Strasbourg den 6 mars 2006

Bäste X,

Den 15 juli 2004 lämnade du in ett klagomål till mig mot Europeiska kommissionen för underlåtenhet att lämna ett motiverat svar på ditt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

Den 20 september 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till kommissionens ordförande. Den 19 oktober 2004 skickade du ytterligare en skrivelse till mig angående ditt klagomål. I detta brev bad du mig att omformulera det första påståendet i ditt klagomål enligt min skrivelse av den 20 september 2004. Den 26 oktober 2004 översände kommissionen sitt yttrande om ditt klagomål.

Den 9 november 2004 skrev jag ytterligare en skrivelse till kommissionens ordförande, i vilken jag informerade honom om omformuleringen av det första påståendet i ditt klagomål och uppmanade honom att avge ett yttrande om det före den 31 december 2004. Kommissionen avgav ytterligare ett yttrande den 6 januari 2005.

Den 12 januari 2005 översände jag kommissionens två yttranden till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter före den 28 februari 2005. Inga synpunkter inkom från Er vid detta datum.

Den 22 juli 2005 överlämnade jag ett förslag till rekommendation till kommissionen. Du informerades om detta i ett brev som skickades samma dag.

Den 16 september 2005 skickade ni mig ytterligare en skrivelse i vilken ni påpekade att den tjänsteman vid kommissionen som ansvarade för ärendet i ett e-postmeddelande av den 6 februari 2004 (som ni bifogade) hade bekräftat att han skulle skriva ett utkast till svar på ert klagomål. Ni bad mig att ta hänsyn till detta i den "slutliga versionen" av förslaget till rekommendation.

I mitt svar av den 10 oktober 2005 informerade jag er om att ett förslag till rekommendation, trots titeln, är en slutlig text där ombudsmannen redogör för sina åsikter om huruvida det föreligger ett administrativt missförhållande från den berörda institutionens sida. Jag informerade dig vidare om att om du vill vidhålla ditt påstående om att kommissionen hade underlåtit att svara på ditt klagomål trots sitt åtagande och sin uppenbara avsikt att göra det, måste du lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen. Jag informerade er slutligen om att en kopia av ert ytterligare brev skulle skickas till kommissionen för kännedom, vilket mina avdelningar gjorde samma dag.

Den 15 november 2005 skickade ni mig ytterligare en skrivelse i vilken ni informerade mig om att ni inte ville inge något nytt klagomål till ombudsmannen avseende denna aspekt av ärendet och att ni ansåg att huvudsyftet med era tillvägagångssätt hade uppnåtts, dvs. att institutionen hade blivit medveten om det administrativa missförhållandet.

Den 21 november 2005 översände kommissionen sitt detaljerade yttrande om mitt förslag till rekommendation till mig. Jag översände den till Er den 5 december 2005 med en uppmaning att inkomma med synpunkter före den 31 december 2005. Den 14 december 2005 översände ni era synpunkter till mig.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna följande:

Den klagande är tjänsteman vid kommissionen. I juni 2002 gav han sig ut på ett uppdrag. Klaganden anser att finansieringsöversikten för hans tjänsteresa inte överensstämde med handledningen för tjänsteresor och att ersättningsbeloppet för utgifter i samband med denna tjänsteresa inte motsvarade de utgifter som han hade ådragit sig.

Den 14 mars 2003 ingav klaganden ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Klaganden anser att hans klagomål aldrig vidarebefordrades till de ansvariga avdelningarna. Den 19 augusti 2003 ingav klaganden på nytt ett klagomål enligt artikel 90.2 till kommissionen. Hans klagomål registrerades av Europeiska kommissionens generaldirektorat för personal och administration (GD Personal och administration) den 28 augusti 2003.

Mellan december 2003 och februari 2004 kontaktades klaganden vid flera tillfällen av den person som var ansvarig för hans ärende för att komplettera det. Under dessa diskussioner informerades klaganden om att han skulle få ett motiverat svar på sitt klagomål.

I maj 2004 kontaktade klaganden den person som ansvarade för hans ärende. Han informerades på nytt om att han skulle få ett motiverat svar på sitt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

I juni 2004 skrev klaganden ett e-postmeddelande till kommissionens ansvariga avdelning och begärde att få information om hur behandlingen av hans klagomål fortskred. Han ringde vidare den berörda enhetschefen för GD Personal och administration. Han informerades om att de behöriga myndigheterna hade beslutat att inget motiverat svar skulle ges.

