Strasbourg den 14 november 2005

Bäste X,

Den 6 april 2005 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen angående uppsägningen av ditt avtal om tekniskt bistånd.

Den 29 april 2005 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande.

Den 26 april 2005 skickade ni ett e-postmeddelande om ert ärende och mitt kontor svarade den 27 april 2005. Den 20 maj 2005 skickade ni ytterligare ett e-postmeddelande med frågor om ombudsmannens förfarande, som mitt kansli besvarade genom ett e-postmeddelande av den 23 maj 2005. Den 26 juli 2005 och den 7 september 2005 informerade mitt kontor er per e-post om situationen när det gäller mottagandet av kommissionens yttrande.

Kommissionen avgav sitt yttrande den 5 september 2005. Jag översände den till Er den 21 september 2005 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 27 september 2005. Den 4 oktober 2005 hade ni ett telefonsamtal med mitt kontor om ert brev av den 27 september 2005.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna följande:

Den 17 mars 2003 ingick klaganden ett avtal om tekniskt bistånd med kommissionens delegation i ett tredje land "Y" ("delegationen") för samordning av "S"-programmet i det landet.

Genom en skrivelse av den 20 december 2004 informerade delegationschefen klaganden om att han hade för avsikt att säga upp klagandens kontrakt av omstruktureringsskäl. Genom en skrivelse av den 30 december 2004 sades avtalet upp (1). Alla betalningar av utestående räkningar avbröts.

Genom en skrivelse av den 8 mars 2005 begärde klaganden en vänskaplig förlikning i tvisten och krävde betalning av sina räkningar från november och december 2004 samt betalning för tjänster som inte utförts på grund av uppsägningen av avtalet (dvs. avgifter för 13 månader och 21 dagar, till ett belopp av 137 135,37 euro).

Den 6 april 2005 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen. Han hävdade att uppsägningen av hans avtal var omotiverad och krävde betalning av hans räkningar från november 2004 (10 000 euro och "YYY"(2) 14 929 627 euro) och december 2004 (7 424,51 euro och YYY 14 578 850 euro) samt betalning för icke levererade tjänster (137 135,37 euro, vilket motsvarar 13 månader och 21 dagars tjänster).

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen sammanfattningsvis följande synpunkter:

Bakgrund till tvisten

Den 17 mars 2003 ingick Republiken Y, å ena sidan, och den klagande, å andra sidan, ett avtal om tekniskt bistånd enligt vilket den klagande skulle fungera som "samordnare för S-programmen i land Y". Kontraktet finansierades genom 8:e Europeiska utvecklingsfonden (nedan kallad 8:e EUF) som omfattas av den ram för ömsesidiga åtaganden om utnyttjande av S-överföringar för åren 1996–1999 (nedan kallad KOMS 1996–1999) som ingicks den 24 januari 2003 mellan kommissionen och regeringen i land Y.

Tilldelningen och genomförandet av kontraktet regleras följaktligen av den fjärde Lomékonventionen, ändrad genom det avtal som undertecknades i Mauritius den 4 november 1995 (nedan kallad "den ändrade fjärde Lomékonventionen")(3), av den gemensamma organisationen av marknaden för byggentreprenader, varor och tjänster 1996-1999, av de allmänna föreskrifterna för upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster som finansieras av EUF (4) (nedan kallade "de allmänna föreskrifterna") och av den allmänna uppdragsbeskrivningen för upphandling av tjänster som finansieras av EUF (5).

Kommissionens skyldigheter i fråga om finansiell kontroll av åttonde EUF fastställs i budgetförordningen av den 16 juni 1998 för utvecklingsfinansieringssamarbete enligt fjärde Lomékonventionen (6) (nedan kallad budgetförordningen för åttonde EUF).

På grundval av artiklarna 302 och 312 i den ändrade fjärde Lomékonventionen har ekonomi-, finans- och budgetministern i land Y, i egenskap av EUF:s nationella utanordnare, delegerat befogenheten att i sitt namn förhandla om, ingå och förvalta avtalet med klaganden till kommissionen.

Avtalets genomförandeperiod var 36 månader efter undertecknandet och löpte således ut den 17 maj 2006.

