Bakgrund till klagomålet

1. Den 26 oktober 2017 begärde klaganden, på uppdrag av ett internationellt nätverk av icke-statliga organisationer, att Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet (Efsa) skulle ge allmänheten tillgång till intresseförklaringarna från Efsas operativa förvaltning.

2. Den 20 november 2017 beviljade Efsa allmänheten tillgång till intresseförklaringarna från Efsas verkställande direktör och fyra avdelningschefer, vilka redan hade offentliggjorts på Efsas webbplats.

3. Den 21 november 2017 besvarade klaganden Efsas beslut och klargjorde att begäran avsåg intresseförklaringar från all personal på operativ ledningsnivå vid Efsa, vilket innebar att begäran även avsåg intresseförklaringar som inte hade offentliggjorts på Efsas webbplats.

4. Efter att ha registrerat klagandens klargörande som en ny begäran om allmänhetens tillgång till handlingar nekade Efsa den 15 december 2017 tillgång till de återstående intresseförklaringarna. Efsa motiverade sitt beslut med att handlingarna innehöll personuppgifter om de berörda personerna och att EU:s regler om skydd av personuppgifter därför var tillämpliga.[1] Efsa noterade att handlingar som innehåller personuppgifter endast får lämnas ut om det har fastställts att det finns ett legitimt behov av att lämna ut dem.[2] I detta sammanhang uppmanade Efsa klaganden att beskriva för Efsa om det var nödvändigt att lämna ut personuppgifterna.

5. Den 23 januari 2018 förklarade klaganden för Efsa sin uppfattning om det berättigade behovet av att lämna ut handlingar som innehåller personuppgifter.

6. Efter att ha förlängt tidsfristen för sitt svar avslog Efsa allmänhetens tillgång till intresseförklaringarna den 9 mars 2018.

7. Den 16 mars 2018 lämnade klaganden in en begäran om omprövning av avslaget, en så kallad bekräftande ansökan [3].

8. Den 11 april 2018 bekräftade Efsa sitt ursprungliga beslut att neka tillgång.

9. Klaganden var missnöjd med detta resultat och vände sig till ombudsmannen den 9 maj 2018.

10. Ombudsmannen inledde en undersökning av Efsas vägran att ge allmänheten tillgång till intresseförklaringar från personal på mellannivå och lade fram ett förslag till lösning för Efsa.[4] Hon bad också Efsa att svara på farhågor om hur den hanterade ansökningar om tillgång i allmänhet.

11. Ombudsmannen noterade att Efsa inledningsvis hävdade att den på sin webbplats offentliggjorde alla förklaringar för vilka offentliggörande är obligatoriskt enligt den rättsliga ram som ligger till grund för Efsas arbete.[5] Enligt Efsa är EU:s tjänsteföreskrifter [6] de regler som gäller för icke-vetenskaplig personal vid Efsa och som inte kräver offentliggörande av intresseförklaringar. Enligt Efsa hade klaganden inte anfört något giltigt argument som visade att det var nödvändigt att överföra personuppgifterna till honom, vilket krävs enligt förordning 1049/2001 för att följa EU:s dataskyddsregler.

12. Under undersökningens gång informerade Efsa dock ombudsmannen om att myndigheten hade ändrat sin policy för offentliggörande av personalens intresseförklaringar genom att anta ett nytt beslut om konkurrerande intresseförvaltning [7]. Från och med juli 2018 offentliggjorde Efsa intresseförklaringarna för alla medlemmar i Efsas operativa ledningsgrupp. Detta omfattar inte bara Efsas verkställande direktör, utan även avdelningscheferna och enhetscheferna [8].

13. I sitt förslag till lösning välkomnade ombudsmannen denna utveckling och noterade att Efsa, genom att offentliggöra avdelningschefernas och enhetschefernas intresseförklaringar, har tagit ett viktigt steg för att öka öppenheten.

Ombudsmannens förslag till lösning

14. På grundval av sin undersökning och för att finna en lösning på klagomålet lade ombudsmannen fram ett förslag till lösning för Efsa.

15. Ombudsmannen noterade att klaganden i sin begäran om allmänhetens tillgång till intresseförklaringarna från medlemmarna i Efsas operativa ledningsgrupp hade förstått att den operativa ledningsgruppen omfattade chefsforskaren, den vetenskapliga samordnaren, den politiska rådgivaren, gruppledaren och den ansvarige för intressenternas engagemang.

16. I detta avseende ansåg ombudsmannen att Efsas chefsforskare, vetenskapssamordnare och politisk rådgivare har inflytelserika roller när det gäller fastställandet av Efsas politik, eftersom de fungerar som rådgivare och ger direkt stöd till den verkställande direktören.

17. Ombudsmannen föreslog därför att Efsa också skulle offentliggöra dessa personers intresseförklaringar på samma sätt som avdelningscheferna och enhetscheferna.