Den 15 juli 2004 ingav klaganden ett klagomål till ombudsmannen. Han gjorde gällande att kommissionen inte hade gett honom ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Han gjorde vidare gällande att kommissionens agerande hade berövat honom rätten att överklaga till förstainstansrätten.

Klaganden hävdade att han borde få ett motiverat svar på sitt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Kommissionens yttrande över klagomålet var sammanfattningsvis följande:

För att delta i representationschefernas möte i stället för sitt uppdrag valde klaganden att köpa en flygbiljett med APEX-priset på 396,21 euro, ett belopp som var lägre än det reducerade standardpriset. Denna biljett krävde dock att spendera helgen i stället för sitt uppdrag. Klaganden hade följt det förfarande som gällde för upprättandet av hans uppdragsorder.

Den 14 mars 2003 ingav klaganden, genom sin närmaste chef, ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, efter att ha mottagit finansieringsöversikten för sin tjänsteresa den 18 januari 2003. I detta klagomål ifrågasatte klaganden kommissionens beslut att inte ersätta honom för dagtraktamentena för fredagen den 14 juni, lördagen den 15 juni och söndagen den 16 juni 2002, i enlighet med bestämmelserna i artikel VIII.1 i handledningen för tjänsteresor. Klaganden begärde vidare att hans klagomål skulle vidarebefordras till tillsättningsmyndigheten.

Fyra månader senare, efter att ha konstaterat att hans klagomål aldrig hade mottagits av kommissionens överklagandeenhet, som ansvarar för handläggningen av klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, bad klaganden kommissionens medlare att ingripa mot chefen för överklagandeenheten.

Den 19 augusti 2003 ingav klaganden direkt ett andra klagomål till den berörda enheten avseende samma faktiska omständigheter som i det första klagomålet. Detta andra klagomål registrerades den 28 augusti 2003 med referensnummer R/517/03. Ett mottagningsbevis skickades till klaganden den 1 oktober 2003.

Enligt klaganden förekom det frekventa telefonsamtal mellan honom och den tjänsteman som ansvarade för hans ärende från december 2003 till februari 2004, under vilka klaganden informerades om att han skulle få ett motiverat svar på sitt klagomål.

I juni 2004, det vill säga fyra månader efter det sista meddelandet som klaganden hade haft till kommissionen, kontaktade han den berörda avdelningen via e-post och sedan per telefon för att få information om hur handläggningen av hans klagomål fortskred. Klaganden informerades om att enligt mottagningsbeviset av den 1 oktober 2003 ansågs ett uteblivet svar från tillsättningsmyndigheten inom en tidsfrist på fyra månader från den dag då klagomålet lämnades in utgöra ett underförstått beslut om att avslå det.

Det var beklagligt att klagandens första klagomål till hans närmaste överordnade aldrig hade vidarebefordrats till den överklagandeenhet som ansvarade för handläggningen av klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. När denna enhet hade informerats om detta beslutade den att behandla klagandens andra klagomål, i klagandens intresse och för att säkerställa en rättvis behandling av klagomål, fyra månader efter det att den lagstadgade tidsfristen hade löpt ut. Lämpliga åtgärder hade därför vidtagits för att rätta till misstaget till följd av en otillräcklig överföring av klagandens första klagomål mellan kommissionens berörda avdelningar.

Klaganden skickades sedan ett mottagningsbevis där han informerades om att i) tillsättningsmyndigheten hade en tidsfrist på fyra månader från den dag då klagomålet lämnades in för att underrätta honom om sitt motiverade beslut, ii) Om det vid utgången av denna frist inte hade inkommit något svar på klagomålet, skulle detta anses utgöra ett underförstått beslut om avslag på klagomålet. iii) tjänstemannen kan överklaga ett underförstått eller uttryckligt beslut till förstainstansrätten på de villkor som anges i artikel 91 i tjänsteföreskrifterna (det vill säga inom en tidsfrist på tre månader från dagen för delgivningen av beslutet eller dagen för det underförstådda beslutet). Under dessa omständigheter kunde klaganden, som skulle känna till dessa regler, inte vara omedveten om att avsaknaden av ett motiverat beslut från kommissionen senast den 28 december 2003 ansågs utgöra ett underförstått beslut om avslag på hans klagomål och öppnade den lagstadgade tidsfristen för att inge ett överklagande till förstainstansrätten. Klagandens andra klagomål hade därför behandlats i enlighet med gällande regler. Klaganden hade inte fråntagits sin rätt att överklaga till förstainstansrätten.

Utan att ifrågasätta klagandens uppriktighet måste det påpekas att klaganden inte lade fram någon bevisning för att den tjänsteman som ansvarade för hans ärende uttryckligen hade informerat honom om att det skulle fattas ett motiverat beslut med anledning av hans klagomål. Det fanns inga bevis för ett sådant åtagande i de relevanta handlingar som kommissionen förfogade över.

Det ska erinras om att kommissionen, även om den inte var skyldig att göra detta enligt tjänsteföreskrifterna, försökte fatta ett motiverat beslut i alla överklaganden som ingavs till den. Med tanke på dess begränsade resurser och det stora antalet överklaganden hände det sig dock att denna praxis undantagsvis inte kunde följas, vilket kommissionen bad om ursäkt för.

Ytterligare undersökningar
Ombudsmannens begäran om information från kommissionen

Den 19 oktober 2004 skickade klaganden ytterligare en skrivelse om sitt klagomål. I denna skrivelse bad han ombudsmannen att omformulera det första påståendet i hans klagomål. Det föreföll därför nödvändigt med ytterligare undersökningar. Den 9 november 2004 skrev ombudsmannen därför ytterligare en skrivelse till kommissionens ordförande, i vilken han omformulerade det första påståendet i klagandens klagomål på följande sätt:

”Kommissionen underlät att ge klaganden ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, trots sitt åtagande och sin uppenbara avsikt att göra detta.”

Kommissionens svar

I sin replik gjorde kommissionen sammanfattningsvis följande uttalanden:

Såsom angavs i det första yttrandet av den 26 oktober 2004 kunde det endast konstateras att klaganden inte hade lagt fram några bevis för att den tjänsteman som ansvarade för hans ärende uttryckligen hade informerat honom om att hans klagomål skulle bli föremål för ett motiverat beslut. Det fanns inga bevis för detta i de relevanta ärendehandlingar som kommissionen förfogade över eller i ärendehandlingarna för det klagomål som ingavs till ombudsmannen.

Kommissionen ville på nytt uttrycka sin beredvillighet att fatta ett motiverat beslut i alla överklaganden som ingavs till den och bad både ombudsmannen och den klagande om ursäkt för att denna praxis undantagsvis inte kunde följas, av de skäl som angavs i dess första yttrande.

Klagandens synpunkter

Inga synpunkter inkom från klaganden vid den tidpunkt som fastställts för detta ändamål.

OMBUDSMANNENS UTKAST TILL REKOMMENDATION

Utkastet till rekommendation

Den 22 juli 2005 riktade ombudsmannen följande förslag till rekommendation till kommissionen:

Kommissionen bör lämna ett motiverat svar på klagandens klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna av den 19 augusti 2003.

Detta förslag till rekommendation grundades på följande överväganden:

1 Kommissionens påstådda underlåtenhet att ge ett motiverat svar på klagandens klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna

1.1 Den klagande är tjänsteman vid kommissionen. I juni 2002 gav han sig ut på ett uppdrag. Klaganden ansåg att den finansieringsöversikt som motsvarade hans uppdragsorder inte överensstämde med handledningen för tjänsteresor och att ersättningsbeloppet för utgifter i samband med denna tjänsteresa inte överensstämde med vad han hade spenderat. Den 14 mars 2003 ingav klaganden ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Hans klagomål vidarebefordrades aldrig till de ansvariga avdelningarna. Den 19 augusti 2003 ingav klaganden på nytt ett klagomål enligt artikel 90.2 till kommissionen. Klagomålet registrerades av kommissionen den 28 augusti 2003.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen hade underlåtit att ge honom ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Den 19 oktober 2004 skickade klaganden ytterligare en skrivelse om sitt klagomål. I denna skrivelse bad han ombudsmannen att lägga till följande punkt (understrykning) till sitt första påstående: ”Kommissionen underlät att ge klaganden ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, trots sitt åtagande och sin uppenbara avsikt att göra detta.”

