Strasbourg den 14 december 2005

Bäste herr F.,

Den 16 mars 2004 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om påstådd bristfällig förvaltning av direktören för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (EUMC).

Den 3 maj 2004 vidarebefordrade jag klagomålet till direktören för EUMC. EUMC avgav sitt yttrande den 19 juli 2004. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 22 september 2004.

Era synpunkter tydde på ett missförstånd i ärendet och jag beslutade därför att genomföra ytterligare undersökningar den 11 oktober 2004 genom en skrivelse till EUMC. EUMC skickade mig sitt svar på mina ytterligare förfrågningar den 10 november 2004 och jag vidarebefordrade det till er. Genom en skrivelse av den 6 december 2004 meddelade ni mig att ni inte hade några ytterligare kommentarer att tillägga.

Den 18 april 2005 beslutade jag att genomföra ytterligare undersökningar och informerade er om detta. EUMC översände sitt svar till mig den 23 juni 2005 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Jag har inte fått några synpunkter från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att genomföra dessa undersökningar.

Klagomålet

Klagomålet lämnades in i mars 2004 av chefen för enheten för forskning och datainsamling vid Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (EUMC) i Wien.

Den 5 januari 2004 hade klaganden lämnat in följande begäran till ordföranden för EUMC:s styrelse:

”Jag vill härmed rapportera att EUMC:s direktör sedan flera månader undanhåller mig viktig information, kringgår mig med annan personal och även mobbar mig. Det får mig att tro att jag inte längre njuter av hela hennes självförtroende. Under sådana omständigheter kan jag inte garantera mina uppgifter som enhetschef på lämpligt sätt. Av dessa skäl beslutade jag att inte begära en förlängning av mitt kontrakt, som löper ut den 15 maj 2004. Jag skulle dock vilja få min nuvarande ställning vid EUMC klarlagd och få rättvis behandling, vilket inte är möjligt endast i samverkan med direktören. Jag ber er därför att snarast sammankalla EUMC:s disciplinnämnd [...]".

Styrelsens ordförande bad klaganden att klargöra sina påståenden. Den klagande skickade en annan skrivelse till styrelsen den 16 januari 2004, i vilken han redogjorde för sina påståenden i detalj. Det rör sig sammanfattningsvis om följande:

(1) "EUMC:s direktör undanhöll information från mig"

a) Direktören hade undertecknat ett avtal om en rapport med en annan person utan att informera den klagande om detta, trots att den klagande nämndes som ansvarig för rapporten.

b) Direktören hade beordrat att ett belopp skulle överföras till en av de budgetposter som den klagande ansvarade för, men utan att informera den klagande om denna överföring.

c) Direktören hade inte involverat klaganden i de slutliga diskussionerna om en anbudsinfordran, trots att han hade nämnts som ansvarig för projektet.

d) Direktören för EUMC hade skickat klaganden ett e-postmeddelande den 9 januari 2004 kl. 9.21 med information om att han kunde delta i ett möte kl. 10.00. Hon hade ingen agenda. Andra anställda hade fått dagordningen dagen innan.

(2) "EUMC gick förbi mig"

a) Direktören hade sammankallat till möten med personalen vid klagandens enhet utan att bjuda in eller ens informera honom.

b) Direktören hade sammankallat möten med experter med anknytning till klagandens enhet utan att informera honom.

c) Direktören hade gett instruktioner till medlemmarna i den klagandes enhet utan att informera honom.

(3) "EUMC mobbade mig"

a) Direktören hade censurerat ett papper som han hade förberett på ett projekt.

b) Direktören hade inte gett klaganden stöd till ett Phare-projekt som han framgångsrikt hade inlett.

c) Direktören hade i flera fall avslagit klagandens begäran om tjänsteresor.

d) Vid ett möte hade direktören skickat handskrivna anteckningar till honom under ett möte och sagt åt honom att avsluta sin presentation. Vid ett annat möte hade direktören klandrat klaganden för att inte ha låtit henne tala. Den klagande hade omedelbart gått över stolen till henne.

Klaganden skickade en kopia av sin skrivelse till EUMC:s direktör, som den 28 januari 2004 tog upp klagandens ovanstående punkter i en skrivelse till styrelsen. Hon tog kortfattat upp klagandens påståenden på följande sätt:

När det gäller klagandens påstående 1 a hade klaganden alltid hållits informerad om den berörda rapporten, antingen muntligen eller via e-post. Direktören hänvisade till innehållet i flera e-postmeddelanden och mötesprotokoll. När det gäller det faktum att klaganden hade nämnts som ansvarig person noterade direktören att det övergripande ansvaret alltid låg hos henne och att klaganden av formella skäl måste kallas ansvarig person.

