Bakgrunden till klagomålet

1. Ärendet gäller kommissionens avslag på en begäran om allmänhetens tillgång till handlingar enligt förordning (EG) nr 1049/2001 [1].

2. Klaganden deltog i det allmänna uttagningsprovet EPSO/AD/148/09 - RO. Den 4 maj 2010 lämnade han in en ansökan om tillgång till handlingar till Europeiska rekryteringsbyrån (Epso) avseende i) viss statistisk information om antalet sökande, och ii) den bibliografi som uttagningskommitténs ledamöter använder för att poängsätta proven.

3. I ett e-postmeddelande av den 7 maj 2010 avslog Epso denna begäran. Epso svarade särskilt att statistik kan tas fram i tjänstens intresse men inte på de sökandes begäran. När det gäller bibliografin grundade Epso sin vägran på principen om sekretess för uttagningskommitténs arbete.

4. Samma dag skickade klaganden ett annat e-postmeddelande till Epso där han förklarade att han hade begärt tillgång till befintliga handlingar. Klaganden klargjorde att han inte begärde att ny statistik skulle tas fram. Vidare gjorde han gällande att Epso inte kunde åberopa principen om sekretess för uttagningskommitténs arbete för att motivera sin vägran att ge tillgång till bibliografin.

5. Mot bakgrund av detta uppmanade Epso klaganden att förnya sin begäran och lämna in den till en särskild adress, vilket han gjorde den 12 maj 2010.

6. Den 28 maj 2010 avslog Epso den förnyade ansökan om tillgång till handlingar. När det gäller den första aspekten av begäran angav Epso att ingen befintlig handling innehöll de begärda uppgifterna i en form som kunde lämnas ut [2].

7. När det gäller den andra aspekten av klagandens begäran drog Epso slutsatsen att principen om sekretess för uttagningskommitténs arbete var tillämplig på den begärda bibliografin. Epso hävdade vidare att artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, som bör betraktas som lex specialis, uteslöt tillämpningen av förordning 1049/2001, som enligt rättspraxis [3] var en lex generalis. Epso anser att lex specialis bör avvika från tillämpningen av lex generalis i ett fall som det förevarande. Epso informerade dock klaganden om att han kunde lämna in en bekräftande ansökan till kommissionen om allmänhetens tillgång till handlingar.

8. Den 10 juni 2010 lämnade klaganden in en bekräftande ansökan till kommissionen, som skickade ett mottagningsbevis den 15 juni 2010.

9. Den 30 juni 2010 underrättade kommissionen klaganden om att den inte hade kunnat samla in alla uppgifter som var nödvändiga för att fatta beslut om hans ansökan om allmänhetens tillgång till handlingar. Kommissionen förlängde därför den ursprungliga tidsfristen för att behandla den bekräftande ansökan med 15 arbetsdagar, i enlighet med artikel 8.2 i förordning 1049/2001. Kommissionen meddelade att den skulle fatta beslut om den bekräftande ansökan senast den 23 juli 2010.

10. Den 22 juli 2010 informerade kommissionen klaganden om att den tyvärr inte skulle kunna fatta något beslut innan tidsfristen löpte ut. Kommissionen tillade att detta inte ska tolkas som ett underförstått avslag på den bekräftande ansökan. Rådet bad om ursäkt för denna ytterligare försening och meddelade att det skulle sträva efter att fatta ett beslut så snart som möjligt.

11. Samma dag skickade klaganden ett e-postmeddelande till kommissionen, i vilket han uttryckte sitt missnöje med kommissionens underlåtenhet att fatta beslut om hans bekräftande ansökan. Vidare angav han att kommissionens skrivelser av den 30 juni 2010 och den 22 juli 2010 inte var tillräckligt motiverade. Klaganden tillade att den ytterligare förlängningen av tidsfristen genom skrivelsen av den 22 juli 2010 under alla omständigheter stred mot förordning 1049/2001.

12. Den 28 juli 2010 ingav klaganden detta klagomål till ombudsmannen.

13. Den 6 augusti 2010 fattade kommissionen beslut om den bekräftande ansökan. Även om den beviljade tillgång till vissa handlingar rörande de statistiska uppgifterna, vägrade den att ge tillgång till några handlingar rörande bibliografin.

