Strasbourg den 21 april 2008

Bästa fru G.,

Den 18 november 2004 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europaparlamentets beslut att återkräva ett visst belopp av den ersättning som du hade fått i egenskap av tjänsteman i inaktiv tjänst.

Den 20 december 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till parlamentets talman. Europaparlamentet avgav sitt yttrande den 19 april 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 14 juni 2005.

Den 24 oktober 2005 skrev jag till parlamentet och bad om ytterligare information och ett kompletteringsyttrande om nya påståenden som framförts i era kommentarer. Europaparlamentet översände informationen och yttrandet den 9 december 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 11 februari 2006.

Den 30 oktober 2006 lade jag fram ett förslag till parlamentet om en vänskaplig förlikning beträffande klagomålet. Parlamentet skickade sitt svar den 15 december 2006. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 29 januari 2007.

Den 4 april 2007 bad jag parlamentet att ge mig ytterligare information om sitt svar på mitt förslag till vänskaplig förlikning, som det översände den 29 maj 2007. Den 7 juni 2007 översände jag parlamentets svar på mina ytterligare förfrågningar till er med en uppmaning att inkomma med ytterligare synpunkter, som ni skickade den 11 juni 2007.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

De relevanta omständigheterna enligt klaganden var sammanfattningsvis följande.

Klaganden hade arbetat som tjänsteman vid gemenskapsinstitutionerna i nästan 30 år när hon 1996 placerades i en icke aktiv tjänst i enlighet med artikel 41 i tjänsteföreskrifterna (1). Europaparlamentet informerade henne om sitt beslut om fastställande av hennes rättigheter (fixation des droits) innan hon blev inaktiv 1996.

I november 2003 noterade klaganden att hennes månatliga ersättning sänktes från 2 685,55 brittiska pund till 2 318,32 brittiska pund. I december 2003 sänktes den ytterligare till 1 949,32 brittiska pund. Eftersom ersättningsförklaringarna inte motiverade dessa minskningar skrev hon till parlamentet den 15 november 2003 i frågan. Eftersom hon inte fick något svar skrev hon igen den 2 januari 2004. Parlamentet svarade den 15 januari 2004 att ”på grund av en ofullständig uppgift” hade en justering som borde ha gjorts av hennes ersättning i augusti 2001 inte gjorts och att hon därför hade fått ett för högt belopp på 9 936,88 brittiska pund. Parlamentet förklarade vidare att den korrekta ersättningsnivån hade tillämpats från och med november 2003 och att ett ytterligare månatligt avdrag på 369,00 brittiska pund skulle göras till dess att hela det överskjutande beloppet hade återkrävts.

Den 26 januari 2004 skrev klaganden till parlamentet och begärde att de felaktigt utbetalda beloppen inte skulle återkrävas med tillämpning av artikel 85.2 i tjänsteföreskrifterna. Genom skrivelse av den 12 februari 2004 informerade parlamentet henne om att hennes ärende hade hänskjutits till tillsättningsmyndigheten, som skulle fatta beslut i ärendet, och att de belopp som under tiden återkrävts från hennes lön i december 2003, januari 2004 och februari 2004 skulle återbetalas.

Den 14 april 2004 fattade parlamentet beslut om hennes ansökan enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna. I detta beslut ansåg parlamentet att artikel 85 var tillämplig och att beloppet på 9 936,88 brittiska pund skulle återkrävas. Klaganden klagade över detta beslut i enlighet med artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och ifrågasatte tillämpningen av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna. Den 26 juli 2004 informerade parlamentet henne om att hennes klagomål inte kunde bifallas.

I sitt klagomål till ombudsmannen ifrågasatte klaganden parlamentets beslut om hennes klagomål enligt artikel 90.2. Hon anförde flera argument för att artikel 85 i tjänsteföreskrifterna inte var tillämplig i hennes fall. Hon gjorde i huvudsak gällande att parlamentets beslut att återkräva det belopp på 9 936,88 GBP som hade utbetalats till henne på grund av ett administrativt fel var oskäligt. Hon yrkade på att parlamentet skulle upphäva sitt beslut om återkrav. Ombudsmannen inledde en undersökning av det ovannämnda påståendet och klagandens påstående.

Frågeställningen

Europaparlamentets yttrande

Parlamentets yttrande kan sammanfattas på följande sätt.

Bakgrund

År 1994 ansökte klaganden, som hade varit tjänsteman i kategori C sedan 1976, om status som icke aktiv i enlighet med artikel 41 i tjänsteföreskrifterna. Hon tilldelades status som icke-aktiv från och med den 1 februari 1996. Tillsättningsmyndigheten hade ursprungligen avsett att hennes icke-aktiva ställning skulle träda i kraft den 15 december 1995, men klaganden motsatte sig detta med motiveringen att hon behövde mer tid för att förbereda sig för de förändringar som detta beslut innebär. I detta sammanhang ingav klaganden också ett klagomål till ombudsmannen (3) om retroaktiv tillämpning av beslutet att ge henne status som icke-aktiv. Hon ifrågasatte även lagenligheten av att återkräva för höga utbetalningar till följd av ändringen av det datum då hennes nya ställning skulle träda i kraft. Den 24 juli 1997 drog ombudsmannen slutsatsen att parlamentet inte kunde hållas ansvarigt för något administrativt missförhållande, särskilt med tanke på att institutionen, i enlighet med klagandens önskemål, hade ändrat det datum från och med vilket hennes passiva ställning skulle träda i kraft.

Klagandens ekonomiska rättigheter fastställdes slutligen genom beslut av den 6 september 1996. Den klagande skulle få den ersättning som föreskrivs i bilaga IV till tjänsteföreskrifterna. I den enda artikeln i denna bilaga anges villkoren för utbetalning av ersättning till tjänstemän som inte är yrkesverksamma. Ersättningen baserades på en degressiv procentsats som tillämpades på grundlönerna. I beslutet av den 6 september 1996 angavs bland annat att klaganden skulle erhålla 70 procent av sin grundlön från och med den 1 augusti 1996 till och med den 31 juli 2001 och 60 procent av sin grundlön från och med den 1 augusti 2001 till och med den 28 februari 2009, varefter hon skulle beviljas ålderspension. Den procentsats som tillämpades på grundlönen angavs i månadslönebeskeden.