18. När det gäller Efsas hantering av begäranden om tillgång till handlingar hade klaganden hävdat att det faktum att en bekräftande ansökan måste skickas till samma person inom Efsa som den ursprungliga ansökan gör omprövningsförfarandet meningslöst.

19. Under undersökningens gång fastställde ombudsmannen att ursprungliga och bekräftande ansökningar inom Efsa handläggs av olika personal. Efsa har dessutom ändrat sitt standardförfarande [9] så att bekräftande ansökningar måste skickas direkt till Efsas verkställande direktör. Syftet med denna ändring av förfarandet är att återspegla den vikt som Efsa fäster vid beslutsprocessen i samband med behandlingen av bekräftande ansökningar.

20. Eftersom dessa klargöranden fastställdes under undersökningen och inte meddelades klaganden föreslog ombudsmannen dock att Efsa skulle lämna denna information till klaganden.

Ombudsmannens bedömning efter förslaget till lösning

21. Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet godtog ombudsmannens förslag till lösning. Efsa har på sin webbplats offentliggjort intresseförklaringarna från Efsas chefsforskare och politiska rådgivare. Efsa informerade ombudsmannen om att tjänsten som vetenskaplig samordnare inte längre finns vid Efsa. Någon intresseförklaring avseende denna ståndpunkt har således inte offentliggjorts.

22. Efsa har dessutom genomfört ombudsmannens förslag om att ge den klagande mer information om det system som myndigheten har inrättat för handläggning av ursprungliga och bekräftande ansökningar enligt förordning (EG) nr 1049/2001. Efsa skickade en skrivelse till klaganden i vilken myndigheten förklarade Efsas nya förfaranden för behandling och hantering av begäranden om tillgång till handlingar vid Efsa. I dessa föreskrivs att de ursprungliga ansökningarna om allmänhetens tillgång till handlingar behandlas av dess rätts- och revisionsavdelningar, medan beslut om bekräftande ansökningar fattas av den verkställande direktören själv.

23. Ombudsmannen begärde kommentarer från klaganden om hennes förslag till lösning och Efsas svar på det.  När det gäller Efsas reviderade policy för hantering av begäranden om tillgång till handlingar påpekade klaganden för ombudsmannen att han ansåg att det reviderade förfarandet fortfarande var otillfredsställande. Klaganden hävdade att det nya förfarandet inte garanterar att en bekräftande ansökan kommer att behandlas av en annan anställd eller avdelning än det ursprungliga klagomålet. För att förfarandet ska vara effektivt anser han att en bekräftande ansökan bör handläggas av en ”neutral tredje enhet”.

24. Ombudsmannen anser att det reviderade förfarande som Efsa har infört, nämligen att bekräftande ansökningar behandlas annorlunda än ursprungliga ansökningar, är tillfredsställande. Ombudsmannen förlitar sig på att ett sådant system kommer att ge en tillräcklig nivå av objektivitet i granskningsprocessen.

25. Mot bakgrund av ovanstående välkomnar ombudsmannen Efsas positiva svar på hennes förslag och förslag till lösning. Hon anser att klagomålet har lösts och avslutar därför ärendet.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Ombudsmannen avslutar ärendet som löst eftersom Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet har godtagit och genomfört ombudsmannens förslag till lösning.

Klaganden och Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet kommer att informeras om detta beslut.

Emily O'Reilly
Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 18 juni 2019

[1] I enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 45/2001 av den 18 december 2000 om skydd för enskilda då gemenskapen behandlar personuppgifter

institutioner och organ och om den fria rörligheten för sådana uppgifter, som finns på https://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2001:008:0001:0022:en:PDF och med Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar, som finns på http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&rid=1

[2] Artikel 8 b i förordning (EG) nr 45/2001

[3] I enlighet med artikel 8 i förordning 1049/2001

[4] Den fullständiga texten till förslaget till lösning finns på följande webbplats:  https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/113726

[5] Se Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 178/2002 av den 28 januari 2002 om allmänna principer och krav för livsmedelslagstiftning, om inrättande av Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet och om förfaranden i frågor som gäller livsmedelssäkerhet, som finns på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32002R0178&from=EN

[6] Förordning nr 31 (EEG), nr 11 (EKSG) om tjänsteföreskrifter för tjänstemän och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska ekonomiska gemenskapen och Europeiska atomenergigemenskapen, tillgänglig på https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN

[7] Beslut av verkställande direktören för Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet om hantering av konkurrensintressen, finns på: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/competing_interest_management_17.pdf

[8] Artikel 24.1 a iv i beslutet av verkställande direktören för Europeiska myndigheten för livsmedelssäkerhet om förvaltning av konkurrensintressen

[9] Finns på: https://www.efsa.europa.eu/sites/default/files/corporate_publications/files/SOP-036_A.pdf