När det gäller påstående 1 b hade klaganden informerats på ett korrekt sätt och i god tid om överföringen av pengar i ett e-postmeddelande från budgettjänstemannen (direktören bifogade en kopia av e-postmeddelandet).

När det gäller påstående 1 c hade klaganden varit aktivt involverad i projektet från början (möten, diskussioner osv.). Direktören hänvisade till ett e-postmeddelande och till mötesprotokoll, av vilka hon bifogade kopior.

Direktören tog inte upp klagandens synpunkter på mötet den 9 januari 2004.

När det gäller klagandens punkter under den andra rubriken ovan hänvisade direktören till sina punkter avseende den första rubriken ovan.

När det gäller den tredje rubriken gjorde direktören följande kommentarer:

3 a) Det papper som direktören hade fått var otillräckligt och hon hade därför tagit över en del av arbetet med att färdigställa papperet.

(3)(b) Den klagandes kommentar om Phare-projektet var osann och orättvis mot de övriga anställda som hade arbetat mycket hårt för att förverkliga projektet. Direktören bifogade en kopia av EUMC:s beslut om det berörda Phare-projektet, som visade att flera andra anställda hade varit inblandade.

3 c) Direktören ansvarar för att behandla begäranden om uppdrag mot bakgrund av EUMC:s intressen. Direktören hade ansett att det låg mer i EUMC:s intresse att klaganden arbetade vid EUMC i stället för att genomföra de föreslagna uppdragen.

(3)(d) Det möte under vilket klaganden hade ombetts att avsluta sin presentation i tid hade letts av K., som var den person som hade skickat meddelandena. Direktören höll med K. om att dessa meddelanden kunde vidarebefordras till klaganden, vars presentation inte hade fokuserats. Vid det andra ovannämnda mötet hade direktören informerat klaganden om att hon ville besvara en nyckelfråga som ställdes under mötet. Klaganden hade inte följt hennes begäran, men hade svarat på ett sätt som inte överensstämde med direktörens synpunkter. Direktören förklarade att det var oacceptabelt för henne att en anställd avslog hennes begäran om att klargöra en situation och talade på egen hand, och att detta i själva verket var ett skäl för ett disciplinärt förfarande.

Ytterligare korrespondens följde, där klaganden och EUMC:s direktör lämnade mer detaljerade argument till styrelsen.

Vid ett möte som ägde rum den 2–3 februari 2004 inrättade EUMC:s styrelse en kommitté (nedan kallad undersökningskommittén) för att undersöka klagandens klagomål av den 5 januari 2004. Kommittén undersökte två frågor som den hade identifierat på grundval av klagandens begäran: i) personliga klagomål och ii) påståenden om dålig förvaltning och administrativa missförhållanden. Kommittén granskade den klagandes och direktörens skriftliga och muntliga uttalanden.

På grundval av undersökningskommitténs slutsatser drog styrelsen den 5 mars 2004 slutsatsen att ”det inte fanns tillräckliga bevis för att motivera en disciplinnämnd mot direktören för antingen de personliga klagomål som framförts eller påståendena om dålig förvaltning och administrativa missförhållanden [...] Direktören har besvarat alla anklagelser och lämnat en välgrundad förklaring för att vederlägga varje påstående. Ett fall av administrativa missförhållanden kan inte tas upp. Nämnden noterade dock att "även om [klagandens] personliga klagomål inte motiverar en utredning av en disciplinnämnd, erkänner granskningen att deras kumulativa karaktär indikerar en extremt spänd arbetsatmosfär mellan direktören och [klaganden]."

När det gäller påståendena om dålig förvaltning och administrativa missförhållanden drog styrelsen också slutsatsen att dessa påståenden inte motiverade att en disciplinnämnd sammankallades mot EUMC:s direktör. Det noterade dock också att "[...] vissa av direktörens förklaringar, liksom arten av de avgifter som gjorts, tyder på vissa olämpliga förvaltningsmetoder. Det är uppenbart att förvaltningsförfarandena skulle kunna förbättras genom att öka insynen samt personalens deltagande och inkludering. Det verkar också råda en viss brist på mer långsiktiga förfaranden för strategisk planering, risk- och konsekvensbedömning. Styrelsen uppmanade EUMC:s direktör att fortlöpande se över och förfina förfarandena för organisatorisk förvaltning.

Nämnden noterade också att det inte verkade finnas något effektivt och erkänt klagomålsförfarande som var tydligt för personalen.

I sitt klagomål till ombudsmannen framförde klaganden följande påståenden och påståenden:

Klaganden hävdade att EUMC:s direktör hade mobbat honom, kringgått honom till förmån för annan personal och inte gett honom tillräckligt med information för att han skulle kunna fullgöra sin roll som enhetschef.

Klaganden hävdade att en disciplinnämnd borde sammankallas för att diskutera hans klagomål mot EUMC:s direktör.

