Strasbourg den 21 januari 2005

Bäste herr I,

Den 11 november 2003 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på den spanska stiftelsen El Montes vägnar mot Europeiska kommissionen. Klagomålet avser avtal AML/B7-3110/IB/98/01106, som stiftelsen El Monte ingick med kommissionen den 14 januari 2000.

Den 5 december 2003 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande.

Den 1 mars 2004 översände kommissionen sitt yttrande, som jag översände till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

Den 29 april 2004 mottog jag era synpunkter.

Jag skriver för att informera er om resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

På grundval av klagomålet och dess bilagor sammanfattas de faktiska omständigheterna enligt klaganden på följande sätt:

Den 14 januari 2000 ingick klaganden bidragsavtal nr AML /B7-3110/IB/98/0106 med kommissionen (nedan kallat ”kontraktet”). Enligt detta avtal skulle klaganden genomföra ett vetenskapligt projekt (analys av tillämpligheten av EU:s regionalpolitik på Latinamerika) och skicka flera rapporter till kommissionen, och kommissionen var skyldig att täcka 48 % av sin totala kostnad (dvs. 300 000 euro av den totala kostnaden på 625 000 euro).

Den 2 maj 2000 betalade kommissionen ut ett förskott på 117 758 euro.

I oktober 2001 skickade klaganden en delrapport (bestående av finansiella och tekniska delar) till kommissionen om genomförandet av projektets första år.

Kommissionen skickade skriftliga synpunkter på delrapporten den 20 februari 2002 (dvs. 88 arbetsdagar efter mottagandet) och bad klaganden att förklara flera punkter rörande rapporten.

Kommissionen skrev på nytt till klaganden den 18 april 2002 och gav klaganden en tidsfrist på en månad för att lämna upplysningarna.

Med tanke på att stiftelsens styrande organ höll på att förnyas kunde klaganden inte iaktta ovannämnda tidsfrister. Den klagande underrättade därför kommissionen om sin situation den 2 maj 2002.

I sin skrivelse av den 18 juli 2002 (som skickades, påpekar klaganden, 104 arbetsdagar efter det att rapporten lämnades in) uppgav kommissionen följande: 1) Den godkände inte genomförandet av projektet enligt den information som lämnades i delrapporten. (2) Genomförandet av den första delen av projektet var beroende av kommissionens godkännande och (3) eftersom kontraktet löpte ut den 14 juli 2003 bör klaganden inom de närmaste två månaderna lämna in de finansiella och tekniska delarna av sin slutrapport om den andra delen av projektets genomförande, inklusive bland annat handlingar om urvalet av underleverantörer (företagen Insets Arrakis och Initiativas y Estudios Europeos).

Den 30 juli 2002 översände klaganden ett förtydligande till kommissionen om projektets första och andra etapp, vilket kommissionen godtog genom en skrivelse av den 9 augusti 2002.

Klaganden fortsatte dessutom att gå vidare med projektet med vissa ändringar som godtogs av kommissionen. Den 30 oktober 2002 översände klaganden den finansiella delen av sin slutrapport.

Den 17 december 2002 sammanträdde klaganden och kommissionen för att komma överens om de formella aspekterna av projektets slutförande. Klaganden presenterade också de två delarna (tekniska och finansiella) i sin slutrapport.

Den 18 december 2002 bad kommissionen klaganden om ytterligare revisionsuppgifter för den nuvarande versionen av projektets budget och om att göra korrigeringar i den finansiella rapporten. Kommissionen fastställde den 24 januari 2003 som tidsfrist för att ta emot dessa uppgifter.

Den 16 januari 2003 lämnade klaganden de begärda upplysningarna.

Den 10 mars 2003 svarade kommissionen, i strid med klagandens förväntningar, att de uppgifter som lämnats var otillräckliga och irrelevanta och att kommissionen ansåg att klaganden inte kunde genomföra projektet i enlighet med kontraktet. Kommissionen angav att den därför var skyldig att begära återbetalning av det förskott på 117 758 euro som den redan hade betalat och meddelade att den inom kort skulle översända betalningsföreläggandet.

