Strasbourg den 14 november 2003

Bäste A.,

Den 29 november 2002 ingav du ett klagomål mot Europeiska unionens råd angående ditt deltagande i konkurrensrådet/A/394.

Den 10 december 2002 överlämnades klagomålet till rådets generalsekreterare. Den 7 april 2003 mottog jag den engelska versionen av rådets yttrande, som jag skickade till er den 16 april 2003, med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Samma dag skrev jag till Europeiska unionens råd och bad institutionen att senast den 30 april 2003 förse mig med en översättning av dess yttrande till franska. Den 22 april 2003 mottog jag den franska översättningen av rådets yttrande, som jag översände till er den 5 maj 2003. Den 27 maj 2003 inkom Ni med Era synpunkter.

Den 8 juli 2003 överlämnade jag ett utkast till rekommendation till rådet. Den 30 oktober 2003 översände rådet sitt detaljerade yttrande om detta förslag till rekommendation till mig. Den 5 november 2003 kontaktade mina avdelningar er per telefon. Den 11 november 2003 översändes en kopia av rådets detaljerade yttrande till Er för kännedom.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden, som är portugisisk medborgare, deltog i uttagningsprovet Council/A/394 för handläggare av portugisiska språket. Den 1 mars 2002 informerade generalsekreteraren för Europeiska unionens råd (nedan kallat rådet) klaganden om att han inte tilläts delta i det muntliga provet, eftersom han i prov VI.A.d.1, som bestod av en skriftlig avhandling, endast hade erhållit 13 av 40 poäng när det minimum som krävdes var 20 poäng.

Den 5 mars 2002 skrev klaganden till uttagningskommitténs ordförande. Han ansåg att det var högst osannolikt att han hade fått ett så lågt betyg och bad uttagningskommittén att ompröva hans prov VI.A.d.1. Genom skrivelse av den 11 mars 2002 underrättade uttagningskommittén klaganden om att den, efter att ha omprövat det betyg som tilldelats hans prov, bekräftade det ursprungliga beslutet.

Den 18 mars 2002 ingav klaganden ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Han begärde att få tillgång till en kopia av det poängsatta skriftliga prov som han inte hade klarat och att få information om de utvärderingskriterier som uttagningskommittén följt. Rådet avslog klagandens klagomål genom beslut av den 11 juli 2002.

Den 26 augusti 2002 skrev klaganden ytterligare en skrivelse till rådet, som svarade den 25 september 2002 och bekräftade beslutet av den 11 juli 2002.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att rådet inte hade respekterat artikel 255 i EG-fördraget och inte hade genomfört den allmänna princip som fastställdes i Europeiska ombudsmannens särskilda rapport efter hans undersökning på eget initiativ 1004/97/PD mot kommissionen, som hade godkänts av Europaparlamentet.

Klaganden begärde att få tillgång till en kopia av sitt rättade provpapper och att få information om de kriterier som uttagningskommittén följt vid utvärderingen av proven.

Frågeställningen

Rådets yttrande

I sitt yttrande framförde rådet följande synpunkter:

Efter att ha fått besked om att han inte var antagen till det muntliga provet begärde klaganden en omprövning av det prov som han hade misslyckats med (prov VI.A.d.1). Uttagningskommittén gjorde en ny prövning av provet. Kommissionen bekräftade resultatet av den första utvärderingen och underrättade klaganden genom en skrivelse av den 11 mars 2002.

Den 18 mars 2002 ingav klaganden ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna mot uttagningskommitténs beslut. Klagomålet avslogs den 11 juli 2002. I sitt svar till klaganden påpekade rådet att uttagningskommittén för ett uttagningsprov agerar självständigt och att tillsättningsmyndigheten inte kan upphäva eller upphäva sitt beslut, såvida det inte finns bevis för att uttagningskommittén gjort sig skyldig till uppenbar rättsstridighet. Rådet hade inte funnit några bevis för att uttagningskommitténs verksamhet i det aktuella fallet var uppenbart rättsstridig.

Enligt gemenskapsdomstolarnas fasta rättspraxis (1) innebär dessutom den konfidentiella karaktären hos uttagningskommitténs överläggningar, det vill säga vid en jämförande bedömning av de sökandes meriter, att uttagningskommittén inte kan lämna ut utvärderingskriterierna för proven, eftersom dessa ingår i den jämförande utvärderingen av de sökande. Klaganden informerades om de poäng som han hade uppnått i de olika proven, vilka enligt gemenskapens rättspraxis utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut. Slutligen hindrade skyldigheten att säkerställa uttagningskommitténs oberoende och sekretess vid dess arbete rådet från att ge en sökande tillgång till hans eller hennes rättade provhandlingar.

I en ny skrivelse av den 26 augusti 2002 hävdade klaganden att uttagningskommittén hade gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden. Genom skrivelse av den 25 september 2002, undertecknad av den ställföreträdande generalsekreteraren, bekräftade rådet de argument som redan framförts i skrivelsen av den 11 juli 2002.

Klagandens synpunkter

I sina synpunkter på rådets yttrande vidhöll klaganden sitt påstående och påstående.

Utkastet till rekommendation

Den 8 juli 2003 förelade ombudsmannen rådet följande förslag till rekommendation i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga:

Europeiska unionens råd bör ge den klagande tillgång till sitt eget betygsatta provpapper och informera honom eller henne om de utvärderingskriterier som uttagningskommittén tillämpar.

Detta förslag till rekommendation grundades på följande överväganden:

När det gäller vägran att bevilja tillgång till märkt provpapper

1 Klaganden, som är portugisisk medborgare, deltog i uttagningsprovet Council/A/394 för handläggare av portugisiska språket. Den 1 mars 2002 underrättades klaganden om att han inte hade antagits till det muntliga provet, eftersom han i delprov VI.A.d.1, som bestod av en skriftlig avhandling, endast fick 13 av 40 poäng, när det minimum som krävdes var 20 poäng. Han bad därför uttagningskommittén att ompröva det prov som han hade misslyckats med. Efter att ha omprövat betyget på sitt prov bekräftade uttagningskommittén det ursprungliga beslutet. Klaganden ingav därefter ett klagomål enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna, vilket avslogs. Han begärde därefter att få tillgång till en kopia av det rättade skriftliga provet som han hade misslyckats med, men rådet avslog hans begäran.

I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att rådet inte hade respekterat artikel 255 i EG-fördraget och inte hade genomfört den allmänna princip som fastställdes i Europeiska ombudsmannens särskilda rapport efter hans undersökning på eget initiativ 1004/97/PD mot kommissionen, som hade godkänts av Europaparlamentet. Klaganden begärde att få tillgång till en kopia av sitt markerade provpapper.

2 I sitt yttrande påpekade rådet att uttagningskommittén för ett uttagningsprov agerar självständigt och att tillsättningsmyndigheten inte kan upphäva eller upphäva sitt beslut, såvida det inte finns bevis för att uttagningskommittén har gjort sig skyldig till en uppenbar rättsstridighet. Rådet hade inte funnit några bevis för att uttagningskommitténs verksamhet i det aktuella fallet var uppenbart rättsstridig. Rådet ansåg vidare att skyldigheten att säkerställa uttagningskommitténs oberoende och sekretess i dess arbete hindrade den från att ge en sökande tillgång till hans eller hennes rättade provhandling.

3 Europeiska ombudsmannen har redan varit tvungen att behandla frågan om tillgång till de sökandes rättade provhandlingar i ärenden som rör Europeiska kommissionen (2) och Europaparlamentet (3).

4 På grundval av sina undersökningar om kommissionens rekryteringsförfaranden överlämnade ombudsmannen den 18 oktober 1999 en särskild rapport till Europaparlamentet (4), som innehåller följande överväganden:

”Ombudsmannen känner inte till någon bestämmelse i gemenskapsrätten eller gemenskapsdomstolarnas rättspraxis som skulle hindra kommissionen från att tillåta en sökande i ett skriftligt prov att se sitt eget utmärkta manus. I artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna föreskrivs att ”uttagningskommitténs förfaranden” ska vara hemliga. Uttagningskommitténs överläggningar måste därför förbli hemliga, men det innebär inte nödvändigtvis att en sökande måste hindras från att se sitt eget rättade prov.

Det huvudargument som kommissionen har anfört för att motivera sin vägran avser arten av rekryteringsförfarandet. Kommissionen anser att uttagningskommittén bedömer varje sökande genom att jämföra hans eller hennes resultat med resultatet för alla andra sökande i samma uttagningsprov. Av detta drar kommissionen slutsatsen att utlämnandet av det markerade provet inte skulle tjäna något syfte, eftersom det endast återspeglar bedömningen av en person som inte har bedömt alla andra sökande.

Att kunna inspektera sitt eget markerade provexemplar innebär dock flera fördelar för kandidaten. För det första får kandidaten möjlighet att upptäcka sina misstag och därmed förbättra sin framtida prestanda. För det andra stärks sökandens förtroende för administrationen. Detta är viktigt eftersom det verkar finnas en utbredd tro på att testerna inte alltid bedöms ordentligt av kommissionen och att de ibland inte bedöms alls. För det tredje, om en kandidat anser att han har blivit felaktigt bedömd, kommer han att kunna argumentera mycket mer exakt om han har sett sitt markerade provskript. Under alla omständigheter bör den medborgare som begär information vara den som bedömer om informationen är användbar, inte administrationen.

Kommissionen har även hänvisat till de administrativa och ekonomiska bördor som utlämnandet av provexemplar skulle kunna medföra. Ombudsmannen är övertygad om att kommissionens avdelningar skulle kunna organisera förfarandet för utlämnande av uppgifter på ett sätt som minimerar kostnaderna, eftersom det är osannolikt att varje sökande skulle vilja se sitt markerade prov.

… (olika betydelser)

Kommissionen har även med rätta påpekat att uttagningskommitténs verksamhet är underkastad gemenskapsdomstolarnas kontroll. Detta innebär dock att frågor som lätt hade kunnat lösas om den sökande hade haft möjlighet att se det markerade provet kan behöva behandlas av domstolarna. Ombudsmannen anser att detta är mycket otillfredsställande för kandidaterna. Att ge tillgång till det markerade examinationsskriptet, å andra sidan, kommer sannolikt att tillfredsställa många frågor med ett minimum av ansträngning och tid.

… (olika betydelser)

Som Amsterdamfördraget har bekräftat utgör skyldigheten att fatta beslut så öppet som möjligt en av de grundläggande principerna i Europeiska gemenskapernas förvaltningsrätt. Dessutom är det viktigt att se till att medborgarna får ett positivt intryck när de möter gemenskapsinstitutionerna för första gången. Medborgare som vill arbeta för gemenskaperna får ett mycket dåligt intryck om de tvivlar på att de har bedömts på ett rättvist och korrekt sätt. För att skingra sådana tvivel är det viktigt att varje sökande har möjlighet att inspektera den märkta kopian av sitt eget prov. Denna möjlighet strider inte på något sätt mot kravet att uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt, eftersom det inte rör uttagningskommitténs överläggningar där de sökandes relativa meriter bedöms. Av dessa skäl förefaller kommissionens underlåtenhet att ändra sina administrativa förfaranden för att ge varje sökande möjlighet att få tillgång till sitt eget rättade provexemplar utgöra ett administrativt missförhållande.”

5 På grundval av dessa överväganden lämnade ombudsmannen en rekommendation till kommissionen enligt vilken kommissionen i sina framtida uttagningsprov för rekrytering, och senast från och med den 1 juli 2000, på begäran skulle ge de sökande tillgång till sina egna rättade prov. Genom en skrivelse av den 7 december 1999 informerade Europeiska kommissionens ordförande ombudsmannen om att kommissionen hade godtagit denna rekommendation.

6 Den 17 november 2000 antog Europaparlamentet en resolution (5) i vilken det ställde sig bakom ombudsmannens särskilda rapport och gratulerade kommissionen till dess positiva svar på ombudsmannens rekommendation. Parlamentet uttryckte också en förhoppning om att alla andra europeiska organ och institutioner kommer att följa kommissionens exempel.

7 Den 17 juli 2000 riktade ombudsmannen ett utkast till rekommendationer till Europaparlamentet, i vilket han föreslog att parlamentet skulle ge de berörda klagandena tillgång till sina rättade undersökningshandlingar. Den 27 november 2000 informerade parlamentet ombudsmannen om att det hade godtagit principen att de sökande skulle ha rätt att få en kopia av sina egna rättade provhandlingar och beskrev hur det skulle genomföra ombudsmannens förslag till rekommendationer.(6)

8 De argument som rådet har anfört i förevarande mål avser inte några särdrag hos de uttagningsprov som anordnas av rådet som särskiljer dem från de uttagningsprov som anordnas av Europaparlamentet och kommissionen. Ombudsmannen anser därför att övervägandena i hans särskilda rapport om kommissionens rekryteringsförfaranden (i tillämpliga delar) även gäller för de uttagningsprov som anordnas av rådet.

9 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att rådets vägran att ge klaganden tillgång till sina rättade undersökningshandlingar utgör ett administrativt missförhållande.

När det gäller meddelande av utvärderingskriterier

1 Klaganden hävdade att han borde informeras om de kriterier som uttagningskommittén följde vid utvärderingen av proven.

2 I sitt yttrande har rådet erinrat om att enligt gemenskapsdomstolarnas fasta rättspraxis(7) hindrar den konfidentiella karaktären hos uttagningskommitténs överläggningar, det vill säga vid en jämförande bedömning av de sökandes meriter på samma sätt som vid ett allmänt uttagningsprov, att uttagningskommittén offentliggör utvärderingskriterierna för proven, eftersom dessa ingår i den jämförande bedömningen av de sökande. Klaganden informerades om det betyg som han hade erhållit i de olika delproven, vilket enligt rättspraxis utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut.

3 Ombudsmannen har tidigare redan varit tvungen att ta itu med frågan om kommunikationen av utvärderingskriterier till kandidaterna. Han är medveten om att uttagningskommittén enligt domstolens rättspraxis har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning. Sådana befogenheter innebär att omfattningen av den rättsliga kontrollen är begränsad. Tilldelningen av sådana befogenheter förefaller dock inte hindra offentliga myndigheter från att följa principerna om god förvaltning. Ombudsmannen ansåg därför att institutionerna, utan att det påverkar uttagningskommitténs utrymme för skönsmässig bedömning och artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, själva kan besluta att utveckla förfarandegarantier för sökande som ett led i god förvaltningssed (8). Vidare ansåg han att ett meddelande av utvärderingskriterierna till den berörda sökanden skulle kunna öka insynen i beslutsprocessen och medborgarnas förtroende gentemot gemenskapsinstitutionerna, med tanke på att många medborgares första kontakt med gemenskapsinstitutionerna sker i samband med rekryteringsförfaranden.

4 Förstainstansrätten har dessutom nyligen fastslagit att även om meddelandet om det betyg som de sökande har uppnått i de olika delproven utgör en tillräcklig motivering av uttagningskommitténs beslut, innebär denna slutsats inte att en sökande som så begär inte kan informeras om uttagningskommitténs allmänna korrigeringskriterier (9).

5 Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att det inte finns några skäl som bör hindra rådet från att meddela klaganden de utvärderingskriterier som uttagningskommittén har följt.

Rådets detaljerade yttrande

I sitt detaljerade yttrande betonade rådet att rådets generalsekretariat, till följd av det förslag till rekommendation som ombudsmannen lagt fram i ett tidigare liknande ärende (klagomål 2097/2002/GG), den 17 september 2003 hade infört nya regler för överlämnande av markerade kopior till kandidaterna. Dessa regler skulle gälla för alla externa och interna uttagningsprov som anordnas av rådets generalsekretariat.

Sökande som deltar i uttagningsprov som offentliggörs från och med den 1 september 2003 kan få en kopia av sitt eget prov och, för skriftliga prov, av uttagningskommitténs utvärderingsformulär. När det gäller uttagningsprov som anordnades före den 1 september 2003 föreskrevs det i de relevanta bestämmelserna att de sökande som så begärde hade rätt att få en kopia av sitt eget provexemplar och utvärderingsbladet, om uttagningskommittén hade upprättat ett sådant blad.

När det gäller det aktuella ärendet hade rådet beslutat att ge klaganden tillgång till sitt eget granskningsdokument. När det gäller meddelandet om utvärderingskriterierna betonade rådet att de hade angetts i punkt VI.A.d i meddelandet om uttagningsprov och att uttagningskommittén inte hade utarbetat något utvärderingsformulär. Enligt rådet skulle en kopia av klagandens granskningsdokument, tillsammans med en kopia av meddelandet om uttagningsprov, skickas till klaganden samma dag.

Klagandens synpunkter

Den 5 november 2003 kontaktade ombudsmannen klaganden per telefon för att informera honom om rådets svar och för att ta reda på om han ansåg att svaret var tillfredsställande. Klaganden gratulerade ombudsmannen till resultatet av undersökningen och till de resultat som hade uppnåtts.

Beslutet

1 Vägran att ge tillgång till betygsatt provpapper och att meddela utvärderingskriterierna

1.1 Klaganden begärde att få tillgång till en kopia av sitt betygsatta provexemplar i uttagningsprovet Council/A/394 och att få information om de kriterier som uttagningskommittén följt vid utvärderingen av proven. Rådet vägrade att tillmötesgå dessa krav. Klaganden klagade därför till ombudsmannen.

1.2 Den 8 juli 2003 riktade ombudsmannen, i enlighet med artikel 3.6 i ombudsmannens stadga, ett förslag till rekommendation till rådet enligt vilken rådet bör ge den klagande tillgång till sitt eget betygsatta provpapper och informera honom om de utvärderingskriterier som uttagningskommittén tillämpar.

1.3 I sitt detaljerade yttrande informerade rådet ombudsmannen om att det hade beslutat att godta hans förslag till rekommendation.

Rådet erinrade om att dess generalsekretariat den 17 september 2003 hade fastställt nya regler för översändande av märkta kopior till kandidaterna. Dessa regler skulle gälla för alla externa och interna uttagningsprov som anordnas av rådets generalsekretariat.

Sökande som deltar i uttagningsprov som offentliggörs från och med den 1 september 2003 kan få en kopia av sitt eget prov och, för skriftliga prov, av uttagningskommitténs utvärderingsformulär. När det gäller uttagningsprov som anordnades före den 1 september 2003 föreskrevs det i de relevanta bestämmelserna att sökande som så begärde också kunde få både en kopia av sitt eget provexemplar och en kopia av uttagningskommitténs utvärderingsformulär, om denna hade upprättat ett sådant.

1.4 När det gäller klagandens ärende informerade rådet ombudsmannen om att en kopia av klagandens granskningsdokument och meddelandet om uttagningsprov skulle skickas till klaganden samma dag. Rådet förklarade att eftersom uttagningskommitténs utvärderingskriterier hade fastställts i punkt VI.A.d i meddelandet om uttagningsprov hade uttagningskommittén inte utarbetat något utvärderingsformulär.

2 Slutsats

2.1 På grundval av sina undersökningar drar ombudsmannen slutsatsen att rådet har godtagit ombudsmannens förslag till rekommendation och att de åtgärder som rådet vidtagit för att genomföra rekommendationen är tillfredsställande.

2.2 Ombudsmannen avslutar därför ärendet. Rådets generalsekreterare kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Mål C-245/95 P, Europaparlamentet mot Innamorati, REG 1996, s. I-3423.

(2) Undersökning på eget initiativ 1004/97/(PD)/GG.

(3) Klagomål 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP och 25/2000/IP.

(4) EGT C 371, 1999, s. 12.

(5) EGT C 223, 2001, s. 352, 368.

(6) Jfr ombudsmannens beslut av den 11 maj 2001 om klagomål 457/99/IP, 610/99/IP, 1000/99/IP och 25/2000/I, som finns på ombudsmannens webbplats (http://www.ombudsman.europa.eu).

(7) Mål C-245/95, Europaparlamentet mot Innamorati, REG 1996, s. I-3423.

(8) Ombudsmannen gjorde detta uttalande i sin undersökning på eget initiativ om den sekretess som utgör en del av kommissionens rekryteringsförfarande (se not 3).

(9) Dom av den 25 juni 2003 i mål T-72/01, Pyres mot kommissionen.