Strasbourg den 21 december 2006

Bäste X,

Den 16 och 26 november 2004 lämnade ni in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen om utebliven betalning av en räkning inom ramen för projektet "xyz".

Den 15 december 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 30 mars 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 24 maj 2005.

Den 21 september 2005 kontaktade mina avdelningar kommissionens avdelningar per telefon för att begära uppdaterad information.

Den 10 oktober 2005 skickade jag en skrivelse med ytterligare förfrågningar till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt tilläggsyttrande den 7 december 2005. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 16 februari 2006.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

Under perioden oktober 2003–januari 2004 var klaganden gruppledare för projektet "xyz". Inom ramen för detta projekt tillhandahöll klaganden tjänster enligt ett avtal som ingåtts med företaget "Y" (avtal nr 035/CSV3016/2003", undertecknat den 15 och 21 oktober 2003). Detta företag är en del av ett konsortium, "Z", som leds av företaget "B". Y hade fortfarande inte betalat sin faktura på 14 221,70 euro jämte ränta.

I avtalet mellan den klagande och Y föreskrevs att "entreprenören endast kommer att betala de dagar som faktiskt arbetats och godkänts av kunden". Eftersom "Kunden" är kommissionen hade klaganden således ett direkt intresse av att kommissionen betalade för det arbete som utförts. Den 24 augusti 2004 skrev klaganden en skrivelse till kommissionsledamot Nielson med en begäran om att kommissionen skulle undersöka ärendet för att påskynda förfarandena.

Den 12 november 2004 svarade generaldirektören för Byrån för samarbete EuropeAid på kommissionsledamot Nielsons vägnar. I svaret hänvisades till diskussioner som pågått sedan februari 2004 mellan kommissionen och Z om kvaliteten på de tjänster som tillhandahållits enligt ramavtal nr 2003/72193 som ingicks i oktober 2003. Efter dessa diskussioner beslutade kommissionen att skjuta upp betalningen av slutfakturan till dess att Z hade lämnat ytterligare uppgifter.

Klaganden påpekade att han inte kände till innehållet i de ovannämnda diskussionerna mellan kommissionen och Z. Klaganden ansåg också att de tjänster som han hade tillhandahållit var tillfredsställande. Lönen till de andra partierna hade betalats ut. Kommissionen hade också använt de handlingar som klaganden hade lämnat in för Europarådets projekt för vilket det var avsett. Klaganden påpekade också att företaget Y inte kände till vilka ytterligare uppgifter som kommissionen hade begärt.

Den 16 och 26 november 2004 ingav klaganden detta klagomål till Europeiska ombudsmannen, i vilket han framförde följande påstående:

Beslutet om betalning av fakturan har försenats i onödan, eftersom kommissionen inte har fullgjort sina skyldigheter gentemot uppdragstagaren Z.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Kontraktet om tekniskt stöd "xyz" tilldelades Z-konsortiet bestående av företagen Y och B. Kontraktet undertecknades av kommissionen den 13 oktober 2003 och av Z den 15 oktober 2003 till ett totalt belopp av 64 995 euro. En förskottsbetalning på 38 997 euro (60 % av det totala beloppet) gjordes i början av avtalet.

Projektgruppen bestod av en gruppledare och en expert på reformen av de sociala trygghetssystemen, även om rekrytering av lokala experter från mottagarländerna också planerades. För att kunna utföra de uppgifter som krävs måste experterna samordna sin verksamhet med socialministerierna i mottagarländerna samt med relevanta avdelningar inom Europarådet och stabilitetspakten för sydöstra Europa (nedan kallad stabilitetspakten) (se uppdragsbeskrivningen för avtalet med Z (2)).

Klaganden var anställd av företaget Y och arbetade med detta uppdrag som projektets gruppledare. Genomförandet av kontraktet påverkades av vissa problem när det gäller kvaliteten på de tjänster som tillhandahölls.

När det gäller påståendet att beslutet om betalning av fakturan hade försenats i onödan på grund av att kommissionen inte hade fullgjort sina skyldigheter gentemot uppdragstagaren Z, erinrade kommissionen först om de faktiska omständigheterna:

I början av kontraktet, den 16 oktober 2003, deltog klaganden tillsammans med andra experter i ett möte i Strasbourg, där han hade möjlighet att få lämplig insikt och bekanta sig med ramen för projektets utveckling. När kommissionen den 9 januari 2004 mottog uppdragstagarens utkast till uppdragsbeskrivning uttrycktes dock tvivel om gruppledarens förståelse av projektet. Utkastet till dokument saknade både kvalitet och tydlighet och visade på ett annat tillvägagångssätt än det som angavs vid de första kontakterna med klaganden.

Den 13 januari 2004 hölls ett möte med klaganden i kommissionens lokaler för att fastställa vad som hade gjorts fram till dess och för att förklara för klaganden hur man skulle gå vidare med arbetet för att erhålla en slutprodukt i enlighet med kontraktets kravspecifikation. Slutsatsen av detta möte var att klagandens engagemang, kunskap och expertis inte höll den förväntade standarden. Efter mötet bekräftade kommissionen behovet av bredare och specifika mål och gjorde en tydlig åtskillnad mellan de problem som redan identifierats och de resultat som skulle kunna uppnås med detta projekt. Detta krävde att utkastet till mandat skrevs om på grundval av mer exakt information från fältet (dvs. från de besökta mottagarländerna). En detaljerad rapport från besöket skulle också lämnas in senast den 22 januari 2004. Enligt planerna skulle det nya mandatet godkännas vid ett möte i Strasbourg den 22-23 januari 2004 med berörda avdelningar inom Europarådet och stabilitetspakten. Rapporten behövde innehålla all relevant information för att göra den slutliga utvärderingen av nästa version av utkastet till mandat.

Eftersom den tidsfrist som överenskommits vid mötet inte respekterades uppmanade kommissionen den 26 januari 2004 Z att senast den 31 januari 2004 översända utkastet till mandat och bilagor.

Den 3 februari 2004 kontaktades Z på nytt. Denna gång varnades även ramavtalsparten för att kommissionen kunde säga upp avtalet på grund av bristande kvalitet och avtalsbrott, eftersom ingen återkoppling hade mottagits från honom trots den överenskommelse som nåddes vid mötet med klaganden.