1.2 I sitt yttrande konstaterade kommissionen att det var beklagligt att klagandens första klagomål till hans närmaste överordnade aldrig hade vidarebefordrats till den överklagandeenhet som var ansvarig för handläggningen av klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. När denna enhet hade informerats om detta beslutade den att behandla klagandens andra klagomål, i klagandens intresse och för att säkerställa en rättvis behandling av klagomål, fyra månader efter det att den lagstadgade tidsfristen hade löpt ut. Lämpliga åtgärder hade därför vidtagits för att rätta till misstaget till följd av en otillräcklig överföring av klagandens första klagomål mellan kommissionens berörda avdelningar. Kommissionen förklarade att klaganden hade fått ett mottagningsbevis och informerade honom i) om att tillsättningsmyndigheten hade en tidsfrist på fyra månader från den dag då överklagandet lämnades in för att meddela sitt motiverade beslut, ii) att om det vid utgången av denna tidsfrist inte hade inkommit något svar på klagomålet, ansågs detta utgöra ett underförstått beslut om avslag på klagomålet, och iii) att han kan överklaga ett underförstått eller uttryckligt beslut till förstainstansrätten på de villkor som anges i artikel 91 i tjänsteföreskrifterna. Under dessa omständigheter kunde klaganden inte vara omedveten om att avsaknaden av ett motiverat beslut från kommissionen senast den 28 december 2003 ansågs utgöra ett underförstått beslut om avslag på hans överklagande och öppnade den lagstadgade tidsfristen för att inge ett överklagande till förstainstansrätten.

1.3 Den 19 oktober 2004 skickade klaganden ytterligare en skrivelse till ombudsmannen om sitt klagomål. I denna skrivelse påpekade han att det första påståendet i hans klagomål skulle ha följande lydelse:

”Kommissionen underlät att ge klaganden ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, trots sitt åtagande och sin uppenbara avsikt att göra detta.”

1.4 Den 9 november 2004 skrev ombudsmannen därför till kommissionen för att be den att kommentera klagandens påstående såsom det omformulerats av klaganden.

1.5 I sitt kompletterande yttrande angav kommissionen att det, såsom angavs i det första yttrandet av den 26 oktober 2004, endast kunde noteras att klaganden inte hade lagt fram några bevis för att den tjänsteman som ansvarade för hans ärende uttryckligen hade informerat honom om att hans klagomål skulle bli föremål för ett motiverat beslut. Det fanns inga bevis för detta i de relevanta ärendehandlingar som kommissionen förfogade över eller i ärendehandlingarna avseende det klagomål som ingavs till ombudsmannen.

1.6 Ombudsmannen noterar att enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna "(…) ska myndigheten underrätta den berörda personen om sitt motiverade beslut inom fyra månader från den dag då klagomålet lämnades in. Om inget svar har mottagits till den klagande vid utgången av denna period, ska detta anses utgöra ett tyst avslag som kan överklagas enligt artikel 91.

1.7 I sina beslut om klagomål 1479/99/(OV)MM (1) och 729/2000/OV (2) ansåg ombudsmannen att det var god förvaltningssed för tillsättningsmyndigheten att ge ett uttryckligt svar på klagomål från gemenskapspersonal enligt artikel 90 i tjänsteföreskrifterna. Han påpekade vidare att när tillsättningsmyndigheten underlåter att göra detta skyddas den berörda personen från ytterligare dröjsmål genom regeln att uteblivet svar utgör ett negativt beslut. Ombudsmannen anser att denna regel syftar till att tillhandahålla ett rättsmedel för en tjänsteman när tillsättningsmyndigheten inte lämnar något uttryckligt svar, men inte ger tillsättningsmyndigheten rätt att frångå sin skyldighet att följa principerna om god förvaltning.

1.8 I det aktuella fallet borde kommissionen ha svarat klaganden senast den 28 december 2003. Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt yttrande angav att den, även om tjänsteföreskrifterna inte tvingar den att göra detta, försökte fatta ett motiverat beslut i alla överklaganden som ingavs till den. Med tanke på dess begränsade resurser och det stora antalet överklaganden kan det emellertid inträffa att denna praxis inte följs under exceptionella omständigheter. Kommissionen bad om ursäkt för denna situation. Ombudsmannen anser att kommissionens begränsade resurser och ett eventuellt stort antal överklaganden inte är tillräckliga skäl för att motivera kommissionens underlåtenhet att fatta ett motiverat beslut om klagandens klagomål. Ombudsmannen noterar att kommissionen i sina två yttranden bad både klaganden och ombudsmannen om ursäkt för sin underlåtenhet att fatta ett motiverat beslut om klagandens klagomål. Ombudsmannen noterar dock vidare att kommissionen i dessa yttranden inte diskuterade skälen till sitt beslut att avslå klagandens klagomål. Ombudsmannen anser därför att klaganden fortfarande inte har informerats om dessa skäl. Mot bakgrund av detta anser ombudsmannen att kommissionens underlåtenhet att lämna ett motiverat svar på klagandens klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna av den 19 augusti 2003 utgör ett administrativt missförhållande.