S-programmet gällde stabilisering av exportintäkterna för jordbruksprodukter som omfattas av artiklarna 186-212 i den ändrade fjärde Lomékonventionen. Klaganden anlitades som samordnare för stödcellen ”S”.

Genom en skrivelse av den 20 december 2004 översände klaganden till delegationen en förteckning över situationen för ärendena inom stödenheten "S". Enligt ovannämnda datum hade denna förteckning upprättats redan den 17 december 2004. Den 21 december 2004 överlämnade klaganden till delegationen den bil och mobiltelefon som ställts till hans förfogande (en rapport om överlämnandet upprättades). Efteråt reste den klagande till Europa.

Den 30 december 2004 skrev delegationen till klaganden och uppgav att han, på grundval av de uppgifter som den hade fått, hade lämnat sin tjänst och slutgiltigt lämnat landet, och att delegationen i så fall skulle vara tvungen att säga upp avtalet och ställa in alla betalningar.

I en skrivelse av den 13 januari 2005 skrev klagandens advokat till delegationen och uppgav att klaganden hade begärt en vänskaplig förlikning i tvisten. Detta krav upprepades i en skrivelse av den 27 januari 2005. Genom en skrivelse av den 8 mars 2005 begärde klaganden betalning av sina fakturor från november och december 2004 samt betalning av fakturor för icke levererade tjänster. I sitt klagomål till ombudsmannen uppskattade klaganden sitt sammanlagda anspråk till 158 890,88 euro enligt följande:

• 10 000 euro – räkning november 2004
• YYY 14 929 627 - proposition november 2004 (dvs. 2 191 euro)
• 7 424,51 euro - räkning december 2004
• YYY 14 578 850 - räkning december 2004 (dvs. 2 140 euro)
• 137 135,37 euro – ej levererade tjänster.

I en skrivelse av den 3 juni 2005 skrev klagandens advokat att hans klient kunde gå med på att kräva ett minskat belopp och godta räkningar och kostnader för perioden november–december 2004, under förutsättning att han inte ålades något skadestånd.

Genom en skrivelse av den 13 juni 2005 informerade delegationen klaganden om att hans avtal hade sagts upp på grundval av artikel 41.2 b i den allmänna instruktionen på grund av att avtalet inte hade fullgjorts. I den skrivelsen informerade delegationen klaganden om att det belopp som han fortfarande var skyldig uppgick till 17 421,51 euro och YYY 5 901 695 euro (dvs. 2 387 euro), men att utbetalningen av dessa belopp sköts upp i avvaktan på den slutliga bedömningen av de skador som kunde debiteras honom.

Yttrande över klagomålet

Under det sista halvåret 2004 upptäckte den nationella utanordnaren allvarliga problem i förvaltningen av de S-program för vilka den klagande var samordnare, och informerade delegationen. Till exempel begärde myndigheterna i land Y i skrivelser av den 2 och 5 augusti 2004 förtydliganden från klaganden när det gäller icke motiverade ansökningar om förskott på 1 056 978 431 euro (dvs. 155 141 euro) som gjorts inom ramen för det särskilda protokollet (SP) 07/2001. I en skrivelse av den 29 november 2004 om SP 05/2003 begärde den nationella utanordnaren också delegationens godkännande av en exceptionell omkreditering av YYY 736 794 746 (dvs. 108 145 euro) för att betala ”Centre Technique Horticole de T.” (CTHT).

Inom ramen för SP 05/2003 avbröts CTHT:s begäran om omfinansiering inom den normala tidsfristen i månader i stödcellen ”S” innan den anlände till den nationella utanordnaren med avsevärd försening. Under denna väntetid var CTHT skyldigt att använda det återstående förskottsbeloppet, vilket lämnade CTHT utan medel. Av denna anledning begärdes undantagsvis en ny kredit.

Den verksamhetsrapport nr 2/2004 för perioden mars-augusti 2004 som den klagande skickade in den 6 oktober 2004 visade också på de svårigheter som stödcellen "S" ställdes inför. I den rapporten föreslog klaganden själv att stödenheten skulle "dra sig ur den dagliga förvaltningen av projekten" och att hans roll skulle omorienteras.

