Strasbourg den 24 maj 2006

Bästa dr K.,

Den 27 april 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på Mermayde Consultancys vägnar. Ditt klagomål gällde Europeiska kommissionens beslut att återkräva medel som beviljats ett projekt inom Femte ramprogrammet.

Den 26 maj 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 4 oktober 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 21 november 2005.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts. Jag ber om ursäkt för den tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klaganden, Mermaydes verkställande direktör och företrädare är de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande.

Mermayde Consultancy ("Mermayde") var samordnare för ett projekt kallat TRAP-LRM, som fick finansiering från kommissionen inom ramen för femte ramprogrammet.

Den 4 november 2004 tillställde kommissionen Mermayde ett beslut om att återkräva det belopp på 52 589,23 euro som hade beviljats för projektet. Kommissionen förklarade att vissa kostnader inte ansågs vara stödberättigande eftersom, i strid med reglerna i det fjärde ramprogrammet, underleverantörernas totala kostnader inte längre beaktades.

Under kontraktsförhandlingsfasen och genomförandet av projektet verkade dock kommissionens personal inte vara medveten om de ändrade reglerna inom Femte ramprogrammet.

Inom ramen för det fjärde ramprogrammet, som Mermayde hade erfarenhet av, tillät kommissionen att de totala kostnaderna för underleverantörer beaktades, även om endast en del av dessa kostnader begärdes. Vid utarbetandet av TRAP-LRM-förslaget under den första omgången av Femte ramprogrammet tillhandahölls budgetuppgifter för varje partner, med angivande av både de totala kostnaderna och de belopp för vilka finansiering från kommissionen skulle begäras.

Kommissionen informerade Mermayde om att förslaget behölls för avtalsförhandlingar. Kommissionen angav inte att endast partnernas kostnader, och inte underleverantörernas, skulle vara fullt stödberättigande.

Under avtalsförhandlingarna informerade varken kommissionens vetenskapliga tjänsteman eller finanstjänstemannen Mermayde om att enligt femte ramprogrammet skulle endast de faktiska kostnader som parterna ådragit sig utgöra stödberättigande kostnader och att Mermayde därför, med hjälp av underleverantörsstrukturen, kunde ådra sig allvarliga förluster. Kommissionen borde ha varnat Mermayde för de eventuella negativa effekterna av att använda underleverantörer och borde ha rekommenderat Mermayde att i stället omvandla de planerade underleverantörerna till partner. Kommissionen lämnade dock ingen sådan information och avtalet undertecknades. I bilaga I till avtalet angavs den totala fastställda kostnaden, inklusive underleverantörernas kostnader och kommissionens bidrag. I bilaga II angavs dock att endast samordnarens faktiska kostnader för underleverantörer skulle vara stödberättigande. De två bilagorna var därför förvirrande.

Projektet genomfördes framgångsrikt och kommissionen gjorde slutbetalningen. Kommissionen granskade dock projektet senare och revisorerna höll inte med om projektets finanser eftersom de totala kostnaderna inte angavs i kostnadsredovisningen. Revisorerna begärde därför att Mermayde skulle återbetala ett belopp på 52 589,23 euro. Mermayde medgav att underleverantörernas totala faktiska kostnader inte angavs i kostnadsredovisningen, men informerade revisorerna om att det skulle vara möjligt att lägga fram bevis för de totala faktiska kostnaderna. Revisorerna nämnde inte något om att sådana bevis inte skulle lösa problemet eftersom uppdragstagaren inte ådragit sig kostnaderna i fråga.

På grundval av revisionen skickade kommissionen en skrivelse om återkrav till Mermayde. Mermayde svarade kommissionen och föreslog att den skulle samla in och lämna in handlingar för att styrka underleverantörernas totala kostnader. Kommissionen samtyckte till detta och bad också Mermayde att lämna in en ny kostnadsredovisning. Återigen underlät kommissionen att nämna att underleverantörernas totala kostnader inte kunde beaktas.

Bevis på underleverantörernas totala kostnader samlades in och skickades till kommissionen. I stället för att godta beviset skickade kommissionen en ny skrivelse om återkrav, i vilken följande angavs: "Enligt avtalet kan endast sådana kostnader ersättas som bl.a. har uppkommit under projektets löptid och som har bokförts i respektive deltagares räkenskaper. När det gäller kostnader för underentreprenad innebär detta att dessa endast kan ersättas (enligt den taxa som fastställs i avtalet, här 48,37 %) i den utsträckning som underleverantören har lämnat in en faktura till dig som du (helt) har betalat. Relevanta är dina faktiska kostnader. En jämförelse (och tillhörande redovisningar) mellan "verkliga kostnader" för underentreprenad och deras "faktiska begärda belopp" är därför irrelevant och de "nya" kostnadsredovisningarna är inte godtagbara."

Klaganden hävdade att kommissionens beslut att återkräva det belopp på 52 589,23 euro som beviljats projektet TRAP-LRM inom ramen för femte ramprogrammet var orättvist.

Klaganden hävdade att han hade undertecknat avtalet i god tro på grundval av sin erfarenhet av de regler som är tillämpliga enligt fjärde ramprogrammet och att kommissionen borde ha informerat honom om de nya reglerna och de eventuella negativa konsekvenserna av att anlita underleverantörer.

Klaganden begärde att kommissionen skulle dra tillbaka sitt beslut om återkrav och återbetala det återkrävda beloppet på 52 589,23 euro till projektsamordnaren Mermayde.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen sammanfattningsvis följande synpunkter.

Bakgrund

År 2000 ingick Mermayde, företrädd av klaganden, Geels gemensamma forskningscentrum (GFC) och Europeiska kommissionens generaldirektorat för forskning TRAP-LRM-kontraktet inom ramen för femte ramprogrammet. I avtalet föreskrevs att en del av arbetet skulle utföras av nio underleverantörer, vilka angavs i bilaga 1. I bilaga 1 definieras deras roll som "SC", dvs. underleverantörer som är knutna till samordnaren Mermayde.

Enligt artikel 3 i avtalet beräknades de totala stödberättigande kostnaderna för projektet uppgå till 222 750 euro och det maximala gemenskapsbidraget fastställdes till 107 950 euro. Budgetfördelningen mellan huvudparterna (Mermayde och GFC) fastställdes i tabellen över den preliminära fördelningen av de beräknade stödberättigande kostnaderna. För Mermayde fastställdes gemenskapens finansiella stöd till 48,37 % av de stödberättigande kostnaderna.

Projektet inleddes den 1 januari 2001 och en förskottsbetalning på 43 160 euro gjordes den 15 mars 2001. En första mellanliggande betalning på 39 726,21 euro gjordes den 23 september 2002. Kommissionens ekonomiansvarige godkände alla kostnader som Mermayde hade redovisat för projektet (55 918,71 euro) och drog av 18 192,50 euro för att få tillbaka en del av det ursprungliga förskottet. Finanstjänstemannen grundade emellertid felaktigt betalningen på en ersättningsnivå på 100 procent och inte på den avtalsenliga nivån på 48,37 procent.

I april 2004 genomförde kommissionen en finansiell revision av avtalet. Revisorerna bekräftade att i stort sett alla kostnader som godkänts av ekonomitjänstemannen var stödberättigande och motiverade, särskilt alla kostnader för underentreprenad som Mermayde lämnat in. Det gjordes endast en mindre kostnadsjustering på 4 860,84 euro till förmån för kommissionen på totalkostnadsnivå. Till följd av revisionen måste dock 52 589,23 euro återkrävas. Beloppet på 2 351,19 euro var en uppföljning av kostnadsjusteringen, medan Mermayde skulle återbetala 50 238,04 euro till följd av den ursprungliga överbetalningen med en ersättningsnivå på 100 % i stället för 48,37 %.

Förevarande anmärkning

Det har inte skett någon förändring mellan det fjärde och det femte ramprogrammet när det gäller underleverantörernas roll och stödberättigande kostnader för underentreprenad. I båda ramprogrammen var underleverantörerna inte själva kontraktsparter med avtalsförbindelser till kommissionen. Entreprenörer (samordnare och andra entreprenörer) fick dock lägga ut vissa delar av sitt arbete på underentreprenad. Sådana kostnader var stödberättigande i den mån de ”påfördes avtalet” i enlighet med avtalsvillkoren (artikel 14.3 i del C i bilaga II till avtalet) och ersattes därför till uppdragstagaren enligt den ersättningsnivå som fastställs i avtalet och som är tillämplig på uppdragstagarens samtliga kostnader (i detta fall 48,37 %).

Det fanns ingen motsättning mellan bilaga I och bilaga II till avtalet. Även om det var riktigt att termen "partner" användes i bilaga I, identifierades tydligt alla enheter utom Mermayde och GFC som SC, dvs. underleverantörer. I tabellen över kostnadsfördelningen nämndes dessutom endast dessa två enheter som deltagare i projektet. Det stod därför klart för klaganden från kostnadsfördelningstabellen att underleverantörerna, såsom de identifierats i formuläret för utarbetande av kontrakt, inte fick rollen som entreprenörer. Detta bekräftades i klagandens skrivelse av den 23 juni 2000.

Klaganden hade bred erfarenhet av projekt inom olika ramprogram. Han deltog i tio projekt inom ramen för det fjärde ramprogrammet, där han också stötte på de ersättningsregler som gäller för underleverantörer. Eftersom dessa regler inte hade ändrats från det fjärde till det femte ramprogrammet, måste han ha känt till dem. Under dessa omständigheter fanns det ingen särskild skyldighet för den kommissionspersonal som deltog i förhandlingarna att ge klaganden råd om de potentiella ekonomiska konsekvenserna av överenskommelsen.

Enligt både det fjärde och det femte ramprogrammet kunde underleverantörernas (totala) kostnader (inklusive deras vinst) till fullo godtas som stödberättigande kostnader för den huvudentreprenör som ingick underleverantörsavtalet. Ersättningsnivån, som var tillämplig på alla kostnader som hänfördes till uppdragstagaren, berodde dock på överenskommelsen i avtalet med kommissionen, dvs. 35 % för demonstrationsverksamhet, 50 % för FoTU-åtgärder eller upp till 100 % för kompletterande åtgärder.