Den 28 april 2003 bad klaganden kommissionen om ett möte.

Kommissionen besvarade inte denna begäran och den 10 juli 2003 begärde klaganden att kommissionen skulle betala hela beloppet enligt avtalet. I denna skrivelse påpekade klaganden att kommissionen inte hade följt artikel 11.3 i de allmänna villkoren för bidragskontrakt, enligt vilken kommissionen bör skicka en skriftlig begäran till klaganden om att denne ska fullgöra sina skyldigheter, och klaganden bör sedan ha 30 dagar på sig att lämna en förklaring.

Kommissionen svarade den 28 juli 2003 att klagandens begäran om betalning hade översänts till rättstjänsten.

Den 19 augusti 2003 föreslog kommissionen den klagandes advokat ett möte för att finna en vänskaplig förlikning.

Under mötet, som ägde rum den 26 augusti 2003, uppgav kommissionen att den väntade på beslut från flera av sina enheter om utvärderingen av kontraktet.

Den 18 september 2003 och den 1 och 16 oktober 2003 uppmanade klaganden kommissionen att fatta ett beslut.

Den 8 oktober 2003 skickade kommissionen, med åberopande av ett betalningskrav som tidigare hade skickats till klaganden, en skrivelse till klaganden med en begäran om återbetalning av dess första betalning, inklusive dröjsmålsränta, inom 15 dagar.

Den 10 november 2003 underrättade klaganden kommissionen om att den aldrig hade mottagit det betalningskrav som avses i kommissionens skrivelse av den 10 mars 2003, att kommissionen inte hade fattat något motiverat beslut och att den skulle inge ett klagomål till ombudsmannen.

Den 11 november 2003 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen.

Sökanden gjorde gällande att kommissionen hade underlåtit att utfärda ett betalningskrav på 117 758 euro, trots att den i sin korrespondens med klaganden hade meddelat att den skulle göra detta.

Klaganden hävdade också att kommissionens beteende under fullgörandet av kontraktet var inkonsekvent, vilket framgår av de ofta ändrade ståndpunkterna vid utvärderingen av klagandens prestationer och förhandlingarna om en vänskaplig förlikning, och att kommissionens svar på dess skrivelser var sena, ofullständiga och inte visade på möjligheterna att överklaga.

Slutligen hävdade klaganden att kommissionen hade åsidosatt principen om berättigade förväntningar genom att begära återbetalning i de sena skedena av fullgörandet av avtalet.

Klaganden anser att kommissionens överträdelse av administrativa regler och principer har orsakat klaganden materiella förluster och skadat dess anseende. Rådet uppmanade Europeiska ombudsmannen att undersöka orsakssambandet mellan kommissionens administrativa missförhållanden och dess förluster och att erkänna dess rätt att inte betala ränta på grund av förseningen med att ersätta kommissionen.

Sammanfattningsvis hävdade klaganden att det förekommit administrativa missförhållanden under fullgörandet av avtalet, otillbörligt dröjsmål och underlåtenhet att svara. Klaganden yrkade skadestånd och rätt att inte betala ränta för dröjsmålet med att ersätta kommissionen.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

Kommissionens yttrande kan sammanfattas på följande sätt:

Den 14 januari 2000 undertecknade klaganden ett bidragsavtal med kommissionen för genomförandet av projektet ”La politica regional de la Union Europea y las possibilidades de aplicacion a los paises de America Latina-POLIREGI-UE-AL”. Kommissionens bidrag uppgick till 300 000 euro.

Den 15 februari 2000 begärde klaganden att ett förskott på 117 758 euro skulle betalas ut, vilket kommissionen betalade ut den 2 maj 2000.

I oktober 2001 överlämnade klaganden en delrapport till kommissionen (bestående av de tekniska och finansiella delarna) om det första året av projektets genomförande.

Kommissionen utvärderade rapporten och godkände inte genomförandet av projektet. Enligt kommissionen visade rapporten att klaganden hade ingått flera avtal med tredje parter som inte förutsågs i uppdragsbeskrivningen eller i kontraktets budget. Den klagande, som hade föreslagit projektet för kommissionen, borde ha haft teknisk kapacitet att genomföra och förvalta det. Kommissionen noterade dock att en betydande del av projektet hade lagts ut på underentreprenad till mer än en enhet. Som ett resultat kan kostnaden för projektet öka och projektet kan äventyras.

