter.

Den 19 juni 2003 skickade klaganden ett preliminärt svar på rapporten.

Den 24 juli 2003 skickade revisorerna ett e-postmeddelande till klaganden i vilket de bekräftade mottagandet av hans preliminära svar och uppgav att CINAR fram till den 28 augusti 2003 hade på sig att lämna antingen ett mer detaljerat svar på rapporten eller den dokumentation som krävdes.

Den 30 juli 2003 svarade klaganden i en kort skrivelse och betonade att revisionen fortfarande var omtvistad och att CINAR inte kunde godta den version som revisorerna skickat. Klaganden bifogade 34 kopior av lönebeskedsuppgifter om de betalningar som gjorts till de forskare som var involverade i fyra kontrakt. Han uppgav att revisorerna hade fått kopior av dessa lönebesked.

Den 3 september 2003 svarade de externa revisorerna att de bifogade lönebeskeden endast gällde VISCON-projektet. De förnekade att de hade fått några kopior av lönebesked antingen under besöket eller efter flera förfrågningar om denna information. När lönebesked begärdes fick revisorerna veta att det inte var möjligt att få tillgång till denna information från lönesystemet och att det skulle vara nödvändigt att kontakta klagandens revisorer. De förklarade också att betydande ytterligare arbete på plats vid CINAR skulle krävas och att med tanke på a) korrespondensens utdragna karaktär för att erhålla de bevis som krävs, b) det faktum att LF hade slutfört sin rapport fram till ett slutskede, och c) att eventuella ytterligare bevis som samlas in skulle leda till omarbetning av rapporten, kostnaden för detta ytterligare revisionsarbete och utarbetandet av rapporten skulle behöva bäras av CINAR till den beräknade kostnaden på cirka 2 900 pund sterling, exklusive mervärdesskatt.

Kommissionen hävdade i sitt yttrande att de begärda handlingarna och upplysningarna av följande skäl inte var orelaterade eller oproportionerliga, vilket klagomålet antydde:

i) CINAR hade i sina kontraktsförslag använt olika genomsnittssatser för "högre ingenjörer" och "ingenjörer" under samma år och variationen i omkostnader för kontrakten inom det fjärde ramprogrammet var mycket stor (från 40 % upp till 100 %).

ii) CINAR hade i vissa fall inte nämnt namnen på nyckelpersonal som arbetade för projekten. I stället angavs ibland endast personalkategorier. Eftersom 55 % av CINAR:s intäkter kommer från privata konsulttjänster var det omöjligt att förena det arbete som CINAR:s personal utförde i samband med EG-finansierade projekt med det arbete som utfördes i samband med annat arbete. Revisorerna ville få en tydlig bild av hur ett ganska litet företag som CINAR lyckades arbeta så många timmar för EG-projekt utöver rådgivning eller annat arbete utanför EG. I revisionsrapporten anges följande: ”Om det således inte var möjligt att testa hur effektivt uppdragstagaren kan avskilja kostnader i samband med EG-finansierade projekt från kostnader för att utföra privat kundarbete”(5).

iii) Eftersom CINAR också hade kontrakt med andra generaldirektorat vid kommissionen än GD Forskning och innovation var det motiverat att få en fullständig bild av dessa kontrakt. Antalet EU-projekt som finansierades av GD Forskning och innovation inom fjärde och femte ramprogrammet var mindre än 20.

iv) I den övergripande bilden av vad som verkligen hade efterfrågats under besöket på plats fokuserade CINAR på en fråga av mindre betydelse, dvs. de förslag som var under behandling vid tidpunkten för revisionsbesöket. Kommissionen medgav att den inte hade noterat att W, en av de externa revisorerna, hade tagit med denna punkt i sin skrivelse av den 29 november 2002 och bad om ursäkt för detta. Den vidhöll dock att denna särskilda begäran var motiverad för att få en övergripande bild av hur och vilka CINAR-anställda som skulle delta i vilka EU-projekt, med tanke på att nästan alla CINAR-anställda redan verkade vara involverade i andra EU-finansierade projekt.

Argumentet att endast en del av löneuppgifterna saknades

När det gäller CINAR:s argument att ”sammanfattande löneuppgifter lades fram” motsägs detta tydligt av revisionsrapporten. Kommissionen såg ingen anledning till varför revisorerna skulle ange att de inte hade fått viss information om motsatsen var sann. Om informationen hade mottagits skulle den ha hänvisats till i revisionsrapporten - antingen positivt eller negativt. Kommissionens revisor bekräftade att inga löneuppgifter hade mottagits under besöket på plats och att CINAR själv hade hänvisat revisorerna direkt till CINAR:s revisorer.