När det gäller hans påstående påpekade klaganden att den undersökningskommitté som hade undersökt hans begäran om ett disciplinärt förfarande inte hade tillåtit honom att kommentera direktörens slutliga uttalande och att det hade funnits en intressekonflikt i att en ledamot av undersökningskommittén, efter klagandens begäran, hade ansökt om klagandens tjänst vid EUMC.

Mot bakgrund av styrelsens slutsats att det inte föreföll finnas något effektivt och erkänt klagomålsförfarande som var tydligt för personalen beslutade ombudsmannen att det inte skulle vara motiverat att avslå klagomålet på grundval av artikel 2.8 i Europeiska ombudsmannens stadga (1).

Frågeställningen

EUMC:s yttrande

Klagomålet skickades till EUMC för yttrande. I sitt yttrande uppgav EUMC att man ansåg att klagandens påståenden var ogrundade och grundade sig på missförstånd eller feltolkningar. EUMC:s yttrande innehöll en skrivelse från styrelsens ordförande, som EUMC:s direktör hade begärt ett uttalande om detta klagomål. I denna skrivelse gav ordföranden en översikt över hur undersökningskommittén hade genomfört sin undersökning av klagandens klagomål och påståenden i hans begäran av den 5 januari 2004, och betonade särskilt att båda parter hade fått möjlighet att framföra sina synpunkter och ta del av den andra partens ståndpunkt.

I sitt yttrande noterade EUMC vidare att klaganden hade klagat direkt till ombudsmannen utan att utnyttja sin rätt till prövning enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. EUMC förklarade att detta förfarande är tillämpligt på EUMC.

EUMC noterade också att klagandens anställningsavtal hade löpt ut den 15 maj 2004.

Klagandens synpunkter

EUMC:s yttrande översändes till klaganden för synpunkter.

I sina synpunkter uppgav klaganden att hans begäran till styrelsen av den 5 januari 2004 var en begäran om ett disciplinärt förfarande mot honom själv, inte mot direktören för EUMC. Klaganden förklarade att detta bör ses mot bakgrund av traditionen med österrikiska tjänstemän, som ibland begär ett disciplinärt förfarande mot sig själva när de vill få sitt ärende behandlat. Klaganden uppgav att han inte ansåg att han kunde ha använt sig av något annat internt prövningsförfarande. Klaganden vidhöll också sina påståenden och upprepade sin kommentar att det hade förekommit en intressekonflikt vid bedömningen av hans begäran om ett disciplinärt förfarande på grund av att en ledamot av nämndens undersökningskommitté hade ansökt om hans tjänst.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av EUMC:s yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga med avseende på vad som föreföll vara ett missförstånd i fråga om det förfarande som klaganden begärde den 5 januari 2004. Ombudsmannen skrev därför till EUMC och bad om dess synpunkter i frågan.

EUMC:s svar

I sitt svar uppgav EUMC att klagandens begäran av den 5 januari 2004 om ett disciplinärt förfarande endast kunde förstås som ett disciplinärt förfarande mot EUMC:s direktör, inte mot klaganden själv. Kommissionen noterade också att det var svårt att förstå varför klaganden hade väntat så länge med att avslöja detta påstådda missförstånd.

EUMC bifogade dessutom en kopia av dokumentet "EUMC Human Resources Policy" från oktober 2004. Dokumentet innehöll en detaljerad sammanfattning av följande frågor: Intern organisation, rekrytering, karriärutveckling, yrkesliv, intern kommunikation och framtidsutsikter. Kategorin Framtidsutsikter innehöll en underkategori med titeln Team-Building and consistent approach, som förklarades på följande sätt: "EUMC planerar att anordna utbildning i ledningsgruppen i slutet av 2004 för att uppnå höga ledningsstandarder, stödja teambyggande, vara tydlig och konsekvent inom och utanför EUMC och följa en personalpolitik på alla ledningsnivåer. En motsvarande anbudsinfordran har redan genomförts och utvärderats.

Klagandens synpunkter

EUMC:s kommentarer skickades till klaganden, från vilken ombudsmannen inte fick några synpunkter.

Ytterligare förfrågningar

Ombudsmannen beslutade därefter att ytterligare undersökningar var nödvändiga och den 18 april 2005 ombads EUMC att svara på följande frågor:

(1) Av klagomålet och synpunkterna föreföll klaganden anse a) att han inte hade tillåtits kommentera det slutliga uttalandet från direktören för EUMC och b) att det hade förekommit en intressekonflikt i och med att en ledamot av den undersökningskommitté som utredde hans ärende hade ansökt om sin tjänst vid EUMC. Ombudsmannen beslutade att dessa punkter skulle behandlas som separata påståenden i denna undersökning, och EUMC ombads därför att lämna ett yttrande om dessa aspekter av ärendet.

