# Beslut om att genomförandeorganet för små och medelstora företag (Easme) ska säga upp ett bidragsavtal på grund av att mottagaren förlorat sin status som litet eller medelstort företag (ärende 533/2022/PB)
- Författare: Europeiska ombudsmannen
- Datum: 2023-06-29T10:00+02:00[Europe/Paris]
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/sv/decision/sv/171545)
---
> Klaganden var ett företag som fick bidrag inom ramen för ett EU-finansierat program som syftade till att stödja innovation i små och medelstora företag. Efter det att klaganden övertagits av ett annat företag och förlorat sin status som litet eller medelstort företag avslutade genomförandeorganet för små och medelstora företag (Easme) "bidragsavtalet". Klaganden instämde inte i Easmes beslut att säga upp bidragsavtalet och ifrågasatte hur den hanterade processen.
> 
> Ombudsmannen konstaterade att Easmes beslut att säga upp bidragsavtalet visserligen var rimligt, men att förseningarna och kommunikationsproblemen i processen för att avsluta bidragsavtalet utgjorde administrativa missförhållanden. Ombudsmannen såg dock inget värde i att lägga fram en tillhörande rekommendation, eftersom det inte fanns något sätt att rätta till denna försening.
> 
> Ombudsmannen avslutade undersökningen och lade fram förslag till förbättringar.
> 
Bakgrund
--------

**1.**Mot slutet av 2020 beviljades klaganden ett bidrag inom ramen för det EU-finansierade Horisont 2020-programmet som syftade till att stödja innovation i små och medelstora företag, vilket klaganden vid den tidpunkten var. Genomförandeorganet för små och medelstora företag (Easme) ansvarade för förvaltningen av bidrag inom programmet, för vilket endast små och medelstora företag var stödberättigade.

**2.**Under 2021 köptes klaganden av ett annat företag och förlorade sin status som litet eller medelstort företag. Därefter informerade den Easme i maj 2021 om dess ändrade status.

**3.**Easme bad klaganden att formellt lämna in informationen i den särskilda onlineportalen, vilket klaganden gjorde i slutet av juni 2021.

**4.**Innan klaganden gjorde detta frågade han om konsekvenserna av att han förlorade sin status som litet eller medelstort företag och uppgav att han ansåg att han fortfarande borde vara berättigad till bidraget. Klaganden ansåg att företaget kunde fortsätta att erhålla bidraget trots att det inte längre var ett litet eller medelstort företag. Den uppgav att den hade för avsikt att fortsätta arbetet med projektet enligt plan.

**5.**Easme svarade att en stödmottagare som upphör att vara ett litet eller medelstort företag kan fortsätta att erkännas som ett litet eller medelstort företag om det upphörde att vara ett litet eller medelstort företag genom "naturlig tillväxt", men inte om det upphörde att vara ett litet eller medelstort företag på grund av att det övertogs av eller fusionerades med ett annat företag. Under sådana omständigheter skulle bidragsavtalet normalt sägas upp.

**6.**I slutet av juli 2021 bekräftade Easme för klaganden på den särskilda onlineportalen att ändringen av status formellt hade registrerats.

**7.**Klaganden fortsatte att arbeta med projektet.

**8.**I början av oktober 2021 informerade klaganden Easme om att den inte hade mottagit några mer formella ansökningar om bidrag och bad om råd om nästa steg. Den påpekade att den under tiden hade mottagit de regelbundna begärandena om lägesrapporter och uppgav att den svarade på dessa i enlighet med sina skyldigheter. Det framgick att dessa regelbundna lägesrapporter hade skickats till klaganden automatiskt från den särskilda onlineportalen.

**9.** Easme svarade omedelbart att "det*formella förfarandet för uppsägning av bidraget inleddes för ett tag sedan och du bör *snart få ett meddelande via \[IT-\]portalen".** Den tillade att "På*grund av ett it-fel beaktades inte detta och din regelbundna rapporteringsperiod aktiverades. Vänligen bortse från denna aktivitet och initiera inte din periodiska rapportering. När it-problemet har lösts kommer rapporteringsperiodens modul att bli inaktiv."*

**10.**Easme uppgav att klaganden inom kort skulle få meddelandet om uppsägningsförfarandet och att företaget skulle ha möjlighet att ladda upp sina synpunkter på det i onlineportalen. Easme skulle granska alla sådana synpunkter och därefter skicka klaganden sitt slutliga beslut. Om det är negativt skulle det särskilda it-systemet lansera en rapportmodul för att göra det möjligt för klaganden att begära ersättning för de stödberättigande kostnaderna.