Genom skrivelse av den 15 januari 2004 underrättade chefen för avdelningen för löner och ersättningar klaganden om att procentsatsen inte hade sänkts från 70 procent till 60 procent i augusti 2001, vilket den borde ha gjort, på grund av att alla uppgifter om hennes ersättning inte hade förts in i datasystemet. Eftersom detta fel inte hade korrigerats förrän i november 2003 hade klaganden mottagit en överbetalning på 9 936,88 brittiska pund, som skulle återkrävas genom månatliga avdrag på 369 brittiska pund från hennes bidragsutbetalningar.

Klaganden motsatte sig återkrav av felaktigt utbetalda belopp. Hon vidhöll att det var parlamentets ansvar att kontrollera att de betalningar som gjorts var korrekta. Hon gjorde även gällande att lönebeskeden inte var tillräckligt tydliga för att möjliggöra en riktig kontroll och att villkoren för tillämpning av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna följaktligen inte var uppfyllda, eftersom det var omöjligt för henne att känna till att hon hade fått för höga löner.

Klaganden försökte upphäva beslutet om återkrav i enlighet med artikel 90.1 och 90.2 i tjänsteföreskrifterna . Hennes begäran enligt artikel 90.1 i tjänsteföreskrifterna , och hennes klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna avslogs.

När det gäller klagomålet till ombudsmannen

Parlamentet noterade att det faktiskt gjorde ett misstag till följd av ett fel i inmatningen av uppgifter. Felet upptäcktes av enheten för löner och ersättningar vid kontroller som utfördes i slutet av 2003 när den IT-applikation som användes för personalens löner ändrades.

Artikel 85 i tjänsteföreskrifterna gjorde det emellertid möjligt för tillsättningsinstitutionen att återkräva belopp som den av misstag hade betalat ut. Förstainstansrätten fastslog i mål T-122/95, Chabert mot kommissionen, att "administrationens försumlighet eller misstag vid fastställandet av en tjänstemans ekonomiska rättigheter saknar betydelse för tillämpningen av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna, vilken förutsätter just att administrationen har begått ett fel vid den felaktiga utbetalningen"(4).

För att tillämpa denna bestämmelse i tjänsteföreskrifterna måste administrationen bevisa antingen att den tjänsteman som mottog den felaktiga utbetalningen var medveten om att det inte fanns någon grund för utbetalningen eller att den felaktiga utbetalningen var uppenbart sådan att han eller hon inte kunde ha varit omedveten om den. För att fastställa huruvida det andra villkoret i artikel 85 i tjänsteföreskrifterna var uppfyllt angavs i ovannämnda fasta rättspraxis att det som skulle fastställas inte var huruvida felet var uppenbart för administrationen, utan huruvida det var uppenbart för den berörda tjänstemannen.

I förevarande fall har klagandens kännedom om bestämmelserna om icke-aktiv status i artikel 41 i tjänsteföreskrifterna bekräftats av ett antal beslut som ingår i handlingarna i målet. Parlamentet noterade att klaganden själv begärde att få status som icke aktiv och fastställde det datum från och med vilket den skulle träda i kraft, så att hon skulle kunna förbereda sig för den förändring som hennes nya administrativa status skulle medföra. Klaganden kunde därför inte påstå sig vara omedveten om de finansiella arrangemangen för hennes icke-aktiva ställning. Det bör i detta sammanhang påpekas att det inte hade gjorts några ändringar av bestämmelserna om icke aktiv ställning sedan klaganden ingav sin ansökan. Parlamentet översände inte någon ytterligare information till klaganden eftersom hennes personliga situation slutgiltigt fastställdes 1996.

Vidare har det i rättspraxis slagits fast att en oegentlighet var uppenbar när administrationen kunde visa att oegentligheten var sådan att den inte undgick att anmälas av en normalt omsorgsfull tjänsteman. I detta avseende ansåg klaganden att hon inte kunde anses ha underlåtit att iaktta normal försiktighet, eftersom felet inte upptäcktes av administrationen förrän i november 2003.

Hon föreslog också att det måste antas att institutionen har gjort korrekta utbetalningar till sina tjänstemän och tidigare tjänstemän. Hon gjorde vidare gällande att hon, eftersom inga fel någonsin hade begåtts under hennes karriär, därför inte hade någon anledning att misstänka att ett sådant fel skulle kunna inträffa när hon placerades i en icke-aktiv ställning. Parlamentet anser dock att detta inte befriade klaganden från skyldigheten att utföra nödvändiga kontroller. Domstolen hade tydligt angett att en tjänsteman hade ett personligt intresse av att kontrollera de belopp som betalades ut till honom eller henne varje månad(5).

Även om det kan godtas att klaganden vid normal omsorg inte märkte det fel som först begicks i augusti 2001 , var det svårare att acceptera att hon inte vid något tillfälle reagerade, trots att hon fortsatte att få samma belopp år efter år. Klagandens påstående att det var omöjligt för henne att få tillgång till sina administrativa handlingar, som placerades i lager efter det att hon hade flyttat flera gånger, kunde inte anses vara tillräckligt för att befria henne från omsorgsplikten, eftersom de berörda parterna, utom i fall av force majeure, var skyldiga att hålla de viktigaste besluten om sina rättigheter lättillgängliga.

Även om klagandens personliga svårigheter - som hon för första gången hänvisade till i sitt klagomål till ombudsmannen - kan anses vara en legitim motivering till förseningen med att upptäcka felet, gav , inte tillräcklig motivering till sin underlåtenhet att utföra kontroller eller göra några frågor under hela perioden.