Det är i detta sammanhang som delegationen den 1 december 2004 skickade en skrivelse till den nationella utanordnaren och uppgav att den, på grundval av verksamhetsrapporten från stödenheten "S" och programmets allmänna framsteg, var tvungen att dra slutsatsen att den klagande inte fullgjorde de uppgifter som han tilldelats enligt sitt kontrakt och att en omstrukturering av förvaltningen av "S"-programmet planerades med ett kortare uppsägningsdatum för den klagandes kontrakt.

Ett förslag till tillägg till avtalet utarbetades. I beslutet föreskrevs att avtalsperioden skulle förkortas från den 17 maj 2006 till den 31 januari 2005.

Förslag av den 20 december 2004

Genom en skrivelse av den 20 december 2004 översände delegationen utkastet till tillägg till klaganden och uppmanade honom att underteckna det. Omedelbart efter det att skrivelsen av den 20 december 2004 hade skickats avgick klaganden från sin tjänst. Eftersom klaganden inte undertecknade det föreslagna tillägget förblev dock det ursprungliga avtalet giltigt i sin helhet. Genom att lämna företaget åsidosatte klaganden allvarligt sina avtalsförpliktelser.

På grundval av artikel 41.2 b i det allmänna mandatet kan avtalet sägas upp med sju dagars varsel om den tekniska assistenten inte utför tjänsterna i enlighet med avtalet eller fortsätter att inte utföra avtalet 14 dagar efter det att han eller hon underrättades om att betalningarna hade ställts in på grundval av artikel 35.11.

I artikel 41.3 i den allmänna uppdragsbeskrivningen anges att uppsägningen av kontraktet inte påverkar andra rättigheter eller befogenheter för byggentreprenadens huvudman, som har rätt att själv utföra tjänsterna. Enligt artikel 41.7 i den allmänna uppdragsbeskrivningen har huvudmannen för byggentreprenaden rätt att erhålla skadestånd från entreprenören för den skada som lidits.

Meddelande om avtalsbrott av den 30 december 2004

Den 30 december 2004 skickade delegationen en skrivelse till klaganden med information om att han tycktes ha lämnat sin tjänst definitivt. Denna skrivelse utgjorde ett meddelande i den mening som avses i artikel 41.2 b i det allmänna mandatet, som gav klaganden möjlighet att uppfylla de avtalsenliga skyldigheterna.

Uppsägning av avtalet och fastställande av utestående belopp (13 juni 2005)

Genom en skrivelse av den 13 juni 2005 underrättade delegationen klaganden om att hans avtal hade sagts upp på grundval av artikel 41.2 b i det allmänna mandatet. I samma skrivelse informerade delegationen klaganden om att det belopp som skulle betalas för fakturor och ersättningsgilla kostnader för november och december 2004 uppgick till 17 421,51 euro och YYY 5 901 695 euro. I skrivelsen angavs emellertid att utbetalningen av dessa belopp sköts upp i avvaktan på den slutliga bedömningen av de skador som huvudmannen för bygg- och anläggningsarbetena kunde begära på grund av att tjänsten avgick utan förvarning och på grund av brister i förvaltningen av de olika projekt som klaganden ansvarade för.

I en skrivelse av den 3 juni 2005 bad den nationella utanordnaren delegationen att med EUF:s budget finansiera en revision av den finansiella korrektheten i de projekt som klaganden förvaltade fram till sin avresa. Slutsatserna av denna revision bör göra det möjligt för myndigheterna i land Y att fastställa det eventuella skadeståndsbelopp som ska återkrävas från klaganden. Kostnaderna för revisionen kan också debiteras honom. Om skadeståndsbeloppet skulle vara lägre än beloppet för de uppskjutna beloppen kommer mellanskillnaden att betalas ut till klaganden. I motsatt fall måste ett belopp återkrävas från den klagande.