**11.**I slutet av november 2021 informerade Easme formellt klaganden om sin avsikt att säga upp bidragsavtalet eftersom klaganden inte längre var ett litet eller medelstort företag. Klaganden inkom med sina synpunkter några dagar senare.

**12.**I januari 2022 informerade Easme klaganden om sitt slutliga beslut att säga upp avtalet. Klaganden utbytte korrespondens med Easme om möjliga prövningsmekanismer, under vilken Easme uppgav att klaganden endast kunde överklaga beslutet genom domstolen.

**13.**Klaganden vände sig sedan till Europeiska ombudsmannen.

Utredningen
-----------

**14.**Ombudsmannen inledde en undersökning av beslutet att säga upp bidragsavtalet och hur Easme hade hanterat processen för att säga upp bidraget.

**15.**Under utredningens gång avslutades projektets tekniska och ekonomiska aspekter.

Easmes uppfattning att avtalet bör sägas upp
--------------------------------------------

### Parternas argument

**16.**Easme ansåg att när klaganden inte längre var ett litet eller medelstort företag var företaget tvunget att säga upp bidragsavtalet. Till stöd för sin ståndpunkt hänvisade kommissionen till

Förordningen om Horisont 2020[\[1\]:](#_ftn1){#_ftnref1}

"*1. Endast små och medelstora företag får ansöka om ansökningsomgångar inom ramen för det särskilda instrumentet för små och medelstora företag \[...\]. De kan samarbeta med andra företag och med forskningsorganisationer eller universitet.*

***2. När ett företag har godkänts som ett litet eller medelstort företag ska denna rättsliga ställning antas gälla under hela projektets löptid, även i fall där företaget på grund av sin tillväxt senare överskrider taken i definitionen av små och medelstora företag."***

Huvudbestämmelsen i bidragsavtalet[\[2\]:](#_ftn2){#_ftnref2}

*"Easme får säga upp avtalet om a) inte tillämpligt, b) En ändring av bidragsmottagarens rättsliga, ekonomiska, tekniska, organisatoriska eller äganderättsliga situation kan komma att väsentligt påverka eller försena genomförandet av åtgärden eller leda till att beslutet att bevilja bidraget ifrågasätts."*

**17.** Easme ansåg sammanfattningsvis att villkoren för stödberättigande måste vara uppfyllda under hela projektets löptid, inte bara vid tidpunkten för utvärderingen och beviljandet av bidraget. Den betonade att enligt Horisont 2020-förordningen är endast små och medelstora företag berättigade till bidrag inom ramen för det relevanta programmet (som kallas åtgärder inom ramen för instrumentet för små och medelstora företag). Förlusten av status som litet eller medelstort företag innebär därför att grunden för bidraget ifrågasätts. Easme ansåg att denna ståndpunkt är i linje med ett av huvudmålen i rekommendationen om små och medelstora företag[\[3\],](#_ftn3){#_ftnref3} nämligen att säkerställa att stödåtgärder endast beviljas de företag som verkligen behöver dem. Easme uppgav också att det i de relevanta vanliga frågorna[\[4\]](#_ftn4){#_ftnref4} och användarhandledningen[\[5\]](#_ftn5){#_ftnref5} förklaras att undantag från kravet på status som litet eller medelstort företag endast gäller i de fall där en enhet förlorar sin status som litet*eller medelstort företag på grund av tillväxt till följd av "ekonomisk utveckling eller ekonomisk konjunktur"*(naturlig tillväxt), och inte när ett företag upphör att vara litet eller medelstort på grund av att det övertas av eller slås samman med ett annat företag.

**18.**Klaganden ansåg att de tillämpliga reglerna förutsätter att när ett bidrag väl har beviljats ett litet eller medelstort företag är statusen som litet eller medelstort företag -- i den mening som avses i bidragsavtalet i fråga -- i rättsliga termer bibehållen under hela projektet, och att det därför inte fanns någon rättslig grund för att säga upp bidragsavtalet. Klaganden hävdade också att det faktum att företaget förlorade sin status som litet eller medelstort företag under projektet inte kunde vara en "förändring" som enligt bidragsavtalet skulle göra det möjligt att säga upp det. Enligt kommissionen syftade bestämmelsen i bidragsavtalet till att ta itu med fall där senare ny information visar att den information som lämnades om status som litet eller medelstort företag vid tidpunkten för bidragsansökan var vilseledande eller felaktig, eller att information om planerade överhängande förändringar hade undanhållits.