Föremålet för utredningen

14. I sitt klagomål till ombudsmannen framförde klaganden i huvudsak följande påståenden och följande påstående, som ingick i ombudsmannens undersökning:

Anklagelser:

(1) Kommissionen motiverade inte sitt svar av den 22 juli 2010.

(2) Genom sin skrivelse av den 22 juli 2010 förlängde kommissionen felaktigt tidsfristen för att besvara den bekräftande ansökan.

Påstående:

Kommissionen bör ge klaganden omedelbar tillgång till de begärda handlingarna.

Utredningen

15. Den 14 september 2010 inledde ombudsmannen en undersökning av anklagelserna och påståendet och bad kommissionen att avge ett yttrande.

16. Samma dag informerade ombudsmannen klaganden om att vissa aspekter av hans klagomål, som beskrivs i punkterna 17–19 nedan, inte skulle undersökas.

17. För det första hävdade klaganden att Epso hade fel när den begärde att han skulle lämna in sin begäran om tillgång till rätt tjänst, i stället för att vidarebefordra den direkt till denna tjänst. Klaganden föreföll dock inte tidigare ha vänt sig administrativt till Epso när det gäller detta påstående. Ombudsmannen drog därför slutsatsen att detta påstående inte kunde tas upp till prövning.

18. För det andra hävdade klaganden att Epso felaktigt hade avslagit hans ansökan om tillgång till handlingar av den 12 maj 2010. Klaganden hade dock utnyttjat möjligheten att begära en omprövning av detta beslut genom att lämna in en bekräftande ansökan. Det fanns därför inte tillräckliga skäl för att undersöka detta påstående.

19. För det tredje hävdade klaganden att kommissionen underlåtit att motivera sin skrivelse av den 30 juni 2010 och genom denna skrivelse felaktigt förlängt den ursprungliga tidsfristen för att fatta beslut om hans bekräftande ansökan. I nämnda skrivelse av den 30 juni 2010 angav kommissionen att den inte hade kunnat samla in alla uppgifter som var nödvändiga för att fatta ett beslut. Dessutom åberopade kommissionen artikel 8.2 i förordning 1049/2001 för att förlänga tidsfristen på 15 arbetsdagar för att fatta ett beslut. Mot bakgrund av detta drog ombudsmannen slutsatsen att det inte fanns tillräckliga skäl för att undersöka detta påstående.

20. Den 17 december 2010 informerade kommissionen ombudsmannen om att den inte skulle kunna avge sitt yttrande senast den 31 december 2010, vilket ombudsmannen ursprungligen hade begärt. Ombudsmannen informerade klaganden om detta.

21. Den 1 februari 2011 översände kommissionen sitt yttrande till ombudsmannen, som vidarebefordrades till klaganden den 8 februari 2011 för synpunkter.

22. Klaganden inkom inte med några synpunkter.

Ombudsmannens analys och slutsatser

A. Påståendet att kommissionen underlät att motivera sitt beslut och, i sitt svar av den 22 juli 2010, felaktigt förlängde tidsfristen för att besvara den bekräftande ansökan

Argument som framförts till ombudsmannen

23. Klaganden gjorde för det första gällande att kommissionen inte hade motiverat sitt svar av den 22 juli 2010, i vilket den för andra gången förlängde tidsfristen för att fatta beslut om hans bekräftande ansökan.

24. I sitt yttrande om ombudsmannens undersökning förklarade kommissionen att denna ytterligare förlängning var nödvändig för att bedriva forskning om de handlingar som Epso innehar och för att anonymisera de handlingar som innehöll statistiska uppgifter om de sökande som deltog i uttagningsprovet. Kommissionen tillade att den bekräftande ansökan sammanföll med Epsos flytt till andra lokaler, vilket gjorde att de handlingar som Epso innehade inte var tillgängliga under en viss tid. Den bekräftande ansökan lämnades dessutom in under sommarperioden, vid en tidpunkt då både Epso och kommissionen hade färre anställda.

25. För det andra hävdade klaganden att kommissionens svar av den 22 juli 2010 felaktigt förlängde tidsfristen för att fatta beslut om den bekräftande ansökan. Han hävdade att denna ytterligare förlängning av tidsfristen stred mot förordning (EG) nr 1049/2001.