Den klagandes kandidatur av den 29 november 2004 för land Z

Företaget T. genomför ett avtal om tekniskt bistånd i land Z, som också finansieras genom åttonde EUF. Inom ramen för detta avtal föreslog T. genom en skrivelse av den 29 november 2004 till kommissionens delegation i land Z att klaganden skulle ersätta en av dess experter. Enligt skrivelsen avslutar "klaganden faktiskt en liknande tjänsteresa vid delegationen i land Y" så att "han är tillgänglig från och med den 2 januari 2005". Den klagande "skulle ha tagit anställningen för att vara exklusivt tillgänglig till och med den 15 december 2004" för den nya tjänsten i land Z.

Från och med den 2 januari 2005 arbetar klaganden redan i land Z, inom ramen för detta avtal, och det förutses att han kommer att kvarstå på denna tjänst till dess att det avtal som ingåtts med T. löper ut (dvs. till och med den 28 mars 2006). Det var således innan skrivelsen av den 20 december 2004 hade utfärdats som klaganden förklarade att han var tillgänglig för en annan tjänst, genom att ange att hans beskickning i land Y höll på att avslutas. Hans kandidatur till tjänsten i land Z, som T. översände redan den 29 november 2004, är inte förenlig med den genomförandeperiod för hans kontrakt i land Y som löpte fram till den 17 maj 2006.

Begäran om en vänskaplig lösning

Klaganden begärde en vänskaplig förlikning i tvisten. I en skrivelse av den 22 mars 2005 uppmanade delegationen den nationella utanordnaren att ta ställning till klagandens begäran om en vänskaplig förlikning. Den senare kan endast besluta om en eventuell vänskaplig förlikning efter att ha fått kännedom om resultaten av revisionen.

Slutsats

Kommissionen anser att betalningsinställelsen för fakturorna från november och december 2004 gjordes i enlighet med de regler som gäller för de kontrakt som finansieras genom åttonde EUF. Detta uppskov var nödvändigt för att den huvudansvarige för byggentreprenaden skulle kunna fastställa ersättningen för eventuella skador. Kommissionen har agerat i enlighet med reglerna och inga administrativa missförhållanden har förekommit.

Klagandens synpunkter

Klaganden påpekade att inga allvarliga brister hade meddelats honom under fullgörandet av hans kontrakt. Det plötsliga beslutet att säga upp hans kontrakt fattades utan diskussion och utan att lyssna på hans synpunkter.

Klaganden uppgav dock att han, för att avsluta ärendet, drog tillbaka sitt klagomål och att han skulle vara beredd att godta kommissionens argument vid mottagandet av en "attestation de service".

Klaganden godtog också att eventuella skador - som skulle fastställas genom en revision - för eventuella brister i förvaltningen av de räkenskaper som han ansvarade för fram till sin avgång kunde dras av från hans räkningar för november och december 2004 (17 421,51 euro och YYY 5 901 695 euro).

I ett telefonsamtal med ombudsmannens kansli den 4 oktober 2005 bekräftade klaganden att han ville dra tillbaka sitt klagomål och att han var beredd att få sina räkningar för november och december 2004 nedsatta för att täcka eventuella skador som han ålagts. Han uppgav också att han väntade på resultatet av revisionen. Klaganden klargjorde vidare att han med ”attestation de service” avsåg utfärdandet av ett intyg avseende den period under vilken han arbetade för projektet.

Beslutet

1 Den påstått omotiverade uppsägningen av avtalet om tekniskt bistånd

1.1 I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att uppsägningen av hans anställningsavtal var omotiverad. Han begärde också betalning av sina räkningar från november 2004 (10 000 euro och YYY 14 929 627 euro) och december 2004 (7424,51 euro och YYY 14 578 850 euro) samt betalning för tjänster som inte levererats (137 135,37 euro, vilket motsvarar 13 månader och 21 dagars tjänster).