### Ombudsmannens bedömning

**19.** I ett fall som detta kan ombudsmannen undersöka om EU-organet i fråga agerade i enlighet med de rättsliga bestämmelserna i avtalet och andra tillämpliga rättsliga bestämmelser samt principerna om god förvaltning. Ombudsmannens roll är inte att medla i avtalstvister.

**20.** I detta fall är de relevanta bestämmelser om status som litet eller medelstort företag som kommissionen hänvisade till inte helt tydliga. Formuleringen "ska*antas ha företräde"* i den relevanta artikeln i Horisont 2020-förordningen förefaller inte fastställa någon specifik och separat rättsregel. Om den hade för avsikt att fastställa att ett litet eller medelstort företag alltid bör fortsätta att erkännas som sådant även efter beviljandet av bidraget, är det svårt att se att den andra delen av bestämmelsen skulle vara nödvändig, eftersom dess syfte skulle uppnås på lämpligt sätt genom den första delen av bestämmelsen. Ombudsmannen kan därför inte utesluta att det övergripande syftet med artikeln var att införa det angivna undantaget i fall av "naturlig tillväxt"[\[6\].](#_ftn6){#_ftnref6}

**21.**Under sådana omständigheter är det god praxis att tolka de rättsliga bestämmelserna med särskild tonvikt på syftet med den politiska och rättsliga ramen i fråga. Det är vad EASME verkar ha gjort i det här fallet. Ombudsmannen anser därför att Easmes tolkning av de relevanta bestämmelserna om kravet på status som litet eller medelstort företag är rimlig.

**22.** Det finns också en oklarhet i den relevanta bestämmelsen i bidragsavtalet, där det anges att institutionen får säga upp avtalet om "en*förändring av stödmottagarens rättsliga, finansiella, tekniska, organisatoriska eller äganderättsliga situation \[...\] ++äventyrar beslutet att bevilja bidraget"++*(understrykning tillagd).

**23.**Det är oklart varför det i denna bestämmelse inte mer uttryckligen och specifikt anges att bidragsavtalet kan sägas upp om bidragsmottagaren inte längre har de egenskaper som gjorde det möjligt att bevilja bidraget i första hand.

**24.** Trots denna oklarhet anser ombudsmannen inte att det är orimligt att Easme åberopade denna bestämmelse för att säga upp bidragsavtalet. Syftet med bestämmelsen i bidragsavtalet är att göra det möjligt för Easme att säga upp avtalet. Den viktigaste punkten i bestämmelsen är att vissa aspekter av stödmottagaren i fråga har "ändrats". En "förändring" måste förstås som en situation som *utvecklas från* en sak till en annan och kan inte tolkas som en hänvisning till den situation som rådde när bidraget beviljades.

**25.**På grundval av ovanstående anser ombudsmannen att Easmes beslut att säga upp bidragsavtalet inte utgör ett administrativt missförhållande.

**26. Ombudsmannen lägger**dock fram ett förslag i slutet av sitt beslut för att uppmuntra Easme att överväga att införa tydligare formuleringar i bidragsavtalet.

Hur Easme hanterade ändringen av klagandens status
--------------------------------------------------

### Ombudsmannens bedömning

**27.** Enligt stadgan om de grundläggande rättigheterna bör EU:s organ behandla frågor "inom*rimlig tid".* [\[7\]](#_ftn7){#_ftnref7}

**28.**Det är uppenbart att det fanns problem med både tidpunkten för hur Easme hanterade beslutet att säga upp bidragsavtalet och hur det kommunicerade detta.

**29.**Det är ostridigt att klaganden har förlorat sin ställning som litet eller medelstort företag. Från den tidpunkt då klaganden informerade Easme om detta förefaller det inte råda något tvivel om att bidragsavtalet skulle behöva sägas upp.

**30.**Klaganden informerade Easme i ett tidigt skede om att den hyste allvarliga tvivel om den rättsliga grunden för att säga upp avtalet och att den skulle fortsätta att arbeta med projektet.

**31.** Som svar på ombudsmannens fråga varför det tog Easme flera månader att meddela klaganden sin formella avsikt att säga upp bidragsavtalet uppgav Easme att detta berodde på att det var fråga om "flera*kontrollsteg".*

**32.**Ombudsmannens undersökning visade att det från och med den dag då klaganden formellt rapporterade ändringen i onlineportalen tog Easme tre månader att inleda förfarandet för uppsägning av bidrag. Därefter tog det ytterligare två månader att formellt underrätta klaganden om sin avsikt att säga upp avtalet. Detta verkar inte vara en "rimlig tid" för att hantera ett sådant förfarande.

**33.**En situation där en institution förväntar sig att den måste säga upp ett bidragsavtal är särskilt allvarlig. En sådan situation måste hanteras med största omsorg, vilket inbegriper alla nödvändiga tekniska, ekonomiska och rättsliga kontroller. Detta bör dock inte ta oproportionerligt lång tid.

**34.**Som nämnts ovan verkar Easme redan från början ha ansett att det skulle vara tvunget att säga upp bidragsavtalet och att detta var rättsligt okomplicerat. Mot denna bakgrund, och eftersom klaganden klargjorde att den avsåg att fortsätta arbetet med projektet och därmed skulle fortsätta att ådra sig kostnader, borde Easme ha försökt hantera förfarandet så snabbt som möjligt. Enligt det tillämpliga förfarandet fanns det, innan det slutliga beslutet om att säga upp avtalet fattades, ett preliminärt skede då Easme informerade klaganden om sin avsikt att säga upp bidragsavtalet. Detta preliminära skede medförde inga betydande risker och med tanke på Easmes tydliga ståndpunkt borde detta steg ha vidtagits snabbt. Det gjorde Easme först i slutet av november.

**35.**Det verkar inte finnas någon rimlig förklaring till varför Easme tog så lång tid på sig att hantera uppsägningen av bidragsavtalet, och i synnerhet varför det tog så lång tid att inleda uppsägningsförfarandet. Denna försening utgör ett administrativt missförhållande från Easmes sida.

**36.**Ombudsmannen ser inget värde i att utfärda en relaterad rekommendation, eftersom det inte finns något sätt att rätta till denna försening. Ombudsmannen kommer dock att lägga fram förslag i syfte att förhindra att en liknande situation uppstår i framtiden.

**37.**Det är beklagligt att klaganden fortsatte att arbeta med projektet och därmed ådrog sig ytterligare kostnader som i slutändan inte täcktes av bidraget. Som nämnts ovan förefaller Easmes beslut att säga upp avtalet emellertid inte ha varit rättsstridigt. Detta innebär att frågan om huruvida klaganden bör ersättas för de kostnader som uppkommit endast kan undersökas mot bakgrund av allmänna principer, snarare än på grundval av någon rättslig rätt.

**38.**Ombudsmannen kan inte utesluta att en orimlig försening av avslutandet av ett förfarande som det som är aktuellt i detta fall skulle kunna vara ett skäl för att föreslå den berörda institutionen att helt eller delvis täcka de kostnader som uppstått. Enligt EU:s förvaltningsrätt är det dock svårt att fastställa en rätt till ersättning.

**39.** I detta fall informerade Easme klaganden i ett tidigt skede om att den ansåg att klaganden inte längre var berättigad att dra nytta av bidragsavtalet. Även om det uppenbarligen tog alltför lång tid för Easme att formellt informera klaganden om sin avsikt att säga upp avtalet, var den information som lämnades av rimligen officiell karaktär. Det finns inga bevis för att Easme uppmuntrade klaganden att fortsätta arbetet med projektet[\[8\].](#_ftn8){#_ftnref8}

**40.**På grundval av ovanstående anser ombudsmannen inte att Easme är skyldigt att helt eller delvis täcka klagandens ytterligare kostnader.

**41.**Det står dock klart att det fanns en rad beklagliga kommunikationsproblem som bidrog till klagandens beslut att fortsätta arbetet med projektet i onödan.

**42.**I situationer där Easme anser sig vara skyldigt att säga upp ett bidragsavtal är Easme skyldigt att i god tid tillhandahålla tydlig och korrekt information till de berörda bidragsmottagarna. Detta är desto viktigare i situationer som den i förevarande mål, där klaganden har uppgett att den avsåg att fortsätta att arbeta med projektet.

**43. Det verkar**dock som om Easme inte har någon tydlig policy eller några tydliga riktlinjer för hur man kommunicerar med bidragsmottagare i situationer där man anser att man måste säga upp ett bidragsavtal.

**44.**På grundval av den korrespondens som granskats av ombudsmannens undersökningsgrupp verkar Easme inte ha lämnat några råd till klaganden, till exempel om huruvida den bör fortsätta att arbeta med projektet eller inte. Easme gav inte heller klaganden någon indikation på när den kunde förvänta sig att få det slutliga beslutet om bidragsavtalet.

**45.**Det verkar dessutom som om klaganden, även efter det att förfarandet för uppsägning av bidrag hade inletts, fortsatte att ta emot automatiska meddelanden från det särskilda it-systemet med begäran om lägesrapporter. Easme medgav att detta berodde på en teknisk "brist", men detta förvärrade kommunikationsproblemen i ett avgörande skede av förfarandet. Ombudsmannen kommer att föreslå Easme att förhindra liknande incidenter.

