Bakgrunden till klagomålet

1. Klaganden, som är bosatt i Förenade kungariket, deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/207/11 för handläggare inom området revision. Han godkände sin ansökan den 13 april 2011. Nästa steg i denna tävling var att boka datum och plats för det datorbaserade provet. Det bör inledningsvis noteras att Förenade kungariket ligger i Greenwich Mean Time (GMT)-zonen, medan Bryssel, där Epso är baserat, ligger i Centraleuropeiska Time (CET)-zonen. CET ligger en timme före GMT.

2. Den klagande fick följande nyhetsflöde via sitt Epsokonto: ”Du kan boka ditt KBT-test från den 20 april 2011 till den 26 april 2011 kl. 12.00. För ytterligare information om dessa datorbaserade tester, läs noga det bifogade meddelandet. ... Om du missar tidsfristen kommer din ansökan att betraktas som återkallad och ditt deltagande i detta uttagningsprov/urval kommer att upphöra. Under uttagningsprovet eller urvalsförfarandet är det ditt ansvar att konsultera ditt Epsokonto minst två gånger i veckan för att kontrollera den information som är relevant för din ansökan.”

3. Den 26 april 2011 kl. 11.25 GMT loggade klaganden in på sitt konto och försökte boka KBT. I ett meddelande på hans Epsokonto informerades han om att detta inte längre var möjligt.

4. Samma dag skrev klaganden till Epso och begärde tillstånd att boka sin KBT. Han förklarade att bokningsperioden sammanföll med påskpausen på det kontor där han arbetade och att kontoret var stängt från den 21 till den 26 april 2011. Klaganden betonade att den information han fick om bokningsperioden inte angav någon tidszon. Han ansåg att kandidaterna från GMT-zonen således behandlades olika. Slutligen påpekade han att en påminnelse hade skickats till de sökande som deltog i alla andra uttagningsprov som anordnades av Epso, men inte till dem som deltog i uttagningsprov EPSO/AD/207/11.

5. Epso svarade den 3 maj 2011. Den påpekade att klaganden kort efter valideringen fick ett meddelande på skärmen om att en länk som skulle göra det möjligt för honom att boka KBT skulle läggas till hans konto inom 48 timmar och att han snabbt skulle svara på denna länk, eftersom bokningsperioden var begränsad i tiden. Inloggningshistoriken visade att klaganden inte läste det brev som informerade honom om bokningsperioden förrän den 26 april 2011 kl. 12.28 (centraleuropeisk tid), det vill säga efter det att bokningsperioden hade avslutats. Före detta datum fick han tillgång till sitt konto först den 14 april 2011, trots att Epsos handledning för uttagningsprov [1] instruerar de sökande att kontrollera sina konton minst två gånger i veckan. Epso angav vidare att det i skrivelsen med information till klaganden om bokningsperioden angavs att bokningsfristen var kl. 12.00 centraleuropeisk tid. Epso avslog därför klagandens begäran om att få boka en KBT.

6. Den 18 maj 2011 vände sig klaganden till Europeiska ombudsmannen.

Föremålet för utredningen

7. Ombudsmannen inledde en undersökning av följande påstående och krav:

Påstående:

Epso uteslöt felaktigt klaganden från uttagningsprovet EPSO/AD/207/11. Till stöd för sitt påstående anförde klaganden följande: i) KBT måste bokas under påskuppehållet (21–25 april) och perioden för att göra detta var mycket kort. ii) ingen påminnelse skickades till honom, och iii) Epso underlät att ange att den tillämpliga tidszonen för bokningsfristen var CET [2].

Påstående:

Epso bör ange vilken tidszon som är tillämplig i KBT:s bokningsfrist och ge den klagande möjlighet att boka en KBT.

Utredningen

8. Den 28 juni 2011 inledde ombudsmannen en undersökning och bad Epso att yttra sig om klagomålet. Ombudsmannen frågade också Epso om den kunde lägga fram bevis för att det i skrivelsen med information till klaganden om bokningsperioden angavs att CET var den tillämpliga tidszonen.

9. Den 14 september 2011 lämnade Epso sitt yttrande, som översändes till klaganden med en uppmaning att inkomma med synpunkter.

