Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden, en stiftelse som är verksam på området för valstöd, lämnade in en ansökan inom ramen för en ansökningsomgång för EU-finansiering av ett projekt för att stödja panafrikansk valkapacitet.[1] Ansökningsomgången förvaltades av Europeiska unionens delegation vid Afrikanska unionen under Europeiska kommissionens ansvar, i egenskap av ”upphandlande myndighet”. Ansökningsomgången delades upp i två delar. Klaganden ansökte om del 1.

2. Som en del av ansökningsprocessen lämnade klaganden in ett konceptdokument där den begärde EU-finansiering på 90 % av de stödberättigande kostnaderna.[2] Klagandens ansökan valdes ut på förhand och uppmanades att lämna in en fullständig ansökan. I den fullständiga ansökan begärde klaganden EU-finansiering på 95 % av de stödberättigande kostnaderna.

3. Kommissionen avslog klagandens ansökan eftersom den inte längre uppfyllde alla kriterier i förslagsinfordran, särskilt eftersom den procentandel av EU-finansieringen som begärdes överskred tröskeln på 90 %. 

4. Den 29 juli 2023 bad klaganden delegationen att ompröva detta beslut. Företaget hävdade att detta var ett typografiskt fel som berodde på utarbetandet av flera ansökningar om EU-finansiering samtidigt. Delegationen ansåg att den borde ha begärt förtydliganden i stället för att avslå dess ansökan. Klaganden uttryckte också oro hos delegationen över en potentiell intressekonflikt i samband med del 2 i ansökningsomgången. Den hävdade att en expert som hade deltagit i utvecklingen av det projekt som finansierades inom ramen för denna ansökningsomgång arbetar för en enhet som ansökte om del 2.

5. Den 2 augusti 2023 svarade delegationen. Kommissionen vidhöll sin ståndpunkt i fråga om avslaget på klagandens ansökan. Den uppgav att klaganden borde ha fått ett varningsmeddelande i det elektroniska ansökningssystemet när den lämnade information som inte överensstämde med riktlinjerna för ansökningsomgången. När det gäller klagandens påståenden om en potentiell intressekonflikt i samband med del 2 förklarade delegationen att inbjudan utarbetades internt av delegationens projektledare och att den inte identifierade någon intressekonflikt.

6. Klaganden var missnöjd med delegationens svar och vände sig till ombudsmannen i september 2023.

Utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av delegationens beslut att avslå klagandens ansökan och hur den hanterade klagandens farhågor om en potentiell intressekonflikt i samband med del 2.

8. Under undersökningens gång tog ombudsmannen del av handlingarna i ärendet. Delegationen lämnade också förtydliganden som svar på frågor från ombudsmannen. Svaret delades med klaganden, som lämnade synpunkter.

9. Ombudsmannens undersökningsgrupp träffade därefter företrädare för kommissionen och delegationen för att få ytterligare klargöranden om båda aspekterna av klagomålet. Ombudsmannen delade mötesrapporten med klaganden, och klaganden lämnade synpunkter på rapporten.

Avslag på klagandens ansökan

Argument som framförts till ombudsmannen

Av kommissionen

10. Kommissionen klargjorde skälen för att avslå ansökan. Kommissionen förklarade att det i riktlinjerna för bidragssökande, som utgör en del av ansökningshandlingarna, angavs att sökande kunde ansöka om EU-bidrag för högst 90 % av de stödberättigande kostnaderna.[3] I ansökningshandlingarna ingick en checklista för självstyrning, som bifogades riktlinjerna, där de sökande uppmanades att kontrollera om de uppfyllde alla kriterier i ansökningsomgången innan de lämnade in sin ansökan, inbegripet att se till att den procentandel av EU-bidraget som begärdes inte överskred det högsta tröskelvärdet.[4] I ansökningsomgången angavs att ”ett nytt fel i samband med de punkter som anges i checklistan [...] eller någon större inkonsekvens i den fullständiga ansökan (t.ex. om beloppen i budgetarbetsbladen är inkonsekventa) kan leda till att ansökan avslås”.

11. I detta fall avslog delegationen klagandens ansökan eftersom den inte uppfyllde en av punkterna i checklistan, nämligen att den begärde ett EU-finansieringsbelopp som överskred den högsta tillåtna procentandelen enligt ansökningsomgången.

