Strasbourg den 11 oktober 2004

Bäste X,

Den 19 september 2003 ingav ni ett klagomål till mig mot Europeiska revisionsrätten angående urvalsförfarandet för rekrytering av extraanställda/tillfälliga maskinskrivare/kontorsassistenter i kategori C som anordnats av Europeiska revisionsrätten. Den 3 oktober 2003 skickade du mig ytterligare ett e-postmeddelande om ditt klagomål.

Den 20 oktober 2003 skickade ni mig ett e-postmeddelande där ni informerade mig om att ni inte hade fått något svar på er skrivelse till Europeiska revisionsrätten av den 3 oktober 2003. Du frågade mig när jag skulle behandla ditt klagomål.

Den 14 november 2003 vidarebefordrade jag klagomålet av den 19 september 2003 och det kompletterande e-postmeddelandet av den 3 oktober 2003 till Europeiska revisionsrättens ordförande.

Den 16 november 2003 skickade du mig ett e-postmeddelande där du bad mig om information om hur ditt klagomål fortskred.

Europeiska revisionsrätten avgav sitt yttrande den 6 januari 2004.

Den 13 januari 2004 skickade du mig ytterligare ett e-postmeddelande om ditt klagomål.

Den 16 mars 2004 översände jag revisionsrättens yttrande till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 25 mars 2004.

Den 23 augusti 2004 skickade du mig ett e-postmeddelande om ditt klagomål där du bad mig om information om hur ditt klagomål fortskred. Den 10 september 2004 informerade jag Er om att Ert klagomål höll på att behandlas och att ett beslut skulle fattas senast den 15 oktober 2004.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klaganden är de relevanta omständigheterna följande:

Det ursprungliga klagomålet

I februari 2003 anordnade Europeiska revisionsrätten ett urvalsförfarande för rekrytering av extraanställda/tillfälliga maskinskrivare/kontorsassistenter i lönegrad C. Ett första urval gjordes på grundval av de uppgifter som lämnats i de sökandes meritförteckningar. Kandidaterna delades in i grupper efter huvudspråk. När kvalifikationerna och arbetslivserfarenheten hade bedömts uppmanades de sökande med de högsta resultaten att delta i urvalsförfarandet för vart och ett av de viktigaste språken.

Klaganden ansökte om att få delta i det ursprungliga urvalsförfarandet. Den 5 juni 2003 underrättades han om att hans namn, efter en bedömning av hans examensbevis och yrkeserfarenhet, inte hade förts upp på förteckningen över de bästa sökande som inbjudits att delta i urvalsförfarandet. Den 26 juni 2003 begärde klaganden att uttagningskommitténs ordförande skulle ompröva hans ansökan. Den 30 juni 2003 underrättades klaganden om att uttagningskommittén hade bekräftat sitt beslut att inte låta honom delta i uttagningsförfarandet.

Den 10 september 2003 begärde han att uttagningskommittén skulle informera honom om det minsta antal poäng som krävs för att få delta i uttagningsförfarandet.

Genom en skrivelse av den 15 september 2003 informerade revisionsrätten klaganden om att minimipoängen var 20 och att han, efter en bedömning av hans examensbevis, yrkeserfarenhet och språkkunskaper, hade fått 18,6 poäng.

Den 19 september 2003 ingav klaganden ett klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Den klagandes skrivelse av den 3 oktober 2003 till Europeiska ombudsmannen

I en skrivelse av den 3 oktober 2003 begärde klaganden att Europeiska revisionsrätten skulle skicka honom den detaljerade betygsskala som hade föranlett uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.

Samma dag skickade han ytterligare ett e-postmeddelande till Europeiska ombudsmannen med en kopia av den skrivelse som skickats till Europeiska revisionsrätten.

Klagandens påståenden

Det framgick av klagomålet av den 19 september 2003 och det ytterligare e-postmeddelandet av den 3 oktober 2003 att klaganden ville framföra följande påståenden:

• Uttagningskommittén hade inte fört upp honom på förteckningen över de bästa sökande som skulle inbjudas att delta i uttagningsförfarandet, trots att hans examensbevis var högre än vad som krävdes i meddelandet om uttagningsförfarandet.


• Det fanns en brist på öppenhet i urvalsförfarandet, eftersom uttagningskommittén inte hade informerat honom om de urvalskriterier som användes i urvalsförfarandet och om den detaljerade poängskala som gjorde det möjligt för uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.


