Strasbourg den 4 juni 2007

Bäste herr C.,

Den 28 oktober 2004 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal (Epso) angående det elektroniska ansökningssystemet i samband med allmänna uttagningsprov som anordnas av gemenskapens institutioner.

Den 7 december 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till Epsos direktör. Den 11 mars 2005 kontaktade du mina avdelningar för att få information om hur ärendet fortskrider. Den 31 mars 2005 översände Epso sitt yttrande. Jag vidarebefordrade den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 27 maj 2005.

Den 26 juni 2005 begärde jag ytterligare upplysningar från Epso, som skickade sitt svar på denna begäran den 12 augusti 2005. Jag vidarebefordrade den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 25 oktober 2005.

Den 3 april 2006 lämnade jag ett förslag till rekommendation till Epso. Den 1 juni 2006 skickade Epso ett detaljerat utlåtande om detta förslag till rekommendation till mig. Den 12 juli 2006 översände jag en kopia av Epsos detaljerade utlåtande med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Inga synpunkter har inkommit från dig.

Jag skriver nu för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Den 8 juni 2004 ingav klaganden, en tjänsteman vid rådet, klagomål 1777/2004/ELB. Klagomålet gällde ansöknings- och informationssystemet online för allmänna uttagningsprov som anordnades av Epso. Enligt klaganden kan endast sökande som har tillgång till Internet i hemmet eller som bor i områden där det är möjligt för allmänheten att få tillgång till Internet ansöka om dessa uttagningsprov. Med tanke på den låga Internetpenetrationen i vissa medlemsstater (mindre än 15 % av befolkningen hade tillgång till Internet i vissa medlemsstater) och svårigheterna att få tillgång till Internet i landsbygdsområden ansåg klaganden att detta förfarande var diskriminerande. Dessutom är de sökande skyldiga att kontrollera sina handlingar på Internet för att få information om datum, tid och plats för proven och om deras resultat. Han uppgav att 72 procent av de sökande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/A/11/03 inte hade deltagit i proven. Klaganden ansåg att detta var orättvist, eftersom de sökande ansvarar för att få information som tidigare lämnats av Epso.

Klaganden förstod att onlineapplikationer var lättare att hantera, men hävdade att detta endast borde vara ett alternativ till andra möjligheter. Han ansåg att användningen av detta förfarande skulle kunna ha en negativ inverkan på alla EU-institutioner, eftersom Epso anordnade allmänna uttagningsprov för alla institutioner och eftersom det ökade klyftan mellan medborgaren och institutionerna. Klaganden hävdade att Epso borde avskaffa skyldigheten att ansöka online och skicka information direkt till de sökande, t.ex. datum, tid och plats för proven samt resultaten.

Eftersom klaganden inte verkade ha kontaktat Epso i frågan förklarades klagomålet otillåtligt.

Den 28 oktober 2004 ingav klaganden detta klagomål, till vilket han bifogade protokollet från ett möte i Epsos styrelse som hölls den 5 december 2003 och protokollet från ett möte i COPARCO (kommissionen Paritaire Commune) den 20 oktober 2003 i vilket han ifrågasatte skyldigheten att ansöka online, i vilket han deltog. Han uppmärksammade också de farhågor om systemet för onlineregistrering som framfördes av personalföreträdarna under samma möte. Med tanke på föremålet för klagomålet ansåg ombudsmannen att det hade föregåtts av lämpliga administrativa tillvägagångssätt.

Klaganden uppgav att onlineförfarandet snabbt hade blivit ett fullbordat faktum. Den användes först för rekrytering av extraanställda inom ramen för EU:s utvidgning (2002–2003). Med tanke på att denna rekrytering var brådskande och exceptionell var användningen av detta förfarande förmodligen motiverad i viss utsträckning. Senare användes det för tävlingar för nya medlemsstater. Även i detta fall kunde förfarandets brådskande karaktär och omfattning ha spelat en roll för beslutet att använda sig av onlineförfarandet för rekrytering. Därefter blev den emellertid allmän och tillämpades på alla allmänna uttagningsprov. Såvitt klaganden känner till har det inte gjorts någon undersökning för att utvärdera effekterna av detta förfarande. Han tillade att resultatet verkade tyda på en kraftig minskning av antalet deltagare. Enligt honom bekräftade detta oberoende expertkommitténs slutsats att syftet med allmänna uttagningsprov verkade vara en drastisk minskning av antalet sökande snarare än ett urval av nödvändiga färdigheter.

Vid ett möte i Epsos styrelse den 5 december 2003 uppgav Epsos direktör att han, på grund av de sökandes kommunikationsmöjligheter och Epsos ledningsfunktioner, inte hade för avsikt att överge principen om webbansökan. Klaganden hävdade att Epso inte ens kommunicerade direkt med de sökande, men att de sökande var tvungna att söka information på Epsos webbplats.

Han bifogade statistik (1) om tillgången till Internet i EU, som visar att endast 40 % av hushållen i EU hade tillgång till Internet i juni 2002 och att det fanns stora skillnader mellan medlemsstaterna: 51,8 % i Sverige, 44,9 % i Danmark, 18,4 % i Spanien eller 13,2 % i Grekland.

Klaganden hoppades att ombudsmannen skulle undersöka frågan inte bara ur rättslig och teknisk synvinkel utan också ur etisk synvinkel, nämligen skyldigheten att ta hänsyn till kandidaternas intressen.

Sammanfattningsvis hävdade klaganden att kravet på att sökande ska ansöka online för att delta i ett uttagningsprov var diskriminerande på grund av de olika graderna av internetanvändning i medlemsstaterna och att kravet på att sökande ska kontrollera sina handlingar online för att få information var orättvist eftersom de sökande var ensamt ansvariga för att följa upp sina handlingar medan beslut fattas av Epso. Han hävdade att Epso borde skicka viktig information direkt till de sökande, såsom datum, tid och plats för proven och resultaten.

Frågeställningen

Epsos yttrande

Epsos yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

I vitboken om reformen av kommissionen (2) fastställdes, som en av de åtgärder som skall vidtas för att säkerställa större öppenhet för de sökande, en ökad användning av Internet, inklusive införande av online-applikationer. Epso införde därför registrering online och kommunikation med de sökande 2003. Det innebar ett stort framsteg när det gäller konkurrenshantering, förbättrad tillgänglighet, snabbare kommunikation och tillhandahållande av statistik i realtid om antalet mottagna ansökningar. Detta hade också underlättat bättre planering och konkurrenshantering.

a) Onlineansökningssystemet och dess inverkan på antalet ansökningar

När det gäller argumenten att onlinesystemet potentiellt uteslöt sökande från att delta i uttagningsproven, ska det påpekas att antalet sökande till de uttagningsprov där denna metod användes visade precis motsatsen. Tabellen nedan visar antalet ansökningar till liknande uttagningsprov, före och efter det att detta system för onlineansökan antogs.

Före online-ansökningar		Med on-line-applikationer
Konkurrens	Antal ansökningar	Konkurrens	Antal ansökningar
KOM/C/1/00 (3)	1 005	EPSO/C/11/03 (4)	6 087
KOM/C/1/02 (5)	6 940	EPSO/AST/4/05 (6)	11 798
EUR/A/166/01 (7)	2 375	EPSO/A/11/03 (8)	14 483

Uttagningsprov KOM/C/1/00 och EPSO/C/11/03 som syftar till att rekrytera engelsktalande sekreterare. uttagningsproven COM/C/1/02 och EPSO/AST/4/05 för rekrytering av franskspråkiga sekreterare, uttagningsprov EUR/A/166/01 och EPSO/A/11/03 offentliggjordes för att rekrytera handläggare inom revisionsområdet. Siffrorna visade inte på någon minskning av antalet sökande, utan snarare en ökning av antalet ansökningar. Detta skulle lätt kunna förklaras av det elektroniska ansökningssystemets enkelhet och bekvämlighet och utgör en av de mest positiva konsekvenserna av detta system.

b) Epsoprofilen och dess inverkan på antalet sökande som gör proven

När det gäller minskningen av antalet sökande som deltog i proven var verkligheten inte heller den som klaganden hävdade. Med samma uttagningsprov som tidigare som exempel var antalet sökande som deltog i urvalsdelproven högre efter införandet av onlinesystemet.