**46.** Slutligen noterar ombudsmannen att Easme i det slutliga beslutet om uppsägning av bidragsavtalet underlät att informera klaganden om att företaget, utöver att vända sig till domstol, kunde vända sig till Europeiska ombudsmannen. Detta stred mot EU-organens skyldighet[\[9\]](#_ftn9){#_ftnref9} att tillhandahålla information om tillgängliga rättsmedel när de utfärdar negativa administrativa beslut. Ombudsmannen kommer att lägga fram ett förslag till förbättringar i samband med detta.

Slutsatser
----------

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

**Det förekom inga administrativa missförhållanden i Easmes beslut att säga upp bidragsavtalet.**

**Det förekom administrativa missförhållanden i hur Easme hanterade uppsägningen av bidragsavtalet, särskilt förseningarna och kommunikationsproblemen.**

Klaganden, Easme och Europeiska kommissionen kommer att informeras om detta beslut.

Förslag till förbättringar
--------------------------

**1.** **Easme bör utarbeta riktlinjer för hantering av situationer där en förändring under ett projekt med största sannolikhet kommer att leda till att bidragsavtalet sägs upp. Dessa riktlinjer bör innehålla vägledande tidsramar för att säkerställa att förfarandet hanteras inom rimlig tid, särskilt att Easme så snart som möjligt informerar bidragsmottagaren om sin avsikt att säga upp bidragsavtalet. Riktlinjerna bör också omfatta vilken information som ska lämnas till bidragsmottagarna om deras arbete med projektet, särskilt om detta bör avbrytas eller avbrytas. Riktlinjerna bör också omfatta genomförandet av möten som äger rum i samband med pågående eller nära förestående uppsägningsförfaranden, särskilt behovet av att föra register över sådana möten i det relevanta ärendet.**

**2.** **Easme bör säkerställa att alla negativa beslut om bidragsöverenskommelser informerar stödmottagarna om alla potentiella prövningsmekanismer, inbegripet rätten att vända sig till ombudsmannen och när man ska vända sig till ombudsmannen i stället för att vidta rättsliga åtgärder.**

**3.** **Easme bör se över om bestämmelserna i bidragsavtalen om eventuell uppsägning skulle kunna formuleras på ett tydligare sätt.**

Emily O'Reilly


Europeiska ombudsmannen


<br />


Strasbourg den 23 juni 2023

[\[1\]](#_ftnref1){#_ftn1} Artikel 53 i förordning (EU) nr 1290/2013 om reglerna för deltagande och spridning i Horisont 2020 -- ramprogrammet för forskning och innovation (2014--2020).

<https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32013R1290>

[\[2\]](#_ftnref2){#_ftn2} Artikel 50.3.1

[\[3\]](#_ftnref3){#_ftn3} Rekommendation 2003/361/EG av den 6 maj 2003 om definitionen av mikroföretag samt små och medelstora företag <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX:32003H0361>

[\[4\]](#_ftnref4){#_ftn4} Se Vanliga frågor 28, eic-faq-20200131.pdf (archive-it.org). <https://wayback.archive-it.org/12090/20210412153524/https:/ec.europa.eu/easme/sites/easme-site/files/eic-faq-20200131.pdf>

[\[5\]](#_ftnref5){#_ftn5} Användarhandbok för definitionen av små och medelstora företag -- EU:s publikationsbyrå

<https://op.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/79c0ce87-f4dc-11e6-8a35-01aa75ed71a1>

[\[6\]](#_ftnref6){#_ftn6} Frågan tycks inte ha tolkats av EU-domstolen.

[\[7\]](#_ftnref7){#_ftn7} Artikel 41 i Europeiska unionens stadga om de grundläggande rättigheterna: <https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A12016P%2FTXT>

[\[8\]](#_ftnref8){#_ftn8} Av korrespondensen framgår att ett möte ägde rum mellan klaganden och den projektansvarige den 2 juni 2021. Det finns emellertid inget protokoll över innehållet i detta möte.

[\[9\]](#_ftnref9){#_ftn9} Enligt artikel 19 i den europeiska kodexen för god förvaltningssed[( https://www.ombudsman.europa.eu/en/publication/en/3510](/sv/publication/sv/3510)) och del 3 i Europeiska kommissionens kodex för god förvaltningssed ([https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX%3A02000Q3614-20111116\&from=EN#page=13](https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX%3A02000Q3614-20111116&from=EN#page=13))