Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, en slovenskspråkig översättare vid GD Översättning, deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/187/10. Detta uttagningsprov anordnades för att upprätta en reservlista för rekrytering av översättare med slovenska som huvudspråk. Han klarade tillträdesproven och inbjöds att delta i proven vid utvärderingscentrumet.

2. Den 27 april 2011 informerade Europeiska rekryteringsbyrån (nedan kallad Epso) klaganden om att han inte hade uppnått de nödvändiga kraven för godkänt vid proven vid utvärderingscentrumet. Epso kunde således inte föra upp hans namn på reservlistan över godkända sökande för ovannämnda uttagningsprov.

3. Den 25 juli 2011 lämnade klaganden in ett överklagande enligt artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna i form av ett klagomål mot Epsos ovannämnda beslut. Klaganden påpekade att de sökande var tvungna att svara på liknande frågor i proven vid utvärderingscentrumet. Därför kunde de sökande som gjorde proven vid utvärderingscentrumet efter den första dagen av uttagningsprovet få veta vilka frågor som ställdes under proven den första dagen. Klaganden anser att detta strider mot principen om likabehandling av sökande.

4. Den 7 december 2011 avslog Epso klagandens överklagande. Klaganden vände sig därför till ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

5. I sitt klagomål till ombudsmannen framförde klaganden följande påstående och krav.

Påstående

Epso åsidosatte principen om likabehandling av sökande i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/187/10.

Anspråk

Epso bör göra det möjligt för sökande som gjorde utvärderingsproven den första dagen av uttagningsprovet och som inte klarade provet i allmän kompetens att göra om provet.

Utredningen

6. Den 20 januari 2012 inledde ombudsmannen en undersökning av klagomålet genom att be klaganden att klargöra vissa aspekter av sitt ärende.

7. Klaganden besvarade ovannämnda begäran om förtydliganden den 31 januari och den 6 februari 2012.

8. Den 24 februari 2012 bad ombudsmannen Epso att inkomma med ett yttrande om klagandens påstående och anspråk.

9. Den 29 maj 2012 översände Epso sitt yttrande, som översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Klaganden gjorde detta den 25 juli 2012. I sina synpunkter förtydligade klaganden sitt påstående ytterligare genom att ange att Epso bör tillåta de tre sökande från den slovenska språkavdelningen vid kommissionens generaldirektorat för översättning, eller åtminstone de två sökande som gjorde proven vid utvärderingscentrumet den första dagen av uttagningsprovet och som underkände dem, att göra dem igen. Ombudsmannen kommer att behandla detta påstående nedan i samband med klagandens påstående. I sina synpunkter framförde klaganden dessutom ett nytt påstående om att Epsos svar av den 26 april 2012 på klagandens nya begäran av den 1 april 2012 var felaktigt. Som Epso med rätta påpekade i sitt svar av den 26 april kan denna nya begäran inte tas upp till prövning, eftersom klaganden inte har iakttagit den tidsfrist som anges i artikel 90.2 i tjänsteföreskrifterna. Av detta följer att klaganden inte har uppfyllt kravet i artikel 2.8 i ombudsmannens stadga[1] och att detta nya påstående därför inte kan tas upp till prövning.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstått åsidosättande av principen om likabehandling av sökande och därmed sammanhängande krav

Argument som framförts till ombudsmannen

10. Till stöd för sitt påstående hävdade klaganden att de slovenska sökande från kommissionens generaldirektorat för översättning som gjorde proven vid utvärderingscentrumet efter den första dagen av uttagningsprovet i förväg kände till frågorna i de prov som syftade till att bedöma allmänna kompetenser. Detta gav dem en fördel jämfört med resten av kandidaterna.

11. I sitt yttrande lämnade Epso förtydliganden om typ av prov vid utvärderingscentrumet samt närmare uppgifter om a) vilka typer av frågor som används i proven och som syftar till att bedöma den allmänna kompetensen och b) de kriterier som används för att bedöma de sökande.

12. Epso förklarade att utvärderingscentrumets metod består i att bedöma beteendet genom ett standardiserat tillvägagångssätt som bygger på rollspelsövningar som följs av uttagningskommitténs ledamöter. De tar hänsyn till en på förhand fastställd kompetensram och tillämpar gemensamma metoder för märkning och beslutsfattande. Testerna är utformade för att återspegla situationer som liknar dem som kan uppstå när man arbetar vid EU-institutionerna.

13. De kompetenser som bedöms definieras som en kombination av färdigheter, kunskaper och personliga förmågor som kan identifieras genom observerbart beteende. Varje kompetens utvärderas på grundval av beteendeindikatorer, så kallade referenspunkter. Referenspunkterna indikerar beteende som signalerar närvaron av en färdighet. Det finns fem referenspunkter för varje kompetens. Granskningen av beteende omfattar innehållet i kandidaternas uttalanden samt deras verbala och icke-verbala beteende. Detta görs av två ledamöter i uttagningskommittén för varje prov. Varje kompetens är markerad på en skala med tio poäng för varje referenspunkt. Varje kompetens bedöms i två olika övningar. Poängen från dessa övningar för den kompetensen kombineras sedan för att producera slutresultatet.

14. Epso noterade vidare att de sökandes allmänna kompetens vid utvärderingscentrumet bedöms genom tre delprov, nämligen a) en strukturerad intervju, b) en gruppövning, och c) en muntlig presentation.

15. Den strukturerade intervjun är en individuell intervju av varje sökande med uttagningskommittén. Syftet är att samla in relevant information om den sökandes kompetens, särskilt om hans eller hennes tidigare erfarenhet. Denna övning, som tar cirka 50 minuter, syftar till att bedöma följande allmänna kompetenser: lärande och utveckling, leverera kvalitet och resultat, motståndskraft, arbeta tillsammans med andra, Ledarskapsförmåga. och kommunicera. Frågorna rör specifika exempel på kandidatens tidigare erfarenhet, där han eller hon har visat ovannämnda kompetenser. I början av intervjun presenterar den sökande sin utbildning och yrkeserfarenhet så att uttagningskommittén kan förstå exemplen.

16. Gruppövningen är en rollspelsövning där kandidaterna, efter att ha studerat på egen information om ett fiktivt problem, går med andra kandidater för att studera frågan tillsammans och nå en slutsats / kollektivt beslut. Under gruppdiskussionen observeras sökandena av uttagningskommitténs ledamöter, som inte deltar i debatten. Denna övning, som tar cirka 55 minuter, syftar till att bedöma följande allmänna kompetenser: Analys och problemlösning. lärande och utveckling,  Prioritering och organisering. arbeta tillsammans med andra, och ledarskapsförmåga.

17. Den muntliga presentationen är en individuell övning av analys och presentation, där kandidaten måste förbereda ett förslag om ett fiktivt arbetsrelaterat problem. Efter att ha analyserat de inlämnade dokumenten presenterar varje kandidat sina idéer om frågan. Därefter ställer uttagningskommittén frågor om presentationen. Denna övning, som tar cirka 50 minuter, syftar till att bedöma följande allmänna kompetenser: Analys och problemlösning. kommunicera, leverera kvalitet och resultat, Prioritering. och motståndskraft.

18. Som svar på ombudsmannens specifika fråga i sitt inledande brev om varför Epso ansåg att förhandskännedom om frågorna, om den faktiskt fanns, inte var relevant för resultatet av uttagningsprovet och inte stred mot principen om likabehandling av sökande, angav Epso först att ett uttagningsprov är en utvärdering där uttagningskommittén ska göra en jämförande bedömning av de sökande. Därför måste försökspersonerna i testerna vara likartade. I proven för bedömning av de allmänna kompetenserna bedöms dessutom inte de sökandes kunskaper, utan deras kompetens, lämplighet och personliga förmåga. Det innebär att det inte finns någon korrekt förutbestämd lösning och/eller svar på de frågor som kan förberedas av de sökande som känner till frågorna i förväg.

19. När det gäller den strukturerade intervjun är syftet särskilt att bedöma de sökandes kompetens på grundval av deras erfarenhet av tidigare situationer. Eftersom varje kandidats personliga historia skiljer sig åt har det faktum att frågorna kan vara likartade eller identiska ingen inverkan på kvaliteten på deras prestationer. Frågorna är dessutom anpassade för att upptäcka eventuella inkonsekvenser i kandidaternas uttalanden.

20. När det gäller gruppövningen och den muntliga presentationen ombeds de sökande att arbeta med fiktiva problem endast med hjälp av informationen i det underlag som lämnades på provdagen. Dessutom är filen omfattande. Härav följer att tidigare kunskaper i ämnet endast kan ha en försumbar inverkan på testet. En anledning till detta är att testerna bedömer beteende och inte kunskap. En annan orsak till detta är informationens kvantitet och komplexitet. Dessutom innehåller varje prov vissa delar som inte kan förutses i förväg, särskilt samspelet med andra sökande och de individanpassade frågorna.

21. För att utesluta möjligheten att de sökande faktiskt kan utbyta information används dock åtta olika ämnen för gruppövningen och den muntliga presentationen. Denna metod, som används för att säkerställa likabehandling, har rekommenderats i vetenskapliga studier[2]. Epso har också gjort statistiska analyser som visar att det inte finns någon inlärningseffekt under provperioden eftersom de sökande har delat med sig av information. De sökandes resultat är stabila under hela provperioden[3].

22. Epso drog slutsatsen att klagandens påstående om ojämlik behandling inte kunde upprätthållas.

23. I sina synpunkter angav klaganden först att hans klagomål uteslutande och tydligt avsåg de elva sökande från den slovenska språkavdelningen vid kommissionens generaldirektorat för översättning som deltog i proven vid utvärderingscentrumet för uttagningsprovet EPSO/AD/187/10. Tyvärr nämndes inte denna grupp i Epsos yttrande, eftersom den alltid hänvisade till ”alla sökande”.

24. För det andra upprepade klaganden att kandidaterna har en klar fördel om de känner till den situation de kommer att ställas inför i förväg. Om de sökande informeras om provens innehåll kan uttagningskommittén inte få objektiv information. Kandidaterna kan faktiskt förbereda det beteende de kommer att anta. I synnerhet om den information som ska behandlas är omfattande, vilket Epso påpekade i sitt yttrande, är det till hjälp att känna till ämnena och frågorna i förväg. Kandidaternas kompetens påverkas av deras kunskaper, som förstärks efter förberedelse.

25. När det gäller gruppövningen och den muntliga presentationen använder kandidaterna oundvikligen sina kunskaper och all sin kompetens, trots instruktionerna att arbeta endast på grundval av informationen i de inlämnade handlingarna. Klaganden underströk att beteende, både verbalt och icke-verbalt, också kan förberedas, om kandidaterna känner till frågorna i förväg. När en sökande måste tala om sin personliga erfarenhet kan han eller hon dessutom, om han eller hon känner till frågorna, välja de delar som uttagningskommittén anser vara mer intressanta. Klaganden påpekade också att uttagningskommittén, i motsats till vad Epso hävdar, inte har möjlighet att upptäcka inkonsekvenser i sökandenas utsagor.

26. Det faktum att resultaten av uttagningsprovet påverkades av att vissa sökande hade förkunskaper om frågor styrks av det faktum att 66 % av de 11 sökande från ovannämnda språkavdelning som inte klarade proven för bedömning av allmänna kompetenser gjorde dessa prov den första dagen av uttagningsprovet. Dessutom upplever kandidater som känner till frågorna i förväg också mindre psykologisk stress. De har också större förtroende eftersom de vet vad uttagningskommittén söker och förväntar sig av dem. De sökande från ovannämnda språkavdelning som gjorde proven vid utvärderingscentrumet efter den första dagen av uttagningsprovet fick "en fullständig redogörelse för proven, inklusive uttagningskommitténs frågor" från sina kollegor som redan hade gjort proven.

27. Under dessa omständigheter kan Epso inte hävda att förhandskännedom om frågorna saknade relevans för utfallet av uttagningsprovet.

28. Epso var dessutom medveten om att de sökande från den slovenskspråkiga avdelningen vid kommissionens generaldirektorat för översättning kände varandra och att Epso därför borde ha vidtagit vissa åtgärder, t.ex. större variation i ämnet för proven. Även om Epso uppgav att åtta olika ämnen användes, förklarade Epso inte hur många av dem som användes för de sökande från den ovannämnda språkavdelningen. Klaganden är övertygad om att 90 procent av dessa kandidater hade samma ämne för gruppövningen.

29. Klaganden uppger att Epsos statistiska analyser, som visar att utbytet av information mellan de sökande inte leder till någon inlärningseffekt under provperioden, inte är relevanta. I detta avseende påpekade han att de statistiska analyserna inte hade utförts på en grupp anställda som arbetade på samma plats och hade utbytt information. Klaganden insisterade vidare på att även om frågorna är likartade bör det finnas möjligheter att hindra kandidater från att utbyta information.

Ombudsmannens bedömning

30. Den huvudsakliga tvistefrågan är huruvida förhandskännedom om frågorna påverkade resultatet av det aktuella uttagningsprovet och åsidosatte principen om likabehandling av sökande. I detta avseende noterar ombudsmannen att Epso inte bestred klagandens argument att vissa sökande (t.ex. sökande från den slovenska språkavdelningen vid kommissionens generaldirektorat för översättning som deltog i uttagningsprovet) kan ha varit medvetna om åtminstone några av frågorna i proven vid utvärderingscentrumet i förväg. Epso hävdade att denna kunskap inte kunde påverka det individuella resultatet på grund av bedömningsprovens särskilda karaktär.

31. På grundval av Epsos utförliga förklaring i yttrandet instämmer ombudsmannen med Epso av följande skäl:

32. Ombudsmannen förstår att det finns tre typer av övningar som utförs i utvärderingscentrumet. När det gäller den strukturerade intervjun, som bygger på och är inriktad på de sökandes meritförteckningar och bakgrund, är det rimligt att anta att frågorna kommer att vara "personliga och anpassade" till varje sökandes personliga och yrkesmässiga bakgrund. Spridningen av frågor i förväg blir därför irrelevant, eftersom de alltid "anpassas" för att matcha varje kandidats specifika profil och/eller bakgrund. Såsom Epso med rätta har påpekat har den omständigheten att de frågor som ställs är likartade eller identiska en mycket begränsad (eller snarare) obetydlig inverkan på kvaliteten på deras prestationer, eftersom varje sökandes personliga historia skiljer sig åt.

33. När det gäller gruppövningen gjorde klaganden gällande att vissa sökande kände till ämnet i förväg (se punkt 28 ovan). Det förefaller som om varje kandidats prestationer i detta sammanhang i hög grad är beroende av andra kandidaters reaktioner, som det är rimligt att anta är svåra, för att inte säga omöjliga, att förutsäga.

34. När det gäller den muntliga presentationen anser ombudsmannen att det är svårt att förutsäga vilka typer av frågor en kandidats muntliga presentation kommer att utlösa.

35. Vidare baseras ämnena i både gruppövningen och den muntliga presentationen på dokument som ges till kandidaterna på tentamensdagen. Ombudsmannen har svårt att tro att dessa handlingar skulle kunna spridas helt utanför utvärderingscentrumet. Han förstår också att kandidaternas utvärdering är begränsad till hur de hanterar och närmar sig ämnet, med beaktande av de handlingar som tillhandahålls. Sammantaget ligger fokus på att bedöma kandidaternas personliga färdigheter och beteende, och inte deras kunskaper.

36. Slutligen använder Epso flera olika ämnen samtidigt för dessa prov.

37. Under dessa omständigheter anser ombudsmannen att förkunskaper om frågor i kompetensproven, antingen för att denna information spreds i förväg eller helt enkelt för att en sökande kände till frågan (t.ex. på grund av sin yrkesbakgrund), inte spelade någon avgörande roll för de sökandes slutresultat och hade en ganska försumbar inverkan på proven.