Den 20 februari 2002 skickade kommissionen därför en skrivelse till klaganden och informerade denne om att genomförandet av projektet fram till dess inte hade godkänts (och följaktligen inte heller hade delrapporten), informerade klaganden om varför och bad om ytterligare upplysningar.

Eftersom klaganden inte lämnade några upplysningar begärde kommissionen detta på nytt den 18 april 2002. Kommissionen informerade också klaganden om att de begärda uppgifterna måste tas emot av dess avdelningar inom en månad från mottagandet av skrivelsen, annars skulle rapporten anses slutgiltigt inte godkänd. Genom denna skrivelse hade kommissionen också varnat klaganden för möjligheten att utfärda en debetnota motsvarande den förskottsbetalning som redan hade gjorts.

Den 2 maj 2002 besvarade klaganden kommissionens skrivelse och meddelade att den skulle sända de begärda upplysningarna före den 5 juni 2002. Den 23 maj 2002 gjorde klaganden detta.

Efter att ha analyserat denna ytterligare information drog kommissionen slutsatsen att klaganden själv inte fullgjorde huvuddelen av avtalet, vilket den borde enligt avtalet. Kommissionen drog också slutsatsen att klaganden hade undertecknat avtal med sin egen direktör, med ett företag (Nistes Economistas S.L.) som ägdes av direktören och samtidigt med ett annat företag (Initiativas y Estudios Europeos S.A.). Kommissionen drog då slutsatsen att dessa företag faktiskt fullgjorde klagandens kontrakt. Avrättningen godkändes därför inte.

Den 18 juli 2002 underrättade kommissionen klaganden om att den, efter att ha analyserat delrapporten och de kompletterande uppgifter som lämnats till den, inte kunde godkänna genomförandet av projektet. Kommissionen begärde också, enligt avtalet, att de tekniska och finansiella delarna av slutrapporten skulle lämnas in, eftersom bidragsavtalet med klaganden hade löpt ut den 14 juli 2002. En månad senare, trots att det i bidragsavtalet föreskrivs en period på sex månader för att lämna in slutrapporten (som består av de tekniska och finansiella delarna), påminde kommissionen klaganden om behovet av att lämna in den rapporten, särskilt eftersom delrapporten inte hade godkänts.

Den klagande skickade den finansiella delen av slutrapporten den 30 oktober 2002, men underlät att skicka den tekniska delen. Den klagandes direktör frågade kommissionen om han själv kunde lägga fram innehållet i slutrapporten (de ekonomiska och tekniska delarna). Kommissionen noterade i detta skede att förfarandet för att personligen lägga fram slutrapporten är mycket ovanligt. Kommissionen anser att denna begäran visar att klaganden visste att det fanns allvarliga problem med förvaltningen av projektet. Kommissionen gick med på att ta emot direktören och mötet ägde rum den 17 december 2002 (dvs. nästan sex månader efter det att bidragsavtalet hade löpt ut). Under mötet informerades den klagandes direktör om att kommissionen inte godtog genomförandet av projektet. Kommissionen bifogade till sitt yttrande en intern not med mötesprotokollet.

Enligt protokollet anförde kommissionen under mötet följande skäl till att genomförandet av projektet inte godtogs: (1) Underlåtenhet att följa villkoren i avtalet (ingående av flera avtal med tredje part som inte förutsetts i avtalet eller i dess budget). (2) Otillbörliga förvaltningsmetoder (koncentration av projekt och betalning till en projektdirektör, ingående av avtal med företag som ägs av projektdirektören och dennes maka). (3) Brist på fullständig och tydlig finansiell information (särskilt brist på information om den brasilianska meddeltagarens ekonomiska deltagande i projektet). (4) En oacceptabel extern revisionsrapport som är oförenlig med avtalet. Kommissionen noterade också att dessa skäl redan hade förklarats för klaganden efter inlämnandet av dess delrapport.

