Strasbourg den 15 december 2005

Bäste G.,

Den 3 maj 2004 lämnade du, på uppdrag av GFI Umwelt – Gesellschaft für Infrastruktur und Umwelt mbH, in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om en begäran om tillgång till handlingar.

Den 19 maj 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen avgav sitt yttrande den 25 augusti 2004. Jag översände den till Er den 30 augusti 2004 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 27 september 2004. I dessa synpunkter framförde du ytterligare ett påstående.

Den 20 oktober 2004 begärde jag att kommissionen skulle lämna ytterligare upplysningar om ert ärende och kommentera det ytterligare påstående som ni hade framfört. Kommissionen skickade sitt svar den 14 december 2004. Jag översände den till Er den 14 december 2004 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 30 december 2004.

Den 18 januari 2005 begärde jag att kommissionen skulle ge mig tillgång till handlingarna i ärendet. Inspektionen av de relevanta handlingarna utfördes av mina avdelningar den 22 februari 2005. En kopia av denna rapport översändes till Er den 28 februari 2005 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 9 mars 2005.

Den 29 april 2005 överlämnade jag ett förslag till rekommendation till kommissionen och begärde att kommissionen skulle lämna ett detaljerat utlåtande senast den 31 juli 2005.

Genom ett meddelande av den 5 augusti 2005 informerade kommissionens generalsekretariat mig om att det detaljerade yttrandet skulle försenas.

Den 31 augusti 2005 skrev ni för att fråga om kommissionens svar hade mottagits. Detta brev inkom till mitt kontor den 7 september 2005. I ett telefonsamtal med Grill från mina avdelningar informerades ni samma dag om att kommissionens detaljerade yttrande ännu inte hade mottagits.

Kommissionens detaljerade yttrande mottogs av mig den 6 oktober 2005 (engelskt original) och den 24 oktober 2005 (tysk översättning). Jag översände den till Er den 13 oktober 2005 (engelskt original) och den 25 oktober 2005 (tysk översättning) med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 7 november 2005.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Inledning

Detta klagomål rör ett annat klagomål (klagomål 402/2004/GG) som lämnades in av samma klagande, ett tyskt företag.

Klagomål 402/2004/GG

Den 3 augusti 1999 ingick kommissionen ett tjänsteavtal med Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH (nedan kallat RRI, ett tyskt företag) som ledare för ett konsortium med klaganden. Kontraktet avsåg tillhandahållande av två EU-experter, en meddirektör och en ekonomisk/administrativ förvaltare för tekniskt stöd till Liaoning Integrated Environment Project (LIEP) mellan EU och Kina, i följande delar: Förvaltning av programkontoret och projektet för miljömedvetenhet. W., en expert som är anställd av klaganden, blev ekonomisk/administrativ chef i september 2000. Till följd av ett tillägg till det avtal som undertecknades i september 2001 blev W. biträdande direktör.

Den 15 september 2003 underrättade kommissionens delegation i Peking RRI genom rekommenderat brev om att den hade beslutat att säga upp avtalet på grundval av artikel 15 i det sistnämnda avtalet och på grund av att den biträdande meddirektören hade underlåtit att fullgöra sina uppgifter enligt ändring i addendum nr 2. Kommissionen förklarade att den i två skrivelser av den 6 juni 2002 och den 30 januari 2003 hade påpekat att de tjänster som tillhandahölls av klaganden inte utfördes på ett för kommissionen tillfredsställande sätt och att den hade varnat för att det konsortium som leddes av RRI skulle anses bryta mot avtalet om inte den biträdande meddirektören fullgjorde sina uppgifter.

I en skrivelse av den 22 september 2003 bestred RRI detta beslut och begärde att kommissionen skulle lämna närmare upplysningar om skälen till beslutet. I sitt svar av den 26 september 2003 påpekade delegationen att den biträdande meddirektören bland annat hade ansvaret för ”upphandling och upphandling”. Enligt delegationen hade klagandens expert underlåtit att fullgöra denna skyldighet.

RRI skickade ytterligare en skrivelse till delegationen den 10 november 2003. I sitt svar av den 18 november 2003 lämnade delegationen inga närmare uppgifter om skälen till sitt beslut att säga upp avtalet.

Till följd av uppsägningen av avtalet om tekniskt bistånd ansåg klaganden att det var nödvändigt att säga upp sitt anställningsavtal med W. Den sistnämnde överklagade detta beslut till Arbeitsgericht (Arbetsdomstolen) i Bonn (Tyskland). Det framgick att klaganden under detta förfarande var tvungen att lämna detaljerade uppgifter om W:s påstådda vägran att utföra sina uppgifter.

I klagomål 402/2004/GG hävdade klaganden i huvudsak att kommissionen inte hade lämnat tillräckligt exakta uppgifter om skälen till uppsägningen av avtalet om tekniskt bistånd.

Ombudsmannen beslutade att en undersökning skulle genomföras. Han översände därför klagomålet till kommissionen för yttrande. Detta yttrande översändes sedan till klaganden för synpunkter. På grundval av resultaten av dessa undersökningar ansåg ombudsmannen att kommissionen hade lämnat tillräckligt exakta uppgifter om skälen till uppsägningen av avtalet och att det således inte förelåg något administrativt missförhållande när det gäller klagandens påstående. Ärendet avslutades därför genom beslut av den 12 augusti 2004 (1).

Klagandens skrivelse av den 19 mars 2004

I sitt klagomål hade klaganden nämnt att den, på grundval av Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (2) (nedan kallad förordning 1049/2001), hade lämnat in en begäran till kommissionen om tillgång till handlingar rörande uppsägningen av avtalet samma dag som den hade skrivit till ombudsmannen (den 5 februari 2004).

I en ytterligare skrivelse av den 19 mars 2004 informerade klaganden ombudsmannen om att denna begäran hade avslagits den 26 februari 2004, att en bekräftande ansökan hade lämnats in den 4 mars 2004 och att ombudsmannens undersökning borde utvidgas till att omfatta kommissionens vägran att bevilja tillgång.

Eftersom den tidsfrist inom vilken kommissionen var tvungen att behandla den bekräftande ansökan i enlighet med förordning (EG) nr 1049/2001 (15 arbetsdagar efter registreringen) ännu inte hade löpt ut vid den tidpunkt då klaganden hade skrivit denna skrivelse, informerade ombudsmannen klaganden om att han ännu inte kunde behandla detta ytterligare påstående, men att klaganden kunde lämna in frågan på nytt så snart den relevanta tidsfristen hade löpt ut om kommissionen fortfarande inte hade svarat.

Förevarande anmärkning

I en skrivelse av den 3 maj 2004 förnyade klaganden sitt klagomål om tillgång till handlingar och påpekade att den bekräftande ansökan hade avslagits den 26 april 2004. Denna skrivelse registrerades därför som ett nytt klagomål (klagomål 1368/2004/GG).

I sitt beslut gjorde kommissionen åtskillnad mellan tre kategorier av handlingar. De handlingar som hör till de två första kategorierna (1: Avtalshandlingar. 2: Korrespondens om genomförandet av kontraktet) medan kategori 3-dokument endast nämndes i allmänna ordalag (”olika korrespondenser, främst via e-post, mellan olika personer i samband med genomförandet av kontraktet”). Kommissionen gjorde gällande att frågan om tillgång inte kunde prövas med avseende på vissa sökande, eftersom de handlingar som lämnades ut tillhörde det offentliga området och således var tillgängliga för alla.