• Han diskriminerades på grund av sin yrkeserfarenhet jämfört med de sökande som redan arbetade för revisionsrätten.

Klaganden begärde att uttagningskommittén skulle informera honom om de urvalskriterier som använts i uttagningsförfarandet och om den detaljerade betygsskala som hade lett till att han fick 18,6 poäng.

Frågeställningen

Europeiska revisionsrättens yttrande

Europeiska revisionsrättens yttrande över klagomålet var sammanfattningsvis följande:

När det gäller de examensbevis som krävs för deltagande i urvalsförfarandet för tillfälliga maskinskrivare eller assistenter/kontorsassistenter angavs det i meddelandet om urvalsförfarandet att ”de sökande måste ha slutfört en gymnasieutbildning och erhållit ett erkänt slutligt examensbevis”.

Klaganden hade en universitetsexamen i främmande språk och litteratur. Det rörde sig nämligen om ett examensbevis på en högre nivå än den som krävdes enligt meddelandet om urvalsförfarandet.

Den omständigheten att klaganden hade en universitetsexamen innebar emellertid inte automatiskt att han var en av de bästa kandidaterna till den tjänst som skriv- och skrivassistent som han hade ansökt om. För att avgöra vilka sökande som skulle få delta i urvalsproven gav uttagningskommittén varje sökande ett visst antal poäng på grundval av följande urvalskriterier: Examensbevis (högst 5 poäng), arbetslivserfarenhet i samband med de arbetsuppgifter som ska utföras (högst 14 poäng), kunskaper i informationsteknik (högst 1 poäng), språkkunskaper (högst 10 poäng).

Klaganden hade fått 3 poäng för sin gymnasieutbildning. De sökande kunde ha fått ytterligare två poäng för ett andra examensbevis under förutsättning att det andra examensbeviset hade ett direkt samband med de arbetsuppgifter som skulle utföras. Så var inte fallet med klagandens universitetsexamen, eftersom en examen i främmande språk och litteratur inte hade något direkt samband med de arbetsuppgifter som skulle utföras av en skrivassistent.

Detta innebar emellertid inte att uttagningskommittén inte hade beaktat klagandens kvalifikationer inom sitt studieområde. I kategorin ”språkkunskaper”, till vilken hans universitetsexamen var knuten, hade klaganden i själva verket fått nästan högsta betyg, dvs. 9 poäng av 10. Sammanfattningsvis var klagandens påstående att uttagningskommittén inte hade tagit vederbörlig hänsyn till hans examensbevis ogrundat.

I skrivelsen av den 5 juni 2003, genom vilken uttagningskommittén underrättade klaganden om att han inte hade kallats att delta i urvalsproven, angavs visserligen endast att han inte var en av de bästa sökandena. Med tanke på det stora antalet sökande som deltog i revisionsrättens urvalsförfaranden var det dock gängse praxis att skrivelsen där sökanden informerades om att han eller hon inte fick delta i urvalsproven var ganska kort. Om en sökande bad om en mer detaljerad förklaring gav uttagningskommittén honom eller henne ytterligare information.

Den kompletterande förklaringen gavs endast fragmentariskt, efter de olika begäranden som framförts av klaganden. I en skrivelse av den 18 december 2003 från uttagningskommitténs ordförande hade klaganden emellertid fått en detaljerad förklaring av den poängskala som hade föranlett uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.

I denna skrivelse hade klaganden informerats om att han hade fått exakt 5 poäng av 5 för engelska, 2 poäng av 2 för franska, 1 poäng av 2 för tyska (som han endast har grundläggande kunskaper i) och 1 poäng av 1 för spanska. Dessutom fick han full poäng för kunskap om informationsteknik (1 poäng).

Klaganden hade informerats om att han hade tilldelats 5,6 poäng av 14 möjliga i kategorin ”arbetslivserfarenhet”. Det förutsågs att de sökande skulle tilldelas 1 poäng för varje års erfarenhet med anknytning till de arbetsuppgifter som skulle utföras. Klaganden hade en bred arbetslivserfarenhet inom olika områden (t.ex. språklärare, reseledare osv.). Eftersom han hade ansökt om en tjänst som maskinskrivarassistent/kontorsassistent hade dock endast den erfarenhet som rör de uppgifter som en maskinskrivarassistent/kontorsassistent vanligtvis utför beaktats. Klaganden hade informerats om att uttagningskommittén hade gett honom 2 poäng för hans arbete som sekreterare och 3,6 poäng för den period han arbetade som maskinskrivare vid en EU-institution.