(2) I sina slutsatser av den 5 mars 2004 framförde EUMC:s styrelse följande iakttagelser: ”Det står klart att förvaltningsförfarandena skulle kunna förbättras genom att öka insynen samt personalens deltagande och inkludering. Det verkar också råda en viss brist på mer långsiktiga förfaranden för strategisk planering, risk- och konsekvensbedömning. Det framgick inte klart av EUMC:s yttranden i denna undersökning huruvida a) EUMC hade godtagit dessa iakttagelser och b) om så var fallet, huruvida den hade vidtagit korrigerande åtgärder i detta avseende. Eftersom denna fråga kan vara relevant för bedömningen av klagandens påståenden ombads EUMC därför att även lämna information i denna fråga.

EUMC:s svar

Den 23 juni 2005 översände EUMC följande kommentarer till ombudsmannen:

När det gäller påståendet att klaganden inte hade tillåtits kommentera det slutliga uttalandet från direktören för EUMC upprepade EUMC att klagandens klagomål av den 5 januari 2004 hade uppfattats som ett påstående om att ett disciplinärt förfarande skulle inledas mot direktören för EUMC (och inte mot klaganden själv). Eftersom disciplinära förfaranden kan äventyra en persons integritet och sociala ställning omfattas sådana förfaranden av sekretess. I artikel 6 i bilaga II till tjänsteföreskrifterna, som var i kraft vid den tidpunkten, föreskrevs uttryckligen denna tystnadsplikt.

I en skrivelse av den 15 juni 2004 till EUMC:s direktör förklarade ordföranden för EUMC:s styrelse i detalj hur styrelsen hade informerat sig om ärendet. Ordföranden såg sammanfattningsvis till att båda parter hade fått tillgång till varandras krav och synpunkter i alla skeden av processen.

Även om klaganden inte hade tillgång till samtliga handlingar i det disciplinära förfarandet, skulle detta således omfattas av principen om sekretess för disciplinära förfaranden.

När det gäller påståendet att det förelåg en intressekonflikt på grund av att en medlem av den grupp som prövade hans ärende, efter klagandens begäran, hade ansökt om sin tjänst vid EUMC, bekräftade EUMC att den berörda tjänstemannen, S., hade varit medlem av den undersökningskommitté som prövade klagandens klagomål av den 5 januari 2004. Som klaganden själv skrev i sin skrivelse av den 22 september 2004 deltog S emellertid inte i undersökningsuppdraget.

I det senare rekryteringsförfarandet avseende tjänsten som chef för enheten för forskning och nätverk föreslog urvalskommittén, i vilken även en extern ledamot ingick, den 3 maj 2004 att någon annan än S skulle anställas. S. Den sistnämnde hade inte fått tillräckligt med poäng för att komma i fråga för reservlistan, och han erbjöds därför inte tjänsten. Han gynnades således inte på något sätt av resultatet av det disciplinära förfarandet i fråga.

Klaganden hade dessutom själv beslutat att inte begära att hans anställningsavtal skulle förnyas innan han begärde att disciplinnämnden skulle sammankallas. S. hade således ingen roll i klagandens beslut att inte begära att hans anställningsavtal skulle förnyas.

När det gäller slutsatserna från EUMC:s styrelse av den 5 mars 2004 uppgav EUMC att det inte hade godtagit dessa slutsatser. EUMC hade dock konstaterat att styrelsen behövde mer information om befintliga förvaltningsförfaranden som syftar till att öka insynen, inbegripa personal, strategisk planering samt risk- och konsekvensbedömning. Vid ett senare möte med styrelsen hade EUMC:s direktör presenterat EUMC:s interna förvaltningsaspekter för att tillgodose detta upplevda behov av att bättre informera styrelsen.

EUMC förbättrade kontinuerligt sin interna organisation och personalpolitik. Den hade gjort stora ansträngningar för att förbättra sin organisation, t.ex. genom utbildning av ledningsgrupper, genomförande av 24 normer för intern kontroll, rekrytering av en internrevisionskapacitet och utveckling av nyckelförfaranden.

