Strasbourg den 11 november 2003

Bäste Dr. B.,

Den 11 december 2002 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen om Europeiska kommissionens påstådda underlåtenhet att betala den sista delbetalningen inom ramen för Force-projektet E/92/1608/2/Q-FPC.

Den 16 december 2002 vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till kommissionens ordförande.

Genom en skrivelse av den 3 mars 2003 lämnade du ytterligare upplysningar om ditt klagomål.

Kommissionen avgav sitt yttrande den 18 mars 2003. Ombudsmannen vidarebefordrade den till dig den 21 mars 2003 med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som du skickade den 27 april 2003.

Den 10 juni 2003 skrev jag till kommissionen för att få ytterligare upplysningar om ert klagomål. En kopia av Era skrivelser av den 3 mars 2003 och den 27 april 2003 översändes till kommissionen. Du informerades om detta genom ett brev som skickades samma dag. Kommissionen skickade sitt svar den 7 augusti 2003. Jag översände den till Er den 13 augusti 2003 med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 september 2003. Inga synpunkter verkar ha inkommit från er.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

År 1994 ingick ASS – Arbeits- und sozialwissenschaftliche Systemberatung, ett tyskt konsultföretag som företräddes av klaganden, ett avtal med kommissionen om tillhandahållande av konsulttjänster inom ramen för Force-programmet (projekt D/93B/1/3120/Q-FPC). I ett klagomål (780/2000/GG) som ingavs i juni 2000 hävdade klaganden att en del av den lön som skulle betalas enligt detta avtal fortfarande inte hade betalats ut. Till följd av ombudsmannens undersökning av detta klagomål föreslog kommissionen att klaganden skulle få ett belopp på 7 403 euro plus ett ytterligare belopp på 3 422,62 euro i ränta på grund av den försening som hade inträffat. Klaganden godtog detta förslag. Den 27 november 2001 avslutade ombudsmannen därför ärendet eftersom det hade avgjorts av kommissionen.(1)

I december 2002 lämnade klaganden in ytterligare ett klagomål till ombudsmannen som gällde ett annat projekt inom ramen för Force-programmet (referens E/92/1608/2/Q-FPC) för vilket hon hade varit samordnare. Enligt klaganden hade samma problem uppstått med detta projekt som i ovannämnda ärende.

Klaganden hävdade därför att kommissionen hade underlåtit att betala den sista delbetalningen inom ramen för nämnda projekt.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

Force-programmet hade officiellt avslutats 1995. Ärendena rörande detta program hade sedan anförtrotts åt S.A. Agenor, kommissionens kontor för tekniskt stöd (TAO) för genomförandet av Leonardo da Vinci-programmet i syfte att avsluta de återstående projekten. När detta kontor för tekniskt stöd stängdes i februari 1999 hade dock ett visst antal ärenden, däribland klagandens, ännu inte avslutats.

Projekt E/92/1608/Q-FPC bestod av två kontrakt för vilka klaganden hade varit samordnare:

- Det första kontraktet (kontrakt E/92/1608/1/Q-FPC) löpte från den 7 september 1992 till den 6 september 1993 och entreprenören hade varit ett företag som hette Telesincro.

- Det andra kontraktet (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC) löpte från den 1 januari 1994 till den 30 november 1994. Till följd av Telesincros svårigheter (omstrukturering av företaget, strejker) hade ett byte av uppdragstagare genomförts efter det att byrån för tekniskt bistånd hade gett sitt samtycke. Den nya entreprenören hade varit ett företag som heter Aniel. Det är endast detta andra avtal som berörs av förevarande klagomål.

Kommissionens avdelningar hade utvärderat den slutrapport för projektet som klaganden hade lämnat in till kontoret för tekniskt bistånd. Enligt denna utvärdering var projektet svagt och utvärderaren hade ifrågasatt allvaret i projektets, partnernas, det utförda arbetets och budgetanslagens transnationella karaktär. Kommissionens avdelningar hade också gjort en ekonomisk utvärdering som baserades på uppgifterna i slutrapporten och på en revision som utfördes på uppdragstagarens säte den 23 mars 1996. För den första avtalsperioden ledde den ekonomiska utvärderingen till slutsatsen att 30 367 euro skulle återkrävas. För den andra avtalsperioden uppgick det återstående belopp som kommissionen skulle betala till 2 972 euro.

