Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, som är grekisk medborgare, lämnade in en ansökan till Europeiska kemikaliemyndigheten (Echa) om tjänsten som it-assistent – rapportering, M/F AST4 (ref. ECHA/TA/2011/002).

2. Genom en skrivelse av den 6 maj 2011 underrättade Echa klaganden om att hans ansökan om tjänsten inte kunde beaktas, eftersom det konstaterades att den inte uppfyllde de formella kraven i avsnitt 2 i meddelandet om ledig tjänst.

3. I ett e-postmeddelande av den 7 maj 2011 förklarade klaganden att han uppfyllde kraven i avsnitt 2 i meddelandet om ledig tjänst. Han uppgav särskilt att han a) är medborgare i en EU/EES-medlemsstat, b) åtnjuter fulla medborgerliga rättigheter, c) har fullgjort sina skyldigheter i fråga om militärtjänst, d) förutsatt att han har de karaktärsreferenser som krävs, e) är fysiskt lämplig att utföra arbetsuppgifterna i fråga, f) har fördjupade kunskaper i ett officiellt EU-språk och tillfredsställande kunskaper i ett annat. Klaganden bad Echa att ompröva sitt beslut mot bakgrund av dessa överväganden.

4. I sitt svar av den 12 maj 2011 förklarade Echa att uttagningskommittén, på grundval av uppgifterna i klagandens meritförteckning, drog slutsatsen att han inte hade den minsta relevanta yrkeserfarenhet som anges i avsnitt 2.3 i meddelandet om ledig tjänst. Echa påpekade särskilt att meddelandet om ledig tjänst kräver minst fem års yrkeserfarenhet på de områden som anges i avsnitt 1 i meddelandet om ledig tjänst [1], varav minst tre år måste innebära praktisk exponering för specifika uppgifter [2]. Echa noterade att klagandens erfarenhet har ansetts vara relevant först från den tidpunkt då han erhöll den kvalifikation som anges i avsnitt 2.2 i meddelandet om ledig tjänst [3].

5. Den 18 maj 2011 ingav klaganden detta klagomål till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagandens påstående och krav enligt följande.

Påstående:

Echa har inte lämnat giltiga och tillräckliga skäl för sitt beslut.

Påstående:

Echa bör vidta lämpliga korrigerande åtgärder.

7. I sitt brev om att inleda en undersökning bad ombudsmannen Echa att i sitt yttrande förklara a) vilka av klagandens kandidatexamina som den beaktade vid fastställandet av klagandens behörighet, och b) hur den beräknade klagandens yrkeserfarenhet.

Utredningen

8. Den 27 juni 2011 bad ombudsmannen Echa att avge ett yttrande om klagandens påstående och anspråk. Den 30 september 2011 lämnade Echa ett yttrande. Med tanke på att Echa i sitt yttrande inte tog upp frågan om vilken av klagandens kandidatexamen som den beaktade vid fastställandet av klagandens behörighet begärde ombudsmannen ytterligare information från Echa. Den 22 november 2011 skickade Echa sitt svar på ombudsmannens fråga. Echas yttrande och dess svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information vidarebefordrades till klaganden för synpunkter. Den 1 december 2011 inkom klaganden med sina synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

Inledande anmärkningar

9. I sitt yttrande hävdade Echa att klaganden inte uttömde de möjligheter till korrigerande åtgärder som erbjöds sökande i Echas urvalsförfaranden. Genom ett e-postmeddelande av den 20 maj 2011 informerade Echa klaganden om att den skulle ha varit villig att besvara hans begäranden och farhågor inom ramen för sitt förfarande för intern omprövning. Till stöd för sitt argument åberopade Echa ett tidigare beslut av ombudsmannen [4] i vilket han avslog ett klagomål med motiveringen att Echa inte hade tillräckligt med tid för att svara på en skrivelse som klaganden i det ärendet hade skickat till Echa.

10. Ombudsmannen noterar att enligt artikel 2.4 i ombudsmannens stadga [5] måste ett klagomål föregås av lämpliga administrativa förfaranden gentemot de berörda institutionerna och organen. I förevarande fall bestred klaganden, utan att formellt inge en begäran om omprövning, i sitt e-postmeddelande av den 7 maj 2011 uttagningskommitténs beslut att anse att hans ansökan inte kunde komma i fråga för prövning och begärde att Echa skulle ompröva detta beslut. I sitt svar av den 12 maj 2011 förklarade Echa varför uttagningskommittén hade dragit slutsatsen att klagandens ansökan inte uppfyllde de formella kraven i meddelandet om ledig tjänst. Med tanke på att klaganden hade uppmärksammat Echa på sitt missnöje med uttagningskommitténs beslut anser ombudsmannen att klaganden inte var skyldig att lämna in en formell begäran om omprövning innan han vände sig till ombudsmannen. Han anser därför att lämpliga administrativa åtgärder har vidtagits i förevarande fall. Under alla omständigheter noterar ombudsmannen att det i Echas skrivelse av den 12 maj 2011 inte klargjordes att klaganden fortfarande kunde använda sig av Echas interna omprövningsförfarande.

A. Påstående om att Echa inte har lämnat giltiga och tillräckliga skäl för sitt beslut och gjort gällande att Echa bör vidta lämpliga korrigerande åtgärder

Argument som framförts till ombudsmannen

11. Till stöd för sitt påstående hävdade klaganden att Echa inte hade granskat hans meritförteckning på ett korrekt sätt. Echa klargjorde inte heller skälen för att avslå hans ansökan. Klaganden lämnade in en detaljerad meritförteckning som innehåller information om hans yrkeserfarenhet inom systemförvaltning, nätteknik, it-projektledning och användarstöd. Enligt klaganden är hans sammanlagda erfarenhet 13 år. Hans specialisterfarenhet inom olika områden sträcker sig från 2 till 12 år.

12. I sitt svar på ombudsmannens begäran om ytterligare information för att avgöra vilken av klagandens två eftergymnasiala utbildningar som den beaktade för att fastställa klagandens behörighet förklarade Echa att om klagandens kandidatexamen från 2006 hade ansetts vara relevant skulle klaganden inte ha kunnat visa att han hade det nödvändiga antalet års yrkeserfarenhet. Följaktligen undersökte uttagningskommittén om den klagandes "Ptychion" som erhölls 2001 kunde godtas som ett "IT-diplom" och beslutade, trots vissa reservationer, att bedöma detta ärende till sökandens fördel.

13. I sitt yttrande gav Echa en översikt över den arbetsprofil som sökts genom ansökningsomgången för tjänsten som it-assistent – rapportering. Det noterade att medlemmarna i den rapporterande gruppen arbetar inom ett mycket specialiserat område av informationsteknik, med hjälp av sina egna skräddarsydda tillämpningar och verktyg för vilka betydande erfarenhet och kunskap är av avgörande betydelse. I korthet förklarade Echa att it-rapportering beskriver processen för att extrahera och sätta in viss information och vissa uppgifter i ett sammanhang från stora databaser. Echa behöver därför experter som effektivt kan hantera den stora mängd data som lämnas in av företag som registrerar kemiska ämnen, vilket är avgörande för att hantera Echas olika tillsynsuppgifter.

14. I punkt 2.3 i meddelandet om ledig tjänst uppställs således två krav på yrkeserfarenhet: 1) minst fem år inom de områden som anges i avsnitt 1 i meddelandet om ledig tjänst och 2) minst tre år av denna erfarenhet med praktisk exponering för specifika uppgifter [6].

15. Echa påpekade att klaganden inte anser sig vara expert på it-rapportering. Istället listade han i sitt CV ett antal andra IT-relaterade uppgifter som systemchef, nätverksingenjör, användarsupport (helpdesk) och projektledning. Echa noterade att inget av dessa är relevant för den arbetsprofil som anges i meddelandet om ledig tjänst.