Efter att ha framfört åsikten att klaganden redan borde ha tillgång till de handlingar som hör till de två första kategorierna, framförde kommissionen följande synpunkter på samtliga handlingar.

Handlingarna innehöll uppgifter av kommersiell natur om de berörda företagen, experterna och personerna. Beviljandet av tillgång till dessa handlingar hindrades därför av artikel 4.2 i förordningen, enligt vilken tillgång skall vägras om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för affärsintressen.

Ett utlämnande skulle också undergräva skyddet för enskilda personers privatliv och integritet. Detta gällde särskilt för handlingar som innehåller namn på vissa personer (i vissa fall till och med deras meritförteckningar). Undantaget i artikel 4.1 b i förordningen var därför också tillämpligt.

Delvis tillgång kunde inte beviljas, eftersom alla uppgifter som dessa handlingar innehöll om genomförandet av avtalet omfattades av behovet av att skydda de berörda personernas affärsintressen. Det fanns inget som tydde på att det förelåg ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

I sitt klagomål till ombudsmannen medgav klaganden att den innehade handlingar som tillhörde de två första kategorierna, men inte handlingar som tillhörde den tredje kategorin. Den betonade att den inte var intresserad av några handlingar som rörde tredje part, utan endast av handlingar som rörde uppsägningen av dess "egna" avtal. Klaganden hävdade också att kommissionens resonemang när det gäller skyddet av W:s privatliv och integritet var ”groteskt”. Tribunalen underströk att kommissionen hade motiverat uppsägningen av avtalet med att W hade gjort sig skyldig till ett påstått fel och således hade ifrågasatt W:s integritet på ett mycket värre sätt än vad som hade varit möjligt med en eventuell tillgång till handlingar.

Klaganden hävdade vidare att kommissionens tillvägagångssätt skulle göra förordning 1049/2001 verkningslös, med tanke på att de flesta handlingar rör tredje parters personliga eller kommersiella intressen.

Klaganden gjorde således i huvudsak gällande att kommissionen hade åsidosatt förordning 1049/2001 genom att vägra att ge tillgång till de handlingar som den hade begärt genom skrivelser av den 5 februari 2004 och den 4 mars 2004. Sökanden yrkade att kommissionen skulle bevilja tillgång till de relevanta handlingarna.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter.

W:s ändrade ansvarsområden hade fastställts i ett tillägg till avtalet. W. hade emellertid aldrig tagit på sig det nya ansvaret, kanske på grund av att hans anställningsavtal med konsortiet inte hade ändrats för att återspegla det nya mandatet. Delegationen hade försökt klargöra denna fråga, men den hade aldrig fått något tydligt svar. Denna situation hade lett till klagomål från den nyrekryterade meddirektören och från den kinesiska direktören. Kommissionen hade slutligen beslutat att säga upp avtalet.

Begäran om tillgång avsåg utbyten, huvudsakligen via e-post, mellan andra personer som var inblandade i genomförandet av programmet, varvid det påpekades att W. inte åtog sig det nya ansvar som följde av uppgraderingen av hans tjänst i det ändrade mandatet. Att avslöja dessa meddelanden skulle vara skadligt för W. som individ. Det skulle både påverka hans personliga integritet och hans kommersiella intressen när det gäller hans ställning på arbetsmarknaden. Det var W:s kommersiella intressen som kommissionen ansåg sig ha en skyldighet att skydda, inte någon annan parts. Det fanns ingen anledning att anta att W. var personligen ansvarig för att det nya mandatet inte hade iakttagits. Hans vägran att åta sig det nya ansvaret kan ha berott på hans avtalsförhållande med RRI eller klaganden.

När en handling väl hade lämnats ut till en sökande blev den offentlig och tillgång bör ges till alla andra sökande. Det var uppenbart att de handlingar som klaganden begärde tillgång till inte kunde offentliggöras. Syftet med begäran var att använda handlingarna i ett domstolsförfarande mot W. Detta hade inget att göra med öppenhet och det allmänna intresset av att handlingar som innehas av institutionerna lämnades ut.

På grundval av ovanstående överväganden vidhöll kommissionen sitt beslut att inte lämna ut handlingarna till klaganden. Den tillade att handlingarna endast kunde göras tillgängliga för en rättslig myndighet efter ett domstolsbeslut om att lägga fram dem.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade följande ytterligare synpunkter.

Kommissionens uppfattning att W:s beteende skulle förklaras av hans påstått otillfredsställande anställningsavtal med klaganden var rent spekulativ. Den 11 april 2002 underrättade klaganden kommissionen, efter att ha kontaktat W., om att W. var väl medveten om sitt ansvar. Sökandens begäran om att få tillgång till uppdragsrapporterna avseende projektet eller åtminstone utdrag ur dessa avseende W:s påstått dåliga resultat hade emellertid avslagits. Den 5 februari 2003 hade konsortiet, på begäran av delegationen, deklarerat följande: "Observera att avtalet mellan [W.] och [klaganden] inte kan leda till några projekthinder."

Klaganden påpekade att den ståndpunkt som kommissionen hade intagit i fråga om tillgång till handlingar fick den att tro att uppsägningen av det relevanta avtalet på grund av W:s påstådda passivitet inte var förenlig med lagen. Rådet uppmanade därför ombudsmannen att ta med denna fråga i sin undersökning. I detta sammanhang hävdade klaganden att det var märkligt att uppsägningen av avtalet hade beslutats efter det att den nya meddirektören och den kinesiska direktören hade klagat. Klaganden betonade att den nya meddirektören var anställd av ett företag som konkurrerade med konsortiet.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Begäran om kompletterande upplysningar och kompletteringsyttrande

Ombudsmannen bad därför kommissionen 1) att förklara varför det faktum att klaganden hade för avsikt att använda de handlingar som denne hade begärt tillgång till i domstolsförfaranden bör vara relevant för kommissionens hantering av ansökningar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 och 2) att förse honom med en förteckning över de handlingar som omfattas av kategori 3 tillsammans med en angivelse, för varje handling eller kategori av handlingar, av det eller de undantag som fastställs i förordning (EG) nr 1049/2001 på grundval av vilka kommissionen ansåg att klaganden inte kunde beviljas tillgång.

Ombudsmannen uppmanade också kommissionen att avge ett yttrande om klagandens ytterligare påstående om att uppsägningen av det relevanta avtalet på grund av W:s beteende inte hade varit förenlig med lagen.

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter.

När det gäller frågan om tillgång till handlingar

Enligt artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 behövde en sökande inte ange några skäl när han eller hon begärde tillgång till handlingar. Sökandens intressen var därför inte relevanta i detta sammanhang. Vad kommissionen hade menat, genom att hänvisa till klagandens avsikt att använda de relevanta handlingarna, var att detta syfte inte kunde anses vara ett övervägande allmänintresse som skulle ha företräde framför behovet av att skydda den andra partens affärsintressen i förfarandet.

Kategori 3 av de handlingar som klaganden hade begärt tillgång till bestod av 16 handlingar (3). Ett utlämnande av dessa handlingar skulle undergräva skyddet för ”den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter” (artikel 4.1 b i förordning 1049/2001). Sådana uppgifter kan endast lämnas ut om villkoren för behandling av personuppgifter i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (4) är uppfyllda. Enligt artikel 8 b i denna förordning ska en sökande visa att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs till den och institutionen ska försäkra sig om att den registrerades berättigade intressen inte skadas av överföringen.

