Strasbourg den 19 november 2003

Bäste X,

Den 27 februari 2003 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen mot Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) angående Epsos hantering av ditt svar på den inbjudan till intresseanmälan som offentliggjorts av Epso inför urvalet av extraanställda inför utvidgningen.

Den 11 mars 2003 vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till Epsos direktör. Epso lämnade sitt yttrande den 25 april 2003 och jag mottog det den 6 maj 2003. Jag översände den till Er den 20 maj 2003 med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 juni 2003. Inga synpunkter inkom från Er vid detta datum.

Den 15 juli 2003 lämnade jag in ett förslag till en vänskaplig förlikning till Epso. Du informerades om detta i ett brev som skickades samma dag. Epso avgav sitt yttrande den 28 juli 2003. Jag översände den till Er den 9 september 2003 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 5 november 2003.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts. Eftersom du angav att jag kunde använda antingen tyska, engelska eller franska kommer detta beslut att skickas till dig på engelska, som är ombudsmannens arbetsspråk.

Klagomålet

I november 2002 anordnade Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) på EU-institutionernas vägnar en inbjudan att anmäla intresse för ett antal icke-permanenta tjänster mot bakgrund av den förestående utvidgningen av EU. Kandidaterna måste ha ”grundliga” kunskaper i minst ett av de tio anslutningsländernas språk och ”goda kunskaper” i engelska, franska eller tyska. Ansökningarna skulle lämnas in senast den 10 januari 2003. Enligt ansökningsformuläret skulle de sökande ange om det relevanta språket var deras modersmål eller om deras kunskaper var ”bra”, ”mycket bra” eller ”utmärkta”. De behöriga ansökningarna skulle föras in i en databas av Epso. Det verkar som om endast kandidater vars namn finns med i denna databas kan rekryteras.

Den klagande, en tysk medborgare, lämnade in en ansökan. Han gjorde gällande att han, när han senare ringde Epso, hade informerats om att språkkraven hade ändrats efter det att ansökningstiden hade löpt ut. Till följd av detta krävdes nu att kandidaterna måste ha ett av de tio anslutningsländernas språk som modersmål eller ha ”utmärkta” kunskaper i detta språk. De behövde dessutom ha ”goda kunskaper” i engelska, franska eller tyska.

Granskningen av ansökningarna avslutades den 13 februari 2003. Enligt klaganden fördes 21 020 av de 22 005 sökande från anslutningsländerna in i databasen, men endast 1 126 av 3 374 sökande från de nuvarande medlemsstaterna. Klagandens ansökan fanns inte med bland de godkända ansökningarna.

När klaganden ringde Epso fick han veta att avslaget på hans ansökan berodde på att han inte hade kryssat för ”utmärkt” i förhållande till sina kunskaper i ett av de tio anslutningsländernas språk. Enligt klaganden hävdade den tjänsteman från Epso som han talade med också att Epso inte var bunden av principerna om berättigade förväntningar och rättssäkerhet när det gällde en inbjudan att anmäla intresse som den nuvarande. Klaganden skickade därefter två fax till Epsos tillförordnade direktör den 24 och 26 februari 2003, i vilka han begärde att hans namn skulle läggas till i den relevanta databasen.

Eftersom Epso inte inkom med något svar ingav han förevarande klagomål.

Klaganden hävdade att han uppfyller de ursprungliga kriterierna, eftersom han har ”goda” kunskaper i tyska, engelska och franska och ”grundliga” kunskaper i polska. Han ansåg därför att hans namn borde föras in i databasen. Klaganden hävdade att kravet på ”grundliga” kunskaper i ett visst språk inte kunde tolkas som att det krävdes ”utmärkta” kunskaper eller att detta språk måste vara sökandens modersmål. En ”utmärkt” kunskap var betydligt mer än en ”grundläggande” kunskap. Enligt klaganden måste institutionerna respektera de grundläggande rättigheterna och de allmänna förvaltningsrättsliga principerna när de agerar. Klaganden hävdade att Epso genom att senare ändra kriterierna åsidosatte principerna om berättigade förväntningar och rättssäkerhet. Klaganden hävdade också att sökande från de nuvarande medlemsstaterna diskriminerades eftersom sökande från anslutningsländerna endast behövde ha ”goda” kunskaper i engelska, franska eller tyska.