12. Kommissionen noterade att den inom ramen för ansökningsomgången har möjlighet att begära förtydliganden ”när den information som lämnas är oklar”. Detta är i linje med budgetförordningen [5], som gör det möjligt att korrigera uppenbara skrivfel i ansökningshandlingarna för att undvika att ansökningar av god kvalitet avslås av rent formella skäl.[6] Även om budgetförordningen inte innehåller någon definition av vad som utgör ett uppenbart skrivfel, innehåller sådana fel enligt kommissionens interna riktlinjer räknefel i budgeten eller uppenbara missförstånd av ansökningsformuläret. Det ankommer på kommissionen att från fall till fall fastställa vilka omständigheter som kan utgöra ett uppenbart skrivfel. Kommissionen har sedan ett utrymme för skönsmässig bedömning för att avgöra om det är motiverat, på grundval av den specifika situationen, att korrigera felet, vilket är en möjlighet och inte en skyldighet enligt budgetförordningen.

13. I detta fall ansåg kommissionen att det inte var motiverat att be klaganden om förtydliganden eller att korrigera felet eftersom klagandens misstag inte var ett uppenbart skrivfel. Kommissionen ansåg att klaganden konsekvent och medvetet hade använt siffran 95 % (och inte 90 %) som procentandel av EU-finansieringen i den budget som bifogats den fullständiga ansökan. Den noterade att förslaget om ett medbidrag på 5 % föreföll vara klagandens standardpolicy, såsom anges i skrivelsen till delegationen av den 29 juli 2023, och därmed var ett medvetet val av klaganden.

14. Dessutom hävdade kommissionen att felet inte var ett enkelt och lätt igenkännligt fel, där en siffra hade använts felaktigt, en felberäkning, en inkonsekvens i budgetformuläret eller ett fel som tydde på att klaganden hade missförstått villkoren för ansökningsomgången. Klaganden beräknade snarare hela budgetbladet genom att multiplicera de beräknade stödberättigande kostnaderna med den önskade procentandelen av EU-finansieringen. Kommissionen hävdade därför att eftersom klagandens fel inte var en formell brist utan en betydande avvikelse från villkoren i ansökningsomgången, skulle dess korrigering ha lett till en överträdelse av likabehandlingen av sökande.

15. Kommissionen hävdade också att i linje med EU:s rättspraxis [7] kan ett uppenbart skrivfel inte avse information som krävs för att ansökan inte ska avslås, vilket skedde i detta fall. Kommissionen noterade särskilt att det framgick av ansökningshandlingarna att förslag som innehöll ansökningar om en högre procentandel av EU-finansieringen än den högsta tillåtna var en grund för avslag på ansökan.

16. Dessutom noterade kommissionen att klaganden, innan den lämnade in sin ansökan, borde ha fått ett varningsmeddelande om felet i det elektroniska ansökningssystemet. På grundval av en efterföljande simulering med hjälp av det elektroniska ansökningssystemet sade kommissionen att följande meddelande framträdde: ”Viktig information (inte blockering) Begärt EU-bidrag i % av de totala stödberättigande kostnaderna, se avsnitt 1.3 i riktlinjerna för den eller de procentsatser som tillåts inom ramen för ansökningsomgången (eller delen)”.

Av den klagande

17. Klaganden hävdade att kommissionens ståndpunkt är uppenbart orimlig. Sökanden gjorde gällande att det fel som begåtts var ett uppenbart skrivfel och att kommissionen borde ha begärt förtydliganden från sökanden och inte avslagit ansökan.

18. Klaganden hävdade att den inte medvetet begick detta misstag eftersom den lämnade in den fullständiga ansökan i syfte att väljas ut. Den hade begärt rätt procentandel av EU-finansieringen i konceptdokumentet. I en skrivelse till delegationen hade den verkligen klargjort hur den hade gjort misstaget. Detta berodde på att EU hade ändrat standardprocentsatsen för EU-finansiering från 95 % till 90 %. Klaganden hävdade att skrivelsen till delegationen som förklarar misstaget inte rimligen kan utgöra bevis för att den avsiktligt ändrade procentsatsen i sin ansökan.

19. Dessutom uppgav klaganden att begreppet uppenbart skrivfel inte är begränsat till ”ursäktliga fel”, som rör situationer som uppstår på grund av tvetydighet eller otydliga instruktioner i ansökningshandlingarna. Det omfattar också skrivfel, t.ex. fall där det finns en tydlig och uppenbar inkonsekvens mellan den procentandel som anges i två olika skeden av urvalsförfarandet, som i detta fall. 

20. Klaganden ansåg därför att kommissionens beslut att utesluta klaganden från förfarandet var oproportionerligt och stred mot principen om sund ekonomisk förvaltning. Klaganden hävdade att kommissionen borde ha begärt förtydliganden och att detta inte skulle ha ändrat dess tillämpning eller gett den någon fördel eftersom det högsta beloppet för EU-finansiering gällde lika för alla sökande.

21. När det gäller varningsmeddelandet hävdade klaganden att kommissionen inte hade lagt fram några bevis för att ett sådant meddelande fanns vid den tidpunkt då den lämnade in sin ansökan. Kommissionen grundade sig endast på en senare simulering, snarare än på konkreta bevis från den tidpunkt då den hade använt ansökningsformuläret. Även om det antas att ett sådant meddelande framkom, har kommissionen inte förklarat varför den inte införde mer effektiva och omedelbara skyddsåtgärder, såsom att omedelbart underrätta sökanden om att inlagan inte kunde tas upp till prövning eller helt förhindra att den ingavs.

Ombudsmannens bedömning

22. Budgetförordningen gör det möjligt att korrigera ”uppenbara skrivfel” för att förhindra att ansökningar av god kvalitet avslås av rent formella skäl.[8] Även om det inte finns någon exakt definition av vad som utgör ett uppenbart skrivfel definieras sådana fel i kommissionens interna riktlinjer [9] som saknade uppgifter, lätt igenkännliga textfel (misstag/underlåtenhet) och motstridiga uppgifter. Det kan till exempel vara en omräkning av kostnader som ursprungligen beräknats felaktigt, en sökande som inte riktigt förstod var EU-bidraget skulle presenteras i budgeten eller en sökande som ansökte om ett högre bidrag än det högsta tillåtna beloppet i ansökningsomgången. Det kan också innehålla ett begärt bidragsbelopp som inte fyllts i, eller fel val av typ av åtgärd eller fel val av PIC-nummer.

23. För att betraktas som ett uppenbart skrivfel bör ett sådant fel inte kräva en korrigering som skulle leda till en väsentlig ändring av ansökan eller ändra villkoren för ansökningsomgången, eftersom detta skulle ifrågasätta utvärderingsresultaten och påverka likabehandlingen av sökande. Om en sökande gör ett misstag i fråga om något av kriterierna för upptagande till prövning eller behörighet, kan ett sådant misstag inte anses vara ett uppenbart skrivfel, eftersom underlåtenheten att uppfylla dessa kriterier i sig utgör ett skäl för att avslå en ansökan.

24. Kommissionen hävdade att klagandens misstag var ett medvetet val och inte kan betraktas som ett uppenbart skrivfel. Även om ombudsmannen medger att klaganden kunde ha agerat mer omsorgsfullt när den lämnade in sin ansökan, är ombudsmannen inte övertygad av kommissionens förklaring av följande skäl.

25. När det gäller klagandens avsikt anser ombudsmannen att kommissionens ståndpunkt inte är övertygande. Klaganden hade inget intresse av att lämna in en ansökan med en procentandel EU-finansiering som var högre än det högsta tillåtna beloppet enligt ansökningsomgången. Dessutom hade den inledningsvis använt den korrekta procentsatsen i konceptmeddelandet. Klagandens skrivelse av den 29 juli 2023 till delegationen visar inte att misstaget var avsiktligt. I denna skrivelse förklarade klaganden snarare varför den gjorde misstaget i den fullständiga ansökan, nämligen att den automatiskt använde samma procentandel som den hade använt i tidigare ansökningsomgångar (5 % medbidrag), vilket var kommissionens standardprocentsats för EU-finansiering som tillhandahölls i tidigare ansökningsomgångar. Det faktum att klaganden i denna skrivelse också uttryckte oro över den minskade procentandelen EU-finansiering bevisar inte på något sätt att misstaget var avsiktligt eller att det var klagandens ”standardpolicy” att föreslå ett medbidrag på 5 %.

26. Ombudsmannen anser att klagandens misstag, på grundval av kommissionens egna interna riktlinjer, borde ha betraktats som ett uppenbart skrivfel. Det var ett lätt igenkännligt misstag eftersom det inte var möjligt för en enhet att få EU-finansiering på mer än 90 %, och det motsade information som tidigare lämnats av klaganden i konceptmeddelandet. I motsats till vad kommissionen har påstått påverkade felet inte heller hela budgeten. I bidragsansökan beräknade klaganden alla kostnader oberoende av det mottagna EU-finansieringsbeloppet. Felet gällde endast en formel i ett budgetblad.[10]

27. Under alla omständigheter är uppenbara skrivfel inte begränsade till antal eller omfattning, och de är inte heller begränsade till fall där en sökande missförstår reglerna. I sina interna riktlinjer nämner kommissionen som exempel på uppenbara skrivfel det faktum att en sökande ansökte om ett bidrag som var högre än det högsta tillåtna beloppet enligt ansökningsomgången eller helt och hållet inte fyllde i bidragsbeloppet. Dessa situationer liknar den som är i fråga i förevarande mål.

28. Även om den högsta procentandelen EU-finansiering är ett formellt krav inom ramen för ansökningsomgången är det inte ett tillåtlighets- eller behörighetskriterium. Det faktum att en ansökan innehåller en siffra som inte uppfyller detta krav bör därför inte i sig vara ett skäl för att avslå ansökan. Att korrigera ett förslag för att säkerställa att procentandelen EU-finansiering överensstämmer med tröskelvärdet skulle inte väsentligt ändra ansökan, utan snarare vara en formalitet. Det är en administrativ kontroll som inte skulle ha någon inverkan på utvärderingen av ansökan. En korrigering av ett sådant fel skulle helt enkelt ha lett till en minskning av det begärda bidragsbeloppet. Även om procentandelen EU-finansiering ingick i ansökningsomgångens checklista för självstyrning, där det anges att eventuella fel i samband med de punkter som anges i checklistan kan leda till att ansökan avslås, måste kommissionen tillämpa denna checklista i enlighet med budgetförordningen, som ålägger den behöriga utanordnaren att korrigera eller söka förtydliganden om uppenbara skrivfel.

29. När det gäller kommissionens påstående att det inte finns någon skyldighet att begära förtydliganden eller korrigera uppenbara skrivfel noterar ombudsmannen att även om det i budgetförordningen anges att den upphandlande myndigheten ”får” korrigera uppenbara skrivfel, anges det i samma bestämmelse att den bör (ska) begära förtydliganden, utom i vederbörligen motiverade fall.[11] I kommissionens egna interna riktlinjer föreskrivs dessutom uttryckligen att den behöriga utanordnaren, i enlighet med principen om god förvaltningssed, måste begära att sökande lämnar uppgifter som saknas eller förtydliga styrkande handlingar som de underlåtit att tillhandahålla på grund av ett uppenbart skrivfel.

30. När det gäller varningsmeddelandet i onlineansökningssystemet noterar ombudsmannen att kommissionen inte med säkerhet kunde bekräfta innehållet i popupmeddelandet, som klaganden borde ha fått när den lämnade in sin ansökan. Under alla omständigheter konstaterar ombudsmannen, på grundval av kommissionens simulering, att varningsmeddelandet är ganska allmänt och inte tydligt anger att det finns ett fel i ansökan. Även om varningsmeddelandet hade varit tydligare och klaganden borde ha varit mer omsorgsfull när ansökan lämnades in, ändrar detta inte det faktum att kommissionen borde ha begärt förtydliganden eller korrigerat uppenbara skrivfel.

31. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionens underlåtenhet att be klaganden om förtydliganden och/eller att korrigera klagandens uppenbara skrivfel utgör ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen anser dock att det inte finns någon lämplig rekommendation att lämna när det gäller denna aspekt av klagomålet, eftersom det inte finns något som kommissionen i detta skede kan göra för att rätta till denna underlåtenhet. I synnerhet har bidraget tilldelats en annan enhet som har förvärvat rättigheter enligt bidragsavtalet.[12] Ombudsmannen noterar dock att underlåtenhet att korrigera eller begära förtydliganden för uppenbara skrivfel kan leda till att ansökningar av god kvalitet avslås av rent formella skäl, vilket inte ligger i EU:s ekonomiska intresse. Ombudsmannen kommer därför att föreslå förbättringar för att förhindra att en liknande situation uppstår i framtiden. Ombudsmannen kommer också att föreslå förbättringar i den fråga som tas upp i denna undersökning när det gäller det varningsmeddelande som utfärdas till sökande i det elektroniska ansökningssystemet. 

Hur delegationen hanterade den påstådda intressekonflikten

Argument som framförts till ombudsmannen

Av kommissionen

32. Kommissionen hävdade att det inte förelåg någon intressekonflikt i detta fall, eftersom kommissionen inte hade något direkt avtalsförhållande med experten i fråga och experten inte bedrev någon verksamhet med direkt anknytning till ansökningsomgången och inte deltog i utarbetandet av den.

33. Kommissionen förklarade att experten anställdes av en partnerorganisation som strategisk expert på kort sikt inom ramen för ett annat EU-finansierat projekt för att förbättra samhällsstyrningen i Afrikanska unionens medlemsstater. Projektet genomfördes av partnerorganisationen inom ramen för ett ”bidragsavtal” med kommissionen.

34. I detta sammanhang arbetade experten mellan december 2021 och mars 2022 med ett ”uppdrag för tekniskt bistånd” för att utveckla och utforma ett projekt som ska finansieras av EU för att stärka valprocesserna i Afrika. Experten utarbetade två dokument, ett ”årligt informationsblad” och en ”logisk ram”, som partnerorganisationen lämnade in till kommissionen. Kommissionen gjorde därefter en omfattande översyn av de dokument som låg till grund för utarbetandet av åtgärdsdokumentet ”Stöd till harmonisering av panafrikansk valkapacitet”. Detta dokument offentliggjordes som en bilaga till kommissionens genomförandebeslut från december 2022, som låg till grund för kommissionens beslut att inleda den aktuella ansökningsomgången.

35. Kommissionen betonade att det slutliga åtgärdsdokumentet skilde sig avsevärt från de dokument som experten tagit fram inom ramen för överenskommelsen om medverkan, särskilt när det gäller innehåll, längd, struktur och genomförandebestämmelser. Kommissionen hävdade dessutom att det hade gått lång tid mellan slutet på expertens arbete i mars 2022 och inledandet av ansökningsomgången i januari 2023.

36. Kommissionen noterade vidare att under samrådsförfarandet för utarbetandet av åtgärdsdokumentet hade alla sökande, inklusive klaganden, uppmanats att dela med sig av sina synpunkter för att säkerställa likabehandling av sökande.

37. Kommissionen förklarade att den, när den fattade beslutet att bevilja bidraget, inte kände till expertens påstådda inblandning i den utvalda sökanden. I synnerhet identifierade den utvalda sökanden inte experten i sin ansökan eller förklarade experten inblandad i sin försäkran på heder och samvete eller underrättade kommissionen om en potentiell intressekonflikt. Kommissionen uppgav att när klaganden väl hade tagit upp frågan med delegationen undersökte den frågan grundligt och fann att det inte förelåg någon intressekonflikt. Kommissionen kontaktade inte den utvalda sökanden för förtydliganden, eftersom den ansåg att expertens uppgifter inte gav upphov till farhågor om en intressekonflikt. Delegationens slutsatser ingick direkt i det skriftliga svar som klaganden mottog den 2 augusti 2023. Kommissionen bekräftade också att enheten i fråga tilldelades bidraget för del 2 i ansökningsomgången [13].

Av den klagande

38. Klaganden hävdade att kommissionen inte rimligen kunde hävda att den inte visste att experten var involverad i den utvalda sökanden, eftersom detta är offentlig information. Företaget hävdade vidare att kommissionen borde ha undersökt frågan grundligt innan den beviljade bidraget. Tribunalen påpekade att det av kommissionens svar inte fanns något som tydde på att så var fallet.  

39. Klaganden hävdade att dess påståenden gav upphov till farhågor om en potentiell intressekonflikt, som delegationen borde ha undersökt grundligt och eventuellt vidtagit åtgärder för att minska eventuella risker. Klaganden hävdade särskilt att delegationen borde ha undersökt förhållandet mellan experten och den utvalda sökanden och bedömt huruvida expertens arbete med ansökningsomgångens förberedande handlingar gav den en potentiell fördel, inbegripet privilegierad tillgång till information som inte är lika tillgänglig för andra sökande.

40. Klaganden hävdade dessutom att kommissionen inte rimligen kunde anse att samrådsförfarandet i tillräcklig utsträckning åtgärdade situationen och säkerställde likabehandling av sökande.

Ombudsmannens bedömning

41. Enligt budgetförordningen [14] ska en bidragssökande avvisas från ett tilldelningsförfarande om sökanden ”tidigare har deltagit i utarbetandet av handlingar som används i tilldelningsförfarandet om detta innebär ett åsidosättande av principen om likabehandling, inbegripet snedvridning av konkurrensen, som inte kan åtgärdas på annat sätt”. [15] Det ankommer på den bidragssökande att uppge för den upphandlande myndigheten om den befinner sig i den situation som avses ovan.[16]

42. Såsom kommissionen har förklarat, och vilket bekräftas av de handlingar som granskats av ombudsmannens undersökningsgrupp, hade den utvalda sökanden inte deklarerat någon potentiell intressekonflikt i förhållande till del 2 i ansökningsomgången och tog inte upp expertens namn i sin bidragsansökan. Det var först när klaganden tog upp frågan med delegationen genom en skrivelse av den 29 juli 2023 som delegationen fick kännedom om frågan.

43. Ombudsmannen noterar att delegationens bedömning, som svar på klaganden, begränsades till att förklara att ansökningsomgången ”förbereddes internt av projektledare för den europeiska delegationen vid AU” och att den därför ”inte [såg] att det förelåg någon intressekonflikt i detta fall”.[17] Det var endast inom ramen för ombudsmannens undersökning som kommissionen lämnade ytterligare förklaringar. Den noterade särskilt att experten inte hade något direkt avtalsförhållande med kommissionen och inte bedrev verksamhet med direkt anknytning till ansökningsomgången. Experten utarbetade i stället två dokument, som hade granskats ingående av kommissionen och som låg till grund för utarbetandet av åtgärdsdokumentet ”Stöd till harmoniseringen av den panafrikanska valkapaciteten”, på grundval av vilket den aktuella ansökningsomgången hade inletts.

44. Ombudsmannen anser dock att det faktum att experten inte hade något direkt avtalsförhållande med kommissionen inte borde ha hindrat kommissionen från att bedöma om expertens deltagande gav upphov till en potentiell intressekonflikt för den bidragssökande, i enlighet med budgetförordningen.

45. När det gäller expertens deltagande i utarbetandet av handlingar som används i tilldelningsförfarandet noterar ombudsmannen att det inte finns någon tydlig vägledning om vad som utgör ”handlingar som används i tilldelningsförfarandet”. Ombudsmannen anser att en restriktiv tolkning av artikel 141.1 c i budgetförordningen skulle strida mot syftet med denna bestämmelse, som syftar till att förhindra snedvridning av konkurrensen om en expert deltar i den förberedande fasen av en ansökningsomgång. Kärnbedömningen bör därför inte handla om huruvida det finns en direkt eller indirekt koppling mellan expertens uppgifter och tilldelningsdokumenten, utan om huruvida den information som experten inhämtade vid utförandet av dessa uppgifter potentiellt snedvridit konkurrensen och, om så är fallet, vilka korrigerande åtgärder som skulle kunna vidtas.

46. Efter att ha granskat de omtvistade handlingarna, och på grundval av kommissionens förklaring, konstaterar ombudsmannen att även om de handlingar som upprättats av experten inte direkt ingår i handlingarna i ansökningsomgången, finns det ett tydligt samband mellan dem. De dokument som utarbetats av experten är de första utkasten till dokument som kommissionen använde för att utarbeta ett åtgärdsdokument och som låg till grund för inbjudan att lämna förslag. Granskningen av handlingarna visade att kommissionens åtgärdsdokument är en vidareutveckling av expertens arbete.

47. På grundval av detta anser ombudsmannen att med tanke på att de handlingar som utarbetats av experten hade en tydlig koppling till ansökningsomgången i fråga borde detta åtminstone ha väckt farhågor om en potentiell intressekonflikt. Ombudsmannen anser därför att delegationens bedömning av huruvida det förelåg en potentiell intressekonflikt, såsom anges i svaret till klaganden, inte är tillfredsställande. Delegationen underlät att beakta kopplingen mellan expertens arbete och ansökningsomgången, eller att bedöma om expertens tidigare deltagande gav bidragssökanden en konkurrensfördel och/eller snedvred konkurrensen.

48. I sitt svar till ombudsmannen hävdade kommissionen att det inte förelåg någon snedvridning av konkurrensen eller otillbörlig fördel, eftersom åtgärdsdokumentet skilde sig avsevärt från de handlingar som den sakkunnige lagt fram, och att det har gått lång tid mellan den sakkunniges arbete och inledandet av förslagsinfordran.

49. Ombudsmannen är inte övertygad av kommissionens svar. Tiden mellan expertens arbete med projektet och offentliggörandet av ansökningsomgången (nio månader) var inte särskilt lång. Det finns inte heller något som tyder på att denna niomånadersperiod skulle ha minskat relevansen av den sakkunniges arbete.

50. Kommissionen underlät att bedöma huruvida expertens arbete med de handlingar som var kopplade till ansökningsomgången gav den utvalda sökanden en konkurrensfördel och/eller snedvred konkurrensen. Den omständigheten att kommissionen vidareutvecklade och väsentligt ändrade expertens ursprungliga utkast utesluter inte att den tilldelade enheten kan få tillgång till privilegierad information, vilket gav den en fördel när den formulerade sin ansökan. Eftersom experten arbetade för den utvalda sökanden kan han till exempel ha haft tillgång till ytterligare information eller erfarenhet från att utföra sådana uppgifter som inte skulle vara tillgängliga för andra bidragssökande.

51. När det gäller den samrådsprocess som kommissionen nämner anser ombudsmannen att detta är ett separat förfarande och att detta inte visar att den information som experten erhållit i samband med sitt arbete med de dokument som är kopplade till ansökningsomgången var lika tillgänglig för alla deltagare.

52. Även om delegationens bedömning av den potentiella intressekonflikten var bristfällig, kan ombudsmannen inte avgöra huruvida principen om likabehandling och/eller en snedvridning av konkurrensen faktiskt har åsidosatts i detta fall. Eftersom delegationen och kommissionen underlät att utreda ärendet finns det således inte tillräcklig information tillgänglig, till exempel om expertens uppgifter och ställning för den utvalda sökanden. Utöver delegationens svar till klaganden och de ytterligare argument som kommissionen lämnade i samband med ombudsmannens undersökning finns det inga handlingar i det inspekterade ärendet som styrker att kommissionen har gjort en grundlig bedömning av ärendet.

53. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionens underlåtenhet att på ett adekvat sätt bedöma klagandens påståenden om en potentiell intressekonflikt utgör ett administrativt missförhållande. Ombudsmannen anser dock att det inte finns någon lämplig rekommendation om denna aspekt av klagomålet eftersom bidraget redan har tilldelats och genomförs av den utvalda sökanden, som har förvärvat rättigheter enligt bidragsavtalet. Ombudsmannen kommer att lägga fram ett förslag i syfte att förhindra att en liknande situation uppstår i framtiden. 

Slutsatser

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsatser:

Kommissionen gjorde sig skyldig till ett administrativt missförhållande genom att underlåta att begära förtydliganden och korrigera klagandens uppenbara skrivfel.

Kommissionens underlåtenhet att på ett adekvat sätt bedöma klagandens påståenden om en potentiell intressekonflikt utgör ett administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Förslag till förbättringar

Om kommissionen upptäcker ett uppenbart skrivfel i en ansökan som lämnats in i samband med en ansökningsomgång bör den följa sina egna riktlinjer och begära förtydliganden och/eller rätta till felet för att undvika att en ansökan av god kvalitet avslås av rent formella skäl.

Kommissionen bör göra varningsmeddelandena i det elektroniska ansökningssystemet tydligare, så att de sökande tydligt kan identifiera problem med sin ansökan innan de lämnar in den.

I enlighet med budgetförordningen bör kommissionen se till att den, om den får kännedom om en potentiell intressekonflikt i en ansökningsomgång, på lämpligt sätt undersöker påståendena i detta avseende. Detta inbegriper en bedömning av huruvida en expert arbete, som är direkt eller indirekt kopplat till en ansökningsomgång, har gett en bidragssökande en fördel eller snedvridit konkurrensen.

Teresa Anjinho
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 7 november 2025

 

[1] EuropeAid/176172/DD/ACT/Multi ”Stödja harmoniseringen av panafrikansk valkapacitet”: https://ec.europa.eu/info/funding-tenders/opportunities/portal/screen/opportunities/prospect-details/176172PROSPECTSEN?keywords=EuropeAid%2F176172%2FDD%2FACT%2FMulti

[2] Enligt inbjudan att lämna förslag till EU-finansiering bör det begärda EU-bidraget anges som en procentandel av de totala stödberättigande kostnaderna och får inte överstiga den högsta tillåtna procentandelen.

[3] I avsnitt 1.3 i riktlinjerna föreskrevs följande: ”Bidrag som söks inom ramen för denna förslagsinfordran får inte överstiga den högsta procentandel av de totala bidragsberättigande kostnaderna för åtgärden som är lägre än Högst 90 % av de totala stödberättigande kostnaderna för åtgärden (se även avsnitt 2.1.4).”

[4] Checklistan innehöll ”13. Det begärda EU-bidraget (beloppet) är lika med eller lägre än det högsta tillåtna beloppet i avsnitt 1.3 i riktlinjerna.”

[5] Tillämpligt vid den aktuella tidpunkten: Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2018/1046 av den 18 juli 2018 om finansiella regler för unionens allmänna budget: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng, En omarbetning av denna förordning finns nu tillgänglig: Europaparlamentets och rådets förordning (EU, Euratom) 2024/2509 av den 23 september 2024 om finansiella regler för unionens allmänna budget: https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2018/1046/oj/eng.

[6] Artikel 151 i förordning 2018/1046.

[7] Kommissionens företrädare hänvisade till domstolens dom av den 10 oktober 2013 i mål C-336/12, Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser mot Manova A/S, punkt 40: https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=C-336/12&language=EN

[8] I artikel 151 i förordning 2018/1046 föreskrivs följande: ”Den behöriga utanordnaren får korrigera uppenbara skrivfel i ansökningshandlingarna efter det att deltagaren har bekräftat den avsedda korrigeringen. Om en deltagare underlåter att lägga fram bevis eller göra uttalanden ska utvärderingskommittén eller, i förekommande fall, den behöriga utanordnaren, utom i vederbörligen motiverade fall, uppmana deltagaren att lämna den information som saknas eller att förtydliga styrkande handlingar. Sådan information, sådana förtydliganden eller sådana bekräftelser får inte väsentligt ändra ansökningshandlingarna.”

[9] Inklusive upphandling och bidrag för Europeiska unionens yttre åtgärder – en praktisk vägledning (PRAG)

Avsnitt 6.5.8.2.2: https://wikis.ec.europa.eu/spaces/ExactExternalWiki/pages/152798604/ePRAG och andra interna vägledningsdokument från kommissionen.  

[10] I bladet ”förväntade finansieringskällor”.

[11] Artikel 151 i förordning 2018/1046.

[12] Beslut om beviljande av bidrag offentliggjort den 12 januari 2024.

[13] Beslut om beviljande av bidrag offentliggjordes den 12 januari 2024.

[14] Artikel 141.1 c i förordning 2018/1046.

[15] Detta återspeglas också i punkt 2.6.10.1.2 i den praktiska handledningen.

[16] Artikel 137 i förordning 2018/1046.

[17] Se punkt 5 i beslutet om delegationens svar av den 2 augusti 2023.