Före online-ansökningar		Med on-line-applikationer
Konkurrens	Antal ansökningar	Konkurrens	Antal ansökningar
KOM/C/1/00	662	EPSO/C/11/03	2 931
KOM/C/1/02	5 120	EPSO/AST/4/05	5 500(9)
EUR/A/166/01	1 623	EPSO/A/11/03	3 864

Även om det fanns en ökning av antalet sökande som ansökte och sedan inte deltog i proven, var slutsiffran för de sökande som faktiskt gjorde proven fortfarande klart högre efter införandet av onlinesystemet, jämfört med samma typ av uttagningsprov som offentliggjordes innan detta system infördes.

Epso studerar fortlöpande hur onlinesystemet påverkar antalet sökande som gör proven. Med tanke på att deltagandet i urvalsprov i uttagningsprov som inletts efter införandet av onlinesystemet hade sjunkit och i enlighet med god förvaltningssed beslutade Epso att genomföra undersökningar efter varje urvalsprov för att undersöka orsakerna till ändringen av deltagandet.

På grundval av resultaten från dessa undersökningar genomförde Epso två studier för att analysera orsakerna till den minskade närvaron vid proven. I den första, daterad den 28 maj 2004, drogs slutsatsen att användningen av onlineregistrering och onlinekommunikation inte var ett viktigt skäl för de sökande att inte delta i proven. För att garantera att onlinesystemet inte uteslöt några sökande från att delta i proven föreslog och genomförde Epso dock flera åtgärder. Till följd av detta skickades nu systematiskt påminnelser via e-post till de sökande. Dessutom, och med tanke på att en av slutsatserna i denna studie var att onlinesystemets enkelhet uppmuntrade ansökningar från personer som antingen inte helt uppfyllde behörighetskriterierna eller inte hade någon seriös avsikt att delta i uttagningsprovet, hade ett bekräftelsesystem också införts. Efter den första registreringen ombads de sökande därför att bekräfta att de hade för avsikt att delta i urvalsproven på utsatt datum och att ange sitt val av provcentrum.

I den andra rapporten bekräftades slutsatserna från den första rapporten. Det främsta skälet till att sökanden inte deltog i proven var att han eller hon inte var tillgänglig på provdagen. Ett betydande antal sökande (cirka 22 % av dem som svarade på enkäterna) beslutade sig för att inte delta i proven, eftersom de trodde att de inte skulle klara sig bra. Å andra sidan var antalet sökande som har haft problem med att få tillgång till relevant information via Epsos onlinesystem fortfarande lågt och det fanns inga bevis som tydde på att Epsos profil inte fungerade tillfredsställande. Endast fem personer uppgav att kostnaden för eller tillgängligheten till internet hindrade dem från att få sin inbjudan till proven, och endast 5 % av de svarande uppgav att de inte hade hittat sin inbjudan. Det var viktigt att notera att denna procentandel gradvis minskade, förmodligen på grund av Epsos kontinuerliga insatser för att informera de sökande så tydligt som möjligt om onlinesystemet.

Epso har nämligen inte bara noggrant undersökt onlinesystemets inverkan på antalet sökande som gör proven, utan har även identifierat flera åtgärder som kan vidtas för att säkerställa att systemet inte har en negativ inverkan på dessa antal. Dessa åtgärder, som redan beskrivits, genomfördes och den andra rapporten visade att de är effektiva.

Av det ovan anförda följer tydligt att onlinesystemet inte utgjorde ett viktigt skäl för de sökande att inte delta i proven. När det gäller ökningen av antalet personer som inte deltog i dessa prov efter införandet av onlineregistreringen berodde detta i själva verket på ”falska” ansökningar från personer som inte uppfyller behörighetskriterierna eller som inte är särskilt motiverade att göra proven. Studierna visade att det var just onlinesystemets enkelhet och användarvänlighet som skapade ett alltför stort antal sökande jämfört med tidigare uttagningsprov.

Klagandens synpunkter

Klagandens synpunkter kan sammanfattas på följande sätt.

ESPO behandlade endast en aspekt av klagomålet, nämligen konsekvenserna av onlineregistreringssystemet för antalet sökande. Epso tog inte upp den diskriminerande karaktären hos skyldigheten att endast ansöka online.

Resultaten av Eurostats senaste undersökning under första kvartalet 2004, som offentliggjordes i maj 2005 (10), bekräftade att Internetanvändningen (11) varierar avsevärt från ett land till ett annat: De högsta andelarna noterades i Sverige (82 %), Danmark (76 %) och Finland (70 %), medan de lägsta andelarna noterades i Grekland (20 %), Ungern (28 %), Litauen, Polen och Portugal (29 % vardera). Studien visade dessutom att endast 47 % av alla personer mellan 16 och 74 år använde Internet i EU under första kvartalet 2004.

När det gäller onlineregistrering handlade klagomålet om skyldigheten att använda detta system och avsaknaden av ett alternativ, särskilt användningen av vanlig post. De flesta medlemsstater som använder ny teknik för att ge medborgarna möjlighet att utöva vissa rättigheter gav medborgarna möjlighet att välja att använda denna teknik. Den vitbok som Epso nämnde i sitt yttrande tvingade inte Epso att använda Internet, utan föreskrev endast en sådan möjlighet.

När det gäller Epsos jämförelse mellan olika uttagningsprov påpekade klaganden att profilerna för uttagningsproven, även om de syftade till att rekrytera till liknande tjänster, var olika. I uttagningsproven COM/C/1/00, COM/C/1/02 och EUR/A/166/01 begärdes således tre års yrkeserfarenhet, medan de övriga inte begärde någon yrkeserfarenhet. Klaganden ansåg att det var av denna anledning som antalet sökande hade ökat.

När det gäller deltagandet i uttagningsproven var det enligt klaganden uppenbart att förhållandet mellan antalet sökande som deltog i uttagningsproven och antalet ansökningar hade minskat, vilket framgår av tabellen:

Tävlingar utan webbansökan	Antal ansökningar	Sökande som deltar i uttagningsprovet	Procentandel av deltagarna i proven
KOM/C/1/00	1 005	662	65.87%
KOM/C/1/02	6 940	5 120	73.78%
EUR/A/166/01	2 375	1 623	68.34%
Tävlingar med webbansökningar	Antal ansökningar	Sökande som deltar i uttagningsprovet	Procentandel av deltagarna i proven
EPSO/C/11/03	6 087	2 931	48.15%
EPSO/AST/4/05	11 798	5 500	46.62%
EPSO/A/11/03	14 483	3 864	26.68%

Klaganden instämde inte i Epsos kommentar att systemets enkelhet uppmuntrade ansökningar från personer som inte uppfyllde behörighetskriterierna eller inte hade för avsikt att delta. Denna kommentar ledde till att ett andra hinder skapades, nämligen att deltagandet i proven bekräftades uteslutande via onlinesystemet. Detta var en ny avskräckande faktor för sökande som inte har tillgång till Internet eller som har svårt att få tillgång till det. Slutligen ansåg han att den procentuella andelen på 5 procent av de sökande som inte hittade sin kallelse till proven och det faktum att flera personer uppgav att kostnaden eller tillgången till internet hindrade dem från att ta emot kallelsen borde ge Epso anledning att reflektera över systemet och vidta korrigerande åtgärder. Han påpekade att studien endast baserades på individer som svarade, förmodligen online.

Klaganden ansåg att Epsos studier inte var tillförlitliga, eftersom Epso både var domare och dömd. Ett oberoende organ bör genomföra sådana studier.

Han drog slutsatsen att endast sökande som valt att ansöka online bör kontaktas online av Epso.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av Epsos yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Ombudsmannen var inte nöjd med att Epso hade besvarat klagomålet fullt ut, eftersom Epso ännu inte hade kommenterat klagandens argument att den andel av befolkningen som har tillgång till Internet varierar mycket kraftigt från en medlemsstat till en annan. Han begärde också att få yttra sig om huruvida det obligatoriska kravet på registrering online och tillgång till handlingar på ett omotiverat sätt skulle kunna diskriminera de personer som kanske vill delta i Epsos uttagningsprov men som inte har tillgång till internet.