16. Echa tillade att klagandens meritförteckning endast nämner rapportering två gånger, båda gångerna i ett helt annat sammanhang och med en helt annan innebörd jämfört med den specifika arbetsprofilen. Faktum är att "progressrapportering" på sidan 5 och "utarbetande av utvärderingsrapporter" på sidan 9 i klagandens meritförteckning inte hänvisar till de specifika ansökningar som lämnats in i avsnitt 1 i meddelandet om ledig tjänst. Även om uttagningskommittén skulle godta arbetslivserfarenheten när det gäller hänvisningen till ”rapportering” i meritförteckningen skulle detta endast omfatta ett år och fyra månader, vilket är mindre än de fem år som krävs. Echa påpekade dessutom att ingen av de uppgifter som anges i avsnitt 1 i meddelandet om ledig tjänst nämns i klagandens meritförteckning.

17. När det gäller exponeringen för specifika uppgifter underströk Echa dessutom att uttagningskommittén medgav att klaganden hade visat sin erfarenhet av Oracle-databasen, vilket dock är ett av de fyra kriterier som anges i avsnitt 2.3 i meddelandet om ledig tjänst. Detta ansågs inte vara tillräckligt för att ersätta klagandens brist på yrkeserfarenhet av de andra arbetsuppgifter som anges däri.

18. Mot bakgrund av dessa överväganden fann uttagningskommittén, på grundval av uppgifterna i den inlämnade meritförteckningen, att klagandens yrkeserfarenhet inte uppfyller kraven i arbetsprofilen och beslutade att inte ge honom tillträde till nästa fas i urvalsförfarandet.

19. I sina synpunkter uttryckte klaganden sitt missnöje med Echas argument. Han hänvisade till den meritförteckning som han bifogat sin ansökan och lämnade uppgifter om sin yrkeserfarenhet från 1998 till 2011. Han tillade att han, parallellt med avlönade tjänster, hade arbetat som dator- och nätverksingenjör som egenföretagare sedan den 1 mars 2006. Dessutom hävdade han att han deltog i internationella konferenser och har författat många vetenskapliga studier. Han drog slutsatsen att han utan tvekan var berättigad, med tanke på att hans yrkeserfarenhet inom den offentliga och privata sektorn är mycket mer omfattande än sex år.

Ombudsmannens bedömning

20. Ombudsmannen påpekar redan från början att uttagningskommittén enligt EU-domstolens fasta rättspraxis har ett stort utrymme för skönsmässig bedömning när det gäller att fastställa kraven för en tjänst, bedöma de sökandes kvalifikationer och bedöma om kvalifikationerna är tillräckliga för tillträde till det relevanta uttagningsprovet [7]. Mot bakgrund av detta är ombudsmannens uppgift således begränsad till att kontrollera huruvida uttagningskommitténs dom var behäftad med en uppenbart oriktig bedömning. Ombudsmannens roll är inte att ersätta uttagningskommitténs bedömning med sin egen [8].

21. Med tanke på att Echa inte bestred att klaganden uppfyllde de totala kraven på yrkeserfarenhet [9] är den centrala frågan i detta ärende huruvida klaganden uppfyllde de relevanta minimikraven på yrkeserfarenhet på minst fem år på de områden som anges i avsnitt 1 i meddelandet om ledig tjänst [10], varav minst tre år bör innebära praktisk exponering för specifika uppgifter [11].

22. I sitt yttrande redogjorde Echa för de uppgifter i klagandens meritförteckning som uttagningskommittén beaktade för att dra slutsatsen att han inte hade den yrkeserfarenhet på fem år inom de berörda områdena som krävdes. Echa påpekade dessutom att uttagningskommittén, av de fyra uppgifter som angavs i meddelandet om ledig tjänst, medgav att klaganden endast hade en praktisk exponering. Echa lämnade följaktligen vad som vid första anblicken förefaller vara en rimlig redogörelse till stöd för uttagningskommitténs beslut att klaganden inte uppfyllde de relevanta kraven på yrkeserfarenhet och därför inte kunde komma i fråga för urval för en intervju.