Enligt klaganden var databasen tillgänglig för EU:s institutioner och organ sedan den 14 februari 2003. Klaganden ansåg därför att ärendet var brådskande.

Frågeställningen

Klagomålet vidarebefordrades till Epso för yttrande. I sin skrivelse uppmärksammade ombudsmannen Epso på att klaganden ansåg att ärendet var brådskande.

I sitt yttrande framförde Epso följande synpunkter:

Kandidaterna måste ha fördjupade kunskaper (”connaissance approfondie”) i minst ett av de tio anslutningsländernas språk och goda kunskaper (”bonne connaissance”) i engelska, franska eller tyska. Detta återspeglade andan i artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna, enligt vilken ingen kan utnämnas till tjänsteman om han inte ”bevisar fördjupade kunskaper i ett av gemenskapernas språk och tillfredsställande kunskaper i ett annat av gemenskapernas språk i den utsträckning som krävs för att han skall kunna utföra sina arbetsuppgifter”.

I en första centraliserad fas gjordes ett preliminärt urval av kandidater. En valideringskommitté, som består av företrädare för alla gemenskapsinstitutioner som deltar i förfarandet, har fastställt filtreringskriterierna för att fastställa vilka sökande som har fått tillträde till databasen och vilka sökande som uppfyller behörighetskriterierna. Epsos avdelningar hade hjälpt till att kontrollera de över 25 000 ansökningarna.

Denna transaktion avslutades den 13 februari 2003 och institutionerna fick tillgång till databasen så att de kunde granska ansökningarna utifrån sina egna behov. Drygt 3 000 ansökningar hade inte tagits med i databasen. Det rörde sig främst om fall där kriterierna för inresa och vistelse inte var uppfyllda, men det förekom också fall av dubbla och därmed felaktiga ansökningar.

Kandidaterna måste ha fördjupade kunskaper i minst ett av de tio anslutningsländernas språk. Uttagningskommittén hade definierat begreppet ”grundläggande kunskaper” som likvärdigt med kunskaper i huvud- eller modersmålet eller ”utmärkta” kunskaper.

Klaganden hade i sin ansökan angett att hans modersmål var tyska och att hans kunskaper i polska var ”mycket goda”. Han hade också bifogat sin meritförteckning. Enligt de uppgifter som klaganden lämnat om sina språkkunskaper var hans kunskaper i polska ”goda”.

Eftersom klaganden själv hade bedömt att hans kunskaper i ett av de anslutande ländernas språk (i detta fall polska) var ”bra” eller ”mycket bra”, hade uttagningskommittén begränsat sig till att tillämpa de filtreringskriterier som redan hade fastställts för att kontrollera om ansökningarna kunde tas upp till prövning och hade därför inte kunnat inkludera klagandens ansökan i den relevanta databasen.

De behörighetskriterier för detta förfarande som hade offentliggjorts på Epsos webbplats återspeglade de verkliga behov som EU-institutionerna hade identifierat i samband med de uppgifter som var kopplade till förberedelserna inför den kommande utvidgningen. Kommissionen skulle till exempel behöva samarbeta nära med de framtida medlemsstaterna för att förbereda genomförandet av EU:s politik. I Europaparlamentet berörde arbetet i samband med utvidgningen flera avdelningar, särskilt översättnings- och tolkningstjänsterna. I båda fallen var det därför oerhört viktigt med grundliga kunskaper i ett av de nya språken.

Det faktum att en kandidat var medborgare i en av de nuvarande medlemsstaterna utgjorde inte skäl för uteslutning. Samtliga kandidater har beaktats. Det var dock inte förvånande att ett stort antal kandidater från de länder som var på väg att ansluta sig till EU inkluderades i den slutliga databasen, eftersom en större andel av dessa kandidater uppfyllde villkoren, inklusive de som gällde språkkunskaper.

Klagandens synpunkter

Ombudsmannen vidarebefordrade Epsos yttrande till klaganden och uppmanade denne att inkomma med synpunkter, om han så önskade, senast den 30 juni 2003. Inga synpunkter inkom från klaganden vid detta datum.