Epsos kompletterande svar

Epsos svar kan sammanfattas på följande sätt:

Epso gjorde en jämförelse mellan de två systemen för anordnande av uttagningsprov, det vill säga ansökningar per vanlig post och onlineregistrering. När det gäller ansökningar med vanlig post var de sökande som ville ansöka tvungna att hitta pappersversionen av Europeiska unionens officiella tidning, vilket var ett långdraget och tungrott förfarande. Därefter måste ansökan skickas med rekommenderat brev, vilket innebar att man gick till närmaste postkontor. Detta var ett långdraget förfarande som inte garanterade att tjänsten skulle tas emot. Detsamma gällde den efterföljande korrespondensen med de sökande. Med postsystemet var det inte möjligt att snabbt upprätta reservlistor. Fördelen med onlinesystemet var obestridlig när det gäller hur snabbt de sökande kan få tillgång till information från offentliggörandet av uttagningsprovet fram till reservlistan. Detta system var enklare för de sökande, det möjliggjorde snabb tillgång till information och snabb kommunikation med de sökande och var stabilt trots ändringar av postadresserna. Epso kunde nu anordna ett större antal uttagningsprov och kommunicera med ett större antal sökande, utan att detta var till nackdel för de sökande.

Tillgången till Internet varierade från en medlemsstat till en annan, men tillgången till ett postkontor varierade också. Användningen av Internet spred sig och allt fler fick tillgång till Internet. Inom ramen för de uttagningsprov som anordnades av Epso var målgruppen den förvärvsarbetande befolkningen, som hade bättre tillgång till Internet. På samma sätt varierade tillgången till Internet beroende på utbildningsnivå. Ju högre utbildningsnivå desto bättre tillgång till Internet. Epso uppgav att sökande kunde gå till platser som offentliga bibliotek, universitet och cyberkaféer för att få tillgång till internet, om de inte hade tillgång till det på sin arbetsplats. Den påpekade att den genomsnittliga andelen företag i de gamla medlemsstaterna som använde Internet 2004 var 89 % och att 90 % av företagen i de nya medlemsstaterna använde Internet.

Sammanfattningsvis ansåg Epso att användningen av internet inte hindrade de sökande från att ansöka jämfört med det system som användes tidigare. Dessutom har betydande framsteg gjorts med Internet när det gäller systemets förvaltning och lönsamhet. Det enda undantaget från onlineregistrering beviljas personer med funktionsnedsättning. Andelen sökande som omfattas av detta system är mycket låg och påverkade inte dess lönsamhet. Epso ansåg att systemet för registrering online inte var diskriminerande när det gäller tillträde till uttagningsprov och att det underlättade ett snabbt slutförande av förfarandena. Hittills har Epso inte mottagit något klagomål om tillgången till systemet.

Klagandens ytterligare synpunkter

Klaganden upprepade att hans klagomål gällde den exklusiva användningen av Internet för att ansöka om uttagningsprov och beklagade att Epso inte hade behandlat frågan.

Han beklagade att Epso presenterade den obligatoriska onlineregistreringen och avsaknaden av direkt kommunikation med de sökande som två oundvikliga hinder för användningen av internet. Epso gjorde i själva verket två val för att underlätta den elektroniska handläggningen av ansökningar. Frågan var om dessa val motiverade att man uteslöt ett stort antal potentiella kandidater som inte hade tillgång till Internet eller som hade svårt att få tillgång till Internet. Han ansåg att om Epso skulle göra onlineregistrering frivillig snarare än obligatorisk skulle det förena de obestridliga fördelarna med internet när det gäller tillgång till och kommunikation av information och samtidigt undvika diskriminering. Epso ansvarar för att registrera uppgifter om sökande som ansöker med vanlig post och för att skriva brev till dessa sökande. Denna ändring bör inte vara betungande och bör inte leda till förseningar.

Om Epso skulle fortsätta att inkludera brev i de sökandes profiler utan att skriva direkt till dem via deras e-postadresser bör Epso informera de sökande om att detta är dess praxis.

När det gäller det faktum att onlinesystemet hade påskyndat förfarandena hävdade klaganden att det inte hade gjorts någon djupgående undersökning av denna fråga. Han tillade att om vissa framsteg hade gjorts var det mer måttligt än vad Epso hade uppgett och berodde förmodligen på anordnandet av uttagningsprov per språk, nya urvalsprov, avsaknaden av en preliminär granskning av ansökningarna och användningen av endast tre språk för att kommunicera med de sökande.

Klaganden drog slutsatsen att det viktigaste bidraget från Epso var minskningen av antalet sökande på grund av det stora antalet hinder och noterade att Epso inte lyckades nå målet att rekrytera det antal sökande som behövdes.

UTKAST TILL REKOMMENDATION

Den 3 april 2006 riktade ombudsmannen följande förslag till rekommendation till Epso i enlighet med artikel 3.6 i sin stadga:

Sökande i allmänna uttagningsprov måste registrera sig och kommunicera med Epso online. Epso bör överväga att föreskriva undantag från detta krav för personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till internet. Epso kan kräva att en begäran om undantag ska styrkas med sådana bevis som den berörda personen rimligen kan förväntas tillhandahålla under omständigheterna.

Detta förslag till rekommendation baserades på följande överväganden:

Påstådd diskriminering och orättvisa från Epsos sida på grund av det elektroniska registrerings- och informationssystemet för uttagningsprov

1. Klagomålet gäller Epsos elektroniska ansöknings- och informationssystem för allmänna uttagningsprov som anordnas av Epso. Enligt klaganden kan endast sökande som har tillgång till Internet i hemmet eller som bor i områden där det är möjligt för allmänheten att få tillgång till Internet ansöka till dessa uttagningsprov. Med tanke på den låga Internetpenetrationen i vissa medlemsstater (mindre än 15 % av befolkningen har tillgång till Internet i vissa områden) och svårigheterna att få tillgång till Internet i landsbygdsområden, hävdade klaganden att kravet på att sökande ska ansöka online för att delta i allmänna uttagningsprov är diskriminerande. Klaganden hävdade också att kravet på att de sökande ska kontrollera sina handlingar online för att få information är orättvist eftersom de sökande är ensamt ansvariga för att följa upp sina handlingar medan beslut fattas av Epso. Sökande är skyldiga att kontrollera sin fil på Internet för att få information om datum, tid och plats för tentamen och om deras resultat. Klaganden hävdade att Epso borde skicka viktig information direkt till de sökande, såsom datum, tid och plats för proven och resultaten.

2. I sitt yttrande av den 31 mars 2005 förklarade Epso att siffrorna inte visade någon minskning av antalet sökande, utan en ökning av antalet ansökningar. Detta kan förklaras av att det elektroniska ansökningssystemet är enkelt och bekvämt, vilket var två av de mest positiva konsekvenserna. Även om det fanns en ökning av antalet sökande som ansökte och sedan inte deltog i proven, var slutsiffran för de sökande som faktiskt gjorde proven högre efter införandet av onlinesystemet, jämfört med samma typ av uttagningsprov som offentliggjordes innan detta system infördes.

Med tanke på att deltagandet i urvalsproven i uttagningsprov som inleddes efter införandet av onlinesystemet hade sjunkit, och i enlighet med god förvaltningssed, genomförde Epso undersökningar efter varje urvalsprov för att undersöka orsakerna till ändringen av närvaronivåerna och övervaka eventuella korrigerande åtgärder som vidtagits. På grundval av dessa undersökningar genomfördes två studier. I den första studien drogs slutsatsen att användningen av onlineregistrering och onlinekommunikation inte var ett viktigt skäl för de sökande att inte delta i proven. För att garantera att onlinesystemet inte uteslöt några sökande från att delta i proven föreslog och genomförde Epso dock flera åtgärder: E-postpåminnelser skickades till de sökande och en bekräftelse på deltagande infördes också. Efter den första registreringen ombeds du därför bekräfta att du tänker delta i urvalsdelproven på utsatt datum och ange vilket provcentrum du väljer. Den andra studien bekräftade de slutsatser som dragits i den första. Det främsta skälet till att sökanden inte deltog i proven var att han eller hon inte var tillgänglig på provdagen. Ett betydande antal sökande beslutade sig för att inte delta i proven eftersom de ansåg att de inte skulle klara sig bra.