Det framkom dock slutligen att revisorerna inte förvarade löneuppgifter. CINAR:s revisor angav följande i en skrivelse av den 5 mars 2003:

”Tack för era brev, och vi ber om ursäkt för dröjsmålet med att svara. Lönelistan utarbetades av CINAR Limited och inte av oss själva och vi tog inte kopior av lönelistorna när vi besökte företagets kontor för att förbereda räkenskaperna (...)".

Argument avseende rollen för kommissionens revisor

Det femte argumentet avsåg i huvudsak den roll som kommissionens revisor hade från det att den externa revisionsbyrån upprättade revisionsrapporten fram till mötet med CINAR:s företrädare den 28 februari 2005.

I mars 2003 blev det uppenbart för kommissionen att revisorerna inte skulle få den begärda informationen från CINAR:s revisorer. Det faktum att kommissionen inte kunde få det från CINAR framgick redan av revisionen på plats i CINAR:s lokaler i augusti 2002. Kommissionen erinrade vidare om att CINAR inte hade lämnat några uppgifter om sina beräkningar av allmänna omkostnader. Under dessa omständigheter bad kommissionens revisor de externa revisorerna att lämna in sitt utkast till revisionsrapport till CINAR, med tanke på att revisionsförfarandet tydligt hade förklarats för CINAR under besöket på plats och beskrivits på följande sätt i revisionsrapporten:

”Slutligen informerade [kommissionens revisor] [klaganden] om de förfaranden som skulle följas med avseende på den revisionsrapport som utarbetats, med hänvisning till artikel 26.3 i det femte ramavtalet: På grundval av de iakttagelser som gjorts under den finansiella revisionen ska en preliminär rapport upprättas. Den skall sändas av kommissionen till den berörda avtalsparten, som får lämna synpunkter på rapporten inom en månad efter mottagandet.

Slutrapporten skall sändas till den berörda avtalsparten. Den senare får lämna sina synpunkter till kommissionen inom en månad efter mottagandet. Kommissionen får besluta att inte beakta de synpunkter som framförts efter denna tidsfrist.

På grundval av slutsatserna från revisionen ska kommissionen vidta alla lämpliga åtgärder som den anser nödvändiga, inbegripet utfärdande av ett betalningskrav för alla eller delar av de betalningar som den har gjort.”

Utkastet till revisionsrapport överlämnades således genom rekommenderat brev av den 29 maj 2003, så att CINAR kort efter den 29 maj 2003 fick fullständig information om de fakta och slutsatser som fanns i rapporten. CINAR svarade genom en skrivelse av den 19 juni 2003, vars sista stycke har följande lydelse: "Under dessa omständigheter blev vi tvungna att konsultera vår revisor och en advokatbyrå för att förbereda ett mer definitivt svar på din rapport, som mil [sic] vidarebefordras till dig så snart som möjligt".

Genom en skrivelse av den 30 juli 2003 lämnade CINAR vissa upplysningar. De externa revisorerna analyserade detta och vidarebefordrade sina synpunkter till CINAR i en skrivelse av den 3 september 2003. I denna skrivelse bestred de klagandens påstående att de under sitt besök i lokalerna "fick kopior av lönebeskeden för de forskare som deltog i samtliga fyra granskade projekt".

Enligt kommissionen ansåg den externa revisionsenheten att CINAR hade haft tillräckligt med tid och tillräckliga möjligheter att lägga fram relevant information (även om beräkningen av allmänna omkostnader, om vilka CINAR hade varit helt tyst) och beslutade att det i det skedet var dags för kommissionen att ta ställning. Kommissionen gjorde detta genom en rekommenderad skrivelse av den 15 september 2003, i vilken den erinrade om den allmänna bakgrunden och behandlade CINAR:s synpunkter i CINAR:s skrivelser av den 19 juni och den 30 juli 2003. Det sista stycket i kommissionens skrivelse till CINAR har följande lydelse:

”För att fullt ut respektera rätten till försvar och rätten att bli hörd kan ni emellertid (jfr artikel 26.3 i bilaga II till Viscon- och korrosionsavtalen) lämna synpunkter på den bifogade slutrapporten inom en månad från dagen för mottagandet av denna skrivelse. Du bör vara medveten om att kommissionen inte är skyldig att beakta eventuella synpunkter som inkommer efter denna tidsfrist. Med förbehåll för detta kommer vi att betrakta denna revision som avslutad och kommissionens berörda avdelningar kommer att genomföra revisionsresultaten.”