I en skrivelse av den 28 januari 2003 informerade kommissionen klaganden om resultaten och slutsatserna av utvärderingen. Samtidigt hade kommissionens avdelningar skickat en skrivelse till Telesincro med en förklaring av den beräkning som hade gjorts och slutsatsen att ett belopp på 30 367 euro borde återkrävas när det gäller kontrakt E/92/1608/1/Q-FPC. Kommissionens avdelningar hade vidare skrivit till Aniel och förklarat den beräkning som hade gjorts och slutsatsen att ett belopp på 2 972 euro återstod att betala av kommissionen när det gäller kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC. Klaganden, Telesincro och Aniel hade uppmanats att inom 30 dagar från mottagandet av skrivelsen från kommissionen inkomma med eventuella ytterligare krav eller uppgifter avseende dessa avtal till kommissionen. Kommissionen hade dessutom informerat mottagarna om att fordringar eller handlingar som mottagits efter utgången av denna tidsfrist inte skulle beaktas.

Klagandens synpunkter
Klagandens kompletterande skrivelse av den 3 mars 2003

Den 3 mars 2003, det vill säga strax innan kommissionen avgav sitt yttrande över klagomålet, skickade klaganden ytterligare en skrivelse till ombudsmannen med kommissionens skrivelser av den 28 januari till sig själv, Telesincro och Aniel, hennes svar av den 3 mars 2003, ett meddelande om projektets situation och flera andra handlingar.

I sin skrivelse till ombudsmannen konstaterade klaganden att entreprenören i den andra projektfasen (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC), Aniel, ännu inte hade betalat det slutliga belopp som hon var skyldig. Enligt klaganden berodde detta bland annat på att kommissionen inte hade slutfört sina räkenskaper och revisionsrapporten. Klaganden ansåg att betydligt högre kostnader kunde begäras än vad som hade nämnts i kommissionens beräkning av kontraktet (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC). Enligt henne hade Universidad Autónoma de Barcelona (UAB) ensamt tillhandahållit ett eget kapital på 33 927 euro. Klaganden ansåg därför att det belopp som kommissionen fortfarande skulle betala var högre än 2 972 euro och begärde att denna punkt skulle klargöras. Enligt klaganden låg det ursprungliga kontraktet inte i hennes händer, och hon kunde därför endast förlita sig på sitt minne när hon satte de totala kostnaderna till omkring 105 144 euro och EU:s bidrag till 65 000 euro (61,82 %). Klaganden begärde därför en kopia av avtalet (kontrakt E/92/1608/2/Q-FPC).

Enligt klaganden hade Aniel underlåtit att vidarebefordra EU-medel till sina projektpartner, trots att EU-bidraget endast hade erhållits tack vare dessa partners arbete. Klaganden anser att kommissionen bör se till att projektpartnerna får betalt så snart som möjligt.

Klagandens synpunkter på kommissionens yttrande

Den 21 mars 2003 översände ombudsmannen kommissionens yttrande till klaganden för synpunkter. Han bekräftade också mottagandet av klagandens skrivelse av den 3 mars 2003 och meddelade henne att hennes begäran om att få en kopia av avtal E/92/1608/2/Q-FPC skulle ställas direkt till kommissionen.

I sina synpunkter på kommissionens yttrande lämnade klaganden följande ytterligare kommentarer:

Det hade förekommit ständig kontakt med byrån för tekniskt stöd och det nationella stödorganet i Spanien, Fondo Formación, både under den första och den andra avtalsperioden. Den franska partnern, Chambre de Commerce de Grenoble, hade underlåtit att uppfylla sina avtalsenliga skyldigheter. Detta hade dock varit känt för TAO. Klaganden hade aldrig fått några instruktioner som svar på frågor om hur hon skulle gå till väga under sådana omständigheter. Byrån för tekniskt bistånd har inte vid något tillfälle uttryckt tvivel om projektens innehåll och allvaret i deras transnationella karaktär. Kommissionen har inte heller hittills meddelat detta resultat av sin bedömning av projektet. Projektgruppen hade därför inte känt till några sådana krav och inte kunnat reagera. Under dessa omständigheter bör projektets innehåll anses vara godtagbart. Det var dock glädjande att projektet nu skulle avslutas. De belopp som återstår att betala till klaganden bör dock betalas ut. Handlingar som styrker klagandens underliggande arbete kan lämnas in på begäran.

