# Europeiska ombudsmannens beslut i klagomål 977/2000/JMA mot Europeiska kommissionen
- Författare: Europeiska ombudsmannen
- Datum: null
- [URL](https://www.ombudsman.europa.eu/sv/decision/sv/1443)
---
Strasbourg den 7 december 2001
Bäste R.,
Den 3 augusti 2000 lämnade du in ett klagomål mot Europeiska kommissionen till Europeiska ombudsmannen tillsammans med professorerna Comella Carnicé och Costa Leja från Centre*de Transferència de Tecnologia* (CTT) vid universitetet i Lérida (Spanien). Klagomålet gällde den ekonomiska förlust som du lidit till följd av kommissionens påstådda brist på tillbörlig aktsamhet när det gäller att göra betalningarna för ett projekt som genomförts av CTT (projekt LIFE97/ENV/E/260) och finansierats genom EG:s Life-program.
Den 30 augusti 2000 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Jag mottog kommissionens yttrande den 11 december 2000, som jag vidarebefordrade till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Ni översände kompletterande upplysningar till mig den 4 oktober 2000. Den 25 januari och den 12 februari 2001 översände ni era synpunkter till mig. Den 14 mars 2001 skrev jag till Europeiska kommissionens ordförande för att få ytterligare information. Kommissionen skickade sitt andra yttrande den 27 april 2001, som jag vidarebefordrade till er. Jag mottog era synpunkter på kommissionens andra yttrande den 3 september 2001.
Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.
Klagomålet
----------
Klagandena hade på CTT:s vägnar begärt ekonomiskt stöd från EG:s Life-program för utveckling av ett projekt som omfattade odling av medicinalväxter i landsbygdsområden nära Pyrenéerna. Kommissionen gick med på att finansiera högst 132 479 av projektets totala kostnader \[kommissionens beslut av den 17 juli 1997 (projekt LIFE 97-ENV/E/000260)\].
En första utbetalning på 40 % av EG:s bidrag gjordes i november 1997. I enlighet med bestämmelserna i bilaga 2 (Administrativa, tekniska och finansiella villkor) till kommissionens beslut lämnade de klagande in en halvtidsrapport den 25 september 1998 med en begäran om mellanliggande betalning motsvarande 40 % av gemenskapens bidrag (52 991 euro).
Även om byrån för tekniskt bistånd med ansvar för Life i Spanien (Proymasa) hade informerat de klagande om att den andra utbetalningen skulle göras i slutet av mars 1999, skedde ingen överföring vid den tidpunkten. De klagande kontaktade kommissionens ansvariga avdelningar i maj 1999 och informerades informellt om att betalningen redan hade gjorts. I ett fax av den 17 maj 1999 informerade samma avdelningar de klagande om att betalningen fortfarande pågick på grund av "utvärderingen av 1999 års Life-projekt som inleddes i januari", även om den skulle göras inom några veckor.
Vid den tidpunkt då projektet avslutades i juli 1999 hade ingen överföring mottagits för den mellanliggande betalningen. Den 1 juli 1999 skrev de klagande till generaldirektören för GD Miljö, Currie, och till direktören med ansvar för Life-programmet, Adinolfi. Inget svar mottogs på någon av dessa skrivelser.
Den 9 juli 1999 gjorde de ansvariga avdelningarna vid kommissionen en teknisk inspektion av projektet, som enligt de klagande avslutades på ett tillfredsställande sätt, vilket rapporterades av den lokala pressen.
Eftersom klagandena inte hade fått något svar på sina begäranden vände de sig till miljökommissionären Margot Wallström genom en skrivelse av den 19 oktober 1999. De förklarade för henne att de hade lämnat in en ansökan om mellanliggande betalning för mer än ett år sedan och att det enda svar de hade fått var likgiltighet, verbalt missbruk och hot från kommissionen. I svaret från en medlem av hennes kansli av den 25 januari 2000 försäkrades de klagande om att GD Miljö inom kort skulle vidta nödvändiga åtgärder.
CTT lämnade in det slutliga projektet den 28 oktober 1999. Kommissionen svarade genom skrivelse av den 2 december 1999, i vilken den begärde ett stort antal upplysningar och handlingar avseende genomförandet av projektet, för att det skulle vara möjligt att kontrollera att de finansiella och administrativa bestämmelserna i avtalet hade iakttagits. Den 22 mars 2000 översände de klagande de begärda upplysningarna.