När det gäller klagandens tredje påstående, som ledde till att han diskriminerades på grund av sin yrkeserfarenhet jämfört med de sökande som redan arbetade för revisionsrätten, förklarade uttagningskommitténs ordförande i sina olika skrivelser till klaganden, särskilt i sin sista skrivelse av den 18 december 2003, att denna misstanke var ogrundad. Av de 296 ansökningarna till tjänster som skriv- och kontorsassistent som uppfyllde de formella kraven i meddelandet om urvalsförfarandet var det endast två som kom in från personer som redan arbetade vid revisionsrätten. Dessa två sökande tilläts faktiskt delta i urvalsproven. De fanns dock inte bland de 20 godkända sökandena och erbjöds därför inte något nytt kontrakt av domstolen.

Klaganden hade dessutom inte ens konkurrerat med dessa kandidater. Såsom meddelades i meddelandet om urvalsförfarandet delades de sökande in i grupper efter sitt huvudspråk innan det bästa av varje grupp, dvs. de som skulle få delta i proven, valdes ut. Ingen av de interna kandidaterna till posterna som skrivassistent/kontorsassistent hade det huvudspråk som klaganden hade. Klagandens konkurrenter var således alla externa kandidater och befann sig därför i samma situation som klaganden själv. Sammanfattningsvis var klagandens påstående att han diskriminerades ogrundat.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter av den 25 mars 2004 vidhöll klaganden sitt klagomål och lämnade följande ytterligare synpunkter:

Uttagningskommittén borde ha gett honom ytterligare två poäng för hans examen i främmande språk och litteratur, eftersom det borde ha betraktats som ett andra examensbevis. Han borde därför ha tilldelats 5 poäng av 5 för sitt examensbevis, i stället för 3 poäng som uttagningskommittén tilldelat honom.

När det gäller antalet poäng för hans yrkeserfarenhet angavs inte ett minimum av arbetslivserfarenhet i meddelandet om urvalsförfarandet. Dessutom hade uttagningskommittén inte beaktat arbetslivserfarenhet i samband med en tjänst som personlig assistent på ett företag. Klaganden anser att han borde ha fått ytterligare 0,6 poäng, dvs. 6, 2 poäng i stället för de 5, 6 poäng som uttagningskommittén tilldelat honom.

När det gäller antalet poäng för hans språkkunskaper borde han, med tanke på att hans kunskaper i spanska var bättre än tyskans, ha tilldelats 2 poäng av 2 för spanska (i stället för 1 poäng av 1 för spanska) och 1 poäng av 1 för tyska (i stället för 1 poäng av 2 för tyska). Sammanlagt borde uttagningskommittén ha gett honom 10 poäng av 10 för hans språkkunskaper, i stället för de 9 poäng som den faktiskt gav honom.

Sammanfattningsvis borde han ha tilldelats totalt 22, 2 poäng och hans namn borde ha förts upp på listan över de bästa kandidaterna som inbjuds att delta i urvalsförfarandet. Eftersom han var en före detta tillfälligt anställd borde han slutligen ha fått ytterligare en poäng.

Beslutet

1 Omfattningen av ombudsmannens undersökning

1.1 Den 19 september 2003 lämnade klaganden in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska revisionsrätten. I en skrivelse av den 3 oktober 2003 skickade klaganden ytterligare ett e-postmeddelande om sitt klagomål. Det framgick av klagomålet av den 19 september 2003 och det ytterligare e-postmeddelandet av den 3 oktober 2003 att klaganden ville framföra följande påståenden:

• Uttagningskommittén hade inte fört upp honom på förteckningen över de bästa sökande som skulle inbjudas att delta i uttagningsförfarandet, trots att hans examensbevis var högre än vad som krävdes i meddelandet om uttagningsförfarandet.


• Det rådde brist på öppenhet i uttagningsförfarandet, eftersom uttagningskommittén inte hade informerat honom om de urvalskriterier som användes i uttagningsförfarandet och om den detaljerade poängskala som gjorde det möjligt för uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.


• Han diskriminerades på grund av sin yrkeserfarenhet jämfört med de sökande som redan arbetade för revisionsrätten.

