Strasbourg den 3 december 2003

Bästa G. och P.,

Den 24 oktober 2002 lämnade du in ett klagomål till Europeiska ombudsmannen på uppdrag av Interdisciplinary Centre for Comparative Research in the Social Sciences (ICCR). Klagomålet mot Europeiska kommissionen och revisionsrätten inkom den 7 november 2002. Klagomålet gäller en utestående slutbetalning på 80 671,61 euro för kontrakt nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" inom femte ramprogrammet och en revision som utförts av revisionsrätten.

Jag vill informera er om att Jacob Söderman, som ni tidigare har kontaktat angående ert klagomål, har gått i pension och att jag från och med den 1 april 2003 är hans efterträdare som europeisk ombudsman.

Den 31 december 2002 vidarebefordrade ombudsmannen klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande och revisionsrättens ordförande. Revisionsrätten översände sitt yttrande den 7 april 2003 och jag översände det till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 27 maj 2003. Kommissionen översände sitt yttrande den 27 maj 2003 och det översändes till Er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, som Ni översände den 22 september 2003. Den 14 oktober och den 5 november 2003 kontaktade Europeiska ombudsmannens sekretariat er per telefon angående era synpunkter.

Jag skriver nu för att låta er veta resultaten av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Europeiska kommissionen och det tvärvetenskapliga centrumet för jämförande samhällsvetenskaplig forskning (nedan kallat "ICCR") som en av huvudparterna undertecknade ett avtal den 22 december 1999. Kontraktet kallades Thematic Network contract No. 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" inom Femte ramprogrammet. Detta avtal omfattade en period på 18 månader, från januari 2000 till slutet av juni 2001. De totala beräknade kostnaderna för projektet uppgick till 601 015 euro och den ursprungliga förskottsbetalningen fastställdes till 180 305 euro som skulle fördelas mellan de fem huvudparterna. ICCR lämnade in kostnadsredovisningar med sex månaders mellanrum.

Den 31 oktober 2001 underrättades ICCR om att revisionsrätten skulle genomföra en revision av projektet. Revisionen ägde rum den 16-18 januari 2002. Enligt de klagande uppgav revisorerna att de skulle lämna in sin rapport till kommissionen senast i slutet av januari 2002.

ICCR lämnade in den slutliga kostnadsredovisningen till kommissionen i augusti 2001. Den 11 december 2001 godkände kommissionens generaldirektorat för energi och transport det. Eftersom ICCR inte hade hört av kommissionen kontaktade projektsamordnaren den 26 februari 2002 kommissionens ekonomiansvarige via e-post för att fråga om slutbetalningens status. Genom e-postmeddelande av den 28 februari 2002 underrättades hon om att slutbetalningen inte kunde göras innan hon hade mottagit revisionsrättens rapport.

Den 13 juni 2002 översände kommissionens ekonomiansvarige, per e-post, revisorernas rapport med en begäran om vissa förtydliganden. Revisionsberättelsen är daterad den 15 april 2002. ICCR översände de begärda upplysningarna till kommissionen via e-post den 14 juni 2002. Den 8 juli 2002 översände ICCR på eget initiativ ett fullständigt yttrande om revisionsrättens rapport till kommissionens ekonomiansvarige.

I en skrivelse till kommissionen av den 12 juli 2002 begärde ICCR ett formellt klargörande av statusen för slutbetalningen av kontraktet. Kommissionen skickade ett odaterat svar i augusti 2002 och uppgav att betalningen skulle avbrytas med hänvisning till artikel 3.2 i bilaga II till avtalet. Den 29 augusti 2002 informerade ICCR kommissionen om att den inte kunde godta artikel 3.2 som skäl för att hålla inne slutbetalningen. Enligt de klagande besvarade kommissionen inte denna skrivelse.