Ombudsmannens ansträngningar för att uppnå en vänskaplig lösning

Efter noggrant övervägande av yttrandet och av de frågor som hade tagits upp var ombudsmannen inte övertygad om att Epso hade svarat tillräckligt på alla klagandens påståenden.

Förslag till en vänskaplig lösning

Enligt artikel 3.5 i ombudsmannens stadga (1) ska ombudsmannen i möjligaste mån försöka finna en lösning tillsammans med den berörda institutionen för att undanröja det administrativa missförhållandet och tillmötesgå klagomålet. Ombudsmannens preliminära slutsats var att Epsos beslut att inte inkludera klagandens ansökan i databasen över godtagbara ansökningar kunde utgöra ett administrativt missförhållande.

Ombudsmannen lade därför fram följande förslag till vänskaplig förlikning för kommissionen:

Ombudsmannen skulle kunna ompröva klagandens ansökan som svar på Epsos uppmaning till intresseanmälan.

Detta förslag grundades på följande överväganden:

1 Kravet på ”fördjupade” kunskaper i ett språk kan tolkas med beaktande av behoven hos de EU-institutioner för vilka Epso anordnade den relevanta inbjudan att anmäla intresse. Mot bakgrund av Epsos förklaringar anser ombudsmannen att uttagningskommittén hade rätt att kräva att de sökande hade mycket goda kunskaper i det berörda språket. Ombudsmannen noterar dock att klaganden i sin ansökan verkar ha angett att han har mycket goda kunskaper i polska.

2 Avslaget på klagandens ansökan var således endast lagenligt om uttagningskommitténs uppfattning att det krävdes utmärkta kunskaper i det berörda språket, eller att språket måste vara sökandens huvudspråk eller modersmål, var korrekt. Ombudsmannen noterar att uttagningskommittén förfogar över ett stort utrymme för skönsmässig bedömning i rekryteringsförfarandena. Detta utrymme för skönsmässig bedömning måste dock utövas inom ramen för meddelandet om ledig tjänst eller, som i förevarande fall, inbjudan att anmäla intresse. I denna inbjudan krävdes att de sökande hade ”grundliga” kunskaper i det aktuella språket. Som klaganden har påpekat anses en ”utmärkt” kunskap om någonting i allmänhet gå utöver en ”grundlig” kunskap. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att Epso inte har lämnat någon tillfredsställande förklaring till varför uttagningskommittén ändå borde ha haft rätt eller till och med varit skyldig att kräva att de sökande har ”utmärkta” kunskaper i det berörda språket, eller att språket måste vara sökandens huvudspråk eller modersmål.

3 Ombudsmannens preliminära uppfattning är därför att Epsos beslut att inte inkludera klagandens ansökan i databasen över godtagbara ansökningar skulle kunna utgöra ett administrativt missförhållande.

Epsos yttrande

I sitt yttrande framförde Epso följande synpunkter:

De förklaringar som hade lämnats med avseende på språkkraven hade inte gett den klarhet som Epso hade hoppats kunna skapa. Epsos ståndpunkt bör därför förklaras tydligare.

Detta var en åtgärd i en omfattning som inte tidigare förekommit och som syftade till att göra det möjligt för institutionerna att förbereda integrationen av tio nya medlemsstater innan anslutningsförhandlingarna ens hade slutförts. Den hade inrättat ett enda, öppet och transparent förfarande som var tillämpligt på alla kandidater. Alla potentiella kandidater hade således fått exakt samma information på exakt samma sätt. I samma syfte att skapa gemensamma normer och öppenhet överensstämde språkkraven med dem som fastställs för uttagningsprov i tjänsteföreskrifterna. Det är uppenbart att frågan om språklig kompetens hade varit särskilt viktig för detta arbete. Epso hade emellertid aldrig utgått från att de allmänna rättsprinciperna inte var tillämpliga, eftersom det rörde sig om en inbjudan att anmäla intresse.

Beslutet att tillämpa samma språkkrav som de som anges i artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna hade inneburit att ”grundliga” kunskaper i det berörda språket tolkades som modersmål/huvudspråk, vilket tyder på en förmåga att arbeta på det språket. Detta var hur detta krav i tjänsteföreskrifterna tillämpades vid uttagningsprov.

Det var sant att det förmodligen hade varit tydligare om Epso hade kunnat använda termen ”modersmål”, men på grund av flerspråkigheten och av andra skäl kunde de sökande välja ett huvudspråk som inte nödvändigtvis var deras modersmål. I samband med uttagningsprov tolkades därför kravet på ”grundläggande” kunskaper i artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna som att det motsvarar modersmål eller utmärkta kunskaper i ett annat språk, som den sökande valt, på en nivå som motsvarar modersmålet.

Detta var den tolkning som hade antagits inom ramen för inbjudan att anmäla intresse. Eftersom det följer av tjänsteföreskrifterna hade det varit logiskt att tillämpa detta villkor på samma sätt som det tillämpades inom ramen för uttagningsprov. Det hade därför inte handlat om att lägga till ett mer krävande, och därmed mer restriktivt, villkor utan helt enkelt om att definiera ”grundläggande” kunskaper tydligare. Denna tolkning har aldrig ifrågasatts i samband med uttagningsprov. Om ombudsmannen anser att en förklaring bör ingå i en eventuell framtida inbjudan att anmäla intresse som Epso kan komma att uppmanas att anordna, bör Epso överväga att vidta nödvändiga åtgärder.

Klagandens synpunkter

I sitt yttrande betonade klaganden att han innan han lämnade in sin ansökan hade ringt det nummer som Epso hade tillhandahållit. Vid detta tillfälle hade han inte fått veta att det krävdes utmärkta kunskaper i det berörda språket. Klaganden noterade vidare att inbjudan att anmäla intresse inte innehöll någon hänvisning till artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna. En sådan hänvisning skulle ha förtydligat de språkliga kraven.

Slutsats

Under dessa omständigheter drog ombudsmannen slutsatsen att det inte var möjligt att nå en vänskaplig förlikning i det aktuella fallet.

Beslutet

1 Underlåtenhet att hantera ansökan på rätt sätt

1.1 Under 2002 anordnade Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) på EU-institutionernas vägnar en inbjudan att anmäla intresse för ett antal icke-permanenta tjänster mot bakgrund av den förestående utvidgningen av EU. Kandidaterna måste ha ”grundliga” kunskaper i minst ett av de tio anslutningsländernas språk och ”goda kunskaper” i engelska, franska eller tyska. Enligt ansökningsformuläret skulle de sökande ange om det relevanta språket var deras modersmål eller om deras kunskaper var ”bra”, ”mycket bra” eller ”utmärkta”. De behöriga ansökningarna skulle föras in i en databas av Epso. Klaganden, som är tysk medborgare, lämnade in en ansökan och angav att tyska var hans modersmål och att hans kunskaper i polska var goda eller mycket goda. Epso avslog hans ansökan med motiveringen att han inte hade ”utmärkta” kunskaper i ett av de anslutande ländernas språk eller att han inte hade ett sådant språk som sitt huvud- eller modersmål. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att Epso hade agerat felaktigt genom att tillämpa detta kriterium.

1.2 Epso påpekade i sitt yttrande att de sökande måste ha fördjupade kunskaper ("connaissance approfondie") i minst ett av de tio kandidatländernas språk. Uttagningskommittén hade definierat begreppet ”grundläggande kunskaper” som likvärdigt med kunskaper i huvud- eller modersmålet eller ”utmärkta” kunskaper. Eftersom klaganden själv hade bedömt att hans kunskaper i ett av de anslutande ländernas språk (i detta fall polska) var ”bra” eller ”mycket bra” hade uttagningskommittén inte kunnat ta med hans ansökan i den relevanta databasen. I sitt svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning förklarade Epso att man hade för avsikt att tillämpa samma språkkrav som de som anges i artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna. Den tillade att i samband med uttagningsprov tolkades kravet på ”grundliga” kunskaper i artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna som att det motsvarar modersmål eller utmärkta kunskaper i ett annat språk, som den sökande valt, på en nivå som motsvarar modersmålet. Det hade därför inte handlat om att lägga till ett mer krävande, och därmed mer restriktivt, villkor utan helt enkelt om att definiera ”grundläggande” kunskaper tydligare. Denna tolkning har aldrig ifrågasatts i samband med uttagningsprov. Om ombudsmannen anser att en förklaring bör ingå i en eventuell framtida inbjudan att anmäla intresse som Epso kan komma att uppmanas att anordna, bör Epso överväga att vidta nödvändiga åtgärder.