1.2 I sina synpunkter av den 25 mars 2004 anförde klaganden att uttagningskommittén inte hade beaktat hans arbetslivserfarenhet i samband med en tjänst som personlig assistent på ett företag. Klaganden anser att han borde ha fått ytterligare 0,6 poäng, dvs. 6, 2 poäng i stället för uttagningskommitténs 5, 6 poäng. Han uppgav vidare att han i egenskap av tidigare tillfälligt anställd borde ha fått ytterligare en poäng. Klaganden föreföll således framföra nya påståenden.

1.3 Ombudsmannen noterar att Europeiska revisionsrätten i sitt yttrande uppgav att klaganden hade en bred arbetslivserfarenhet inom olika områden (t.ex. språklärare, reseledare osv.). Eftersom han hade ansökt om en tjänst som maskinskrivare/kontorsassistent hade dock endast erfarenheten av de uppgifter som en maskinskrivare/kontorsassistent vanligtvis utför beaktats. Enligt revisionsrätten informerades klaganden om att uttagningskommittén hade gett honom 2 poäng för hans arbete som sekreterare och 3,6 poäng för den period han arbetade som maskinskrivare vid en EU-institution.

1.4 På grundval av den information som ombudsmannen har tillgång till anser han att klaganden inte har lagt fram tillräckliga bevis för att visa att revisionsrättens bedömning av hans arbetslivserfarenhet var felaktig. När det gäller den ytterligare punkt som klaganden begärde en redogörelse för att han tidigare var tillfälligt anställd känner ombudsmannen inte till någon regel som skulle ha gjort det möjligt för uttagningskommittén att ge klaganden ytterligare en punkt av detta skäl.

1.5 Enligt artikel 195 i Fördraget om upprättandet av Europeiska gemenskapen skall "Europeiska ombudsmannen genomföra undersökningar som han finner befogade". Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det inte finns tillräckliga skäl för att utvidga sin undersökning till att omfatta klagandens ytterligare påståenden.

2 Uttagningskommitténs underlåtenhet att föra upp klaganden på förteckningen över de bästa sökande som skulle inbjudas att delta i uttagningsförfarandet, trots att hans examensbevis påstods vara högre än vad som krävdes i meddelandet om uttagningsförfarandet

2.1 I februari 2003 anordnade Europeiska revisionsrätten ett urvalsförfarande för rekrytering av extraanställda/tillfälliga maskinskrivare/kontorsassistenter i lönegrad C. Ett första urval gjordes på grundval av de uppgifter som lämnats i de sökandes meritförteckningar. Kandidaterna delades in i grupper efter huvudspråk. När kvalifikationerna och arbetslivserfarenheten hade bedömts uppmanades de sökande med de högsta resultaten att delta i urvalsförfarandet för vart och ett av de viktigaste språken. Klaganden ansökte om att få delta i det ursprungliga urvalsförfarandet.

Genom en skrivelse av den 15 september 2003 informerade revisionsrätten klaganden om att minimipoängen var 20 och att han, efter en bedömning av hans examensbevis, yrkeserfarenhet och språkkunskaper, hade fått 18,6 poäng.

Klaganden gjorde gällande att uttagningskommittén inte hade fört upp honom på förteckningen över de bästa sökande som skulle inbjudas att delta i uttagningsförfarandet, trots att hans examensbevis var högre än vad som krävdes i meddelandet om uttagningsförfarandet.

2.2 Europeiska revisionsrätten konstaterade att klagandens påstående att uttagningskommittén inte hade tagit vederbörlig hänsyn till hans examensbevis var ogrundat. Klaganden hade fått 3 poäng för sin gymnasieutbildning. Det föreskrevs att de sökande skulle tilldelas ytterligare två poäng för ett andra examensbevis på villkor att det andra examensbeviset hade ett direkt samband med de arbetsuppgifter som skulle utföras, vilket inte var fallet för klagandens universitetsexamen. Detta innebar emellertid inte att uttagningskommittén inte hade beaktat klagandens kvalifikationer inom sitt studieområde. I kategorin ”språkkunskaper”, till vilken hans universitetsexamen var knuten, fick klaganden nästan det högsta antalet poäng, dvs. 9 poäng av 10.

2.3 Ombudsmannen noterar att revisionsrätten i sin skrivelse till klaganden av den 18 december 2003 förklarade att uttagningskommittén hade gett ytterligare två poäng till sökande som hade ett andra examensbevis på villkor att det andra examensbeviset hade ett direkt samband med de arbetsuppgifter som skulle utföras.