Klaganden uppgav att underleverantörernas ”faktiska totala kostnader” inte angavs i kostnadsredovisningarna, men att ”det skulle vara möjligt att lämna en motivering”. Klagandens uttalande återspeglade dock inte kraven för stödberättigande och ersättning av kostnader för underentreprenad enligt avtalet. För att vara stödberättigande måste sådana kostnader bokföras i uppdragstagarens räkenskaper och kopior av underleverantörernas relevanta fakturor måste bifogas kostnadsredovisningarna (artiklarna 13.1 och 14.3 i de allmänna villkoren). Detta innebar att en entreprenör endast kunde begära ersättning för kostnader för underentreprenad om han hade fått en faktura från underentreprenören, hade betalat respektive belopp till underentreprenören och hade bokfört detta belopp i sina räkenskaper. Kommissionens faktiska ersättning för dessa kostnader berodde därefter på den ersättningsnivå som fastställts i avtalet, vilken i förevarande fall var 48,37 procent. Av detta följer att om underleverantörerna faktiskt hade högre kostnader och kunde ha utfärdat högre fakturor, skulle dessa fakturor först ha betalats i sin helhet av Mermayde för att vara stödberättigande. Kostnaderna i fråga skulle då kunna ersättas till 48,37 %. Ersättningsnivån i fråga innebar faktiskt att Mermayde var tvunget att stå för 51,63 % av alla stödberättigande kostnader, inklusive kostnader för underentreprenad.

Kommissionen hade inte, som klaganden hävdade, ändrat sin tolkning av femte ramprogrammets avtalsmässiga konsekvenser. Det var emellertid korrekt att säga att det vid den finansiella revisionen upptäcktes ett fel i hanteringen av de betalningar som gjorts för projektet, nämligen att ersättningsnivån för Mermayde borde ha varit 48,37 procent och inte 100 procent. Detta förklarade beloppet för återkravet. Genom att vidta dessa korrigerande åtgärder agerade kommissionen helt i linje med avtalsvillkoren och revisionsslutsatserna. Kommissionen beklagade felet, som dock var tydligt för klaganden med tanke på avtalsarrangemangen.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter gjorde klaganden sammanfattningsvis följande anmärkningar:

Ombudsmannen uppmanade kommissionen att avge sitt yttrande senast den 15 september 2005. Yttrandet var daterat den 4 oktober 2005, vilket innebar att kommissionen dröjde nästan tre veckor med att avge sitt yttrande.

Klagomålet sammanfattades inte korrekt av kommissionen i dess yttrande, eftersom det verkliga innehållet i klagomålet var att kommissionen borde ha informerat Mermayde om att dess underleverantörer borde ha blivit underleverantörer till kommissionen för att säkerställa att Mermayde skulle ha varit berättigat till ersättning för underleverantörernas kostnader.

Mermaydes erfarenhet av tidigare projekt inom programmet för standarder, mätning och provning visar att underleverantörer till analyslaboratorier, som utförde arbete till ett värde av flera tusen euro, ersattes med upp till 100 % av de kostnader för vilka ersättning begärts. Mermayde kunde medge att det inte hade skett någon formell ändring av reglerna mellan det fjärde och det femte ramprogrammet i fråga om underleverantörernas roll och stödberättigande kostnader för underentreprenad. Tolkningen av dessa regler och deras genomförande kan dock ha ändrats.

Faktum kvarstår att de två bilagorna till avtalet var förvirrande och kontroversiella. I bilaga I visades alla deltagare, inklusive underleverantörer (även om alla beskrevs som ”partner”) med de totala kostnader som identifierats och det EU-bidrag som begärts, medan det i bilaga II angavs att endast samordnarens faktiska kostnader för underleverantörer var stödberättigande. Frågan var därför inte huruvida underleverantörerna korrekt beskrevs som sådana. Problemet var att det i finansieringsöversikten angavs totala kostnader och begärda belopp för underleverantörerna och Mermayde antog därför att de begärda beloppen faktiskt kunde begäras från kommissionen. Kommissionen hade förmodligen rätt i juridisk mening när den hävdade att endast 48,37 % av de 50 % som anges i tabellen var stödberättigande kostnader, men detta faktum var förvisso förvirrande.

Han hade faktiskt under många år arbetat med projekt för kommissionen, även som samordnare. Fram till 1995 var han dock anställd av en annan organisation och arbetade endast som ansvarig forskare, inte som ekonomiansvarig. Det avtal som är aktuellt i förevarande klagomål var det tionde avtal som ingicks mellan kommissionen och Mermayde. Alla dessa avtal var dock inte av samma karaktär. Endast ett av dessa kontrakt gällde ett projekt som liknade projekt som genomfördes inom ramen för det fjärde ramprogrammet. Detta projekt var ett FoTU-projekt, medan det aktuella projektet var det första inom ramen för en "kompletterande åtgärd" med andra villkor och regler än de som gäller för FoTU-kontrakt.