CINAR svarade genom en skrivelse av den 25 september 2003 och kommissionen svarade den 13 november 2003 och angav följande i sista stycket:

" Sammanfattningsvis konstaterar vi att Er skrivelse av den 25 september 2003 inte innehåller några nya uppgifter eller några relevanta argument som skulle kunna ifrågasätta revisionsberättelsens slutsatser. Vi kan därför inte granska eller ändra någon del av revisionsrapporten eller vår ståndpunkt i vår skrivelse av den 15 september 2003. Eftersom CINAR har haft tillräckligt med tid för att lämna den begärda informationen och har haft lämpliga möjligheter att lämna synpunkter anser vi nu att denna revision är slutgiltigt avslutad.

Efterföljande sammanträde den 28 februari 2005

Kommissionen underströk att CINAR inte hade yttrat sig mellan november 2003 och december 2004. Efter ett visst utbyte av e-postmeddelanden gick kommissionen med på att träffa företrädare för CINAR den 28 februari 2005, trots att CINAR inte hade angett det exakta ämnet för mötet och trots att den tydligt hade informerats (redan i kommissionens skrivelse av den 15 september 2003) om att andra FoTU-avdelningar än den externa revisionsenheten ansvarade för genomförandet av de revisionsresultat som nu var slutgiltiga. I sitt e-postmeddelande av den 3 februari 2005 nämnde CINAR dessutom följande påstående (som kommissionen förnekade dagen därpå):

"Jag har en fråga. De brittiska revisorerna var enligt vår mening drakoniska i alla avseenden. Ryktet säger att de betalas en provision på återvunna medel. Detta verkar mig ganska otroligt. Kan du förneka det här ryktet, tack?

Mötets interna protokoll, som upprättats av en företrädare för den externa revisionsenhetens revisorer, motsäger tydligt de frågor som tas upp i punkt 2 på sidan 3 i CINAR:s klagomål till ombudsmannen om godkännandet av revisionsrapporten och avvisandet av klagandens förklaringar och bevis, med motiveringen att de inte hade skickats tidigare. I protokollet anges bland annat följande:

"1. [Kommissionens revisor] påminde både [revisorn för GD Forskning och innovation ] och [klaganden] om revisionens historia, där

• I skrivelsen om revisionen (som ska utföras av revisionsföretaget [LF]) angavs tydligt vilken dokumentation som skulle krävas för att betraktas som bevis för de kostnader som begärts. Den ställde också den specifika frågan om var CINAR:s räkenskaper fördes. Svaret på detta var att [CINARs revisorsfirma] förde böckerna för CINAR.
• När revisorerna kontaktade CINARs revisor fick de veta att revisorn i själva verket inte hade något. Därför kunde ingen löneinformation styrkas.
• CINAR kunde inte ta fram merparten av lönebeskeden för den personal som omfattades av EG-kontrakten.
• Kunde inte bevisa att de var betalda.
• Lönebeskedsformulären kunde han inte visa.
• Fakturorna från underleverantörerna föreföll inte vara legitima på grund av [] avsaknaden av mervärdesskattenummer och dessutom kunde CINAR inte bevisa att de hade betalats.
• Resultaten av revisionen meddelades CINAR genom skrivelsen med slutsatser [den 15 september 2003]. Svaren från CINAR var mycket vaga och svarade inte på någon av frågorna.
• om han medgav att det kontrakt som CINAR hade undertecknat med kommissionen krävde att CINAR skulle bevisa de kostnader som lagts ned på kontraktet och att CINAR inte hade gjort detta. Revisionen avslutades därför och resultaten överlämnades till de berörda direktoraten för genomförande.

2. [Klaganden] och LF medgav att det fanns vissa problem med deras administration eftersom de alla var tekniska personer och inte ekonomisk [personal]. De hade därför lagt ut redovisningen på entreprenad, men det fanns problem med kommunikationen. [klaganden] vidhåller dock att löneuppgifterna skickades till EG för all personal utom en. [Kommissionens revisor] har inte tillgång till sådana uppgifter och har aldrig sett dem. [Klaganden] och FL hävdar båda att underleverantörernas fakturor var legitima och uppfyllde kraven i brittisk lagstiftning.