1.9 När det gäller klagandens påstående att kommissionen "underlät att ge klaganden ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, trots sitt åtagande och sin uppenbara avsikt att göra det", noterar ombudsmannen att kommissionen uppgav att klaganden inte hade lagt fram bevis för att den tjänsteman som ansvarade för hans ärende uttryckligen hade informerat honom om att det skulle fattas ett motiverat beslut om hans klagomål. Ombudsmannen anser att det inte framgår av de handlingar som ingetts till honom att den tjänsteman som ansvarade för klagandens akt uttryckligen hade informerat honom om att hans klagomål skulle bli föremål för ett motiverat beslut. Mot bakgrund av sin slutsats i punkt 1.8 ovan anser ombudsmannen dock att det inte finns någon grund för ytterligare undersökningar av denna aspekt av klagandens påstående.

2 Påståendet att kommissionens agerande hade berövat klaganden hans rätt att överklaga till förstainstansrätten

2.1 Klaganden hävdade att kommissionens agerande hade berövat honom rätten att överklaga till förstainstansrätten.

2.2 Kommissionen angav att ett mottagningsbevis hade skickats till klaganden den 1 oktober 2003 och informerade honom om i) att tillsättningsmyndigheten hade en tidsfrist på fyra månader från den dag då överklagandet ingavs för att meddela sitt motiverade beslut, ii) att om det vid utgången av denna tidsfrist inte hade inkommit något svar på klagomålet, ansågs detta utgöra ett underförstått beslut om avslag på klagomålet, och iii) att tjänstemannen kan överklaga ett underförstått eller uttryckligt beslut till förstainstansrätten på de villkor som anges i artikel 91 i tjänsteföreskrifterna.

2.3 Ombudsmannen anser att klaganden i mottagningsbeviset fick tillräcklig information om sin rätt att överklaga till förstainstansrätten. Han anser därför att klaganden kunde ha överklagat till förstainstansrätten efter den 28 december 2003 om han hade velat göra det. Ombudsmannen noterar att klaganden hävdade att han mellan december 2003 och februari 2004 hade haft flera kontakter med den person som var ansvarig för hans ärende vid kommissionen och att han vid dessa tillfällen hade informerats om att han skulle få ett motiverat svar på sitt överklagande. Den enda relevanta bevisning som ombudsmannen har tillgång till är dock en kopia av klagandens e-postmeddelande av den 9 juni 2004, i vilket klaganden hänvisade till ett samtal med den tjänsteman som ansvarade för hans ärende som hade ägt rum ungefär tre veckor tidigare. Under detta samtal informerades klaganden, enligt sitt e-postmeddelande av den 9 juni 2004, om att det motiverade beslutet om hans överklagande var klart för undertecknande. Även om det antas att detta e-postmeddelande kan betraktas som bevis för att kommissionen hade angett att den skulle lämna ett skriftligt svar på klagandens överklagande enligt artikel 90 i tjänsteföreskrifterna, bör det noteras att denna information lämnades till klaganden i maj 2004, det vill säga efter utgången av tidsfristen på tre månader för att inge ett överklagande till förstainstansrätten. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att klaganden inte har lagt fram tillräcklig bevisning för att visa att kommissionens agerande berövade honom rätten att överklaga till förstainstansrätten. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte förefaller ha förekommit något administrativt missförhållande från kommissionens sida när det gäller detta påstående.