38. Ombudsmannen noterar dock klagandens argument att vissa av hans kollegor fick en fullständig redogörelse för proven vid utvärderingscentrumet från kollegor som gjorde proven den första dagen av uttagningsprovet. I detta avseende håller ombudsmannen med om att mer information om anordnandet av proven och de typer av frågor som kan ställas kan hjälpa de sökande att förbereda sig bättre. Samma slutsats kan dock dras när det gäller sökande som till exempel beslutar sig för att delta i privata utbildningskurser för att bekanta sig med proven vid utvärderingscentrumet.

39. Ombudsmannen håller vidare med klaganden om att förhandskännedom om frågorna och/eller detaljerna om anordnandet av proven skulle kunna försätta de "informerade" sökandena i en mindre stressig situation. Detta är dock en subjektiv faktor, och dess inverkan på varje kandidats resultat är fortfarande svår att avgöra. Under alla omständigheter är det frivilliga informationsutbytet mellan de sökande ett resultat av ett personligt val av sökande och kan inte skyllas på Epso.

40. Mot bakgrund av ovanstående anser ombudsmannen att när en sökande delar information med en annan sökande på grundval av hans eller hennes minne av frågorna, kan detta inte ha någon tydlig inverkan på den senares resultat i proven i utvärderingscentrumet. De som gör proven vid utvärderingscentrumet den första dagen och de som gör proven följande dag kan därför inte behandlas olika, eftersom de alla har samma chanser att lyckas under proven vid utvärderingscentrumet[4]. Epso åsidosatte således inte likabehandlingsprincipen. Med tanke på att klagandens påstående i detta ärende bör avvisas drar ombudsmannen slutsatsen att även hans påstående bör avvisas.

41. Ombudsmannen vill dock dela med sig av följande reflektioner till Epso. Förutom att se till att principen om likabehandling av sökande som deltar i proven vid utvärderingscentrumet respekteras fullt ut skulle Epso kunna överväga att vidta vissa praktiska åtgärder för att undvika att ge intryck av att vissa sökande har en fördel eftersom de har mer information om innehållet i proven vid utvärderingscentrumet än andra sökande. I situationer där Epso kan förvänta sig att ett visst antal sökande, som är kollegor och/eller känner varandra, och därför kan dela med sig av information om proven, kan Epso om möjligt bjuda in dessa sökande till proven samma dag.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Det har inte förekommit några administrativa missförhållanden.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Ytterligare anmärkning

Epso skulle kunna överväga att vidta några praktiska åtgärder för att undvika att ge intryck av att vissa sökande har en fördel eftersom de har mer information om innehållet i proven vid utvärderingscentrumet än andra sökande. Isituationer där Epso kan förutse att ett visst antal sökande, som är kollegor och/eller känner varandra, och därför kan dela med sig av information om proven, kan Epso om möjligt bjuda in dessa sökande till proven samma dag.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 17 december 2012

[1] Artikel 2.8 i ombudsmannens stadga har följande lydelse: "Inget klagomål får inges till ombudsmannen som rör arbetsförhållanden mellan gemenskapens institutioner och organ och deras tjänstemän och övriga anställda, såvida inte alla möjligheter att inge interna administrativa framställningar och klagomål, särskilt de förfaranden som avses i artikel 90.1 och 90.2 i tjänsteföreskrifterna, har uttömts av den berörda personen och tidsfristerna för den tillfrågade myndighetens svar har löpt ut."

[2] Epso gav exempel på sådana vetenskapliga studier.

[3] Epso hänvisade till resultaten av den statistiska analys som gjorts i detta avseende för det allmänna uttagningsprovet för AD-tjänster 2011 (som omfattade 840 sökande).

[4] I detta avseende erinrar ombudsmannen om fast rättspraxis enligt vilken principen om likabehandling åsidosätts när två kategorier av personer, vars rättsliga och faktiska omständigheter inte visar på någon väsentlig skillnad, behandlas olika. Mål T-211/95, Petit-Laurent mot kommissionen, REGP 1997, s. I-A-21 och II-57, punkt 56.