Den 24 oktober 2002 ingav klagandena på ICCR:s vägnar ett klagomål till ombudsmannen mot Europeiska kommissionen och revisionsrätten. Klagomålet gäller den utestående slutbetalningen på 80 671,61 euro för det tematiska nätverkets kontrakt nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" och revisionsrättens revision.

När det gäller Europeiska kommissionen framförde de klagande följande påståenden:

1) Bristande information om revisionens och slutbetalningens status. och

2) Utebliven betalning av den utestående slutbetalningen på 80 671,61 euro.

Klagandena begär betalning av slutbetalningen med ränta och en officiell ståndpunkt från Europeiska kommissionen om den revision som utförts av revisionsrätten och om de förfaranden som följts av båda institutionerna.

När det gäller revisionsrätten hävdar de klagande att rapporten drog felaktiga slutsatser och ignorerade centrumets synpunkter och att det var onödigt sent att lämna in rapporten till kommissionen.

Frågeställningen

Kommissionens yttrande

I sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:

I samband med förvaltningen av indirekta FoTU-åtgärder inom Femte ramprogrammet genomförde revisionsrätten en revision av det tematiska nätverkskontraktet nr 1999- TN.10869 "TRANS-TALK" vid ICCR i Wien. Revisorns rapport tog upp vissa komplexa och allvarliga frågor som krävde noggranna överväganden av kommissionens finansiella avdelningar.

Revisionsrätten drog slutsatsen att vissa redovisade kostnader inte var stödberättigande och saknade styrkande handlingar. Detta inbegrep särskilt följande: stödmottagaren tar ut för höga avgifter för kostnadsredovisningar, Stödmottagarens bristande efterlevnad av avtalet när det gäller användningen av budgetsatser. Konsult som lagts ut på underentreprenad deklareras som fast anställd.

På grundval av revisionsrättens rapport beslutade kommissionen att hålla inne utbetalningarna till stödmottagaren till dess att den slutgranskat de kompletterande handlingar som stödmottagaren lämnat in.

Den 28 februari 2002 informerade kommissionen ICCR om situationen när det gäller slutbetalningen och dess granskning i samband med denna revision. De pågående diskussionerna med ICCR inleddes sommaren 2002. Under tiden avslutades diskussionerna mellan kommissionen och revisionsrätten under hösten 2002. Samtidigt som kommissionen genomförde dessa ytterligare undersökningar bekräftade den i augusti 2002 för ICCR att alla betalningar hade ställts in. Kommissionen begärde ytterligare upplysningar genom en skrivelse av den 5 december 2002. Svaret från ICCR av den 24 januari 2003 mottogs och kommissionen informerade ICCR om att detta svar var under behandling med sikte på en tidig lösning av slutbetalningen.

Den 13 maj 2003 informerade kommissionen ICCR om slutbetalningen på 50 821 euro. 03 är gjort. Enligt kommissionen kunde beloppet på 29 799,63 euro inte beaktas, eftersom det skulle innebära en överföring mellan kostnadskategorier som kräver förhandstillstånd.

Klagandenas synpunkter på kommissionens yttrande

Klagandena anförde sammanfattningsvis följande:

Detta fall ger upphov till allmänna frågor om gemenskapsinstitutionernas dröjsmål med att svara på upprepade begäranden om information och förfarandets längd. Enligt klagandena kräver öppenhetsprincipen att dessa allmänna frågor behandlas.

Efter klagandenas svar till kommissionen av den 27 maj 2003 betalade kommissionen det återstående beloppet på 20 447,79 euro.

Revisionsrättens yttrande

Revisionsrätten anförde sammanfattningsvis följande:

Det dokument som står i centrum för detta klagomål är inte en rapport som antagits av revisionsrätten utan en sektorsskrivelse. Syftet med en sektorsskrivelse är att presentera de preliminära resultaten från en revision för revisionsobjektet, som på området för inre politik är kommissionen. Efter ytterligare analys av kommissionens reaktion på de faktauppgifter och tillhörande anmärkningar som anges i sektorsskrivelsen kan dessa iakttagelser sedan ligga till grund för iakttagelserna i revisionsrättens rapporter. I vissa fall kan det också krävas korrigerande åtgärder från kommissionens sida. Eftersom undersökningsresultaten och iakttagelserna är förberedande i ett sektorsskrivelseskede och i princip är föremål för ytterligare kontrollarbete, förblir de konfidentiella mellan tribunalen och kommissionen.

I det aktuella fallet skickades sektorsskrivelse nr 740/02 om revisionsresultaten från revisionen av avtalet TRANS-TALK till kommissionsledamoten med ansvar för GD Energi och transport (TREN). I enlighet med normal praxis skickades sedan den elektroniska versionen av denna sektorsskrivelse till sambandsmannen vid GD Energi och transport. Det förefaller emellertid som om en elektronisk kopia av den konfidentiella sektorsskrivelsen därefter vidarebefordrades till ICCR av en tjänsteman vid kommissionen.

När det gäller påståendet om falska slutsatser följer revisionsrättens revisorer revisionsrättens revisionspolicy och revisionsstandarder (CAPS) och internationellt erkända revisionsstandarder, t.ex. från Internationella organisationen för högre revisionsorgan (Intosai). I revisionsrättens förfaranden föreskrivs också en omfattande intern kvalitetskontroll innan granskningsresultat och iakttagelser lämnas till revisionsobjektet. Dessa normer och förfaranden har följts i förevarande fall.

När det gäller påståendet att de uppgifter som lämnats av ICCR ignorerades beaktade revisionsgruppen all information som lämnats av klagandena i den utsträckning som ansågs relevant för revisionen. Alla iakttagelser i sektorsskrivelsen till kommissionen stöds av tillräckliga och lämpliga revisionsbevis, baserade på information som samlats in och mottagits under och efter revisionen i ICCR:s lokaler samt från kommissionen.

När det gäller påståendet om onödigt dröjsmål anges det i revisionsrättens revisionshandbok att en sektorsskrivelse bör skickas inom två månader efter det att uppdraget har slutförts. Denna interna regel är dock inte bindande för domstolen i förhållande till klagandena. Det faktum att sektorsskrivelsen skickades i förevarande fall med en liten försening, som inte på något sätt kan anses vara otillbörlig, påverkar inte på något sätt klagandenas intressen.

De klagandes synpunkter på revisionsrättens yttrande

De klagande gjorde sammanfattningsvis följande anmärkningar:

Enligt klagandena berättade revisionsrättens revisor för ICCR att det är upp till kommissionen att besluta om rapporten (1) ska översändas till ICCR.

Klagandena vidhåller att revisorerna inte beaktade ICCR:s synpunkter.

Klagandena betonar att ICCR aldrig hävdade att förseningen i handläggningen av deras ärende endast berodde på revisionsrättens fel, utan snarare på den kombinerade effekten av kommissionens och revisionsrättens icke-transparenta förfaranden och deras gränssnitt. Klagandena vidhåller att förseningarna påverkade ICCR:s intressen eftersom det aktuella ärendet inte hade avgjorts mer än ett år efter det att revisionen ägde rum.

Ytterligare undersökningar

Den 14 oktober och den 5 november 2003 kontaktade Europeiska ombudsmannens sekretariat per telefon en av de klagande som talade på de båda klagandenas vägnar om de synpunkter som inkom den 29 september 2003. Klagandena bekräftade att kommissionen hade betalat den utestående slutbetalningen. Klagandena hade godtagit kommissionens tolkning av överföringar mellan kostnadskategorier som kräver förhandstillstånd enligt artikel 17.4 i de allmänna villkoren (2). Därför kunde beloppet på cirka 9 000 euro inte inkluderas i slutbetalningen. De klagande informerade ombudsmannens sekretariat om att ICCR inte hade skickat några synpunkter på kommissionens skrivelse av den 14 juli 2003, i vilken kommissionen erbjöd en uppgörelse, och informerade om att projektet officiellt kommer att avslutas och att inga ytterligare kostnader kan begäras om den inte får synpunkter från de klagande inom en månad. Klagandena bekräftade att ICCR, genom att inte kommentera kommissionens förlikningserbjudande, i praktiken hade godtagit att ingen ränta skulle betalas för den uppskjutna slutbetalningen. Klaganden var nöjd med slutbetalningen.

Beslutet

1 Inledande anmärkning

1.1 I sina synpunkter hävdar de klagande att detta fall ger upphov till allmänna frågor om förseningar från två gemenskapsinstitutioners sida när det gäller att svara på upprepade begäranden om information och förfarandets längd.

1.2 Ombudsmannen uppfattar klagandena som oroade över den allmänna frågan om förfaranden när två eller flera gemenskapsinstitutioner genomför samtidiga undersökningar eller processer som påverkar handläggningen av ett ärende. Ombudsmannen anser att denna allmänna fråga inte kan behandlas effektivt inom ramen för denna undersökning. De klagande har möjlighet att lämna in ett nytt klagomål till ombudsmannen om de så önskar.

2 Påstådd brist på information från kommissionen om revisionens och slutbetalningens status

2.1 Klagandena hävdar att kommissionen saknar information om revisionens status och slutbetalningen.

2.2 Enligt kommissionen informerade den klagandena den 28 februari 2002 om situationen när det gäller slutbetalningen och dess granskning i samband med denna revision efter det att klagandena hade skickat ett e-postmeddelande den 26 februari 2002. Pågående diskussioner med ICCR inleddes sommaren 2002. Den 12 juli 2002 begärde de klagande upplysningar om slutbetalningens status. I augusti 2002 bekräftade kommissionen för de klagande att alla betalningar hade ställts in på grund av en revision utförd av revisionsrätten. Den 29 augusti 2002 begärde de klagande att kommissionen skulle ompröva deras ärende. Den 5 december 2002 begärde kommissionen ytterligare upplysningar från de klagande. Efter att ha mottagit de begärda kompletterande upplysningarna skickade kommissionen den 11 februari 2003 ett mottagningsbevis med en depåskrivelse. Den 13 maj 2003 underrättade kommissionen de klagande om att den hade inlett förfarandet för slutbetalning.

2.3 Ombudsmannen anser att kommissionen har informerat klagandena om revisionens status i den mån revisionen påverkade kommissionens förfarande för att göra den utestående slutbetalningen. Dessutom förefaller kommissionen ha informerat klagandena på ett tillfredsställande sätt om att slutbetalningen skjutits upp. Kommissionen förefaller därför inte ha gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande när det gäller detta påstående.

3 Påstådd utebliven betalning av den utestående slutbetalningen med ränta och fordran på betalning

3.1 Klagandena hävdade att kommissionen inte hade gjort den utestående slutbetalningen på 80 671,61 euro för kontrakt nr 1999-TN.10869 "TRANS-TALK" inom femte ramprogrammet.

3.2 Kommissionen konstaterar att slutbetalningen på 50 821 euro. 03 gjordes den 13 maj 2003. Enligt kommissionen kunde beloppet på 29 799,63 euro inte beaktas eftersom det skulle innebära överföring mellan kostnadskategorier, vilket kräver förhandstillstånd.

3.3 I sina synpunkter informerar de klagande ombudsmannen om att kommissionen, efter deras svar till kommissionen av den 27 maj 2003, hade betalat ett belopp på 20 447,79 euro.

3.4 Europeiska ombudsmannens sekretariat kontaktade per telefon en av de klagande som talade för båda klagandenas räkning om iakttagelserna. De klagande hade godtagit kommissionens tolkning av överföringar mellan kostnadskategorier som kräver förhandstillstånd enligt artikel 17.4 i de allmänna villkoren. Därför kunde beloppet på cirka 9 000 euro inte inkluderas i slutbetalningen. Klagandena informerade ombudsmannen om att ICCR, genom att inte skicka några kommentarer till kommissionen om förlikningserbjudandet, i praktiken hade godtagit att ingen ränta skulle betalas på den uppskjutna slutbetalningen. De klagande var nöjda med uppgörelsen.

3.5 På grundval av den information som lämnats av Europeiska kommissionen och de klagande anser ombudsmannen att kommissionen har löst ärendet och därmed tillmötesgått klagomålet.

4 Begäran om kommissionens officiella ståndpunkt om revisionen och de förfaranden som följts

4.1 Klagandena hävdar att kommissionen bör inta en officiell ståndpunkt om revisionen och de förfaranden som följts.

4.2 Europeiska ombudsmannen anser att denna aspekt av ärendet omfattas av den uppgörelse som redovisas i del 3 i beslutet.

5 Anklagelserna mot revisionsrättens rapport (3)

5.1 Klagandena hävdar att revisionsrättens rapport drog felaktiga slutsatser och ignorerade de synpunkter som lämnats av ICCR.

5.2 Revisionsrätten hävdar att den beaktade all information som lämnats av de klagande i den utsträckning som ansågs relevant för revisionen och att alla resultat i sektorsskrivelsen stöds av tillräckliga och lämpliga revisionsbevis. Revisionsrätten har även gjort gällande att den inte har dragit några felaktiga slutsatser.

5.3 Ombudsmannen anser att det inte verkar finnas några bevis som tyder på att revisionsrätten ignorerade klagandens synpunkter. Det finns inte heller något som tyder på att domstolens slutsatser var felaktiga eller orimliga. Det förefaller därför inte föreligga några administrativa missförhållanden när det gäller dessa aspekter av ärendet.

6 Påstått otillbörligt dröjsmål från revisionsrättens sida

6.1 Klagandena hävdar att revisionsrättens rapport (4) lämnades in till kommissionen för sent. Enligt klaganden avslutades revisionsbesöket den 18 januari 2002 och revisorns rapport var daterad den 15 april 2002.

6.2 Revisionsrätten anger i sitt yttrande att det i revisionshandboken föreskrivs att ett sektorsbrev ska skickas inom två månader efter det att uppdraget har slutförts. Tribunalen medger att sektorsskrivelsen skickades med en viss försening i förevarande fall, men att förseningen inte kunde anses vara orimlig.

6.3 Ombudsmannen noterar att revisionsrättens revisionshandbok är en opublicerad intern vägledning som inte är avsedd att fastställa några rättigheter för tredje part. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen inte att den lilla försening som revisionsrätten erkänt utgör ett administrativt missförhållande.

6.4 Ombudsmannen finner därför inga administrativa missförhållanden i denna aspekt av ärendet.

7 Slutsatser

Ombudsmannen finner inga administrativa missförhållanden i samband med klagandenas första påstående mot Europeiska kommissionen. När det gäller klagandenas andra påstående och deras påstående framgår det av uppgifter från Europeiska kommissionen och klagandena att kommissionen har löst frågan och därmed tillmötesgått klagomålet. Ombudsmannen anser inte heller att revisionsrätten har gjort sig skyldig till något administrativt missförhållande. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.

Ordförandena för Europeiska kommissionen och revisionsrätten kommer också att informeras om detta beslut.

Med vänliga hälsningar,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Europeiska ombudsmannen noterar att klagandena använder termen ”rapport” till vad revisionsrätten hänvisar till som ett sektorsbrev.

(2) Enligt artikel 17.4 i de allmänna villkoren får huvudparterna överföra upp till 20 % av det totala beloppet mellan sig och mellan kostnadskategorier, utan förhandsgodkännande från Europeiska kommissionen.

(3) Revisionsrätten har i sitt yttrande påpekat att det rör sig om en sektorsskrivelse.

(4) Revisionsrätten har i sitt yttrande påpekat att det rör sig om en sektorsskrivelse.