Kommissionens detaljerade yttrande

I sitt detaljerade yttrande över förslaget till rekommendation angav kommissionen att den var ansvarig för sin egen förvaltning av sina begränsade resurser och att det stora antalet överklaganden och möjligheten att underförstått avslå dem syftar till att säkerställa ett handlingsutrymme för att fastställa prioriteringar för god förvaltning. Kommissionen ville informera ombudsmannen om att det under de senaste två åren hade fattats fem underförstådda beslut om avslag på klagomål av totalt 1211 klagomål som lämnats in enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna (jämfört med ett underförstått beslut om avslag på ett klagomål 2003 och fyra underförstådda beslut om avslag på klagomål 2004). Detta visade tydligt att kommissionen i mycket begränsad utsträckning utnyttjade möjligheten att fatta underförstådda beslut om att avslå klagomål.

Möjligheten till underförstådda beslut om avslag på klagomål föreskrivs både i tjänsteföreskrifterna och i vissa medlemsstaters nationella rättssystem. Denna möjlighet kunde därför inte anses utgöra ett administrativt missförhållande. Detta följer även e contrario av domstolens praxis när det gäller skyldigheten att motivera beslut, eftersom en sådan skyldighet inte föreskrivs i artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Kommissionen anser att klaganden genom sitt klagomål har kringgått de tidsfrister för överklagande som föreskrivs i artikel 91 i tjänsteföreskrifterna. Med hänsyn till principen om nödvändigheten av bindande lagstadgade tidsfrister kan administrationens beslut att avslå klagandens klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna emellertid inte överklagas ytterligare.

Kommissionen delade dock ombudsmannens oro över frågan om att fatta motiverade beslut och hänvisade till artikel 25 i tjänsteföreskrifterna. I förevarande fall angavs i beslutet de skäl som låg till grund för beslutet redan från början, eftersom, såsom klaganden har påpekat, skälet till att kommissionen hade beslutat att inte återbetala honom ytterligare tre dagtraktamenten grundade sig på att han själv hade valt att boka en flygbiljett med APEX-biljetten - vilket tvingade honom att stanna till söndagen - snarare än en standardkryssad biljett.

Klagandens synpunkter

I sitt yttrande av den 14 december 2005 uppgav klaganden att han, såsom nämndes i hans skrivelse av den 15 november 2005, inte ansåg det lämpligt att fortsätta utredningen av hans klagomål. Klaganden påpekade vidare att kommissionens detaljerade yttrande inte behandlade hans påstående att kommissionen hade underlåtit att ge honom ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, trots dess åtagande och uppenbara avsikt att göra detta. Enligt klaganden förklarade kommissionen endast i allmänna ordalag sin policy när det gäller klagomål som lämnats in enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, utan att ta hänsyn till de specifika aspekterna av ärendet.

Beslutet

1.1 Den klagande är tjänsteman vid kommissionen. I juni 2002 gav han sig ut på ett uppdrag. Klaganden ansåg att den finansieringsöversikt som motsvarade hans uppdragsorder inte överensstämde med handledningen för tjänsteresor och att ersättningsbeloppet för utgifter i samband med denna tjänsteresa inte överensstämde med vad han hade spenderat. Den 14 mars 2003 ingav klaganden ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Hans klagomål vidarebefordrades aldrig till de ansvariga avdelningarna. Den 19 augusti 2003 ingav klaganden på nytt ett klagomål enligt artikel 90.2 till kommissionen. Klagomålet registrerades av kommissionen den 28 augusti 2003. Den 15 juli 2004 ingav klaganden den 19 augusti 2003 ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska kommissionen angående avsaknaden av ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Klaganden hävdade att han borde få ett motiverat svar på sitt klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

1.2 I sitt yttrande angav kommissionen att underlåtenheten att besvara ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna ansågs utgöra ett tyst avslag. Kommissionen preciserade vidare att det måste erinras om att den, även om tjänsteföreskrifterna inte tvingade den att göra detta, försökte fatta ett motiverat beslut i alla överklaganden som ingavs till den. Med tanke på dess begränsade resurser och det stora antalet överklaganden, hände det sig dock att denna praxis i detta fall undantagsvis inte kunde följas. Kommissionen bad om ursäkt för detta.