I avsaknad av ytterligare meddelanden från kommissionen ingav klagandena den 3 augusti 2000 ett klagomål till Europeiska ombudsmannen. I sitt klagomål gjorde de gällande att kommissionen inte hade
* 1) har uppfyllt villkoren i sitt avtal,
* 2) i rätt tid betalat de belopp som motsvarar de mellanliggande betalningarna och slutbetalningarna
* för projektet,
* 3) besvarade klagandens begäran om upplysningar,
* 4) säkerställde ett lämpligt beteende från kommissionens avdelningar gentemot de klagande.
Frågeställningen
----------------
**Kommissionens yttrande**
Kommissionen förklarade i sitt yttrande att stödmottagaren hade skickat en delrapport och en begäran om utbetalning i slutet av september 1998. Rapporten och dess styrkande handlingar hade analyserats av kommissionens avdelningar, som drog slutsatsen att uppgifterna var ofullständiga. Stödmottagaren ombads sedan att tillhandahålla ett intyg som saknades som ett villkor för den andra utbetalningen. Detta intyg mottogs av kommissionen fem månader senare. Under tiden deltog de personalresurser som ansvarade för förvaltningen av programmet i utvärderingen av de Life-projekt som lades fram 1999. Kommissionen påpekade att stödmottagaren var fullt medveten om denna arbetssituation både genom kommissionens avdelningar och genom det tekniska stödet till Life i Spanien (Proymasa).
Den 14 juli 1999 inspekterade de ansvariga avdelningarna vid kommissionen projektet tillsammans med gruppen för tekniskt stöd. Till följd av övervakningsbesöket identifierade kommissionens avdelningar en möjlig risk för dubbelfinansiering, och följaktligen avbröts ett beslut om delrapporten.
Stödmottagaren lämnade in slutrapporten i november 1999 och en begäran om slutbetalningar och mellanliggande betalningar. Kommissionen begärde ytterligare upplysningar den 2 december 1999 för att kontrollera vissa aspekter av projektet. De begärda handlingarna översändes till kommissionen den 22 mars 2000, det vill säga fyra månader från dagen för begäran.
Kommissionen medgav att förseningar hade uppstått i detta fall till följd av 1999 års utvärderingsförfarande för Life och den långa reaktionstid som det tog för stödmottagaren att svara på kommissionens begäran. Institutionen uppgav att dess avdelningar arbetar med att rationalisera sina förfaranden för att förbättra behandlingen av ärenden och att förbättringar bör förväntas till följd av de föreslagna finansiella reformerna (riktlinjer för kommissionens betalningstider).
Avslutningsvis påpekade kommissionen följande:
1) Ansvaret för förseningen av de mellanliggande betalningarna och slutbetalningarna delades av både kommissionen och stödmottagaren.
2) Alla förfrågningar från klagandena hade besvarats på ett korrekt sätt av kommissionen, antingen genom formella skrivelser eller genom telefonsamtal eller personliga kontakter.
3) Slutbetalningen för projektet hade gjorts den 19 september 2000.
**Ytterligare information från klaganden**
Den 4 oktober 2000 skrev de klagande till ombudsmannen och förklarade att de den 21 september 2000 hade mottagit ett belopp på 79 487 från kommissionen motsvarande de mellanliggande betalningarna och slutbetalningarna (60 % EG-bidrag till projektet). Eftersom detta belopp inte omfattade ränta för sen betalning av den mellanliggande delbetalningen hade klagandena formellt begärt betalning av dessa räntor den 3 oktober 2000.
**Klagandens synpunkter**
Den 25 januari och den 12 februari 2001 inkom de klagande med sina synpunkter på kommissionens yttrande. I sin första skrivelse invände klagandena mot institutionens resonemang. De begärde att kommissionen i) skulle betala dröjsmålsränta för de mellanliggande och slutliga delbetalningarna, eftersom endast deras avdelningar skulle anses vara ansvariga för förseningarna, och ii) formellt be om ursäkt för sina avdelningars felaktiga beteende, eftersom institutionen inte hade kunnat lägga fram någon bevisning som kunde ifrågasätta klagandenas omsorg.
Klagandena förklarade grundligt sina tidigare påståenden i den andra skrivelsen, som innehåller ett antal underlag. De uppgav att kommissionen aldrig hade gjort någon formell invändning mot deras begäran om mellanliggande betalning av den 25 september 1998. De blev medvetna om behovet av ytterligare handlingar först efter ett telefonsamtal med de ansvariga avdelningarna vid kommissionen i början av 1999. Den 3 februari 1999 översände klagandena det begärda intyget, vilket de betonade redan hade inkluderats i deras ursprungliga inlaga.