Vad gäller klagandens ytterligare påstående

Tjänstekontraktet, som gällde tillhandahållande av två EU-experter (en meddirektör och en ekonomisk/administrativ chef), undertecknades den 3 augusti 1999. Den 8 september 2000 meddelade RRI att den ekonomiska/administrativa experten av familjeskäl skulle avgå i slutet av oktober 2000 och föreslog W. som sin ersättare. Kommissionen instämde i detta.

På grund av att meddirektören ersattes hade kommissionen i en skrivelse av den 10 augusti 2001 föreslagit RRI att W:s ställning och ansvar skulle uppgraderas. RRI hade accepterat detta. Detta ledde till att ett tillägg (tillägg nr 2) till tjänstekontraktet undertecknades den 3 september 2001. I detta tillägg hade den ekonomiska/administrativa förvaltarens ansvar utökats på ett mycket detaljerat sätt, inbegripet bestämmelsen (i artikel 1.2.2 i uppdragsbeskrivningen) att ”han kommer att dela undertecknandeansvaret (t.ex. när det gäller upphandlingsaspekter, begäranden om överföringar, förvaltning av räkenskaper och kontrakt) med den kinesiska direktören”. Bland de ansvarsområden och uppgifter som anförtrotts honom fanns "upphandlings- och upphandlingsansvar". En annan viktig funktion var att "tillfälligt ersätta EG:s meddirektör, gruppledaren" (artikel 4.1 i mandatet). Den ekonomiska/administrativa chefen (W.) hade således i praktiken blivit biträdande meddirektör och hans arvode hade höjts.

Den 2 april 2002 hade kommissionen skrivit till RRI för att klaga på att W. inte fullgjorde sina nya skyldigheter och funktioner. RRI var enligt artikel 6 i avtalet den enda kontaktpunkten för kommunikation om avtalet. Den 6 juni 2002 togs dessa farhågor upp på nytt. Situationen hade dock inte förändrats.

Den 30 januari 2003 varnade kommissionen på nytt RRI för att företaget skulle anses bryta mot avtalet om denna situation inte förändrades. I sitt svar av den 5 februari 2003 hade RRI lovat att klargöra frågan så snart W. hade återvänt från sin semester. Situationen hade dock inte förändrats, och W. hade fortsatt att skjuta upp att ta på sig alla nya ansvarsområden. Klagomålen om detta hade fortsatt att komma till delegationen från alla berörda parter (kinesisk meddirektör och EU:s meddirektör), som tvingades ta över denna extra arbetsbörda.

Den 15 september 2003 sade delegationen upp avtalet i enlighet med artikel 15 i samma avtal.

Kommissionen avslutade med att säga att den ansåg sig ha handlat i enlighet med bestämmelserna i det avtal som den hade ingått med det konsortium som leddes av RRI.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter betonade klaganden att sex av de åtta handlingar som omfattas av kategori 3 och som härrör från 2003 härrörde från EU:s meddirektör, en anställd vid ett konkurrerande företag. Klaganden påpekade vidare att om de relevanta handlingarna verkligen skulle innehålla privata uppgifter stod det kommissionen fritt att utelämna dessa delar av handlingarna. Kommissionen gjorde emellertid gällande att W. inte hade agerat som privatperson inom ramen för det aktuella avtalet, utan som anställd hos klaganden.

Inspektion av kommissionens akt

Den 22 februari 2005 granskade ombudsmannen kommissionens handlingar i ärendet. Vid detta tillfälle påpekade ombudsmannens personal att kommissionen hade identifierat handlingarna i ärendet som konfidentiella och att det därför inte skulle göras några kopior. Som svar på en fråga från ombudsmannens personal förklarade de företrädare för kommissionen som var närvarande vid inspektionen att kommissionen vidhöll sin ståndpunkt att tillgång till de relevanta handlingarna måste nekas på grundval av både artikel 4.1 b och artikel 4.2 i förordning 1049/2001, trots att endast det första av dessa undantag hade nämnts i kommissionens skrivelse av den 2 december 2004.

Klagandens synpunkter

En kopia av inspektionsrapporten skickades till klaganden för synpunkter.

I sina synpunkter påpekade klaganden att dess ståndpunkt förblev oförändrad. Med tanke på att ombudsmannen nu hade sett de relevanta handlingarna frågade klaganden honom (1) om dessa handlingar innehöll tillräckliga uppgifter som motiverade uppsägningen av avtalet, 2) Om påståendena i dessa handlingar hade kunnat bemötas och vederläggas om kommissionen hade beviljat tillgång till dessa handlingar i god tid. 3) huruvida handlingarna innehöll personuppgifter om tredje man och huruvida kommissionen i tillräcklig utsträckning hade ansett att W. hade agerat som dess (klagandens) anställd, 4) om det fanns skäl eller motiveringar för att betrakta handlingarna som konfidentiella, (5) Om kommissionen hade beaktat att sekretessbelagda handlingar endast stod i vägen för att bevilja tillgång, i enlighet med artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001, om dessa handlingar rörde allmän säkerhet, försvar eller militära frågor. och 6) om det fanns tecken som tydde på att kommissionen försökte dölja administrativa missförhållanden eller ett ogynnsamt inflytande från konkurrenternas sida.

OMBUDSMANNENS UTKAST TILL REKOMMENDATION

Utkastet till rekommendation

Efter att ha granskat all bevisning som hade lagts fram för honom eller som hade samlats in av hans avdelningar drog ombudsmannen slutsatsen att kommissionen, trots att det inte förelåg något administrativt missförhållande i fråga om uppsägningen av avtalet, inte hade lämnat någon rimlig förklaring till sin vägran att bevilja tillgång till de relevanta handlingarna. Ombudsmannen ansåg att detta utgjorde ett administrativt missförhållande.

Denna slutsats grundades på följande överväganden:

1 Ombudsmannen kan inte instämma i kommissionens ståndpunkt när det gäller artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001. Det bör för det första noteras att de relevanta dokumenten rör genomförandet av ett projekt som finansieras av EU. W. var en av de personer som hade rekryterats för detta ändamål. Det är därför svårt att se hur ett utlämnande av handlingar som rör genomförandet av detta projekt skulle kunna undergräva skyddet av W:s "integritet" eller "integritet". Ombudsmannen noterar vidare att de relevanta handlingarna endast bekräftar kommissionens argument att W hade underlåtit att uppfylla alla de skyldigheter som han hade anförtrotts genom avtalet. Med tanke på att kommissionen har framfört sina argument i sitt yttrande, en handling som är tillgänglig för allmänheten, är det svårt att se vilken ytterligare skada ett utlämnande av de relevanta handlingarna skulle kunna medföra för W:s rätt till privatliv och integritet. Även om det antas att W:s privatliv eller integritet skulle kunna påverkas av utlämnandet av handlingarna, anser ombudsmannen att kommissionen inte på ett adekvat sätt har övervägt möjligheten att bevilja partiell tillgång, till exempel genom att bevilja tillgång till versioner av de handlingar i vilka W:s namn har strukits.

2 Mer allmänt kan kommissionens ståndpunkt i förevarande mål förstås så, att när namnet på en person (som utgör personuppgifter) nämns i en handling som innehas av kommissionen, kan denna handling endast lämnas ut om den person som ansöker om tillgång visar att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs till honom eller henne, i enlighet med artikel 8 b i förordning 45/2001. Med tanke på att de flesta handlingar innehåller namn skulle denna tolkning beröva allmänhetens rätt till tillgång till handlingar större delen av dess betydelse, även om det är en grundläggande rättighet som erkänns i artikel 42 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna. Det bör i detta sammanhang särskilt noteras att det i artikel 6.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs att en sökande som begär tillgång till handlingar som innehas av en gemenskapsinstitution inte behöver ange några skäl. Kommissionens uppfattning att en person som begär tillgång till en handling måste visa att det är nödvändigt att få ett namn, när den relevanta handlingen innehåller ett sådant namn, är svår att förena med denna bestämmelse.

