Bakgrund till klagomålet

1. Klaganden deltog i ett urvalsförfarande för rekrytering av EU-tjänstemän, som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso)[1] och ägde rum 2021 och 2022.

2. Klaganden klarade de första stegen i urvalsförfarandet och den 3 maj 2022 skickade Epso en inbjudan till klaganden och uppmanade henne att göra tre muntliga prov (intervjuer) i utvärderingscentrumet i urvalsförfarandet. De tre intervjuerna planerades äga rum på distans vid olika datum: intervjun om allmän kompetens den 17 maj 2022, den områdesrelaterade intervjun den 15 juni 2022 och den situationsbaserade intervjun den 11 juli 2022. Eftersom klaganden födde barn den 13 maj 2022 bad hon samma dag Epso att ändra hennes intervju om allmän kompetens.

3. Den 7 juni 2022 informerade Epso klaganden om att hon hade flyttat sin intervju om allmän kompetens till den 15 juni 2022, samma dag som hon planerades göra den områdesrelaterade intervjun.

4. Klaganden svarade omedelbart och uppgav att hon av både fysiska och psykiska skäl inte skulle kunna förbereda sig för och göra två prov som var planerade samma dag. Epso svarade inte, och klaganden gjorde båda proven samma dag. Dagen efter kontaktade klaganden Epso igen och bad om att få göra en ny intervju om den allmänna kompetensen.

5. I december 2022 informerade Epso klaganden om att hon inte hade förts upp på förteckningen över godkända sökande.

6. Efter detta bad klaganden Epso att ompröva sitt beslut. Hon gjorde gällande att hon hade diskriminerats i förhållande till andra sökande genom kravet på att hon skulle göra två prov samma dag och att Epso under alla omständigheter inte borde ha skjutit upp proven till 40 dagar efter förlossningen.

7. Efter granskningen informerade Epso klaganden om att uttagningskommittén hade bekräftat sitt beslut att inte föra upp hennes namn på förteckningen över godkända sökande.

8. Klaganden lämnade därför in ett administrativt klagomål som Epso avslog.

9. Klaganden var missnöjd med resultatet av sitt administrativa klagomål och vände sig till ombudsmannen den 5 februari 2024.

Utredningen

10. Ombudsmannen inledde en undersökning av hur Epso hanterade klagandens administrativa klagomål om hennes begäran om att flytta sitt prov.

11. Under undersökningens gång mottog ombudsmannen Epsos svar och klagandens synpunkter på Epsos svar.

Organisera tester inom 40 dagar från förlossningen

12. Klaganden hänvisade till medicinsk rådgivning i sitt ursprungsland om ”postpartum förlossning”, enligt vilken postpartummödrar bör vila i 40 dagar efter förlossningen. Hon hänvisade också till Världshälsoorganisationens riktlinjer för mödravård och postnatal vård. Hon hävdade att Epso hade agerat i strid med ovanstående råd genom att anordna både den allmänna kompetensbaserade intervjun och den områdesrelaterade intervjun endast 32 dagar efter att hon fött barn.

13. Epso hävdade att den inte hade någon skyldighet att skjuta upp eller skjuta upp proven med mer än en månad efter klagandens förlossning eller mammaledighet. Genom att flytta sitt prov 32 dagar efter förlossningen har kommissionen agerat i enlighet med principerna i EU:s lagstiftning om mammaledighet, där det föreskrivs att ”mammaledigheten [...] måste omfatta obligatorisk mammaledighet på minst två veckor som fördelas före och/eller efter förlossningen i enlighet med nationell lagstiftning och/eller praxis”[2]. Epso hänvisade till en policy som den har antagit med särskilda riktlinjer för gravida och postpartumkvinnor [3] och noterade att det datum som ursprungligen föreslogs för den allmänna kompetensbaserade intervjun inföll inom den obligatoriska mammaledigheten på två veckor efter förlossningen. Epso gav därför klaganden möjlighet att ändra datumet för provet till mer än en månad efter förlossningen.

14. Epso hävdade att dess tillvägagångssätt också är i linje med EU:s rättspraxis, enligt vilken kvinnor som är mammalediga inte hindras från att delta i ett urvalsförfarande och att de sökande kan utföra arbetsrelaterad verksamhet under veckorna efter den obligatoriska mammaledighet på två veckor som föreskrivs i EU-lagstiftningen [4].

15. Klaganden invände att EU:s rättspraxis i fråga inte nödvändigtvis ålägger postpartummödrar som hon en skyldighet att utföra någon arbetsrelaterad verksamhet, utan att de kan utföra arbetsrelaterad verksamhet under veckorna efter den obligatoriska mammaledigheten.

Två prov samma dag

16. Klaganden hävdade att anordnandet av både den allmänna kompetensbaserade intervjun och den områdesrelaterade intervjun samma dag inte överensstämde med inbjudan (som riktades till alla sökande), där det uttryckligen angavs att ”den allmänna kompetensbaserade intervjun, den situationsbaserade intervjun och den områdesrelaterade intervjun kommer att äga rum på olika datum”. Klaganden hävdade att detta villkor även borde gälla de sökande som lade om proven.

17. Klaganden tillade att hon, genom att hon var skyldig att göra båda proven samma dag, missgynnades i förhållande till andra sökande, och att detta utgjorde diskriminering.

18. Epso uppgav att inbjudan inte var tillämplig på sökande som hade bokat om ett eller flera prov. Den hänvisade uteslutande till de tre testdatum som angavs i skrivelsen, utan att det påverkar valet av alternativa datum vid en eventuell framtida omläggning. Epso hänvisade till meddelandet om uttagningsprov, där det anges att de sökande ”kommer att kallas till ett utvärderingscentrum (online eller personligen) under en eller flera dagar (...)”. Meddelandet om uttagningsprov, som är den rättsliga grunden för urvalsförfarandet, gjorde det således möjligt att schemalägga flera prov samma dag. Inbjudan har inte samma rättsliga värde som meddelandet om uttagningsprov och kan inte åsidosätta bestämmelserna i meddelandet.

19. Epso medgav att klaganden var den enda sökande som hade fått ett prov ombokat samma dag som ett annat prov, men hävdade att man inte kunde undvika detta på grund av det stora antalet sökande som hade fått ett prov ombokat. Epso hävdade dock att man ändå hade respekterat sin policy: Den anordnade testerna mer än en månad efter klagandens förlossning och det var en paus på cirka tre timmar mellan testerna, vilket innebar att klaganden kunde vila och amma i enlighet med Europeiska kommissionens interna regler om amning. Epso hävdade vidare att det faktum att proven anordnades på distans innebar att klaganden kunde vila hemma.

20. Vidare uppgav Epso att anordnandet av två prov samma dag är gängse praxis i urvalsförfarandena och ligger i linje med tillämplig EU-lagstiftning och principen om likabehandling. Även om Epso måste se till att alla sökande behandlas lika genom att tillhandahålla rättvisa och lämpliga provvillkor, har Epso ingen skyldighet att anpassa sig till de sökandes personliga preferenser när det gäller provdatum. Enligt EU:s rättspraxis kan ett åsidosättande av principen om likabehandling inte grunda sig på de skillnader som kan finnas mellan de sökandes specifika faktiska omständigheter. Epso anser att en sökandes personliga preferenser när det gäller de önskade provdatumen är en faktisk skillnad.

Ombudsmannens bedömning

21. Som Epso själv erkänner i sin policy för kvinnliga sökande som är gravida eller nyligen har fött barn måste Epso vidta åtgärder för att se till att de inte missgynnas så att de kan delta i urvalsförfaranden på samma villkor som andra sökande.

22. I detta fall var klaganden ursprungligen planerad att göra ett prov några dagar efter att hon hade fött barn. För att hon inte skulle missgynnas beslutade Epso att flytta detta prov till ett datum som infaller mer än en månad efter att hon fött barn. Ombudsmannen anser att detta är rimligt och ligger i linje med Epsos skyldigheter enligt tillämplig lag och tillämpliga riktlinjer.

23. Genom att flytta detta prov till det datum då klaganden redan hade planerat att delta i den områdesrelaterade intervjun missgynnades klaganden emellertid i förhållande till både de sökande som hade gjort proven vid de ursprungliga datumen och de sökande som hade gjort om proven, eftersom ingen av dessa sökande behövde göra två prov på en dag. Som Epso har medgett var klaganden den enda sökande i urvalsförfarandet som var tvungen att göra två prov samma dag. Med tanke på att klaganden redan hade att göra med utmaningar i samband med postpartum återhämtning och postnatal vård, förvärrade detta hennes nackdel jämfört med andra kandidater. Epso kunde dessutom ha varit mer flexibelt när det gäller att lägga om provet, särskilt eftersom Epsos policy gör det möjligt att lägga om ett prov upp till två månader efter utgången av den ursprungligen planerade provperioden [5].

24. Klagandens argument om att inte göra båda proven samma dag var således uppenbart välgrundade, eftersom hon befann sig i en uppenbart ofördelaktig situation jämfört med andra sökande, och inte på grund av en ”personlig preferens” för ett annat datum, såsom Epso har gjort gällande. Till följd av att de två proven genomfördes samma dag fråntogs klaganden möjligheten att delta i utvärderingscentrumet på samma villkor som andra sökande. Underlåtenheten att ta itu med denna nackdel stred därför mot principen om likabehandling och utgör ett administrativt missförhållande.

25. Ombudsmannen är medveten om de praktiska utmaningarna med att tillhandahålla lämplig prövning i detta fall, med tanke på att urvalsförfarandet har slutförts. Om det inte är möjligt att återintegrera en sökande i det aktuella urvalsförfarandet har EU-domstolen tidigare i liknande fall funnit att prövning skulle kunna ges genom att anordna ett separat, individuellt urvalsförfarande för klaganden i ett liknande skede av ett urvalsförfarande som det där problemet uppstod. Om detta inte är möjligt föreslog revisionsrätten att EU-organet skulle inleda en dialog med kandidaten i syfte att enas om en annan rättvis lösning [6].

26. Mot denna bakgrund anser ombudsmannen att det inte skulle vara möjligt att utfärda en föreskrivande motsvarande rekommendation. Men hon kommer att göra ett förslag nedan för att ta itu med hennes upptäckt.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Det förekom administrativa missförhållanden i hur Epso hanterade begäran om omläggning av provet.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Förslag

Epso bör inleda en dialog med den klagande i syfte att finna en lämplig och rättvis lösning.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 4 februari 2025

[1] EPSO/AD/391/21 – Experter på tekniskt stöd till medlemsstaternas strukturreformer och experter på Schengenregelverket (AD 7), finns här: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=OJ:C:2021:120A:FULL

[2] Se artikel 8.2 i rådets direktiv 92/85/EEG om åtgärder för att förbättra säkerhet och hälsa på arbetsplatsen för arbetstagare som är gravida, nyligen har fött barn eller ammar, som finns på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:31992L0085

[3] Policy för kvinnliga sökande som begär skälig anpassning i urvalsförfaranden för personal i samband med graviditet och förlossning https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2023-09/EN-Reasonable%20accommodation%20policy%20for%20female%20candidates%20related%20to%20pregnancy%20and%20childbirth.pdf

[4] Se F-86/12, Haupt-Lizer/kommissionen (punkterna 49, 50 och 55): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:62012FJ0086

[5] Se sidan 3 i Policy för kvinnliga sökande som begär rimliga anpassningsåtgärder i urvalsförfaranden för personal i samband med graviditet och förlossning https://eu-careers.europa.eu/en/system/files?file=2023-09/EN-Reasonable%20accommodation%20policy%20for%20female%20candidates%20related%20to%20pregnancy%20and%20childbirth.pdf

[6] Se T-156/03, Pérez-Díaz mot kommissionen (punkterna 50–53, 57 och 62–64): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf;jsessionid=80F856074AE21D24754035D3B7BA71E8?text=&docid=55154&pageIndex=0&doclang=FR&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=24544938; och T-400/03, Bachotet mot kommissionen (punkterna 28–31, 35 och 40–42): https://curia.europa.eu/juris/document/document.jsf?text=&docid=55155&pageIndex=0&doclang=fr&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=24546108