När det gäller kommissionens oro för en eventuell dubbel finansieringskälla efter inspektionen av projektet uttryckte de klagande sin förvåning över att de ansvariga avdelningarna inte hade lagt fram några bevis till stöd för dessa slutsatser, som de inte hade informerats om. På grundval av dessa överväganden ansåg de att det endast var kommissionen som var ansvarig för de försenade betalningarna.
Klagandena bifogade i sina synpunkter en skrivelse från kommissionens avdelningar av den 31 januari 2001, i vilken institutionen hade gått med på att betala ränta, men endast sådan ränta som avsåg slutbetalningen. Eftersom denna sista utbetalning godkändes den 19 juni 2000, men inte gjordes förrän den 19 september 2000, ansåg kommissionen att ränta endast skulle betalas på grundval av 47 dagars försening (623 euro). I en skrivelse av den 12 februari 2001 bestred de klagande kommissionens resonemang och hävdade att institutionen också borde betala ränta motsvarande 371 dagars försening motsvarande den mellanliggande betalningen (3 280 euro).
Ytterligare undersökningar
--------------------------
Ombudsmannen ansåg att klagandena i sina synpunkter hade framfört två ytterligare begäranden: i) Återbetalning av all ränta för förseningen av del- och slutbetalningarna. ii) en ursäkt från kommissionen för felaktigt uppträdande från kommissionens sida. Eftersom dessa frågor hade ett nära samband med påståendena i det ursprungliga klagomålet skrev ombudsmannen till kommissionen den 14 mars 2001 och begärde ytterligare information om klagandenas begäranden.
**Kommissionens andra yttrande**
I sitt andra yttrande motiverade kommissionen för det första förseningarna i den mellanliggande betalningen på grund av att den klagande inte hade tagit med ett intyg bland de bifogade handlingarna, den stora arbetsbördan i samband med utvärderingen av Life-projekten 1999 och behovet av att kontrollera en eventuell dubbelfinansiering av projektet.
Kommissionen insisterade på att klagandenas begäran om mellanliggande betalning inte innehöll något intyg. Detta dokument översändes först några månader senare, den 4 mars 1999. Den betonade att kommissionens avdelningar hade bett stödmottagaren både per telefon och e-post att tillhandahålla det intyg som saknades. Lifes kontor för tekniskt stöd i Spanien hade också begärt intyget per telefon flera gånger.
Kommissionen påpekade också att efter den kontroll som utfördes av dess avdelningar i juli 1999 identifierades en möjlig risk för dubbelfinansiering av stödmottagaren. Denna risk berodde på att projektet hade utvecklats tillsammans med en offentlig organisation, *Centro Tecnológico Forestal de Catalunya,* som också finansierades med EG-medel (FEOGA). Kommissionens avdelningar inledde därför en intern kontroll. I enlighet med artikel 10.2 i Life-förordningen överlämnades inga uppgifter till stödmottagaren, eftersom förfarandet krävde ett visst mått av handlingsfrihet.
Inga definitiva slutsatser har ännu dragits, eftersom denna kontroll tar lång tid. Kommissionens avdelningar uppgav också att de var medvetna om hur lång tid som behövdes för att genomföra detta förfarande och beslutade att göra mellanliggande betalningar och slutbetalningar för att undvika att orsaka svårigheter för stödmottagaren. Så snart resultaten av kontrollen är klara bör kommissionen kunna överväga om den ska tillämpa bestämmelserna i artikel 11 i förordningen (minskning, återkrav eller tillfälligt upphävande från kommissionens sida av det ekonomiska stödet).
Kommissionen förklarade att den redan hade betalat dröjsmålsränta på ett belopp på 623,33 baserat på de totala projektutgifterna (inklusive den mellanliggande ansökan). Som svar på de klagandes begäran om ränta på de försenade mellanliggande betalningarna lade kommissionen fram ett förslag om en ytterligare betalning på 1 144 euro. Efter diskontering av de räntor som redan betalats skulle detta belopp motsvara en försening på 197 dagar från den dag då alla handlingar rörande delrapporten mottogs av kommissionen (den 4 mars 1999) till den dag då betalningarna gjordes (den 19 september 2000).