1.3 Ombudsmannen anser att Epsos förklaringar när det gäller behovet av att sökande som svarar på inbjudan att anmäla intresse har kunskaper i det berörda språket som motsvarar modersmålet eller utmärkta kunskaper i ett annat språk, som valts av den sökande, på en nivå som motsvarar modersmålet verkar vara rimliga.

1.4 I inbjudan att anmäla intresse krävdes dock endast att de sökande hade "grundliga" kunskaper i det berörda språket. Som klaganden påpekade uppfattas en ”utmärkt” kunskap om någonting i allmänhet som att den går utöver en ”grundlig” kunskap. Det är riktigt att det enligt artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna krävs ”grundliga” kunskaper i ett av Europeiska gemenskapernas språk och att detta kriterium inom ramen för uttagningsproven tycks ha tolkats som att det krävs mycket goda kunskaper i det berörda språket eller kunskaper i modersmålet. Det finns emellertid inget i inbjudan att anmäla intresse som tyder på att det relevanta kriteriet skulle tolkas på samma sätt som nämnda krav i artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna. Det bör vidare noteras att även om artikel 28 f i tjänsteföreskrifterna kräver ”fördjupade” kunskaper i ett språk och ”tillfredsställande” kunskaper i ett annat, kräver inbjudan att anmäla intresse ”fördjupade” kunskaper i ett språk och ”goda” kunskaper i ett annat. Med tanke på denna skillnad i formulering kan man knappast förvänta sig att de sökande skulle veta att Epso skulle tolka termen ”genomgående” på det sätt som den gjorde. Ombudsmannen anser därför att Epso inte tillräckligt tydligt klargjorde vilka språkkrav man förväntade sig att de sökande skulle uppfylla. Detta är ett administrativt missförhållande. En kritisk anmärkning kommer att göras i detta sammanhang.

1.5 Med tanke på ombudsmannens slutsats i punkt 1.3 skulle det inte vara lämpligt att utarbeta ett förslag till rekommendation där Epso uppmanas att föra upp klagandens namn på förteckningen över lämpliga sökande.

2 Diskriminering av medborgare i de nuvarande medlemsstaterna

2.1 Klaganden ansåg att sökande från de nuvarande medlemsstaterna diskriminerades eftersom sökande från anslutningsländerna endast behövde ha "goda" kunskaper i engelska, franska eller tyska.

2.2 Epso svarade att det faktum att en sökande var medborgare i en av de nuvarande medlemsstaterna inte var ett skäl för uteslutning. Samtliga kandidater har beaktats. Epso ansåg dock att det inte var förvånande att ett stort antal kandidater från de länder som var på väg att ansluta sig till EU ingick i den slutliga databasen, eftersom en större andel av dessa kandidater uppfyllde villkoren, inbegripet de som gällde språkkunskaper.

2.3 Ombudsmannen konstaterar att Epso verkar ha tillämpat samma villkor på alla sökande. Klaganden anser inte att Epso har diskriminerat medborgare i de nuvarande medlemsstaterna.

3 Slutsats

3.1 På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål är det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

I inbjudan att anmäla intresse krävdes endast att de sökande hade ”grundliga” kunskaper i det relevanta språket. Mot bakgrund av Epsos förklaringar förefaller det rimligt att kräva att de sökande har utmärkta kunskaper i detta språk eller kunskaper i modersmålet. Ombudsmannen anser dock att Epso inte tillräckligt tydligt klargjorde vilka språkkrav man förväntade sig att de sökande skulle uppfylla. Detta är ett administrativt missförhållande.

3.2 I sitt svar på ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning påpekade Epso att om ombudsmannen anser att en förklaring bör ingå i framtida inbjudningar att anmäla intresse kommer Epso att överväga att vidta nödvändiga åtgärder. Ombudsmannen anser därför att inga ytterligare åtgärder är nödvändiga i detta fall.

3.3 Ombudsmannen avslutar därför ärendet. Epsos direktör kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europaparlamentets beslut 94/262 av den 9 mars 1994 om föreskrifter och allmänna villkor för ombudsmannens ämbetsutövning (EGT L 113, 1994, s. 15).