Klagandens synpunkter

EUMC:s svar skickades till klaganden, från vilken ombudsmannen inte fick några synpunkter.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Klagomålet lämnades in av en enhetschef vid Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (EUMC). Den 5 januari 2004 bad klaganden ordföranden för EUMC:s styrelse att sammankalla en disciplinnämnd för att ge honom möjlighet att få sitt ärende behandlat. EUMC:s styrelse inrättade en kommitté (nedan kallad granskningskommittén) för att undersöka om det skulle vara relevant att inrätta en disciplinnämnd. Den 5 mars 2004 informerade ordföranden för EUMC:s styrelse den klagande om att styrelsen, efter granskningskommitténs granskning av ärendet, hade beslutat att avslå den klagandes begäran. I sina slutsatser konstaterade nämnden att tre kategorier av påståenden hade identifierats, nämligen ”innehållande av information”, ”kringgående” och ”mobbning”, och att var och en av dessa kategorier av påståenden innehöll ett antal fordringar. Alla fordringar rör relativt små incidenter som tenderar att inträffa inom de flesta administrativa system utan att nödvändigtvis uppfattas som klagomål. ”I synnerhet under intervjuerna stod det klart att många incidenter som ledde till [klagandens] påståenden grundade sig på missförstånd, antingen i fråga om kommunikation eller olika uppfattningar om roller och ansvarsområden”. "De återstående incidenter som påståendena avser har utförligt förklarats av direktören för att inte motivera ytterligare granskning". "Även om de personliga klagomål som [klaganden] har tagit upp inte motiverar en utredning av en disciplinnämnd, erkänns det i översynen att deras kumulativa karaktär tyder på en extremt spänd arbetsmiljö mellan [EUMC:s] direktör och [klaganden]". Nämnden noterade vidare att granskningen av klagandens påståenden hade avslöjat vissa olämpliga förvaltningsmetoder och uppmanade därför direktören att förbättra förvaltningsmetoderna. Nämnden noterade också att det inte verkade finnas något effektivt och erkänt klagomålsförfarande som var tydligt för personalen.

1.2 I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att EUMC:s direktör hade mobbat honom, kringgått honom till förmån för annan personal och inte gett honom tillräckligt med information för att han skulle kunna fullgöra sin roll som enhetschef. Han begärde att en disciplinnämnd skulle sammankallas för att diskutera hans klagomål mot EUMC:s direktör.

1.3 I sitt yttrande avvisade EUMC klagandens påståenden och uppgav att de grundade sig på missförstånd och/eller feltolkningar. EUMC noterade vidare att klaganden hade klagat direkt till ombudsmannen utan att utnyttja sin rätt till prövning enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna.

1.4 I sina synpunkter vidhöll klaganden sina påståenden. Han angav även att det disciplinära förfarande som han hade begärt utgjorde ett disciplinärt förfarande mot honom själv, inte mot direktören för EUMC. Klaganden förklarade att detta bör ses mot bakgrund av traditionen med österrikiska tjänstemän, som ibland begär ett disciplinärt förfarande mot sig själva när de vill få sitt ärende behandlat. Klaganden uppgav att han inte ansåg att han kunde ha använt sig av något annat internt prövningsförfarande. Ombudsmannen gjorde därför ytterligare undersökningar för att klargöra denna punkt. I sitt svar uppgav EUMC att det endast kunde tolka klagandens begäran om ett disciplinärt förfarande som en begäran om ett disciplinärt förfarande mot EUMC:s direktör. Klaganden har inte lämnat några ytterligare synpunkter för att klargöra frågan.

1.5 Parternas yttranden i detta mål gör det nödvändigt att ta upp två frågor i dessa inledande anmärkningar. Den första gäller ombudsmannens beslut att ta upp detta klagomål till prövning. Den andra gäller karaktären på den klagandes begäran av den 5 januari 2004 till styrelsen.

1.6 Ombudsmannen påpekar att det i artikel 11 i rådets förordning om inrättande av ett europeiskt centrum för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (2) föreskrivs att centrumets personal "skall omfattas av de förordningar och regler som gäller för tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna". Ombudsmannen tolkar därför EUMC:s hänvisning till artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna som att EUMC tillämpar artikel 46 i de föreskrifter och regler som är tillämpliga på tjänstemän och övriga anställda i Europeiska gemenskaperna, där det föreskrivs att avdelning VII i tjänsteföreskrifterna, som rör överklaganden, ska tillämpas på motsvarande sätt. När det gäller beslutet att klagomålet i fråga kunde tas upp till prövning påpekar ombudsmannen att det meddelande som skickades till klaganden den 5 mars 2004 (se ovan) och som bifogades klagomålet innehöll uttalandet från EUMC:s styrelse om att "det inte föreföll finnas något effektivt och erkänt klagomålsförfarande som var tydligt för personalen [vid EUMC]". Det var på grundval av detta som ombudsmannen beslutade att det inte skulle vara lämpligt att avvisa klagomålet på grundval av artikel 2.8 i Europeiska ombudsmannens stadga (3). Mot bakgrund av ovanstående finner ombudsmannen ingen anledning att ändra sitt beslut om huruvida klagomålet kan tas upp till prövning.

1.7 När det gäller frågan om arten av den klagandes begäran om ett disciplinärt förfarande noterar ombudsmannen att det verkar råda oenighet mellan EUMC och den klagande om vilket disciplinärt förfarande denne faktiskt begärde i sin skrivelse av den 5 januari 2004 till EUMC:s styrelse. Detta framgick dock först av klagandens synpunkter, som lämnades in den 22 september 2004. Ombudsmannens ytterligare undersökningar för att klargöra denna fråga har endast visat att missförståndet kvarstår och att klaganden i huvudsak anser att syftet med styrelsens granskning av hans begäran av den 5 januari 2004 var helt annorlunda än det han hade i åtanke.

