Strasbourg den 1 december 2004

Bästa fru de C.,

Den 26 augusti 2003 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på din klient P:s vägnar (nedan kallad klaganden) mot Europol angående hennes rekrytering som lokalanställda och inte som anställda vid Europol.

Den 22 september 2003 vidarebefordrade jag klagomålet till Europols direktör. Europol avgav sitt yttrande den 23 december 2003. Jag översände den till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni skickade den 27 februari 2004.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts. Jag ber om ursäkt för hur lång tid det har tagit att behandla ditt klagomål.

Klagomålet

Enligt klagandens advokat var de relevanta omständigheterna följande:

Den 1 maj 2001 började klaganden arbeta vid Europol som administrativ assistent. Det framgår av hennes avtal med Europol att hon rekryterades som ”lokalt anställd” med mindre fördelaktiga (ekonomiska) villkor än för Europols personal. I september 2001 upptäckte klaganden att hon hade rekryterats i strid med Europols tjänsteföreskrifter, eftersom tjänsten som administrativ assistent borde vara en tjänst vid Europol och inte en lokal tjänst. Den 21 augusti 2002 skrev klagandens advokat till Europols direktör och begärde rättelse och ersättning. Direktören avslog denna begäran den 16 december 2002. Klaganden lämnade in ett överklagande den 14 mars 2003 som avslogs den 11 juni 2003.

Den 26 augusti 2003 ingav klagandens advokat detta klagomål till ombudsmannen. Klaganden hävdar att Europol har underlåtit att följa Europols tjänsteföreskrifter (artiklarna 1, 2 och 3 samt bilaga 1) genom att rekrytera henne som administrativ assistent, som lokalanställda och inte som anställda vid Europol, och begär ekonomisk ersättning.

Frågeställningen

Europols yttrande

Klaganden var anställd av Europol som lokalt anställd mellan den 1 maj 2001 och den 1 april 2003.

I Europols tjänsteföreskrifter (1) föreskrivs två personalkategorier som kan anställas av Europol: medlemmar av Europols personal och lokalanställda. Huruvida en viss tjänst endast kan tillsättas med personer som tillhör den ena eller den andra av dessa kategorier avgörs i princip av bilaga 1 till Europols tjänsteföreskrifter. I Europols tjänsteföreskrifter föreskrivs också olika förfaranden och villkor för rekrytering av Europolpersonal och lokalanställda. Lokalanställda är anställda enligt nederländsk nationell lagstiftning, medan anställda vid Europol omfattas av Europols tjänsteföreskrifter som fastställts av rådet. Utnämning till medlem av Europols personal är också endast möjlig för de personer som framgångsrikt har deltagit i ett urvalsförfarande.

Alla Europols ståndpunkter fastställs i tjänsteförteckningen, som antas av rådet som en del av Europols budget för varje år. Utnämningar som medlem av Europols personal utanför de gränser som fastställs i denna tjänsteförteckning är inte rättsligt möjliga.

Med tanke på rekryteringssystemets oflexibilitet har Europol varit tvungen att anställa tillfälligt anställda på de villkor som gäller för lokalanställda, i de situationer där tjänsteförteckningen inte omfattade Europoltjänster och tillfälligt stöd krävdes. Detta skedde till exempel i situationer där en ordinarie anställd var sjuk under en längre period eller i perioder där arbetsbördan tillfälligt ökade.

Europols ståndpunkt har varit att även om det är riktigt att denna politik innebar att personal anställdes som lokalanställda i andra befattningar än de som formellt beskrivs i bilaga 1 till Europols tjänsteföreskrifter, stod det Europol fritt att göra detta så länge som den höll sig inom gränserna för sin personalbudget.

Klagomålet avser i huvudsak att klaganden var anställd av Europol som lokalanställda, medan hon hävdar att hon borde ha tilldelats ett kontrakt som formell anställd vid Europol. I korrespondensen med den klagandes advokat har Europol förklarat varför den anser att detta påstående är felaktigt. Dessa skäl är följande:

Europols huvudargument är att klaganden frivilligt och fritt ingick ett avtal med Europol, väl medveten om att detta avtal ingicks i egenskap av lokalanställda enligt nederländsk lag. Detta anges uttryckligen i kontraktshandlingarna och i korrespondensen med den klagande. Denna omständighet i sig har inte bestritts av klaganden eller hennes advokat.

För det andra är Europols ståndpunkt att det var omöjligt att erbjuda klaganden ett kontrakt som anställd vid Europol, eftersom hon inte framgångsrikt hade följt de rekryteringsförfaranden som föreskrivs i Europols tjänsteföreskrifter. Även om klaganden deltog i ett av dessa rekryteringsförfaranden för Europols personal valdes hon inte ut.