2.4 Ombudsmannen konstaterar att klagandens andra examensbevis är en universitetsexamen i främmande språk och litteratur. Under dessa omständigheter förefaller Europeiska revisionsrättens uppfattning vara rimlig. Europeiska ombudsmannen drar därför slutsatsen att det inte förefaller ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska revisionsrätten när det gäller detta påstående.

3 Den påstådda bristen på insyn i urvalsförfarandet

3.1 Klaganden hävdade att det fanns en brist på öppenhet i urvalsförfarandet eftersom uttagningskommittén inte hade informerat honom om de urvalskriterier som använts i urvalsförfarandet och om den detaljerade poängskala som gjorde det möjligt för uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.

3.2 Revisionsrätten hävdade att det var riktigt att han i skrivelsen av den 5 juni 2003, genom vilken uttagningskommittén informerade klaganden om att han inte skulle inbjudas att delta i urvalsproven, endast hade fått veta att hans namn inte tillhörde de bästa sökandena. Med tanke på det stora antalet sökande som deltog i revisionsrättens urvalsförfaranden var det dock gängse praxis att skrivelsen med information till sökanden om att han eller hon inte fick delta i urvalsproven var ganska kort. Om en sökande bad om en mer detaljerad förklaring gav uttagningskommittén honom eller henne ytterligare information. I det aktuella fallet hade den kompletterande förklaringen endast lämnats bit för bit, till följd av olika begäranden från klaganden. I en skrivelse av den 18 december 2003 från uttagningskommitténs ordförande hade klaganden emellertid fått en detaljerad förklaring av poängskalan som föranledde uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.

3.3 Ombudsmannen noterar att klaganden den 13 januari 2004 översände Europeiska revisionsrättens svar av den 18 december 2003 till honom på hans skrivelse av den 3 oktober 2003, i vilken han hade begärt att få den detaljerade betygsskala som hade gjort det möjligt för uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng. I en skrivelse av den 18 december 2003 gav Europeiska revisionsrätten klaganden detaljerad information om de urvalskriterier som använts i urvalsförfarandet, nämligen de sökandes examensbevis, deras språkkunskaper och kunskaper i informationsteknik samt deras arbetslivserfarenhet. I denna skrivelse angav Europeiska revisionsrätten också det högsta antalet tillgängliga poäng för vart och ett av urvalskriterierna och gav detaljerade förklaringar till den poängskala som hade föranlett uttagningskommittén att ge klaganden 18,6 poäng. Revisionsrätten förefaller således ha informerat klaganden om de urvalskriterier som använts i urvalsförfarandet och om den detaljerade betygsskala som hade föranlett uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.

3.4 Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att fortsätta sin undersökning av klagandens påstående.

4 Den påstådda diskrimineringen av klagandens yrkeserfarenhet

4.1 Klaganden hävdade att han hade diskriminerats på grund av sin yrkeserfarenhet jämfört med de kandidater som redan arbetade för revisionsrätten.

4.2 Revisionsrätten konstaterade att endast två av de 296 ansökningar till tjänster som maskinskrivare/kontorsassistenter som uppfyllde de formella kraven i meddelandet om urvalsförfarandet hade lämnats in av personer som redan arbetade vid revisionsrätten. Dessa två sökande hade faktiskt antagits till urvalsproven. De hade dock inte varit bland de 20 godkända sökandena och hade därför inte erbjudits något nytt kontrakt av domstolen. Klaganden hade inte ens konkurrerat med dessa kandidater, eftersom ingen av de interna kandidaterna till posterna som skriv- och kontorsassistent hade det huvudspråk som klaganden hade. Klagandens konkurrenter hade således alla varit externa kandidater och befann sig därför i samma situation som klaganden själv.

4.3 På grundval av de handlingar som lämnats in till honom anser ombudsmannen att klaganden inte har visat att han diskriminerades jämfört med kandidater som redan arbetade för revisionsrätten.

4.4 Av ovanstående drar Europeiska ombudsmannen slutsatsen att det inte verkar ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska revisionsrätten när det gäller detta påstående.

5 Klagandens yrkanden

5.1 Klaganden hävdade att uttagningskommittén borde informera honom om de urvalskriterier som använts i uttagningsförfarandet och om den detaljerade poängskala som gjorde det möjligt för uttagningskommittén att ge honom 18,6 poäng.

5.2 Mot bakgrund av ovanstående slutsatser anser ombudsmannen att det inte finns något behov av att fortsätta sin undersökning av dessa påståenden.

6 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det inte ha förekommit några administrativa missförhållanden vid Europeiska revisionsrätten. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska revisionsrättens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS