Strasbourg den 1 december 2004

Bäste herr de M.,

Den 2 oktober 2003 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om ditt deltagande i det allmänna uttagningsprovet COM/B/1/02 som anordnats av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso).

Den 4 november 2003 vidarebefordrade jag klagomålet till Epsos direktör. Den 2 december 2003 skickade ni ett e-postmeddelande med olika frågor om undersökningen. Mitt kontor kontaktade er per telefon den 5 december 2003 och svarade på era frågor. Kommissionen översände kommissionens och Epsos gemensamma yttrande den 27 januari 2004. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni sände den 30 mars 2004.

Den 7 juni 2004, den 9 augusti och den 29 oktober 2004 skickade ni e-postmeddelanden om ert ärende. Mitt kontor svarade per e-post den 10 juni, 3 september och 5 november 2004.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts. Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klaganden var de relevanta omständigheterna följande:

Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet COM/B/1/02 som anordnades av Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) för rekrytering av assistenter inom områdena ekonomisk förvaltning och kontrakts-/projektförvaltning. Genom skrivelse av den 5 augusti 2003 underrättade Epso klaganden om att han inte hade klarat det skriftliga provet e, eftersom han endast hade uppnått 16,5/40. Han kunde därför inte tillåtas delta i de muntliga proven.

Eftersom klaganden redan hade arbetat tre år vid kommissionen med liknande ärenden som det skriftliga provet, skrev han till Epso den 11 augusti 2003 och bad om a) en kopia av sitt prov, b) högsta möjliga poäng per fråga, c) korrekta svar på de elva frågorna och d) hans poäng och granskarnas kommentarer till hans svar på varje fråga. Den 19 augusti 2003 skickade Epso ett preliminärt svar med en kopia av klagandens skriftliga prov och ett utvärderingsformulär. I en andra skrivelse av den 18 september 2003 angav Epso att principen om uttagningskommitténs konfidentialitet inte gör det möjligt för Epso att närmare precisera rättelsen av de sökandes prov. Klaganden undrar därför vad möjligheten till en begäran om förtydligande, som nämndes i meddelandet om uttagningsprov, innebär.

Klaganden påpekar också att Epso i sin skrivelse av den 19 augusti 2003 hänvisade till semesterperioden som ett skäl till att inte kunna svara omedelbart. Detta verkar minska chanserna för ytterligare deltagande i tävlingen.

Den 2 oktober 2003 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen. Klaganden hävdade följande:

1. Epso vägrade att ge honom information om det skriftliga provet e), nämligen 1) högsta möjliga poäng per fråga, 2) hans poäng per fråga och 3) granskarnas kommentarer till hans svar.

2. Epso dröjde orimligt länge med att skicka ett svar i sak på hans skrivelse av den 11 augusti 2003.

Frågeställningen

Epsos och kommissionens gemensamma yttrande

Eftersom klagomålet riktades mot Epso vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till Epsos direktör för yttrande. I det mottagna yttrandet angavs dock att det var Epsos och kommissionens gemensamma yttrande.

Sammanfattningsvis var yttrandet följande:

Den klagande deltog i område 02 "förvaltning av kontrakt/projekt" i uttagningsprovet KOM/B/1/01. Klaganden inbjöds att delta i det skriftliga provet e. Detta prov omfattade två ämnen inom det område som den sökande valt och var utformat för att testa de sökandes kunskaper inom det specifika området och deras förmåga att utveckla idéer och att formulera en tydlig, strukturerad och logisk argumentation (punkt VI.A i meddelandet om uttagningsprov). Lägsta godkända resultat för detta test var 20/40.

Alla kopior av detta prov har korrigerats anonymt av två examinatorer på grundval av de kriterier som fastställts av uttagningskommittén. Uttagningskommittén kontrollerade därefter att dessa kriterier tillämpades korrekt och granskade granskarnas kommentarer. Efter detta prov fastställde uttagningskommittén - återigen anonymt - de resultat som sedan meddelades de sökande.

Genom en skrivelse av den 5 augusti 2003 underrättades klaganden om att han hade fått betyget 16,50/40 och inte kunde delta i det muntliga provet. Efter ett slutligt svar av den 19 augusti 2003 - som bifogade en kopia av klagandens skriftliga prov och det utvärderingsformulär som uttagningskommittén upprättat - svarade Epso den 18 september 2003 på klagandens skrivelse av den 11 augusti 2003. Epso erinrade om sekretessen i uttagningskommitténs arbete och förklarade hur provet hade korrigerats.