Vidare utgjorde bristen på klarhet i lönebeskeden inte något giltigt skäl för att hävda att det var omöjligt att utföra de nödvändiga kontrollerna, eftersom den sats som tillämpades på grundlönen angavs högst upp i lönebeskeden, vilka i klagandens fall var lätta att läsa och identiska från en månad till en annan.

I mål T-122/95, Chabert mot kommissionen, konstaterade förstainstansrätten att det vid utövandet av omsorgsplikten inte var nödvändigt för en tjänsteman att kunna ”fastställa... den exakta omfattningen av det fel som administrationen begått”, utan endast att hysa tvivel om att utbetalningarna var korrekta och att informera de behöriga tjänstemännen. Klagandens kontakter med pensionstjänsten - och inte med löne- och ersättningstjänsten - var inte tillräckliga för att bevisa hennes omsorg, eftersom sådana kontakter inte rörde det belopp som hon hade rätt till, utan i stället var avsedda att informera administrationen om hennes adressändring.

Parlamentet har vidare påpekat att enligt gemenskapsdomstolarnas rättspraxis skall vederbörlig hänsyn i varje enskilt fall tas till tjänstemannens förmåga att utföra nödvändiga kontroller. I detta sammanhang försökte klaganden visa att parlamentet inte hade någon giltig grund för att åberopa mål T-122/95, Chabert mot kommissionen, eftersom hon själv inte var tjänsteman i kategori B och hennes karriär hade varit kortare än den berörda tjänstemannens i mål T-122/95, Chabert mot kommissionen. I mål T-122/95, Chabert mot kommissionen, liksom i andra mål vid gemenskapsdomstolarna, föreskrevs emellertid inte att en institutions rätt att återkräva felaktigt utbetalda belopp till en av dess tjänstemän på något sätt var beroende av tjänstemannens lönegrad. I stället föreskrevs i rättspraxis att tjänstemannens kompetens måste bedömas från fall till fall, med vederbörlig hänsyn till de särskilda villkoren i varje enskilt fall och arten av det fel som begåtts. I det aktuella fallet hade klaganden tillbringat cirka 20 år i parlamentets tjänst. Hon hade uppnått steg 8 i lönegrad C 1 när hon tilldelades icke-aktiv status. Klaganden ansökte själv om icke-aktiv status. Hon kunde således inte förneka att hon var medveten om följderna av sin ansökan om status som icke-aktiv. Dessutom visade klagandens tidigare klagomål till ombudsmannen att hon ville säkerställa en strikt tillämpning av bestämmelserna i tjänsteföreskrifterna. Det bör därför stå klart att klaganden var i stånd att utföra nödvändiga kontroller av de betalningar som hade gjorts till henne.

Det har inte bestritts att klaganden inte hade någon laglig rätt till det överskjutande beloppet. Att tillåta klaganden att behålla det överskjutande beloppet skulle därför strida mot både principen om likabehandling och principen om sund ekonomisk förvaltning. Beslutet att återkräva det överskjutande beloppet i delbetalningar var förenligt med institutionens skyldighet att visa vederbörlig omsorg om personalens välbefinnande. Det stod klart att felet hade orsakat olägenheter och parlamentet hade försökt kompensera detta genom att fördela avdragen över en period på ungefär två år.

Mot bakgrund av ovanstående ansåg parlamentet att det hade tillämpat artikel 85 på ett fullständigt korrekt sätt och att det inte hade gjort sig skyldigt till någon försummelse eller något administrativt missförhållande.

Klagandens synpunkter

Klagandens synpunkter kan sammanfattas på följande sätt.

Parlamentets yttrande var en upprepning av dess tidigare svar på hennes brev och det fanns därför inte mycket för henne att tillägga. Hon vidhöll emellertid att hon inte visste när minskningen av ersättningen skulle göras, eftersom den handling som skulle ha uppmärksammat henne på detta var i långtidsförvaring. Administrationen, med alla sina datoriserade register, erfaren personal och befälsordning, märkte inte felet. När det gäller återkravet av de felaktigt utbetalda beloppen var lönebeskeden dessutom förvirrande, eftersom de angav att beloppen hade dragits av utan någon förklaring av skälen till avdraget. Det fanns inget i lönebeskeden som uppmärksammade henne på att hennes ersättning skulle ändras.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av parlamentets yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Ombudsmannens brev till parlamentet

Den 24 oktober 2005 bad ombudsmannen därför parlamentet att lämna ytterligare information och ett kompletterande yttrande.

(1) Begäran om ytterligare upplysningar

I sitt yttrande anförde parlamentet följande: ”Även om det kan godtas att [klaganden] underlät att uppmärksamma det fel som först begicks i augusti 2001, är det svårare att godta att hon inte vid något tillfälle reagerade trots att hon fortsatte att få samma belopp år efter år.”

Mot bakgrund av detta uttalande från parlamentet hade ombudsmannen anledning att fråga sig om parlamentet faktiskt medgav att klaganden, trots att hon visade tillbörlig aktsamhet, åtminstone inledningsvis inte hade anledning att misstänka att ett fel hade begåtts i fråga om hennes ersättning. Mot bakgrund av dessa omständigheter ombads parlamentet att förklara varför det ansåg att hela det överskjutande beloppet borde återkrävas.

(2) Klagandens nya påståenden

Ombudsmannen noterade vidare att klaganden i sitt yttrande upprepade sin åsikt att hennes lönebesked var "förvirrande", det vill säga att hon på lönebeskeden märkte att parlamentet varje månad började dra av ett visst belopp från hennes ersättning, utan att ha informerat henne om sitt beslut att göra detta. Detta argument föreföll ha ett nära samband med hennes tidigare argument att parlamentet dröjde med att klargöra frågan, eftersom hon var tvungen att skriva till den två gånger innan hon fick en förklaring till skälen till de månatliga avdragen. Ombudsmannen konstaterade således att klaganden ville framföra följande nya påståenden, om vilka parlamentet ombads att avge ett kompletterande yttrande:

i) Parlamentet underlät att på ett korrekt sätt informera henne om sitt beslut att återkräva de relevanta beloppen innan det började göra det. och

ii) Parlamentet var försenat med att motivera sitt beslut, trots att hon hade skrivit till parlamentet två gånger för att be om dessa skäl.

Parlamentets svar

Parlamentets svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information och ett kompletteringsyttrande kan sammanfattas enligt följande.

När det gäller begäran om ytterligare upplysningar föreskrivs i artikel 85 i tjänsteföreskrifterna, som handlar om återkrav av felaktiga utbetalningar, att tillsättningsmyndigheten måste visa antingen att mottagaren var medveten om att det inte fanns någon grund för utbetalningen eller att den felaktiga utbetalningen var så uppenbar att mottagaren inte kunde ha varit omedveten om att den var felaktig . Eftersom klaganden uppgav att hon inte kände till felet i hennes ersättning visade parlamentet att så inte kunde vara fallet, särskilt inte under en så lång tidsperiod. Klaganden kunde inte i god tro hävda att hon hade varit omedveten om att hennes månadslön gradvis skulle minska och att hennes fullständiga underlåtenhet att reagera under en period på mer än två år utgjorde ytterligare ett bevis på hennes bristande omsorg och således motiverade beslutet att tillämpa artikel 85 i tjänsteföreskrifterna.

När det väl hade fastställts att klaganden hade varit medveten om oegentligheten ,, med tanke på att det skulle ha varit uppenbart uppenbart, hade parlamentet rätt - och till och med skyldighet - att återkräva hela det förfallna beloppet. Det fanns inte någon bestämmelse i tjänsteföreskrifterna eller någon allmän rättsprincip som krävde att en institution endast skulle återkräva en del av ett felaktigt utbetalt belopp när det hade fastställts att det fanns skälig grund för återkravet. I enlighet med relevant rättspraxis"kan det inte med giltig verkan anses att kontroller av förvaltningens användning av offentliga medel, kontroller som motiverar förfarandet för återkrav av felaktigt utbetalda belopp, strider mot principerna om god förvaltningssed (...) och rättssäkerhet."(6)

Parlamentet påpekade vidare att domstolen slog fast att en normalt omsorgsfull tjänsteman bör känna till de regler som styr hans eller hennes lön (7).

I motsats till klagandens nya påstående, det vill säga att avdragen gjordes utan förklaring, angavs dessutom i hennes redovisning för november 2003 vilka avdrag som skulle göras varje månad. Den procentsats på 60 procent som angavs i intyget om tillägg borde dessutom ha gjort det möjligt för klaganden att göra en koppling till den minskning av tillägget som föreskrivs i bilaga IV till tjänsteföreskrifterna och genom beslutet att ge henne en icke aktiv ställning som hon hade underrättats om.

Dessutom var parlamentet inte försumligt genom att svara för långsamt på klagandens begäran om information. Den 15 november 2003 och den 2 januari 2004 skickade klaganden skrivelser till pensionstjänsten, som inte på något sätt ansvarade för att utarbeta och kontrollera redovisningar av ersättningar. Skrivelserna vidarebefordrades därför till avdelningen för löner och ersättningar, som svarade den 15 januari 2004.

Parlamentet har därför inte ådragit sig några onödiga förseningar eller varit försumligt i sina ansträngningar att informera klaganden om det misstag som begåtts.

Klagandens synpunkter

Klagandens synpunkter kan sammanfattas på följande sätt.

Parlamentet förklarade att ersättningsnivån tydligt angavs i redovisningarna av ersättningarna. I redovisningen av ersättningar angavs en siffra på ”60 00000” högst upp. Klaganden hade inte klart för sig vad denna siffra avsåg. Om det var tänkt att hänvisa till 60% av hennes lön, skulle hon ha förväntat sig att det skulle uttryckas som "60%" snarare än en meningslös uppsättning sju siffror. Dessutom skulle hon ha förväntat sig en rubrik för att förklara vad siffran stod för, till exempel "procentandel av grundlönen = 60%". Den lönenivå som angavs i redovisningarna av ersättningarna var således allt annat än tydlig. Avräkningen för november 2003 innehöll dessutom en förteckning över de avdrag som gjorts, men inga närmare uppgifter om vad avdragen avsåg.

Parlamentet hänvisade också till hennes underlåtenhet att reagera under en period på mer än två år. Det var emellertid inte klart exakt vad hon skulle ha reagerat på, eftersom uppgifterna om ersättningen var oklara och därför inte var användbara som utlösande faktor för att påminna henne om att något borde ha ändrats när det gäller hennes ersättning. Hon trodde att förändringar skulle göras automatiskt och att detta inte var något som hon behövde hålla reda på. När hon tilldelades icke-aktiv status läste hon reglerna om hennes nya status, men hon memorerade inte de datum då ändringar av hennes ersättning skulle göras.

Parlamentet tog inte tillräcklig hänsyn till ombudsmannens begäran om information i frågan om huruvida hon informerades om sitt beslut att återkräva de berörda beloppen innan de faktiskt återkrävdes.

Parlamentet antydde vidare att felet blev uppenbart uppenbart för henne någon gång under perioden augusti 2001–januari 2004. Detta var emellertid endast ett antagande och utgjorde inte den bevisning som administrationen var skyldig att lägga fram för att tillämpa artikel 85 i tjänsteföreskrifterna. Parlamentets kommentarer var dessutom motsägelsefulla och menade att parlamentet hade rätt att återkräva medel ”när det väl hade fastställts” att hon var medveten om felet. Detta uttalande fick till följd att det någon gång mellan augusti 2001 och januari 2004 klart framgick att hon hade fått kännedom om felet och att parlamentet vid denna tidpunkt hade rätt att återkräva det aktuella beloppet. Därefter ställdes följande frågor. När fastställdes detta faktum? Vem har fastställt detta faktum? Varför vidtog inte parlamentet åtgärder när detta faktum tydligt hade fastställts? Klaganden uppgav att detta inte var klart fastställt förrän parlamentet skrev till henne i januari 2004 och informerade henne om felet i deras register och om skälet till avdragen från hennes ersättning. Parlamentet har inte, såsom krävs enligt domen i det ovannämnda målet Chabert mot kommissionen, fastställt huruvida felet var uppenbart för henne, utan har endast, på grundval av en lös association av antaganden, dragit slutsatsen att så var fallet. Eftersom parlamentet inte hade lagt fram någon rättslig eller skriftlig bevisning till stöd för sitt argument att alla personer var skyldiga att hålla kopior av beslut som rörde deras rättigheter tillgängliga för samråd, ska detta argument anses vara vederlagsfritt och ogrundat.