Efter mötet ansåg kommissionen att den fortfarande behövde analysera vissa ytterligare finansiella uppgifter och begärde dessa uppgifter från klaganden. Klaganden lämnade in den 16 januari 2003, men detta ändrade inte kommissionens uppfattning om genomförandet av projektet.

Den 10 mars 2003 underrättade kommissionen klaganden om att de uppgifter som lämnats var både irrelevanta och otillräckliga och att kommissionen därför inte kunde göra den återstående utbetalningen och att den hade beslutat att återkräva det förskott som redan hade betalats ut (117 758 euro).

Kommissionen uppgav att även om klaganden visste att den inte hade rätt till någon betalning eftersom rapporterna inte hade godkänts, reagerade klaganden den 28 april 2003 och begärde ett möte med kommissionen för att finna en vänskaplig förlikning. På grund av den ansvariga kommissionstjänstemannens plötsliga död besvarades inte denna begäran.

Efter en noggrann genomgång av samtliga uppgifter i ärendet beslutade kommissionen att utfärda ett betalningskrav. Betalningskrav nr 3240502366 upprättades den 16 juli 2003. Efter validering i Sincom (1) borde betalningsföreläggandet ha skickats till klaganden med rekommenderat brev. På grund av ett administrativt fel skickades dock inte en sådan skrivelse ut.

Den 10 juli 2003 skickade klaganden en skrivelse till kommissionen i vilken han hävdade att han inte hade handlat i enlighet med artikel 11.3 i de allmänna villkoren för bidragsavtal som ingåtts inom ramen för externt bistånd (bilaga II till det avtal som undertecknats mellan kommissionen och klaganden)(2) och begärde full betalning.

Den 28 juli 2003 underrättade kommissionen klaganden om sin avsikt att översända sin begäran till kommissionens rättstjänst. Kommissionens avdelningar beslutade i själva verket att inte omedelbart skicka ärendet till rättstjänsten, att i stället hålla ett möte och att diskutera klagandens synpunkter på hur avtalet bör likvideras.

Den 19 augusti 2003 bjöd kommissionen därför in klagandens advokat till ett sådant möte, som ägde rum den 26 augusti 2003. Eftersom kommissionen ansåg att inga nya uppgifter hade lagts fram övergav den möjligheten till en vänskaplig förlikning och informerade klaganden om att dess slutliga ståndpunkt skulle meddelas den så snart de olika berörda direktoraten hade enats om den.

Den 8 oktober 2003 skickade kommissionen, som inte kände till att betalningsföreläggandet aldrig hade skickats ut, en påminnelse till klaganden om att den skulle återbetala kommissionens förskottsbetalning enligt betalningsföreläggande nr 3240502366 till ett belopp på 117 758 euro jämte dröjsmålsränta. Klaganden bekräftade mottagandet av påminnelsen.

Sammanfattningsvis ansåg kommissionen att dess ståndpunkt var konsekvent och att den alltid angav att delrapporten inte hade godkänts och aldrig gav någon indikation på att den hade ändrat uppfattning. Kommissionen ansåg också att den tydligt förklarade för klaganden varför rapporten inte godkändes och gav klaganden möjlighet att lämna ytterligare information i varje skede av förfarandet, vilket slutligen bekräftade dess första utvärdering. Kommissionen drog därför slutsatsen att det inte stred mot principen om berättigade förväntningar.

Kommissionen anförde också att den skickade sina synpunkter på den rapport som lämnades in i oktober 2001 först i februari 2002 på grund av allvaret i de förvaltningsmetoder som konstaterats och på grund av att kommissionen var tvungen att upprätthålla kontakterna mellan flera avdelningar. Kommissionen bad om ursäkt för förseningarna med att besvara vissa meddelanden från klaganden och även för att den inte formellt hade besvarat vissa meddelanden av repetitiv karaktär.

Kommissionen betonade att även om klaganden hade lämnat in delrapporten och slutrapporten (som båda bestod av tekniska och finansiella delar) med motsvarande betalningsansökningar, var den inte berättigad till någon betalning eftersom kommissionens avdelningar aldrig hade godkänt projektets genomförande.