Klaganden bad ombudsmannen att vidarebefordra hennes skrivelse av den 3 mars 2003 till kommissionen.

Ytterligare undersökningar

Efter noggrant övervägande av kommissionens yttrande och klagandens synpunkter visade det sig att ytterligare undersökningar var nödvändiga.

Begäran om ytterligare upplysningar

Ombudsmannen bad därför kommissionen att ge honom mer specifik information om hur den hade reagerat på de ytterligare påståenden och uppgifter som klaganden och Aniel hade (eller kan ha) lämnat som svar på kommissionens skrivelser till dem av den 28 januari 2003 och vilket beslut den hade fattat i detta avseende. En kopia av klagandens skrivelse av den 3 mars 2003 och av klagandens synpunkter av den 27 april 2003 översändes till kommissionen.

Kommissionens svar

I sitt svar framförde kommissionen följande synpunkter:

Klaganden hade inte lagt fram några nya uppgifter som kunde ha ändrat den ekonomiska utvärdering som kommissionens avdelningar hade gjort. Beräkningen av Universidad Autónoma de Barcelonas kostnader fanns redan med i kommissionens akt och hade beaktats vid den slutliga beräkningen. När det gäller projektpartnernas kostnader ska det understrykas att kommissionens avtalsförhållande, åtminstone vad gäller projektets finansiella aspekter, endast gällde avtalsparten. Det var därför inte kommissionens uppgift att begära att projektpartnerna skulle redovisa eventuella merkostnader som de hade ådragit sig. Det var uppdragstagarens och samordnarens ansvar att samla in alla nödvändiga uppgifter och överlämna dem till kommissionen tillsammans med slutrapporten.

Kommissionen hade ingen avtalsmässig koppling till projektpartnerna. Företaget kunde därför inte göra några utbetalningar till någon annan person än den som angavs i avtalet, det vill säga uppdragstagaren (Aniel). Kommissionen kunde därför inte betala klaganden av det belopp som skulle betalas av kommissionen.

En kopia av avtalet som hade undertecknats av BAT (som agerade på kommissionens vägnar) och Aniel hade skickats till klaganden. Revisionsrapporten kunde dock inte överlämnas till klaganden. Även om den sistnämnde hade varit samordnare för projektet, ankom det på uppdragstagaren att bära de finansiella kostnaderna för projektet och de motsvarande kontroll- och övervakningsskyldigheterna. Klaganden förblev en tredje part när det gäller avtalet. Med tanke på att ärendet ännu inte hade avslutats och att klaganden hade ekonomiska fordringar på uppdragstagaren fanns det en risk för att ett utlämnande av revisionsrapporten skulle kunna skada uppdragstagarens kommersiella intressen. Det var därför inte möjligt att lämna ut denna handling i enlighet med artikel 4.2 första strecksatsen i Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (2).

Kontrakten skulle därför avslutas på grundval av de belopp som redan hade meddelats klaganden och uppdragstagarna i januari 2003. Klaganden hade underrättats om detta.

Klagandens synpunkter

En kopia av detta svar översändes till klaganden. Inga synpunkter inkom från klaganden.

Beslutet

1 Inledande anmärkningar

1.1 Den klagande, som arbetar för ett tyskt konsultföretag, var samordnare för ett projekt inom ramen för Force-programmet. Huvudentreprenören enligt det relevanta kontraktet (E/92/1608/2/Q-FPC) med Europeiska kommissionen var ett företag som hette Aniel. I december 2002 ingav klaganden ett klagomål mot kommissionen rörande detta avtal. I sin skrivelse till ombudsmannen av den 3 mars 2003 och i sina synpunkter på kommissionens yttrande verkade klaganden emellertid också antyda att Aniel eller andra entreprenörer hade underlåtit att betala de belopp som hon hade rätt till.