För det tredje föreskrevs det inte i tjänsteförteckningen att Europol skulle ha en tjänst som administrativ assistent vid den enhet där hon arbetade, trots att denna enhets arbetsbörda var sådan att det krävdes tillfälligt bistånd.

Europol bestrider också att klaganden har lidit ekonomisk skada till följd av sin anställning som lokalt anställd, med tanke på att det inte var juridiskt möjligt att anställa klaganden som anställd vid Europol. Eftersom det inte fanns någon Europoltjänst tillgänglig och klaganden inte framgångsrikt deltog i ett urvalsförfarande för de tjänster som fanns tillgängliga, skulle det enda alternativet för Europol ha varit att inte anställa klaganden alls.

Klagandens synpunkter

Klaganden vidhöll sitt klagomål. Artiklarna 2 och 3 i Europols tjänsteföreskrifter och bilaga 1 är tydliga och lämnar inga tvivel om vilken personal som utgör Europols personal. I motsats till vad Europol hävdade i sitt yttrande innebär tjänsteföreskrifterna för Europol inte att anställningen av Europolpersonal är beroende av att ett urvalsförfarande har genomförts med godkänt resultat. Klaganden nämnde ett exempel på en anställd vid Europol som inte hade klarat ett urvalsförfarande.

Klaganden bestrider Europols argument att hon undertecknade avtalet frivilligt och fritt, väl medveten om att detta avtal gällde lokalanställda. När klaganden undertecknade sitt avtal visste hon inte att hon hade samma funktion som en anställd vid Europol, eftersom hon inte fick någon kopia av bilaga 1 till tjänsteföreskrifterna. Klaganden kunde således inte veta att hon undertecknade ett avtal som inte var förenligt med tjänsteföreskrifterna.

Klaganden påpekar också att hon klarade ett urvalsförfarande för tjänsten som andre tjänsteman som blev ledig och att hon blev reservkandidat.

Argumentet att klaganden anlitades på grund av den ökade arbetsbördan är inte korrekt, eftersom klagandens kontrakt förlängdes efter ett år och en ersättare planerades när klaganden lämnade. Klaganden innehade således en ordinarie administrativ tjänst.

Klaganden hävdar att om hon hade anställts i enlighet med tjänsteföreskrifterna skulle hon ha fått ekonomiska fördelar som hon nu har missat. Klaganden avvisar därför Europols argument att hon inte lidit ekonomisk skada.

Beslutet

1 Den påstådda rekryteringen av klaganden i strid med Europols tjänsteföreskrifter

1.1 Den klagande hävdar att Europol inte har respekterat Europols tjänsteföreskrifter (artiklarna 1, 2 och 3 samt bilaga 1) genom att rekrytera henne - i egenskap av administrativ assistent - som lokalanställda och inte som anställda vid Europol.

1.2 Europol konstaterade att man, med tanke på rekryteringssystemets bristande flexibilitet, var tvungen att anställa tillfälligt anställda på villkor som var tillämpliga på lokalanställda, i de situationer där tjänsteförteckningen inte omfattade Europol-tjänster och arbetsbördan var sådan att tillfälligt stöd krävdes. Även om det är riktigt att denna policy innebar att personal anställdes som lokalanställda i andra befattningar än de som formellt beskrevs i bilaga 1 till Europols tjänsteföreskrifter, stod det Europol fritt att göra detta så länge som den höll sig inom gränserna för sin personalbudget.

Europol hävdade vidare att klaganden frivilligt och fritt hade ingått ett avtal med Europol, väl medveten om att detta avtal gällde lokalanställda och reglerades av nederländsk lag. Det var omöjligt att erbjuda klaganden ett kontrakt som anställd vid Europol, eftersom hon inte hade klarat de rekryteringsförfaranden som föreskrivs i Europols tjänsteföreskrifter. Slutligen föreskrevs det inte i tjänsteförteckningen att Europol skulle ha en tjänst som administrativ assistent vid den enhet där hon arbetade.

1.3 Ombudsmannen noterar att det i artikel 2 i Europols tjänsteföreskrifter föreskrivs att "(…) Europolpersonal: personal som anställs för att tillsätta en tjänst som ingår i förteckningen över tjänster i bilaga 1, med undantag för tjänster som är markerade som lokalanställda". I artikel 3 föreskrivs följande: "(…) lokal personal: personal som anställts enligt lokal lagstiftning för manuella uppgifter eller tjänstgöringsuppgifter och som tjänstgör på en tjänst som är markerad som sådan i förteckningen över tjänster i bilaga 1".

