Strasbourg den 2 oktober 2007

Bäste X,

Den 10 augusti 2004 lämnade advokat Y in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på ert företags vägnar mot Europeiska kommissionen angående kommissionens beslut att behålla beloppet 50 000 euro från de belopp som skulle betalas till ert företag och att förteckna det i sitt system för tidig varning.

Den 28 september 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 14 december 2004. Jag översände den till Y med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som han översände den 23 februari 2005.

Den 31 mars 2006 skrev jag till kommissionens ordförande med en begäran om ytterligare information och ett yttrande om nya anklagelser. Jag informerade herr Y i ett brev samma dag.

Den 9 juni 2006 översände kommissionen sitt tilläggsyttrande. Jag översände den till Y med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 31 juli 2006.

Genom en skrivelse av den 23 juli 2006 informerade Y mig om att han inte längre företrädde ert företag. Den 26 juli 2006 skickade ni mig en skrivelse för att informera mig om att klagomålet skulle behandlas internt av ert företags juridiska avdelning. Samtidigt begärde ni en förlängning av tidsfristen för att inkomma med ytterligare synpunkter från den 31 juli 2006 till den 30 september 2006.

Genom en skrivelse av den 11 september 2006 beviljade jag Er begäran om förlängning av tidsfristen till och med den 30 september 2006. Ni inkom med ytterligare synpunkter den 29 september 2006.

Den 12 februari 2007 skrev jag till kommissionen för att begära att få ta del av flera handlingar. Jag informerade er om detta genom en skrivelse samma dag. Inspektionen utfördes av mina avdelningar den 28 mars 2007 i kommissionens lokaler i Bryssel.

Genom en skrivelse av den 17 april 2007 översände jag en kopia av inspektionsrapporten samt en kopia av två icke-konfidentiella handlingar som erhållits under inspektionen. Samma dag skickade jag också inspektionsrapporten till kommissionen. Den 12 juni 2007 inkom Ni med synpunkter på inspektionsrapporten.

Efter en detaljerad analys av alla handlingar i ärendet kontaktade mitt kontor er per telefon den 7 september 2007 för att diskutera möjligheten till en vänskaplig förlikning mellan er och kommissionen. Du svarade att du behövde diskutera frågan med ledningen för ditt företag. I ett e-postmeddelande av den 10 september 2007 informerade ni mitt kontor om att ni inte ville eftersträva en vänskaplig förlikning.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna sammanfattningsvis följande:

I samband med en affärstvist med en av klagandens underleverantörer, till följd av vissa fakturor som klaganden bestred, erhöll klagandens underleverantör från ordföranden för distriktsdomstolen i Luxemburg ett kvarstadsbeslut (1) mot klaganden till ett belopp av 50 000 euro. Underleverantören lade fram detta beslut om kvarstad för Europeiska kommissionen, som därefter, utan att först höra den klagande, beslutade att hålla inne beloppet på 50 000 euro från de belopp som Gemensamma forskningscentret (GFC) i Sevilla skulle betala till den klagande. Enligt klaganden var detta beslut oproportionerligt och olagligt. Tvisten mellan underleverantören och klaganden var anhängig vid domstolarna i Luxemburg och den medlemsstat där klaganden hade sitt kontor.

När kommissionens räkenskapsförare mottog beslutet om kvarstad tog han dessutom upp klaganden i kommissionens system för tidig varning. Enligt klaganden fanns det ingen anledning att göra detta. Eftersom beslutet om kvarstad delgavs samtliga avdelningar vid kommissionen och klaganden fördes upp på förteckningen i kommissionens system för tidig varning, åsamkades klaganden dessutom allvarlig skada i fråga om nya kontrakt, stora förseningar i betalningarna, administrativa omkostnader och irreparabel skada på dess anseende. Klaganden utväxlade flera skrivelser med kommissionen i ärendet.

Klaganden var inte nöjd med kommissionens reaktion och lämnade den 10 augusti 2004 in detta klagomål till Europeiska ombudsmannen. Klaganden hävdade följande:

1. Kommissionens beslut att i) behålla beloppet på 50 000 euro från de belopp som ska betalas till klaganden och ii) förteckna klaganden i systemet för tidig varning är olagligt, ogrundat och orättvist och strider mot den europeiska kodexen för god förvaltningssed (2).
2. Kommissionen överförde den klagandes personuppgifter till obehöriga personer eller juridiska personer som samarbetade med den klagande och därigenom överträdde artikel 21 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed (3).

Klaganden hävdade följande:

Kommissionen bör i) avlägsna klaganden från systemet för tidig varning och ii) skicka ut en förklarande skrivelse till alla kommissionens avdelningar för att återställa klagandens anseende.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Den 3 september 2003 underrättades kommissionen om ett beslut om kvarstad som en underleverantör hade erhållit mot klaganden från den luxemburgska distriktsdomstolen. Till följd av denna information genomfördes det förfarande som beskrivs i den praktiska handledningen för beslut om kvarstad (SEK(2000) 465 av den 10 mars 2000).

I sin skrivelse av den 12 september 2003 informerade räkenskapsföraren exekutionstjänstemannen om kommissionens skulder till klaganden, utan att för de flesta av dessa skulder åberopa protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier. En kopia av detta rekommenderade brev skickades till klaganden. Klaganden underrättades således om kommissionens åtgärder.

Det bör noteras att så snart den formella handling som innehåller ett beslut om kvarstad mottogs, kunde den bifogade parten (i detta fall kommissionen) inte längre förfoga över de utmätta beloppen eller tillgångarna. Om den hade gjort det skulle den ha kunnat hållas ansvarig för föremålet för kvarstadsbeslutet. Ett beslut om kvarstad var giltigt fram till dess att domstolen hade beslutat om fordringsägarens fordran i sak.

I enlighet med kommissionens standard och överenskomna förfaranden, som beskrivs i den praktiska vägledningen för bilägganden (punkt 21 c), fördes klaganden upp i systemet för tidig varning av räkenskapsföraren. Systemet för tidig varning angav tydligt hänvisningen till ett beslut om kvarstad som alla kommissionens avdelningar redan hade informerats om genom meddelande SG(03)A/8367 av den 3 september 2003. Det faktum att ett företag fördes upp på förteckningen i systemet för tidig varning ledde aldrig till spärrade betalningsorder och påverkade inte i sig ingåendet av (nya) avtal (punkt 19 i den praktiska vägledningen för bifogade order).

Användningen av systemet för tidig varning för kvarstadsbeslut bekräftades i kommissionens memorandum C(2004)193/3 av den 3 februari 2004. Införandet i systemet för tidig varning, som beslutas på initiativ av räkenskapsföraren, gör det möjligt för denne att på ett korrekt sätt följa upp betalningsorder till förmån för uppdragstagare som är föremål för ett beslut om kvarstad, vilket gör det möjligt för denne att bättre skydda kommissionens ekonomiska intressen.

I det beslut som distriktsdomstolen i Luxemburg meddelade kommissionen den 4 november 2003 den 21 oktober 2003 angavs att beloppet för beslutet om kvarstad var begränsat till 50 000 euro. Domstolens beslut gjorde det möjligt för kommissionen att frisläppa alla godkända betalningsförelägganden, med undantag för 50 000 euro. På räkenskapsförarens begäran ombads en särskild avdelning inom kommissionen, GFC, att blockera detta belopp i avvaktan på revisionsrättens slutliga beslut.

Genom en skrivelse av den 13 november 2003 underrättade kommissionens räkenskapsförare klaganden om att ovannämnda belopp hade blockerats. I ytterligare korrespondens mellan klaganden och räkenskapsföraren och i telefonsamtal mellan redovisningsavdelningen och klaganden förklarades det att kommissionen inte på något sätt blockerade avtal eller andra betalningar än ett belopp på 50 000 euro. Den klagande fick e-postadressen till räkenskapsavdelningen om den skulle stöta på problem när det gäller ingåendet av avtal eller märka en försening av betalningarna på grund av kvarstadsbeslutet. Klaganden samtyckte till detta "hotline"-förfarande.

Redovisningsavdelningen förklarade också för klaganden att kommissionens åtgärder grundade sig på tillämpningen av luxemburgsk lag.

Klagandens namn fanns kvar i systemet för tidig varning tills underleverantörens advokat den 12 oktober 2004 underrättade kommissionen om att kvarstadsbeslutet hade upphävts. Efter mottagandet av detta meddelande avlägsnades klagandens namn omedelbart från systemet för tidig varning och JRC underrättades om att det innehållna beloppet kunde frigöras från och med den dagen.

Mot bakgrund av ovanstående drog kommissionen följande slutsats:

1. blockeringen av beloppet på 50 000 euro var fullt motiverad enligt den nationella lagstiftning som reglerar avtalet med klaganden,
2. När det gäller förteckningen i systemet för tidig varning hade kommissionen följt de standardförfaranden som definieras i den praktiska vägledningen till beslut om kvarstad.
3. Det fanns inga bevis för en överträdelse av artikel 21 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed till följd av att den klagandes personuppgifter överfördes till obehöriga personer som samarbetade med den klagande.
4. All nödvändig information om den exakta arten av klagandens införande i systemet för tidig varning hade ställts till kommissionens berörda avdelningars förfogande. Denna information fanns ständigt tillgänglig i redovisningssystemet, som styrdes av lämpliga säkerhetsbestämmelser. Det fanns därför inget behov av att skicka någon kompletterande information till avdelningarna, vilket klaganden hade begärt.
5. Det förfarande som tillämpades i klagandens fall skilde sig inte från det som tillämpades i andra fall där kvarstadsbeslut hade meddelats kommissionen och därför inte borde ha påverkat ingåendet av avtal eller den tid det tog att betala belopp som inte påverkades av kvarstadsbeslutet.

Klagandens synpunkter

Klaganden lämnade sammanfattningsvis följande synpunkter:

Kommissionen förklarade aldrig för klaganden vilket förfarande den använde och syftet med detta förfarande. Klaganden upptäckte att den hade tagits med i systemet för tidig varning på grundval av direkta eller indirekta uttalanden som vissa kommissionstjänstemän hade gjort till klagandens personal på strikt konfidentiell grund. Klaganden var tvungen att skriva till räkenskapsföraren för att få denna information.

Klaganden beskrev bakgrunden till ärendet för att förklara den skada han lidit. Klaganden var oenig med underleverantören om kvaliteten på en produkt som denne hade lagt fram för klaganden inom ramen för ett avtal om tillhandahållande av tjänster till kommissionen själv. Efter att ha mottagit klagomål från kommissionen beslutade klaganden att använda extra tjänster från tredje part för att ersätta det otillfredsställande resultatet till kommissionens fulla belåtenhet. Klaganden avvisade följaktligen underleverantörens fakturor och utövade sina rättigheter enligt avtalet. Enligt avtalet kan underleverantören väcka talan vid behörig domstol. I stället begärde och erhöll den uteblivna underleverantören ett beslut om kvarstad från en domstol i Luxemburg genom ett förfarande som klaganden inte kände till. Underleverantören lade fram denna bilaga för kommissionen för att utöva påtryckningar på klaganden. Underleverantören ansåg att klaganden skulle betala fakturan för att undvika att skada sitt anseende hos kommissionen, även om den inte levererade det som den skulle leverera. Klaganden litade på att kommissionen skulle behandla detta ärende på ett rättvist och objektivt sätt, men hade gjort precis tvärtom eftersom den omedelbart ansåg att klaganden hade gjort sig skyldig till förseelser och försummelser. Klaganden frågade varför och på vilka grunder kommissionen ingrep i ett privat förhållande och tog ställning till underleverantörens fördel utan att invänta en slutlig dom. Kommissionens agerande ledde till förtal av klaganden och skadat anseende gentemot ett brett spektrum av kommissionens beslutsfattare, marknaden, konkurrenter och till och med klagandens anställda.