1.3 Efter att ha beaktat kommissionens yttrande och klagandens synpunkter överlämnade ombudsmannen den 22 juli 2005 ett förslag till rekommendation till kommissionen, enligt vilken kommissionen skulle lämna ett motiverat svar på klagandens klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

1.4 I sitt detaljerade yttrande informerade kommissionen ombudsmannen om att den var ansvarig för förvaltningen av sina begränsade resurser. Den tillade att möjligheten att underförstått avslå överklaganden syftade till att säkerställa ett handlingsutrymme för att fastställa prioriteringar i fråga om god förvaltning. Möjligheten till underförstådda beslut om avslag på överklaganden föreskrivs både i tjänsteföreskrifterna och i vissa medlemsstaters nationella rättssystem. Denna möjlighet kunde därför inte anses utgöra ett administrativt missförhållande. Under de senaste två åren har fem underförstådda beslut fattats om avslag på klagomål av totalt 1211 klagomål som lämnats in enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna (jämfört med ett underförstått beslut om avslag på ett klagomål 2003 och fyra underförstådda beslut om avslag på klagomål 2004).

Kommissionen noterade dock att den delade ombudsmannens oro över frågan om att fatta motiverade beslut. Kommissionen gjorde gällande att det beslut som var föremål för tvisten i förevarande fall hade motiverats.

1.5 I sitt yttrande uppgav klaganden att han inte ansåg det lämpligt att fortsätta utredningen av hans klagomål. Klaganden påpekade emellertid att kommissionens detaljerade yttrande inte behandlade hans påstående, enligt vilket kommissionen hade underlåtit att ge honom ett motiverat svar på hans klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

1.6 Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt detaljerade yttrande över förslaget till rekommendation vidhåller sin ståndpunkt, enligt vilken ett uteblivet svar på ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna inte kan anses utgöra ett administrativt missförhållande. I detta avseende anser ombudsmannen att det är nödvändigt att påpeka följande:

1.7 Ombudsmannen erinrar om att han grundade sitt förslag till rekommendation till kommissionen på följande skäl: I sina beslut om klagomål 1479/99/(OV)MM och 729/2000/OV ansåg ombudsmannen att det var god administrativ praxis för tillsättningsmyndigheten att ge ett uttryckligt svar på klagomål från gemenskapspersonal enligt artikel 90 i tjänsteföreskrifterna. Han påpekade vidare att när tillsättningsmyndigheten underlåter att göra detta skyddas den berörda personen från ytterligare dröjsmål genom regeln att uteblivet svar utgör ett negativt beslut. Ombudsmannen anser att denna regel syftar till att tillhandahålla ett rättsmedel för en tjänsteman när tillsättningsmyndigheten inte lämnar något uttryckligt svar, men inte ger tillsättningsmyndigheten rätt att frångå sin skyldighet att följa principerna om god förvaltning. Ombudsmannen ansåg därför att kommissionens underlåtenhet att lämna ett motiverat svar på klagandens klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna den 19 augusti 2003 utgjorde ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt detaljerade yttrande över förslaget till rekommendation inte tog upp de skäl som han hade angett i sitt förslag till rekommendation.

1.8 Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen föreföll hävda att möjligheten att underförstått avslå klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna krävdes på grund av dess begränsade resurser samt på grund av behovet av att säkerställa ett manöverutrymme och att fastställa prioriteringar för god förvaltning. Det extremt begränsade antalet underförstådda avslagsbeslut, jämfört med det totala antalet inlämnade klagomål, förefaller dock bekräfta att kommissionens begränsade resurser inte tvingar kommissionen att avstå från att lämna uttryckliga svar på sådana klagomål. Det bör dessutom erinras om att kommissionen har fyra månader på sig att lämna ett sådant svar. Ombudsmannen anser vidare att även om det kan godtas att kommissionen bör kunna fastställa prioriteringar när det gäller de klagomål enligt artikel 90.2 som inges till den, innebär detta inte att kommissionens beslut att inte lämna något som helst svar på ett visst klagomål är förenligt med principerna om god förvaltning.

1.9 För det tredje verkar kommissionen, genom att hävda att det inte kan förekomma några administrativa missförhållanden eftersom möjligheten till underförstådda avslagsbeslut föreskrivs i tjänsteföreskrifterna (och i vissa medlemsstaters rättssystem), hävda att administrativa missförhållanden endast kan förekomma i fall där rättsliga bestämmelser överträds. Ombudsmannen vill dock i detta avseende påpeka att begreppet administrativt missförhållande, såsom förstainstansrätten har klargjort, är bredare än enbart rättsstridighet (3). Medan administrativa missförhållanden förvisso föreligger när en förvaltning bryter mot de rättsliga bestämmelser som är bindande för den, utesluter inte det faktum att ett beslut är förenligt med lagen att administrativa missförhållanden konstateras.