I diskussionerna med revisorerna motsades inte förslaget att finna ytterligare motivering för de totala kostnaderna för underentreprenad. Kommissionen bortsåg emellertid från det faktum att en skrivelse skickades till finanstjänstemannen, i vilken det föreslogs att Mermayde skulle samla in och lämna in all dokumentation som kunde motivera underleverantörernas totala kostnader, som svar på vilket finanstjänstemannen i ett e-postmeddelande av den 7 juni 2004 uppmanade Mermayde att skicka den föreslagna motiveringen tillsammans med en ny kostnadsredovisning. Det stod därför klart att finanstjänstemannen inte fullt ut förstod de ekonomiska konsekvenserna och klaganden utförde därför ett betydande arbete för att samla in motiveringar. Kommissionen ansåg dock inte att de motiveringar som lämnats var relevanta.

Beslutet

1 Inledande anmärkning

1.1 I sina synpunkter påpekade klaganden att kommissionen skickade sitt yttrande nästan tre veckor för sent.

1.2 Ombudsmannen noterar att det verkligen förekom en försening i kommissionens framläggande av sitt yttrande. Eftersom förseningen var begränsad, och med tanke på att kommissionen i det följebrev som åtföljde yttrandet beklagade förseningen, finner ombudsmannen inga skäl att gå vidare med ärendet.

2 Det påstått oskäliga beslutet om återkrav

2.1 Klagomålet gäller kommissionens beslut att återkräva medel som beviljats ett projekt inom Femte ramprogrammet, samordnat av Mermayde Consultancy ("Mermayde") . Enligt klaganden, som klagade på Mermaydes vägnar, begärde kommissionen att ett belopp på 52 589,23 euro skulle återkrävas, eftersom vissa kostnader inte ansågs vara stödberättigande på grund av att underleverantörernas totala kostnader, i strid med reglerna i det fjärde ramprogrammet, inte längre beaktades. Inom ramen för det fjärde ramprogrammet, som Mermayde hade erfarenhet av, tillät kommissionen att underleverantörernas totala kostnader beaktades, även om endast en del av dessa kostnader begärdes. Vid utarbetandet av förslaget under den första omgången av Femte ramprogrammet tillhandahölls budgetuppgifter för varje partner, med angivande av både de totala kostnaderna och de belopp för vilka finansiering från kommissionen skulle begäras. Kommissionen informerade Mermayde om att förslaget behölls för avtalsförhandlingar men angav inte att endast kostnader som uppkommit för partnerna, och inte för underleverantörer, skulle vara fullt stödberättigande. I bilaga I till avtalet angavs den totala fastställda kostnaden, inklusive underleverantörernas kostnader, och kommissionens bidrag. I bilaga II angavs dock att endast samordnarens faktiska kostnader för underleverantörer skulle vara stödberättigande. De två bilagorna var därför förvirrande.

2.2 Klaganden förklarade vidare att kommissionen, efter det att projektet hade slutförts framgångsrikt, genomförde en revision och att revisorerna inte höll med om projektets finanser eftersom de totala kostnaderna inte angavs i kostnadsredovisningen. Revisorerna begärde därför att Mermayde skulle återbetala ett belopp på 52 589,23 euro. Mermayde medgav att underleverantörernas totala faktiska kostnader inte angavs i kostnadsredovisningen, men informerade revisorerna om att det skulle vara möjligt att lägga fram bevis för de totala faktiska kostnaderna. Revisorerna nämnde inte att sådana bevis inte skulle lösa frågan om ersättning, eftersom uppdragstagaren inte ådragit sig kostnaderna i fråga. Bevis på underleverantörernas totala kostnader samlades in och skickades till kommissionen. I stället för att godta beviset skickade kommissionen en ny skrivelse om återkrav, i vilken följande angavs: "Enligt avtalet kan endast sådana kostnader ersättas som bl.a. har uppkommit under projektets löptid och som har bokförts i respektive deltagares räkenskaper. När det gäller kostnader för underentreprenad innebär detta att dessa endast kan ersättas (enligt den taxa som fastställs i avtalet, här 48,37 %) i den utsträckning som underleverantören har lämnat in en faktura till dig som du (helt) har betalat. Relevanta är dina faktiska kostnader. En jämförelse (och tillhörande redovisningar) mellan "verkliga kostnader" för underentreprenad och deras "faktiska begärda belopp" är därför irrelevant och de "nya" kostnadsredovisningarna är inte godtagbara."

Klaganden hävdade att kommissionens beslut att återkräva det belopp på 52 589,23 euro som beviljats projektet TRAP-LRM inom ramen för femte ramprogrammet var orättvist.

Klaganden hävdade att han hade undertecknat avtalet i god tro på grundval av sin erfarenhet av de regler som är tillämpliga enligt fjärde ramprogrammet och att kommissionen borde ha informerat honom om de nya reglerna och de eventuella negativa konsekvenserna av att anlita underleverantörer.