Genom e-postmeddelande av den 9 februari 2004 underrättade Z kommissionen om att den från Y hade mottagit den reviderade instruktionen och visst material som hade utarbetats av klaganden. Såsom Z själv har medgett var det dock inte möjligt att lämna in dessa handlingar på grund av deras bristande tekniska kvalitet. Kommissionen informerades också om att den klagandes arbetsgivare under tiden hade bett en annan expert att se över instruktionen. Kommissionens avdelningar informerade konsortiet om att inga andra experter skulle rekryteras utan kommissionens förhandsgodkännande.

I mitten av februari 2004 erhöll kommissionen det slutliga mandatet som motsvarade de begärda kvalitativa kriterierna. Genom e-postmeddelande av den 20 februari 2004 godkände kommissionen dem och underrättade Z om sin avsikt att inte bevilja full betalning av den utestående fakturan. Skälen till detta beslut var klagandens bristande svar och den dåliga kvaliteten på hans arbete samt det faktum att det slutliga mandatet hade utarbetats av en annan expert. I detta e-postmeddelande uppmärksammade kommissionen också uppdragstagaren på konsekvenserna av dåliga resultat och avsevärda förseningar.

Den 2 april 2004 skickade Z en slutfaktura till kommissionen för de tjänster som tillhandahållits, vilken uppgick till det belopp som angavs i avtalet (64 975 euro (3)). Eftersom en förskottsbetalning på 38 997 euro redan hade gjorts krävde företaget betalning av det utestående beloppet på 25 978 euro. Den 1 juli 2004 underrättade kommissionen på nytt Z om att en del av fakturan inte kunde tas upp till prövning. Vid ett möte den 6 juli 2004 hänvisade kommissionen på nytt till orsakerna till de dåliga resultaten och förseningarna som motivering för en minskning av det belopp som skulle betalas ut. En kompromiss nåddes med Z, som gick med på att skicka en korrekt formulerad faktura.

Det var dock först den 2 november 2004 som Z återupptog kontakten med kommissionen, bad om ursäkt för bristen på återkoppling och föreslog ett möte med det nya konsortiets samordnare. Kommissionen ansåg inte att ett sådant möte var nödvändigt eftersom inga nya uppgifter hade lämnats.

Genom e-postmeddelande av den 15 december 2004 skickade Z slutligen en ny slutfaktura till ett sammanlagt belopp av 48 475 euro. Denna nya faktura ersatte den som lämnades in i april 2004, där det totala beloppet uppgick till 64 975 euro. Eftersom en förskottsbetalning på 38 997 euro hade gjorts i början av avtalet begärde bolaget att ett nytt belopp på 9 478 euro skulle betalas ut. I ett e-postmeddelande av den 20 december 2004 begärde kommissionen att ansökan om utbetalning skulle lämnas in formellt i enlighet med gällande regler. Denna begäran upprepades den 13 januari 2005 i ett telefonsamtal med Z:s redovisningsavdelning. Den utestående betalningen på 9 478 euro skulle behandlas i vederbörlig ordning vid mottagandet av en sådan faktura.

Förutom att förklara de faktiska omständigheterna noterade kommissionen att den ville betona att den inte hade något avtalsförhållande med klaganden, eftersom parterna i avtalet var kommissionen och Z.

När det gäller förseningen av betalningen av klagandens tjänster (14 221,70 euro) medgav kommissionen att den hade skjutit upp betalningen av den faktura som lämnades in i april 2004 av ovannämnda skäl. Detta beslut riktades emellertid inte mot klaganden, utan mot Z i egenskap av kommissionens avtalspart. Tiden för att fatta ett beslut om betalning av fakturan var visserligen lång. Kommissionen bad klaganden om ursäkt för förseningen. En betydande del av denna tid berodde dock på bristen på återkoppling från företaget under nästan fyra månader.

När det gäller det faktum att klagandens avtal med Y angav att ”entreprenören endast kommer att betala de dagar som faktiskt arbetats och godkänts av kunden”, konstaterade kommissionen att detta gällde avtalsförhållandet mellan klaganden och Y.

Kommissionen hävdade också att den inte hade någon skyldighet att informera klaganden direkt. Enligt artikel 3 i avtalet mellan klaganden och Y var uppdragstagarens projektsamordnare ansvarig både för att ge instruktioner på området projektledning och för att informera honom om alla relevanta frågor som rör projektet. Z informerades kontinuerligt om kommissionens bristande tillfredsställelse och enades om att någon annan skulle ansvara för utarbetandet av utkastet till mandat.

När det gäller klagandens påstående att kommissionen använde handlingar som utarbetats av honom och därmed godtog att hans tjänster var av den kvalitet som krävdes, påpekade kommissionen att den inte använde de utkast till handlingar som tillhandahållits av experten av det enkla skälet att de var av dålig kvalitet.

Den klagandes skrivelse till kommissionsledamot Nielson från augusti 2004 var den första och enda kontakt som kommissionen hade med den klagande sedan mötet den 13 januari 2004. Under hela denna tid tog klaganden inte någon kontakt med kommissionens avdelningar.

På grundval av ovanstående ansåg kommissionen att dess avdelningar hade agerat korrekt och respekterat de regler och principer som var bindande för den.

Klagandens synpunkter

Sammanfattningsvis framförde klaganden följande synpunkter:

Det fanns inget formellt beslut i vilket kommissionen angav skälen till att den ansåg att fullgörandet av avtalet med Z var otillräckligt. Kommissionen har inte lagt fram några bevis för att utkastet till uppdragsbeskrivning saknade tydlighet och kvalitet eller att klaganden som gruppledare inte hade rätt syn på projektet.

Kommissionen har inte identifierat upphovsmannen till den uppdragsbeskrivning som mottogs i februari 2004. Klaganden uppgav att det berörda mandatet endast kunde vara det som han gav Y den 9 februari 2004. Kommissionen borde ha kontrollerat detta.

Den elektroniska versionen av uppdragsbeskrivningen skickades först till ansvarig tjänsteman vid kommissionen (projektledare) via e-post den 9 januari 2004. Mötet den 13 januari 2004 hade tidigarelagts eftersom klaganden av viktiga skäl hade planerat att resa till Amerika under andra hälften av januari 2004. Denna elektroniska version av den 9 januari 2004 var inte fullständig eftersom vissa delar inte hade fyllts i på grund av att en expert var sjuk, det vill säga på grund av force majeure. Vid mötet den 13 januari 2004 enades man om att dessa delar skulle färdigställas, men det rådde ingen tvekan om kvalitetsbrister. Det var inte motiverat att klaganden skulle behöva ta ansvar för att en annan expert var sjuk. Den experten hade dock fått betalt.