Kommissionen kunde ha blockerat en betalning till klaganden på 50 000 euro, i stället för att blockera nästan alla betalningar som den hade gjort. Kommissionens åtgärder orsakade förseningar på flera månader i betalningarna till den klagande.

Eftersom kommissionen beslutade att blockera beloppet på 50 000 euro frågade klaganden varför den dessutom hade fört in klagandens namn i systemet för tidig varning. Om införandet av klaganden i systemet för tidig varning var en sådan ofarlig handling frågade klaganden varför alla kommissionens tjänstemän sade till klaganden att det var ett svartlistat företag. Klaganden frågade vidare varför kommissionen inte förklarade situationen för klaganden och hjälpte den att ta itu med denna fråga, samt varför den inte ingrep när klaganden rapporterade sin oro över att alla kommissionstjänstemän tolkade dess närvaro i systemet för tidig varning som att det var ett svartlistat företag. Ännu viktigare är att kommissionen fattade ett så allvarligt beslut mot klagandens intressen utan att respektera rätten till försvar och på grundval av ett förfarande som inte offentliggjordes i Europeiska unionens officiella tidning.

Kommissionens påstående att systemet för tidig varning aldrig ledde till blockerade betalningsorder motsägs av de faktiska omständigheterna, eftersom blockeringen av klagandens betalningar nästan var en permanent situation efter det att systemet lades till i systemet för tidig varning. Flera av kommissionens tjänstemän förklarade att de administrativa omkostnaderna för att ingå ett särskilt avtal, inom ramen för olika ramavtal (ramavtal) för tillhandahållande av it-tjänster, var sådana att de försökte hitta alternativa sätt att utföra sitt arbete genom att undvika avtal med klaganden. Den klagande hänvisade till ett exempel där en tjänsteman från generaldirektoratet för informationsteknik (DIGIT) i juli 2004 informerade den klagande om att det främsta skälet till att den förlorade specifika kontrakt var att den var upptagen i systemet för tidig varning.

Klaganden undrade varför hela kommissionen skulle behöva känna till systemet för tidig varning om det endast var avsett att underlätta räkenskapsförarens arbete. Klaganden frågade också varför räkenskapsföraren inte hade bifogat en liten förklarande anmärkning till förteckningen i systemet för tidig varning där det förklarades att införandet i systemet inte innebar att klaganden hade någon form av ekonomiska problem och att kommissionen kunde fortsätta att använda sina tjänster utan problem.

Den korrespondens som kommissionen hänvisade till i sitt yttrande var varken tydlig eller tillfredsställande och klaganden var tvungen att erhålla information från kommissionens tjänstemän som informerade klaganden "utanför protokollet" och "konfidentiellt". Detta var inte ett rättvist och öppet sätt för en offentlig förvaltning att agera i sina kontakter med ett företag.

Klaganden påpekade också att företaget, för att tas bort från systemet för tidig varning, var tvunget att godta en kompromiss med sin underleverantör och låta olika kommissionstjänstemän begära att få tillgång till dess tjänster med färre administrativa omkostnader. Klaganden ansåg dock att den inte borde ha varit tvungen att gå igenom en sådan process.

När det gäller kommissionens hänvisning till ”redovisningssystemet som styrs av dess lämpliga säkerhetsbestämmelser” uppgav klaganden att den hade allvarliga skäl att tro att ”säkerhetsbestämmelserna” inte var lämpliga, eftersom de skadade systemet på ett orimligt och orättvist sätt. Dessutom vilseledde dessa säkerhetsbestämmelser majoriteten av kommissionens tjänstemän om klaganden, eftersom de ansåg att klaganden var ett svartlistat företag.

Klaganden hänvisade till kommissionens uttalande att det förfarande som tillämpades i dess fall inte skilde sig från det som användes i andra fall och därför inte borde ha påverkat ingåendet av avtal eller betalningen av belopp som inte påverkades av beslutet om kvarstad. Klaganden ansåg att detta uttalande från kommissionen var felaktigt och motsades av de allvarliga betalningsförseningar som den ådragit sig under de senaste åren.

Klaganden drog slutsatsen att rätten till försvar inte hade respekterats innan kommissionen fattade beslut med allvarliga negativa effekter och att kommissionens beslut grundades på förordningar som inte är offentliga.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter ansåg ombudsmannen att ytterligare undersökningar var nödvändiga. Ombudsmannen bad därför kommissionen om följande ytterligare information och ett kompletterande yttrande om ytterligare två påståenden:

Begäran om ytterligare upplysningar

(1) Kan kommissionen förklara varför den inte informerade klaganden om att den hade förtecknats i systemet för tidig varning och varför den inte förklarade för klaganden vilka standardförfaranden som låg till grund för dess beslut (att blockera beloppet på 50 000 euro och att förteckna klaganden i systemet för tidig varning) trots flera begäranden om detta från klaganden?

(2) Med tanke på att kommissionen hade blockerat utbetalningen av 50 000 euro till klaganden, kan kommissionen förklara varför det också ansågs nödvändigt att förteckna klaganden i systemet för tidig varning och informera alla kommissionens avdelningar om detta?

(3) I sitt yttrande angav kommissionen att upptagandet av ett företag i systemet för tidig varning aldrig leder till blockerade betalningsorder och inte i sig påverkar ingåendet av nya avtal. I sina synpunkter uppgav klaganden att nästan alla betalningar i själva verket var blockerade i flera månader. Kan kommissionen kommentera detta?

(4) I sitt yttrande hänvisade kommissionen till tre dokument till stöd för sin ståndpunkt, nämligen i) den praktiska vägledningen till beslut om kvarstad (SEK(2000)465, 10 mars 2000), ii) meddelande SG(03)A/8367 av den 3 september 2003, och iii) kommissionens memorandum av den 3 februari 2004 (C(2004)193/3). Kan kommissionen tillhandahålla en kopia av vart och ett av dessa dokument?

Begäran om yttrande över två nya påståenden:

I sina synpunkter hävdade klaganden att i) dess rätt till försvar inte hade respekterats och att kommissionen hade fattat beslut på grundval av ett förfarande som inte hade offentliggjorts, och ii) att kommissionens åtgärder ledde till förtal och skadat dess anseende gentemot ett brett spektrum av kommissionens beslutsfattare, marknaden, konkurrenter och till och med dess anställda. Kan kommissionen lämna ett yttrande om dessa två nya påståenden?

Kommissionens tilläggsyttrande

När det gäller begäran om ytterligare upplysningar:

(1) Som svar på ombudsmannens första fråga förklarade kommissionen att ett beslut om kvarstad är ett domstolsbeslut genom vilket kommissionen åläggs att avstå från att betala skulder som den är skyldig en huvudborgenärs gäldenär (huvudgäldenären) till dess att domstolen har beslutat om huvudborgenärens fordran i sak.

När det gäller det beslut om kvarstad som meddelades av den luxemburgska distriktsdomstolen den 29 augusti 2003 agerade kommissionen alltid under förutsättning att ett beslut om kvarstad delgavs den juridiska person vars fordran är föremål för beslutet om kvarstad, och att klaganden följaktligen hade underrättats om det beslut om kvarstad som meddelats av den luxemburgska distriktsdomstolen avseende dennes fordringar. Enligt lag anges denna skyldighet tydligt i artikel 563 i den luxemburgska civilprocesslagen (4).

I enlighet med ovannämnda beslut som meddelades kommissionen den 3 september 2003 kunde den bifogade parten, dvs. kommissionen, inte längre förfoga över de utmätta beloppen eller tillgångarna, såvida inte iakttagandet av beslutet skulle ha inkräktat på kommissionens funktion och oberoende. I händelse av ett sådant ingrepp skulle kommissionen ha kunnat åberopa de privilegier som den åtnjuter enligt protokollet om immunitet och privilegier. Kommissionen kunde endast motivera ett fåtal sådana fall. Kommissionen var följaktligen tvungen att rätta sig efter det beslut som exekutionstjänstemannen delgav generalsekretariatet den 3 september 2003.

Respekten för en rättslig skyldighet är en intern angelägenhet för kommissionen. Det interna verktyg som används för att sprida denna begränsade information till de behöriga personerna inom kommissionens utanordnande avdelningar, nämligen kommissionens system för tidig varning, har inte något annat syfte eller någon annan effekt än att säkerställa att denna skyldighet respekteras på vederbörligt sätt. Det medför inte i sig någon ytterligare skada för den berörda parten. Kommissionen anser därför inte att den är skyldig att informera den berörda rättsliga enheten om hur den registrerar dessa uppgifter för att uppfylla sina egna rättsliga skyldigheter i) att följa ett beslut om kvarstad och ii) att skydda gemenskapens ekonomiska intressen.

Med detta sagt påpekade kommissionen att den alltid reagerade snabbt på alla begäranden om upplysningar från klaganden.

(2) Som svar på ombudsmannens andra fråga konstaterade kommissionen att fast rättspraxis i de olika medlemsstaterna fastställer den allmänna principen att alla belopp och tillgångar som rör den utmätta gäldenären ska blockeras och att en begränsning av föreläggandet till ett visst belopp inte undergräver denna princip. Följaktligen följer kommissionens praktiska vägledning till kvarstadsbeslut denna gemensamma strategi och föreskriver att alla betalningar ska skjutas upp i avvaktan på det slutliga domstolsavgörandet om huvudborgenärens skuld. På samma sätt föreskrivs i artikel 15a.1 i kommissionens interna beslut om systemet för tidig varning att den berörda rättsliga enheten ska registreras till dess att ett sådant slutligt rättsligt avgörande har meddelats.

Mot bakgrund av ovanstående bibehöll kommissionens räkenskapsförare aktiveringen av en särskild varning i systemet för tidig varning efter det att beslutet om kvarstad den 21 oktober 2003 hade begränsats till ett belopp på 50 000 euro på grund av oenigheten mellan klaganden och underleverantören. Räkenskapsföraren behöll klaganden i systemet för tidig varning fram till den 12 oktober 2004, då denne underrättades (genom rekommenderat brev från underleverantörens ombud med kopia till klagandens ombud) om att beslutet hade upphävts genom beslut av distriktsdomstolen i Luxemburg.