1.8 Det bör noteras att ombudsmannen när han inledde sin undersökning av detta klagomål också uppfattade klagandens begäran av den 5 januari 2004 som en begäran om ett disciplinärt förfarande mot EUMC:s direktör. Efter att på nytt ha granskat klagandens begäran av den 5 januari 2004 och med beaktande av EUMC:s anmärkningar i denna fråga anser ombudsmannen att EUMC:s tolkning av denna begäran var rimlig.

1.9 Ombudsmannen påpekar vidare att det var på grundval av denna tolkning av klagomålet som ombudsmannen identifierade klagandens påståenden och i synnerhet hans påstående att "en disciplinnämnd bör sammankallas för att diskutera hans klagomål mot EUMC:s direktör". Med tanke på att det disciplinära förfarande som avses i detta yrkande förefaller skilja sig från det som klaganden själv hade i åtanke, skulle det inte vara lämpligt för ombudsmannen att ompröva detta yrkande inom ramen för denna undersökning. När det gäller klagandens påståenden anser ombudsmannen att dessa kan avskiljas från ovanstående påstående och kommer därför att undersökas i sak.

2 Anklagelserna om mobbning, kringgående och underlåtenhet att tillhandahålla information

2.1 Den klagandes påståenden - att EUMC:s direktör hade mobbat honom, kringgått honom till förmån för annan personal och inte gett honom tillräckligt med information för att han skulle kunna fullgöra sin roll som enhetschef - hade avvisats av EUMC. Klagandens påståenden hade redan varit föremål för en bedömning av EUMC:s styrelse, såsom beskrivs i detalj ovan.

2.2 När det gäller klagandens påstående att EUMC:s direktör hade mobbat honom, kringgått honom till förmån för annan personal och inte gett honom tillräckligt med information för att han skulle kunna fullgöra sin roll som enhetschef, noterar ombudsmannen först innehållet i skrivelserna av den 16 och 28 januari 2004 till styrelsen från klaganden respektive EUMC:s direktör. I sin skrivelse av den 16 januari 2004 redogjorde klaganden utförligt för sina påståenden.

2.3 Klaganden skickade en kopia av sin skrivelse till EUMC:s direktör, som den 28 januari 2004 tog upp klagandens synpunkter i ovannämnda skrivelse till styrelsen.

2.4 I sitt beslut, som meddelades klaganden den 5 mars 2004, drog styrelsen slutsatsen att klagandens påståenden rörde relativt små incidenter som tenderar att inträffa inom de flesta administrativa system "utan att nödvändigtvis uppfattas som klagomål ". Den konstaterade att det var uppenbart att många av de incidenter som hade lett till påståendena grundade sig på missförstånd, antingen i fråga om kommunikation eller en avvikande förståelse av roller och ansvarsområden, och att de övriga berörda incidenterna hade förklarats på ett tillfredsställande sätt av direktören för att inte motivera ytterligare undersökning. På grundval av dessa överväganden beslutade styrelsen därför att inte inleda ett disciplinärt förfarande mot EUMC:s direktör.

2.5 Eftersom beslutet om att inleda ett disciplinärt förfarande fattas av tillsättningsmyndigheten för den berörda gemenskapsinstitutionen eller det berörda gemenskapsorganet (4) och inte kan ersättas av ombudsmannen, är ombudsmannens prövning av de slutsatser som ligger till grund för ett sådant beslut begränsad till en bedömning av huruvida dessa slutsatser var behäftade med uppenbart oriktiga bedömningar. Ombudsmannens granskning av resultaten från EUMC:s styrelse i detta fall är begränsad i enlighet med detta.

2.6 Ombudsmannen anser att han inte har fått någon bevisning som gör det möjligt för honom att dra slutsatsen att det förekommit några uppenbara bedömningsfel när det gäller slutsatserna från EUMC:s styrelse. Ombudsmannen kan därför inte finna några administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

3 Påstående om att klaganden inte har getts tillfälle att yttra sig

3.1 I ytterligare undersökningar bad ombudsmannen EUMC att avge ett yttrande om klagandens påstående att han inte hade tillåtits kommentera det slutliga uttalandet från EUMC:s direktör.