Slutligen medgav kommissionen dock att den inte hade skickat ut det betalningskrav som hade utarbetats den 16 juli 2003 och bad klaganden om ursäkt för detta administrativa fel. Kommissionen anser att datumet för påminnelsen, dvs. den 8 oktober 2003, är datumet för betalningsföreläggandet. Kommissionen kommer dock inte att godta några andra finansiella anspråk i samband med kontraktet, eftersom det är uppenbart att genomförandet av projektet aldrig godtogs och klaganden alltid var fullt medveten om detta.

Klagandens synpunkter

Klaganden vidhöll sina påståenden.

Sammanfattningsvis betonade den att kommissionen sedan februari 2002 har fortsatt att begära ytterligare upplysningar och underlåtit att på ett slutgiltigt och formellt sätt informera klaganden om sina invändningar mot den delrapport som klaganden lagt fram. Till följd av detta fortsatte klaganden att uppfylla sin avtalsenliga skyldighet i god tro och ådrog sig ytterligare kostnader för utarbetandet av slutrapporten (tekniska och finansiella delar).

Klaganden tolkade de skrivelser som mottagits från kommissionen i detta sammanhang. Kommissionen ansåg att skrivelsen av den 20 februari 2002 inte kunde förstås som ett slutgiltigt beslut om att inte godkänna den preliminära rapporten, utan som ett preliminärt beslut, med hänsyn till dess ordalydelse och kravet på ytterligare upplysningar. Enligt klaganden bekräftade skrivelsen av den 18 april 2002 endast att det slutliga beslutet ännu inte hade fattats och skrivelsen av den 18 juli 2002 utgjorde endast en uppmaning till klaganden att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter.

Klaganden ansåg också att klaganden, enligt artikel 1.1 i de allmänna villkoren för bidragsavtal som ingåtts inom ramen för externt bistånd (bilaga II till det avtal som undertecknats mellan kommissionen och klaganden)(3), var fri att ingå avtal med tredje part och att kommissionen inte hade några avtalsförbindelser med underleverantörerna. Klaganden påpekade att kommissionens invändningar avseende dess val av underleverantörer endast styrktes av handlingar och meddelades klaganden i det yttrande som kommissionen skickade till ombudsmannen.

Han ansåg också att protokollet från mötet med klagandens direktör i december 2002 endast hade karaktären av en intern handling från kommissionen, eftersom direktören inte undertecknade den.

Beslutet om återkrav skickades slutligen till klaganden den 23 december 2003 (klaganden vidarebefordrade en kopia av beslutet om återkrav till ombudsmannen). Återkravskravet förefaller emellertid ha utfärdats först den 11 december 2003, även om det enligt kommissionen borde ha utfärdats den 16 juli 2003. I detta sammanhang höll klaganden inte med kommissionen om att datumet för ”påminnelsen” av handlingen (som inte alls verkar ha varit en påminnelse eftersom handlingen i själva verket inte hade utfärdats före datumet för påminnelsen) kunde anses vara datumet för betalningsföreläggandet.

Klaganden godtog kommissionens ursäkt för att den inte hade skickat betalningskrav före påminnelsen och för att den dröjde med att svara på vissa meddelanden från klaganden.

Klaganden verkar också lägga fram ett nytt påstående och ett nytt påstående. För det första har klaganden gjort gällande att kommissionen har åsidosatt artikel 11.3 i de allmänna villkoren för de bidragsavtal som ingåtts inom ramen för externt bistånd (bilaga II till det avtal som undertecknats mellan kommissionen och klaganden)(4) och har gjort gällande att klaganden därför inte är skyldig att betala betalningsföreläggandet. För det andra noterar klaganden att kommissionen i sitt yttrande inte åberopade tillämpningen av artikel 93.1. f)(5) i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget och hävdar därför att kommissionen inte bör ha befogenhet att utesluta den klagande från framtida upphandlingsförfaranden, eftersom kommissionen inte har verkställt denna påföljd på ett öppet sätt. I detta sammanhang anser klaganden att kommissionen visade en fientlig inställning till den under fullgörandet av kontraktet.