Till följd av denna begränsning, och på grundval av klagandens upprepade ståndpunkt att tvisten med dess underleverantör berodde på dennes omsorgsfulla genomförande av avtal med kommissionen, gick räkenskapsföraren med på att ta risken att verkställa betalningar till klaganden som översteg det belopp på 50 000 euro som angavs i beslutet från distriktsdomstolen i Luxemburg av den 21 oktober 2003.

(3) Som svar på ombudsmannens tredje fråga konstaterade kommissionen att verkställandet av betalningsorder till juridiska personer som är föremål för kvarstadsbeslut måste utvärderas mot bakgrund av ovannämnda rättsliga principer och relaterade kommissionsförfaranden. I detta sammanhang behandlade kommissionens räkenskapsförare betalningsorder till förmån för klaganden med särskild överseende, eftersom de alla slutligen frigjordes under hans ansvar. Räkenskapsföraren informerade klaganden den 13 och 28 november 2003 om att alla betalningar till förmån för klaganden som överstiger det belopp på 50 000 euro som GFC skulle betala skulle frisläppas och bekräftade denna information den 2 april 2004, då han uppmanade klaganden att rapportera direkt till sina avdelningar för att reglera eventuella försenade betalningar. I övrigt kunde kommissionen endast upprepa att konsekvenserna av en aktiv varning i systemet för tidig varning som informerar de utanordnande avdelningarna om förekomsten av ett beslut om kvarstad (W3a-registrering) är begränsade till betalningar, inte till möjligheten att tilldela nya kontrakt. Nya rättsliga åtaganden gentemot sådana juridiska personer kan fortfarande ingås.

(4) När det gäller ombudsmannens fjärde fråga, som skall förses med en kopia av tre dokument, skall kommissionen i) uppgav att handledningen innehåller information som inte får göras tillgänglig för allmänheten och uppmanade ombudsmannen att ta del av denna handling i sina lokaler, ii) gick med på att förse ombudsmannen med en kopia av det interna meddelande som meddelade beslutet om kvarstad, och iii) tolkade ombudsmannens begäran om tillgång till beslutet om systemet för tidig varning så att den endast avser de delar av handlingen som rör beslut om kvarstad och återgav de relevanta utdragen i en bilaga till sitt yttrande. Om denna slutsats skulle vara felaktig uppmanade kommissionen ombudsmannen att inspektera övriga delar av beslutet i kommissionens lokaler.

Yttrande om två nya påståenden:

När det gäller det första nya påståendet kunde kommissionen inte se i vilken utsträckning klagandens rätt till försvar eventuellt kunde ha åsidosatts, eftersom registreringen i systemet för tidig varning, såsom förklarats ovan, inte i sig vållar klaganden någon skada. Kommissionen angav att det var uppenbart att endast kvarstadsbeslutet vållade sådan skada. Den tillade att den var bunden av detta beslut och agerade i enlighet därmed.

När det gäller det andra nya påståendet kunde kommissionen inte se i vilken utsträckning dess interna organisation, som endast syftar till att respektera det ovannämnda beslutet om kvarstad och skydda dess ekonomiska intressen, eventuellt kunde ha lett till någon form av förtal. I själva verket är den information som tillhandahålls genom kommissionens system för tidig varning uteslutande begränsad till behöriga användare av systemet och får inte lämnas ut till tredje part. I det aktuella fallet tillhandahölls denna information endast av kommissionens tjänstemän till bemyndigade anställda hos klaganden. Klaganden har inte heller lagt fram någon bevisning för att visa att obehöriga parter var medvetna om att systemet för tidig varning existerade, och än mindre för att visa att kommissionen kunde tillskrivas ett fel genom denna otillåtna kännedom.

Klagandens kompletterande synpunkter

Klaganden påpekade att kommissionens yttrande förvrängde verkligheten och försökte vilseleda ombudsmannen. Enligt klaganden bör kommissionen endast blockera beloppet på 50 000 euro och inte fördröja eller bokstavligen blockera varje betalning till klaganden, vilket är exakt vad som hände.

Enligt klaganden har ett beslut om kvarstad alltid en provisorisk karaktär. I förevarande fall var klaganden inte närvarande när domstolen utfärdade beslutet om kvarstad och informerades inte ens om detta beslut, som beviljades på grundval av felaktig bevisning. Kommissionen har ingen som helst rätt att sprida beslutet om kvarstad på ett vilseledande sätt, vilket allvarligt påverkar klagandens intressen.

Trots upprepade påminnelser och protester från klaganden, som ignorerades, förde kommissionen in informationen i systemet för tidig varning med följande effekter:

(1) Alla användare förstod, på grundval av innehållet i systemet för tidig varning, att klaganden befann sig i ekonomiska svårigheter eller att denne hade dömts för ett allvarligt brott. Ett brett spektrum av kommissionstjänstemän varnade kontinuerligt klaganden konfidentiellt och "utanför protokollet" om detta allvarliga problem. Detta har allvarligt skadat den klagandes anseende.

(2) Informationen var inte tillgänglig endast för ett begränsat antal personer, vilket kommissionen felaktigt har påpekat. Det var känt för alla och cirkulerade "propagated" genom mun till hela marknaden.

(3) Alla kommissionstjänstemän som försökte genomföra särskilda kontrakt med klaganden inom ramen för olika ramavtal var automatiskt skyldiga enligt systemet för tidig varning att inte ta itu med klaganden. Detta ledde till allvarliga ekonomiska förluster.

(4) Eventuella avtalsförbindelser mellan klaganden och kommissionen var nästan omöjliga på grund av denna situation.

(5) Registreringen av klaganden i systemet för tidig varning innebar att det var en svartlistad organisation, vilket upprepade gånger nämndes för klaganden av många tjänstemän vid kommissionen.

Klaganden kunde inte förstå varför kommissionen var tvungen att blockera alla betalningar för att "skydda kommissionens ekonomiska intressen" eller vilka intressen kommissionen hänvisade till. Kommissionen ansåg att det fanns en uppenbar motsägelse mellan å ena sidan det faktum att systemet för tidig varning inte i sig har någon inverkan på betalningar och nya kontrakt och å andra sidan att det var tvunget att använda systemet för tidig varning för att skydda sina intressen. I själva verket verkställdes beslutet om kvarstad på 50 000 euro oberoende av systemet för tidig varning. Klaganden kunde därför inte se vilket legitimt syfte systemet för tidig varning hade i detta fall. Det fungerade bara som ett ärekränkande verktyg genom att samtidigt vilseleda alla kommissionens beslutsfattare som var involverade i klaganden.

Klaganden erinrade också om att de flesta av dess skrivelser och begäranden hade ignorerats, i motsats till vad kommissionen uppgav. Kommissionen förklarade inte heller för klaganden bestämmelserna i den praktiska vägledningen till beslut om kvarstad eller reglerna i sitt interna beslut om systemet för tidig varning. Kommissionen lämnade inte ut någon information till klaganden, som fick all den information som den kom att förfoga över genom inofficiella kanaler och från uttalanden som gjorts utanför protokollet.

När det gäller kommissionens svar på ombudsmannens första fråga uppgav klaganden att kommissionen, så snart den mottagit beslutet om kvarstad, borde ha informerat klaganden om beslutet och det förfarande som skulle följas.

När det gäller kommissionens svar på ombudsmannens andra fråga uppgav klaganden att kommissionens kommentarer var vaga och att det inte finns någon rättspraxis som tyder på att det finns en allmän princip om att alla belopp och tillgångar som rör den utmätta gäldenären måste blockeras. I beslutet om kvarstad i ärendet föreskrevs under alla omständigheter en kvarstad på endast 50 000 euro, utan att kommissionen hade rätt att blockera någon annan pågående betalning som översteg detta belopp.

När det gäller kommissionens svar på ombudsmannens tredje fråga uppgav klaganden att den, på grund av att betalningarna upprepade gånger blockerades, drabbades av enorma förseningar i alla pågående betalningar från olika kommissionsavdelningar, just på grund av beslutet om kvarstad. I sina synpunkter medgav kommissionen själv att konsekvenserna av aktiveringen av systemet för tidig varning var ekonomiska.

Inspektion av kommissionens akt

Efter att ha granskat klagandens synpunkter på kommissionens svar ansåg ombudsmannen att ytterligare information behövdes för att hantera klagandens påstående om kommissionens beslut att behålla ett belopp på 50 000 euro från klaganden och att förteckna klaganden i systemet för tidig varning.

Ombudsmannen skrev därför till kommissionen den 12 februari 2007 och begärde att hans avdelningar skulle få ta del av följande handlingar:

1. de regler om systemet för tidig varning som var tillämpliga vid tidpunkten för de omständigheter som är relevanta för klagomålet, och
2. Praktisk vägledning för beslut om kvarstad (SEK(2000)465 av den 10 mars 2000).

Inspektionen ägde rum den 28 mars 2007 i kommissionens lokaler i Bryssel. Ombudsmannens företrädare förklarade för kommissionen att beslutet om systemet för tidig varning (eller delar därav) som kommissionen hade meddelat ombudsmannen som en bilaga till sitt yttrande av den 8 juni 2006 var ett beslut från 2004 (K(2004) 1993/3) och som senast hade ändrats genom 2006 års interna regler. Ombudsmannens företrädare förklarade för kommissionen att det därför var viktigt att granska de regler som var tillämpliga vid tidpunkten för de faktiska omständigheterna, nämligen september/oktober 2003 då klaganden fördes upp på förteckningen i systemet för tidig varning.

Kommissionens företrädare påpekade att beslutet om systemet för tidig varning från och med några månader fanns tillgängligt på webbplatsen Europa, men att så inte var fallet vid tidpunkten för klagomålet. Han förklarade också att systemet för tidig varning hade inrättats 1997 och att det fanns ett meddelande från kommissionsledamot Schreyer av den 31 oktober 2000 där systemet sågs över. De regler som var tillämpliga vid tidpunkten för de faktiska omständigheterna i klagomålet var därför 1997 års meddelande i dess lydelse enligt 2000 års meddelande.

Ombudsmannens företrädare inspekterade och fick en kopia av följande tre handlingar:

1. The Practical Guide to Attachment Orders (SEK(2000)465) av den 10 mars 2000 (fransk språkversion).
2. Meddelande SEK(97)1562/2 från ordföranden, Gradin och Liikanan, antaget av kommissionen den 30 juli 1997 om systemet för tidig varning avseende administrativa fel eller bedrägerier som begåtts av organ eller företag som tar emot gemenskapsmedel (5).
3. Meddelande C(2000)1811/4 från Schreyer antaget av kommissionen den 31 oktober 2000 om optimering av systemet för tidig varning (6).

Kommissionens företrädare uppgav att dokument (1) var konfidentiellt, men att dokument (2) och (3) inte var konfidentiella och kunde lämnas ut till klaganden.

Klagandens kompletterande synpunkter på inspektionsrapporten

Inspektionsrapporten och de två icke-konfidentiella handlingar som erhållits under inspektionen skickades till klaganden, som sammanfattningsvis lämnade följande ytterligare synpunkter:

Klaganden uppgav att kommissionen ständigt och officiellt hade förnekat att klaganden var upptagen i systemet för tidig varning. När kommissionen beslutade att registrera klaganden i systemet för tidig varning var den tillämpliga rättsliga grunden för detta kommissionens memorandum av den 30 juli 1997. I punkt 5 i avsnitt III, ”Tillämpningsfält”, definieras på ett uttömmande sätt de fyra kategorier som kan motivera aktiveringen av systemet för tidig varning.