3. [Kommissionens revisor] informerade dem om den mycket strikta åtskillnaden mellan arbetsuppgifterna vid kommissionen/GD RTD. Revisionsenheten utför revisionen och vidarebefordrar slutsatserna av resultatet till det berörda direktoratet för genomförande. Revisionsenheten får inte på något sätt påverka genomförandet av resultaten. Det är endast utanordnaren vid direktoratet som får fatta beslut om att revisionsresultaten inte har genomförts eller endast delvis har genomförts. CINAR skulle behöva vända sig till de berörda direktoraten och övertyga dem om deras argument [till exempel avseende det tekniska arbete som utförts]. [Kommissionens revisor] är villig att förse CINAR med kontaktuppgifter.

4. [Kommissionens revisor] informerade också CINAR om att den externa revisionsenheten, om de berörda direktoraten så begärde, var villig att utföra en ny revision, men uppgav att om en sådan revision ägde rum måste CINAR försäkra sig om att alla kostnader bokförs och styrks korrekt tillsammans med betalningsbevis och att inga undantag skulle godtas. [Klaganden] instämde i detta."

Dessutom kunde kommissionen inte förhandla med ett granskat företag för att komma fram till ett visst revisionsresultat avseende det. Det är endast på grundval av tydlig, väsentlig och ömsesidig information och dokumentation som varje revisionsresultat kan beaktas.

Omkring juni 2005 fick den externa revisionsenheten kännedom om ett e-postmeddelande från klaganden till en ekonomiansvarig vid direktorat J vid GD Forskning och innovation, där det stod att ”[kommissionens revisor] gick med på att ompröva resultatet av revisionen och lovade oss ett svar på vårt ärende i slutet av mötet”. Den 10 juni 2005 svarade kommissionens revisor på följande sätt:

"Under detta möte [den 28 februari 2005] förklarade jag tydligt att den externa revisionsenhetens (GD RTD R4) roll var "uttömd", eftersom kommissionens granskning av CINAR avslutades 2003. Dessutom påpekade jag att jag inte (i betydelsen ”saknar behörighet”, med tanke på uppdelningen av arbetsuppgifter inom kommissionen) kunde granska granskningsresultaten och engagera mig i genomförandet av dem, eftersom det var utanordnarna vid GD Forsknings berörda operativa direktorat som ensamt ansvarade för detta.”

Kommissionens slutsatser

Av ovanstående drog kommissionen slutsatsen att i) den på ett korrekt sätt hade utövat sina avtalsenliga rättigheter att genomföra en revision av fyra av sina avtal med CINAR, ii) den anser att revisorerna alltid har uppfört sig korrekt, iii) CINAR hölls informerat om resultaten, erbjöds tillräckligt med tid och möjligheter att försvara sig och tillhandahålla den begärda informationen. iv) arten av begäran om denna information var tydlig, och v) det inte hade förekommit några administrativa missförhållanden och ingen orättvis behandling.

Klagandens synpunkter

Klaganden vidhöll sitt klagomål och hävdade att han hade försett kommissionen och LF med de uppgifter som saknades när deras rapport fortfarande endast befann sig på förslagsstadiet. Kommissionens slutsatser grundade sig emellertid enbart på förslaget till rapport, trots att kommissionen vid den tidpunkten hade tillgång till uppgifter om löner och tidrapporter avseende personalkostnader och allmänna omkostnader.

Eftersom CINAR hade besökts av tre medlemmar av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning (Olaf) som vid den tidpunkten noggrant undersökte alla CINAR:s projekt under perioden 1996-2006, inklusive de projekt som redan hade granskats, gick det utöver CINAR:s begränsade resurser att lämna ett omfattande och punktligt svar på kommissionens yttrande.

Med hänvisning till de ofullständiga slutsatserna i utkastet till rapport om de fyra granskade kontrakt som vid den tidpunkten behandlades av Olaf föreslog klaganden att ombudsmannen skulle avbryta alla ytterligare åtgärder avseende detta klagomål.

Den 29 januari 2008 skickade klaganden ytterligare en skrivelse till ombudsmannen med information om slutförandet av Olafs utredning, som omfattade de fyra ovannämnda kontrakten.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Europeiska ombudsmannen noterar att Europeiska kommissionen under undersökningens gång uttryckte sin oro över huruvida detta klagomål av den 5 augusti 2005 kunde tas upp till prövning. Klaganden gjorde gällande att villkoret för upptagande till sakprövning av tidsfristen på två år för att inge ett klagomål till ombudsmannen inte hade iakttagits, eftersom de omständigheter som klagomålet grundade sig på inträffade den 20–21 augusti 2002 (datumet för revisionen) och den 29 maj 2003 (datumet för översändandet av utkastet till revisionsrapport).