I motsats till vad som ursprungligen hade planerats vid det första mötet krävde den ansvarige kommissionstjänstemannen att en detaljerad uppdragsrapport skulle lämnas in och att en andra avrapportering skulle hållas.

Efter det att klaganden återvänt från Amerika den 1 februari 2004 utarbetade han en ny version av instruktionen den 9 februari 2004. Dessa skickades till hans arbetsgivare, som vidarebefordrade dem till kommissionen den 11 februari 2004. I ett e-postmeddelande av den 20 februari 2004 till Z uttryckte den ansvarige kommissionstjänstemannen sin tillfredsställelse med den nya versionen, uppenbarligen utan att inse att den hade utarbetats av klaganden, trots att klaganden hade informerat den ansvarige kommissionstjänstemannen. Kommissionens tjänsteman påpekade dock att han inte ville använda dokumentet. När det gäller kvaliteten på de tillhandahållna tjänsterna konstaterade klaganden att de handlingar som skickades till kommissionen i februari 2004 överensstämde med bestämmelserna i klagandens kontrakt och med mallen för det normala anbudsförfarandet. Klaganden ansåg att han till fullo hade utfört det uppdrag som han anförtrotts.

Efter den 9 februari 2004 hörde klaganden inte på nytt av kommissionen. Klaganden fick veta av Y att kommissionen ensidigt hade sagt upp avtalet och vägrat att betala klagandens avgifter, utan att ange några skäl.

Klaganden påpekade att även om kommissionen påpekade att den inte hade använt handlingen på grund av dess dåliga kvalitet, hade den ansvarige tjänstemannen, genom att läsa handlingarna, använt den medvetet eller omedvetet.

Klaganden ansåg att hans namn och heder hade fläckats i detta fall. Klaganden fick vidare veta av Y att den ansvarige tjänstemannen föreslog att Z skulle betala klaganden 20 % av hans arvode, utan förklaring, men att han, efter att ha hört om klagomålet till ombudsmannen, hade gjort sitt erbjudande avhängigt av att klaganden drog tillbaka sitt klagomål. Klaganden ansåg därför att han hade utsatts för påtryckningar.

Klagandens fordran uppgick nu till 14 221,70 euro plus ränta på 1 986,53 euro för totalt 16 208,23 euro.

På grundval av ovanstående drog klaganden slutsatsen att

1. kommissionen inte hade motiverat sina invändningar som ledde till att hans arvoden inte betalades,
2. kommissionen inte hade respekterat artikel 41 i stadgan om de grundläggande rättigheterna, enligt vilken han skulle ha hörts, och att
3. det inte längre fanns någon rättslig grund för att vägra att betala, och
4. Kommissionen bör till honom betala hela avgiften och ytterligare kostnader, inklusive ränta på grund av förseningen, med ett belopp på 16 208,23 euro.

Ytterligare undersökningar

Den 21 september 2005 kontaktade ombudsmannen per telefon den tjänsteman vid kommissionen som ansvarade för ärendet och frågade om det fanns några nya uppgifter sedan kommissionens yttrande av den 30 mars 2005 om betalningen av Z:s faktura. Kommissionens tjänsteman informerade ombudsmannen om att ingen faktura hade lämnats in och inget ytterligare meddelande hade mottagits från Z sedan kommissionens begäran av den 20 december 2004 till Z.

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter ansåg ombudsmannen att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Han skrev därför till kommissionen den 10 oktober 2005 och bad kommissionen yttra sig om följande nya påståenden som klaganden framfört i sina synpunkter:

(1) Klaganden hävdade att den ansvarige kommissionstjänstemannen krävde att en detaljerad uppdragsrapport skulle lämnas in och att en andra avrapportering skulle hållas. Dessa inslag hade inte förutsetts i den ursprungliga briefingen (se sidan 3 i klagandens synpunkter, "niet gecontracteerde wensen").

(2)(a) Klaganden hävdade att hans namn och heder hade fläckats i detta fall.

(2)(b) Klaganden hävdade att han hade utsatts för påtryckningar, eftersom han fick veta av Y att den ansvarige kommissionstjänstemannen föreslog att Z skulle betala honom 20 procent av hans arvode, utan förklaring, men att erbjudandet, efter att ha hört om klagomålet till ombudsmannen, hade gjorts avhängigt av att klaganden drog tillbaka klagomålet.

Ombudsmannen bad för det andra kommissionen att informera honom om situationen när det gäller den utestående fakturan på 9 478 euro från Z och utsikterna till betalning.

Kommissionens tilläggsyttrande

I tilläggsyttrandet framförde kommissionen sammanfattningsvis följande synpunkter:

Den 16 oktober 2003 ägde ett möte rum i Strasbourg mellan kommissionen, klaganden och andra experter i syfte att granska och förklara det arbete som skulle utföras. Den 9 januari 2004 översände Z utkastet till mandat till kommissionen. Detta förslag ansågs otillfredsställande. Därför hölls ett nytt möte med gruppledaren (det vill säga klaganden) den 13 januari 2004. Protokollet från detta möte, som kommissionen bifogade till sitt tilläggsyttrande, skickades till uppdragstagaren. Kommissionen bad bland annat klaganden att skriva om utkastet till uppdragsbeskrivning och lägga fram en detaljerad uppdragsrapport som skall lämnas in senast i slutet av januari 2004. Denna tidsfrist har inte iakttagits.

Den 9 februari 2004 skrev uppdragstagaren till kommissionen och uppgav att den hade mottagit det reviderade utkastet till uppdragsbeskrivning, men att den ansåg att dokumentet var otydligt. I samma e-postmeddelande uppgav uppdragstagaren att denne hade bett en tysk expert som är specialiserad på social trygghet och som hade goda kunskaper om Balkan att se över utkastet till uppdragsbeskrivning på nytt. Det slutliga utkastet till mandat som motsvarar de kvalitetsstandarder som krävs mottogs slutligen i mitten av februari 2004. På grund av dessa förseningar enades kommissionen och uppdragstagaren om att en minskning av slutbetalningen skulle övervägas.

När det gäller klagandens nya påståenden framförde kommissionen följande synpunkter:

När det gäller det första nya påståendet krävde uppdragsbeskrivningen för avtalet mellan kommissionen och Z att experterna skulle samordna sin verksamhet med socialministerierna eller deras motsvarigheter i mottagarländerna, med Europarådets avdelning för social sammanhållning och med stabilitetspaktens initiativ för social sammanhållning. Namnen på kontaktpersonerna gavs till experterna före uppdraget. Att hålla möten och rapportera om dessa är nödvändigt och en obestridlig skyldighet för alla som utför ett uppdrag inom ramen för ett kontrakt. Uppdragstagaren erkände själv sin skyldighet att informera kommissionen om resultatet av kontrakten med sina experter och de berörda myndigheterna och skickade ett antal uppdragsbeskrivningar till kommissionen.