10. Klaganden lämnade inga synpunkter inom den relevanta tidsfristen.

11. Den 14 december 2011 försökte ombudsmannens avdelningar utan framgång kontakta klaganden. De lämnade ett meddelande på hans telefonsvarare och frågade om han fortfarande hade för avsikt att inkomma med synpunkter och driva sitt ärende vidare. Klaganden reagerade dock inte på detta meddelande.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påstått felaktigt uteslutande av klaganden från det relevanta uttagningsprovet och relaterade påståenden

Argument som framförts till ombudsmannen

12. Klaganden hävdade att Epso felaktigt uteslöt honom från uttagningsprovet. Till stöd för sitt påstående hävdade han att i) KBT skulle bokas under påskuppehållet (21–25 april) och att perioden för att göra detta var mycket kort, ii) ingen påminnelse hade skickats till honom, och iii) Epso underlät att ange att den tillämpliga tidszonen för bokning var CET. Han hävdade att Epso bör ange vilken tidszon som är tillämplig på tidsfristen för bokning av KBT och ge honom möjlighet att boka en KBT.

13. I sitt yttrande betonade Epso att ombudsmannen efter sin undersökning på eget initiativ OI/9/2010/RT hade ändrat sin inställning till uttagningsprov och infört det ”nya förfarandet”. Så snart du har validerat din ansökan skickar Epso ett e-postmeddelande med information om bokningsperioden. En sökande som validerar mycket tidigt kan därför vara en av de första som bokar ett provdatum. Tidsfristerna varierar därför beroende på valideringsdatum. Medan vissa kandidater kanske redan har satt sin KBT, kan andra kandidater fortfarande vara i registreringsfasen. I vilket fall som helst har varje kandidat exakt samma tid att boka ett prov. Epso tillade att man förbättrat sin kommunikation med de sökande genom att instruera den uppdragstagare som ansvarar för proven att skicka påminnelsebrev 24 timmar innan tidsfristen för bokning löpte ut. Epso hävdade att en skrivelse där klaganden informerades om att hans ansökan hade validerats och där han uppmanades att boka ett datum för KBT mellan den 20 april och den 26 april 2011 (kl. 12.00 medeleuropeisk tid) offentliggjordes på hans konto den 13 april 2011. Den relevanta tidszonen hade angetts i denna skrivelse.

14. Kommissionen angav vidare att klaganden visserligen loggade in på sitt konto den 14 april kl. 12.22, men att han inte läste skrivelsen av den 13 april 2011 förrän den 26 april kl. 12.28 (centraleuropeisk tid), det vill säga efter det att tidsfristen för bokning av KBT hade löpt ut. Epso föreslog att proven kan bokas dygnet runt från vilken internetuppkoppling som helst. Den omständigheten att bokningsperioden inföll under påskhelgen påverkade således inte bokningssystemets tillgänglighet. Epso betonade att det i handledningen för uttagningsprov tydligt anges att det är de sökandes ansvar att kontrollera sitt Epsokonto minst två gånger i veckan. Den upprepade dessutom att ett påminnelsemeddelande hade skickats till den e-postadress som sökanden hade angett i sin ansökan. Detta meddelande informerade honom om att han ännu inte hade bokat ett prov. Eftersom det inte fanns några problem med uppkopplingen vidhöll Epso sitt beslut att inte förlänga bokningsfristen. Epso betonade att man hade respekterat alla förfaranden och informerat alla sökande i god tid om bokningsförfarandet.

Ombudsmannens bedömning

15. När det gäller klagandens första argument, enligt vilket bokningsperioden för KBT var för kort och sammanföll med påskhelgerna på hans kontor, noterar ombudsmannen att Epso förklarade att de sökande informeras om bokningsperioden för KBT så snart de validerar sin ansökan. Epso tillade att även om olika bokningsperioder tillämpades hade varje sökande, beroende på datum för valideringen, samma antal dagar till sitt förfogande för att boka KBT. Med tanke på att uttagningsproven också bör handläggas snabbt anser ombudsmannen att den tidsperiod som den klagande förfogade över för att boka sin KBT inte i sig var orimlig. Han noterar också att klaganden befann sig i samma situation som andra kandidater i detta avseende. Eftersom bokningsperioden fastställs på grundval av datumet för valideringen var det faktum att denna period sammanföll med påskperioden i detta fall en följd av klagandens val av datum för valideringen av hans ansökan. Även om klaganden gjorde gällande att hans kontor var stängt under påskhelgen, finns det inget som tyder på att han inte kunde få tillgång till Internet och därmed sitt Epsokonto från en plats utanför sitt kontor.