Beslutet

1 Inledande anmärkning

1.1 I sina synpunkter framförde klaganden ett nytt påstående om att kommissionen inte hade följt artikel 11.3 i de allmänna villkoren i bidragsavtalen. Klaganden framförde också ett nytt påstående om att kommissionen inte borde ha befogenhet att utesluta klaganden från framtida upphandlingsförfaranden, eftersom kommissionen i sitt yttrande inte hade åberopat tillämpningen av artikel 93.1. f)(6) i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget och verkställde inte denna påföljd på ett öppet sätt.

1.2 Ombudsmannen anser att en utvidgning av omfattningen av hans undersökning till att omfatta det nya påståendet skulle försena ett beslut om det ursprungliga klagomålet på ett otillbörligt sätt. Ombudsmannen påpekar att klaganden fortfarande har möjlighet att väcka talan vid domstolarna i Bryssel - i enlighet med artikel 13 i avtalet mellan klaganden och kommissionen, där det föreskrivs att "varje tvist (…) som inte kan lösas i godo mellan de två parterna skall hänskjutas till domstolarna i Bryssel" - eller att inge ett nytt klagomål till ombudsmannen om han anser det lämpligt.

1.3 När det gäller det nya påståendet anser ombudsmannen att de frågor som tagits upp inte omfattas av det ursprungliga klagomålet och att klaganden, i enlighet med artikel 2.4 i ombudsmannens stadga, bör vända sig administrativt till kommissionen innan han vänder sig till ombudsmannen i frågan.

1.4 Ombudsmannen begränsar därför sitt beslut till klagandens ursprungliga påståenden och påståenden.

2 Påstådd underlåtenhet att utfärda ett betalningskrav

2.1 Klaganden hävdar att kommissionen har underlåtit att utfärda ett betalningskrav på 117 758 euro, trots att den i sin korrespondens med klaganden meddelade att den skulle göra detta. Klaganden yrkar skadestånd och rätt att inte betala ränta för dröjsmålet med att ersätta kommissionen.

2.2 Enligt kommissionen upprättades betalningskrav nr 3240502366 den 16 juli 2003. Efter validering i SINCOM skulle återkravet ha skickats till klagomålet med rekommenderat brev. Kommissionen angav emellertid att skrivelsen inte hade skickats på grund av ett administrativt fel och bad om ursäkt för detta fel. Kommissionen angav även att den den 8 oktober 2003, utan att känna till att betalningsföreläggandet aldrig hade skickats ut, utfärdade en påminnelse om ett belopp på 117 758 euro jämte dröjsmålsränta. Klaganden bekräftade mottagandet av påminnelsen. Under dessa omständigheter anser kommissionen att datumet för påminnelsen, dvs. den 8 oktober 2003, är datumet för betalningsföreläggandet.

2.3 Ombudsmannen har noggrant granskat kommissionens skrivelse till klaganden av den 23 december 2003, av vilken en kopia bifogades klagandens synpunkter på kommissionens yttrande. Ombudsmannen noterar att det i skrivelsen anges att kommissionen skickade det ursprungliga betalningsföreläggandet nr 3240502366, med ett belopp på 117 758 euro som skulle återbetalas enligt instruktionerna i det föreläggandet. Kommissionen uppgav också att ”även om klaganden hade fått den första påminnelsen om att göra betalningen under oktober påpekade den att den inte hade mottagit det ursprungliga betalningsföreläggandet”(7). Kommissionen ansåg att den genom att skicka betalningsföreläggandet som bilaga till sin skrivelse uppfyllde klagandens påståenden. Till skrivelsen bifogades ett betalningskrav på 117 758 euro, vilket är daterat den 11 december 2003.

2.4 När det gäller klagandens påstående anser ombudsmannen att det inte behövs några ytterligare undersökningar, eftersom kommissionen har förklarat och bett om ursäkt för underlåtenheten att skicka det betalningskrav som utarbetades den 16 juli 2003 och har vidtagit nödvändiga åtgärder för att korrigera det administrativa fel som uppstod genom att skicka betalningsföreläggandet till klaganden den 23 december 2003.