3 För att undvika alla tvivel vill ombudsmannen betona att han håller med om att behovet av att skydda en persons privatliv kan göra det nödvändigt för en gemenskapsinstitution att inte lämna ut namnet på denna person när den begär tillgång till en handling som innehåller namnet på denna person. Ombudsmannen anser dock att ett sådant beslut måste grundas på omständigheterna i det enskilda fallet och att det måste fattas med vederbörlig hänsyn till att undantag från rätten till tillgång måste tolkas restriktivt. Han anser vidare att möjligheten att bevilja partiellt tillträde måste övervägas särskilt noggrant i sådana fall.

4 Kommissionen har också åberopat artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001, enligt vilken tillgång kan vägras om ett utlämnande skulle undergräva en fysisk eller juridisk persons affärsintressen. I detta sammanhang bör det noteras att kommissionen har betonat att det var W:s och ingen annan persons kommersiella intressen som den hade i åtanke. Det är emellertid svårt att se vilka kommersiella intressen som W., som kommissionen påstår sig försvara, skulle kunna ha. Som nämnts ovan stöder de relevanta handlingarna endast kommissionens argument att W. hade underlåtit att uppfylla alla de skyldigheter som han hade anförtrotts genom avtalet. Med hänsyn till att kommissionen har framfört sina argument i sitt yttrande, som är en handling som är tillgänglig för allmänheten, är det svårt att se vilken ytterligare skada ett utlämnande av de relevanta handlingarna skulle kunna medföra för W:s förmodade affärsintressen. Det bör vidare noteras att kommissionen har betonat att det inte fanns någon anledning att anta att W. var personligen ansvarig för att det nya mandatet inte hade iakttagits. Mot bakgrund av detta är det ännu svårare att förstå hur ett utlämnande av handlingarna skulle kunna skada W:s affärsintressen.

Den 29 april 2005 riktade ombudsmannen därför, i enlighet med artikel 3.6 i sin stadga, följande förslag till rekommendation (5) till kommissionen:

Kommissionen bör ompröva klagandens begäran om tillgång till handlingar.

Det detaljerade yttrandet

I sitt detaljerade yttrande över förslaget till rekommendation framförde kommissionen följande synpunkter.

Kommissionen var övertygad om att den hade behandlat klagandens begäran om tillgång till handlingar på ett korrekt sätt och att den vederbörligen hade motiverat sitt beslut att inte lämna ut de 16 berörda handlingarna (en förteckning över vilka den tillhandahöll). Kommissionen hade dock omprövat klagandens begäran i en anda av gott samarbete.

Kommissionen ansåg inte att en handling som innehöll en persons namn inte skulle lämnas ut. Den ansåg att information om en identifierad eller identifierbar person måste undanhållas i enlighet med artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 om ett utlämnande skulle påverka personens privatliv eller integritet eller på annat sätt utgöra en olaglig behandling av personuppgifter enligt förordning (EG) nr 45/2001. I enlighet med artikel 4.6 i förordning (EG) nr 1049/2001 kan partiell tillgång beviljas genom att personuppgifterna utelämnas.

Om tillgång till personuppgifter inte kan beviljas enligt förordning (EG) nr 1049/2001 bör möjligheten att överföra uppgifterna till en specifik mottagare för ett specifikt ändamål övervägas enligt förordning (EG) nr 45/2001. I enlighet med denna förordning var det nödvändigt att fastställa att de överförda uppgifterna var nödvändiga.

Eftersom en ansökan om tillgång till handlingar inte behövde motiveras, skulle en handling som hade lämnats ut till en sökande följaktligen lämnas ut till vilken annan sökande som helst. Vid bedömningen av den skada som skulle kunna orsakas av att en begäran om tillgång beviljas var kommissionen därför tvungen att beakta konsekvenserna av ett offentliggörande.

Kommissionen ansåg att ett utlämnande av handlingarna i förevarande fall skulle skada expertens anseende. Detta skulle undergräva skyddet för hans integritet och hans kommersiella intressen, eftersom det skulle kunna försätta honom i en ogynnsam ställning på arbetsmarknaden.

Med undantag för handling nr 13 i förteckningen innehöll samtliga handlingar delar som hade författats av personer utanför kommissionen. Eftersom kommissionen ansåg att det inte var klart huruvida handlingarna skulle lämnas ut eller inte, behövde upphovsmännen rådfrågas i enlighet med artikel 4.4 i förordning 1049/2001. Eftersom kommissionen emellertid inte hade kunnat kontakta dessa upphovsmän var den tvungen att beakta deras legitima intressen på grundval av den information som den förfogade över.

Efter att på nytt ha granskat var och en av de berörda handlingarna var kommissionen fortfarande övertygad om att ett fullständigt utlämnande skulle undergräva skyddet för den klagande expertens integritet och hans affärsintressen. Vid granskningen av handlingarna hade kommissionen emellertid övervägt möjligheten att bevilja partiell tillgång.

Kommissionen hade upprepade gånger uppgett att den klagandes expert inte hade fullgjort de nya uppgifter som hade inkluderats i det reviderade mandatet. I den mån handlingarna återspeglade denna situation kunde deras innehåll lämnas ut. Utlämnandet av handlingar som innehåller påståenden om den klagandes expert, som går utöver ovanstående uttalande, skulle dock uppenbart skada denna persons anseende.

Kommissionen ansåg vidare att ett röjande av EU:s meddirektörs identitet skulle undergräva skyddet för hans integritet, eftersom hans namn förekom i samband med påståenden om otillräckligt fullgörande av avtalsförpliktelser. När det gäller handlingarna nr 1, 2 och 6 ansåg kommissionen dessutom att namnen på de personer som endast verkställde överföringen av handlingar för andras räkning äventyrade deras anseende.

Av alla ovanstående skäl ansåg kommissionen att den inte kunde röja identiteten på följande personer: 1) den sakkunnige, (2) EU:s meddirektör. 3. kontaktpersonen på meddirektörens arbetsgivares kontor, och 4) en person som hade korresponderat med den sakkunnige för en uppdragstagares räkning.

På grundval av detta intog kommissionen följande ståndpunkt:

(1) Innehållet i handlingarna nr 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 och 13 kunde lämnas ut i en utelämnad version från vilken namnen på vissa personer hade strukits.

(2) Handlingarna nr 4, 5, 7 och 8 innehöll avsnitt som inte hade något samband med klagandens begäran om tillgång. Dessa meddelanden hade utelämnats i dokumenten. Innehållet i de återstående delarna kunde lämnas ut i en borttagen version från vilken namnen på vissa personer hade tagits bort.

(3) I handlingarna nr 3, 4 och 5 hade namnet på ett upphandlande företag strukits för att skydda dess affärsintressen, eftersom detta företag hade nämnts i samband med ett administrativt problem. Dessutom hade förskottsbetalningarna till klaganden och till ett annat företag också strukits av samma skäl.

(4) Tillgång måste vägras till handlingarna nr 14, 15 och 16, eftersom ett utlämnande av dem skulle undergräva skyddet för en identifierad person och dennes affärsintressen. Eftersom dessa skrivelser inte innehöll några andra uppgifter än påståenden om en identifierbar person, kunde partiell tillgång inte beviljas.

Kommissionen bifogade redigerade versioner av de handlingar som beviljats partiell tillgång.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter påpekade klaganden att den välkomnade de eftergifter som kommissionen gjort men betonade att de inte gick tillräckligt långt.

Klaganden framförde följande specifika synpunkter på det detaljerade yttrandet.

Det var inte möjligt att se hur ett offentliggörande av namnet på EU:s meddirektör skulle kunna hota den senares integritet. De förebråelser som denna person framförde föreföll ha spelat en viktig roll för kommissionens beslut att säga upp avtalet. Man kunde anta att kommissionen fortfarande ansåg att dessa anklagelser var välgrundade.

När det gäller samråd med tredje parter bör det beaktas att begäran om tillgång till handlingar gjordes redan i februari 2004. Det var helt obegripligt att kommissionen inte skulle ha kunnat få dessa tredje parters samtycke när det gäller utlämnandet av de relevanta handlingarna, särskilt som upphovsmannen till många av dessa handlingar var EU:s meddirektör som föreföll ha arbetat med LIEP fram till augusti 2004. Om kommissionen åtminstone skulle se till att de handlingar som härrör från EU:s meddirektör åtminstone angav den senares titel, skulle klaganden dock inte insistera på att namnet skulle lämnas ut.

Det fanns inga invändningar mot strykningen av namnen på kontaktpersonen på meddirektörens arbetsgivares kontor och på en person som hade korresponderat med experten för en entreprenörs räkning eller mot strykningen av avtalsuppgifter.

Det fanns dock ingen anledning att stryka namnet på den klagandes expert W. I de relevanta handlingarna beskrevs rent faktiska omständigheter, det vill säga att vissa tjänster inte hade tillhandahållits. På denna grund kunde kommissionen emellertid endast klandra sin avtalspart för att inte ha fullgjort avtalet. Kommissionen kunde inte svara på frågan om huruvida det var den klagande eller den klagandes expert som hade gjort sig skyldig till detta utelämnande. De tyska arbetsdomstolarna hade exklusiv behörighet att besvara denna fråga, och de pågående förfarandena vid dessa domstolar var det enda forum där integriteten hos klagandens expert, som hade ifrågasatts genom kommissionens beslut att säga upp avtalet, kunde återställas.

När det gäller handlingarna nr 14–16 hade kommissionen gjort gällande att utlämnandet av handlingar som innehöll påståenden om experten, som gick utöver påståendet att han inte fullgjorde de uppgifter som följer av det nya mandatet, uppenbarligen skulle skada denna person. Detta var förvånande. Sökandens begäran om tillgång hade som enda syfte att få tillgång till de handlingar som låg till grund för beslutet att säga upp avtalet. Det var kommissionen som hade hänvisat till dokument nr 1-16 som relevanta i detta sammanhang. Det faktum att kommissionen nu hänvisade till ytterligare påståenden mot klagandens expert tydde på att kommissionen (också) hade sagt upp avtalet av andra skäl än den som angavs i den skrivelse som kommissionen hade skickat vid den tidpunkten. Det fanns ingen grund för att neka tillgång till de relevanta handlingarna. Ombudsmannen bör därför försöka få kommissionen att bevilja tillgång till handlingarna nr 14-16.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Förevarande klagomål har ingetts av ett tyskt företag. År 1999 ingick kommissionen ett tjänsteavtal med Rhein-Ruhr Ingenieur-Gesellschaft mbH (nedan kallat RRI, ett tyskt företag) som ledare för ett konsortium med klaganden. Kontraktet gällde tillhandahållande av två EU-experter, en meddirektör och en ekonomisk/administrativ chef för ett projekt i Kina. W., en expert som är anställd av klaganden, utnämndes till finansiell/administrativ chef i september 2000. Till följd av ett tillägg (tillägg nr 2) till det avtal som undertecknades i september 2001 blev W i praktiken biträdande direktör. Den 15 september 2003 informerade kommissionens delegation i Peking RRI om att den hade beslutat att säga upp avtalet på grund av att den ställföreträdande meddirektören hade underlåtit att fullgöra sina uppgifter enligt ändring i addendum nr 2. Klaganden begärde därefter att kommissionen skulle få tillgång till de handlingar som låg till grund för uppsägningen. Denna begäran avslogs av kommissionen.

1.2 I sitt klagomål till ombudsmannen, som ingavs i maj 2004, hävdade klaganden i huvudsak att kommissionen hade underlåtit att följa Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (6) (nedan kallad förordning 1049/2001) genom att vägra att bevilja tillgång till relevanta handlingar.

1.3 I sina synpunkter på kommissionens yttrande över detta klagomål framförde klaganden ytterligare ett påstående om att uppsägningen av det berörda avtalet på grund av W:s beteende inte var förenlig med lagen. Ombudsmannen beslutade att ta med detta påstående i sin undersökning och bad kommissionen om ett kompletterande yttrande.

1.4 Ombudsmannen granskade därefter kommissionens handlingar i ärendet. I sina synpunkter på rapporten om denna inspektion frågade klaganden ombudsmannen (1) om dessa handlingar innehöll tillräckliga uppgifter som motiverade uppsägningen av avtalet, 2) Om påståendena i dessa handlingar hade kunnat bemötas och vederläggas om kommissionen hade beviljat tillgång till dessa handlingar i god tid. 3) huruvida handlingarna innehöll personuppgifter om tredje man och huruvida kommissionen i tillräcklig utsträckning hade ansett att W. hade agerat som dess (klagandens) anställd, 4) om det fanns skäl eller motiveringar för att betrakta handlingarna som konfidentiella, (5) Om kommissionen hade beaktat att sekretessbelagda handlingar endast stod i vägen för att bevilja tillgång, i enlighet med artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001, om dessa handlingar rörde allmän säkerhet, försvar eller militära frågor. och 6) om det fanns tecken som tydde på att kommissionen försökte dölja administrativa missförhållanden eller ett ogynnsamt inflytande från konkurrenternas sida.

1.5 Det bör noteras att ombudsmannens roll är att undersöka påståenden om administrativa missförhållanden, men inte att besvara specifika frågor från klagandena. Ombudsmannen skulle under alla omständigheter inte kunna besvara hypotetiska frågor som den andra av klagandens frågor. Det förefaller emellertid som om de flesta av de övriga frågorna är kopplade till de påståenden som är föremål för denna utredning. Ombudsmannens granskning av dessa påståenden kommer därför också att besvara dessa frågor.

1.6 Ombudsmannen anser dock att det är lämpligt att lägga till ett klargörande av de fakta som den fjärde och femte av klagandens frågor förefaller vara baserade på. Hänvisningen till de berörda handlingarnas "konfidentiella" karaktär i rapporten om inspektionen av ärendet var avsedd att visa att ombudsmannen hade noterat kommissionens ståndpunkt att de relevanta handlingarna inte skulle lämnas ut till klaganden. Ombudsmannens användning av detta uttryck innebär inte att kommissionen hade lagt fram ytterligare argument till stöd för sin åsikt att handlingarna inte skulle lämnas ut. När det gäller klagandens hänvisning till artikel 9.1 i förordning (EG) nr 1049/2001 bör det noteras att denna bestämmelse omfattar ”känsliga” handlingar (och inte ”konfidentiella” handlingar).

2 Påstått rättsstridig uppsägning av avtalet

2.1 I sina synpunkter på kommissionens yttrande hävdade klaganden att kommissionens beslut att säga upp avtalet på grund av W:s beteende inte var förenligt med lagen.

2.2 Kommissionen förklarade att tjänstekontraktet innehöll bestämmelser om tillhandahållande av två EU-experter, en meddirektör och en ekonomisk/administrativ chef, och att W. år 2000 hade utnämnts till ekonomisk/administrativ chef. Ett tillägg till avtalet undertecknades i september 2001. Enligt kommissionen hade detta tillägg avsevärt ökat den ekonomiska/administrativa förvaltarens ansvar, bland annat genom att det (i artikel 1.2.2 i uppdragsbeskrivningen) föreskrevs att ”han kommer att dela ansvaret för undertecknandet (t.ex. när det gäller upphandlingsaspekter, begäranden om överföringar, förvaltning av räkenskaper och kontrakt) med den kinesiska direktören”. Kommissionen anförde att bland de ansvarsområden och uppgifter som anförtrotts W fanns "upphandlings- och upphandlingsansvaret" och skyldigheten att "tillfälligt ersätta EG:s meddirektör, gruppledaren" (artikel 4.1 i uppdragsbeskrivningen).

Den 2 april 2002 hade kommissionen skrivit till RRI för att klaga på att W. inte fullgjorde sina nya skyldigheter och funktioner. Den 6 juni 2002 togs dessa farhågor upp på nytt. Enligt kommissionen hade situationen emellertid inte förändrats.

Den 30 januari 2003 varnade kommissionen på nytt RRI för att företaget skulle anses bryta mot avtalet om denna situation inte förändrades. I sitt svar av den 5 februari 2003 hade RRI lovat att klargöra frågan så snart W. hade återvänt från sin semester. Enligt kommissionen hade situationen emellertid inte förändrats och W hade fortsatt att skjuta upp alla nya ansvarsområden. Kommissionen hävdade att klagomål om detta hade fortsatt att komma till delegationen från alla berörda parter (kinesisk meddirektör och EU:s meddirektör), som tvingades ta över denna extra arbetsbörda.

Kommissionen gjorde gällande att dess beslut att säga upp avtalet i enlighet med artikel 15 i avtalet således var korrekt.

2.3 Före behandlingen av detta påstående anser ombudsmannen att det är lämpligt att betona att han inte har något mandat att undersöka W:s agerande.

2.4 Ombudsmannen noterar att klaganden inte bestrider att W:s ansvar utökades genom ovannämnda tillägg till avtalet och att dessa uppgifter omfattade ett ansvar på området för "upphandling och upphandling".

2.5 Ombudsmannen har tagit del av kommissionens akt i detta ärende. Av de handlingar som granskades vid detta tillfälle framgick att W. faktiskt föreföll anta att han inte hade något ansvar på området "upphandling och upphandling" och att flera av de frågor som omfattades av detta område därför måste hanteras av andra personer som var inblandade i genomförandet av projektet. Det stämmer att klaganden har betonat att vissa av de relevanta handlingarna härrörde från EU:s meddirektör, en anställd vid ett konkurrerande företag. Det bör dock noteras att de relevanta dokumenten även innehåller meddelanden från W. själv och att innehållet i dessa meddelanden också stöder kommissionens ståndpunkt.

2.6 I sina synpunkter på kommissionens detaljerade yttrande antog klaganden att kommissionen kunde ha haft ytterligare skäl att säga upp avtalet. Ombudsmannen, vars avdelningar har granskat kommissionens akt, känner inte till några sådana ytterligare skäl. Han anser vidare att den omständigheten att W. inte åtog sig allt ansvar som han hade tilldelats genom det ändrade mandatet under alla omständigheter skulle ha varit tillräcklig för att ge kommissionen rätt att säga upp avtalet i förevarande fall.

2.7 Under dessa omständigheter, och med beaktande av kommissionens ansträngningar att lösa problemet, förefaller kommissionens ståndpunkt rimlig. Inga administrativa missförhållanden kan därför konstateras när det gäller kommissionens beslut att säga upp avtalet.

3 Påstådd underlåtenhet att ge tillgång till handlingar

3.1 I februari 2004 begärde klaganden att kommissionen skulle få tillgång till de handlingar som rörde uppsägningen av avtalet. Kommissionen hade avslagit denna begäran. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen därigenom hade underlåtit att följa förordning (EG) nr 1049/2001. Klaganden klargjorde att klagomålet endast avsåg den tredje av de tre kategorier av handlingar som kommissionen identifierat i detta sammanhang. Denna kategori beskrevs av kommissionen som ”olika korrespondenser, främst via e-post, mellan olika personer i samband med genomförandet av kontraktet”.

3.2 I sitt yttrande ansåg kommissionen att ett utlämnande av dessa meddelanden skulle vara till skada för W som individ, eftersom det både skulle påverka hans personliga integritet och hans kommersiella intressen när det gäller hans ställning på arbetsmarknaden. Kommissionen påpekade att det inte fanns någon anledning att anta att W. var personligen ansvarig för att det nya mandatet inte hade iakttagits. Hans vägran att åta sig det nya ansvaret kan ha berott på hans avtalsförhållande med RRI eller klaganden.

3.3 I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information påpekade kommissionen att den relevanta kategorin av handlingar bestod av 16 handlingar. Kommissionen hävdade att ett utlämnande av dessa handlingar skulle undergräva skyddet för "den enskildes privatliv och integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter" (artikel 4.1 b i förordning 1049/2001). Den gjorde vidare gällande att utlämnandet av sådana uppgifter endast kunde ske om villkoren för behandling av personuppgifter i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter (7) var uppfyllda. Kommissionen noterade att det enligt artikel 8 b i denna förordning krävs att en sökande ska visa att det är nödvändigt att personuppgifterna överförs till den och att institutionen ska försäkra sig om att den registrerades berättigade intressen inte skadas av överföringen. I samband med inspektionen av handlingarna i ärendet klargjorde kommissionen att den fortfarande ansåg att dess beslut också var motiverat på grundval av artikel 4.2 i förordning 1049/2001.

3.4 Den 29 april 2005 skickade ombudsmannen ett förslag till rekommendation till kommissionen där han rekommenderade att kommissionen skulle ompröva klagandens begäran om tillgång till handlingar. Detta förslag grundades på uppfattningen att kommissionen inte hade lämnat en rimlig förklaring till sin vägran att bevilja tillgång till de relevanta handlingarna.

3.5 I sitt detaljerade yttrande förklarade kommissionen att den, även om den var övertygad om att den hade behandlat klagandens begäran om tillgång till handlingar på ett korrekt sätt och att den vederbörligen hade motiverat sitt beslut att inte lämna ut de 16 berörda handlingarna (en förteckning över vilka den tillhandahöll), ändå hade omprövat klagandens begäran i en anda av gott samarbete. Till följd av detta hade kommissionen beslutat att bevilja partiell tillgång till handlingarna nr 1–13.

Kommissionen betonade att den var tvungen att överväga konsekvenserna av ett offentliggörande. Enligt kommissionen skulle ett utlämnande av de handlingar som är i fråga i förevarande mål skada den sakkunniges anseende. Detta skulle undergräva skyddet för hans integritet och hans kommersiella intressen, eftersom det skulle kunna försätta honom i en ogynnsam ställning på arbetsmarknaden. Kommissionen hade dock övervägt möjligheten att bevilja partiellt tillträde.

Kommissionen hade upprepade gånger uppgett att den klagandes expert inte hade fullgjort de nya uppgifter som hade inkluderats i det reviderade mandatet. I den mån handlingarna återspeglade denna situation kunde deras innehåll lämnas ut. Utlämnandet av handlingar som innehåller påståenden om den klagandes expert, som går utöver ovanstående uttalande, skulle dock uppenbart skada denna persons anseende.

Kommissionen ansåg vidare att ett röjande av EU:s meddirektörs identitet skulle undergräva skyddet för hans integritet, eftersom hans namn förekom i samband med påståenden om otillräckligt fullgörande av avtalsförpliktelser. När det gäller handlingarna nr 1, 2 och 6 ansåg kommissionen dessutom att namnen på de personer som endast verkställde överföringen av handlingar för andras räkning äventyrade deras anseende.

3.6 Av alla ovanstående skäl ansåg kommissionen att den inte kunde röja följande personers identitet: 1) den sakkunnige, (2) EU:s meddirektör. 3. kontaktpersonen på meddirektörens arbetsgivares kontor, och 4) en person som hade korresponderat med den sakkunnige för en uppdragstagares räkning.

På grundval av detta intog kommissionen följande ståndpunkt:

(1) Innehållet i handlingarna nr 1, 2, 3, 6, 9, 10, 11, 12 och 13 kunde lämnas ut i en utelämnad version från vilken namnen på vissa personer hade strukits.

(2) Handlingarna nr 4, 5, 7 och 8 innehöll avsnitt som inte hade något samband med klagandens begäran om tillgång. Dessa meddelanden hade utelämnats i dokumenten. Innehållet i de återstående delarna kunde lämnas ut i en borttagen version från vilken namnen på vissa personer hade tagits bort.

(3) I handlingarna nr 3, 4 och 5 hade namnet på ett upphandlande företag strukits för att skydda dess affärsintressen, eftersom detta företag hade nämnts i samband med ett administrativt problem. Dessutom hade förskottsbetalningarna till klaganden och till ett annat företag också strukits av samma skäl.

(4) Tillgång måste vägras till handlingarna nr 14, 15 och 16, eftersom ett utlämnande av dem skulle undergräva skyddet för en identifierad person och dennes affärsintressen. Eftersom dessa skrivelser inte innehöll några andra uppgifter än påståenden om en identifierbar person, kunde partiell tillgång inte beviljas.

Kommissionen bifogade redigerade versioner av de handlingar som beviljats partiell tillgång.

3.7 I sina synpunkter påpekade klaganden att den välkomnade de eftergifter som kommissionen gjort, men betonade att de inte gick tillräckligt långt. Klaganden påpekade att det inte fanns några invändningar mot strykningen av namnen på kontaktpersonen på kontoret för meddirektörens arbetsgivare och en person som hade korresponderat med experten på uppdrag av en entreprenör eller mot strykningen av avtalsuppgifter.

Klaganden ansåg dock att det inte var möjligt att se hur ett utlämnande av namnet på EU:s meddirektör skulle kunna hota den senares integritet. Enligt klaganden fanns det inte heller någon anledning att stryka W:s namn.

När det gäller handlingarna nr 14–16 hävdade klaganden att kommissionen hade hävdat att utlämnandet av handlingar med påståenden om experten, som gick utöver påståendet att han inte fullgjorde de uppgifter som följer av det nya mandatet, uppenbart skulle skada denna person. Klaganden ansåg att detta var förvånande. Sökanden betonade att dess ansökan om tillgång hade som enda syfte att få tillgång till de handlingar som låg till grund för beslutet att säga upp avtalet. Det var kommissionen som hade hänvisat till dokument nr 1-16 som relevanta i detta sammanhang. Klaganden anser att det faktum att kommissionen nu hänvisade till ytterligare anklagelser mot W. tydde på att kommissionen (också) hade sagt upp avtalet av andra skäl än den som angavs i den skrivelse som kommissionen hade skickat vid den tidpunkten. Det fanns ingen grund för att neka tillgång till de relevanta handlingarna. Ombudsmannen bör därför försöka få kommissionen att bevilja tillgång till handlingarna nr 14-16.

3.8 Ombudsmannen noterar att kommissionen har omprövat klagandens begäran om tillgång till handlingar och därmed följt hans förslag till rekommendation. Det återstår därför att undersöka om de åtgärder som kommissionen vidtagit i detta sammanhang är tillfredsställande.

3.9 Av förordning (EG) nr 1049/2001 följer att tillgång till handlingar måste beviljas om det inte kan visas att något av undantagen i förordningen är tillämpligt. God förvaltningssed kräver därför att en förvaltning som vill åberopa ett sådant undantag lämnar en rimlig förklaring för att visa att detta undantag verkligen är tillämpligt.

3.10 Ombudsmannen noterar att kommissionen i sitt detaljerade yttrande har lämnat detaljerade förklaringar för att motivera sin åsikt att ett fullständigt utlämnande av de relevanta handlingarna skulle undergräva skyddet för den klagande expertens integritet och affärsintressen och därför strida mot artiklarna 4.1 b och 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001. Kommissionen ansåg därför att endast partiell tillgång kunde beviljas, och den tillhandahöll kopior av de borttagna versionerna som den ansåg att tillgång kunde ges till. I sina synpunkter på kommissionens detaljerade yttrande påpekade klaganden att den inte motsatte sig strykningen av namnen på kontaktpersonen på meddirektörens arbetsgivares kontor och på en person som hade korresponderat med experten för en entreprenörs räkning eller strykningen av avtalsuppgifter. Mot bakgrund av detta anser ombudsmannen att hans undersökning måste begränsas till en bedömning av huruvida kommissionen agerade korrekt 1) genom att stryka namnet på klagandens expert W., 2) genom att stryka namnet på den europeiska meddirektören och 3) genom att vägra tillgång till handlingarna nr 14-16.

3.11 När det gäller den första av dessa frågor noterar ombudsmannen att klaganden, för att motivera sin åsikt att det inte fanns någon anledning att utelämna expertens namn, grundade sig på det faktum att de relevanta handlingarna beskrev rent faktiska omständigheter, det vill säga det faktum att vissa tjänster inte hade tillhandahållits i det aktuella fallet. Enligt den klagande kunde kommissionen därför inte besvara frågan om huruvida det var den klagande eller den klagandes expert som hade gjort sig skyldig till underlåtenheten. Ombudsmannen instämmer i att innehållet i de relevanta handlingarna inte besvarar denna fråga. Hänsyn bör dock tas till det faktum att det i dessa dokument klargörs att den klagandes expert - av vilket skäl som helst - inte uppfyllde sina skyldigheter enligt det reviderade mandatet. Ombudsmannen anser därför att kommissionens åsikt att ett fullständigt utlämnande av dessa handlingar skulle undergräva skyddet för den klagande expertens integritet och hans kommersiella intressen inte förefaller orimlig. Det ska dessutom beaktas att, såsom kommissionen med rätta har påpekat, en handling som görs tillgänglig för en sökande enligt förordning nr 1049/2001 därefter ska göras tillgänglig för alla andra sökande. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen agerade korrekt genom att besluta att endast bevilja partiell tillgång, det vill säga genom att lämna ut relevanta handlingar och samtidigt stryka namnet på den klagandes expert.

3.12 För fullständighetens skull anser ombudsmannen att det är lämpligt att tillägga att ovanstående bedömning är inriktad på det sätt på vilket kommissionen hanterade klagandens begäran om tillgång som grundade sig på förordning 1049/2001. I sina synpunkter på kommissionens detaljerade yttrande hänvisade klaganden till en rättegång mellan sig själv och sin expert som fortfarande verkar vara anhängig vid tyska arbetsdomstolar. I detta sammanhang bör det noteras att kommissionen i sitt ursprungliga yttrande över klagomålet angav att de relevanta handlingarna kunde göras tillgängliga för en rättslig myndighet efter ett domstolsbeslut om att lägga fram dem.