1.4 I punkt 1 i tillägg 1 till Europols tjänsteföreskrifter föreskrivs följande: "Om inte annat följer av punkt 3 skall följande tjänster vara Europoltjänster: (…) Assistenter - Administrativa assistenter (alla berörda avdelningar)" . I punkt 3 i bilaga A föreskrivs följande: "Europols styrelse skall i enlighet med artikel 28.1.15 i Europolkonventionen delta i utarbetandet av budgeten och tjänsteförteckningen. I detta sammanhang ska den föreslå rådet i vilken utsträckning de tjänster som förtecknas i detta tillägg får tillsättas eller kombineras.”

1.5 Ombudsmannen noterar att den klagande var anställd av Europol, uppenbarligen som administrativ assistent, från den 1 maj 2001 till den 1 april 2003. Även om det avtal som klaganden undertecknade med Europol den 2 maj 2001 hade rubriken ”Anställningskontrakt för lokalanställda som utnämnts av Europol”, föreskrivs det uttryckligen i den första artikeln att ”den anställde skall anställas som administrativ assistent vid personalenheten på de villkor som anges i förordningarna”. I förlängningen med ett år av kontraktet, som undertecknades den 24 april 2002, angavs återigen att "P. kommer att anställas som administrativ assistent vid personalenheten (…)". Ombudsmannen noterar också att Europol inte har bestritt i sitt yttrande att klaganden var anställd som administrativ assistent.

1.6 Enligt bilaga 1 till Europols tjänsteföreskrifter är klagandens tjänst som administrativ assistent en Europoltjänst och inte en tjänst för lokalanställda. Tjänsteföreskrifterna är tydliga i detta avseende och verkar inte lämna någon plats för tvivel, eftersom det i bilaga 1 anges att följande tjänster "ska vara" Europoltjänster.

1.7 Europol erkände i sitt yttrande att man har antagit en praxis att anställa tillfälligt anställda som klaganden på villkor som är tillämpliga på lokalanställda, nämligen i en situation där tjänsteförteckningen inte innehöll några Europoltjänster. Europol har gjort gällande att den hade rätt att göra detta så länge som den höll sig inom gränserna för sin personalbudget.

1.8 I detta avseende fann ombudsmannen inte någon rättslig grund i Europols tjänsteföreskrifter som skulle motivera detta tillvägagångssätt. Närmare bestämt innehåller Europols tjänsteföreskrifter inte någon bestämmelse enligt vilken tjänster för administrativa assistenter under vissa omständigheter kan tillsättas genom att lokalanställda anställs.

1.9 På grundval av ovanstående drar ombudsmannen slutsatsen att Europol inte har respekterat sina tjänsteföreskrifter genom att anställa klaganden som administrativ assistent enligt ett lokalt anställningsavtal. Detta utgör ett administrativt missförhållande och ombudsmannen gör den kritiska anmärkningen nedan.

2 Yrkandet om ekonomisk ersättning

2.1 Klaganden begär ekonomisk ersättning.

2.2 Europol bestrider att klaganden har lidit någon ekonomisk skada till följd av sin anställning som lokalt anställd, med tanke på att det inte var juridiskt möjligt att anställa klaganden som anställd vid Europol. Eftersom det inte fanns någon Europoltjänst tillgänglig och klaganden inte framgångsrikt deltog i ett urvalsförfarande för de tjänster som fanns tillgängliga, skulle det enda alternativet för Europol ha varit att inte anställa klaganden alls.

2.3 Ombudsmannen anser att klaganden inte har visat att hon lidit någon skada till följd av de administrativa missförhållanden som anges i punkt 1.9 ovan, eftersom Europols argument att det enda alternativet till att anställa henne som lokalanställda skulle ha varit att inte anställa henne alls inte verkar orimligt. Ombudsmannen anser därför att det inte är lämpligt att gå vidare med denna aspekt av klagomålet.

2.4 Ombudsmannen vill dock påpeka att klaganden har möjlighet att väcka talan om ekonomisk ersättning vid en behörig domstol.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Europol har underlåtit att följa sina tjänsteföreskrifter genom att anställa klaganden som administrativ assistent enligt ett lokalanställningsavtal. Detta utgör ett administrativt missförhållande.

Med tanke på att denna aspekt av ärendet rör förfaranden som rör särskilda händelser i det förflutna och att klagandens avtal löpte ut den 1 april 2003, är det inte lämpligt att försöka nå en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen anser dessutom att ovanstående kritiska anmärkning är tillräcklig för att uppmärksamma Europol på behovet av att se över sin praxis när det gäller personalens engagemang. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europols direktör kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos Diamandouros

---

(1) Rådets akt av den 3 december 1998 om fastställande av tjänsteföreskrifter för anställda vid Europol, EGT C 26, 1999, s. 23.