Det första utkastet till mandat var dock undermåligt och uppdragsbeskrivningarna var alltför kortfattade för att de lokala myndigheterna skulle kunna kontrollera uppgifterna på ett korrekt sätt. Kommissionen var därför skyldig att uppmana uppdragstagaren att utarbeta ett nytt utkast till uppdragsbeskrivning och att lägga fram en detaljerad uppdragsrapport senast den 22 januari 2004. Om kvaliteten på det arbete som uppdragstagaren utfört hade varit god skulle kommissionen säkerligen inte ha begärt en detaljerad uppdragsrapport.

Vad gäller det andra nya påståendet har kommissionen angett att den är skyldig att säkerställa kvaliteten på det arbete som den betalar inom ramen för ett kontrakt. I detta avtal uppfyllde det arbete som utförts av uppdragstagaren inte de kvalitetsstandarder som krävs. Kommissionen var därför skyldig att informera uppdragstagaren om att den borde korrigera arbetet och höja dess kvalitet till den nivå som krävs enligt dess avtalsförpliktelser.

Kommissionen beklagar att den klagande förolämpades av att kommissionen inte kunde godta det arbete som han hade utfört och som uppdragstagaren hade lagt fram. Det måste dock betonas att det aldrig var kommissionens avsikt att misskreditera den klagandes namn och heder.

När det gäller den andra delen av det andra nya påståendet framförde klaganden allvarliga anklagelser i sitt yttrande, vilka kommissionen kraftfullt tillbakavisar. Som redan nämnts planerade kommissionen och uppdragstagaren en minskning av slutbetalningen eftersom uppdragstagaren accepterade att arbetet inte levererades i tid. Kommissionen känner inte till de eventuella återverkningarna av detta avtal för klaganden. Om det fanns återverkningar skulle detta vara en fråga där kommissionen inte skulle ha någon som helst rätt att ingripa. I detta avseende måste det erinras om att kommissionens avtalspart är Z och inte klaganden.

När det gäller ombudsmannens begäran om att bli informerad om den aktuella situationen avseende den utestående fakturan på 9 478 euro från Z och dess eventuella betalning, hade Z skickat sin sista faktura till kommissionen via e-post, vilket inte kunde godtas. Den 20 december 2004 begärde kommissionen att Z skulle skicka en formell faktura med vanlig post, men denna faktura hade ännu inte mottagits.

Kommissionen skulle än en gång kontakta Z och be företaget att lämna in ovannämnda faktura så snart som möjligt. Mottagandet av fakturan skulle göra det möjligt för dess tjänster att göra motsvarande betalning.

Klagandens kompletterande synpunkter

Klaganden framförde sammanfattningsvis följande ytterligare synpunkter:

Kommissionen hade godtagit det slutliga utkastet till uppdragsbeskrivning, men uppgav att detta inte var det dokument som han hade lagt fram, dock utan att lägga fram bevis för detta. Det var osannolikt att hans dokument inte hade använts vid utarbetandet av det projekt som var föremål för klagandens uppgift.

Han kände inte till något avtal mellan kommissionen och uppdragstagaren om en minskning av slutbetalningen.

När det gäller den påstådda skamfilningen av hans namn skulle han vara ovillig att uppge sitt namn för nya projekt inom sitt område, eftersom han inte ville ta risken att få projekten avvisade enbart på grund av att hans namn fanns med på förteckningen över experter. Han ansåg att hans intressen hade skadats.

Vad gäller de påstådda påtryckningarna hade kommissionen muntligen föreslagit honom att dra tillbaka sitt klagomål.

Det har ännu inte fattats något slutligt beslut om utbetalningen.

Kommissionen hade inte förklarat varför han inte omedelbart informerades om de påstådda bristerna i hans arbete. Ett sådant misslyckande strider mot principerna om god förvaltning.

Det måste också erinras om att förseningarna inte berodde på honom utan på hans kollegas sjukdom (vilket var ett fall av force majeure) och att hans kollega ändå hade fått betalt.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar om utredningens omfattning

1.1 Under perioden oktober 2003-januari 2004 var klaganden gruppledare för projektet "xyz". Inom ramen för detta projekt tillhandahöll klaganden tjänster enligt ett avtal som ingåtts med företaget Y, som ingår i ett konsortium, Z, som leds av företaget B. Enligt klaganden har Y fortfarande inte betalat sin faktura på 14 221,70 euro plus ränta. I avtalet mellan den klagande och Y föreskrevs att "entreprenören endast kommer att betala de dagar som faktiskt arbetats och godkänts av kunden". Klaganden ansåg att de tjänster han tillhandahöll var tillfredsställande. Lönen till de andra partierna hade betalats ut. Kommissionen använde också de handlingar som klaganden hade lämnat in för Europarådets projekt för vilket det var avsett. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att beslutet om betalning av hans räkning hade försenats i onödan, eftersom kommissionen inte hade fullgjort sina skyldigheter gentemot uppdragstagaren Z.

1.2 I detta avseende vill ombudsmannen först påpeka att det inte finns något direkt avtalsförhållande mellan klaganden själv och kommissionen, som därför inte är den enhet som ansvarar för att betala klagandens avgifter. Det avtal som klaganden har ingått i detta ärende är avtal Y, avtal nr 035/CSV3016/2003, som ingicks med företaget Y och undertecknades den 15 och 21 oktober 2003. Y ingår i Z-konsortiet och ansvarar för att betala klaganden för dennes tjänster (4). Avtalsförhållandena mellan klaganden och Y ligger dock utanför ombudsmannens behörighetsområde. Ombudsmannen påpekar att klagandens krav, inklusive betalning av hans arvoden, mot Y kan drivas i enlighet med punkt 19 ("Tvistlösning") i hans avtal med Y, där det föreskrivs att "[d]etta avtal omfattas av lagarna och jurisdiktionen i land X. Om en tvist uppstår på grund av eller i samband med detta avtal är domstolen i staden X (land X) den behöriga myndigheten".

1.3 Med detta sagt är det avtal som ligger till grund för klagandens påstående det avtal som undertecknades mellan kommissionen och Z den 13 och 15 oktober 2003. Ombudsmannen noterar att detta avtal består av i) kontraktsskrivelse nr 2003/72193 (ramavtal AMS/451 – del 8), ii) de allmänna villkoren för EuropeAids tjänsteavtal, iii) Ramkontraktspartens anbud. och iv) kontraktets uppdragsbeskrivning. När det gäller detta avtal vill ombudsmannen klargöra följande:

1.4 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har ombudsmannen befogenhet att ta emot klagomål "om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas eller gemenskapsorganens verksamhet". Ombudsmannen anser att administrativa missförhållanden uppstår när ett offentligt organ underlåter att agera i enlighet med en regel eller princip som är bindande för det (5). Det kan således även konstateras att det förekommit administrativa missförhållanden i fråga om fullgörandet av skyldigheter som följer av avtal som ingåtts av gemenskapernas institutioner eller organ.

1.5 Ombudsmannen anser dock att omfattningen av den granskning som han kan utföra i sådana fall nödvändigtvis är begränsad. Ombudsmannen anser i synnerhet att han inte bör försöka avgöra om någon av parterna har brutit mot avtalet, om frågan är omtvistad. Denna fråga skulle kunna behandlas effektivt endast av en behörig domstol, som skulle ha möjlighet att höra parternas argument om relevant nationell rätt och att bedöma motstridiga bevis om eventuella omtvistade sakfrågor.

1.6 Ombudsmannen anser därför att han i mål som rör avtalstvister har rätt att begränsa sin undersökning till att undersöka om gemenskapsinstitutionen eller gemenskapsorganet har gett honom en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför han anser att hans syn på avtalssituationen är berättigad. Om så är fallet kommer ombudsmannen att dra slutsatsen att hans undersökning inte har avslöjat något administrativt missförhållande. Denna slutsats påverkar inte parternas rätt att få sin avtalstvist prövad och avgjord av behörig domstol.

1.7 Ombudsmannen noterar att klaganden i sina kompletterande synpunkter framförde ett nytt påstående, nämligen att kommissionen inte hade förklarat varför han inte omedelbart informerades om de påstådda bristerna i hans arbete och att detta stred mot principerna om god förvaltning. I detta avseende anser ombudsmannen att han, för att inte ytterligare fördröja sitt beslut om detta klagomål, kommer att begränsa sin undersökning till påståendena i det ursprungliga klagomålet och de ytterligare påståendena i klagandens synpunkter. Det står den klagande fritt att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen, efter att först ha vänt sig till kommissionen på lämpligt sätt. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen inte hade något avtal med klaganden. Det är således svårt att förstå varför kommissionen skulle ha varit skyldig att informera klaganden om bristerna i hans arbete.

2 Påståendet om i) en onödig försening i beslutet om betalning av klagandens räkning och ii) ett oförutsett krav på att lämna in en uppdragsrapport

2.1 Klaganden hävdade att beslutet om betalning av hans faktura hade försenats i onödan, eftersom kommissionen inte hade fullgjort sina skyldigheter gentemot uppdragstagaren Z. Klaganden hävdade särskilt att även om de tjänster han tillhandahöll var tillfredsställande hade hans faktura på 14 221,70 euro fortfarande inte betalats av Y, eftersom kommissionen påstods ha begärt ytterligare information. Klaganden påpekade också att kommissionen använde hans handlingar för ett projekt i Europarådet för vilket det var avsett.

2.2 I sitt yttrande konstaterade kommissionen att när dess avdelningar den 9 januari 2004 mottog utkastet till uppdragsbeskrivning (6) från uppdragstagaren (det vill säga Z) hyste de tvivel om gruppledarens (det vill säga den klagandes) förståelse av projektet, eftersom utkastet till dokument saknade både kvalitet och tydlighet. Vid ett möte med klaganden den 13 januari 2004 drogs slutsatsen att mandatet behövde skrivas om och att de nya villkoren skulle godkännas vid ett möte den 22-23 januari 2004. Genom e-postmeddelande av den 9 februari 2004 underrättade Z kommissionen om att den hade mottagit den reviderade instruktionen från Y, men att det inte var möjligt att lämna in handlingen på grund av bristande teknisk kvalitet. Kommissionen informerades också om att den klagandes arbetsgivare hade begärt att en annan expert skulle se över uppdragsbeskrivningen. I mitten av februari 2004 fick kommissionen slutligen det nya utkastet till mandat, som uppfyllde de begärda kvalitativa kriterierna, och godkände det genom ett e-postmeddelande av den 20 februari 2004. Kommissionen informerade emellertid Z om sin avsikt att inte betala den fullständiga fakturan på grund av klagandens bristande svar, den dåliga kvaliteten på hans arbete, de betydande förseningar som hade inträffat och det faktum att det slutliga mandatet hade utarbetats av en annan expert. Genom e-postmeddelande av den 15 december 2004 skickade Z en ny faktura, som ersatte en tidigare faktura av den 2 april 2004, till ett belopp på 48 475 euro och krävde betalning av det utestående beloppet på 9 478 euro. Kommissionen angav att den utestående betalningen skulle behandlas på vederbörligt sätt efter mottagandet av en formellt inlämnad faktura. Kommissionen betonade slutligen att den inte hade något avtalsförhållande med klaganden. Kommissionen bad dock klaganden om ursäkt för dröjsmålet med att fatta ett beslut om fakturan och uppgav att en betydande del av förseningen berodde på att Z inte hade lämnat någon återkoppling på nästan fyra månader. Kommissionen uppgav också att den inte använde de handlingar som utarbetats av klaganden eftersom de var av dålig kvalitet.

2.3 I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål. I samband med sitt huvudsakliga påstående framförde han ytterligare ett påstående, nämligen att den ansvarige kommissionstjänstemannen krävde att en detaljerad uppdragsrapport skulle lämnas in och att en andra avrapportering skulle hållas, och att dessa uppgifter inte hade förutsetts i den ursprungliga briefingen.

2.4 I sitt tilläggsyttrande om det nya påståendet uppgav kommissionen att den hade bett klaganden att skriva om uppdragsbeskrivningen och lägga fram en detaljerad uppdragsrapport senast den 22 januari 2004. Kommissionen påpekade att det är nödvändigt att hålla möten och rapportera om dessa och att det är en obestridlig skyldighet för var och en som utför ett uppdrag inom ramen för ett kontrakt. Om kvaliteten på det arbete som uppdragstagaren utfört hade varit god skulle kommissionen säkerligen inte ha begärt en detaljerad uppdragsrapport.

2.5 Som svar på ombudsmannens begäran om att bli informerad om den nuvarande situationen när det gäller den utestående fakturan på 9 478 euro från Z och utsikterna för betalning av denna, upprepade kommissionen vad den hade sagt i sitt första yttrande: Z hade skickat sin sista faktura till kommissionen via e-post, vilket inte kunde godtas. Kommissionen hade den 20 december 2004 begärt att Z skulle skicka en formell faktura med vanlig post, men denna faktura hade ännu inte mottagits.

2.6 I det aktuella fallet måste ombudsmannen därför - som redan påpekats i punkt 1.6 ovan - kontrollera om kommissionen har lämnat en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sina åtgärder och varför den anser att dess uppfattning om avtalsläget när det gäller fullgörandet av dess skyldigheter gentemot uppdragstagare Z är motiverad.

2.7 Ombudsmannen noterar att syftet med kontraktet mellan Z och kommissionen var "Utarbetande av mandatet för Cardis regionala åtgärdsprogram 2003-projektet "Stödprogram för sociala institutioner". Experterna för att utföra denna uppgift var: i) den klagande i egenskap av gruppledare, ii) en expert på reformen av det sociala trygghetssystemet, och iii) lokala experter. I betalningsplanen föreskrevs att en förskottsbetalning på 60 %, det vill säga 38 997 euro, skulle betalas av kommissionen när avtalet började gälla och att ”saldot [skulle] förfalla till betalning inom 60 dagar från mottagandet av den slutliga fakturan med förteckningen över styrkande handlingar och efter godkännandet av slutrapporten”. Klagandens klagomål gäller denna påstådda försening av slutbetalningen.

2.8 Ombudsmannen noterar att det i punkt 5 ("Rapportering") i kontraktets uppdragsbeskrivning anges"att experterna skall utarbeta ett första utkast till projektets uppdragsbeskrivning före den 17 oktober 2003 och skicka en elektronisk version på engelska till kommissionens projektledare. Den slutliga versionen, även den i elektronisk form, skall lämnas in senast den 24 oktober 2003"(understrykning tillagd). Enligt sitt eget avtal med Y var klaganden den konsult som ansvarade för att tillhandahålla de tjänster som krävdes enligt uppdragsbeskrivningen i avtalet mellan kommissionen och Z, och han fick en kopia av uppdragsbeskrivningen i form av bilaga C till sitt avtal med Y.

2.9 När det gäller fullgörandet av det avtal som ingåtts mellan kommissionen och Z, det vill säga Z:s överlämnande av uppdragsbeskrivningen till kommissionen och kommissionens utestående betalning av Z:s räkning, framgår det av handlingarna i målet att de faktiska omständigheterna är kronologiska enligt följande:

Den 16 oktober 2003 hölls ett möte i Strasbourg om det projekt som klaganden deltog i tillsammans med de andra experterna. Det första utkastet till mandat översändes till kommissionen av Z den 9 januari 2004. Eftersom kommissionen inte var nöjd med deras kvalitet beslutade den att anordna ett andra möte med klaganden den 13 januari 2004 för att förklara för klaganden hur man skulle gå vidare. Den 19 januari 2004 skickade den ansvariga kommissionstjänstemannen ett e-postmeddelande till Z, där han hänvisade till mötet den 13 januari 2004 och uttryckte sin förhoppning om att den expertgrupp som leddes av klaganden skulle leverera en slutprodukt av hög kvalitet. Den 26 januari 2004 skickade han ytterligare ett e-postmeddelande till Z, i vilket han återigen hänvisade till den mycket dåliga kvaliteten på utkastet till mandat och fastställde en ny tidsfrist till den 31 januari 2004 för inlämnande av det slutliga mandatet. Den 3 februari 2004 skickade kommissionens tjänsteman, utan att ha fått något svar från den klagande, ett nytt e-postmeddelande till Z med en hänvisning till att avtalet eventuellt skulle sägas upp på grund av att kontraktets kravspecifikationer inte hade respekterats och på grund av att den rapport som den klagande lämnat var av otillräcklig kvalitet.

I ett e-postmeddelande av den 9 februari 2004 till den ansvarige kommissionstjänstemannen uppgav Z att klaganden hade skickat en ny version av uppdragsbeskrivningen till Y. Y ansåg att kvaliteten på den nya versionen inte var tillräckligt god för att denna version skulle kunna översändas till kommissionen och därför hade begärt att en tysk expert, specialiserad på social trygghet, skulle revidera dem och lämna in dem senast den 11 februari 2004 (7). Z begärde därför en ny tidsfrist. I ett e-postmeddelande av den 11 februari 2004 svarade kommissionens tjänsteman att ingen ny expert kunde anlitas utan kommissionens förhandsgodkännande.

Genom ett e-postmeddelande av den 11 februari 2004 översände Z den reviderade instruktionen till den berörda kommissionstjänstemannen. I sitt svar av den 20 februari 2004 påpekade den senare att dokumentet var mycket närmare den kvalitet som krävdes. Han informerade dock Z om att han, med tanke på den dåliga kvaliteten på det arbete som utförts och eftersom kommissionen inte hade fått några nyheter från klaganden sedan mötet den 13 januari 2004, övervägde att inte godkänna hela betalningen av klagandens avgifter och att informera den ansvariga finansiella enheten om detta. I detta sammanhang hänvisade han till de allmänna villkoren för EuropeAids tjänsteavtal.

Den 2 april 2004 skickade Z en slutfaktura till kommissionen på 25 978 euro (det vill säga 64 975 euro (8) minus 38 997 euro som redan hade betalats i början av avtalet). Efter ett möte med Z-samordnaren den 6 juli 2004, där kommissionen upprepade sin avsikt att inte betala hela fakturabeloppet på grund av det dåliga resultatet och förseningarna, samtyckte Z till att skicka en ny faktura. I en skrivelse av den 2 november 2004 bad Z om ursäkt för bristen på återkoppling och den långa tid som hade förflutit mellan mötet den 6 juli 2004 och dess reaktion. Z förklarade att konsortiets samordnare hade lämnat konsortiet i september 2004 och att överlämnandet av arbetet till samordnarens efterträdare tog längre tid än väntat. Kommissionen föreslog därför ett möte med det nya konsortiets samordnare. Den 15 december 2004 skickade Z en ny faktura på 9 478 euro (det vill säga 48 475 euro minus 38 997 euro som redan hade betalats) och bad på nytt om ursäkt för de olägenheter som förseningen orsakat. I sitt svar av den 20 december 2004 begärde dock kommissionens tjänsteman att ansökan formellt skulle lämnas in till finansteamet i enlighet med reglerna. I sitt yttrande av den 30 mars 2005 över klagomålet angav kommissionen att den skulle behandla slutbetalningen när den korrigerade fakturan hade mottagits. I sitt tilläggsyttrande av den 7 december 2005 angav kommissionen att denna faktura ännu inte hade mottagits.