26. Kommissionen medgav i sitt yttrande att den enligt artikel 8.2 i förordning nr 1049/2001 inte hade rätt att för andra gången förlänga tidsfristen för att fatta beslut om den bekräftande ansökan. Kommissionen noterade att den redan hade bett om ursäkt i sitt svar av den 22 juli 2010 och upprepade sin ursäkt för denna försening i sitt yttrande inom ramen för denna undersökning.

Ombudsmannens bedömning

27. När det gäller klagandens första påstående noterar ombudsmannen att enligt artikel 296 i EUF-fördraget ska ”rättsakter [...] motiveras”. Enligt fast rättspraxis avseende artikel 296 FEUF ”ska den motivering som krävs enligt denna bestämmelse vara anpassad till rättsaktens beskaffenhet. Av motiveringen ska klart och tydligt framgå hur den institution som har antagit rättsakten har resonerat, så att de som berörs därav kan få kännedom om skälen för den vidtagna åtgärden och så att domstolen ges möjlighet att utföra sin prövning. Det krävs inte att alla relevanta faktiska och rättsliga omständigheter anges i motiveringen, eftersom bedömningen av om motiveringen av en rättsakt uppfyller kraven i [artikel 296 FEUF] inte ska ske endast utifrån motiveringens lydelse, utan även utifrån det sammanhang i vilket den ingår och samtliga rättsregler på det aktuella området."[4] Denna rättspraxis ska tillämpas analogt på förevarande mål.

28. I sin skrivelse av den 22 juli 2010 informerade kommissionen klaganden om att den inte hade lyckats slutföra sin bedömning av den bekräftande ansökan och att den därför inte skulle kunna fatta något beslut innan tidsfristen löpte ut. Kommissionen angav således endast att den inte skulle kunna besvara den bekräftande ansökan inom den förlängda tidsfristen. Klagandens anklagelse mot kommissionen för att den inte lämnat någon motivering är således berättigad.

29. I sitt yttrande över detta klagomål förklarade kommissionen att den inte hade kunnat hålla tidsfristen den 23 juli 2010 på grund av att den i) behövde göra efterforskningar om de handlingar som Epso innehade och var tvungen att anonymisera dem, ii) Epsos flytt till andra lokaler gjorde att handlingarna inte var tillgängliga under en viss tid och iii) den bekräftande ansökan lämnades in under sommarperioden, vid en tidpunkt då både Epso och kommissionen hade mindre personal som arbetade för dem.

30. Ombudsmannen konstaterar att ovannämnda förklaringar avseende skälen till den andra förlängningen av tidsfristen lämnades först efter antagandet av det angripna beslutet om begäran om tillgång till handlingar.

31. Under alla omständigheter noterar ombudsmannen att enligt artikel 8.1 och 8.2 i förordning 1049/2001 får tidsfristen på 15 arbetsdagar för att bedöma en bekräftande ansökan om tillgång till handlingar förlängas med ytterligare 15 arbetsdagar. Enligt rättspraxis är dessutom ”den tidsfrist på 15 arbetsdagar – som kan förlängas – inom vilken institutionen ska besvara den bekräftande ansökan, i enlighet med artikel 8.1 och 8.2 i förordning nr 1049/2001, obligatorisk.”[5] Det är således uppenbart att förordning nr 1049/2001 endast tillåter en förlängning av tidsfristen för att besvara en bekräftande ansökan.

32. Mot bakgrund av den otvetydiga ordalydelsen i förordning 1049/2001, såsom den tolkats i rättspraxis, anser ombudsmannen att kommissionen inte fick förlänga tidsfristen en andra gång efter den 23 juli 2010, vilket den gjorde i sin skrivelse av den 22 juli 2010. Såsom anges ovan bestrider kommissionen inte denna slutsats.

33. Ombudsmannen noterar dock att kommissionen har bett klaganden om ursäkt. Han noterar vidare att klaganden inte har lämnat några synpunkter på kommissionens yttrande. Under dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att det inte finns någon grund för ytterligare undersökningar av klagandens påståenden.

B. Yrkande om att kommissionen ska ge klaganden omedelbar tillgång till de begärda handlingarna

Argument som framförts till ombudsmannen

34. Klaganden yrkade att kommissionen omedelbart skulle ge honom tillgång till i) Handlingar som innehåller vissa statistiska uppgifter om sökande till uttagningsprov EPSO/AD/148/09 - RO. och ii) handlingar som innehåller den bibliografi som uttagningskommitténs ledamöter använder för att poängsätta de skriftliga proven.