1.10 I sitt yttrande över förslaget till rekommendation hävdade kommissionen också att det beslut som klagomålet enligt artikel 90.2 riktades mot hade motiverats. Eftersom syftet med förfarandet enligt artikel 90.2 är att ge administrationen möjlighet att ompröva det beslut som är föremål för klagomålet, är det emellertid uppenbart att det inte är tillräckligt att beslutet i sig innehåller en motivering. Om kommissionen ansåg att detta beslut var korrekt och innehöll alla nödvändiga förklaringar borde det dessutom ha varit lättare för den att fatta beslut om klagomålet enligt artikel 90.2 och ge klaganden ett skriftligt svar på detta klagomål.

1.11 Slutligen anser ombudsmannen att eftersom kommissionen inte hade kunnat behandla klagandens första klagomål enligt artikel 90.2 av den 14 mars 2003 på ett korrekt sätt, skulle ett svar på hans andra klagomål enligt artikel 90.2 av den 19 augusti 2003 ha varit än mer nödvändigt.

1.12 Mot bakgrund av ovanstående överväganden upprepar ombudsmannen sin åsikt att principerna om god förvaltning kräver att administrationen lämnar ett skriftligt svar på klagomål som lämnats in till den enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna och att detta svar måste lämnas inom den tidsfrist på fyra månader som fastställs i denna bestämmelse. I det aktuella fallet utgör därför kommissionens underlåtenhet att besvara klagandens överklagande av den 19 augusti 2003 inom tidsfristen på fyra månader ett fall av administrativt missförhållande och ombudsmannen gör en kritisk anmärkning nedan.

2 Slutsats

2.1 På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna ska tillsättningsmyndigheten inom fyra månader underrätta den person som har lämnat in ett internt klagomål om sitt motiverade beslut. Detta är i linje med principerna om god förvaltning. Det är riktigt att det i artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna föreskrivs att underlåtenhet att svara inom den frist på fyra månader som föreskrivs i denna bestämmelse ska anses utgöra ett negativt beslut. Denna regel är avsedd att skydda medborgaren om en förvaltning inte uppfyller sina rättsliga skyldigheter. Den ger inte på något sätt administrationen rätt att avvika från de skyldigheter som följer av principerna om god förvaltningssed. Kommissionens underlåtenhet att besvara klagandens klagomål enligt artikel 90.2 av den 19 augusti 2003 utgör därför ett administrativt missförhållande.

2.2 Enligt artikel 3.7 i Europeiska ombudsmannens stadga ska ombudsmannen, efter att ha utarbetat ett förslag till rekommendation och efter att ha mottagit ett detaljerat yttrande från den berörda institutionen eller det berörda organet, översända en rapport till Europaparlamentet och den berörda institutionen eller det berörda organet.

2.3 I sin årsrapport för 1998 påpekade ombudsmannen att möjligheten för honom att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet var av ovärderligt värde för hans arbete. Han tillade att särskilda rapporter därför inte bör läggas fram alltför ofta, utan endast i viktiga frågor där parlamentet kunde vidta åtgärder för att bistå ombudsmannen (4). Årsrapporten för 1998 överlämnades till och godkändes av Europaparlamentet.

2.4 Ombudsmannen noterar dock att klaganden i sina synpunkter på kommissionens yttrande uppgav att han inte ansåg det lämpligt att fortsätta undersökningen av hans klagomål. Mot bakgrund av dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att det inte är lämpligt att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet.

2.5 Ombudsmannen kommer därför att skicka en kopia av detta beslut till kommissionen och inkludera en kort sammanfattning i årsrapporten för 2006 som kommer att överlämnas till Europaparlamentet. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

2.6 Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Beslutet finns tillgängligt på Europeiska ombudsmannens webbplats på följande adress: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/991479.htm.

(2) Beslutet finns tillgängligt på Europeiska ombudsmannens webbplats på följande adress: http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/000729.htm.

(3) Se de förenade målen T-219/02 och T-337/02, Olga Lutz Herrera mot kommissionen, REG 2004, s. II, punkt 101. Se även mål T-294/03, Jean-Louis Gibault mot kommissionen, dom av den 31 maj 2005 (ännu ej offentliggjord) punkt 45.

(4) Årsrapport för 1998, s. 27-28.