När det gäller klagandenas begäran om ursäkt insisterade kommissionen på att dess åtgärder var korrekta. Kommissionen underströk att dess avdelningars inställning till de klagande hade varit tillfredsställande genom att förklara sina åtgärder. Eftersom institutionen ansåg att dess avdelningar hade lämnat fullständiga bevis för situationen drog den slutsatsen att klagandenas påståenden inte var motiverade. I detta sammanhang tillade kommissionen dock att vissa bestämmelser i Life-förordningen kanske inte hade följts av de klagande och att institutionen därför kunde föranledas att tillämpa artikel 11 i förordningen (minskning, återkrav eller innehållande från kommissionens sida av ekonomiskt stöd).
**Klagandens synpunkter på kommissionens andra yttrande**
Klagandena bestred kommissionens argument och upprepade vissa av påståendena i klagomålet.
De insisterade på att det intyg som kommissionen hänvisade till för att delvis motivera förseningen faktiskt hade tagits med i deras ursprungliga begäran. De bifogade en kopia av ett brev från LISU ("*Logística Serveis Universitaries*"), ett oberoende företag som hyrts ut av universitetet i Lleida, som bekräftade detta påstående. De förklarade dessutom att kommissionen aldrig formellt hade underrättat dem om att något intyg saknades. I januari 1999 hade institutionen endast informerat LISU per telefon. Klagandena faxade intyget den 3 februari 1999 och skickade det samma dag med expresspost.
När det gäller risken för dubbelfinansiering påpekade de klagande att denna punkt redan hade tagits upp av kommissionens avdelningar (skrivelse av den 2 december 1999 från Rouam, enhetschef vid GD Miljö.B.4). De förklarade att alla nödvändiga förklaringar och nödvändiga handlingar redan hade skickats som svar den 22 mars 2000.
Klagandena avslutade med att understryka att de intressen som kommissionen föreslagit inte hade beräknats på grundval av de korrekta datumen. De uppgav dock att de var tvungna att godta kommissionens anbud på grund av att detta förfarande tog orimligt lång tid.
Beslutet
--------
**1. Efterlevnad av avtalet: Förseningar och räntor som motsvarar den mellanliggande betalningen.**
1.1 Klagandena hävdar att kommissionen inte har följt kontraktsvillkoren, eftersom de mellanliggande betalningarna och slutbetalningarna för projektet inte gjordes i tid. De kräver därför att ränta ska betalas för denna försening.
1.2 Kommissionen förklarade att den redan har betalat dröjsmålsränta på 623,33 euro, baserat på de totala projektutgifterna. Som svar på klagandenas begäran om ränta på den mellanliggande betalningen gick kommissionen med på att göra en ytterligare betalning på 1 144 euro. Efter diskontering av de räntor som redan betalats skulle detta belopp motsvara en försening på 197 dagar.
1.3 Ombudsmannen noterar att de klagande har godtagit kommissionens förslag om betalning av ytterligare ränta. Ombudsmannen drar därför slutsatsen att kommissionen har vidtagit åtgärder för att tillfredsställa de klagande när det gäller denna aspekt av ärendet.
**2. Begäran om en formell ursäkt från kommissionen**
2.1 Klagandena hävdar att kommissionen inte besvarade alla deras begäranden om upplysningar (skrivelser till kommissionen av den 1 juli 1999) och klagade över kommissionens agerande. De påpekade att kommissionens avdelningar hade ifrågasatt deras omsorg, utan att lägga fram någon bevisning till stöd för påståendena. De klagande begärde därför en formell ursäkt från kommissionen.
2.2 Kommissionen har inte formellt bett de klagande om ursäkt och har insisterat på att dess åtgärder är korrekta. Den underströk att dess avdelningars inställning till de klagande alltid har varit tillfredsställande genom att förklara sina åtgärder och tillhandahålla fullständiga bevis för situationen.
Institutionen medgav att handläggningen av detta projekt hade försenats, men föreslog att de klagande också hade ett visst ansvar. Kommissionen pekade också på möjligheten till felaktig dubbelfinansiering från de klagandes sida, vilket skulle kunna leda till att artikel 11 i Life-förordningen tillämpas på projektet (minskning, återkrav eller inställande från kommissionens sida av ekonomiskt stöd).
2.3 Ombudsmannen noterar att vissa av de skrivelser som klagandena skickade till kommissionen för att kontrollera i vilket skede deras begäran om mellanliggande betalning befann sig, nämligen deras skrivelser av den 1 juli 1999 till både generaldirektören för GD Miljö, Currie, och till direktören med ansvar för Life-programmet, Adinolfi, inte besvarades. Kommissionen har inte alls nämnt denna punkt i något av sina svar och har inte heller bett om ursäkt för den.