35. I sitt svar på den bekräftande ansökan beviljade kommissionen tillgång till vissa handlingar rörande de statistiska uppgifter som klaganden var intresserad av. Den angav emellertid även att de begärda handlingarna antingen inte existerade eller inte kunde lämnas ut.

36. När det gäller i) den första aspekten av den bekräftande ansökan tillhandahöll kommissionen klaganden tre anonymiserade handlingar som enligt kommissionen skulle göra det möjligt för klaganden att erhålla merparten av de statistiska uppgifter som han efterfrågade. Kommissionen informerade dock också klaganden om att Epso inte hade några handlingar om hur många sökande som kallats till urvalsproven och som hade presenterats i enlighet med deras val av andraspråk.

37. När det gäller ii) den andra aspekten av den bekräftande ansökan angav kommissionen att Epso inte tenderar att behålla en "bibliografi" som sådan, i den meningen att det finns en förteckning över handlingar som uttagningskommitténs ledamöter ska använda för att poängsätta de skriftliga proven. Epso utarbetar a) interna meddelanden som uttagningskommitténs medlemmar ska använda och b) en poängtabell för varje fråga. Kommissionen anser dock att dessa två handlingar omfattades av principen om sekretess för uttagningskommitténs arbete. I detta avseende hänvisade kommissionen till artikel 6 i bilaga III till tjänsteföreskrifterna, där det fastställs att uttagningskommitténs arbete ska vara hemligt.

38. I sitt yttrande som lades fram i samband med ombudsmannens undersökning hävdade kommissionen att klagandens påstående hade förlorat sitt syfte eftersom kommissionen under tiden hade bifallit klagandens begäran, i den mån detta kunde tillgodoses.

39. Klaganden inkom inte med några synpunkter på kommissionens yttrande.

Ombudsmannens bedömning

40. Ombudsmannen konstaterar att kommissionen har förklarat att de handlingar som klaganden önskade få tillgång till inte fanns. Dessa förklaringar förefaller rimliga. Ombudsmannen noterar vidare att klaganden inte bestred kommissionens uttalanden. Under dessa omständigheter drar ombudsmannen slutsatsen att det inte förekom några administrativa missförhållanden när det gäller klagandens påstående.

41. Ombudsmannen noterar med tillfredsställelse att kommissionen inte begränsade sig till ovanstående uttalanden utan beviljade tillgång till vissa handlingar rörande de statistiska uppgifter som var av intresse för klaganden. Han noterar också att kommissionen uppmärksammade klaganden på två handlingar som rörde uttagningskommitténs arbete och förklarade att dessa handlingar var konfidentiella. Med tanke på att klaganden inte har angett att han skulle vilja få tillgång till dessa handlingar anser ombudsmannen att han i det aktuella fallet inte behöver bedöma om kommissionens ståndpunkt är korrekt.

C. Slutsatser

På grundval av sin undersökning av detta klagomål avslutar ombudsmannen det med följande slutsatser:

Det förekom inga administrativa missförhållanden när det gäller klagandens påstående. Vad gäller resten av klagomålet finns det ingen grund för ytterligare undersökningar.

Klaganden och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

P. Nikiforos Diamandouros

Utfärdat i Strasbourg den 18 januari 2012

[1] Europaparlamentets och rådets förordning (EG) nr 1049/2001 av den 30 maj 2001 om allmänhetens tillgång till Europaparlamentets, rådets och kommissionens handlingar (EGT L 145, s. 43).

[2] Klaganden bad att få veta a) hur många sökande som hade kallats till urvalsdelproven utifrån sitt val av andraspråk, b) hur många sökande som hade kallats till de skriftliga delproven utifrån sitt val av andraspråk och c) hur många sökande som hade kallats till de muntliga delproven utifrån sitt val av andraspråk.

[3] Mål T-371/03, Le Voci mot rådet, REGP 2005, s. I-A-209 och II-957.

[4] Mål C-501/00, Spanien mot kommissionen, REG 2004, s. I-6721, punkt 73.

[5] Dom av den 19 januari 2010 i de förenade målen T-355/04 och T-446/04, Co-Frutta mot kommissionen (ännu ej offentliggjord), punkt 56.