# Beslut om Europeiska unionens asylbyrås (EUAA) vägran att ge allmänheten tillgång till personuppgifter för personal som bedömde en extern expert arbete (ärende 1119/2024/NH)
- Författare: Europeiska ombudsmannen
- Datum: 2024-07-05T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/sv/decision/sv/189041)
---
> Klaganden ansökte om allmänhetens tillgång till handlingar med anknytning till beslutet av Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) att inte förlänga hans kontrakt som extern expert. EUAA beviljade delvis tillgång till de begärda handlingarna, men redigerade personuppgifter. Klaganden bestred vissa av dessa redigeringar.
>
> Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade de omtvistade handlingarna och bekräftade att maskeringarna avsåg personuppgifter. Ombudsmannen konstaterade att klaganden inte hade förklarat varför det var nödvändigt för honom att få tillgång till personuppgifterna för ett specifikt ändamål av allmänt intresse, vilket krävs enligt EU:s lagstiftning om dataskydd. EUAA hade därför fog för att vägra att lämna ut personuppgifterna.
>
> Ombudsmannen avslutade undersökningen och konstaterade att det inte förelåg något administrativt missförhållande.
>
Bakgrund till klagomålet
------------------------
**1.**Europeiska unionens asylbyrå (EUAA) är en EU-byrå som har i uppdrag att stödja medlemsstaterna i tillämpningen av EU:s regler om asyl, internationellt skydd och mottagningsvillkor. EUAA stöder medlemsstaterna på området internationellt skydd genom att tillhandahålla praktiskt, rättsligt, rådgivande och operativt stöd.
**2.**Klaganden undertecknade ett avtal med Europeiska unionens asylbyrå om tillhandahållande av juridisk expertis. Enligt avtalet hade han till uppgift att stödja de nationella myndigheterna i en EU-medlemsstat i deras asylförfaranden. År 2023 beslutade Europeiska unionens asylbyrå att inte förnya hans kontrakt. Klaganden ifrågasatte EUAA:s beslut och bad om att få se en utvärderingsrapport om hans prestation enligt avtalet.
**3.** Europeiska unionens asylbyrå hanterade klagandens begäran i enlighet med EU:s lagstiftning om allmänhetens tillgång till handlingar.[\[1\]](#_ftn1){#_ftnref1} Den identifierade fyra handlingar, särskilt fyra e-postutbyten som innehöll återkoppling om klagandens arbete som avlönad extern expert. EUAA beviljade delvis tillgång till de fyra e-postmeddelandena, med redigering av personuppgifter. Den förklarade att den inte kunde lämna ut personuppgifterna i fråga för att skydda den enskildes privatliv och integritet.[\[2\]](#_ftn2){#_ftnref2} EUAA uppgav att den hade maskerat namnen på enskilda personer, men även andra personuppgifter som potentiellt skulle kunna identifiera vissa enskilda personer med tanke på det begränsade antalet berörda personer, särskilt datumen för e-postmeddelandena i fråga.
**4.**Klaganden bad sedan Europeiska unionens asylbyrå att ompröva sitt beslut att vägra tillgång (genom att lämna in en så kallad bekräftande ansökan). Medan han förstod att vissa personuppgifter måste redigeras för att skydda andra personers integritet insisterade han på att han ville ha tillgång till namnen på författarna till varje e-postmeddelande och till de datum då de skickades. I september 2023 bekräftade Europeiska unionens asylbyrå sitt beslut.
**5.**Klaganden var missnöjd med hur Europeiska unionens asylbyrå hade hanterat hans begäran om allmänhetens tillgång till handlingar och vände sig till ombudsmannen.
Utredningen
-----------
**6.**Ombudsmannen inledde en undersökning av EUAA:s vägran att ge allmänheten fullständig tillgång till de fyra handlingar som identifierats i klagomålet.
**7.**Under undersökningens gång inspekterade ombudsmannen de oredigerade kopiorna av de omtvistade handlingarna. Ombudsmannen mottog också ytterligare synpunkter från Europeiska unionens asylbyrå om klagomålet.
Argument som framförts till ombudsmannen
----------------------------------------
**8.** Klaganden **sade** att han behövde se namnen på författarna till varje e-postmeddelande för att kontrollera att förfarandet hade varit rättvist. Han antog att e-postmeddelandena hade skickats av en viss anställd vid Europeiska unionens asylbyrå med vilken han hade haft regelbundna utbyten. I den meningen visste han vem den personen var. Han förstod således inte på vilket sätt denna persons rätt till privatliv kunde åsidosättas, eftersom de i princip hade godtagit att deras namn skulle vara känt för de experter som bedömdes.
**9.** Han sade också att datumen för e-postmeddelandena inte borde ha redigerats. Han ansåg att "datum" inte är personuppgifter som omfattas av definitionen i den lagstiftning som är tillämplig på EU-institutionerna när det gäller skydd av personuppgifter.[\[3\]](#_ftn3){#_ftnref3} Han hävdade att han har ett berättigat intresse av att få tillgång till datumen för e-postmeddelandena för att kontrollera att de skickades inom samma tidsram som avtalets löptid.