3.2 I sitt yttrande upprepade EUMC att klagandens klagomål av den 5 januari 2004 hade uppfattats som ett påstående om att ett disciplinärt förfarande skulle inledas mot direktören för EUMC (dvs. inte mot klaganden själv). Eftersom disciplinära förfaranden kan äventyra en persons integritet och sociala ställning omfattas sådana förfaranden av sekretess. I artikel 6 i bilaga II till tjänsteföreskrifterna, som var i kraft vid den tidpunkten, föreskrevs uttryckligen denna tystnadsplikt. I en skrivelse av den 15 juni 2004 till EUMC:s direktör förklarade ordföranden för EUMC:s styrelse i detalj hur utredningen av klagomålet hade genomförts. Ordföranden såg sammanfattningsvis till att båda parter hade fått tillgång till varandras krav och synpunkter i alla skeden av processen.

3.3 Ombudsmannen fick inga synpunkter från klaganden på EUMC:s yttrande.

3.4 Det påstående som lades fram för EUMC för yttrande formulerades på grundval av klagandens uttalande att "[...] jag inte fick möjlighet att se eller kommentera direktörens svar innan [...] kommittén avslutade ärendet".

3.5 Enligt uppgifterna i EUMC:s yttrande sammankallades ingen disciplinkommitté som svar på klagandens klagomål av den 5 januari 2004 till EUMC:s styrelse. Den sekretessregel som EUMC har hänvisat till förefaller således inte vara tillämplig på omständigheterna i förevarande mål, som avser en preliminär utredning av yrkandet om att en disciplinkommitté ska sammankallas.

3.6 Dessutom innehöll skrivelsen av den 15 juni 2004 från ordföranden för EUMC:s styrelse till EUMC:s direktör en redogörelse för det förfarande och de arbetsmetoder som tillämpats för att granska klagandens begäran. Ordföranden förklarade att ”[b]åda parter gavs tillgång till varandras påståenden och kommentarer i alla skeden av processen, och båda uppmanades att lämna in sina kommentarer och svar till direktionen. Nämnden beaktade alla bevis och fattade ett slutligt beslut först när den var övertygad om att alla bevis hade lagts fram och beaktats.

3.7 Ombudsmannen noterar att den berörda institutionen har ett utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller hur den ska genomföra sin undersökning av typen av begäran i fråga, med förbehåll för skyldigheten att omsorgsfullt och opartiskt undersöka alla relevanta aspekter av det enskilda fallet (5). I det aktuella fallet innebar denna skyldighet, såsom styrelsen själv föreslog i sin ovannämnda skrivelse av den 15 juni 2004, att den klagande skulle få tillgång till direktörens påståenden och synpunkter i alla skeden av förfarandet och uppmanas att lämna synpunkter. För att fullt ut respektera denna skyldighet skulle det därför ha varit nödvändigt att förse den klagande med direktörens redogörelse för sina påståenden innan undersökningen avslutades. Ombudsmannen har inte mottagit några konkreta bevis som vederlägger klagandens påstående att detta inte gjordes.

3.8 Mot bakgrund av ovanstående verkar det som om klaganden inte gavs möjlighet att kommentera direktörens uttalanden om sina påståenden innan undersökningen avslutades, vilket utgjorde ett administrativt missförhållande. En kritisk anmärkning görs nedan.

4 Påstående om intressekonflikt

4.1 Klaganden hävdade att det förelåg en intressekonflikt eftersom en ledamot, S., i den undersökningskommitté som utredde hans klagomål, på uppdrag av EUMC:s styrelse, hade ansökt om klagandens tjänst vid EUMC.

4.2 I sitt yttrande bekräftade EUMC att den berörda tjänstemannen hade varit ledamot i den verkställande kommitté som utredde klagandens klagomål av den 5 januari 2004. S. hade dock inte deltagit i undersökningsuppdraget. I det efterföljande rekryteringsförfarandet avseende tjänsten som chef för enheten för forskning och nätverk föreslog uttagningskommittén, som även omfattade en extern ledamot, den 3 maj 2004 att någon annan än S skulle anställas. Han hade inte fått tillräckligt med poäng för att komma i fråga för reservlistan, och han erbjöds därför inte tjänsten. Han gynnades således inte på något sätt av resultatet av det disciplinära förfarandet i fråga. Klaganden hade dessutom själv beslutat att inte begära att hans anställningsavtal skulle förnyas innan han begärde att disciplinnämnden skulle sammankallas. S. hade således ingen roll i klagandens beslut att inte begära att hans anställningsavtal skulle förnyas.

4.3 Ombudsmannen mottog inga synpunkter från klaganden.

4.4 Av ovanstående framgår att EUMC inte har bestritt att S., som hade ansökt om den klagandes tjänst, också var ledamot i den undersökningskommitté som undersökte den klagandes klagomål av den 5 januari 2004 till EUMC:s styrelse. EUMC har emellertid i huvudsak gjort gällande att det inte förelåg någon intressekonflikt, eftersom den berörda tjänstemannen inte fick någon konkret fördel av sitt medlemskap i undersökningskommittén.