1.2 Enligt artikel 195 i EG-fördraget har Europeiska ombudsmannen befogenhet att ta emot och granska klagomål om administrativa missförhållanden i gemenskapsinstitutionernas och gemenskapsorganens verksamhet. Inga åtgärder av någon annan myndighet eller person får därför bli föremål för klagomål till ombudsmannen.

1.3 Ombudsmannens undersökning av detta klagomål avser således endast eventuella administrativa missförhållanden hos Europeiska kommissionen.

1.4 Klagomålet mot kommissionen avser kommissionens påstådda underlåtenhet att betala utestående belopp enligt det relevanta avtalet. Under ombudsmannens undersökning bad klaganden kommissionen att förse henne med en kopia av avtalet och av rapporten om den revision som hade utförts. I sitt svar på en begäran om ytterligare information från ombudsmannen noterade kommissionen att den hade skickat klaganden en kopia av avtalet och förklarade varför den ansåg att ingen tillgång till revisionsrapporten kunde beviljas. Eftersom klaganden inte har uppgett för ombudsmannen att hennes klagomål också omfattar denna vägran att bevilja tillgång till revisionsrapporten har ombudsmannens undersökning inte behandlat denna fråga.

2 Underlåtenhet att betala pengar enligt kontrakt

2.1 Klaganden hävdade att kommissionen hade underlåtit att betala utestående belopp enligt avtal E/92/2/1608/Q-FPC.

2.2 I sitt yttrande medgav kommissionen att det fortfarande fanns ett utestående belopp inom ramen för ovannämnda avtal. Enligt kommissionens beräkning uppgick det relevanta beloppet till 2 972 euro. Kommissionen hade underrättat Aniel och klaganden om detta genom skrivelser av den 28 januari 2003 och uppmanat dem att inkomma med eventuella ytterligare krav eller upplysningar avseende detta avtal inom 30 dagar från mottagandet av skrivelsen från kommissionen. Kommissionen hade dessutom informerat mottagarna om att fordringar eller handlingar som mottagits efter utgången av denna tidsfrist inte skulle beaktas.

2.3 Klaganden lämnade därefter ytterligare inlagor, både direkt till kommissionen och i en skrivelse till ombudsmannen av den 3 mars 2003, av vilken en kopia vidarebefordrades till kommissionen. Ombudsmannen bad därefter kommissionen att informera honom om hur den hade behandlat dessa ytterligare inlagor. I sitt svar förklarade kommissionen skälen till att den ansåg att klaganden inte hade lämnat in några nya uppgifter som kunde ha ändrat den finansiella utvärdering som hade utförts av kommissionens avdelningar. Kommissionen betonade också att dess avtalsförhållande endast var med uppdragstagaren. Kommissionen kunde därför inte betala klaganden av det belopp som kommissionen var skyldig uppdragstagaren. Enligt kommissionen var det inte kommissionens uppgift att begära att projektpartnerna skulle redovisa eventuella merkostnader som de hade ådragit sig. Enligt kommissionen var det uppdragstagarens och samordnarens ansvar att samla in alla nödvändiga uppgifter och överlämna dem till kommissionen tillsammans med slutrapporten. På grundval av de uppgifter som lämnats till kommissionen bekräftade kommissionen att det belopp som fortfarande skulle betalas ut till uppdragstagaren uppgick till 2 972 euro.

2.4 Ombudsmannen anser att de argument som kommissionen har lagt fram till stöd för sitt ärende förefaller rimliga.

2.5 Under dessa omständigheter förefaller kommissionen inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande.

3 Slutsats

På grundval av ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller Europeiska kommissionen inte ha gjort sig skyldig till några administrativa missförhållanden. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Beslutet i detta ärende finns tillgängligt på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(2) EGT L 145, 2001, s. 43.