2.5 När det gäller klagandens skadeståndsanspråk anser ombudsmannen att det inte har lagts fram några bevis för att klaganden lidit någon skada till följd av att kommissionen dröjt med att skicka föreläggandet om återkrav. Ombudsmannen anser därför att det inte är nödvändigt för honom att undersöka detta påstående.

2.6 När det gäller klagandens krav på att inte betala ränta på grund av dröjsmålet med återbetalningen till kommissionen noterar ombudsmannen att kommissionen i sitt yttrande anger att den anser att den 8 oktober 2003 är datumet för betalningsföreläggandet. Ombudsmannen påpekar dock att kommissionens yttrande verkar ha utarbetats i okunnighet om att beslutet om återkrav faktiskt skickades till klaganden den 23 december 2003.

2.7 De tillgängliga bevisen i sin helhet föranleder därför inte ombudsmannen att förstå att kommissionen begär betalning av ränta från och med ett datum som infaller tidigare än den 23 december 2003. d.v.s. det datum då kommissionen faktiskt skickade betalningsföreläggandet till klaganden. På grundval av denna förståelse av kommissionens ståndpunkt anser ombudsmannen att det inte verkar finnas någon tvist mellan parterna om betalning av ränta och att inga ytterligare undersökningar är nödvändiga. Ombudsmannen påpekar att om hans förståelse av kommissionens ståndpunkt i denna fråga skulle vara felaktig, har klaganden möjlighet att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen.

3 Påstått inkonsekvent beteende och åsidosättande av principen om skydd för berättigade förväntningar

3.1 Klaganden hävdar att kommissionens agerande under fullgörandet av kontraktet var inkonsekvent, vilket framgår av att klaganden ofta bytte ståndpunkt när han utvärderade sina prestationer och förhandlade fram en vänskaplig förlikning. Klaganden hävdar också att kommissionen har åsidosatt principen om berättigade förväntningar genom att begära återbetalning i de sena skedena av fullgörandet av avtalet.

3.2 Kommissionen anser att dess ståndpunkt var konsekvent och att den alltid uppgav att delrapporten inte godkändes och aldrig gav någon indikation på att den hade ändrat sig. Kommissionen har gjort gällande att den tydligt förklarade för klaganden varför rapporten inte godkändes och gav den möjlighet att lämna ytterligare upplysningar i varje skede av förfarandet, vilket slutligen bekräftade dess första utvärdering. Kommissionen anser därför att den inte åsidosatte principen om berättigade förväntningar.

3.3 Ombudsmannen erinrar om att enligt EU-domstolarnas rättspraxis får ingen åberopa att principen om skydd för berättigade förväntningar har åsidosatts om inte administrationen har gett tydliga, ovillkorliga och samstämmiga försäkringar från behöriga och tillförlitliga källor (8).

3.4 Ombudsmannen har noggrant granskat de handlingar som lämnats till honom, inklusive kommissionens skrivelser till klaganden av den 20 februari 2002, den 18 april 2002, den 18 juli 2002, den 9 augusti 2002, den 18 december 2002 och den 10 mars 2003. På grundval av dessa handlingar anser ombudsmannen att kommissionen aldrig har gett klaganden någon försäkran om att dess delrapport skulle godkännas. Den 18 juli 2002 förklarade kommissionen dessutom att genomförandet av projektet inte hade godkänts till följd av delrapporten, och den 10 mars 2003 underrättade kommissionen klaganden om att den inte ansåg att klaganden kunde förvalta gemenskapsutbetalningen enligt avtalet och att kommissionen skulle vara skyldig att återkräva förskottsutbetalningen (9). Ombudsmannen har inte heller funnit några bevis för att kommissionen intog inkonsekventa ståndpunkter vad gäller vare sig dess inställning till klagandens rapporter och fullgörandet av avtalet eller skälen till denna inställning.

3.5 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att klaganden inte har lyckats visa att kommissionen agerade inkonsekvent eller i strid med klagandens berättigade förväntningar. Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden när det gäller denna aspekt av ärendet.