Ombudsmannens insatser för att uppnå en vänskaplig lösning och efterföljande utveckling

Efter noggrant övervägande av parlamentets yttranden och svar, liksom klagandens synpunkter, var ombudsmannen inte övertygad om att parlamentet hade svarat tillräckligt på klagandens påståenden och krav. På grundval av en motiverad analys av de relevanta frågorna föreslog han därför parlamentet en vänskaplig förlikning i enlighet med artikel 3.5 i stadgan (8). Närmare bestämt föreslog han parlamentet att det skulle ompröva sitt beslut att från klaganden återkräva ett belopp på 9 936,88 GBP som hade utbetalats till henne till följd av ett administrativt fel. Ombudsmannen noterade att parlamentet inte hade gett någon indikation på när den klagande borde ha fått kännedom om felet i betalningen, men logiskt sett måste detta datum ha varit någonstans mellan augusti 2001 och november 2003. Även med tanke på att parlamentet föreföll ha underlåtit att på ett korrekt sätt informera klaganden om sitt beslut om återkrav och skälen till detta, föreslog ombudsmannen att en rättvis lösning kanske skulle kunna bestå i att minska det belopp som ska återkrävas med 50 %.

Parlamentet godtog inte förslaget till vänskaplig förlikning. I sina synpunkter på parlamentets svar uppgav klaganden att hon inte var nöjd med svaret och vidhöll sina påståenden och krav. Efter att ha granskat parlamentets svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning och klagandens synpunkter på detta svar bad ombudsmannen parlamentet att ge honom ytterligare information om sitt svar på förslaget till vänskaplig förlikning, och parlamentet översände denna information till honom den 29 maj 2007. Klaganden inkom med sina synpunkter på denna ytterligare information den 11 juni 2007.

Beslutet

1 Påståendet att det omtvistade beslutet om återkrav var oskäligt

1.1 Klagomålet gäller Europaparlamentets beslut att återkräva ett visst belopp av den ersättning som klaganden hade erhållit i egenskap av tjänsteman med icke aktiv tjänst. Klaganden hade arbetat för parlamentet som tjänsteman i lönegrad C i nästan 30 år, när hon på hennes begäran 1996 placerades i en icke aktiv tjänst. Innan hon 1996 övergick till icke-yrkesverksam ställning informerade parlamentet henne om sitt beslut om fastställande av hennes rättigheter. I beslutet angavs bland annat att hennes ersättning skulle justeras nedåt från och med augusti 2001. Denna justering gjordes dock inte vid den tidpunkten. I november 2003 började parlamentet göra avdrag från hennes bidrag och registrerade dessa avdrag i hennes bidragsöversikter. Eftersom inga skäl angavs för dessa avdrag skrev klaganden till parlamentet den 15 november 2003 och den 2 januari 2004. Den 15 januari 2004 förklarade parlamentet att den justering som borde ha gjorts sedan augusti 2001 i själva verket inte gjordes på grund av en ofullständig uppgiftsinmatning. Till följd av detta fel hade hon erhållit ett överskjutande belopp på 9 936,88 GBP, vilket skulle dras av från hennes ersättning genom ett ytterligare månatligt avdrag på 369,00 GBP, till dess att det överskjutande beloppet hade återkrävts i sin helhet. Klaganden var inte nöjd med detta svar och begärde att parlamentet skulle fatta ett beslut i frågan, mot bakgrund av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna. I sitt beslut av den 14 april 2004 fastslog parlamentet att artikel 85 var tillämplig och att hela det överskjutande beloppet skulle återkrävas. Klaganden lämnade in ett klagomål till parlamentet om detta beslut i enlighet med artikel 92.2 i tjänsteföreskrifterna, men hennes klagomål bifölls inte. Klaganden överklagade parlamentets beslut om hennes klagomål enligt artikel 90.2 genom att lämna in ett klagomål till ombudsmannen.

Ombudsmannen undersökte i) klagandens påstående att parlamentets beslut att återkräva det belopp på 9 936,88 brittiska pund som hade utbetalats till henne till följd av ett administrativt fel var orättvist, och ii) hennes yrkande om att parlamentet ska upphäva sitt beslut om återkrav. Till stöd för sitt ovannämnda påstående gjorde klaganden gällande att hon varken var eller kunde ha varit medveten om de exakta datum då minskningen av hennes ersättning skulle äga rum och att villkoren för tillämpning av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna därför inte var uppfyllda. Parlamentet gjorde sammanfattningsvis gällande att artikel 85 i tjänsteföreskrifterna var tillämplig och att det var tillåtet att återkräva det felaktigt utbetalda beloppet på 9 936,88 GBP, eftersom a) klaganden kände till det relevanta beslutet och de relevanta bestämmelserna om fastställande av det belopp som skulle betalas ut till henne, eftersom hon på begäran hade placerats i en icke aktiv tjänst, och b) hon vid normal omsorg kunde ha utfört nödvändiga kontroller av de månatliga belopp som betalades ut till henne efter hennes omplacering.