Epso förklarade att antalet sökande som har haft problem med att få tillgång till relevant information via Epsos onlinesystem fortfarande är lågt. Epso noterade att denna procentandel gradvis minskade, förmodligen på grund av Epsos kontinuerliga insatser för att informera de sökande så tydligt som möjligt om onlinesystemet.

3. I sitt kompletterande yttrande av den 12 augusti 2005 ansåg Epso att fördelen med onlinesystemet var obestridlig vad gäller den snabbhet med vilken de sökande kan få tillgång till information från offentliggörandet av uttagningsprovet fram till upprättandet av reservlistan. Detta system var också lättare för de sökande eftersom det möjliggjorde snabb tillgång till information och snabb kommunikation med dem. Epso kan nu anordna fler uttagningsprov, kommunicera med fler sökande och snabbt avsluta förfaranden. Epso ansåg att betydande framsteg hade gjorts med Internet när det gäller systemets förvaltning och lönsamhet. Epso har inte mottagit något klagomål om tillgången till systemet.

4. I sina synpunkter ansåg klaganden att ökningen av antalet sökande kunde förklaras av att profilerna för de uttagningsprov som Epso hänvisade till i sitt yttrande, även om de syftade till att rekrytera sökande till liknande tjänster, skilde sig åt i fråga om begärd yrkeserfarenhet. När det gäller deltagandet i uttagningsproven var det enligt klaganden uppenbart att förhållandet mellan antalet sökande som deltog i uttagningsproven och antalet ansökningar har minskat. Han håller inte med om Epsos kommentar att systemets enkelhet uppmuntrade ansökningar från personer som inte uppfyllde behörighetskriterierna eller inte hade för avsikt att delta. Detta ledde till att det skapades ett andra hinder för deltagande i uttagningsprov, nämligen att deltagandet i proven bekräftades uteslutande via onlinesystemet.

Klaganden förklarade att en frivillig registrering online skulle göra det möjligt att förena de obestridliga fördelarna med Internet när det gäller tillgång till och kommunikation av information med målet att undvika diskriminering. Han tillade att endast sökande som valt att ansöka online bör kontaktas online av Epso.

Om Epso skulle fortsätta att inkludera brev i de sökandes profiler utan att skriva direkt till dem via deras e-postadresser bör Epso informera de sökande om att detta var praxis.

När det gäller det faktum att onlinesystemet hade påskyndat förfarandena hävdade klaganden att det inte hade gjorts någon djupgående undersökning av denna fråga. Han tillade att om vissa framsteg har gjorts var det mer måttligt än vad Epso uppgav och berodde förmodligen på anordnandet av uttagningsprov per språk, nya urvalsprov, avsaknaden av preliminära prov i ansökningarna och användningen av endast tre språk för att kommunicera med de sökande.

Klaganden drog slutsatsen att det viktigaste bidraget från Epso var minskningen av antalet sökande på grund av det stora antalet hinder och noterade att Epso inte lyckades rekrytera det antal sökande som behövdes.

5. I sitt förslag till rekommendation påminde ombudsmannen om att enligt bilaga III till tjänsteföreskrifterna

"Institutionerna skall (...) ge Europeiska gemenskapernas byrå för uttagningsprov för rekrytering av personal (nedan kallad "byrån") i uppdrag att vidta de åtgärder som är nödvändiga för att säkerställa att enhetliga normer tillämpas i urvalsförfarandena för gemenskapernas tjänstemän och i bedömnings- och granskningsförfarandena (...). Byråns uppgift skall vara att a) på begäran av enskilda institutioner anordna allmänna uttagningsprov, b) På begäran av enskilda institutioner tillhandahålla tekniskt stöd för interna uttagningsprov som anordnas av dem. c) fastställa innehållet i alla prov som anordnas av institutionerna (...), d) ha det allmänna ansvaret för att definiera och organisera bedömningen av språklig förmåga (...).”

Epso har utformat ett system där de sökande ansöker till uttagningsprov elektroniskt på Epsos webbplats och kommunicerar med de sökande elektroniskt via en funktionsbrevlåda som kallas Epsoprofilen. Enligt beskrivningen i meddelandet om uttagningsprov EPSO/A/11/03 (12) (handläggare som assisterar vid revision) fungerar detta system på följande sätt:

"(...) Om [en] vill ansöka måste [en ] registrera sig via internet genom att gå till Epsos webbplats (...) Efter att [en ] har lämnat in det elektroniska formuläret kommer [en ] att få ett registreringsnummer på skärmen som [en] måste notera och behålla - detta kommer att vara [hans/hennes] referensnummer i alla frågor som rör [hans/hennes] ansökan. När [en] ha[s] har fått detta nummer är registreringsförfarandet avslutat – det utgör en bekräftelse på att de uppgifter [en] ha[s] som angetts har registrerats av Epso. Observera att [en] måste ha en e-postadress – denna kommer att användas för att identifiera [hans/hennes] anmälan (...) När han/hon har anmält sig kan [en ] följa uttagningsprovets olika etapper och kontrollera datum och plats för de olika proven på webbplatsen genom att klicka på ”pågående uttagningsprov” (...) All information om kallelsen till proven, ansökningsformuläret och kallelsen till de muntliga proven kommer att publiceras på webbplatsen (...) [en] bör följa utvecklingen av uttagningsförfarandet och i varje etapp kontrollera att [ han/hon] har tillgång till den information som är relevant för [hans/hennes] ansökan med hjälp av [han/hennes] lösenord (...)”.

6. För det första erinrade ombudsmannen om att enligt rättspraxis kräver principen om icke-diskriminering som klaganden hänvisar till att olika situationer inte får behandlas lika, såvida det inte finns sakliga skäl för en sådan behandling (13). Principen om likabehandling av sökande i konkurrensförfaranden anses vara en grundläggande princip i gemenskapsrätten (14). Principen om likabehandling av potentiella sökande i uttagningsprov för rekrytering måste också betraktas som en princip som är bindande för gemenskapens institutioner och organ.

7. Ombudsmannen noterade vidare att enligt undersökningar som utförts av Eurostat (15) varierar graden av internetanvändning avsevärt i medlemsstaterna. Eurostats undersökningar visar att 47 % av alla personer mellan 16 och 74 år använde Internet i EU 2004, med en andel på mellan 20 % i Grekland och 82 % i Sverige. Uppgifter som finns tillgängliga på Eurostats webbplats visar vidare att 54 % av privatpersonerna i EU använde Internet 2005, med en andel på mellan 24 % i Grekland och 85 % i Sverige. Dessa statistiska uppgifter, som avser Internetanvändning, ger dock ingen meningsfull information om tillgängligheten till Internet. Klaganden har hänvisat till statistik om tillgången till internet i hushållen i EU. Enligt en undersökning från Eurostat (16) hade dessutom 89 % av de europeiska företagen med tio eller fler anställda en internetanslutning 2004. Även om Epso har medgett att tillgången till Internet varierar från en medlemsstat till en annan konstaterade ombudsmannen att han inom ramen för denna undersökning inte har fått tillgång till, och inte har kunnat hitta på Eurostats webbplats, några statistiska uppgifter om tillgången till Internet i allmänhet. I detta avseende kan ovannämnda statistiska uppgifter om tillgång till internet i hushåll i EU och i företag med tio eller fler anställda i EU inte anses vara tillräckliga för denna undersökning, eftersom det är allmänt känt att tillgång till internet även finns på andra arbetsplatser och på offentliga platser, såsom bibliotek eller cyberkaféer. Det framgick dessutom att det inte fanns någon statistik om möjligheten för sökande eller potentiella sökande till Epsos uttagningsprov att få tillgång till internet. På grundval av de uppgifter som Epso har lämnat förefaller det som om Epso inte har mottagit några klagomål (utöver detta klagomål till ombudsmannen) i denna fråga. Det fanns inte heller några bevis för att ett betydande antal personer som var intresserade av att ansöka till Epso och delta i Epsos uttagningsprov hade hindrats från att göra detta på grund av deras svårigheter att få tillgång till internet. Bortsett från detta ökar tillgängligheten till Internet ständigt, vilket Epso med rätta har påpekat, som en fråga om allmän kunskap och erfarenhet.

