Bakgrunden till klagomålet

1. Klagomålet gäller Europeiska kommissionens vägran att bevilja allmänheten fullständig tillgång enligt förordning 1049/2001 [1] till slutrapporten från projektet EQAR 2007-4214/001/-001. Denna rapport överlämnades till kommissionen av European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA) och gällde förberedelserna inför inrättandet av det europeiska registret för kvalitetssäkring av högre utbildning (nedan kallat projektet EQAR)[2]. ENQA ansvarade för inrättandet av EQAR och ansökte om finansiering från kommissionen inom ramen för programmet för livslångt lärande.

2. Klaganden begärde tillgång till den konfidentiella delen av slutrapporten om projektet EQAR 2007-4214/001/-001, som innehåller en rapport som lämnats till kommissionen om finansiell information om fastställandet av EQAR.

3. Kommissionen samrådde med ENQA för att fråga om den gick med på att lämna ut den konfidentiella delen av slutrapporten. ENQA invände mot utlämnandet av uppgifter. Kommissionen informerade därefter klaganden om att den vägrade allmänheten tillgång till handlingen med motiveringen att ett utlämnande skulle kunna undergräva skyddet för a) den enskildes privatliv och integritet, dvs. undantaget för allmänhetens tillgång enligt artikel 4.1 b i förordning 1049/2001 [3] och b) en fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inbegripet immateriella rättigheter, dvs. undantaget för allmänhetens tillgång enligt artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001 [4].

4. Klaganden förnyade sin begäran om tillgång genom att skicka en bekräftande ansökan.

5. Kommissionen har vid ytterligare två tillfällen samrått med ENQA i frågan. ENQA gick slutligen med på att lämna ut en redigerad version av slutrapporten, vilket föranledde kommissionen att bevilja partiell tillgång till slutrapporten den 5 mars 2010. Kommissionen vägrade att ge tillgång till tre delar av slutrapporten, nämligen EQAR:s affärsplan (som bifogas slutrapporten), Del 6 i slutrapporten, med rubriken ”Personalens medverkan”. och bilaga I till slutrapporten, med rubriken ”Finansiell rapporteringstabell”.

6. Till stöd för sitt beslut att neka tillgång anförde kommissionen följande motivering.

7. Kommissionen hävdade att EQAR:s affärsplan inte omfattades av dess bedömning av ansökan om tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001, eftersom klaganden redan hade tillgång till handlingen i fråga.

8. Kommissionen nekade tillgång till del 6 i slutrapporten på grundval av artikel 4.1 b i förordning 1049/2001 och dess undantag från tillgång för att skydda den enskildes privatliv och integritet. Kommissionen hävdade att undantaget var tillämpligt eftersom denna del av dokumentet innehåller en förteckning över personer som deltog i projektet per kategori, partner och uppdragsperiod. Kommissionen uppgav att denna information utgör personuppgifter eftersom den rör identifierade personer och uppgifter av privat natur som rör deras arbetsuppgifter och ersättning i detta projekt.

9. Kommissionen nekade tillgång till tabellen över finansiell rapportering med stöd av artikel 4.2 första strecksatsen i förordning nr 1049/2001 och dess undantag från rätten till tillgång, som syftade till att skydda affärsintressen. Kommissionen gav klaganden en beskrivning av arten av de icke offentliggjorda poster som ingår i tabellen över finansiell rapportering [5]. Kommissionen hävdade dock att de frågor som tas upp i del 6 i slutrapporten och i tabellen över finansiell rapportering stod på spel i pågående tvister mellan klaganden och ENQA. Ett utlämnande av dessa delar av slutrapporten skulle äventyra ENQA:s förmåga att effektivt lägga fram sin sak på samma villkor som den andra parten/parterna i dessa rättsliga förfaranden. Detta skulle skada ENQA:s kommersiella intressen när det gäller utgången av tvisten. Kommissionen angav att även om ENQA inte är en vinstdrivande enhet agerar den som vilken annan ekonomisk aktör som helst på en öppen marknad när den bedriver flera av sina verksamheter, såsom att anställa personal och köpa in utrustning och tjänster som är nödvändiga för dess verksamhet. Dessutom uppgav kommissionen att tillgång till avsnittet om faktiska kostnader för resor och uppehälle i tabellen över ekonomisk rapportering inte kunde beviljas eftersom denna del innehåller en förteckning över personer som begärde ersättning för kostnader för resor och uppehälle för projektet. Denna information betraktas som personuppgifter, som också skyddas på grundval av artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001.

10. Kommissionen konstaterade slutligen att undantagen från rätten till tillgång enligt artikel 4.1 i förordning 1049/2001 inte får vägas mot ett övervägande allmänintresse. Undantaget i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001 måste emellertid frångås om det föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet. Ett sådant intresse måste för det första vara ett allmänintresse och för det andra uppväga den skada som orsakas av utlämnandet. Kommissionen underströk att syftet med förordning (EG) nr 1049/2001 är att ge allmänheten tillgång till handlingar vars utlämnande inte skulle skada ett allmänintresse eller särskilda privata intressen. Eftersom tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001 innebär att alla medborgare kan få tillgång till handlingen, kan ingen enskild persons särskilda intresse, till exempel sökandens särskilda intresse, beaktas vid bedömningen av huruvida tillgång till en handling kan beviljas eller inte. Med tanke på att en stor del av de berörda handlingarna redan hade lämnats ut drog kommissionen slutsatsen att den inte förfogade över några uppgifter som kunde tyda på att det förelåg ett övervägande allmänintresse som vägde tyngre än behovet av att skydda ENQA:s kommersiella intressen.

Föremålet för utredningen

11. I sitt klagomål till ombudsmannen hävdade klaganden att kommissionen inte hade lämnat giltiga och tillräckliga skäl för sin vägran att bevilja fullständig tillgång till handlingen med titeln Konfidentiell del av slutrapporten för projekt EQAR 2007-4214/001/-001, inklusive dess bilagor.

12. Klaganden hävdade att kommissionen borde bevilja fullständig tillgång till dokumentet med titeln Konfidentiell del av slutrapporten för projekt EQAR 2007-4214/001/-001, inklusive dess bilagor.

Utredningen

13. Ombudsmannen bad kommissionen att avge ett yttrande om klagomålet. Ombudsmannens avdelningar genomförde också en inspektion av kommissionens ärendeakt i frågan. Kommissionen yttrade sig över klagomålet, som översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter. Ombudsmannen mottog inga synpunkter från klaganden. Efter en telefonkorrespondens med klaganden i ärendet lade ombudsmannen den 25 augusti 2001 fram ett förslag för kommissionen om en vänskaplig förlikning i ärendet. Kommissionens svar av den 9 mars 2012 översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter senast den 30 april 2012. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstådd underlåtenhet att tillhandahålla giltiga och tillräckliga skäl för sin vägran att bevilja fullständig tillgång

Argument som framförts till ombudsmannen

14. I sitt klagomål hävdade klaganden att kommissionens vägran att undersöka om EQAR:s affärsplan kunde offentliggöras innebar att han inte kunde fastställa om han hade samma version av affärsplanen som den som kommissionen hade.

15. Klaganden invände också mot att namnen på de anställda som deltog i rapporten maskerades. Han hänvisade till Europeiska ombudsmannens särskilda rapport till Europaparlamentet i klagomål 713/98/IJH och hävdade att personalens namn angavs i rapporten för att ge ansvarsskyldighet för användningen av ett bidrag som beviljats av kommissionen.

16. Klaganden hävdade vidare att eventuella negativa konsekvenser för en part i ett rättsligt förfarande inte kan utgöra affärsintressen i den mening som avses i undantaget i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001. Dessutom utarbetade och överlämnade ENQA inte rapporten till kommissionen i samband med tvister i Finland, utan utarbetade den i samband med administrativa förfaranden mellan ENQA och kommissionen. Undantaget från allmänhetens tillgång i samband med domstolsförfaranden (artikel 4.2 andra strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001 [6]) skulle inte göra det möjligt för kommissionen att undandra sig sin skyldighet att lämna ut handlingar som upprättats i samband med en rent administrativ fråga.

17. Klaganden hävdade också att en ideell organisations kommersiella verksamhet inte är densamma som ”de objektiva kommersiella intressen som avses i förordningen”. Enligt honom har kommissionen inte visat att det finns några objektiva kommersiella intressen som behöver skyddas. Kommissionens uppfattning om skyddbara kommersiella intressen innebar att den verksamhet som bedrivs av varje enhet som köper tjänster på den öppna marknaden skulle omfattas av undantaget i artikel 4.2 första strecksatsen. Klaganden påpekade också att undantagen från rätten till tillgång till handlingar måste tolkas och tillämpas strikt.

18. Klaganden invände slutligen mot kommissionens beslut att inte lämna ut den länk som finns på sidan 13 i slutrapporten under rubriken "8- Spridning & Utnyttjande", enligt följande mening: "EQAR:s webbplats innehåller ett reserverat område för EQAR:s medlemmar och generalförsamlingens officiella observatörer, inklusive kommissionen. Den är tillgänglig via inloggningsformuläret på [deleted]".

19. När det gäller EQAR:s affärsplan hänvisade kommissionen till innehållet i sitt svar på klagandens bekräftande ansökan. Med tanke på att klaganden förfogade över affärsplanen motiverade kommissionen att den av resursbesparingsskäl inte behövde undersöka om den kunde offentliggöras enligt förordning (EG) nr 1049/2001.

20. När det gäller redigeringen av namnen på de deltagande tjänstemännen i del 6 i slutrapporten vidhöll kommissionen den motivering som den lämnat i sitt svar på den bekräftande ansökan. Sökanden gjorde gällande att det inte skulle vara tillräckligt att maskera själva namnen för att skydda de berörda personernas privatliv, eftersom de senare skulle kunna identifieras på grundval av övriga uppgifter i denna del, nämligen deras personalkategori och tjänstgöringstid.

21. När det gäller klagandens invändning mot argumentet att eventuella negativa konsekvenser för en part i ett rättsligt förfarande utgör affärsintressen, uppgav kommissionen återigen att även om ENQA inte är en vinstdrivande enhet agerar den som vilken annan ekonomisk aktör som helst på en öppen marknad när den bedriver flera av sina verksamheter, såsom att anställa personal och köpa in utrustning och tjänster som är nödvändiga för dess verksamhet. Att offentliggöra de relevanta delarna av rapporten skulle skada ENQA ,, som är upphovsman till det berörda dokumentet, kommersiella intressen. Det faktum att ENQA invände mot utlämnandet av vissa delar av rapporten genom att ange att informationen i dessa delar är relevant i pågående tvister är en del av kommissionens bedömning av ENQA:s kommersiella intressen. Kommissionen erinrade i sitt bekräftande svar om att ett utlämnande av de maskerade delarna av slutrapporten på grundval av systemet för allmänhetens tillgång till handlingar skulle äventyra ENQA:s förmåga att effektivt lägga fram sitt ärende på samma villkor som den andra parten/parterna i detta rättsliga förfarande. En sådan eventualitet skulle i sin tur skada ENQA:s kommersiella intressen vad gäller utgången av tvisten.

22. Kommissionen ansåg att den berörda enhetens ställning, det vill säga den omständigheten att ENQA är en ideell organisation, saknar betydelse för skyddet av affärsintressen. Kommissionen hävdade att denna bestämmelse enligt ordalydelsen i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämplig på alla offentliga eller privata juridiska personers affärsintressen.

23. När det gäller den eventuella förekomsten av ett övervägande allmänintresse av utlämnandet av uppgifter lade kommissionen fram samma argument som i sitt svar på klagandens bekräftande ansökan.

24. När det gäller klagandens argument att länken på sidan 13 i slutrapporten bör offentliggöras om kommissionen inte kan lägga fram ett rättsligt skäl för att redigera den, uppgav kommissionen att detta är en extern webbplats som den har tillgång till på grundval av sin kvalitet som observatör i den berörda generalförsamlingen. Det rör sig inte om en handling som den förfogar över i den mening som avses i artikel 3 i förordning (EG) nr 1049/2001. Därför raderades inloggningslösenordet för det reserverade området på EQAR:s webbplats.

25. Av ovanstående skäl vidhöll kommissionen sin ståndpunkt att de delar av handlingarna som inte hade lämnats ut tydligt omfattades av undantagen i förordning 1049/2001.

Ombudsmannens preliminära bedömning som ledde till ett förslag till vänskaplig förlikning

EQAR affärsplan

26. När det gäller begäran om tillgång till EQAR:s affärsplan påpekar ombudsmannen att klaganden lämnade in en begäran om allmänhetens tillgång till affärsplanen enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Det faktum att klaganden kan ha fått tillgång till EQAR:s affärsplan någon annanstans innebär inte att EQAR:s affärsplan har offentliggjorts. Varje begäran om allmänhetens tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 måste behandlas i enlighet med bestämmelserna i den förordningen. Den berörda institutionen kan endast vägra allmänheten tillgång om ett av de undantag från allmänhetens tillgång som anges i artikel 4 är tillämpligt [7]. I det aktuella fallet är ombudsmannen inte övertygad om att de skäl som kommissionen har anfört för att avslå klagandens begäran om tillgång till EQAR:s affärsplan är förenliga med bestämmelserna i förordning 1049/2001. Denna vägran kommer att behandlas i ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning nedan.

Del 6 i slutrapporten

27. När det gäller del 6 i slutrapporten och de namn som anges där noterar ombudsmannen att domstolen har uttalat sig om samspelet mellan EU:s regler om allmänhetens tillgång till uppgifter och EU:s regler om dataskydd i Bavarian Lager-målet [8]. Europeiska datatillsynsmannen har vidare analyserat fallet Bavarian Lager i ett bakgrundsdokument av den 24 mars 2011 med titeln ”Public access to documents containing personal data after the Bavarian Lager ruling”[9]. I linje med samförståndsavtalet [10] mellan ombudsmannen och Europeiska datatillsynsmannen, där de två institutionerna åtar sig att inta en konsekvent hållning till rättsliga och administrativa aspekter av uppgiftsskydd, anser ombudsmannen att det är lämpligt att analysera detta ärende mot bakgrund av de riktlinjer och slutsatser som Europeiska datatillsynsmannen drog i sitt bakgrundsdokument av den 24 mars 2011 (nedan kallat bakgrundsdokumentet).

28. I bakgrundsdokumentet drar datatillsynsmannen slutsatsen att det i Bavarian Lager-domen fastställs att efternamn och förnamn kan betraktas som "personuppgifter" och att överföringen av sådana uppgifter omfattas av definitionen av "behandling" i förordning (EG) nr 45/2001 [11] (dataskyddsförordningen)[12]. Om en begäran om allmänhetens tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001 syftar till att få tillgång till handlingar som innehåller personuppgifter blir bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001 tillämpliga i sin helhet [13]. En sådan begäran om allmänhetens tillgång måste behandlas av de berörda institutionerna i enlighet med artikel 8 b i förordning (EG) nr 45/2001 [14]. För att bevilja tillgång till personuppgifter enligt artikel 8 b i förordning (EG) nr 45/2001 måste mottagaren fastställa att det är nödvändigt att få uppgifterna överförda och institutionen måste överväga om det inte finns någon anledning att anta att den registrerades berättigade intressen skulle kunna skadas. Detta innebär att det berörda institutet måste göra en avvägning mellan de berörda intressena och att offentliggörande endast är tillåtet om båda villkoren är uppfyllda.

29. Europeiska datatillsynsmannen drar slutsatsen att artikel 8 b i förordning (EG) nr 45/2001 kräver att den person som begär tillgång måste lämna en uttrycklig och legitim motivering eller övertygande argument för att visa att personuppgifterna måste överföras [15]. När det gäller den registrerades berättigade intressen anger Europeiska datatillsynsmannen att det, i händelse av tvivel om huruvida överföringen skulle skada dessa intressen, förefaller rimligt att den registrerade uppmanas att lägga fram sina synpunkter på den eventuella överföringen. Denna uppmaning att lägga fram sina synpunkter bör dock inte ses som en begäran om samtycke till överföringen, utan som en åtgärd som gör det möjligt för institutionen att fatta ett välgrundat beslut.

30. På grundval av ovanstående anser ombudsmannen att kommissionen gjorde en riktig bedömning när den ansåg att namnen på de personer som förtecknas i del 6 i slutrapporten utgjorde personuppgifter. Detta faktum borde dock ha föranlett kommissionen att göra en fullständig analys av begäran om tillgång till dessa namn enligt artikel 8 b i förordning (EG) nr 45/2001 [16]. Kommissionen verkar inte ha gjort detta. Underlåtenheten att göra en fullständig analys av begäran om tillgång kommer att tas upp i ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning nedan.

31. Ombudsmannen noterar även kommissionens argument att maskeringen av namnen inte skulle vara tillräcklig för att skydda de berörda personernas privatliv, eftersom dessa personer skulle kunna identifieras på grundval av resten av informationen i del 6 i slutrapporten, det vill säga deras personalkategori och tjänstgöringstid. Enligt kommissionen kunde dessa uppgifter därför inte heller lämnas ut.

32. I detta avseende noterar ombudsmannen att det i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001 föreskrivs att ”[f]ör tillämpningen av denna förordning gäller följande: a) personuppgifter: varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, nedan kallad den registrerade, En identifierbar person är en person som kan identifieras, direkt eller indirekt, särskilt genom hänvisning till ett identifikationsnummer eller till en eller flera faktorer som är specifika för hans eller hennes fysiska, fysiologiska, psykiska, ekonomiska, kulturella eller sociala identitet. …

33. Ombudsmannen anser dock inte att kommissionen har förklarat på vilket sätt information om personalkategorier och tjänsteperioder skulle göra det möjligt att identifiera de personer som förtecknas i del 6 i slutrapporten.

34. Av detta följer att kommissionen inte i tillräcklig utsträckning analyserade denna aspekt av begäran om tillgång med avseende på del 6 i slutrapporten, särskilt enligt artikel 2 och slutligen, i tillämpliga fall, artikel 8 b i förordning 45/2001. Underlåtenheten att analysera denna aspekt av begäran om tillgång kommer att tas upp i ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning nedan.

Tabell över finansiell rapportering

35. När det gäller kommissionens argument till stöd för att vägra tillgång till tabellen över ekonomisk rapportering är ombudsmannen inte övertygad om att det slutliga resultatet av en tvist kan utgöra ett kommersiellt intresse i den mening som avses i artikel 4.2 första strecksatsen i förordning 1049/2001.

36. I sitt yttrande över klagomålet har kommissionen emellertid även gjort gällande att ett offentliggörande av den finansiella rapporteringstabellen i sig skulle skada ENQA:s kommersiella intressen. Även om ENQA är en vinstdrivande enhet agerar den enligt kommissionen som vilken annan ekonomisk aktör som helst på en öppen marknad när den bedriver en stor del av sin verksamhet. Dessa omfattar anställning av personal och inköp av utrustning och tjänster som är nödvändiga för dess drift. Efter att ha granskat den berörda handlingen anser ombudsmannen att detta argument är giltigt. Ombudsmannen anser också att kommissionens argument att det inte finns något övervägande allmänintresse av utlämnande är giltigt.

37. På grundval av slutsatserna i punkt 36 ovan drar ombudsmannen slutsatsen att det var motiverat att neka allmänheten tillgång till tabellen över finansiell rapportering.

Länk till webbplatsen på sidan 13 i slutrapporten

38. Efter att ha kontrollerat den berörda handlingen noterar ombudsmannen att kommissionen från den offentliggjorda handlingen inte bara raderade inloggningslösenordet för EQAR-medlemmar för att få tillgång till det reserverade området, utan även länken till den webbsida som innehåller inloggningsformuläret. Ombudsmannen noterar vidare att klaganden endast invänder mot att länken inte lämnas ut. Han bestrider inte raderingen av inloggningslösenordet.

39. Kommissionen vägrade att ge tillgång till länken till webbsidan med motiveringen att webbsidan inte är”en handling som den förfogar över”. Ombudsmannen påpekar i detta avseende att klaganden begärde tillgång till den handling där länken nämns, och inte till den faktiska webbsida som länken leder till. Det dokument i vilket sambandet nämns är uppenbarligen ett dokument som kommissionen förfogar över och sambandet utgör en del av detta dokument.

40. Ombudsmannen noterar att om kommissionens resonemang skulle anses vara giltigt skulle det leda till en absurd situation där alla länkar till externa webbsidor som citeras i en handling som innehas av kommissionen, inklusive länkar till offentliga webbsidor, skulle behöva raderas innan handlingen lämnas ut.

41. Även om det är uppenbart att det aktuella sambandet utgör en del av en handling som kommissionen förfogar över, måste det ändå undersökas huruvida denna del av handlingen ska raderas, i enlighet med de undantag från tillgång till handlingar som anges i artikel 4 i förordning 1049/2001. Med tanke på att kommissionen endast hävdade att begäran gällde en handling som den inte hade tillgång till anser ombudsmannen att kommissionen inte vederbörligen motiverade sin vägran att ge tillgång till länken. Underlåtenheten att vederbörligen motivera sin vägran att ge tillgång till länken kommer att tas upp i ombudsmannens förslag till vänskaplig förlikning nedan.

Förslag till vänskaplig lösning

42. På grundval av ovanstående analys och slutsatserna i punkterna 26, 30, 34 och 41 lade ombudsmannen fram följande förslag till vänskaplig förlikning:

Kommissionen skulle kunna överväga att ge tillgång till EQAR:s affärsplan, del 6 i slutrapporten och länken på sidan 13 i slutrapporten.

De argument som lades fram för ombudsmannen efter hans förslag till vänskaplig förlikning

43. I sitt svar till ombudsmannen uppgav kommissionen att den ansåg sig ha godtagit förslaget till vänskaplig förlikning. Kommissionen hade på nytt undersökt möjligheten att ge allmänheten tillgång till EQAR:s affärsplan genom att samråda med handlingens upphovsman, som inte hade några invändningar mot att handlingen lämnades ut. Kommissionen hade därför beslutat att offentliggöra EQAR:s affärsplan, som nu är tillgänglig för allmänheten.

44. Kommissionen ansåg inte att det var nödvändigt att ompröva möjligheten att ge allmänheten tillgång till del 6 i slutrapporten, med tanke på tribunalens nyligen avkunnade dom i mål T-82/09 [17] och klagandens underlåtenhet att ange några särskilda skäl som motiverade begäran om överföring av personuppgifter.

45. Kommissionen medgav att det inte fanns någon anledning att skydda länken på sidan 13 i slutrapporten . ”Logga in” och ”lösenordet” på sidan 13 i slutrapporten ströks för att förhindra åtkomst till EQAR:s interna webbplats. Själva inloggningsformuläret, som länken leder till, innehåller dock inget innehåll.

Ombudsmannens bedömning efter hans förslag till vänskaplig förlikning

46. Ombudsmannen välkomnar kommissionens beslut att göra EQAR:s affärsplan tillgänglig för allmänheten. Ombudsmannen välkomnar också kommissionens beredvillighet att godta hans resonemang när det gäller länken på sidan 13 i slutrapporten genom att erkänna att det inte fanns någon anledning att skydda den. Ombudsmannen konstaterar därför att kommissionen har vidtagit åtgärder för att lösa dessa aspekter av klagomålet.

47. Ombudsmannen noterar vidare att kommissionen, trots att den funnit att länken på sidan 13 i slutrapporten borde ha lämnats ut, inte verkar ha försett klaganden med en uppdaterad version av sidan 13 i slutrapporten, som innehåller länken. Efter att ha kontrollerat den berörda handlingen och besökt det inloggningsformulär som länken leder till instämmer ombudsmannen dock med kommissionen om att inloggningsformuläret inte innehåller något väsentligt innehåll. Ombudsmannen kommer därför inte att gå vidare med denna fråga.

48. När det gäller del 6 i slutrapporten noterar ombudsmannen kommissionens uttalande i sitt svar på förslaget till vänskaplig förlikning och hävdar att den inte behövde ompröva begäran om tillgång i detta avseende. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen ändå lämnade ytterligare skäl till varför den inte anser att det är i linje med tillämplig lagstiftning att ge allmänheten tillgång till denna handling. Sammanfattningsvis hävdade kommissionen att klaganden inte har angett några särskilda skäl som motiverar begäran om överföring av personuppgifter.

49. Såsom anges i förslaget till vänskaplig förlikning fastställs det i EU-domstolarnas rättspraxis att en begäran om allmänhetens tillgång till en handling som innehåller personuppgifter måste behandlas enligt artikel 8 b i förordning 45/2001 [18], vilket innebär att sökanden som ett första steg måste visa att det är nödvändigt att uppgifterna överförs [19]. I förevarande fall förefaller klaganden inte ha gjort detta och kommissionen har således i princip rätt att vägra tillgång med stöd av artikel 4.1 b i förordning 1049/2001.

50. Ombudsmannen noterar dock att klaganden lämnade in begäran om tillgång till del 6 i slutrapporten innan undantaget från allmänhetens rätt till tillgång till personuppgifter enligt artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 hade definierats ytterligare av EU:s domstolar. Klaganden kunde därför vid den tidpunkten inte ha varit medveten om sin skyldighet att visa att det var nödvändigt att få uppgifterna överförda. Klaganden skulle dock kunna överväga att lämna in en ny begäran om tillgång och visa att detta är nödvändigt genom att lämna uttryckliga och legitima motiveringar.

51. Om en institution finner att förordning (EG) nr 45/2001 är tillämplig på en begäran om allmänhetens tillgång till en handling och tillgång till den berörda handlingen avslås på grund av att sökanden inte har försökt fastställa att det är nödvändigt att personuppgifter överförs, anser ombudsmannen att det är lämpligt att institutionen, när den informerar sökanden om hans eller hennes rätt att lämna in en bekräftande ansökan i enlighet med artikel 7 i förordning (EG) nr 1049/2001, även informerar sökanden om skyldigheten att visa att det är nödvändigt. Detta skulle vara förenligt med principerna om god förvaltning och tjänstekultur, och mer specifikt med artikel 10.3 i den europeiska kodexen för god förvaltning, om rådgivning till medborgarna. Ombudsmannen kommer att göra ytterligare en anmärkning i detta avseende.

52. När det gäller frågan huruvida det skulle vara möjligt att bevilja partiell tillgång till del 6 i slutrapporten [20] vidhåller ombudsmannen den oro som anges i punkterna 31–33 ovan, det vill säga att kommissionen inte har förklarat på vilket sätt information om personalkategorier och tjänsteperioder skulle göra enskilda identifierbara i den mening som avses i artikel 2 i förordning 45/2001. Ombudsmannen noterar i detta avseende att om information inte anses vara personuppgifter i den mening som avses i förordning nr 45/2001, är kravet på att sökanden ska visa att det är nödvändigt att få uppgifterna överförda, såsom beskrivs i punkt 48 ovan, inte tillämpligt. På grundval av ovanstående utgör kommissionens vägran att lämna ut denna handling efter att ha mörklagt namnen ett fall av administrativt missförhållande och ombudsmannen kommer att göra en kritisk anmärkning med avseende på denna aspekt av klagomålet.

53. Innan ombudsmannen fattade sitt beslut i detta ärende läste han noggrant igenom tribunalens nyligen avkunnade dom i mål T-190/10 [21]. Ombudsmannen noterar att denna dom meddelades efter det att ombudsmannen hade formulerat sitt förslag till vänskaplig förlikning i förevarande fall och efter det att kommissionen hade lämnat sitt svar på detta förslag. I mål T-190/10 fann tribunalen att en institution endast kunde vägra allmänheten tillgång till en handling som innehåller personuppgifter om den, som ett första steg, förklarade hur tillgången till denna handling konkret och faktiskt kunde undergräva de berörda personernas privatliv i den mening som avses i artikel 4.1 b i förordning 1049/2001.[22] Ombudsmannen anser att slutsatserna i punkterna 51 och 52 är förenliga inte bara med den tidigare rättspraxis som anges i förslaget till vänskaplig förlikning, utan även med senare rättspraxis.

B. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats och kritiska anmärkning:

När det gäller begäran om tillgång till EQAR:s affärsplan och länken på sidan 13 i slutrapporten har kommissionen vidtagit åtgärder för att lösa frågan.

Kritisk anmärkning:

När det gäller del 6 i slutrapporten har kommissionen inte förklarat på vilket sätt information om personalkategorier och tjänsteperioder skulle göra det möjligt att identifiera enskilda personer i den mening som avses i artikel 2 i förordning (EG) nr 45/2001. Kommissionens vägran att lämna ut denna handling efter att ha mörklagt namnen utgör således ett administrativt missförhållande.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Ytterligare anmärkning

Om en institution finner att förordning (EG) nr 45/2001 är tillämplig på en begäran om allmänhetens tillgång till en handling, och tillgång till den berörda handlingen avslås på grund av att sökanden inte har visat att det är nödvändigt att personuppgifter överförs, understryker ombudsmannen vikten av att tillämpa principerna om god förvaltning och att engagera sig i en serviceanda gentemot medborgarna. Han anser att det skulle vara i linje med dessa principer och med en sådan servicekultur för institutionen att, när den informerar sökanden om hans eller hennes rätt att lämna in en bekräftande ansökan i enlighet med artikel 7 i förordning 1049/2001, även informera sökanden om skyldigheten att visa att det är nödvändigt.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 9 juli 2012

---

[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

[2] EQAR är en internationell ideell organisation som inrättats av E4-gruppen som består av European Association for Quality Assurance in Higher Education (ENQA), European Students Union (ESU), European University Association (EUA) och European Association of Institutions in Higher Education (EURASHE). EQAR:s mål är att förbättra kvaliteten på den europeiska högre utbildningen och att främja ökad studentrörlighet genom att tillhandahålla tydlig och objektiv information om tillförlitliga kvalitetssäkringsorgan som arbetar i Europa. Det nya registret syftar också till att underlätta ömsesidigt erkännande av kvalitetssäkringsbeslut.

[3] "Institutionerna ska vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för …privacy and the integrity of the individual, in particular in accordance with Community legislation concerning the protection of personal data (integriteten och den enskildes integritet, särskilt i enlighet med gemenskapslagstiftningen om skydd av personuppgifter).

[4] "Institutionerna skall vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för

En fysisk eller juridisk persons affärsintressen, inbegripet immateriella rättigheter.

… såvida det inte föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

[5] Kommissionen lämnade också följande detaljerade förtydliganden:

”Avsnittet om redovisningar (del i) innehåller en rapport om ersättningsanspråken för utarbetandet av miljökvalitetsnormerna. Den visar den totala budgeten, de belopp som berättigar till finansiering från kommissionen och andra finansieringskällor (partnerskapets egna medel). I avsnittet om utgifter per typ av kostnad och partner (del ii) redovisas kostnadsfördelningen per partner (den ovan beskrivna E4-gruppen) och det redogörs således för hur kommissionens bidrag fördelades mellan partnerna när det gäller personalkostnader, resor och uppehälle, utrustning, underentreprenad och andra kostnader. Avsnittet om faktiska personalkostnader per partner (del iii) innehåller en detaljerad redovisning per partner av personalkostnaderna per kategori av personer som är anställda i projektet (chef, forskare, lärare och/eller utbildare, teknisk personal och administrativ personal). I varje personalkategori redovisas i denna del antalet arbetade dagar i projektet, kostnad per dag och total personalkostnad per kategori. I avsnittet om faktiska kostnader för resor och uppehälle (del iv) redovisas dessa kostnader (med uppdelning per person) och rapporter om faktiska kostnader för utrustning (även del iv) för utrustning, t.ex. datorer, som köpts in för projektet. Underentreprenad och andra kostnader (del v) avser advokatkonsultationer för att utarbeta EQAR-stadgarna och inrätta organisationen. Slutligen avser andra kostnader företagsdesign (t.ex. logotyp), telefonkostnader, utformning av webbplats, utformning av EQAR:s informationsblad och dess tryckning och så vidare. Som jag nämnde i min tidigare skrivelse har kommissionen samrått med ENQA, författaren till handlingarna i fråga, i syfte att bedöma om ett undantag i artikel 4.1 eller 4.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 är tillämpligt på de handlingar som berörs av er begäran. Efter detta samråd framförde ENQA invändningar när det gäller utlämnandet av den konfidentiella delen av slutrapporten om projektet EQAR och åberopade ett pågående domstolsförfarande i en nationell domstol som skäl för sitt motstånd.

[6] I artikel 4.2 i förordning (EG) nr 1049/2001 föreskrivs följande: ”Institutionerna ska vägra att ge tillgång till en handling om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för … – rättsliga förfaranden och juridisk rådgivning, …

[7] Vid prövningen av en sådan begäran enligt förordning 1049/2001 ska institutionen i sitt resonemang beakta följderna av att allmänheten har fått tillgång till den berörda handlingen. Även om en enskild eller vissa enskilda personer redan kan ha fått tillgång till den berörda handlingen, kan ett av undantagen från allmänhetens tillgång enligt artikel 4 fortfarande vara tillämpligt på en begäran om allmänhetens tillgång.

[8] Dom av den 29 juni 2010 i mål C-28/08 P, kommissionen mot Bavarian Lager (ännu ej publicerad i rättsfallssamlingen).

[9] Finns på Europeiska datatillsynsmannens webbplats: www.edps.europa.eu

[10] EUT C 27, 2007, s. 21.

[11] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapsinstitutionerna och gemenskapsorganen behandlar personuppgifter och om den fria rörligheten för sådana uppgifter.

[12] Mål C-28/08 P, kommissionen mot Bavarian Lager, punkterna 68–69.

[13] Mål C-28/08 P, kommissionen mot Bavarian Lager, punkt 63.

[14] I artikel 8 b i förordning (EG) nr 45/2001 föreskrivs följande: ”Utan att det påverkar tillämpningen av artiklarna 4, 5, 6 och 10 får personuppgifter endast överföras [...] b) om mottagaren visar att det är nödvändigt att uppgifterna överförs och om det inte finns någon anledning att anta att den registrerades berättigade intressen skulle kunna skadas.”

Mål C-28/08 P, kommissionen mot Bavarian Lager, punkt 78.

[16] Domen i målet Bavarian Lager avkunnades den 29 juni 2010, vilket tyder på att kommissionen kanske inte har beaktat den när den utarbetade sitt yttrande i detta ärende, vilket är daterat den 27 juli 2010.

[17] Mål T-82/09, G.J. Dennekamp mot Europaparlamentet, dom av den 23 november 2011, ännu ej offentliggjord.

[18] Om en begäran om allmänhetens tillgång enligt förordning (EG) nr 1049/2001 syftar till att få tillgång till handlingar som innehåller personuppgifter, blir bestämmelserna i förordning (EG) nr 45/2001 tillämpliga i sin helhet. Se dom av den 29 juni 2010 i mål C-28/08 P, kommissionen mot Bavarian Lager (ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen), punkt 63.

[19] Dom av den 29 juni 2010 i mål C-28/08 P, kommissionen mot Bavarian Lager (ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen), punkterna 59, 63 och 77, dom av den 23 november 2011 i mål T-82/09, G.J. Dennekamp mot Europaparlamentet (ännu ej offentliggjord i rättsfallssamlingen), punkterna 26 och 30.

[20] Artikel 4.6 i förordning 1049/2001.

[21] Mål T-190/10, Egan och Hackett mot parlamentet, dom av den 28 mars 2012, ännu ej offentliggjord.

[22] Ibidem, punkterna 90–91.