När det gäller de påstådda förseningarna i samband med betalningen av klagandens räkning

2.10 Ombudsmannen noterar att klagandens påstående är att det har förekommit onödiga förseningar i beslutet om betalning av hans räkning, eftersom kommissionen inte har fullgjort sina skyldigheter gentemot uppdragstagaren Z. Ombudsmannen anser att det är logiskt att anta att varje skyldighet för kommissionen att betala för klagandens tjänster förutsätter att Z lämnar in en faktura (som omfattar dessa tjänster) till kommissionen. I detta avseende noterar ombudsmannen att Z skickade en slutfaktura till kommissionen den 2 april 2004 och att tre månader förflöt innan kommissionen organiserade mötet den 6 juli 2004. Ombudsmannen noterar att kommissionen bad klaganden om ursäkt för denna försening, men att den också påpekade att en betydande del av den totala förseningen berodde på bristen på återkoppling från Z under nästan fyra månader (9). Ombudsmannen anser att kommissionen borde ha svarat snabbare på den faktura som skickades den 2 april 2004. För att hantera denna faktura skulle det dock ha krävts att fakturan lämnades in i enlighet med gällande regler. Kommissionen hävdade dock att så inte var fallet, och Z verkar inte ha bestridit detta. Ombudsmannen noterar vidare att Z inte verkar ha reagerat på kommissionens begäran av den 20 december 2004 om att lämna in en ny faktura. Ombudsmannen noterar också att Z i december 2005, när kommissionen lämnade sitt tilläggsyttrande, fortfarande inte hade lämnat in någon formell faktura.

2.11 När det gäller inlämnandet av Z:s sista faktura av den 15 december 2004 (till ett belopp av 9 478 euro) noterar ombudsmannen att kommissionen inte i detalj har förklarat sina invändningar mot denna faktura. När det gäller formella aspekter noterar ombudsmannen att det i punkt 5 "Betalningsplan" i kontraktsskrivelse nr 2003/72193 mellan kommissionen och Z föreskrevs att betalningsansökningar skulle lämnas in till finansavdelningen. I detta avseende noterar ombudsmannen att Z:s sista faktura (som bifogades Z:s e-postmeddelande av den 15 december 2004) inte skickades till finansavdelningen utan till kommissionens projektledare. När det gäller kommissionens påstående att fakturan hade skickats via e-post noterar ombudsmannen att det i punkt 7 i kontraktsbrevet tydligt angavs den postadress där betalningsansökningarna skulle skickas. Ombudsmannen noterar dock också att det framgår av den relevanta e-postkorrespondensen av den 15 och 20 december 2004 mellan Z och kommissionen att kommissionens invändningar inte var begränsade till formella aspekter, utan även gällde sakfrågor (10). Det förefaller emellertid som om denna fråga i första hand rör förhållandet mellan Z och kommissionen.

2.12 På grundval av ovanstående överväganden anser ombudsmannen att kommissionen har lämnat en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för sin ståndpunkt när det gäller denna aspekt av ärendet.

När det gäller kravet på att lämna in en uppdragsrapport

2.13 När det gäller klagandens ytterligare påstående att den ansvarige kommissionstjänstemannen, i motsats till vad som hade förutsetts, krävde att en detaljerad uppdragsrapport skulle lämnas in och att en andra avrapportering skulle hållas, noterar ombudsmannen att det i punkt 4 ("Plats och varaktighet") i kontraktets mandat angavs att "det är planerat att ha en genomgång och en avrapportering med den ledande experten [det vill säga klaganden] och kommissionens projektledare och en företrädare för Europarådet [Europarådet] antingen i Bryssel eller i Strasbourg". Ombudsmannen noterar att denna formulering, särskilt eftersom den hänvisar till ”det är planerat”, inte i absoluta termer verkar innebära att endast en briefing och en debriefing skulle hållas. Formuleringen verkar snarare hänvisa till den normala situationen där kontraktet skulle genomföras som planerat. I det aktuella fallet, där kommissionen hade allvarliga reservationer när det gäller kvaliteten och tydligheten i det inlämnade utkastet till mandat, anser ombudsmannen dock att ovanstående formulering inte verkar hindra kommissionen från att be klaganden att närvara vid ett andra möte (debriefing) den 13 januari 2004 för att förklara sina farhågor när det gäller den önskade kvaliteten på utkastet till mandat.

2.14 När det gäller kravet på att lämna in en detaljerad uppdragsrapport senast den 22 januari 2004 noterar ombudsmannen att det i artikel 24 i de allmänna villkoren för EuropeAids tjänstekontrakt föreskrivs att "konsulten [dvs. Z] skall förse projektledaren med sådan information om tjänsterna och projektet som projektledaren när som helst kan begära". Ombudsmannen anser därför att kommissionen, särskilt med tanke på problemen med kvaliteten på det inlämnade första utkastet till mandat, hade rätt att begära en sådan detaljerad uppdragsrapport.

2.15 På grundval av ovanstående överväganden anser ombudsmannen att kommissionen har lämnat en sammanhängande och rimlig redogörelse för den rättsliga grunden för den nödvändiga inlämnandet av en detaljerad uppdragsrapport och anordnandet av en andra avrapportering.

2.16 På grundval av ovanstående överväganden konstaterades därför inget administrativt missförhållande från kommissionens sida.

3 Påstådd skamfilning av den klagandes namn och heder

3.1 I sina synpunkter hävdade klaganden att hans namn och heder hade skadats i detta fall.

3.2 I sitt tilläggsyttrande beklagade kommissionen att den klagande förolämpades av att den inte kunde godta det arbete som utförts av honom, men betonade att den aldrig hade för avsikt att skada den klagandes namn och heder.

3.3 I sina kompletterande synpunkter uppgav klaganden att han skulle vara ovillig att uppge sitt namn för nya projekt inom sitt område, eftersom han inte ville ta risken att få projekten avvisade enbart på grund av att hans namn fanns med på förteckningen över experter. Klaganden ansåg att hans intressen hade skadats.