8. Ombudsmannen noterade vidare att Epso har lämnat följande motiveringar till inrättandet av det obligatoriska elektroniska registrerings- och informationssystemet för rekryteringsförfaranden:

• Systemet ”säkerställer större öppenhet för de sökande”.
• "[i] t utgjorde ett stort framsteg när det gäller konkurrenshantering, förbättrad tillgänglighet, snabbare kommunikation och tillhandahållande av statistik i realtid om antalet mottagna ansökningar. Detta hade också underlättat bättre planering och konkurrensförvaltning.”
• ”Väsentliga framsteg har gjorts med internet när det gäller systemets förvaltning och lönsamhet.”
• Systemet gör det möjligt att snabbt upprätta reservlistor. Fördelen med onlinesystemet var obestridlig när det gäller hur snabbt de sökande kan få tillgång till information från offentliggörandet av uttagningsprovet fram till reservlistan. Detta system var enklare för de sökande, det möjliggjorde snabb tillgång till information och snabb kommunikation med de sökande, vilket var stabilt trots ändringar av postadresserna. Epso kunde nu anordna ett större antal uttagningsprov och kommunicera med ett större antal sökande, utan att detta var till nackdel för de sökande.”

9. Ombudsmannen ansåg att Epso har lämnat tillräckliga objektiva motiveringar för inrättandet av det obligatoriska registrerings- och kommunikationssystemet online för de uttagningsprov som Epso anordnar. Mot bakgrund av ovanstående strider kravet på att sökande ska ansöka till Epso och kommunicera med Epso via internet inte mot principen om likabehandling av potentiella sökande eller sökande i princip och ska inte betraktas som orättvist eller utgöra ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen godtog därför inte påståendet att onlineansökan till Epsos uttagningsprov och onlinekommunikation mellan Epso och sökande i uttagningsprov som anordnas av Epso i princip endast bör vara frivillig och inte obligatorisk, vilket är fallet för närvarande.

10. Ombudsmannen uteslöt dock inte möjligheten att potentiella sökande och sökande i vissa fall kan ha betydande och objektivt motiverade svårigheter att ansöka till Epso eller kommunicera med Epso via internet. I sådana fall kräver den ovannämnda principen om icke-diskriminering att Epso föreskriver ett undantag från kravet på registrering och kommunikation online. I detta avseende noterade ombudsmannen att antalet kandidater som skulle kunna omfattas av detta undantag inte rimligen kunde förväntas vara tillräckligt stort för att påverka systemets effektivitet. Ombudsmannen noterade också att Epso redan har föreskrivit ett sådant undantag för personer med funktionsnedsättning, som har rätt att vända sig till Epso med vanlig tjänst (17). Ombudsmannens slutsats var därför att Epsos underlåtenhet att föreskriva ett liknande undantag för (icke-funktionshindrade) personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet inte är förenlig med principen om icke-diskriminering, som diskuteras i punkt 6 ovan, och utgör ett administrativt missförhållande.

11. När det gäller klagandens argument att ”om Epso ska fortsätta att inkludera brev i de sökandes profiler utan att skriva till dem via deras e-postadresser, bör Epso informera de sökande om att detta är den praxis som används”, noterade ombudsmannen att Epsos webbplats anger för de sökande att ”varje meddelande till [de sökande ] från Epso normalt kommer att skickas till [deras] Epsoprofil. Det kan också skickas till [deras] e-postadress. [EPSO] rekommenderar starkt [sökandena] att regelbundet konsultera [deras ] Epsoprofil." Ombudsmannen ansåg att Epso redan har försett de sökande med den information som den klagande föreslagit.

12. Ombudsmannen noterade att Epso har förklarat att man försökte öka antalet (i huvudsak procentandelen) sökande som deltog i proven genom att be om bekräftelse på deltagande i proven online och genom att skicka e-postpåminnelser. Med hänsyn till att i) kravet på bekräftelse online främjar ovannämnda legitima syfte och eftersom, såsom analyserats ovan, ii) Epsos obligatoriska system för registrering och kommunikation online i princip inte strider mot principen om likabehandling av potentiella sökande eller sökande och iii) inte ska betraktas som orättvist, måste kravet på bekräftelse online i princip upprätthållas. Av de skäl som anges ovan bör Epso dock överväga att göra ett undantag och kommunicera med sökande som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet via vanlig post.

13. Ombudsmannen noterade slutligen följande när det gäller tillämpningen av det undantag som avses i punkterna 10 och 12. Frågan huruvida vissa fakta, betraktade som sanna, utgör ”betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet” är en rättslig fråga. När det gäller omfattningen av den information och bevisning som krävs för att fastställa dessa omständigheter ska vederbörlig hänsyn tas inte bara till vikten av de berörda konkurrerande intressena, utan även till den särskilda karaktären hos de omständigheter som ligger till grund för en begäran om tillämpning av ett sådant undantag. Epso bör därför ta vederbörlig hänsyn till att det i detta sammanhang kan vara mycket svårt att få fram konkreta bevis för att det föreligger en negativ omständighet, såsom att det inte finns någon internetanslutning i det område där den berörda personen bor och arbetar. Detta innebär, med hänsyn till de särskilda faktiska omständigheter som ligger till grund för begäran och innehållet i de styrkande uppgifterna och handlingarna, att en rimlig sannolikhet för att de negativa omständigheter som den berörda personen hänvisar till föreligger kan vara tillräcklig för att motivera tillämpningen av undantaget.

Epsos detaljerade utlåtande

Epsos detaljerade utlåtande kan sammanfattas på följande sätt:

Om man skulle föreställa sig att en ansökan med ordinarie tjänst undantagsvis skulle anses tillåtlig, uppmärksammade Epso ombudsmannen på vissa stora svårigheter.

För det första är det nästan omöjligt att identifiera teoretiska svårigheter som sökandena kan stöta på när de ansöker online, och för det andra skulle det vara ännu svårare att hitta sätt att på ett tillförlitligt sätt bevisa de svårigheter som de ställs inför.

Epso var övertygad om att kommunikation med vanlig post skulle leda till klagomål på grund av diskriminering till följd av att vissa svårigheter beaktades medan andra inte beaktades.

Epso insisterade också på att nätverket för allmänhetens tillgång till Internet var bredare än postkontorens och att en sådan bredare tillgång därför underlättar inlämnandet av ansökningar. Epso drog därför slutsatsen att när det gäller förvaltningen av en offentlig verksamhet, såsom uttagningsprov, är det inte alls motiverat att tillämpa ett dubbelt system (online och med vanlig tjänst).

Epso noterade att särskilda undantag redan föreskrevs i meddelandena om uttagningsprov när det gäller identifierbara och motiverade svårigheter. Så är fallet med funktionshindrade sökande som kan ansöka med vanlig post. De måste dock bevisa sitt tillstånd som personer med funktionsnedsättning, vilket innebär att all ojämlik behandling undviks.

Alla regler anges i meddelandena om uttagningsprov, som Epso och uttagningskommittéerna ska följa. Med tanke på reglerna vid det preliminära urvalet är det inte längre möjligt att ansöka på papper. När det gäller de andra etapperna är Epso, även om de sökande ska skicka in sin ansökan och bilagorna med vanlig post, inte längre skyldig att skicka de sökande besluten om deras ansökan med vanlig post.

Mot bakgrund av ovanstående ansåg Epso att det inte var möjligt att lämna in ansökningar via ordinarie tjänst för sökande som visar att de hade svårt att få tillgång till internet.

Epso insisterade på att det val som gjordes för de elektroniska förfarandena uppfyllde ett mål av allmänt intresse, i den meningen att det var via den elektroniska Epsoprofilen som varje sökande, ofta hemifrån, kunde ta del av all information som berörde honom eller henne. Den elektroniska förvaltningen möjliggjorde en högre grad av noggrannhet, tillförlitlighet och snabbhet i kommunikationen mellan de sökande och Epso än användningen av vanliga tjänster. Dessutom var det i dag det enda sättet att hantera det stora antalet ansökningar och de tidsfrister som fastställts för förfarandena.

Epso hoppades att ombudsmannen skulle förstå Epsos farhågor, som syftade till att se till att rekryteringen genom uttagningsprov genomfördes på lämpligt sätt och att dessa förfaranden hanterades korrekt.

Klagandens synpunkter på Epsos detaljerade utlåtande

Inga synpunkter inkom från klaganden.

BESLUTET

1 Påstådd diskriminering och orättvisa från Epsos sida på grund av det elektroniska registrerings- och informationssystemet för uttagningsprov

1.1 Klagomålet gäller Epsos elektroniska ansöknings- och informationssystem för allmänna uttagningsprov. Enligt klaganden kan endast sökande som har tillgång till Internet i hemmet eller som bor i områden där det är möjligt för allmänheten att få tillgång till Internet ansöka om dessa uttagningsprov. Med tanke på den låga Internetpenetrationen i vissa medlemsstater (mindre än 15 % av befolkningen har tillgång till Internet i vissa områden) och svårigheterna att få tillgång till Internet i landsbygdsområden, hävdade klaganden att kravet på att sökande ska ansöka online för att delta i allmänna uttagningsprov är diskriminerande. Klaganden hävdade också att kravet på att de sökande ska kontrollera sina handlingar online för att få information är orättvist eftersom de sökande är ensamt ansvariga för att följa upp sina handlingar medan beslut fattas av Epso. Sökande är skyldiga att kontrollera sin fil på Internet för att få information om datum, tid och plats för tentamen och om deras resultat. Klaganden hävdade att Epso borde skicka viktig information direkt till de sökande, såsom datum, tid och plats för proven samt resultaten.

1.2 I sitt yttrande av den 31 mars 2005 förklarade Epso att siffrorna inte visade någon minskning av antalet sökande, utan snarare en ökning av antalet ansökningar. Detta kan förklaras av att det elektroniska ansökningssystemet är enkelt och bekvämt, vilket var två av de mest positiva konsekvenserna. Även om det fanns en ökning av antalet sökande som ansökte och sedan inte deltog i proven, var den slutliga siffran för de sökande som faktiskt gjorde proven högre efter införandet av onlinesystemet, jämfört med antalet sökande som gjorde proven i samma typ av uttagningsprov som offentliggjordes innan detta system infördes.

Med tanke på att deltagandet i urvalsproven i uttagningsprov som inleddes efter införandet av onlinesystemet hade sjunkit, och i enlighet med god förvaltningssed, genomförde Epso undersökningar efter varje urvalsprov för att undersöka orsakerna till ändringen av närvaronivåerna och övervaka eventuella korrigerande åtgärder som vidtagits. På grundval av dessa undersökningar genomfördes två studier. I den första studien drogs slutsatsen att användningen av onlineregistrering och onlinekommunikation inte var ett viktigt skäl för de sökande att inte delta i proven. För att garantera att onlinesystemet inte uteslöt några sökande från att delta i proven föreslog och genomförde Epso dock flera åtgärder: E-postpåminnelser skickades till de sökande och en bekräftelse på deltagande infördes också. Efter den första registreringen ombeds du därför bekräfta att du tänker delta i urvalsdelproven på utsatt datum och ange vilket provcentrum du väljer. Den andra studien bekräftade de slutsatser som dragits i den första. Det främsta skälet till att sökanden inte deltog i proven var att han eller hon inte var tillgänglig på provdagen. Ett betydande antal sökande beslutade sig för att inte delta i proven eftersom de ansåg att de inte skulle klara sig bra.

Epso förklarade att antalet sökande som har haft problem med att få tillgång till relevant information via Epsos onlinesystem fortfarande är lågt. Epso noterade att denna procentandel gradvis minskade, förmodligen på grund av Epsos kontinuerliga insatser för att informera de sökande så tydligt som möjligt om onlinesystemet.

I sitt kompletterande yttrande av den 12 augusti 2005 ansåg Epso att fördelen med onlinesystemet var obestridlig när det gäller hur snabbt de sökande kan få tillgång till information från offentliggörandet av uttagningsprovet fram till upprättandet av reservlistan. Detta system var också lättare för de sökande eftersom det möjliggjorde snabb tillgång till information och snabb kommunikation med dem. Epso kan nu anordna fler uttagningsprov, kommunicera med fler sökande och snabbt avsluta förfaranden. Epso ansåg att betydande framsteg hade gjorts med Internet när det gäller systemets förvaltning och lönsamhet. Epso har inte mottagit något klagomål om tillgången till systemet.

1.3 Den 3 april 2006 riktade ombudsmannen, i enlighet med artikel 3.6 i sin stadga, ett förslag till rekommendation till Epso enligt vilken Epso bör överväga att föreskriva undantag från kravet på registrerings- och informationssystem online för uttagningsprov för personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet. Han föreslog också att Epso skulle kunna kräva att en begäran om undantag ska styrkas med bevis av ett slag som den berörda personen rimligen kan förväntas tillhandahålla under omständigheterna. Ombudsmannens förslag till rekommendation baserades på följande överväganden.

1.4 För det första erinrade ombudsmannen om att den princip om icke-diskriminering som klaganden hänvisar till enligt rättspraxis innebär att olika situationer inte får behandlas lika, såvida det inte finns sakliga skäl för en sådan behandling (18). Principen om likabehandling av sökande i konkurrensförfaranden anses vara en grundläggande princip i gemenskapsrätten (19). Principen om likabehandling av potentiella sökande i uttagningsprov för rekrytering måste också betraktas som en princip som är bindande för gemenskapens institutioner och organ.

1.5 Ombudsmannen noterade dessutom att enligt undersökningar som utförts av Eurostat (20) varierar användningen av Internet avsevärt i medlemsstaterna. Eurostats undersökningar visar att 47 % av alla personer mellan 16 och 74 år har använt Internet i EU under 2004, med en andel på mellan 20 % i Grekland och 82 % i Sverige. Uppgifter som finns tillgängliga på Eurostats webbplats visar vidare att 54 % av privatpersonerna i EU använde Internet 2005, med en andel på mellan 24 % i Grekland och 85 % i Sverige. Dessa statistiska uppgifter, som avser Internetanvändning, ger dock ingen meningsfull information om tillgängligheten till Internet. Klaganden har hänvisat till statistik om tillgången till internet i hushållen i EU. Enligt en undersökning från Eurostat (21) hade dessutom 89 % av de europeiska företagen med tio eller fler anställda en internetanslutning 2004. Även om Epso har medgett att tillgången till internet varierar från en medlemsstat till en annan konstaterade ombudsmannen att han inom ramen för denna undersökning inte har fått några statistiska uppgifter om tillgången till internet i allmänhet, och inte heller har kunnat hitta några sådana uppgifter på Eurostats webbplats. I detta avseende kan ovannämnda statistiska uppgifter om tillgång till internet i hushåll i EU och i företag med tio eller fler anställda i EU inte anses vara tillräckliga för denna undersökning, eftersom det är allmänt känt att tillgång till internet även finns på andra arbetsplatser och på offentliga platser, såsom bibliotek eller cyberkaféer. Det framgick dessutom att det inte fanns någon statistik om möjligheten för sökande eller potentiella sökande till Epsos uttagningsprov att få tillgång till internet. På grundval av de uppgifter som Epso har lämnat förefaller det som om Epso inte har mottagit några klagomål (utöver detta klagomål till ombudsmannen) i denna fråga. Det fanns inte heller några bevis för att ett betydande antal personer som var intresserade av att ansöka till Epso och delta i Epsos uttagningsprov hade hindrats från att göra detta på grund av deras svårigheter att få tillgång till internet. Bortsett från detta ökar tillgängligheten till Internet ständigt, vilket Epso med rätta har påpekat, som en fråga om allmän kunskap och erfarenhet.