16. Som svar på klagandens andra argument, enligt vilket Epso inte skickade någon påminnelse till honom, betonade Epso att den skickade en påminnelse via e-post till den e-postadress som klaganden hade angett i sin ansökan. Klaganden bestred inte detta uttalande.

17. När det gäller klagandens tredje argument, enligt vilket Epso inte angav att den tillämpliga tidszonen var CET, noterar ombudsmannen att det nyhetsflöde som klaganden mottog faktiskt inte nämnde den tillämpliga tidszonen för bokningsperioden. Det framgår emellertid av de uppgifter som gjorts tillgängliga för ombudsmannen att Epso den 13 april 2011, det vill säga den dag då klaganden godkände sin ansökan, på klagandens Epsokonto tillhandahöll en skrivelse i vilken det angavs att klaganden hade uppmanats att boka sin KBT mellan den 20 april och den 26 april 2011 (kl. 12.00 medeleuropeisk tid). Ombudsmannen noterar att denna skrivelse tydligt angav den tillämpliga tidszonen. Det är således ostridigt att Epso lämnade relevanta uppgifter i klagandens Epsokonto.

18. Ombudsmannen anser att det inte är orimligt att Epso förväntar sig att en sökande kommer att vidta nödvändiga åtgärder för att kontrollera den information som lämnas i samband med bokningsförfarandet, särskilt som de sökande uttryckligen uppmärksammas på att underlåtenhet att boka ett datum för KBT i tid skulle leda till att ansökan anses återkallad.

19. Mot bakgrund av ovanstående konstaterar ombudsmannen att klaganden inte har visat att Epso har gjort sig skyldig till administrativa missförhållanden när det gäller hans påstående.

20. Om inga administrativa missförhållanden upptäcks kan ombudsmannen ändå identifiera möjligheter att höja den övergripande kvaliteten på det administrativa beteendet vid EU:s institutioner, organ och byråer.

21. I detta sammanhang påminner ombudsmannen om att den första meningen i det nyhetsflöde som klaganden mottog hade följande lydelse: ”Du kan boka ditt KBT-test från den 20 april 2011 till den 26 april 2011 kl. 12.00. För ytterligare information om dessa datorbaserade tester, läs noga det bifogade meddelandet. Mot bakgrund av denna formulering kan det inte helt uteslutas att klaganden kan ha missförstått det relevanta meddelandet på så sätt att det bifogade meddelandet innehöll information om själva KBT, snarare än den period under vilken han var tvungen att boka sin KBT. Det skulle därför ha varit bättre att klargöra att detta meddelande också innehöll information om bokningsperioden. Alternativt kunde det faktum att de tider som angavs i nyhetsflödet baserades på centraleuropeisk tid med fördel ha nämnts i själva nyhetsflödet. Ombudsmannen kommer därför att göra ytterligare en anmärkning i detta avseende.

B. Slutsats

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsats:

Inga administrativa missförhållanden konstaterades i detta fall.

Klaganden och Epso kommer att informeras om detta beslut.

Ytterligare anmärkning

För att undvika eventuella missförstånd vore det lämpligt om Epso kunde se över hur den informerar de sökande om den tidsperiod under vilken de måste boka ett datum för det datorbaserade provet.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 30 maj 2012

[1] Punkt 3.1 i Epsos handledning för allmänna uttagningsprov (EUT C 184 A, 2010, s. 1) har följande lydelse: ”Det är upp till dig att regelbundet – minst två gånger i veckan – konsultera ditt Epsokonto för att hålla reda på hur uttagningsprovet fortskrider och kontrollera den information som är relevant för din ansökan.”

[2] Det förefaller lämpligt att påpeka att även om klaganden i sin skrivelse av den 26 april 2011 till Epso nämnde att hans kontor var stängt mellan den 21 och den 26 april 2011, uppgav han i sitt klagomål till ombudsmannen att påskuppehållet på hans arbetsplats varade mellan den 21 och den 25 april 2011.