3.13 När det gäller den andra av de ovannämnda frågorna noterar ombudsmannen att kommissionen motiverade sitt beslut att stryka namnet på EU:s meddirektör med att ett utlämnande av denna persons identitet skulle undergräva skyddet för hans integritet, eftersom hans namn förekom i samband med påståenden om otillräckligt fullgörande av avtalsförpliktelser. Det står dock helt klart att dessa påståenden riktades mot klagandens expert eller klaganden själv, men inte mot EU:s meddirektör. Dessutom, och som klaganden med rätta påpekade, anser kommissionen tydligt att de påståenden som framförts eller översänts av denna person är korrekta. Under dessa omständigheter kan ombudsmannen inte se hur behovet av att skydda denna persons integritet enligt artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 skulle kunna ge kommissionen rätt att stryka namnet på EU:s meddirektör från de berörda handlingarna.

Det bör dessutom beaktas att kommissionen hade motiverat sitt beslut av den 26 april 2004 att vägra tillgång på grundval av artikel 4.1 b och artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001 enbart med avseende på klagandens expert. Att godta kommissionens argument att även behovet av att skydda EU:s meddirektörs intressen måste beaktas skulle således innebära att kommissionen kunde åberopa ett skäl som inte hade åberopats i det ursprungliga beslutet. Ombudsmannen anser att detta inte skulle vara acceptabelt.

3.14 När det gäller den tredje av de ovannämnda frågorna bör det först noteras att kommissionen, som svar på en begäran om ytterligare information från ombudsmannen, hade förtecknat de handlingar som tillhörde den tredje kategorin av de handlingar till vilka tillgång hade vägrats. Denna förteckning omfattar dokument nr 14-16. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att kommissionen inte skulle kunna hävda att dessa handlingar inte omfattas av begäran om tillgång. Ombudsmannen anser att den ståndpunkt som kommissionen faktiskt intog när det gäller dessa dokument i sitt detaljerade yttrande inte är helt klar. I sina synpunkter på kommissionens detaljerade yttrande verkade klaganden anta att kommissionen hade vägrat att ge tillgång till dessa handlingar på grund av att de (enligt kommissionen) innehöll påståenden mot klagandens expert som gick utöver de som kommissionen upprepade gånger hade gjort (nämligen att han inte hade fullgjort de nya uppgifterna, som hade inkluderats i det reviderade mandatet). Ombudsmannen anser att denna tolkning av det detaljerade yttrandet förefaller rimlig.

När det gäller innehållet i kommissionens ståndpunkt är det riktigt att ombudsmannen i sitt förslag till rekommendation påpekade att kommissionen hade framfört sitt argument att W. hade underlåtit att uppfylla sina skyldigheter i sitt yttrande, en handling som var tillgänglig för allmänheten. Ombudsmannen hade dragit slutsatsen att det således var svårt att se vilken ytterligare skada ett utlämnande av de relevanta handlingarna skulle kunna medföra för W:s rätt till privatliv och integritet eller för hans affärsintressen. Detta resonemang skulle uppenbarligen inte vara tillämpligt när det gäller ytterligare anklagelser mot W. som kanske ännu inte har offentliggjorts. Det bör emellertid beaktas att ombudsmannen i sitt förslag till rekommendation även ansåg att även om det antogs att W:s privatliv, integritet eller kommersiella intressen skulle kunna påverkas av utlämnandet av handlingarna, hade kommissionen inte tillräckligt beaktat möjligheten att bevilja partiell tillgång, till exempel genom att bevilja tillgång till versioner av de handlingar i vilka W:s namn har strukits. Ombudsmannen anser att detta argument fortfarande är giltigt och att det även skulle gälla i den situation som kommissionen verkar ha haft i åtanke när den utarbetade sitt detaljerade yttrande. Det är därför svårt att förstå varför kommissionen inte skulle kunna bevilja delvis tillgång till handlingarna nr 14-16 på samma sätt som den har beviljat tillgång till alla andra handlingar, det vill säga efter att ha strukit W:s namn.

3.15 Under dessa omständigheter, och samtidigt som ombudsmannen medger att kommissionen i sitt detaljerade yttrande har gått långt för att tillmötesgå hans farhågor, anser han fortfarande att kommissionen har underlåtit att ge en rimlig förklaring till sin vägran att bevilja tillgång till de relevanta handlingarna när det gäller namnet på EU:s meddirektör och dokument nr 14-16. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

4 Slutsats

4.1 På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Det följer av förordning (EG) nr 1049/2001 att tillgång till handlingar måste beviljas om det inte kan visas att något av de undantag som anges i förordningen är tillämpligt. God förvaltningssed kräver därför att en förvaltning som vill åberopa ett sådant undantag lämnar en rimlig förklaring för att visa att detta undantag verkligen är tillämpligt. I förevarande fall har kommissionen inte lämnat någon rimlig förklaring till sin vägran att ge tillgång till de relevanta handlingarna vad gäller namnet på EU:s meddirektör och handlingarna nr 14–16. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

4.2 I sina synpunkter på kommissionens detaljerade yttrande föreslog klaganden att ombudsmannen skulle försöka få kommissionen att bevilja tillgång till dokument nr 14-16. Det bör dock noteras att ombudsmannen redan har lagt fram ett förslag till rekommendation i detta fall. Det bör noteras att det i artikel 3.7 i Europeiska ombudsmannens stadga föreskrivs att ombudsmannen, efter att ha utarbetat ett förslag till rekommendation och efter att ha mottagit ett detaljerat yttrande från den berörda institutionen eller det berörda organet, ska sända en rapport till Europaparlamentet och till den berörda institutionen eller det berörda organet. Det står således klart att ombudsmannen inte har möjlighet att utfärda ytterligare ett förslag till rekommendation om han anser att det förslag till rekommendation som han lade fram inte har genomförts korrekt.

4.3 I sin årsrapport för 1998 påpekade ombudsmannen att möjligheten för honom att lägga fram en särskild rapport för Europaparlamentet var av ovärderligt värde för hans arbete. Han tillade att särskilda rapporter därför inte bör läggas fram alltför ofta, utan endast i särskilt viktiga frågor där parlamentet kunde vidta åtgärder för att bistå ombudsmannen (8). Årsrapporten för 1998 överlämnades till och godkändes av Europaparlamentet.

4.4 Ombudsmannen noterar att detta ärende rör kommissionens behandling av en begäran om tillgång till handlingar som rör ett specifikt kontrakt. Han noterar vidare att det inte är uppenbart vilka åtgärder parlamentet skulle kunna vidta för att bistå ombudsmannen och klaganden i detta ärende. Mot bakgrund av dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att det inte är lämpligt att lägga fram en särskild rapport för parlamentet.

4.5 Ombudsmannen kommer därför att skicka en kopia av detta beslut till kommissionen och inkludera en kort sammanfattning i årsrapporten för 2005 som kommer att överlämnas till parlamentet. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Tillgänglig på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) EGT L 145, 2001, s. 43.

(3) Kommissionen tillhandahöll en förteckning över dessa dokument.

(4) EGT L 8, 2001, s. 1.

(5) Utkastet till rekommendation finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(6) EGT L 145, 2001, s. 43.

(7) EGT L 8, 2001, s. 1.

(8) Årsrapport för 1998, s. 27-28.