1.2 Ombudsmannen förstår inte av ovanstående uttalanden att kommissionen ville ifrågasätta ombudsmannens behörighet att handlägga detta ärende. Han påpekar i detta avseende att klagomålet inte bara omfattade revisionen, som faktiskt ägde rum mer än två år innan klagomålet lämnades in till honom, utan även de händelser som följde av revisionen och således ägde rum efter den. Dessa händelser omfattade kommissionens begäran av den 15 september 2003 om att klaganden inom en månad skulle inkomma med synpunkter på utkastet till revisionsrapport för att fullt ut respektera klagandens rätt till försvar och rätt att bli hörd.

Ombudsmannen välkomnar dock kommissionens uttalande att den, i en anda av gott samarbete med ombudsmannen, beslutade att ta upp alla klagandens anmärkningar.

1.3 Ombudsmannen noterar vidare att klaganden i sina synpunkter nämnde Olafs utredning. Han påpekar dock att detta klagomål ursprungligen lämnades in mot kommissionen och att de frågor som rör Olafs utredningar därför inte behandlas i ombudsmannens föreliggande beslut.

1.4 Slutligen noterar ombudsmannen att klaganden i sina iakttagelser bad honom att vidta interimistiska åtgärder och skjuta upp verkställandet av slutsatserna från revisionen. Ombudsmannen klargör därför att han, till skillnad från domstolar, inte har befogenhet att besluta om interimistiska åtgärder.

2 Påstådd orättvis behandling

2.1 Klaganden, ett litet konsultföretag med expertis inom kol- och biomassaförbränning och utsläppskontroll, ingick fyra forskningskontrakt med kommissionen inom ramen för fjärde ramprogrammet och femte ramprogrammet för forskning och teknisk utveckling. Dessa kontrakt gällde forskning inom områdena biomassa, giftiga metaller och utvalda utsläpp av klorerade föreningar, samt korrosion och optimerad kontroll av brännarens bankprestanda och förbättrad livslängd för anläggningen (projekt/kontrakt VISCON, TESSA, CORROSION och ENDASH).

På grundval av de relevanta bestämmelserna i dessa avtal beslutade kommissionen att genomföra en revision av klagandens räkenskaper i samband med genomförandet av dessa avtal. Kommissionen tilldelade revisionen till ett externt revisionsföretag, men dess egen revisionsenhet var också involverad.

Den 20-21 augusti 2002 kontrollerade de externa revisorerna handlingar i klagandens lokaler och intervjuade klagandens anställda.

Utöver möten mellan klaganden och kommissionen ägde därefter en skriftväxling rum mellan i) klaganden och de externa revisorerna, ii) de externa revisorerna och den klagandes revisorer, och iii) klaganden och kommissionen.

Klaganden hävdade i huvudsak att kommissionen hade behandlat en extern revision och dess efterföljande faser orättvist. Klaganden har lagt fram fem specifika argument till stöd för sitt påstående (”argumenten i–v”).

2.2 Kommissionen tog ställning till var och en av klagandens specifika argument separat. Sammanfattningsvis ansåg kommissionen att den på ett korrekt sätt hade utövat sin avtalsenliga rätt att genomföra en revision av fyra av sina avtal med CINAR. Den ansåg att revisorerna alltid uppförde sig korrekt. CINAR informerades om revisorernas iakttagelser och erbjöds tillräckligt med tid och möjligheter att försvara sig och lämna den begärda informationen. Det var tydligt vilken typ av begäran om upplysningar det rörde sig om. Kommissionen drog slutsatsen att dess externa revisorer och kommissionen själv behandlade klaganden rättvist. Kommissionen vidhöll också att klaganden under besöket på plats i CINAR:s lokaler hade uppgett att han ansåg att revisionsförfarandet hade tillämpats korrekt under hela besöket på plats.

2.3 Ombudsmannen kommer att behandla detta påstående genom att hänvisa till vart och ett av de särskilda argument (i)-(v), som den klagande lade fram till stöd för ett sådant påstående.

Argument i) om revisorernas beteende

2.4 Klaganden hävdade att CINAR:s företrädare "ficks att känna sig som brottslingar inför revisorerna, och (...) till och med en rasistisk kommentar yttrades under en av intervjusessionerna ". Vidare hävdade klaganden att "[s]yftet med revisionen verkar gränsa till en besatthet att stänga ner oss".

2.5 När det gäller uttalandet om "besattheten att stänga CINAR"motargumenterade kommissionen att den helt enkelt hade genomfört en revision enligt de normala förfaranden som föreskrivs i EG-kontrakten och respekterat alla potentiella garantier för det granskade företaget. När det gäller den "rasiga" kommentaren underströk kommissionen att klaganden inte hade specificerat vilka kommentarer som hade gjorts som kunde klassificeras som "rasiga" och att han inte heller hade identifierat vem som hade lämnat några sådana kommentarer.

2.6 Ombudsmannen påpekar i detta avseende att kommissionen ansåg att den, på grundval av de relevanta bestämmelserna i artikel 24.1 i bilaga II till avtalen i fråga, hade rätt att utföra revisionen upp till två år efter det att avtalet hade löpt ut. Dessutom föreskrevs förfarandet i samband med revisionen i artikel 26 (”Revision”) i bilaga II till avtalen.

2.7 På grundval av tillgängliga bevis förefaller kommissionens externa revisorer och kommissionens revisor vid flera tillfällen ha begärt upplysningar från klaganden i skrivelser och e-postmeddelanden (5 september, 19 september, 24 september, 8 oktober, 14 oktober, 30 oktober, 8 november och 27 november 2002 samt den 13 januari och 4 mars 2003) för att komplettera dokumentationen i fråga. Dessutom träffade de klaganden den 28 februari 2005 för att höra hans argument.

2.8 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att klaganden inte lade fram några underbyggda bevis till stöd för sitt argument att revisionen var utformad för, eller "var ett uttryck för en tvångsmässig ansträngning"att stänga CINAR.

2.9 Ombudsmannen noterar dessutom att i) kommissionen i sin åsikt starkt förnekade att dess tjänstemän eller externa revisorer gjorde "rasmässiga" eller andra kommentarer som fick personalen i det granskade företaget att känna sig som brottslingar och ii) klaganden inte utvecklade detta särskilda argument i sina efterföljande iakttagelser. Ombudsmannen anser därför att det inte är lämpligt att genomföra ytterligare undersökningar med avseende på dessa två argument om revisorernas beteende.

Argument ii) om åsidosättande av rätten till privatliv

2.10 Klaganden hävdade att CINAR:s rätt till integritet inte hade respekterats eftersom personuppgifter och avtalsuppgifter, inklusive storleken på de löner som betalats ut till enskilda forskare, hade begärts.

2.11 Kommissionen förlitade sig på bestämmelserna i de granskade kontrakten och angav sammanfattningsvis att klaganden var skyldig att i) föra räkenskaper och göra dem tillgängliga under en revision med all detaljerad information som ingick i dem i enlighet med den nationella lagstiftning som är tillämplig på redovisning. I enlighet med dessa bestämmelser uppmanades klaganden också att ii) uppge namnen på de personer som arbetade enligt de fyra avtalen och dessutom, när det gäller två av avtalen, den tid som enskilda personer ägnar åt projekten, för vilken lön; och huruvida denna lön faktiskt hade betalats av CINAR. Kommissionen förklarade också att sådana uppgifter var nödvändiga för att kontrollera om det belopp som CINAR begärde för sina personalkostnader var korrekt.

2.12 Ombudsmannen anser att kommissionens förklaring är rimlig och att han inte finner några administrativa missförhållanden när det gäller klagandens argument (ii).

Argument iii) avseende icke-närstående och omotiverade uppgifter

2.13 Klaganden hävdade att kommissionen hade begärt icke-närstående och omotiverade uppgifter, såsom "en fullständig förteckning över alla förslag och projekt, som (...) måste ligga utanför ramen för en revision, eftersom endast en bråkdel av [CINAR:s] förslag godtogs och finansierades av kommissionen."

2.14 I sitt yttrande motiverade kommissionen sitt behov av att ta del av dessa dokument eftersom CINAR, sammanfattningsvis, vid tidpunkten för revisionen redan hade deltagit i ett antal andra pågående EU-finansierade projekt, där nästan alla CINAR:s anställda hade arbetat. Revisorerna ansåg därför att det var motiverat att bedöma om det fortfarande fanns tillgängliga personalresurser vars arbete kunde skiljas från andra projekt som genomfördes av CINAR, vilket gjorde det möjligt för dem att anställas för att genomföra avtalen i fråga. Kommissionen uppgav också att CINAR använde mycket stora variationer i omkostnader för kontrakt inom fjärde ramprogrammet (från 40 % upp till 100 %) och underlät att nämna namnen på nyckelpersonal som arbetade för projekten.

2.15 Mot bakgrund av ovanstående förklaring förefaller kommissionens begäran om en fullständig förteckning över alla förslag och projekt vara rimlig. Dessutom gick klaganden med på att lämna information om alla förslag under besöket på plats den 20–21 augusti 2002, vilket kommissionen har anfört och klaganden inte bestred, och denna överenskommelse registrerades i protokollet från besöket. Ombudsmannen finner därför att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller klagandens argument (iii).

Argument iv) att endast en del av löneuppgifterna saknades och argument v) om rollen för kommissionens revisor

2.16 Klaganden hävdade att de externa revisorerna i revisionsrapporten (utkastet och slutrapporten) hade lämnat ett falskt uttalande om att "ingen löneinformation erhölls från CINAR". Han hävdade att han hade lämnat en del av löneinformationen.

2.17 Kommissionen vidhöll att dess revisor bekräftade att inga löneuppgifter hade mottagits under besöket på plats och att revisorerna hänvisades till CINAR:s revisorer, som i sin tur förnekade att de hade tillgång till sådana handlingar.

2.18 Ombudsmannen påpekar dock att han i sin förståelse av klagandens argument hänvisade till den partiella löneinformationen om VISCON-projektet som bifogades hans skrivelse till de externa revisorerna av den 30 juli 2003, dvs. daterad efter a) besöket på plats, b) samrådet med klagandens revisorer och c) det utkast till revisionsrapport som överlämnades till honom den 29 maj 2003.

I detta avseende har klaganden också framfört sitt argument v) att även om han faktiskt lämnade denna information (oavsett datum) agerade kommissionens revisor orättvist eftersom han inte ändrade den revisionsrapport som utarbetats av de externa revisorerna utan godtog den som slutlig.

Klaganden fokuserade därför på rollen för kommissionens revisor från det att den externa revisionsbyråns revisionsrapport färdigställdes fram till mötet med företrädare för CINAR den 28 februari 2005. Klaganden kritiserade särskilt kommissionens revisors beslut att godkänna den revisionsrapport som utarbetats av de externa revisorerna och att avvisa alla klagandens förklaringar och bevis enbart på grund av att den inte hade lämnats tidigare.

2.19 Inledningsvis noterar ombudsmannen att de externa revisorerna i sitt svar av den 3 september 2003 på klagandens skrivelse av den 30 juni 2003 med de partiella löneuppgifterna förklarade att revisionsrapporten redan hade färdigställts den 29 maj 2003. De förklarade också att om de, på grundval av den partiella löneinformation som nu lämnats, skulle ändra revisionsrapporten skulle detta kräva en betydande mängd ytterligare arbete och kostnaden för detta ytterligare arbete skulle behöva bäras av CINAR. Beloppet för detta ytterligare arbete uppgick till cirka 2 900 pund sterling, exklusive mervärdesskatt. Det förefaller som om klaganden inte gjorde någon sådan betalning.

2.20 Utan att ta ställning till de externa revisorernas begäran om en sådan utbetalning uppstår därför frågan om kommissionens revisor kunde vidta åtgärder för att ändra den slutliga revisionsrapporten av den 15 september 2003 och avvika från utkastet till rapport av den 29 maj 2003 för att ta hänsyn till de partiella löneuppgifter som under tiden hade lämnats.

2.21 Mot bakgrund av den information som lämnats av båda parter noterar ombudsmannen därför att den klagande, genom korrespondens (6) från kommissionen till både klaganden och CINAR:s revisorer, efter besöket på plats den 20-21 augusti 2002 hade fått flera möjligheter att lägga fram tillräckliga bevis, särskilt fullständig löneinformation efter revisionen.

Ombudsmannen noterar också att kommissionen vid många tillfällen, bland annat i sitt e-postmeddelande av den 5 september 2002, har betonat vikten av att tillhandahålla fullständig löneinformation genom att understryka att detta var den viktigaste kvarstående informationen.

Kommissionen hade dessutom klargjort för klaganden att revisorerna skulle tvingas avsluta sin rapport utan denna information om denna information inte mottogs. Den gav den klagande en slutlig tidsfrist fram till den 30 november 2002 för att lämna fullständiga löneuppgifter.