3.4 Ombudsmannen noterar att kommissionens kommentarer kan påverka klagandens anseende. Det verkar dock som om dessa synpunkter inte var offentliga. Det finns inte heller något som tyder på att kommissionen hade för avsikt att skada klagandens anseende. Ombudsmannen noterar dessutom från Z:s e-postmeddelande av den 9 februari 2004 till kommissionen (11) att Y själv hade uttryckt åsikten att det utkast till mandat som klaganden lämnat in inte var av tillräcklig kvalitet för att översändas till kommissionen. På grundval av dessa överväganden kan man därför inte konstatera några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

4 Påståendet att klaganden utsatts för påtryckningar

4.1 Klaganden hävdade att han hade utsatts för påtryckningar, eftersom han fick veta av Y att den ansvarige kommissionstjänstemannen, som klaganden identifierade, föreslog att Z skulle betala honom 20 % av hans arvode, utan att ange några skäl, men att han, efter att ha hört om klagomålet till ombudsmannen, hade gjort erbjudandet avhängigt av att klaganden drog tillbaka sitt klagomål.

4.2 I sitt tilläggsyttrande tillbakavisade kommissionen kraftfullt de allvarliga anklagelser som framförts av klaganden. Kommissionen uppgav att kommissionen och uppdragstagaren övervägde att minska slutbetalningen eftersom uppdragstagaren godtog att arbetet inte hade levererats i tid. Kommissionen var inte medveten om de eventuella återverkningarna av detta avtal för klaganden. Om det fanns återverkningar skulle detta inte vara en fråga där kommissionen skulle ha någon som helst rätt att ingripa. I detta avseende erinrade kommissionen om att dess avtalspart var Z och inte klaganden.

4.3 I sina kompletterande synpunkter uppgav klaganden att han inte kände till någon överenskommelse mellan kommissionen och uppdragstagaren om en minskning av slutbetalningen. När det gäller de påstådda påtryckningarna uppgav klaganden att kommissionen muntligen hade föreslagit att han skulle dra tillbaka sitt klagomål.

4.4 Ombudsmannen noterar att klagandens påstående, om det fastställs, är mycket allvarligt och att ombudsmannen kommer att undersöka ett sådant påstående grundligt. I sina ytterligare synpunkter tycktes dock klaganden späda ut sitt påstående genom att säga att "muntligen från kommissionens sida föreslogs det att jag skulle dra tillbaka mitt klagomål. Jag upplevde detta som tryck (12)". Ombudsmannen noterar att klaganden har förblivit vag när det gäller detta påstående och inte lämnat några konkreta stödjande uppgifter. Han har till exempel inte angett vilket datum kommissionen skulle ha lagt fram detta förslag. Det förefaller också som om påståendet grundar sig på hörsägen från Y och inte på klagandens direkta erfarenhet av kommissionen. På grundval av ovanstående anser ombudsmannen att inga ytterligare undersökningar av detta påstående är motiverade.

5 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Det ursprungliga klagomålet av den 16 november 2004 rörde två punkter, nämligen i) en påstådd underlåtenhet att svara på den klagandes skrivelse av den 24 augusti 2004 till kommissionsledamot Nielson, Efter att under tiden ha mottagit svaret från Byrån för samarbete EuropeAid av den 12 november 2004 på hans skrivelse till kommissionsledamot Nielson, skrev den klagande till ombudsmannen den 26 november 2004 för att tacka honom och endast vidhålla det andra påståendet.

(2) Referensvillkoren behövde utarbetas enligt avtalet och utgjorde den tjänst som skulle levereras, medan referensvillkoren var de villkor som var tillämpliga på avtalet.

(3) Den lilla skillnaden på 20 euro verkar ha berott på ett misstag från företagets sida, eftersom de ursprungligen överenskomna avgifterna uppgick till 64 995 euro i stället för 64 975 euro.

(4) Bestämmelserna om den klagandes betalning anges i punkt 6 ("Ersättning") och punkt 8 ("Betalningar") i hans avtal med Y.

(5) Se årsrapporten för 1997, s. 22 och följande sidor.

(6) Referensvillkoren behövde utarbetas enligt avtalet och utgjorde den tjänst som skulle levereras, medan referensvillkoren var de villkor som var tillämpliga på avtalet.

(7) Det ursprungliga e-postmeddelandet på franska av den 9 februari 2004 har följande lydelse: "Il [le plaignant] a, en effet, envoyé une nouvelle version révisée à la fin de ce WE à Y mais ceux-ci ont jugé que la qualité de ses termes de référence n'était pas suffisante pour vous la transmettre. Ils ont donc demandé à un expert allem och spécialisé en sécurité sociale et ayant une bonne connaissance des Balkans de les réviser à nouveau. Cet expert s'est engagé à nous les soumettre pour le mercredi 11 février [2004]”.

(8) Den lilla skillnaden på 20 euro verkar ha berott på ett misstag från företagets sida, eftersom de ursprungligen överenskomna avgifterna uppgick till 64 995 euro i stället för 64 975 euro.

(9) I detta avseende noterar ombudsmannen att Z faktiskt två gånger framförde sina ursäkter, nämligen i sina skriftliga meddelanden av den 2 november 2004 och den 15 december 2004, för bristen på återkoppling sedan mötet den 6 juli 2004 och förseningen av dess reaktion. I sin skrivelse av den 2 november 2004 förklarade Z att konsortiets samordnare hade lämnat konsortiet i mitten av september 2004 och att överlämnandet av denna samordning hade tagit längre tid än väntat.

(10) I sitt e-postmeddelande av den 15 december 2004 till kommissionen skrev Z "vi skulle uppskatta om Ni kunde godta utfärdandet av den bifogade slutfakturan för ovannämnda projekt" och tillade "vi hoppas verkligen att vårt förslag är godtagbart". I sitt svar av den 20 december 2004 uppgav kommissionens projektledare följande: ”Jag vill informera er om att jag i detta skede inte kan tillhandahålla någon typ av avtal i det format som ni föreslog av följande skäl: Jag har aldrig fått något formellt förslag från [L]. Vi träffades faktiskt i juni 2004, när vi diskuterade dessa frågor, men jag fick aldrig någon form av återkoppling på någon diskussion om resultatet av denna fråga. Den första reaktionen efter detta möte var skrivelsen från [klaganden] direkt till kommissionsledamot Nielson (...) Tills jag får ytterligare information ser jag ingen anledning att ändra min bedömning av kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls av projektgruppen och av gruppledaren (...)".

(11) Det ursprungliga e-postmeddelandet på franska av den 9 februari 2004 återges i fotnot 7 ovan.

(12) I det nederländska originalet: "Mondeling werd zijdens the Commissie voorgesteld dat ik mijn klacht daarop zou intrekken. Ik ervoer dit als druk".