1.2 Ombudsmannen erinrar om att beslutet om återkrav i fråga grundar sig på artikel 85 i tjänsteföreskrifterna, där det föreskrivs att "[e]tt felaktigt utbetalt belopp skall återkrävas om mottagaren var medveten om att det inte fanns någon grund för utbetalningen eller om det var uppenbart att det felaktigt utbetalda beloppet var sådant att han inte kunde ha varit omedveten om det."För att motivera tillämpningen av artikel 85 är det tillräckligt att ett av dessa två villkor är uppfyllt (9). Institutionen har bevisbördan för huruvida mottagaren faktiskt hade varit medveten om den utveckling som påverkade honom eller henne (10). Om mottagaren bestrider att han eller hon kände till att utbetalningen var oriktig och i avsaknad av bevis för att han eller hon kände till att utbetalningen var oriktig, ska de omständigheter under vilka utbetalningen ägde rum undersökas för att fastställa huruvida oriktigheten i utbetalningen borde ha varit uppenbar (11). I detta avseende innebär frasen "uppenbart sådan" att indrivningen ska ske enligt det andra villkoret i artikel 85 "när felet är ett fel som inte undgår en normalt omsorgsfull tjänsteman som anses känna till reglerna för sin lön"(12). När det gäller utövandet av "vanlig vård" har en tjänsteman ett personligt intresse av att kontrollera de månatliga belopp som betalas till honom (13). För att uppfylla sin omsorgsplikt är en tjänsteman inte heller skyldig att fastställa den exakta omfattningen av det fel som begåtts av administrationen. det räcker att han eller hon har rimliga skäl att betvivla att utbetalningarna är korrekta (14). Det skall slutligen påpekas att tillämpningen av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna förutsätter just att administrationen har begått ett fel genom att göra den felaktiga utbetalningen och att det, för att det skall vara möjligt att fastställa huruvida villkoret om en uppenbart för hög utbetalning är uppfyllt, inte är relevant huruvida felet var uppenbart eller inte för administrationen, utan snarare huruvida det var eller borde ha varit uppenbart för den berörda tjänstemannen (16).

1.3 Ombudsmannen noterar att parlamentet i det ifrågasatta beslutet, det vill säga tillsättningsmyndighetens beslut om klagomål enligt artikel 90.2, ansåg att artikel 85 i tjänsteföreskrifterna var tillämplig eftersom villkoret om "patenterad överbetalning" var uppfyllt och lade fram två huvudargument till stöd för denna ståndpunkt.

Parlamentet gjorde för det första gällande att klaganden kände till de relevanta bestämmelser som reglerar hennes övergång till icke aktiv tjänst. I detta avseende påpekade parlamentet att klagandens rättigheter efter det att hon tilldelats status som icke-aktiv definierades i dess beslut av den 6 september 1996, som vederbörligen meddelades klaganden. Parlamentet noterade att klaganden själv tog steget att begära status som icke aktiv och till och med lämnade in ett klagomål till ombudsmannen i detta avseende. Parlamentet påpekade också att de relevanta bestämmelserna inte hade genomgått någon omfattande översyn sedan hon tilldelades status som icke aktiv, och att den omständigheten att klaganden inte förfogade över reglerna därför inte kunde åberopas som skäl för att hon inte hade upptäckt den överskjutande betalningen.

För det andra hävdade parlamentet att vanliga omsorgsnormer skulle ha föranlett klaganden att bevara de viktigaste handlingarna om sin administrativa situation och att inom en rimlig period meddela att hon mottog samma belopp i betalningar år efter år. Till stöd för sin uppfattning att villkoret i artikel 85 om överbetalning av patent var uppfyllt hänvisade parlamentet till relevant rättspraxis(17), mot bakgrund av vilken parlamentet avvisade klagandens argument att hon inte kände till och inte kunde ha känt till överbetalningen. Dessa argument var att i) det var parlamentet som var ansvarigt för felet och att hon därför inte kunde anklagas för att ha underlåtit att upptäcka det, ii) hon hade all rätt att anta att de betalningar som gjorts av parlamentet var korrekta, iii) redovisningarna av ersättningarna var otydliga, och iv) hon informerades om sina rättigheter redan 1996 och hade under den aktuella perioden inte tillgång till sina administrativa handlingar, eftersom hon hade flyttat flera gånger och de flesta av hennes administrativa handlingar lagrades under lång tid.

Utöver ovanstående argument har klaganden i sitt klagomål till ombudsmannen uppgett att vissa händelser i hennes privatliv under den aktuella perioden, bland annat sjukdom och trafikolyckor, samt dödsfall hos några av hennes nära släktingar, gjorde det svårt för henne att avgöra om de betalningar som parlamentet hade gjort till henne var korrekta eller inte.

I sitt yttrande över klagomålet vidhöll parlamentet sina ståndpunkter i det angripna beslutet. Den påpekade bland annat att klagandens påstående att det var omöjligt för henne att få tillgång till sina administrativa handlingar, som hade placerats i lager efter det att hon hade flyttat flera gånger, inte kan anses vara tillräckligt för att befria henne från omsorgsplikten. Detta beror på att berörda parter, utom i fall av force majeure, är skyldiga att hålla de viktigaste besluten om sina rättigheter lättillgängliga.

1.4 Efter att ha beaktat handlingarna i ärendet och parternas argument anser ombudsmannen att det ifrågasatta beslutet inte var oskäligt. För det första är det ostridigt att det enligt parlamentets beslut av den 6 september 1996 om klagandens passiva ställning stod klart för henne att hon vid tidpunkten för delgivningen av detta beslut skulle erhålla 70 procent av sin grundlön från och med den 1 augusti 1996 till och med den 31 juli 2001 och 60 procent av sin grundlön från och med den 1 augusti 2001. Det var rimligt att anta att detta arrangemang skulle leda till en betydande minskning av hennes bidrag vid den senare tidpunkten, vilket säkerligen var ett centralt inslag i hennes nya situation. En tjänsteman som befinner sig i en sådan situation som den klagandes, dvs. en tjänsteman som informerats om ovanstående arrangemang, förväntas vid normal omsorg i) vidta rimliga åtgärder för att snabbt få tillgång till relevanta viktiga handlingar om sin ställning och sina rättigheter som tjänsteman, t.ex. parlamentets beslut av den 6 september 1996, med hänvisning till den klagandes inaktiva ställning, ii) att vara medveten om att en väsentlig förändring (minskning) av hans eller hennes ersättning skulle inträffa runt en viss tidpunkt och att ha exakt kunskap om denna punkt, på grundval av ovanstående handlingar, och iii) tvivla på att de betalningar som gjorts efter denna tidpunkt är korrekta, om ingen sådan minskning har ägt rum.

Med beaktande av ovanstående och anmärkningarna i punkt 1.2 i detta beslut konstaterar ombudsmannen att de överskjutande beloppen i fråga inte borde ha undgått meddelandet från en tjänsteman i klagandens ställning, om han eller hon hade visat normal omsorg. Han godtar inte heller klagandens argument till stöd för sin ståndpunkt att artikel 85 i tjänsteföreskrifterna inte borde ha tillämpats på henne. Hennes argument var följande:

i) Det var parlamentet som var ansvarigt för felet, och hon kunde därför inte anklagas för att inte ha upptäckt det.

ii) hon hade rätt att anta att parlamentets betalningar var korrekta, eftersom parlamentet aldrig tidigare hade gjort fel i betalningarna till henne,

iii) det inte fanns något i hennes ersättningsutlåtanden som påminde henne om justeringen,

iv) Hon hade inte memorerat datumet för justeringen och hennes handlingar som innehöll beslutet om hennes rättigheter lagrades under lång tid.

När det gäller klagandens argument att uttalandena om ersättningar inte var tillräckligt tydliga måste det noteras att klaganden säkert förstod eller rimligen borde ha förstått att hennes månatliga ersättning inte minskade från och med augusti 2001. Vad slutligen gäller hennes argument att vissa händelser i hennes privatliv under den aktuella perioden, däribland hennes personliga sjukdom och trafikolyckor, samt dödsfallen hos vissa av hennes nära släktingar, gjorde det svårt för henne att bedöma huruvida de betalningar som parlamentet hade gjort till henne var korrekta, ska det påpekas att detta argument inte kan tas upp till sakprövning, eftersom det framfördes för första gången i hennes klagomål till ombudsmannen och inte ingick i hennes klagomål enligt artikel 90.2 till parlamentet. Oberoende av detta kan det även noteras att klaganden endast har formulerat detta argument i vaga och ogrundade ordalag, utan att visa att hennes särskilda omständigheter hindrade henne från att utöva normal omsorg om sina ekonomiska angelägenheter, och i synnerhet det aktuella fallet.

1.5 Ombudsmannen drar därför slutsatsen att parlamentets ifrågasatta beslut förefaller vara förenligt med artikel 85 i tjänsteföreskrifterna, såsom den tolkats av gemenskapsdomstolarna, och att parlamentet har lämnat rimliga förklaringar till varför det åberopar denna artikel i det aktuella fallet. Han finner därför inga administrativa missförhållanden som motsvarar klagandens första påstående.

2 Den påstådda underlåtenheten att på ett korrekt sätt informera klaganden om beslutet att återkräva de relevanta beloppen innan detta inleddes och dröjsmålet med att ange skälen till detta beslut

2.1 Klaganden hävdade också att parlamentet (i ) underlät att informera henne ordentligt om sitt beslut att återkräva de relevanta beloppen innan det började göra det, och ii) var sen med att motivera sitt beslut, trots att hon hade skrivit till det två gånger för att be om dessa skäl. Parlamentet hävdade att det inte uppvisade oskäligt dröjsmål eller oaktsamhet i sina ansträngningar att informera klaganden om det misstag som hade begåtts. I sitt svar på den relevanta delen av ombudsmannens analys i sitt förslag till vänskaplig förlikning påpekade parlamentet vidare att även om det är riktigt att lönebeskedet från december 2003 inte innehöll någon uttrycklig hänvisning till artikel 85 i tjänsteföreskrifterna, utgör detta inte ett administrativt missförhållande. Lönebeskedet för november 2003 (den tidpunkt då felet upptäcktes) innehöll en uppdelning månad för månad, från augusti 2001 och framåt, av de belopp som felaktigt tagits emot.

2.2 Efter att ha beaktat handlingarna i ärendet och parternas argument upprepar ombudsmannen för det första att klagandens uttalande om ersättning för november 2003 angav "att dra av [sic] -9936, 88 GBP", vilket otvivelaktigt innebar att parlamentet hade fattat ett beslut om att dra av beloppet i fråga. Enligt den europeiska kodexen för god förvaltningssed ska varje beslut av institutionen som kan inverka negativt på en privatpersons rättigheter eller intressen motiveras genom att de relevanta sakförhållandena och den rättsliga grunden för beslutet tydligt anges. I kodexen föreskrivs också att ett sådant beslut ska meddelas den berörda personen skriftligen så snart det har fattats (18). Enligt artikel 25 andra stycket i tjänsteföreskrifterna skall dessutom "[v]arje beslut som rör en bestämd person och som fattas i enlighet med dessa tjänsteföreskrifter omedelbart meddelas den berörda tjänstemannen skriftligen. Varje beslut som går någon emot skall motiveras." Ett beslut om återkrav är ett beslut som går den berörda personens rättigheter och skyddsvärda intressen emot. Parlamentet hävdade att klagandens lönebesked för november 2003 borde ha gjort det möjligt för henne att fastställa sambandet mellan de avdrag som gjorts och minskningen av det belopp som skulle betalas, men i mål 71/72, Kuhl mot rådet (19), drog domstolen slutsatsen att ett lönebesked som justerar en tjänstemans lön inte kunde anses utgöra ett beslut som fattats med stöd av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna, eftersom det av lönebeskedet inte uttryckligen framgick att ett beslut hade fattats med stöd av den artikeln. Det var nämligen först genom en skrivelse av den 14 april 2004 som parlamentet informerade klaganden om sitt beslut att återkräva det felaktigt utbetalda beloppet på grundval av artikel 85 i tjänsteföreskrifterna. Ännu viktigare var att parlamentet började göra avdrag från klagandens månatliga ersättning, utan att klargöra att dessa avdrag motsvarade felaktiga utbetalningar som skulle återkrävas och utan att specificera varför dessa utbetalningar var felaktiga. Parlamentets skrivelse av den 15 januari 2004, i vilken parlamentet angav att det hade skett en för stor utbetalning som skulle återkrävas månadsvis och hänvisade till arten av det relevanta felet, skickades först efter det att klaganden hade begärt en förklaring till de avdrag som gjorts. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att parlamentets beslut om återkrav, åtminstone vad gäller dess väsentliga delar, inte meddelades klaganden så snart det fattades och innan det började verkställas. Parlamentets underlåtenhet att på ett korrekt sätt och i god tid informera klaganden om sitt beslut om återkrav och om de skäl som låg till grund för beslutet utgjorde ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen kommer därför att göra en relevant kritisk anmärkning nedan.