4 Påstådd försening av svar på skrivelser

4.1 Klaganden hävdar att kommissionens svar på hans skrivelser var sena, ofullständiga och inte angav möjligheterna att överklaga.

4.2 Kommissionen bad om ursäkt för förseningarna med att besvara vissa meddelanden från klaganden och även för att inte formellt ha besvarat vissa meddelanden av repetitiv karaktär.

4.3 Ombudsmannen anser att det är beklagligt att inte svara på skrivelser inom rimlig tid. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen har erkänt sitt fel, bett om ursäkt för det och att klaganden godtog dessa ursäkter i sina synpunkter.

4.4 Ombudsmannen noterar också att kommissionen uttryckligen gav klaganden möjlighet att försvara sin ståndpunkt. I sin skrivelse till klaganden av den 18 april 2002 gav kommissionen klaganden en tidsfrist på 30 dagar för att lämna förklaringar innan den slutgiltigt beslutade att inte godkänna delrapporten och säga upp avtalet. Kommissionen godtog också förslaget från den klagandes direktör om ett möte (som ägde rum i december 2002) och bjöd in den klagandes advokat till ytterligare ett möte (19 augusti 2003).

4.5 Ombudsmannen anser därför att det inte behövs några ytterligare undersökningar av denna aspekt av klagomålet.

Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) SINCOM – kommissionens tillämpning av budgetförvaltningen

(2) Klaganden hänvisar till artikel 11.3 första stycket i de allmänna villkoren för bidragsavtal som ingåtts inom ramen för externt bistånd (bilaga II till det avtal som undertecknats mellan kommissionen och klaganden ), där följande anges: ”Kommissionen får säga upp avtalet utan förvarning eller ersättning om stödmottagaren

- inte fullgör någon av de skyldigheter som åligger honom eller henne i den mån detta är omotiverat och om stödmottagaren, efter att ha fått en skriftlig begäran om att han eller hon ska fullgöra sina skyldigheter, fortsätter att inte fullgöra sina skyldigheter eller underlåter att lämna en tillfredsställande förklaring inom 30 dagar från dagen för begäran.”

(3) Artikel 1.1 i de allmänna villkoren för bidragsavtal som ingås inom ramen för externt bistånd (II Bilaga till det avtal som undertecknats mellan kommissionen och klaganden): "(...) Stödmottagaren får lägga ut genomförandet av en begränsad del av projektet (byggentreprenader och tjänster) på underentreprenad, helst till lokala företag, men bör genomföra den grundläggande delen. (...) Gemenskapen kommer inte att erkänna någon avtalsmässig koppling till stödmottagarens partner eller partner eller till underleverantörer (...)."

(4) Supra, fotnot 2.

(5) Artikel 93.1 f i rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 av den 25 juni 2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (EGT L 248, 16.9.2002, s. 0001-0048):

"(...)Anbudssökande eller anbudsgivare ska uteslutas från deltagande i ett upphandlingsförfarande om f) efter ett annat upphandlingsförfarande eller förfarande för beviljande av bidrag som finansieras genom gemenskapens budget har konstaterats bryta mot de kontraktsenliga skyldigheterna på ett allvarligt sätt."

(6) Supra, fotnot 5.

(7) i original:"Aunque ustedes ya habían recibido en el transcurso del mes de octubre un primer aviso de recuerdo para realizar este reembolso, manifestaron que la nota de débito original nunca fue recibida en su sede."

(8) Se förstainstansrättens dom av den 29 april 2004 i de förenade målen T-236/01, T-239/01, T-244/01–T-246/01, T-252/01, Tokai Carbon Ltd. m.fl. mot kommissionen, punkt 152 och där angiven rättspraxis.

(9) i original: ”Lamentamos comunicarle que, en nuestra opinión, la Fundación El Monte no ha sido capaz de ejecutar y gestionar la subvención comunitaria otorgada en el respeto de las condiciones acordadas. Por todo ello, nos vemos en la obligación de recuperar la cantidad total abonada en concepto de anticipo por incumplimento de contrato (...).”