Det verkar dock som om klaganden inte lämnade fullständiga utan endast partiella löneuppgifter och gjorde det endast åtta månader efter det att den ovannämnda tidsfristen löpte ut. Kommissionen har inte heller förklarat varför den inte kunde iaktta tidsfristen.

2.22 Mot bakgrund av ovanstående verkar det inte som om kommissionens revisor agerade orättvist mot klaganden genom att inte ändra slutrapporten på grundval av de partiella löneuppgifterna. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen i revisionsrapporten har tagit med kopior av både klagandens skrivelse av den 30 juli 2003 och de externa revisorernas svar av den 3 september 2003 där de tackar klaganden för de partiella lönebeskeden (7). Kommissionen förefaller således i sin revisionsrapport korrekt ha hänvisat till det partiella tillhandahållandet av löneuppgifter. Ombudsmannen finner därför inte något fall av administrativt missförhållande från kommissionens sida när det gäller klagandens argument (iv).

2.23 När det gäller rollen för kommissionens revisor i allmänhet noterar ombudsmannen i) den information som lämnats till honom i samband med denna undersökning, ii) I synnerhet de relevanta bestämmelser som reglerar de granskade kontrakten JOR3-CT98-0285, ENV4-CT97-0597, ENK5-CT99-0002 och ENK5-CT99-0025. iii) De relevanta iakttagelserna i revisionsrapporten om att den ekonomiska förvaltningen av dessa kontrakt inte genomfördes på ett godtagbart sätt och att rapporten inte uppfyllde kraven i kontraktet. och iv) de utförliga förklaringar som kommissionen lämnat i sitt yttrande. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det inte har fastställts att vare sig kommissionens revisor eller kommissionen behandlade klaganden orättvist med avseende på den externa revisionen och dess efterföljande faser.

Kommissionens förklaring i dess uttalande visar i stället att dess revisor tillämpade bestämmelserna i de relevanta avtalen. Det förefaller dessutom som om klaganden hade fått möjlighet att försvara sina rättigheter innan den slutliga revisionen godkändes.

Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden när det gäller klagandens argument (v).

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit något administrativt missförhållande från kommissionens sida när det gäller klagandens argument till stöd för hans påstående om orättvisa. När det gäller argumentet om uttalandet av påstådda "ras" eller andra kommentarer som fick personalen i det granskade företaget att känna sig som brottslingar eller att revisionen var ett uttryck för en tvångsmässig ansträngning att stänga CINAR, av de skäl som förklaras i punkt 2.9 ovan, anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar är motiverade.

Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Revisionen gällde följande forskningsavtal som ingåtts mellan kommissionen och CINAR i egenskap av uppdragstagare: i) JOR3-CT98-0285 om tillämpning av utnyttjande och utsläpp av biomassarester från industriella förbränningsanläggningar – ENDASH, ii) ENV4-CT97-0597 om kvantifiering och kontroll av giftiga metaller, anrikade submikronpartiklar och utvalda klorerade föreningar från cementkilnar som eldas med alternativa bränslen – TESSA. iii) ENK5-CT99-0002 om eldstadskorrosion i koleldade värmepannor – KORROSION. och iv) ENK5-CT99-0025 on V isual Sensing for Optimised Control of Burner Bank Performance and Enhanced Plant Lifetime – VISCON.

(2) Avtalsperioderna var följande: ENDASH från och med den 1 januari 1999 till och med den 31 december 2001. TESSA från och med den 1 juni 1998 till och med den 30 november 2000. KORRIGERING från och med den 1 maj 2000 till och med den 30 april 2003. och VISCON från och med den 1 april till och med den 31 mars 2003.

(3) Se fotnot 1.

(4) LF var medlem i det internationella revisionsnätverket I/A med vilket kommissionen vid den tidpunkten hade ett ramavtal. Ett särskilt avtal i detta syfte ingicks med detta företag i juli 2002.

(5) Revisionsrapport, s. 7 (avsnitt 4.1).

(6) I synnerhet e-postmeddelanden av den 5 september, den 24 september, den 8 oktober och den 27 november 2002 samt skrivelser av den 27 november 2002, den 13 januari, den 30 januari och den 4 mars 2003.

(7) Se revisionsrapporten, s. 71-73 (klagandens skrivelse av den 30 juli 2003) och s. 74 (Littlejohn Frasiers svar av den 3 september 2003).