3 Klagandens yrkande

3.1 I sitt klagomål hävdade klaganden att parlamentet borde ändra sitt beslut om återkrav.

3.2 Mot bakgrund av slutsatsen att det inte föreligger något administrativt missförhållande i punkt 1.5 ovan anser ombudsmannen att klagandens påstående inte kan godtas.

4 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning när det gäller den information som lämnats till klaganden i samband med beslutet om återkrav:

Enligt artikel 25 andra stycket i tjänsteföreskrifterna skall "[v]arje beslut som rör en bestämd person och som fattas i enlighet med dessa tjänsteföreskrifter omedelbart meddelas den berörda tjänstemannen skriftligen. I varje beslut som går någon emot ska de skäl anges som beslutet grundar sig på.”I enlighet med den europeiska kodexen för god förvaltningssed ska varje beslut av institutionen som kan inverka negativt på en privatpersons rättigheter eller intressen motiveras genom att de relevanta sakförhållandena och den rättsliga grunden för beslutet tydligt anges, och beslutet ska meddelas den berörda personen skriftligen så snart det har fattats. Ett beslut om återkrav är ett beslut som går den berörda personen emot.

Ombudsmannen anser att parlamentets aktuella beslut om återkrav, åtminstone vad gäller dess väsentliga delar, inte meddelades klaganden så snart det fattades och innan det började verkställas. Parlamentets underlåtenhet att på ett korrekt sätt och i god tid informera klaganden om sitt beslut om återkrav och skälen till detta utgjorde ett administrativt missförhållande.

På grundval av ovanstående avslutar ombudsmannen ärendet.

Parlamentets talman kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) I artikel 41 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs att tjänstemän som inte är yrkesverksamma ska beviljas ersättning. Närmare bestämmelser om denna ersättning finns i bilaga IV till tjänsteföreskrifterna.

(2) Artikel 85 i tjänsteföreskrifterna (både före och efter 2004 års översyn) har följande lydelse:

”Det överskjutande beloppet ska återkrävas om mottagaren kände till att det inte fanns någon grund för betalningen eller om det var uppenbart att det överskjutande beloppet var så stort att han eller hon inte kunde ha varit omedveten om det.

Begäran om indrivning ska göras senast fem år efter den dag då beloppet betalades ut. Om tillsättningsmyndigheten kan fastställa att mottagaren uppsåtligen vilselett administrationen i syfte att erhålla det berörda beloppet, ska begäran om indrivning inte ogiltigförklaras även om denna tidsfrist har löpt ut.”

(3) Beslut om klagomål 483/4.3.96/DG/L/KT som finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(4) Mål T-122/95, Chabert mot kommissionen, REGP 1996, s. I-A-19 och II-63.

(5) Mål 252/78, Broe mot kommissionen, REG 1979, s. 2393.

(6) Mål T-205/01, Ronsse mot kommissionen, REGP 2002, s. I-A-211 och II-1065.

(7) Mål T-107/92, White mot kommissionen, REGP 1994, s. I-A-41 och II-143.

(8) ”Ombudsmannen ska i möjligaste mån försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen eller det berörda organet för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet.”

(9) Mål T-195/03, Thommes mot kommissionen, REGP 2005, s. I-A-273 och II-1255, punkt 115.

(10) Mål 142/78, Berghmans mot kommissionen, REG 1979, s. 3125. Mål T-14/99, Kraus mot kommissionen, REGP 2001, s. I-A-7 och II-39, punkt 37.

(11) Mål T-195/03, Thommes mot kommissionen, REGP 2005, s. I-A-273 och II-1255, punkt 116. mål 71/72, Kuhl mot rådet, REG 1973, s. 705, punkt 11, Mål T-205/01, Ronsse mot kommissionen, REGP 2002, s. I-A-211 och II-1065, punkt 45.

(12) Mål 310/87, Stempels mot kommissionen, Rec. 1989, s. 43. Se även mål T-156/96, Jensen mot kommissionen, REGP 1998, s. I-A-411 och II-1173, punkt 63, samt domen i det ovannämnda målet Ronsse mot kommissionen, punkt 45.

(13) Mål T-109/92, White mot kommissionen, REGP 1994, s. I-A-41 och II-143, punkterna 38 och 39.

(14) Se mål T-122/95, Chabert mot kommissionen, REGP 1996, s. I-A-19 och II-63, punkterna 35-36. Mål T-14/03, Di Marzio mot kommissionen, REGP 2004, s. I-A-43 och II-167, punkt 90.

(15) Domen i det ovannämnda målet Chabert mot kommissionen, punkt 40.

(16) Se domen i det ovannämnda målet Chabert mot kommissionen, punkt 34.

(17) Parlamentet har särskilt hänvisat till dom av den 11 juli 1996 i mål C-122/95, Chabert mot kommissionen (REGP 1996, s. I-A-19 och s. II-63), samt till dom av den 11 juli 1979 i mål 252/78, Broe mot kommissionen (REG 1979, s. 2393).

(18) Artiklarna 18 och 20 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed, godkänd av Europaparlamentet genom en resolution av den 6 september 2001. Kodexen finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(19) Mål 71/72, Kuhl mot rådet, REG 1973, s. 705, punkterna 4-7.