**10.** EUAA hävdade att e-postmeddelandena innehåller en rad olika personuppgifter, såsom för- och efternamn, befattningar och e-postadresser, som kan göra de berörda personerna direkt identifierbara. Ett utlämnande av personuppgifterna skulle undergräva skyddet av dessa personers privatliv och integritet, i enlighet med EU:s lagstiftning om skydd av personuppgifter.
**11.**Europeiska unionens asylbyrå förklarade att dataskyddslagstiftningen föreskriver att personuppgifter endast får överföras till en mottagare om han eller hon fastställer att det är nödvändigt att uppgifterna överförs för ett specifikt ändamål av allmänt intresse. EUAA hävdade att klaganden inte hade lagt fram något övertygande argument för att fastställa en sådan nödvändighet. Dessutom hade klaganden inte visat varför de uppgifter som redan hade lämnats ut, det vill säga det fullständiga innehållet i bedömningen av hans arbete, inte var tillräckliga. EUAA betonade att klaganden själv redan hade erkänt att han visste vem författaren var, vilket enligt EUAA innebär att det inte finns något verkligt behov av ytterligare utlämnande.
**12.**När det gäller datumen för e-postmeddelandena hävdade EUAA att ett utlämnande av dem skulle kunna göra det möjligt att koppla e-postmeddelandets innehåll till dess författare eller den person från vilken informationen i e-postmeddelandet härrör, samt till information om tredje parter. I sina ytterligare synpunkter på klagomålet lämnade Europeiska unionens asylbyrå ytterligare klargöranden om hur offentliggörandet av datumen för e-postmeddelandena i fråga skulle kunna göra det möjligt för allmänheten att dra slutsatsen vem som var upphovsman till e-postmeddelandet. EUAA begärde att dessa klargöranden skulle förbli konfidentiella.
Ombudsmannens bedömning
-----------------------
**13.**Ombudsmannens undersökningsgrupps granskning bekräftade att de fyra omtvistade handlingarna innehåller personuppgifter och att de redigeringar som tillämpas av Europeiska unionens asylbyrå avser dessa personuppgifter.
**14.** Begreppet "personuppgifter" i EU:s dataskyddslagstiftning är mycket brett. Personuppgifter omfattar "varje*upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person* (...)".*en identifierbar fysisk person är en person som direkt eller indirekt kan identifieras."* [\[4\]](#_ftn4){#_ftnref4}
**15.** EUAA hävdade med rätta att den, för att överföra personuppgifterna till klaganden (med andra ord lämna ut handlingarna i sin helhet utan att personuppgifterna maskeras), först måste kontrollera om klaganden har visat att det finns ett behov av att få dessa personuppgifter överförda till honom för ett specifikt ändamål av *allmänt* intresse.
**16.** Klaganden sade att han behövde fullständig tillgång till handlingarna för att kontrollera att Europeiska unionens asylbyrå hade följt det korrekta förfarandet när den beslutade att inte förnya hans kontrakt och eventuellt vidta ytterligare rättsliga åtgärder. Enligt EU:s rättspraxis är detta dock ett rent privat intresse[\[5\].](#_ftn5){#_ftnref5}
**17.**Ombudsmannen noterar att "datum" i princip inte är personuppgifter, såvida de inte direkt eller indirekt gör en person identifierbar. Under undersökningens gång bad ombudsmannens undersökningsgrupp Europeiska unionens asylbyrå att klargöra hur offentliggörandet av datumen för e-postmeddelandena i fråga skulle kunna göra det möjligt för allmänheten att sluta sig till e-postmeddelandets författare. Som svar lämnade EUAA konfidentiella förklaringar om den specifika situationen vid den tidpunkt då e-postmeddelandena skickades. Mot bakgrund av dessa ytterligare förklaringar anser ombudsmannen att EUAA:s ståndpunkt är rimlig.
**18.**Ombudsmannen drar därför slutsatsen att Europeiska unionens asylbyrås vägran att ge allmänheten fullständig tillgång till de fyra handlingarna i fråga var rimlig.
Slutsats
--------
På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats[\[6\]:](#_ftn6){#_ftnref6}
**Europeiska unionens asylbyrå har inte gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande i detta ärende.**
Klaganden och EUAA kommer att underrättas om detta beslut.
Rosita Hickey
Förfrågningsdirektör
<br />
Strasbourg den 3 juli 2024
[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Förordning (EG) nr 1049/2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049>
[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Detta undantag fastställs i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001.
[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Förordning (EU) 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av unionens institutioner, organ och byråer och om det fria flödet av sådana uppgifter: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725>
[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Artikel 3.1 i förordning (EU) 2018/1725.
[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Tribunalens dom av den 9 oktober 2018 i mål T-634/17, *Anikó Pint* mot *Europeiska kommissionen,* punkt 59, finns på [https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=T-634/17\&language=en](https://curia.europa.eu/juris/liste.jsf?num=T-634/17&language=en)
[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Detta klagomål har behandlats inom ramen för delegerad ärendehantering, i enlighet med Europeiska ombudsmannens beslut om antagande av genomförandebestämmelser: [https://www.ombudsman.europa.eu/en/legal-basis/implementing-provisions/en](/sv/legal-basis/implementing-provisions/en)