Enligt klaganden begick kommissionen fem oegentligheter:

i) Kommissionen kunde inte och borde inte ha förtecknat klaganden i systemet för tidig varning på grundval av beslutet om kvarstad, som uppenbarligen inte omfattas av någon av de fyra kategorierna i avsnitt III i memorandum SEC(97)1562/2 av den 30 juli 1997. Genom att ta upp klaganden i systemet för tidig varning utan att förklara den exakta situationen för alla personer som hade tillgång till det, tillät kommissionen alla kommissionstjänstemän att anta att klaganden hade begått ett allvarligt bedrägeri eller tjänstefel. Detta obestridliga faktum förtalade klaganden orimligt länge. Systemet för tidig varning aktiverades varje gång en tjänsteman vid kommissionen försökte göra en betalning till klaganden (se meddelande SEK(00)1811/4 av den 31 oktober 2000, avsnitt 2.1, sista stycket).

ii) Klaganden var vid den tidpunkten en entreprenör som framgångsrikt genomförde många kontrakt med kommissionen som varade i många år och hade ett globalt värde på många miljoner euro. Efter meddelandet av beslutet om kvarstad borde kommissionen därför helt enkelt ha säkerställt att det belopp som skulle betalas till klaganden aldrig skulle vara lägre än värdet på beslutet om kvarstad, det vill säga 50 000 euro. Detta skulle ha gjort det möjligt för kommissionen att gå vidare med betalningen till den tredje parten, det vill säga underleverantören, i händelse av ett slutligt domstolsbeslut om sådan betalning (och förutsatt att klaganden inte skulle vilja göra en sådan betalning). Klaganden lämnade nästan varje vecka in ett anbud till kommissionen som innehöll uppdaterad finansiell information, som visade att klaganden lätt kunde betala 50 000 euro i händelse av ett slutligt domstolsbeslut.

Kommissionen beslutade dock ensidigt att blockera det belopp som angavs i beslutet om kvarstad (faktiskt blockerade den alla klagandens betalningar och till ett mycket högre belopp). Kommissionen var därför fullständigt och vederbörligen skyddad och klaganden kunde inte se varför den dessutom hade beslutat att förteckna den i systemet för tidig varning. Klaganden undrade vem kommissionen ville skydda genom att föra upp klaganden i systemet för tidig varning. Dessutom hindrade kommissionens innehållande av ovannämnda belopp klaganden från att få ränta motsvarande ovannämnda belopp för den period som löpte från det att beslutet om kvarstad utfärdades till dess att beloppet betalades.

iii) Om man antar att klagandens ärende "undantagsvis" förtjänade att rapporteras i systemet för tidig varning, borde kommissionen ha gjort detta på ett korrekt sätt genom att klargöra för alla personer som hade tillgång till systemet för tidig varning den exakta situation som klaganden befann sig i och att ärendet inte hade något att göra med ett av de fyra fall som avses i avsnitt III i meddelande SEK(97)1562/2 av den 30 juli 1997. Kommissionen hade emellertid underlåtit att göra detta.

iv) Systemet för tidig varning aktiverades varje gång en tjänsteman vid kommissionen försökte göra en betalning till klaganden. Detta visade tydligt att kommissionen kunde övervaka alla sina betalningar till klaganden och att kommissionen inte behövde blockera något belopp som skulle betalas till klaganden.

v) Kommissionen tog tydligen upp frågan om kvarstadsbeslut i sitt beslut K(2004)193/3 i dess ändrade lydelse från 2006 (se sidan 4, artikel 2.4). I detta fall blandade kommissionen emellertid tydligt ihop kvarstadsbeslut (som kan ha en oskyldig karaktär som i den klagandes fall) och ”rättsliga förfaranden för allvarliga administrativa fel eller bedrägerier”. Detta innebar att om ett företag som råkar vara en leverantör till kommissionen står inför en rättstvist med en av sina partner eller underleverantörer, kan den senare erhålla ett beslut om kvarstad och vidarebefordra det till kommissionen för att i) förtala företaget och ii) utöva påtryckningar på det senare.

Ombudsmannens ansträngningar för att nå en vänskaplig förlikning

Ombudsmannen kontaktade klaganden per telefon den 7 september 2007 för att undersöka möjligheten till en vänskaplig förlikning mellan klaganden och kommissionen, som skulle bestå i att kommissionen skickade ut en förklarande not till sina avdelningar i syfte att reparera eventuella skador på klagandens anseende som fortfarande kan kvarstå inom kommissionen.

I ett e-postmeddelande av den 10 september 2007 och i ett telefonsamtal samma dag uppgav klaganden att den inte var villig att godta en sådan vänskaplig förlikning, eftersom det sex år efter de faktiska omständigheterna var för sent för kommissionen att avhjälpa situationen genom att helt enkelt skicka ut en skrivelse. Klaganden uppgav att spridningen av en sådan skrivelse faktiskt skulle kunna bidra till en ytterligare försämring av situationen, eftersom den skulle påminna ett stort antal kommissionstjänstemän om hela ärendet och återigen belysa det faktum att klaganden hade klagat mot kommissionen. Klaganden uppgav att den såg fram emot ombudsmannens beslut i ärendet och att den därefter skulle kontakta kommissionen direkt i syfte att finna en ömsesidigt godtagbar lösning.

Beslutet

1 Inledande anmärkning

1.1 Europeiska ombudsmannen noterar att detta klagomål ger upphov till flera problem när det gäller hur Europeiska kommissionens system för tidig varning (EWS) fungerar. Vissa av dessa problem förefaller vara av mer allmän karaktär. Inom ramen för denna undersökning kommer ombudsmannen emellertid inte att behandla de allmänna frågorna i systemet för tidig varning, utan endast de specifika påståenden som klaganden har framfört i detta fall. Ombudsmannen kommer att överväga om en undersökning på eget initiativ bör genomföras i något framtida skede när det gäller hur systemet för tidig varning fungerar i allmänhet. Inom ramen för en undersökning på eget initiativ skulle ombudsmannen kunna överväga den allmänna frågan om att tillämpa systemet för tidig varning på ärenden där ett beslut om kvarstad har delgivits kommissionen, och särskilt huruvida en sådan ansökan skapar en rimlig balans mellan skyddet av gemenskapernas ekonomiska intressen och respekten för de berörda parternas rätt till försvar.

1.2 I detta sammanhang vill ombudsmannen påpeka att de tillämpliga bestämmelserna om systemet för tidig varning nu finns i kommissionens beslut K(2004) 193/3 av den 3 februari 2004 (7) om systemet för tidig varning, ändrat genom rättelse K(2004) 517 av den 23 februari 2004. Detta beslut var ännu inte tillämpligt vid tidpunkten för de faktiska omständigheterna i klagomålet, eftersom det trädde i kraft den 3 februari 2004 (8). Analysen av detta klagomål kommer därför att göras på grundval av de texter som var tillämpliga vid tidpunkten för de faktiska omständigheterna (se punkt 2.16 nedan).

2 Anklagelserna om kommissionens beslut att i) behålla beloppet på 50 000 euro och ii) förteckna klaganden i systemet för tidig varning

2.1 I samband med en affärstvist erhöll klagandens underleverantör ett beslut om kvarstad (9) på 50 000 euro från ordföranden för den luxemburgska distriktsdomstolen mot klaganden. Underleverantören meddelade kommissionen denna bilaga som, utan att först ha hört klaganden, blockerade alla dess betalningar till klaganden. När kommissionen underrättades om att beloppet för beslutet om kvarstad var begränsat till 50 000 euro beslutade den att hålla inne beloppet på 50 000 euro från de belopp som Gemensamma forskningscentrumet (GFC) i Sevilla var skyldig klaganden. Kommissionens räkenskapsförare förde dessutom upp klaganden i kommissionens system för tidig varning. Enligt klaganden fanns det ingen anledning att göra detta. Klaganden hävdade att på grund av beslutet om kvarstad, som delgavs alla kommissionens avdelningar, och på grund av att klaganden förts upp på förteckningen i systemet för tidig varning, hade klaganden lidit allvarlig skada när det gäller nya kontrakt, stora förseningar i betalningar, administrativa omkostnader och irreparabel skada på dess anseende. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionens beslut i) att behålla beloppet på 50 000 euro från de belopp som skulle betalas till klaganden och ii) att förteckna det i systemet för tidig varning var olagligt, ogrundat och orättvist och stred mot den europeiska kodexen för god förvaltningssed (10).

2.2 I sitt yttrande påpekade kommissionen att den, efter att ha informerats om ett beslut om kvarstad som underleverantören erhållit mot klaganden från den luxemburgska distriktsdomstolen, genomförde det förfarande som beskrivs i den praktiska handledningen för beslut om kvarstad (SEK(2000)465, 10 mars 2000). Enligt de förfaranden som beskrivs i punkt 21 c i den praktiska handledningen fördes klaganden upp i systemet för tidig varning av räkenskapsföraren. Systemet för tidig varning angav tydligt hänvisningen till ett beslut om kvarstad som alla kommissionens avdelningar redan hade informerats om genom meddelande SG(03)A/8367 av den 3 september 2003. Kommissionen uppgav att det faktum att den fanns med i systemet för tidig varning aldrig ledde till spärrade betalningsorder och inte i sig hade någon inverkan på ingåendet av (nya) avtal. Användningen av systemet för tidig varning för kvarstadsbeslut bekräftades i kommissionens promemoria K(2004)193/3 av den 3 februari 2004. På räkenskapsförarens begäran hade en särskild avdelning inom kommissionen, dvs. GFC, uppmanats att blockera beloppet på 50 000 euro i avvaktan på revisionsrättens slutliga beslut. I korrespondensen mellan klaganden och räkenskapsföraren och i telefonsamtalen mellan redovisningsavdelningen och klaganden förklarades det att kommissionen inte på något sätt blockerade avtal eller andra betalningar än ett belopp på 50 000 euro. Kommissionen drog slutsatsen att blockeringen av beloppet på 50 000 euro var fullt motiverad enligt den nationella lagstiftning som reglerar avtalet med klaganden. Kommissionen påpekade också att det förfarande som tillämpades i klagandens fall inte skilde sig från det som tillämpades i andra fall där kvarstadsbeslut hade meddelats kommissionen. Det förfarande som tillämpades på klaganden borde därför inte ha påverkat ingåendet av avtal mellan klaganden och kommissionen eller kommissionens betalning i tid av belopp som inte påverkades av beslutet om kvarstad.

2.3 I sina synpunkter påpekade den klagande att kommissionen aldrig hade förklarat för den vilket förfarande den använde och skälen till detta förfarande. Klaganden upptäckte att den hade tagits med i systemet för tidig varning på grundval av direkta eller indirekta uttalanden som vissa kommissionstjänstemän hade gjort till klagandens personal på ett strikt konfidentiellt sätt. Klaganden var tvungen att skriva till räkenskapsföraren för att få denna information. Kommissionens åtgärder orsakade förseningar på flera månader i betalningarna till den klagande. Om införandet av klaganden i systemet för tidig varning hade varit en så ofarlig handling frågade klaganden varför alla kommissionens tjänstemän hade sagt till klaganden att det var ett svartlistat företag. Kommissionens påstående att det faktum att klaganden fanns med i systemet för tidig varning aldrig ledde till att betalningsorder blockerades stod i strid med de faktiska omständigheterna, eftersom blockeringen av klagandens betalningar nästan var en permanent situation eftersom den lades till i systemet för tidig varning. Klaganden frågade varför kommissionen inte hade brytt sig om att ingripa när klaganden rapporterade sin oro över att alla kommissionstjänstemäns tolkning av klagandens närvaro i systemet för tidig varning var att det var svartlistat.

I samband med det huvudsakliga påståendet framförde klaganden också två nya påståenden, nämligen att i) dess rätt till försvar inte hade respekterats och att kommissionen hade fattat beslut på grundval av ett förfarande som inte hade offentliggjorts, och ii) att kommissionens åtgärder hade lett till förtal och skadat dess anseende gentemot ett brett spektrum av kommissionens beslutsfattare, marknaden, konkurrenterna och till och med dess anställda.

2.4 I sin skrivelse med ytterligare undersökningar bad ombudsmannen kommissionen om ytterligare information om följande fyra punkter:

(1) Kan kommissionen förklara varför den inte informerade klaganden om att den hade förtecknats i systemet för tidig varning och varför den inte förklarade för klaganden vilka standardförfaranden som låg till grund för dess beslut (att blockera beloppet på 50 000 euro och att förteckna klaganden i systemet för tidig varning) trots flera begäranden om detta från klaganden?

(2) Med tanke på att kommissionen hade blockerat utbetalningen av 50 000 euro till klaganden, kan kommissionen förklara varför det också ansågs nödvändigt att förteckna klaganden i systemet för tidig varning och informera alla kommissionens avdelningar om detta?

(3) I sitt yttrande angav kommissionen att upptagandet av ett företag i systemet för tidig varning aldrig leder till blockerade betalningsorder och inte i sig påverkar ingåendet av nya avtal. I sina synpunkter uppgav klaganden att nästan alla betalningar i själva verket var blockerade i flera månader. Kan kommissionen kommentera detta?

(4) I sitt yttrande hänvisade kommissionen till tre dokument till stöd för sin ståndpunkt, nämligen i) den praktiska vägledningen till beslut om kvarstad (SEK(2000)465) av den 10 mars 2000, ii) meddelande SG(03)A/8367 av den 3 september 2003, och iii) kommissionens memorandum (C(2004)193/3) av den 3 februari 2004. Kan kommissionen tillhandahålla en kopia av vart och ett av dessa dokument?

I sina synpunkter hävdade klaganden att i) dess rätt till försvar inte hade respekterats och att kommissionen hade fattat beslut på grundval av ett förfarande som inte hade offentliggjorts, och ii) att kommissionens åtgärder ledde till förtal och skadat dess anseende gentemot ett brett spektrum av kommissionens beslutsfattare, marknaden, konkurrenter och till och med klagandens anställda. Ombudsmannen bad därför också kommissionen att avge ett yttrande om dessa två nya påståenden.

2.5 Som svar på ombudsmannens första fråga om de fortsatta undersökningarna uppgav kommissionen att den alltid hade handlat under förutsättning att ett beslut om kvarstad delgavs den juridiska person vars fordran är föremål för beslutet om kvarstad. Följaktligen hade den luxemburgska distriktsdomstolen informerat klaganden om det beslut om kvarstad som meddelats avseende klagandens fordringar. Kommissionen anser inte att den är skyldig att informera den berörda rättsliga enheten om hur den registrerar uppgifter för att uppfylla sina egna rättsliga skyldigheter i) att följa ett beslut om kvarstad och ii) att skydda gemenskapens ekonomiska intressen. Kommissionen påpekade vidare att den alltid reagerade snabbt på alla begäranden om upplysningar från klaganden.

Som svar på ombudsmannens andra fråga uppgav kommissionen att fast rättspraxis i de olika medlemsstaterna ansluter sig till den allmänna principen att alla belopp och tillgångar som rör den utmätta gäldenären ska blockeras. Följaktligen följer kommissionens interna vägledning för kvarstad denna gemensamma strategi och föreskriver att alla betalningar ska skjutas upp i avvaktan på det slutliga rättsliga avgörandet om huvudborgenärens skuld. På samma sätt föreskrivs i artikel 15a.1 i kommissionens interna beslut om systemet för tidig varning att den berörda rättsliga enheten ska registreras till dess att ett sådant slutligt rättsligt avgörande har meddelats.

Som svar på ombudsmannens tredje fråga uppgav kommissionen att kommissionens räkenskapsförare behandlade betalningsorder till förmån för klaganden med särskild överseende, eftersom de alla slutligen frigjordes under hans ansvar. Räkenskapsföraren informerade klaganden den 13 och 28 november 2003 om att alla betalningar till förmån för klaganden på mer än 50 000 euro som GFC skulle betala skulle frisläppas och bekräftade denna information i sin skrivelse av den 2 april 2004, i vilken han uppmanade klaganden att rapportera direkt till sina avdelningar för att reglera eventuella försenade betalningar.

Som svar på ombudsmannens fjärde fråga i) uppgav kommissionen att den praktiska vägledningen till beslut om kvarstad innehåller information som inte får göras tillgänglig för allmänheten och uppmanade ombudsmannen att ta del av denna handling i sina lokaler, ii) försåg ombudsmannen med en kopia av det interna meddelandet av den 3 september 2003 med beslutet om kvarstad, och iii) tolkade ombudsmannens begäran om tillgång till beslutet om systemet för tidig varning så att den endast avser de delar av handlingen som rör beslut om kvarstad och återgav de relevanta utdragen i en bilaga till sitt yttrande.

När det gäller klagandens första nya påstående uppgav kommissionen att den inte kunde se hur klagandens rätt till försvar eventuellt kunde ha åsidosatts, eftersom registreringen i systemet för tidig varning i sig inte vållade klaganden någon skada. Endast beslutet om kvarstad orsakade uppenbarligen sådan skada, och kommissionen var bunden av det och agerade i enlighet därmed.

När det gäller klagandens andra nya påstående uppgav kommissionen att den inte kunde se i vilken utsträckning dess interna organisation eventuellt kunde ha lett till någon form av ärekränkning. I själva verket är den information som tillhandahålls genom kommissionens system för tidig varning uteslutande begränsad till behöriga användare av systemet och får inte lämnas ut till tredje part. I det aktuella fallet tillhandahölls denna information endast av kommissionens tjänstemän till bemyndigade anställda hos klaganden. Kommissionen uppgav också att klaganden inte hade lagt fram någon bevisning för att visa att obehöriga parter kände till att systemet för tidig varning fanns, och än mindre för att visa att sådan obehörig kunskap kunde tillskrivas ett fel från kommissionens sida.

2.6 I sina kompletterande synpunkter hävdade klaganden att kommissionen bokstavligen hade blockerat varje betalning och att institutionen inte hade rätt att sprida beslutet om kvarstad på ett vilseledande sätt. Klaganden kunde inte heller förstå varför kommissionen var tvungen att blockera alla betalningar för att ”skydda kommissionens ekonomiska intressen” och till vilka intressen kommissionen hänvisade. Kommissionen ansåg att det fanns en uppenbar motsägelse mellan å ena sidan att systemet för tidig varning inte i sig hade någon inverkan på betalningarna och de nya kontrakten och å andra sidan att det var tvunget att använda systemet för tidig varning för att skydda sina intressen. I själva verket verkställdes beslutet om kvarstad på 50 000 euro oberoende av systemet för tidig varning.

Klaganden uppgav att så snart kommissionen mottagit beslutet om kvarstad borde den ha informerat klaganden om beslutet och om det förfarande som kommissionen skulle följa. Klaganden uppgav att det inte finns någon rättspraxis som tyder på att det finns en allmän princip om att alla belopp och tillgångar som rör den utmätta gäldenären måste blockeras. I beslutet om kvarstad föreskrevs under alla omständigheter endast en kvarstad på 50 000 euro, utan att kommissionen hade rätt att blockera någon annan pågående betalning som översteg detta belopp.

Klaganden uppgav vidare att alla användare av systemet för tidig varning, på grundval av systemets innehåll, förstod att klaganden befann sig i ekonomiska svårigheter eller att denne hade dömts för ett allvarligt brott. Ett brett spektrum av kommissionstjänstemän varnade kontinuerligt klaganden konfidentiellt och "utanför protokollet" om detta allvarliga problem. Upptagandet i systemet för tidig varning hade således allvarligt skadat klagandens anseende.

2.7 Den 28 mars 2007 genomförde ombudsmannens företrädare en inspektion i kommissionens lokaler i Bryssel. Kommissionens tjänsteman som var närvarande vid inspektionen påpekade att beslutet om systemet för tidig varning för närvarande fanns tillgängligt på webbplatsen Europa, men att så inte hade varit fallet vid tidpunkten för klagomålet. Han förklarade att systemet för tidig varning inrättades 1997 och att det fanns ett meddelande från kommissionsledamot Schreyer av den 31 oktober 2000 där systemet sågs över. De bestämmelser som var tillämpliga vid tidpunkten för de faktiska omständigheterna i klagomålet var således 1997 års memorandum, i dess lydelse enligt meddelandet av den 31 oktober 2000. Ombudsmannens företrädare inspekterade och fick en kopia av tre handlingar, varav en förklarades vara konfidentiell av kommissionen. Inspektionsrapporten och en kopia av de två icke-konfidentiella handlingarna skickades till klaganden för synpunkter.

2.8 I sina kompletterande synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och uppgav att kommissionen hade gjort sig skyldig till fem oegentligheter.

2.9 För att kunna behandla klagomålet anser ombudsmannen att det på grundval av handlingarna i ärendet är lämpligt att erinra om kronologin för omständigheterna i det aktuella fallet:

Den 3 september 2003 meddelade en exekutionstjänsteman i Luxemburg kommissionen ett beslut om kvarstad avseende klaganden som hade utfärdats av distriktsdomstolen i Luxemburg den 29 augusti 2003. Beslutet om kvarstad registrerades av kommissionen den 3 september 2003. Samma dag översände även kommissionens generalsekretariat beslutet om kvarstad för kännedom till olika avdelningar inom kommissionen.

I en skrivelse av den 12 september 2003, som kopierades till klaganden, informerade kommissionens räkenskapsförare, med hänvisning till beslutet om kvarstad av den 29 augusti 2003, exekutionstjänstemannen om att denne hade skulder till klaganden (till ett totalt belopp på mer än 5,5 miljoner euro) och att kommissionen för de flesta av dessa skulder inte ville åberopa bestämmelserna i protokollet om Europeiska gemenskapernas immunitet och privilegier av den 8 april 1965 (11).

I sitt svar av den 21 oktober 2003 på en skrivelse från den klagande av den 15 oktober 2003, i vilken denne hade uttryckt oro över beslutet om kvarstad, informerade kommissionens räkenskapsförare den klagande om att ”denna särskilda beslut om kvarstad har varit föremål för det normala förfarande som tillämpas inom Europeiska kommissionen för att svara på de rättsliga krav som gäller för beslut om kvarstad”. Räkenskapsföraren informerade också klaganden om att kommissionens reaktion var ”i full överensstämmelse med det interna skriftliga förfarande som särskilt fastställts för denna fråga”.

Den 4 november 2003 underrättades kommissionen om den luxemburgska distriktsdomstolens beslut av den 21 oktober 2003, enligt vilket utmätningsbeloppet var begränsat till 50 000 euro.

Den 7 november 2003 skrev klaganden till räkenskapsföraren och uppgav att han hade fått information från olika avdelningar inom kommissionen om att han var upptagen i systemet för tidig varning och att detta var omotiverat, orättvist och ärekränkande, och att detta kunde få kommissionens tjänstemän att anse att han hade allvarliga ekonomiska problem. Klaganden bad därför kommissionen att stryka klaganden från systemet för tidig varning och att skicka ut en officiell skrivelse till alla sina avdelningar där det angavs att klaganden hade oavbrutna förbindelser med kommissionen och att posten inte borde ha införts.

I sitt svar av den 13 november 2003 till klaganden uppgav räkenskapsföraren, med avseende på avgörandet från den luxemburgska distriktsdomstolen, som hade minskat beloppet för beslutet om kvarstad till 50 000 euro, att

”Jag har nöjet att meddela er att alla nödvändiga åtgärder för att göra det möjligt att frigöra alla betalningar till Ert företag (...) utöver detta belopp hade vidtagits av mina avdelningar innan Ert brev inkom.”

När det gäller den interna hanteringen av kvarstadsbeslut bekräftade dock räkenskapsföraren sin

”tidigare ståndpunkt att det relevanta interna förfarandet tillämpas i full överensstämmelse med kommissionens särskilda regler och riktlinjer på området. Alla avdelningar inom kommissionen är väl medvetna om förfarandets exakta karaktär. Behandlingen av kvarstadsbeslut bör inte på något sätt påverka avtalsförhållandena mellan de berörda företagen och EG:s operativa avdelningar.

Genom en skrivelse av den 20 november 2003 till räkenskapsföraren begärde klaganden att kommissionen skulle förklara vilket förfarande kommissionen hänvisade till när det gäller kvarstadsbeslut. Klaganden upprepade sin begäran om att tas bort från systemet för tidig varning och att få en officiell skrivelse skickad till alla kommissionens avdelningar där det anges att klaganden hade oavslutade förbindelser med kommissionen.

I sitt svar av den 28 november 2003 informerade räkenskapsföraren klaganden om att det enda belopp som fortfarande var blockerat var det belopp på 50 000 euro som GFC skulle betala. I skrivelsen angavs vidare att

”Enligt det särskilda domstolsavgörandet i Luxemburg måste alla betalningar till förmån för [klaganden] frysas. Det är först när revisionsrätten uttryckligen beslutar att effekten kan begränsas till ett visst belopp som alla betalningar utöver det ursprungligen angivna beloppet kan verkställas. Detta förklarar varför betalningarna till [klaganden] sköts upp före domstolens beslut av den 21 oktober. Detta är inte en kommissionsförordning, utan enbart en tillämpning av en nationell behörighet.

Räkenskapsföraren förklarade vidare att ”jag inte har några uppgifter som skulle kunna leda mig till slutsatsen att det skulle vara nödvändigt att utfärda något som helst meddelande till EG:s operativa avdelningar om den inverkan som detta beslut om kvarstad skulle ha haft på ert företags anseende”.

Räkenskapsföraren drog slutsatsen att när det gäller frigörandet av de 50 000 euro som GFC behållit kan jag bara uppmana er att söka en uppgörelse med [underleverantören]. Endast en sådan uppgörelse kan i slutet av dagen få ett slutligt slut på verkningarna av detta beslut om kvarstad.

Den klagande skickade ytterligare skrivelser till kommissionen i ärendet den 3 december 2003 och den 1 april 2004. Den 2 april 2004 skickade kommissionens räkenskapsförare en annan skrivelse till klaganden om försenade betalningar.

Genom en skrivelse av den 12 oktober 2004, som skickades i kopia till klaganden, underrättade underleverantörens advokat kommissionen om att beslutet om kvarstad hade upphävts av den luxemburgska distriktsdomstolen. Efter denna information avlägsnades klaganden från systemet för tidig varning av kommissionen och JRC informerades om att det innehållna beloppet kunde frigöras.

2.10 Ombudsmannen anser att man för att kunna hantera klagandens påståenden måste skilja mellan å ena sidan bibehållandet av ett belopp på 50 000 euro från klaganden och å andra sidan upptagandet av klaganden i systemet för tidig varning.

i) Vad gäller innehållandet av ett belopp på 50 000 euro från klaganden

2.11 När det gäller kommissionens beslut att behålla ett belopp på 50 000 euro från klaganden noterar ombudsmannen att kommissionen den 3 september 2003 underrättades om det beslut om kvarstad som utfärdades av den luxemburgska distriktsdomstolen den 29 augusti 2003. Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen snabbt informerade klaganden om detta beslut om kvarstad genom att skicka en kopia av sin skrivelse av den 12 september 2003 till exekutionstjänstemannen i Luxemburg, endast nio dagar efter det att kommissionen hade underrättats. Den 4 november 2003 underrättades kommissionen om den luxemburgska distriktsdomstolens beslut av den 21 oktober 2003, enligt vilket utmätningsbeloppet var begränsat till 50 000 euro.

2.12 Ombudsmannen noterar att han i sina synpunkter på kommissionens svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information påpekade att han inte förstod varför kommissionen ursprungligen hade blockerat alla betalningar. Klaganden hävdade att den allmänna rättsprincip som kommissionen hade hänvisat till i detta sammanhang inte existerade. Det förefaller lämpligt att notera att det påstående som ombudsmannen hade identifierat i klagomålet och som kommissionen hade ombetts att kommentera avsåg innehållandet av beloppet på 50 000 euro och inte det ursprungliga innehållandet av alla betalningar. För att kunna behandla den sistnämnda frågan måste kommissionen uppmanas att avge ett kompletterande yttrande, som klaganden sedan kan kommentera. Det är inte uteslutet att ytterligare undersökningar kan bli nödvändiga i denna fråga. Att ta upp denna ytterligare fråga för granskning i detta skede av undersökningen skulle sannolikt ytterligare fördröja dess slutsats. Med tanke på att detta knappast kan ligga i den klagandes intresse anser ombudsmannen att det endast är lämpligt för honom att hantera innehållandet av beloppet på 50 000 euro.

2.13 Ombudsmannen konstaterar att ett beslut om kvarstad, som det som delgivits i detta fall, är ett domstolsbeslut från en nationell domstol i en medlemsstat. Ombudsmannen anser att det är uppenbart att kommissionen måste rätta sig efter ett sådant beslut om kvarstad enligt gemenskapsrätten, såvida inte PPI ger den rätt att avstå från att göra detta. Ombudsmannen noterar att kommissionen har fastställt detaljerade regler för hur sådana kvarstadsbeslut ska hanteras i sin praktiska vägledning till kvarstadsbeslut SEC(2000)465 av den 10 mars 2000. Beslutet om kvarstad i förevarande fall var ett beslut om kvarstad, vilket innebär att det belopp som är föremål för beslutet om kvarstad förblir spärrat (i motsats till ett verkställbart beslut om kvarstad där beloppet måste betalas). I den mån bestämmelserna i PPI inte var tillämpliga var kommissionen således skyldig att rätta sig efter utmätningsbeslutet från distriktsdomstolen i Luxemburg av den 29 augusti 2003. Detta innebär att kommissionen, när den väl hade informerats om att det relevanta beloppet var begränsat till 50 000 euro, var tvungen att blockera en betalning till klaganden som motsvarade detta belopp. Denna skyldighet fortsatte att vara bindande för kommissionen till dess att den den 12 oktober 2004 underrättades om att kvarstadsbeslutet hade upphävts.

2.14 På grundval av ovanstående överväganden drar ombudsmannen slutsatsen att kommissionens beslut att behålla beloppet på 50 000 euro från klaganden endast utgjorde verkställighet av ett beslut om kvarstad som mottagits från en rättslig myndighet i en medlemsstat. Ombudsmannen anser därför inte att detta beslut var olagligt, ogrundat eller orättvist eller att det stred mot den europeiska kodexen för god förvaltningssed. På grundval av ovanstående överväganden konstaterades därför inget administrativt missförhållande med avseende på påståendet i den mån det avser innehållandet av ett belopp på 50 000 euro från klaganden.

ii) När det gäller upptagandet av klaganden i systemet för tidig varning

2.15 När det gäller den andra aspekten av påståendet, nämligen kommissionens beslut att förteckna klaganden i systemet för tidig varning, noterar ombudsmannen för det första att även om kommissionen inte har angett något exakt datum, står det klart att klaganden fördes upp i systemet för tidig varning kort efter det att kommissionen hade underrättats om beslutet om kvarstad. Det står dessutom klart att upptagandet av klaganden i systemet för tidig varning bibehölls även efter det att den luxemburgska distriktsdomstolen hade underrättat kommissionen om att beloppet för beslutet om kvarstad var begränsat till 50 000 euro.

2.16 Ombudsmannen noterar att de relevanta bestämmelserna om systemet för tidig varning vid tidpunkten för omständigheterna fanns i i) meddelande SEK(97)1562/2 av den 30 juli 1997 från kommissionens ordförande, Gradin och Liikanen om systemet för tidig varning avseende administrativa fel eller bedrägerier som begåtts av organ eller företag som erhåller gemenskapsmedel, och ii) meddelande C(2000)1811/4 från Schreyer av den 31 oktober 2000 om optimering av systemet för tidig varning. Ombudsmannen noterar vidare att i detta sammanhang är den praktiska vägledningen till beslut om kvarstad SEC(2000)465 av den 10 mars 2000 också relevant. För att hantera påståendet förefaller det lämpligt att erinra om de viktigaste bestämmelserna i ovannämnda dokument:

i) När det gäller handledningen, som ombudsmannens avdelningar inspekterade i kommissionens lokaler, noterar ombudsmannen att kommissionen anser att den är en konfidentiell handling. Ombudsmannen är inte säker på att denna ståndpunkt är välgrundad. Det förefaller emellertid inte vara nödvändigt att dra någon slutgiltig slutsats i denna fråga, eftersom de uppgifter om innehållet i vägledningen som kommissionen har lämnat i sitt yttrande är tillräckliga för att behandla förevarande mål. I sitt yttrande påpekade kommissionen att klaganden hade förtecknats i systemet för tidig varning i enlighet med punkt 21 c i vägledningen. Ombudsmannen noterar vidare utifrån kommissionens yttrande att det i vägledningen föreskrivs att alla betalningar till den utmätta gäldenären skjuts upp i avvaktan på det slutliga rättsliga avgörandet om huvudborgenärens skuld.

ii) Som framgår av rubriken till memorandumet av den 30 juli 1997 rör det sig om inrättandet av ett system för tidig varning "rörande administrativa fel eller bedrägerier som begåtts av organ eller företag som erhåller gemenskapsmedel". Som framgår av inledningen syftar memorandumet till att informera kommissionen om projektet att införa ett system för tidig varning, vilket slutligen slutfördes genom kommissionens beslut K(2004) 193/3 av den 3 februari 2004. I samförståndsavtalet föreskrivs två faser för införandet av systemet för tidig varning, nämligen a) en fas med omedelbara åtgärder och b) en fas för att förbereda det slutgiltiga systemet.

När det gäller tillämpningsområdet föreskrivs i punkt 5 i avsnitt III (Tillämpningsområde) att systemet för tidig varning ska identifiera verkliga eller potentiella stödmottagare som

1. kan uteslutas rättsligt på grundval av direktiven om offentlig upphandling, eller
2. har varit föremål för slutsatser av a) UCLAF (12), b) styrekonomen och c) revisionsrätten, eller
3. är kända för att vara föremål för en rättslig åtgärd i detta avseende (13), eller
4. är föremål för betalningskrav från kommissionen som överstiger ett visst belopp och där det förekommer en betydande försening av betalningen.

När det gäller de omedelbara åtgärderna anges i punkt 8 i avsnitt IV i memorandumet att parlamentets (14) huvudsakliga oro gällde ingåendet av nya anbud med stödmottagare vars tillförlitlighet allvarligt kan ifrågasättas i förhållande till gemenskapsinstitutionerna. Syftet med dessa omedelbara åtgärder var därför att upprätta en förteckning över stödmottagare som antingen i) anses olämpliga för ingående av nya kontrakt, ii) kräver en noggrann utredning av varje generaldirektorat som planerar att ingå ett nytt kontrakt, eller iii) kräver ökad vaksamhet från de generaldirektorat som förvaltar de redan befintliga kontrakten.

I punkt 5 i memorandumet nämns även möjligheten att se över (eller stryka) systemet för tidig varning efter det att ett administrativt eller rättsligt förfarande har avslutats. I punkt 12 föreskrivs att varje generaldirektorat som infört en stödmottagare i systemet för tidig varning är ansvarigt för att radera eller korrigera posten utan dröjsmål om så krävs.

iii) I meddelandet av den 31 oktober 2000 förutsågs olika nya åtgärder som skulle genomföras för att förbättra systemets funktion. I meddelandet nämndes att införandet i systemet för tidig varning leder till att ett automatiskt varningsmeddelande skickas till utanordnaren varje gång denne avser att göra en betalning. I meddelandet framhölls också att kommissionens avdelningar inte hade tillräcklig kunskap om förvaltningen av systemet för tidig varning och att försiktighetsåtgärder måste vidtas för att undvika klagomål från juridiska eller fysiska personer som är upptagna i systemet för tidig varning.

2.17 Det framgår av klagomålet och den klagandes synpunkter på kommissionens yttrande att den senare anser att kommissionens beslut att förteckna den i systemet för tidig varning var i) olagligt/ogrundat och ii) orättvist. Dessutom (iii) åsidosatte den europeiska kodexen för god förvaltningssed (15) och (iv) klagandens rätt till försvar, (v) fattades på grundval av ett förfarande som inte hade offentliggjorts och (vi) resulterade i förtal och skada på klagandens anseende. Ombudsmannen anser att det är lämpligt att inleda sin undersökning genom att analysera om kommissionens beslut att föra upp klaganden i systemet för tidig varning var rättvist.

2.18 Principerna om god förvaltning kräver att institutionerna agerar rättvist (16). För att undersöka om kommissionens beslut var rättvist är det viktigt att överväga syftet med att föra upp en enhet på förteckningen i systemet för tidig varning. Ombudsmannen noterar att det i rubriken till memorandumet om systemet för tidig varning hänvisas till ”administrativa fel eller bedrägerier som begåtts av organ eller företag som drar nytta av gemenskapsmedel”. I sitt pressmeddelande om systemet för tidig varning som offentliggjordes den 3 februari 2004 (17) uppgav kommissionen att systemet för tidig varning "inrättar mekanismer som säkerställer att uppdragstagare och stödmottagare som utgör samma risknivå för gemenskapernas intressen är kända och behandlas på samma sätt av alla kommissionens avdelningar". I detta pressmeddelande angavs att systemet för tidig varning inrättades 1997 och att dess huvudsyfte ”är att minska risken för tilldelning av kontrakt eller bidrag till tredje part som bör uteslutas i enlighet med budgetförordningens bestämmelser, t.ex. konkurs, allvarliga fel i yrkesutövningen, intressekonflikter (...) och att förhindra nya budgetåtaganden till förmån för sådana enheter genom att anmäla företag eller enskilda personer som har befunnits skyldiga till bedrägeri, administrativt fel eller oegentligheter till förfång för EU:s budget” (understrykning tillagd). Av rubriken och bestämmelserna i memorandumet (särskilt avsnitten ”Tillämpningsområde” och ”Omedelbara åtgärder”) framgår tydligt att kommissionen inrättade systemet för tidig varning för att uppmärksamma sina avdelningar på fall där en stödmottagare eller potentiell stödmottagare har eller kan ha begått (allvarliga) administrativa fel eller till och med bedrägerier. Kommissionen har inte påstått att så var fallet med klaganden.

Ombudsmannen noterar att det verkar framgå av de relevanta reglerna att en enhet också kan förtecknas i systemet för tidig varning om den befinner sig i allvarliga ekonomiska svårigheter eller är i konkurs. Det är möjligt att ett beslut om kvarstad under vissa omständigheter kan vara en indikation på sådana ekonomiska svårigheter. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen inte har påstått att detta verkligen var skälet till dess beslut att föra upp klaganden i systemet för tidig varning. Tvärtom står det klart att upptagandet i förteckningen gjordes automatiskt vid mottagandet av beslutet om kvarstad utan någon undersökning av huruvida klaganden stötte på allvarliga ekonomiska svårigheter.

Det är riktigt att det i punkt 5 c i memorandumet föreskrivs att enheter som ”är kända för att vara föremål för rättsliga åtgärder i detta avseende” ska tas upp i systemet för tidig varning (min kursivering). Ombudsmannen anser dock att det är uppenbart att detta inte innebär att en enhet bör förtecknas i systemet för tidig varning när den är inblandad i rättsliga åtgärder. Som orden ”i detta avseende” klargör förefaller det motiverat att anta att denna rättsliga åtgärd måste avse påståenden om allvarliga administrativa oegentligheter eller bedrägerier för att vara relevant. Så är uppenbarligen inte fallet i förevarande mål.

2.19 Ombudsmannen noterar att upptagandet i systemet för tidig varning fick negativa konsekvenser för klaganden. Kommissionen medgav själv att alla betalningar till klaganden sköts upp till följd av det ursprungliga uppförandet på förteckningen. Ombudsmannen noterar att klaganden hävdade att även efter det att kommissionen hade hävt innehållandet av alla andra betalningar än det belopp på 50 000 euro som fortfarande var blockerat stötte den på problem och förseningar när det gäller betalningar av utestående belopp. Klaganden nämnde att den i fråga om betalning fortfarande hade problem med vissa av kommissionens avdelningar i april 2004, det vill säga långt efter det att kommissionen i november 2003 hade informerats om att beslutet om kvarstad hade begränsats till 50 000 euro. Även om kommissionen verkar förneka att dessa problem var kopplade till klagandens införande i systemet för tidig varning anser ombudsmannen att en sådan koppling är mycket sannolik. Det bör inte glömmas bort att klagandens namn behölls på en förteckning som, såsom framgår av ordalydelsen i promemorian och pressmeddelandet, huvudsakligen hade upprättats i syfte att varna kommissionens avdelningar för enheter som misstänktes för allvarliga oegentligheter eller bedrägerier. Ombudsmannen anser därför att klagandens åsikt att dess införande i systemet för tidig varning hade en negativ inverkan på klaganden, till exempel genom att göra det svårare för klaganden att få nya kontrakt med kommissionen, är mycket trovärdig. I själva verket måste upptagandet i systemet för tidig varning antas ha påverkat den klagandes anseende negativt. I detta avseende vill ombudsmannen påminna om att han i sitt förslag till rekommendation i ärende 1351/2000/ADB (18) noterade att även om kommissionen uppgav att så inte var fallet, verkar vissa kommissionstjänstemän i själva verket betrakta systemet för tidig varning som en svart lista. Kommentarerna från vissa icke namngivna kommissionstjänstemän som rapporterats av klaganden skulle, även om klaganden inte har lämnat några mer konkreta indikationer i detta sammanhang, tyda på att så fortfarande är fallet än i dag.

2.20 Med tanke på dessa ytterligare negativa effekter, som är svåra att fastställa och utvärdera, anser ombudsmannen att det kan hävdas att upptagandet av klaganden i systemet för tidig varning var orättvist redan från början. Om det enda kommissionen ville göra var att ställa in alla betalningar för att följa det beslut om kvarstad som utfärdats av den luxemburgska domstolen, skulle den lätt ha kunnat göra detta genom att ge sina avdelningar nödvändiga instruktioner utan att behöva förteckna klaganden i systemet för tidig varning.

2.21 Det förefaller dock inte vara nödvändigt att komma fram till någon slutgiltig slutsats i denna fråga, eftersom det enligt ombudsmannens uppfattning står klart att upptagandet i förteckningen under alla omständigheter blev orättvist efter det att kommissionen den 4 november 2003 hade underrättats om att beslutet om kvarstad hade begränsats till 50 000 euro. Såsom kommissionen själv har förklarat var allt som från och med denna tidpunkt krävdes för att följa beslutet om kvarstad att säkerställa att en betalning av detta beslut till klaganden blockerades. Kommissionen gjorde detta genom att ge GFC i uppdrag att hålla inne en betalning på 50 000 euro. Vid den tidpunkten fanns det således inte längre något behov av att behålla klaganden i systemet för tidig varning och inte heller någon motivering för detta.

2.22 Ombudsmannen anser att kommissionen själv verkar godta detta, dock utan att dra de nödvändiga slutsatserna. Ombudsmannen noterar särskilt att kommissionen i sitt yttrande angav att när den väl hade informerats om att beslutet om kvarstad hade begränsats till 50 000 euro hade den kunnat frigöra alla betalningar till klaganden, med undantag för ovannämnda belopp, och att en särskild avdelning (JRC) hade uppmanats av räkenskapsföraren att blockera detta belopp. Det framgår därför av kommissionens egen uppfattning att det efter den tidpunkten uppenbarligen inte längre fanns något behov av att behålla klaganden i systemet för tidig varning.

2.23 På grundval av ovanstående överväganden är ombudsmannens slutsats att det, när beslutet om kvarstad hade begränsats till 50 000 euro, var orättvist av kommissionen att behålla klaganden i förteckningen i systemet för tidig varning. Kommissionens beslut att behålla denna förteckning utgör således ett fall av administrativt missförhållande och ombudsmannen gör därför den kritiska anmärkningen nedan.

2.24 Ombudsmannen noterar de andra delarna av påståendet, nämligen att beslutet att förteckna klaganden i systemet för tidig varning var olagligt/ogrundat, bröt mot den europeiska kodexen för god förvaltningssed och klagandens rätt till försvar och fattades på grundval av ett förfarande som inte hade offentliggjorts. Mot bakgrund av hans konstaterande av administrativa missförhållanden när det gäller påståendet om orättvisa, och med tanke på att en undersökning på eget initiativ kan komma att genomföras i något framtida skede när det gäller systemets funktion i allmänhet, anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att undersöka dessa andra delar av påståendet. Under alla omständigheter noterar ombudsmannen att kommissionens beslut att låta klaganden kvarstå i förteckningen i systemet för tidig varning inte heller stod i proportion till det mål som den avsåg att uppnå, eftersom kommissionen, efter meddelandet i november 2003 om att beslutet om kvarstad hade begränsats till 50 000 euro, omedelbart hade blockerat detta belopp. Kommissionen hade därför redan vidtagit alla nödvändiga åtgärder för att verkställa det mottagna beslutet om kvarstad.

3 Påstådd otillåten överföring av personuppgifter till tredje part

3.1 Klaganden hävdade att kommissionen överförde sina personuppgifter till obehöriga personer eller juridiska personer som samarbetade med klaganden och därmed bröt mot artikel 21 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed.

3.2 I sitt yttrande konstaterade kommissionen att det inte fanns några bevis för en överträdelse av artikel 21 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed genom att den klagandes personuppgifter överfördes till obehöriga personer som samarbetade med den klagande.

3.3 Ombudsmannen konstaterar att den klagande är en juridisk person och att uppgifter om juridiska personer inte är "personuppgifter" i den mening som avses i förordning (EG) nr 45/2001 (19). Ombudsmannen noterar i vilket fall som helst att klaganden i sitt klagomål endast redogjorde för sitt påstående, dock utan att underbygga det med fakta eller stödjande uppgifter. Ombudsmannen noterar vidare att klaganden i sina synpunkter på kommissionens yttrande inte ytterligare underbyggde sitt påstående eller kommenterade kommissionens yttrande om att avvisa det. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att klaganden inte har styrkt sitt påstående att kommissionen har överträtt artikel 21 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed. Inga administrativa missförhållanden har således konstaterats med avseende på denna aspekt av ärendet.

4 Klagandens yrkanden

4.1 I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionen borde i) stryka den från systemet för tidig varning och ii) skicka ut en förklarande skrivelse till alla kommissionens avdelningar för att återställa dess anseende.

4.2 I sitt yttrande angav kommissionen, när det gäller det första påståendet, att klaganden omedelbart avlägsnades från systemet för tidig varning den 12 oktober 2004, när den formellt hade informerats av underleverantörens advokat om att beslutet om kvarstad hade hävts. Efter mottagandet av detta meddelande informerades kommissionen också om att det innehållna beloppet kunde frigöras från och med den dagen.

När det gäller det andra påståendet angav kommissionen att det inte fanns något behov av att tillhandahålla ytterligare information till dess avdelningar.

4.3 I sina synpunkter uppgav klaganden att den var tvungen att godta en kompromiss med sin underleverantör för att kunna tas bort från systemet för tidig varning.

4.4 Ombudsmannen noterar att när det gäller klagandens första begäran om att tas bort från systemet för tidig varning framgår det av kommissionens yttrande att klaganden togs bort från systemet för tidig varning efter det att kommissionen mottagit informationen från underleverantörens advokat den 12 oktober 2004 att beslutet om kvarstad hade hävts av distriktsdomstolen i Luxemburg. Det framgår vidare att beloppet på 50 000 euro också frigjordes samma dag. Inga ytterligare undersökningar av detta påstående är därför nödvändiga.

4.5 När det gäller den klagandes andra påstående att kommissionen bör sända en förklarande skrivelse till alla kommissionens avdelningar för att återställa den klagandes anseende, noterar ombudsmannen utifrån handlingarna i ärendet att den klagande redan tidigare hade gjort denna begäran, nämligen i sin skrivelse av den 20 november 2003 till räkenskapsföraren. Tjänstemannen avslog dock denna begäran. I sitt svar av den 28 november 2003 angav räkenskapsföraren särskilt följande:

"Jag har inga uppgifter som skulle kunna leda mig till slutsatsen att det skulle vara nödvändigt att sända något som helst meddelande till EG:s operativa avdelningar om den inverkan som detta beslut om kvarstad skulle ha haft på Ert företags anseende"(20).

Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt yttrande över klagomålet återigen förnekade att det fanns ett behov av att skicka kompletterande information till dess avdelningar, vilket klaganden hade begärt.

4.6 Ombudsmannen noterar att klagandens påstående gjordes vid en tidpunkt då klaganden fortfarande var upptagen i systemet för tidig varning. Klaganden har sedan dess strukits ur systemet för tidig varning, nämligen i oktober 2004. Med tanke på att klaganden förefaller ha täta kontakter med kommissionen och att uppförandet på förteckningen varade i mer än ett år, kan det dock antas att många av klagandens samtalspartner inom kommissionen fick kännedom om uppförandet på förteckningen i systemet för tidig varning. Med tanke på de tvivel som åtminstone vissa av dessa tjänstemän förefaller hysa när det gäller betydelsen av ett sådant uppförande på förteckningen (se punkt 2.19 ovan) kan det inte uteslutas att uppförandet på förteckningen kan ha väckt frågor om klagandens tillförlitlighet. Under dessa omständigheter kan det fortfarande framstå som användbart för klaganden att skicka ut en förklarande skrivelse.

4.7 Ombudsmannen anser därför att det andra påståendet är berättigat. Han noterar dock att klaganden har avvisat hans förslag om att lägga fram ett förslag till vänskaplig förlikning som just skulle ha bestått i att uppmana kommissionen att överväga att skicka ut en förklarande not till sina avdelningar i syfte att reparera eventuella skador på klagandens anseende som fortfarande kan kvarstå inom kommissionen. Det förefaller därför som om klaganden inte längre vill fullfölja det relevanta påstående som ursprungligen gjordes i klagomålet av den 10 augusti 2004. Det förefaller därför inte vara nödvändigt att vidta några ytterligare åtgärder med avseende på denna aspekt av ärendet.

5 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Principerna om god förvaltning kräver att institutionerna agerar rättvist (21). I förevarande fall bibehöll kommissionen upptagandet av klaganden i sitt system för tidig varning även efter det att det beslut om kvarstad som hade lett till att klaganden upptogs i förteckningen hade begränsats till 50 000 euro och efter det att kommissionen hade instruerat en av sina avdelningar att blockera betalningen av detta belopp. Kommissionens beslut att behålla denna förteckning efter detta datum var orättvist. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

Den 7 september 2007 kontaktade ombudsmannen klaganden för att undersöka möjligheten till en vänskaplig förlikning mellan klaganden och kommissionen. Den 10 september 2007 informerade klaganden emellertid ombudsmannen om att den inte önskade nå en uppgörelse i godo i ärendet och att den såg fram emot ombudsmannens beslut. Under dessa omständigheter var det inte möjligt för ombudsmannen att försöka få till stånd en vänskaplig förlikning. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) "Saisie-arrêt"på franska.

(2) Klaganden hänvisade särskilt till artiklarna 4 (laglighet), 6 (proportionalitet), 7 (frånvaro av maktmissbruk), 8 (opartiskhet och oberoende), 11 (rättvisa) och 12 (hövlighet).

(3) Artikel 21 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed rör skydd av personuppgifter.

(4) Artikel 563: ”Dans les huit jours de la saisie-arrêt, le saississant sera tenu de la dénoncer au débiteur saisi et de l'assigner en validité”.

(5) Det dokument som ombudsmannens företrädare granskade var den franska versionen: "Communication de M. le Président, Mme Gradin et M. Liikanen du 30 juillet 1997 "Système d'alerte précoce en matière d'erreurs administratives ou de fraudes par les organisations ou entreprises bénéficiant de fonds communautaires".

(6) Det dokument som ombudsmannens företrädare granskade var den franska versionen: "Meddelande (SEK(00)1811/4 av den 31 oktober 2000 från Schreyer: Optimering du système d'alerte précoce: Åtgärd 95 de la réforme administrative".

(7) I sitt första yttrande hänvisade kommissionen till detta dokument som kommissionens "memorandum".

(8) Se artikel 25 i beslutet, som finns på kommissionens webbplats (http://ec.europa.eu/budget/documents/implement_control_en.htm), under rubriken "System för tidig varning". Den version som offentliggjordes på kommissionens webbplats ändrades senast genom 2007 års interna regler.

(9) "Saisie-arrêt"på franska.

(10) Klaganden hänvisade särskilt till artiklarna 4 (laglighet), 6 (proportionalitet), 7 (frånvaro av maktmissbruk), 8 (opartiskhet och oberoende), 11 (rättvisa) och 12 (hövlighet).

(11) För en del av skulderna åberopade kommissionen emellertid artikel 1 i protokollet om immunitet och privilegier, där det föreskrivs att "gemenskapernas egendom och tillgångar får inte bli föremål för några administrativa eller rättsliga tvångsåtgärder utan tillstånd från domstolen".

(12) Detta är föregångaren till Olaf, Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.

(13) Den franska versionen har följande lydelse: "sont connus pour faire l'objet d'une action en justice à cet égard".

(14) I memorandumet nämns att debatter ägde rum i parlamentet om denna fråga (punkt 4).

(15) Klaganden hänvisade särskilt till artiklarna 4 (laglighet), 6 (proportionalitet), 7 (frånvaro av maktmissbruk), 8 (opartiskhet och oberoende), 11 (rättvisa) och 12 (hövlighet).

(16) Se artikel 11 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed, som finns tillgänglig på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).

(17) Pressmeddelande IP/04/143 "Kommissionen förstärker sitt system för tidig varning för mottagare av EU-medel för att bättre skydda sina ekonomiska intressen", som finns på webbplatsen Europa (http://europa.eu.int/rapid) under rubriken "Valfria sökkriterier/referenser".

(18) Detta förslag till rekommendation finns på ombudsmannens webbplats (http://www.euro-ombudsman.eu.int/recommen/en/001351.htm).

(19) Enligt artikel 2 a i förordning (EG) nr 45/2001 avses med "personuppgifter"varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, nedan kallad "den registrerade". En identifierbar person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, särskilt genom hänvisning till ett identifikationsnummer eller till en eller flera faktorer som är specifika för hans eller hennes fysiska, fysiologiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet.

(20) Skrivelsen fortsatte enligt följande: ”Jag inbjuder er att diskutera kvaliteten på dessa förbindelser direkt med dessa avdelningar. Kommissionens räkenskapsförare är inte behörig att utvärdera dessa frågor.

(21) Se artikel 11 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed, som finns tillgänglig på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu/code/en/default.htm).