1.6 Ombudsmannen noterade vidare att Epso har lämnat följande motiveringar till inrättandet av det obligatoriska elektroniska registrerings- och informationssystemet för rekryteringsförfaranden:

• Systemet ”säkerställer större öppenhet för kandidaterna”.
• ”Det innebar ett stort framsteg när det gäller konkurrenshantering, förbättrad tillgänglighet, snabbare kommunikation och tillhandahållande av statistik i realtid om antalet mottagna ansökningar. Detta hade också underlättat bättre planering och konkurrenshantering.
• ”Väsentliga framsteg har gjorts med Internet när det gäller systemets förvaltning och lönsamhet”.
• Systemet gör det möjligt att snabbt upprätta reservlistor. Fördelen med onlinesystemet var obestridlig när det gäller hur snabbt de sökande kan få tillgång till information från offentliggörandet av uttagningsprovet fram till reservlistan. Detta system var enklare för de sökande, det möjliggjorde snabb tillgång till information och snabb kommunikation med de sökande, vilket var stabilt trots ändringar av postadresserna. Epso kunde nu anordna ett större antal uttagningsprov och kommunicera med ett större antal sökande, utan att detta var till nackdel för de sökande.”

1.7 Ombudsmannen ansåg att Epso hade lämnat tillräckliga objektiva motiveringar för inrättandet av det obligatoriska registrerings- och kommunikationssystemet online för de uttagningsprov som Epso anordnar. Mot bakgrund av ovanstående strider kravet på att sökande ska ansöka till Epso och kommunicera med Epso via internet inte mot principen om likabehandling av potentiella sökande eller sökande i princip och ska inte betraktas som orättvist eller utgöra ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen godtog därför inte påståendet att onlineansökan till Epsos uttagningsprov och onlinekommunikation mellan Epso och sökande i uttagningsprov som anordnas av Epso i princip endast bör vara frivillig och inte obligatorisk, vilket är fallet för närvarande.

1.8 Ombudsmannen uteslöt dock inte möjligheten att potentiella sökande och sökande i vissa fall kan ha betydande och objektivt motiverade svårigheter att ansöka till Epso eller kommunicera med Epso via internet. I sådana fall kräver den ovannämnda principen om icke-diskriminering att Epso föreskriver ett undantag från kravet på registrering och kommunikation online. I detta avseende noterade ombudsmannen att antalet kandidater som skulle kunna omfattas av detta undantag inte rimligen kunde förväntas vara tillräckligt stort för att påverka systemets effektivitet. Ombudsmannen noterade också att Epso redan har föreskrivit ett sådant undantag för personer med funktionsnedsättning, som har rätt att vända sig till Epso med vanlig tjänst (22). Ombudsmannens slutsats var därför att Epsos underlåtenhet att föreskriva ett liknande undantag för (icke-funktionshindrade) personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet inte var förenlig med principen om icke-diskriminering, som diskuteras i punkt 1.4 ovan, och utgör ett administrativt missförhållande.

1.9 Ombudsmannen hänvisade till klagandens argument att "om Epso ska fortsätta att inkludera brev i de sökandes profiler utan att skriva till dem via deras e-postadresser, bör Epso informera de sökande om att detta är den praxis som används". I detta avseende noterade ombudsmannen att Epsos webbplats angav för de sökande att ”varje meddelande till [dessa] från Epso normalt kommer att skickas till [deras] Epsoprofil. Det kan också skickas till [deras] e-postadress. [EPSO] rekommenderar starkt [sökandena] att regelbundet ta del av [deras ] Epsoprofil." Ombudsmannen ansåg att EPSO redan hade försett de sökande med den information som den klagande hade föreslagit.

1.10 Ombudsmannen noterade att Epso hade förklarat att man ville öka antalet (i huvudsak procentandelen) sökande som deltog i proven genom att begära bekräftelse på deltagande i proven online och genom att skicka e-postpåminnelser. Med tanke på att kravet på bekräftelse online främjade ovannämnda legitima syfte och eftersom Epsos obligatoriska system för registrering och kommunikation online, såsom analyserats ovan, i princip inte stred mot principen om likabehandling av potentiella sökande eller sökande och inte skulle anses vara orättvist, måste kravet på bekräftelse online i princip upprätthållas. Av de skäl som anges ovan bör Epso dock överväga att göra ett undantag och kommunicera med sökande som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet via vanlig post.

1.11 Ombudsmannen noterade slutligen följande när det gäller tillämpningen av det undantag som avses i punkterna 1.8 och 1.10. Frågan huruvida vissa fakta, betraktade som sanna, utgör ”betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet” är en rättslig fråga. När det gäller omfattningen av den information och bevisning som krävs för att fastställa dessa omständigheter ska vederbörlig hänsyn tas inte bara till vikten av de berörda konkurrerande intressena, utan även till den särskilda karaktären hos de omständigheter som ligger till grund för en begäran om tillämpning av ett sådant undantag. Epso bör därför ta vederbörlig hänsyn till att det i detta sammanhang kan vara mycket svårt att få fram konkreta bevis för att det föreligger en negativ omständighet, såsom att det inte finns någon internetanslutning i det område där den berörda personen bor och arbetar. Detta innebär, med hänsyn till de särskilda faktiska omständigheter som ligger till grund för begäran och innehållet i de styrkande uppgifterna och handlingarna, att en rimlig sannolikhet för att de negativa omständigheter som den berörda personen hänvisar till föreligger kan vara tillräcklig för att motivera tillämpningen av undantaget.

1.12 I sitt detaljerade utlåtande av den 1 juni 2006 förklarade Epso för det första att det var nästan omöjligt att identifiera de teoretiska svårigheter som sökandena skulle kunna stöta på när de ansöker online och för det andra att det skulle bli ännu svårare att på ett tillförlitligt sätt hitta metoder för att bevisa de svårigheter som de ställs inför. Epso var övertygad om att ett sådant dubbelt system skulle leda till klagomål på grund av diskriminering till följd av att vissa svårigheter beaktades medan andra inte beaktades.

Epso insisterade också på att nätverket för allmänhetens tillgång till Internet var bredare än postkontorens och att en sådan bredare tillgång därför underlättar införandet av ansökningar. Epso drog således slutsatsen att det, när det gäller förvaltningen av en offentlig verksamhet såsom uttagningsprov, inte var motiverat att tillämpa ett dubbelt system (online och med ordinarie tjänst).

Epso noterade också att alla regler angavs i meddelandena om uttagningsprov, som Epso och uttagningskommittéerna bör följa. Med tanke på reglerna vid det preliminära urvalet är det inte längre möjligt att ansöka på papper. När det gäller de andra etapperna är Epso, även om de sökande ska skicka in sin ansökan och dess bilagor med vanlig post, inte längre skyldig att skicka de sökande besluten om deras ansökningar med vanlig post.

Mot bakgrund av ovanstående ansåg Epso att det inte var möjligt att lämna in ansökningar via ordinarie tjänst för sökande som visar att de hade svårt att få tillgång till internet. Epso insisterade på att det val som gjordes för de elektroniska förfarandena uppfyllde ett mål av allmänt intresse, i den meningen att det var via den elektroniska Epsoprofilen som varje sökande, ofta hemifrån, kunde ta del av all information som berörde honom eller henne. Den elektroniska förvaltningen möjliggjorde en högre grad av noggrannhet, tillförlitlighet och snabbhet i kommunikationen mellan de sökande och Epso än användningen av ordinarie tjänster. Dessutom var det i dag det enda sättet att hantera det stora antalet ansökningar och tidsfristerna för förfarandena.

1.13 Ombudsmannen noterar att Epso i sitt detaljerade yttrande först konstaterade att det var nästan omöjligt att identifiera teoretiska svårigheter när det gäller att få tillgång till Internet. Ombudsmannen vill påpeka att han i sitt förslag till rekommendation inte krävde att Epso skulle identifiera eller specificera sådana svårigheter, utan att det skulle föreskrivas ett undantag för ”personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet”. Detta innebär att den sökande skulle behöva ange vilken typ av svårigheter han eller hon har med att få tillgång till Internet och att Epso skulle behöva undersöka om de åberopade (och vederbörligen styrkta) svårigheterna utgör ”en betydande och objektivt motiverad svårighet med att få tillgång till Internet”.

Ombudsmannen noterar vidare att Epso i sitt detaljerade yttrande hänvisade till svårigheten att på ett tillförlitligt sätt hitta sätt att bevisa dessa svårigheter. I detta avseende vill ombudsmannen hänvisa till punkterna 1.13 och 2.1 i sitt förslag till rekommendation. I punkt 1.13 angav han att ”med tanke på de särskilda faktiska omständigheter som ligger till grund för begäran och innehållet i de styrkande uppgifterna och handlingarna kan en rimlig sannolikhet för att de negativa omständigheter som den berörda personen hänvisar till föreligger vara tillräcklig för att motivera tillämpningen av undantaget.” I punkt 2.1 angav ombudsmannen att ”Epso kan kräva att begäranden om undantag ska styrkas med bevis av ett slag som den berörda personen rimligen kan förväntas tillhandahålla under omständigheterna”. I detta sammanhang måste det också noteras att administrativ bekvämlighet, i den meningen att man undviker svårigheter att bedöma rättvist och rättvist relevanta begäranden om undantag, med beaktande av de kriterier som föreslagits av ombudsmannen, är otillräcklig för att göra det som annars är en överträdelse av principen om likabehandling av kandidater eller potentiella kandidater giltigt. Ombudsmannen anser därför inte heller att Epsos argument att den åtgärd han har rekommenderat skulle kunna leda till klagomål på grund av diskriminering är övertygande.

1.14 Ombudsmannen noterar att Epso dessutom hävdade att nätverket för allmänhetens tillgång till Internet är mycket mer omfattande än nätverket av postkontor. Även om ombudsmannen inte ifrågasätter Epsos argument utesluter detta inte den möjlighet som ombudsmannen angett att potentiella sökande och sökande i vissa fall kan ha betydande och objektivt motiverade svårigheter att ansöka till Epso eller kommunicera med Epso via internet, samtidigt som de kan ha mycket lättare tillgång till det vanliga postsystemet, till exempel på geografiskt avlägsna, isolerade platser.

1.15 Epsos sista argument att de relevanta bestämmelserna återfinns i meddelandena om uttagningsprov och att Epso inte kan avvika från dem är inte heller övertygande. För det första kan kraven i meddelanden om uttagningsprov omfatta fall av administrativa missförhållanden. För det andra, och viktigast av allt, avsåg ombudsmannens undersökning av detta klagomål och hans relevanta förslag till rekommendation inte specifika uttagningsprov utan snarare Epsos elektroniska ansöknings- och informationssystem för allmänna uttagningsprov i allmänhet.

1.16 Mot bakgrund av ovanstående vidhåller ombudsmannen sin slutsats om administrativa missförhållanden i sitt förslag till rekommendation, dvs. att Epsos underlåtenhet att föreskriva ett undantag för (icke-funktionshindrade) personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet inte är förenlig med principen om icke-diskriminering och utgör ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen beklagar att Epso, trots att han försökte hjälpa Epso att undvika eventuellt ansvar till följd av sin nuvarande policy, inte reagerade positivt på ombudsmannens ansträngningar.

1.17 Enligt artikel 8.4 i Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser (23) får ombudsmannen, om han anser att institutionens detaljerade yttrande om hans förslag till rekommendation inte är tillfredsställande, utarbeta en särskild rapport till Europaparlamentet om administrativa missförhållanden. I sin årsrapport för 1998 påpekade ombudsmannen att möjligheten för honom att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet var av ovärderligt värde för hans arbete. Han tillade att särskilda rapporter därför inte bör läggas fram alltför ofta, utan endast i samband med viktiga frågor där parlamentet kunde vidta åtgärder för att bistå ombudsmannen (24). Årsrapporten för 1998 överlämnades till och godkändes av Europaparlamentet.

1.18 Ombudsmannen noterar att han, utöver detta klagomål, inte har mottagit något annat klagomål om den fråga som avses i punkt 1.16 ovan. Det finns inte heller några uppgifter om hur många potentiella sökande som skulle ha kunnat hindras från att söka till Epso och delta i uttagningsprov på grund av deras svårigheter att få tillgång till internet. Slutligen ökar tillgängligheten till Internet hela tiden. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte skulle vara motiverat att lägga fram en särskild rapport för parlamentet. Han kommer därför att göra en relevant kritisk anmärkning nedan. Parlamentet kommer att informeras om resultatet av ombudsmannens undersökning av detta ärende genom ombudsmannens årsrapport för 2007.

2 Slutsats

2.1 På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Epsos underlåtenhet att föreskriva ett undantag för (icke-funktionshindrade) personer som har betydande och objektivt motiverade svårigheter att få tillgång till Internet är inte förenlig med principen om icke-diskriminering och utgör ett administrativt missförhållande.

2.2 Mot bakgrund av ovanstående avslutar ombudsmannen ärendet.

Epsos direktör kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänlig hälsning

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Eurostats dokument ”Information Society Statistics, 15/2003”.

(2) KOM(2000) 20 slutlig.

(3) EGT C 116 A, 2000, s. 1.

(4) EUT C 267 A, 2003, s. 1.

(5) EGT C 18 A, 2002, s. 1.

(6) EUT C 12 A, 2005, s. 1.

(7) EGT C 195 A, 2001, s. 1.

(8) EUT C 180 A, 2003, s. 1.

(9) När Epso lämnade sitt yttrande om klagomålet var siffran för EPSO/AST/4/05 preliminär, eftersom de sökande till detta uttagningsprov ännu inte hade kallats till proven. Epso förklarade dock att det var en tillförlitlig uppskattning att tillämpa den genomsnittliga närvaronivån för uttagningsprov som inleddes efter införandet av onlinesystemet (47 %).

(10) Eurostats dokument om privatpersoners och företags Internetanvändning 2004, 18/2005.

(11) Procentsatserna motsvarar andelen personer som använde Internet 2004.

(12) EUT C 180 A, 2003, s. 1.

(13) Se till exempel dom av den 12 januari 2006 i mål C-344/04, International Air Transport Association (REG 2006, s.

(14) Se mål T-173/99, Elkaïm och Mazuel mot kommissionen, REGP 2000, s. I-A-101 och II-433, punkt 87; Mål T-5/04, Scano mot kommissionen, dom av den 13 juli 2005, ännu ej offentliggjord. Mål T-165/03, Vonier mot kommissionen, REGP 2004, s. I-A-343 och II-1575.

(15) Dokument från Eurostat med titeln "Internet usage by individuals and enterprises 2004, 18/2005" och "The digital divide in Europe, 38/2005".

(16) Eurostats dokument om den digitala klyftan i Europa, 38/2005.

(17) Se till exempel meddelandet om uttagningsprov EPSO/A/11/03, där följande anges: ”Om [ en person] har ett funktionshinder som hindrar honom eller henne från att registrera sig elektroniskt får [en person] begära en skriftlig pappersversion av formuläret, som [en person] ska fylla i, underteckna och återsända per rekommenderat brev, poststämplat senast den 30 september 2003.”

(18) Se till exempel dom av den 12 januari 2006 i mål C-344/04, International Air Transport Association (REG 2006, s.

(19) Se mål T-173/99, Elkaïm och Mazuel mot kommissionen, REGP 2000, s. I-A-101 och II-433, punkt 87; Mål T-5/04, Scano mot kommissionen, dom av den 13 juli 2005, ännu ej offentliggjord. Mål T-165/03, Vonier mot kommissionen, REGP 2004, s. I-A-343 och II-1575.

(20) Dokument från Eurostat med titeln "Internet usage by individuals and enterprises 2004, 18/2005" och "The digital divide in Europe, 38/2005".

(21) Eurostats dokument om den digitala klyftan i Europa, 38/2005.

(22) Se till exempel meddelandet om uttagningsprov EPSO/A/11/03, där följande anges: ”Om [en person] har ett funktionshinder som hindrar honom eller henne från att registrera sig elektroniskt får [en person] begära en pappersversion av formuläret, endast skriftligen, som [en person] ska fylla i, underteckna och återsända per rekommenderat brev, poststämplat senast den 30 september 2003.”

(23) Antogs den 8 juli 2002 och ändrades genom ombudsmannens beslut av den 5 april 2004.

(24) Årsrapport för 1998, s. 27-28.