1.2 Kommissionen har i sitt yttrande i detalj redogjort för de faktiska omständigheterna i ärendet. Kommissionen angav att tvisten i fråga härrörde från ett avtal som ingåtts mellan Republiken Y och klaganden den 17 mars 2003. Kommissionen hade mandat att förvalta den klagandes kontrakt i namn av och på uppdrag av regeringen i land Y. Under det sista halvåret 2004 informerade den nationella utanordnaren kommissionen om allvarliga problem i förvaltningen av det S-program för vilket den klagande var samordnare. Kommissionen påpekade att dessa problem också framgick av den verksamhetsrapport nr 2/2004 som klaganden hade översänt. På grundval av denna information informerade delegationen den nationella utanordnaren om att klaganden inte fullgjorde sina uppgifter och att en omstrukturering av förvaltningen av S-programmet planerades, vilket skulle innebära ett kortare slutdatum för klagandens kontrakt. Genom en skrivelse av den 20 december 2004 uppmanade delegationen klaganden att underteckna ett tillägg till sitt avtal. Kommissionen uppgav att klaganden övergav sin tjänst och lämnade land Y. Genom en skrivelse av den 30 december 2004 informerade delegationen klaganden om möjligheten att säga upp avtalet och ställa in de utestående betalningarna. Detta skedde slutligen genom en skrivelse av den 13 juni 2005 från delegationen. I denna skrivelse informerade delegationen också klaganden om att betalningen av fakturorna och de ersättningsgilla kostnaderna för månaderna november och december 2004 skulle skjutas upp i avvaktan på den slutliga utvärderingen av de skador som huvudmannen för arbetena kunde kräva av klaganden på grund av att denne hade lämnat sin tjänst och brister i förvaltningen av programmet hade inträffat. Kommissionen angav att dessa skador skulle fastställas genom en revision som beställts av den nationella utanordnaren. Kommissionen tillade att det var upp till den nationella utanordnaren att ta ställning till klagandens begäran om en vänskaplig förlikning. Kommissionen drog slutsatsen att uppskjutandet av betalningen av klagandens fakturor från november och december 2004 skedde i enlighet med tillämpliga regler och att det inte förekom några administrativa missförhållanden.

1.3 I sina synpunkter uppgav klaganden att han, för att avsluta ärendet, drog tillbaka sitt klagomål och var beredd att godta kommissionens argument efter att ha mottagit ett "attestation de service". Klaganden godtog också att eventuella skador - som skulle fastställas genom en revision - för eventuella brister i förvaltningen av de räkenskaper som han ansvarade för fram till sin avgång kunde dras av från hans räkningar för november och december 2004 (17 421,51 euro och YYY 5 901 695 euro).

1.4 I ett telefonsamtal med ombudsmannens kansli den 4 oktober 2005 bekräftade klaganden att han ville dra tillbaka sitt klagomål och klargjorde att han med "attestation de service" avsåg utfärdandet av ett intyg om den period under vilken han arbetade för projektet. När det gäller tjänsteintyget informerades klaganden om att ombudsmannen inte har befogenhet att utfärda ett sådant intyg och att han bör vända sig direkt till sin arbetsgivare. Under detta samtal informerades klaganden också om att det faktum att han drar tillbaka sitt klagomål i detta skede, och med tanke på att resultaten av revisionen ännu inte är kända, inte påverkar hans rätt att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen i framtiden.

1.5 Ombudsmannen noterar att klaganden drar tillbaka sitt klagomål. Utredningen avslutas därför.

1.6 När det gäller utfärdandet av ett "attestation de service" konstaterar ombudsmannen att han inte har befogenhet att utfärda ett sådant intyg. Den klagande bör rikta sin begäran direkt till sin arbetsgivare, nämligen chefen för delegationen som hade mandat från finans- och ekonomiministern i land Y att ingå och förvalta avtalet på grundval av artiklarna 302 och 312 i den ändrade fjärde Lomékonventionen, och med vilken den klagande ingick avtalet om tekniskt bistånd den 17 mars 2003.

2 Slutsats

Det framgår av den information som klaganden lämnat till ombudsmannen att han vill dra tillbaka klagomålet. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) I den skrivelse av den 30 december 2004 från delegationen som bifogades klagomålet anges att avtalet sades upp på grund av att klaganden hade lämnat sin tjänst som samordnare för S-programmet i land Y och slutgiltigt hade lämnat landet utan att informera delegationen.

2) valutan i landet i fråga.

(3) EGT L 156, 1998, s. 1.

(4) EGT L 382, 1990, s. 2.

(5) EGT L 382, 1990, s. 2.

(6) EGT L 191, 1998, s. 1.