4.5 Ombudsmannen påpekar att det i artikel 41.1 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna föreskrivs att "[v]ar och en har rätt att få sina angelägenheter behandlade opartiskt, rättvist och inom skälig tid av unionens institutioner och organ."Ombudsmannen noterar vidare att respekten för de rättigheter som garanteras av gemenskapens rättsordning i administrativa förfaranden enligt domstolens rättspraxis särskilt inbegriper den behöriga institutionens skyldighet att omsorgsfullt och opartiskt granska alla relevanta aspekter av det enskilda fallet (6). Ombudsmannen anser att principerna om god förvaltning kräver att gemenskapens institutioner och personal inte bara agerar opartiskt, utan också visar sin opartiskhet genom att undvika varje åtgärd som skulle kunna leda till att deras opartiskhet rimligen ifrågasätts (7). I ett fall som det förevarande innebär detta att deltagandet i granskningskommittén av en person vars opartiskhet rimligen kan ifrågasättas ska anses undergräva rättvisan i det administrativa förfarandet i fråga och därmed ett administrativt missförhållande.

4.6 Ombudsmannen noterar att beslutet om att välja S. till den berörda tjänsten i slutändan skulle ha fattats av EUMC:s direktör. Klagandens klagomål av den 5 januari 2004 uppfattades som ett klagomål mot direktören. S. deltog således i själva verket i prövningen av ett klagomål om mobbning och administrativa missförhållanden mot en person som eventuellt skulle behöva överväga om han skulle anställas efter ett rekryteringsförfarande som ägde rum vid den tidpunkten. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att S:s opartiskhet rimligen kunde ifrågasättas och att hans deltagande i undersökningskommittén följaktligen undergrävde ett rättvist förfarande. Detta utgjorde ett administrativt missförhållande, och ombudsmannen gör en kritisk anmärkning nedan.

Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet (EUMC) när det gäller klagandens påståenden om mobbning, kringgående och brist på information.

När det gäller klagandens påståenden a) att han inte hade tillåtits kommentera det slutliga uttalandet från direktören för EUMC och b) att det hade förekommit en intressekonflikt i och med att en ledamot av den undersökningskommitté som utredde hans ärende på EUMC:s styrelses vägnar hade ansökt om sin tjänst vid EUMC, är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkningar:

1. Mot bakgrund av slutsatserna i punkt 3 ovan verkar det som om klaganden inte gavs möjlighet att kommentera direktörens uttalanden om sina påståenden innan undersökningen i fråga avslutades, vilket utgjorde ett administrativt missförhållande.
2. När det gäller påståendet om en intressekonflikt, som rör det faktum att en ledamot av undersökningskommittén, S., hade ansökt om klagandens tjänst, noterar ombudsmannen att beslutet om att välja S. till den berörda tjänsten i slutändan skulle ha fattats av EUMC:s direktör. Klagandens klagomål av den 5 januari 2004 uppfattades som ett klagomål mot direktören. S. deltog således i själva verket i prövningen av ett klagomål om mobbning och administrativa missförhållanden mot en person som eventuellt skulle behöva överväga om han skulle anställas efter ett rekryteringsförfarande som ägde rum vid den tidpunkten. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att S:s opartiskhet rimligen kunde ifrågasättas och att hans deltagande i undersökningskommittén följaktligen undergrävde ett rättvist förfarande. Detta utgjorde ett administrativt missförhållande.

Direktören för Europeiska centrumet för övervakning av rasism och främlingsfientlighet kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) ”Inget klagomål får inges till ombudsmannen som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och övriga anställda såvida inte alla möjligheter att inge interna administrativa framställningar och klagomål, särskilt de förfaranden som avses i artikel 90.1 och 90.2 i tjänsteföreskrifterna, har uttömts av den berörda personen (...)” (Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 1994, s. 15).

(2) EGT L 151, 1997, s. 1.

(3) ”Inget klagomål får inges till ombudsmannen som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och övriga anställda såvida inte alla möjligheter att inge interna administrativa framställningar och klagomål, särskilt de förfaranden som avses i artikel 90.1 och 90.2 i tjänsteföreskrifterna, har uttömts av den berörda personen (...)” (Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning, EGT L 113, 1994, s. 15).

(4) Se mål T-242/97, Z. mot Europaparlamentet, REGP 1999, s. IA-77, II-401, punkt 19.

(5) Mål C-269/90, Technische Universität München mot Hauptzollamt München-Mitte, REG 1991, s. I-5469, punkt 14.

(6) Mål C-269/90, Technische Universität München mot Hauptzollamt München-Mitte, REG 1991, s. I-5469, punkt 14.

(7) Europeiska ombudsmannens beslut om klagomål 751/2000/(BB)IJH, punkt 4 i det förslag till rekommendation som nämns däri.