23. I sina synpunkter framförde klaganden inga specifika argument som kunde ifrågasätta Echas utvärdering. Med beaktande av all information som lämnats till honom anser ombudsmannen att det inte finns något uppenbart fel i Echas bedömning av klagandens ansökan.

24. Mot bakgrund av ovanstående överväganden finner ombudsmannen inga administrativa missförhållanden i samband med klagandens påstående.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det förekom inga administrativa missförhållanden i samband med klagandens påstående.

Klaganden och Echa kommer att informeras om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 18 december 2012

[1] I punkt 1 i meddelandet om ledig tjänst föreskrivs följande: "... Echas rapporteringsteam stöder hela organisationen i deras rapporteringsbehov och arbetar därför med många olika datakällor. Det viktigaste verktyget som används är den senaste versionen av SAP BusinessObjects. Tjänsten, som rapporterar till chefen för enheten Management Information Systems, är mycket tvärfunktionell och fokuserar på förbättring och utvidgning av Echas rapportering.

Arbetet omfattar följande uppgifter:

- Administrera BusinessObjects-installationerna och hantera åtkomsträttigheter;

Skapa nya BusinessObjects-universum baserat på användarnas rapporteringsbehov och underhålla befintliga universum.

- Stödja BusinessObjects-användare vid Echa när de har frågor.

Skapa och underhålla rapporter baserade på diskussioner med företagsägarna.

- Diskutera rapporteringsbehov och stödja projekt genom att ge råd och bästa praxis inom BusinessObjects och andra rapporteringslösningar.

- Bidra med ett rapporteringsperspektiv till Data Warehouse-projekten och eventuellt arbeta i Data Warehouse-projektet.

- Bidra till projektet för verksamhetsbaserad förvaltning.

- Dokumentera det arbete som utförts;

- Alla andra relaterade uppgifter."

[2] I punkt 2.3 andra meningen i meddelandet om ledig tjänst föreskrivs följande: ... ”Av din totala yrkeserfarenhet måste minst fem (5) år vara inom de områden som anges i avsnitt 1 ”JOB” ovan och minst tre (3) år av denna erfarenhet måste innebära praktisk exponering för

Konfigurera och administrera Business Objects Enterprise XI 3.1 (Management console, Designer) och Business Objects Web Intelligence.

- Samla in rapporteringsbehov och bygga anpassade rapporter;

En av de vanligaste databaserna, helst Oracle (version 10g eller senare).

- Organisationsomfattande rapporteringssystem i offentliga eller privata organisationer.”

[3] I punkt 2.2 i meddelandet om ledig tjänst föreskrivs följande: "Kvalifikationer

a) Framgångsrikt slutförande av eftergymnasial utbildning styrkt med ett IT-diplom. b) Framgångsrikt slutförande av gymnasieutbildning som ger tillträde till eftergymnasial utbildning och som har ytterligare relevant yrkeserfarenhet på it-området på minst tre (3) år.”

[4] Klagomål 1140/2010/MHZ.

[5] http://www.ombudsman.europa.eu/resources/statute.faces#hl7

[6] Nämnd ovan i fotnot 2.

[7] mål T-54/91, Antunes mot parlamentet, REG 1992, s. II-1739, punkt 39; och mål T-249/01, Boixader Rivas mot parlamentet, REG 2003, s. II-749, punkt 29.

[8] Se ombudsmannens beslut om avslutande av klagomål 1370/2010/(KM)BEH, punkt 40, klagomål 1592/2009/ELB, punkt 29, och klagomål 2965/2008/(VL)BEH, punkt 20.

[9] I punkt 2.3 första meningen i meddelandet om ledig tjänst föreskrivs följande: ”För att komma i fråga för denna profil (AST 4) måste du ha en sammanlagd yrkeserfarenhet på minst sex (6) år på grundval av 2.2 a [eftergymnasial utbildning], och minst nio (9) år på grundval av 2.2 b [gymnasial utbildning], efter att ha uppnått den kvalifikation som anges i 2.2 a eller b ovan.”

[10] Nämnd i fotnot 1 ovan.

[11] Nämnd ovan i fotnot 2.