När det gäller klagandens första påstående påpekade kommissionen och Epso att det i punkt VI.A i meddelandet om uttagningsprov föreskrevs högst 40 poäng för det skriftliga provet e, men att det inte föreskrevs någon fördelning av dessa poäng per ämne och/eller fråga. I förevarande fall hade uttagningskommittén beslutat om ett skriftligt prov som bestod av två ämnen och innehöll en rad frågor om varje ämne. Beslutet om hur antalet poäng för provet ska delas upp beror dock uteslutande på uttagningskommittén, som har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning. Det är inom denna ram som betygskriterier fastställs, före proven, för att vägleda examinatorerna i deras uppgift.

I enlighet med rättspraxis (1) utgör dessa kriterier en integrerad del av uttagningskommitténs jämförande utvärdering av de sökandes respektive meriter. Dessa kriterier omfattas av sekretessen för förfarandena på samma sätt som uttagningskommitténs utvärdering. Uttagningskommitténs jämförande utvärdering återspeglas i de poäng som de sökande får. Uttagningskommittén är inte skyldig att informera en sökande om hur många poäng som har tilldelats för varje svar.

Meddelandet av klagandens betyg av 40 utgör därför en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut, i enlighet med rättspraxis.

När det gäller granskarnas synpunkter på klagandens svar konstaterade kommissionen och Epso att granskarna lämnar sina synpunkter till uttagningskommittén på ett utvärderingsformulär (de gör inga korrigeringar av kopiorna själva) som uttagningskommittén granskar innan den fastställer poängen. Dessa utvärderingsformulär utgör förberedande handlingar som används vid uttagningskommitténs överläggningar. De omfattas därför av sekretess (2) och kan inte röjas.

Uttagningskommittén lämnar dock sina synpunkter på ett separat blad. Denna handling delgavs klaganden genom en skrivelse av den 19 augusti 2003. I detta utvärderingsformulär anges tydligt de delar av det skriftliga provet som utvärderades, nämligen kunskaperna på området, skrivförmågan, utvecklingen av idéer, analysen och argumentationen. Detta blad innehåller en övergripande utvärdering av det skriftliga provet och uttagningskommitténs slutbetyg. Uttagningskommitténs kommentarer för varje del bör göra det möjligt för de sökande att förstå orsaken till deras poängsättning.

Den klagande hade därför redan fått tillgång till alla handlingar som han kunde få tillgång till.

När det gäller den klagandes andra påstående påpekade Epso att den klagandes skrivelse, som mottogs den 14 augusti 2003, besvarades den 19 augusti 2003. I denna skrivelse angavs att hans begäran hade lämnats in till uttagningskommittén, som på grund av semesterperioden inte skulle kunna granska ärendet före början av september 2003. Det slutgiltiga svaret skickades slutligen till klaganden den 18 september 2003. Kommissionen och Epso har således gjort gällande att påståendet saknar grund.

Klagandens synpunkter

Klaganden vidhöll sitt klagomål. För det första konstaterade han att det har skett en ytterligare försening eftersom det tog kommissionen, som har en välavlönad och stor personalstyrka, tre månader att avge ett yttrande om hans klagomål.

Klaganden påpekade att yttrandet inte ger någon förklaring till varför han fick ett lägre betyg jämfört med de andra kandidaterna. Han har påpekat att om det i meddelandet om uttagningsprov hade angetts att det enligt rättspraxis är tillräckligt att sökandena underrättas om det slutliga betyget, skulle han inte ha begärt ytterligare upplysningar och inte heller ha framfört något klagomål till ombudsmannen.

Den klagande har inte fått något svar på sin fråga om vilka de rätta svaren var. Det måste finnas någon form av modell korrekt svar. Kommissionen har inte heller meddelat klagandens betyg per fråga.

Den klagande är mycket besviken över hur tävlingen genomfördes. Hela urvalsförfarandet tog ungefär två år. I bilaga II till meddelandet om uttagningsprov anges olika sätt att få ytterligare information och att lämna in klagomål, men klaganden har inte fått någon ytterligare information till följd av sin begäran. Klaganden hoppas att de sökande i framtiden kommer att få en bättre motivering när de inte klarar ett uttagningsprov.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 I sina synpunkter påpekade klaganden att det har tagit ytterligare tre månader för kommissionen att avge ett yttrande om hans klagomål.

1.2 Ombudsmannen vill påpeka att det i artikel 4.3 i Europeiska ombudsmannens tillämpningsföreskrifter (3) föreskrivs att när ombudsmannen inleder en undersökning uppmanar han den berörda institutionen "att avge ett yttrande inom en angiven tid som normalt inte är längre än tre månader". I förevarande fall skickades klagomålet till Epso den 4 november 2003. Kommissionen avgav sitt yttrande den 27 januari 2004 och en översättning till nederländska den 2 februari 2004, dvs. inom tre månader i enlighet med tillämpningsföreskrifterna.

1.3 I sina synpunkter uttryckte klaganden också åsikten att meddelandet om uttagningsprov kunde ha varit mer exakt när det gäller den ytterligare information som de sökande kunde få och förhoppningen att de sökande i framtiden kommer att få bättre motivering när de misslyckas med ett uttagningsprov. Ombudsmannen uppfattar inte dessa punkter som nya påståenden om administrativa missförhållanden, utan som konstruktiva kommentarer genom vilka klaganden avser att hjälpa Epso att kommunicera bättre med EU-medborgare som är kandidater i framtida uttagningsprov. Ombudsmannen vidarebefordrar klagandens synpunkter till Epso.

2 Den påstådda vägran att lämna ut information

2.1 Klaganden hävdade att Epso vägrade att ge honom information om det skriftliga provet e), nämligen 1) högsta möjliga poäng per fråga, 2) hans poäng per fråga och 3) granskarnas kommentarer till hans svar.

2.2 När det gäller punkterna 1 och 2 i begäran om upplysningar påpekade kommissionen och Epso att det i punkt VI.A i meddelandet om uttagningsprov angavs högst 40 poäng för det skriftliga provet e, men att det inte föreskrevs någon fördelning av dessa poäng per ämne och/eller fråga. I förevarande fall hade uttagningskommittén beslutat om ett skriftligt prov som bestod av två ämnen och innehöll en rad frågor om varje ämne. Beslutet om hur antalet poäng för provet ska delas upp beror uteslutande på uttagningskommittén, som har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa poängkriterier före proven. I enlighet med rättspraxis utgör poängsättningskriterierna en integrerad del av uttagningskommitténs jämförande utvärdering av de sökandes respektive meriter. Dessa kriterier omfattas av sekretessen för förfarandena på samma sätt som uttagningskommitténs utvärdering. Uttagningskommitténs jämförande utvärdering återspeglas i de poäng som de sökande får. Uttagningskommittén är inte skyldig att informera en sökande om hur många poäng som har tilldelats för varje svar.

Vad gäller punkt 3 i begäran om upplysningar påpekade kommissionen och Epso att granskarna översände sina synpunkter till uttagningskommittén på ett utvärderingsformulär som uttagningskommittén granskar innan den fastställer poängen. Dessa utvärderingsformulär utgör förberedande handlingar som används vid uttagningskommitténs överläggningar. De omfattas därför av sekretess och får inte röjas. I det slutliga utvärderingsbladet anges tydligt de delar av det skriftliga provet som utvärderades, nämligen kunskaperna på området, skrivförmågan, utvecklingen av idéer, analysen och argumentationen. Uttagningskommitténs kommentarer för varje del bör göra det möjligt för de sökande att förstå orsaken till deras poängsättning.

2.3 Ombudsmannen noterar att Epso på klagandens begäran den 19 augusti 2003 översände en kopia av hans skriftliga prov e) samt en kopia av det slutliga utvärderingsformulär som uttagningskommittén upprättat. I sitt beslut i ärende 774/2003/ELB ansåg ombudsmannen att det i princip kan vara en tillräcklig indikation på skälen till en sökandes poängsättning att ge tillgång till ett utvärderingsformulär (4).

2.4 I förevarande fall förefaller det som om det skriftliga provet e) bestod av två ämnen, varav det första innehöll tre frågor och det andra två frågor. Högsta poäng för hela provet var 40 och lägsta poäng för godkänt var 20.

2.5 När det gäller punkterna 1 och 2 i klagandens begäran är ombudsmannen medveten om domstolens rättspraxis, enligt vilken överlämnandet av de poäng som erhållits i de olika proven utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut (5). Ombudsmannen anser därför inte att det var orimligt av Epso att betrakta kommentarerna i det slutliga utvärderingsformuläret som en tillräcklig indikation på skälen till klagandens betyg på prov e) och att avstå från att informera klaganden om hur många betyg han fick för varje svar på det skriftliga provet.

2.6 När det gäller punkt 3 i klagandens begäran, det vill säga att få information om granskarnas kommentarer till hans svar, erinrar ombudsmannen om att iakttagandet av sekretessen i samband med uttagningskommitténs arbete enligt gemenskapsdomstolarnas rättspraxis utgör hinder både för att avslöja de enskilda ledamöternas attityder och för att avslöja alla faktorer som rör individuella eller jämförande bedömningar av de sökande (6). Mot bakgrund av denna rättspraxis och det faktum att klaganden har mottagit uttagningskommitténs slutliga utvärderingsformulär anser ombudsmannen att det är rimligt att kommissionen och Epso anser att kommentarer från enskilda granskare är förberedande handlingar som inte bör meddelas klaganden.

2.7 På grundval av ovanstående konstaterades inget administrativt missförhållande när det gäller Epsos vägran att lämna ut den begärda informationen till klaganden.

3 Påstådd försening som kan undvikas

3.1 Klaganden hävdade att Epso dröjde orimligt länge med att skicka ett svar i sak på hans skrivelse av den 11 augusti 2003.

3.2 Kommissionen och Epso påpekade att klagandens skrivelse av den 11 augusti 2003, som mottogs den 14 augusti 2003, besvarades den 19 augusti 2003. I denna skrivelse angavs att hans begäran hade lämnats in till uttagningskommittén, som på grund av semesterperioden inte skulle kunna granska ärendet före början av september 2003. Det slutgiltiga svaret skickades slutligen till klaganden den 18 september 2003. Kommissionen och Epso har således gjort gällande att påståendet saknar grund.

3.3 Ombudsmannen noterar att enligt kommissionens kodex för god förvaltningssed ska "ett svar på en skrivelse ställd till kommissionen sändas inom femton arbetsdagar från den dag då skrivelsen mottogs av den ansvariga kommissionsavdelningen (...) Om ett svar inte kan skickas inom femton arbetsdagar, och i samtliga fall där svaret kräver annat arbete med det (...), bör den ansvarige anställde skicka ett preliminärt svar med angivande av ett datum då adressaten kan förvänta sig att få ett svar (...)"(7).

3.4 I det aktuella fallet verkar det som om Epso skickade ett slutligt svar till klaganden den 19 augusti 2003, dvs. fem dagar efter det att Epso hade mottagit klagandens skrivelse av den 11 augusti 2003. I det slutliga svaret angavs att ett fullständigt svar skulle skickas under september månad. Epso skickade det slutgiltiga svaret till klaganden den 18 september 2003. Ombudsmannen anser därför att kommissionen har agerat i enlighet med sina egna regler när det gäller tidsfrister för svar på korrespondens. Inga administrativa missförhållanden konstaterades därför.

4 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Epso inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Epsos direktör och kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Mål T-289/94, parlamentet mot Innamorati, punkt 48.

(2) Mål T-53/00, punkt 68, och mål T-33/00, punkt 44.

(3) Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser, antaget den 8 juli 2002 [och ändrat genom ombudsmannens beslut av den 5 april 2004]. Se http://www.ombudsman.europa.eu/lbasis/en/provis.htm

(4) Europeiska ombudsmannens beslut i klagomål 774/2003/ELB mot Epso (http://www.ombudsman.europa.eu/decision/en/030774.htm).

(5) Se mål C-254/95, Europaparlamentet mot Angelo Innamorati, REG 1996, s. I-3423, punkt 31.

(6) Se mål C-254/95, Europaparlamentet mot Angelo Innamorati, REG 1996, s. I-3423, punkt 24, mål T-33/00, Martínez Parama mot kommissionen, REG 2003, s. IA-00105, punkt 44, mål T-53/00, Angioli mot kommissionen, REG 2003, s. IA-00013, punkt 68.

(7) Kommissionens beslut (2000/633/EG, CECA, Euratom) av den 17 oktober 2000 om ändring av dess arbetsordning (EGT L 267, s. 63).