Det är god förvaltningssed att svara på medborgarnas skrivelser i god tid, såsom anges i punkt 4 i kommissionens kodex för god förvaltningssed. I detta fall besvarade kommissionen inte skriftligen skrivelserna från klagomålen av den 1 juli 1999 till både generaldirektören för GD Miljö, Currie, och till direktören med ansvar för Life-programmet, Adinolfi. Ombudsmannen kommer därför att rikta en kritisk anmärkning till kommissionen om denna aspekt av ärendet.
2.4 När det gäller hanteringen av projektet och den information som lämnas till de klagande är det viktigt att först erinra om de relevanta rättsreglerna.
Kommissionens beslut av den 17 juli 1997, genom vilket Life-medel beviljades för CTT-projektet, utgör också dess rättsliga grund. I bilaga II till beslutet anges de tillämpliga administrativa, tekniska och finansiella villkoren. I punkt 3.4 i bilaga II beskrivs det förfarande som ska följas för utbetalningarna:
*"Betalningar kommer att göras inom 60 dagar från den dag då en begäran har mottagits \[ \]. Icke desto mindre kan kommissionen, efter att tidigare ha underrättat stödmottagaren, skjuta upp utbetalningen om den har några invändningar mot verksamheten i samband med denna begäran om utbetalning \[ \] I dessa fall kommer stödmottagaren inte att ha rätt till någon ränta eller ersättning från kommissionen".*
2.5 Av de bevis som lades fram under undersökningen konstaterar ombudsmannen att de krav som anges i ovanstående bestämmelser inte verkar ha följts av kommissionen:
i) När det gäller underlåtenheten att ta med ett intyg i klagandenas begäran om mellanliggande betalning av den 15 september 1998, har kommissionen inte kunnat lägga fram någon bevisning som skulle kunna visa att den formellt har underrättat klagandena om sina invändningar.
ii) När det gäller behovet av att kontrollera en eventuell dubbelfinansiering av projektet medgav kommissionen att ingen information någonsin lämnats till klagandena, vilket strider mot de skyldigheter som anges i punkt 3.4 i bilaga II till beslutet. Den har motiverat sina åtgärder med att förfarandet krävde ett visst utrymme för skönsmässig bedömning, i enlighet med artikel 10.2 i Life-förordningen[(1).](#(1)){#Footnote1} Denna bestämmelse gäller dock endast kontroller på plats och inte allmänna undersökningar, t.ex. behovet av att kontrollera en potentiell dubbelfinansiering.
2.6 Genom att inte följa de relevanta reglerna underlät kommissionen att behandla ärendet med vederbörlig omsorg. Det skulle därför ha varit ett gott administrativt beteende att be om ursäkt. Ombudsmannen kommer därför att rikta en kritisk anmärkning till kommissionen om denna aspekt av ärendet.
**3. Slutsats**
På grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkningar:
Det är god förvaltningssed att svara på medborgarnas skrivelser i god tid, såsom anges i punkt 4 i kommissionens kodex för god förvaltningssed. I detta fall besvarade kommissionen inte skriftligen skrivelserna från klagomålen av den 1 juli 1999 till både generaldirektören för GD Miljö, Currie, och till direktören med ansvar för Life-programmet, Adinolfi.
På grundval av den bevisning som lagts fram under undersökningen konstaterar ombudsmannen att de krav som anges i kommissionens beslut av den 17 juli 1997 (punkt 3.4 i dess bilaga II) inte förefaller ha följts av kommissionen. Genom att inte följa dessa regler underlät kommissionen att hantera ärendet med tillbörlig aktsamhet. Det skulle därför ha varit ett gott administrativt beteende att be om ursäkt.
Med tanke på att dessa aspekter av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen avslutar därför ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänliga hälsningar,
Jacob Söderman
*** ** * ** ***
[(1)](#Footnote1){#(1)} Artikel 10.2 i rådets förordning (EG) nr 1404/96 av den 15 juli 1996 om ändring av förordning (EEG) nr 1973/92 om inrättandet av ett finansiellt instrument för miljön (Life) \[EGT L 181, 20.7.1996, s. 1\]:"Kommissionen skall underrätta mottagaren om en kontroll på plats, såvida det inte finns goda skäl att misstänka bedrägeri och/eller felaktig användning."