2.3 Enligt kommissionen undertecknades ett avtal med Mermayde, företrädd av klaganden, och det gemensamma forskningscentrumet i Geel (GFC) inom ramen för femte ramprogrammet, enligt vilket en del av arbetet skulle utföras av nio underleverantörer, vilka anges i bilaga 1. Enligt artikel 3 i avtalet beräknades de totala stödberättigande kostnaderna för projektet uppgå till 222 750 euro och det maximala gemenskapsbidraget fastställdes till 107 950 euro. Budgetfördelningen mellan huvudparterna (Mermayde och GFC) fastställdes i tabellen över den preliminära fördelningen av de beräknade stödberättigande kostnaderna. För Mermayde fastställdes gemenskapens finansiella stöd till 48,37 % av de stödberättigande kostnaderna. Kommissionens ekonomiansvarige godkände alla kostnader som Mermayde hade redovisat för projektet (55 918,71 euro) och drog av 18 192,50 euro för att få tillbaka en del av det ursprungliga förskottet. Finanstjänstemannen grundade emellertid felaktigt betalningen på en ersättningsnivå på 100 procent och inte på den avtalsenliga nivån på 48,37 procent. I april 2004 genomförde kommissionen en finansiell revision av avtalet. Revisorerna bekräftade att i stort sett alla kostnader som godkänts av ekonomitjänstemannen var stödberättigande och motiverade, särskilt alla kostnader för underentreprenad som Mermayde lämnat in. Det gjordes endast en mindre kostnadsjustering på 4 860,84 euro till förmån för kommissionen på totalkostnadsnivå. Till följd av revisionen måste dock 52 589,23 euro återkrävas. Beloppet på 2 351,19 euro var en uppföljning av kostnadsjusteringen, medan Mermayde var tvunget att återbetala 50 238,04 euro till följd av den ursprungliga överbetalningen med en ersättningsnivå på 100 % i stället för 48,37 %.

2.4 Kommissionen hävdade vidare att det inte hade skett någon förändring mellan det fjärde och det femte ramprogrammet när det gäller underleverantörernas roll och stödberättigandet för kostnader för underentreprenad. I båda ramprogrammen var underleverantörerna inte själva kontraktsparter med avtalsförbindelser till kommissionen. Entreprenörer (samordnare och andra entreprenörer) fick dock lägga ut vissa delar av sitt arbete på underentreprenad. Sådana kostnader var stödberättigande i den mån de ”påfördes avtalet” i enlighet med avtalsvillkoren (artikel 14.3 i del C i bilaga II till avtalet) och ersattes därför till uppdragstagaren enligt den ersättningsnivå som fastställs i avtalet och som är tillämplig på uppdragstagarens samtliga kostnader (i detta fall 48,37 %). Det fanns ingen motsättning mellan bilaga I och bilaga II till avtalet. Även om det var riktigt att termen "partner" användes i bilaga I, identifierades tydligt alla enheter utom Mermayde och GFC som "SC", dvs. underleverantörer. I tabellen över kostnadsfördelningen nämndes dessutom endast dessa två enheter som deltagare i projektet. Det stod därför klart för klaganden från kostnadsfördelningstabellen att underleverantörerna, såsom de identifierats i formuläret för utarbetande av kontrakt, inte fick rollen som entreprenörer.

2.5 Kommissionen erinrade om att klaganden uppgav att de "verkliga totala kostnaderna" för underleverantörerna inte angavs i kostnadsredovisningarna, men att "det skulle vara möjligt att lämna en motivering". Kommissionen hävdade dock att klagandens uttalande inte återspeglade kraven på stödberättigande och ersättning för kostnader för underentreprenad enligt avtalet. För att vara stödberättigande måste sådana kostnader bokföras i uppdragstagarens räkenskaper och kopior av underleverantörernas relevanta fakturor måste bifogas kostnadsredovisningarna (artiklarna 13.1 och 14.3 i de allmänna villkoren). Detta innebar att en entreprenör endast kunde begära ersättning för underentreprenadkostnader om han hade fått en faktura från underentreprenören, hade betalat respektive belopp till underentreprenören och hade bokfört detta belopp i sina räkenskaper. Kommissionens faktiska ersättning för dessa kostnader berodde därefter på den ersättningsnivå som fastställts i avtalet, vilken i förevarande fall var 48,37 procent. Av detta följer att om underleverantörerna faktiskt hade haft högre kostnader och hade kunnat utfärda högre fakturor, skulle dessa fakturor först ha betalats i sin helhet av Mermayde för att vara stödberättigande. Kostnaderna i fråga skulle då kunna ersättas till 48,37 %. Denna ersättningsnivå innebar att Mermayde var tvunget att stå för 51,63 % av alla stödberättigande kostnader, inklusive kostnader för underentreprenad. Kommissionen hade inte, som klaganden hävdade, ändrat sin tolkning av femte ramprogrammets avtalsmässiga konsekvenser. Det var emellertid korrekt att säga att det vid den finansiella revisionen upptäcktes ett fel i behandlingen av de betalningar som gjorts för projektet, nämligen att ersättningsnivån för Mermayde borde ha varit 48,37 procent och inte 100 procent. Detta förklarade beloppet för återkravet.

2.6 I sina synpunkter hävdade klaganden att klagomålet inte sammanfattades korrekt av kommissionen i dess yttrande, eftersom det verkliga innehållet i klagomålet var att kommissionen borde ha informerat Mermayde om att dess underleverantörer borde ha blivit uppdragstagare till kommissionen för att säkerställa att Mermayde skulle ha varit berättigat till ersättning för underleverantörernas kostnader. Mermayde kunde emellertid medge att det inte hade skett någon formell ändring av reglerna mellan det fjärde och det femte ramprogrammet i fråga om underleverantörernas roll och stödberättigande kostnader för underentreprenad. Han tillade att tolkningen av dessa regler och deras genomförande kan ha ändrats. Problemet var att de totala kostnaderna och de begärda beloppen för underleverantörerna identifierades i finansieringsöversikten och Mermayde antog därför att de relevanta beloppen faktiskt kunde begäras från kommissionen. Kommissionen hade förmodligen rätt i juridisk mening när den hävdade att endast 48,37 % av de 50 % som anges i tabellen var stödberättigande kostnader, men detta faktum var förvisso förvirrande. I diskussionerna med revisorerna motsades inte förslaget att finna ytterligare motivering för de totala kostnaderna för underentreprenad. Kommissionen bortsåg dock från det faktum att en skrivelse skickades till finanstjänstemannen, i vilken det föreslogs att Mermayde skulle samla in och lämna in all dokumentation som kunde motivera underleverantörernas totala kostnader, som svar på vilket finanstjänstemannen uppmanade Mermayde att skicka den föreslagna motiveringen tillsammans med en ny kostnadsredovisning. Det stod därför klart att finanstjänstemannen inte fullt ut förstod de ekonomiska konsekvenserna och klaganden utförde därför ett betydande arbete för att samla in motiveringar. Kommissionen ansåg dock inte att de motiveringar som lämnats var relevanta.

2.7 Ombudsmannen noterar följande från korrespondensen mellan den klagande och kommissionen, av vilka kopior lämnades in av den klagande till stöd för hans klagomål. Den 1 juni 2004 skickade klaganden en skrivelse till kommissionen i vilken han bland annat angav följande: ”Som framgår av det ursprungliga förslaget och avtalet med kommissionen uppgick det begärda beloppet till 48,37 % av de totala kostnaderna. (...) I dessa underleverantörsavtal fastställdes arbetet och det högsta ekonomiska bidrag som de skulle få fakturera Mermayde. (...) Mermayde har inte tagit med de verkliga totala kostnaderna i respektive kostnadsredovisning. (...) När jag har alla bevis på de totala kostnaderna kan jag - om så krävs - utarbeta en reviderad kostnadsredovisning för hela projektperioden, som visar att det begärda beloppet inte överstiger de avtalsenliga 48,37 % av de totala kostnaderna." (1) Genom en skrivelse av den 17 juni 2004 lämnade klaganden in nya kostnadsredovisningar till kommissionen och förklarade att ”Endast skillnaden är de totala faktiska kostnader som underleverantörerna ådragit sig. Det begärda beloppet är identiskt med det belopp som begärts tidigare. Detta innebär att den begärda procentandelen ligger under det värde på 48,37 % som anges i avtalet (2).

2.8 Av ovanstående framgår att Mermayde instruerade sina underleverantörer att fakturera företaget för endast 48,37 procent av deras totala kostnader och att Mermayde för sin del endast deklarerade 48,37 procent av de totala kostnaderna för projektet till kommissionen. Detta bekräftas ytterligare av följande. De totala beräknade kostnaderna för projektet uppgick till 222 750 euro (3), medan de totala godkända kostnaderna för projektet uppgick till 97 303,97 euro (4), dvs. 43,68 % av de totala beräknade kostnaderna. Enligt kommissionen godtogs i stort sett alla kostnader som Mermayde hade redovisat. Om inte de verkliga kostnaderna för projektet var mycket lägre än väntat tyder detta på att Mermayde endast redovisade mindre än 50 % av de verkliga kostnaderna.

2.9 Ombudsmannen anser att det är ostridigt att gemenskapens ekonomiska bidrag till projektet fastställdes till 48,37 % av de totala kostnaderna för projektet, upp till högst 107 950 euro. Frågan kvarstår dock hur kostnaderna skulle ha redovisats för att kunna finansieras. På grundval av punkterna 2.7 och 2.8 ovan förefaller klaganden anse att 48,37 % av de totala kostnaderna för projektet borde ha deklarerats och sedan borde ha fått finansiering. Kommissionen tycks däremot anse att de totala kostnaderna för projektet borde ha redovisats, varav 48,37 % då skulle få finansiering.

2.10 Ombudsmannen erinrar i detta sammanhang om att det i artikel 3 i avtalet föreskrivs att "de totala beräknade stödberättigande kostnaderna för projektet uppgår till 222 750 euro" och att "gemenskapen skall finansiera de stödberättigande kostnaderna för projektet (...) upp till högst 107 950 euro". Ombudsmannen tolkar denna artikel som att gemenskapsfinansieringen tillhandahölls på grundval av de stödberättigande kostnaderna för projektet. Ombudsmannen anser vidare att alla kostnader måste deklareras för att kommissionen skulle kunna fastställa de stödberättigande kostnaderna för projektet. Kommissionen skulle då finansiera 48,37 % av de kostnader som den ansåg vara stödberättigande. Kommissionens ståndpunkt att de totala kostnaderna för projektet borde ha redovisats förefaller därför rimlig.

2.11 Ombudsmannen erinrar vidare om att det i artikel 16 i bilaga II till avtalet föreskrivs att "[f]örmånliga kostnader skall ersättas om de motiveras av huvudparten". Det är i förevarande fall ostridigt att Mermayde var huvudentreprenör. Eftersom Mermayde endast verkar ha lämnat motiveringar för mindre än 50 % av de totala kostnaderna, förefaller det rimligt att kommissionen endast har tillhandahållit finansiering för 48,37 % av dessa motiverade kostnader.

2.12 Ombudsmannen noterar dock klagandens argument att ekonomitjänstemannen rådde honom att skicka motiveringar för de totala kostnaderna för underentreprenad, men att kommissionen i slutändan inte ansåg att motiveringarna var relevanta. Ombudsmannen erinrar i detta avseende om att det i artikel 13 i bilaga II till avtalet föreskrivs att stödberättigande kostnader ska ”fastställas i enlighet med redovisningsprincipen på grundval av historiska kostnader och huvudpartens sedvanliga interna regler” och ”bokföras”. Det förefaller således som om kostnaderna för att vara stödberättigande måste bokföras hos huvudparten (i detta fall Mermayde). I artikel 14.3 i samma bilaga föreskrivs att underentreprenad kan debiteras kontraktet om ”kopior, bestyrkta av de berörda huvudparterna, av relevanta fakturor bifogas motsvarande kostnadsredovisningar”, vilket ytterligare tyder på att underentreprenadkostnader måste faktureras huvudparten, dvs. bokföras i huvudpartens räkenskaper. Kommissionen förefaller således ha handlat i enlighet med avtalet när den ansåg att endast de kostnader för underleverantörerna som faktiskt burits av huvudentreprenören, det vill säga Mermayde, var stödberättigande till 48,37 procent. Ombudsmannen finner inget i korrespondensen mellan klaganden och kommissionens ekonomiansvarige som tyder på att denne rådde Mermayde att lägga fram bevis för underleverantörernas kostnader som Mermayde inte hade burit, särskilt inte eftersom han i ett e-postmeddelande av den 7 juni 2004 (5) hänvisar till "stödjande handlingar och fakturor"(6).

2.13 Enligt ombudsmannen framgår det av ovanstående att klaganden har missförstått hur det berörda gemenskapsfinansieringssystemet fungerar och hur kostnaderna borde ha redovisats. Frågan kvarstår således huruvida det fanns något i förberedelserna för undertecknandet av avtalet som borde ha fått kommissionen att misstänka att det hade förekommit ett missförstånd och fått den att klargöra avtalet för klaganden.

2.14 Ombudsmannen erinrar i detta avseende om att klaganden ansåg att de två bilagorna till avtalet var förvirrande, särskilt eftersom de totala kostnaderna och de begärda beloppen för underleverantörerna angavs i finansieringstabellen i bilaga I, medan det i bilaga II angavs att endast de faktiska kostnader för underleverantörer som samordnaren hade gjort var stödberättigande. Ombudsmannen noterar att i den aktuella finansieringsöversikten angavs underleverantörerna, tillsammans med deras respektive totala kostnader och ”EU-bidrag”, som varierade mellan 0 och 100 % av de totala kostnaderna. Det är riktigt att finansieringsöversikten, om man tittar på underleverantörerna var för sig, inte är förenlig med kommissionens uppfattning om hur kostnaderna skall redovisas för att kunna finansieras, eftersom kostnaderna för en viss underleverantör, betraktade var för sig, inte kan finansieras av gemenskapen till 100 procent. Efter att ha fakturerat Mermayde skulle endast 48,37 % av underleverantörens fakturerade kostnader erhålla gemenskapsfinansiering. Ombudsmannen anser dock inte att finansieringsöversikten i fråga har gett tillräckliga skäl för kommissionen att misstänka klagandens förståelse av finansieringssystemet, eftersom hela det förtecknade ”EU-bidraget” fastställdes till 107 950 euro, helt i linje med artikel 3 i avtalet. Ombudsmannen har inte funnit något annat skäl till att kommissionen borde ha misstänkt att klaganden hade missförstått finansieringssystemet.

2.15 När det gäller klagandens argument i klagomålet att kommissionen borde ha informerat honom om de nya reglerna i det femte ramprogrammet och de eventuella negativa konsekvenserna av att använda underleverantörer, noterar ombudsmannen att klaganden i sina synpunkter medgav att reglerna förmodligen inte hade ändrats mellan det fjärde och det femte ramprogrammet när det gäller stödberättigande kostnader för underentreprenad, men att tolkningen av reglerna kunde ha gjort det. Ombudsmannen har dock inte funnit några uppgifter som tyder på att kommissionen inom ramen för det fjärde ramprogrammet tolkade reglerna på ett sådant sätt att de finansierade kostnader för andra enheter än huvudparterna som inte hade tagits över av dessa avtalsparter genom fakturering. Ombudsmannen noterar vidare att de ”negativa konsekvenserna” av att använda underleverantörer kunde ha undvikits genom att dessa underleverantörer fakturerade Mermayde sina totala kostnader, som sedan skulle ha fått finansiering på grundval av dessa totala kostnader. Ombudsmannen finner därför ingen informationsskyldighet i denna fråga.

2.16 Ombudsmannen anser verkligen att det är beklagligt att klaganden verkar ha missförstått kommissionens finansieringssystem. Mot bakgrund av ovanstående finner han dock att kommissionen inte har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i ärendet.

2.17 Trots ovanstående noterar ombudsmannen att kommissionen i sin andra skrivelse om återkrav av den 4 november 2004 förklarade innebörden av kostnader som "bokförts" i samband med kostnader för underentreprenad och angav att dessa kostnader endast kan ersättas enligt den taxa som fastställs i avtalet (i detta fall 48,37 %) i den mån en underleverantör har lämnat in en faktura till entreprenören som entreprenören har betalat i sin helhet. Ombudsmannen anser att det, för att undvika eventuella framtida missförstånd när det gäller finansieringen av kostnader för underentreprenad, skulle vara lämpligt om kommissionen kunde vidta åtgärder för att förbättra tydligheten i de kontrakt som tillhandahåller gemenskapsfinansiering genom att uttryckligen förklara de villkor som måste uppfyllas för att dessa kostnader ska beaktas. Ombudsmannen kommer att göra ytterligare en anmärkning i detta avseende.

3 Klagandens yrkande

3.1 Klaganden hävdade att kommissionen borde dra tillbaka sitt beslut om återkrav och återbetala det återkrävda beloppet på 52 589,23 euro till projektsamordnaren Mermayde.

3.2 Kommissionen hävdade att revisorerna vid kommissionens revision av projektet i april 2004 bekräftade att i stort sett alla kostnader som godkänts av ekonomitjänstemannen var stödberättigande och motiverade, särskilt alla kostnader för underentreprenad som Mermayde hade lämnat in. Det gjordes endast en mindre kostnadsjustering på 4 860,84 euro till förmån för kommissionen på totalkostnadsnivå. Till följd av revisionen måste dock 52 589,23 euro återkrävas. Beloppet på 2 351,19 euro var en uppföljning av kostnadsjusteringen, medan Mermayde var tvunget att återbetala 50 238,04 euro till följd av en första överbetalning med en ersättningsnivå på 100 % i stället för 48,37 %. Finanstjänstemannen hade felaktigt grundat utbetalningen på en ersättningsnivå på 100 procent och inte på den avtalsmässigt fastställda nivån på 48,37 procent. Genom att vidta korrigerande åtgärder och begära återbetalning av det överskjutande beloppet agerade kommissionen helt i linje med avtalsvillkoren och revisionsslutsatserna. Kommissionen beklagade felet, som dock var tydligt för klaganden med tanke på avtalsarrangemangen.

3.3 Ombudsmannen anser att det är ostridigt i detta fall att ersättningsnivån skulle vara 48,37 %. Det framgår vidare av punkt 3.2 ovan att kommissionen förefaller ha gjort en korrekt beräkning av de stödberättigande kostnaderna, vilket innebär att det faktiskt har skett en felaktig överbetalning. Tyvärr verkar denna överbetalning ha sammanfallit med klagandens missförstånd av beräkningen av de stödberättigande kostnaderna och han märkte därför inte felet. På grundval av ombudsmannens slutsats i punkt 3.2 ovan att det inte föreligger något administrativt missförhållande förefaller kommissionens beslut om återkrav rimligt och klagandens påstående kan därför inte godtas.

4 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

YTTERLIGARE ÅTERMÄRKNING

Ombudsmannen anser att det, för att undvika eventuella framtida missförstånd när det gäller finansieringen av kostnader för underentreprenad, skulle vara lämpligt om kommissionen kunde vidta åtgärder för att förbättra tydligheten i de kontrakt som tillhandahåller gemenskapsfinansiering genom att uttryckligen förklara de villkor som måste uppfyllas för att dessa kostnader ska beaktas.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Ombudsmannens understrykning.

(2) Ombudsmannens understrykning.

(3) Artikel 3 i avtalet, av vilken en kopia lämnades in av klaganden tillsammans med hans klagomål.

(4) Övergripande finansiell översikt, bifogad kommissionens skrivelse av den 11 maj 2004 till Mermayde, av vilken klaganden lämnade in kopior tillsammans med sitt klagomål.

(5) En kopia av denna ingavs av klaganden tillsammans med hans klagomål.

(6) Ombudsmannens understrykning.