Bakgrund

1. Den 21 februari 2018 meddelade Europeiska kommissionen att Martin Selmayr, dåvarande chef för kommissionsordförandens kansli, skulle utses till generalsekreterare för att ersätta Alexander Italianer. Tidigare samma morgon meddelade Italianer formellt presidenten att han skulle gå i pension den 31 mars 2018.

2. Under de dagar och veckor som följde väcktes ett antal allvarliga farhågor om det sätt på vilket denna utnämning gjordes.

3. I detta sammanhang genomförde Europaparlamentets budgetkontrollutskott en första granskning med 195 frågor till kommissionen [1]. Under samma period mottog ombudsmannen också ett antal klagomål om hur kommissionen hade utsett sin nya generalsekreterare, varav flera lämnades in av ledamöter av Europaparlamentet.

4. Efter att ha granskat kommissionens svar på dess frågeformulär antog parlamentet den 18 april 2018 en resolution där det angav att ”utnämningen av generalsekreteraren i två steg kunde betraktas som en kuppliknande åtgärd som sträckte ut och eventuellt till och med överskred lagens gränser”[2].

5. Efter det att parlamentet antagit sin resolution inledde ombudsmannen sin undersökning. I juni 2018 mottog ombudsmannen kommissionens svar på hennes frågor [3]. Mellan juni och augusti 2018 inspekterade ombudsmannen tusentals sidor med handlingar som kommissionen slutligen gjorde tillgängliga för henne [4].

6. Den 31 augusti 2018 utfärdade ombudsmannen sina slutsatser [5]. Efter att i detalj ha redogjort för de faktiska omständigheterna identifierade hon fyra fall av administrativa missförhållanden, vilka kan sammanfattas på följande sätt:

1. Kommissionen genomförde ett urvalsförfarande för ställföreträdande generalsekreterare, inte för att fylla denna funktion, utan enbart för att se till att János Selmayr skulle kunna omplaceras till generalsekreterare.

2. Genom att hålla Roberto Italianers pensionering hemlig till sista stund skapades en situation av konstlad brådska som underlättade utnämningen av Roberto Selmayr till generalsekreterare. Trots att det framstod som brådskande fanns det inget som hindrade kommissionen från att inleda ett förfarande för att identifiera och utvärdera kandidater till befattningen som generalsekreterare innan Italianer gick i pension i slutet av mars.

3. Det uppstod en risk för intressekonflikt i samband med att Jacek Selmayr (och/eller hans underordnade i ordförandens kansli) deltog i det beslutsfattande som ledde till att den ställföreträdande generalsekreteraren tillsattes och till att meddelandet om ledig tjänst för denna tjänst godkändes (en ledig tjänst för vilken Jacek Selmayr med stor sannolikhet visste att han skulle söka, och som han senare gjorde).

4. Den kommitté bestående av högre tjänstemän som intervjuade Janusz Selmayr för tjänsten som biträdande generalsekreterare inrättades inte i enlighet med tillämpliga bestämmelser.

7. Mot bakgrund av dessa resultat rekommenderade ombudsmannen kommissionen att införa ett särskilt förfarande för utnämning av en generalsekreterare, åtskilt från andra högre utnämningar. Detta bör inbegripa offentliggörande av ett meddelande om ledig tjänst och att utnämningen i god tid förs upp på kommissionskollegiets dagordning. Hon rekommenderade också att den kommitté bestående av högre tjänstemän som utvärderar kandidater till sådana befattningar skulle utvidgas till att omfatta ledamöter utanför kommissionen. Syftet med dessa rekommendationer var att undvika att fel som de som identifierats i detta fall skulle upprepas.

8. Den 25 september 2018 sammankallade kommissionen en interinstitutionell rundabordskonferens om urval och utnämning av högre chefer. Inga ytterligare möten ägde rum. Hittills har denna rundabordsdiskussion inte lett till några konkreta slutsatser eller åtgärder från kommissionens sida.

9. Den 3 december 2018 avgav kommissionen sitt yttrande [6] om ombudsmannens iakttagelser och rekommendationer.

10. De klagande lämnade synpunkter på detta yttrande.

11. Den 13 december 2018 antog parlamentet en resolution där det ”betonar att Selmayr måste avgå som generalsekreterare och uppmanar kommissionen att anta ett nytt förfarande för utnämning av sin generalsekreterare, för att säkerställa att de högsta standarderna för öppenhet, etik och rättsstatsprincipen upprätthålls”[7].

Ombudsmannens bedömning till följd av hennes rekommendation

12. Kommissionens yttrande över ombudsmannens rekommendation innehåller ingen ny information och ändrar inte undersökningsresultaten, som i detalj visade att Selmayrs utnämning inte följde EU-lagstiftningen och inte heller kommissionens egna regler [8]. Ombudsmannen noterar följande huvudpunkter (en fullständig bedömning finns i bilagan till detta beslut):

1. Missbruk av förfarandet för utnämning av biträdande generalsekreterare

13. Kommissionens yttrande ifrågasätter inte riktigheten i det händelseförlopp som anges i ombudsmannens slutsatser [9]. I själva verket ignorerar den det helt. I kommissionens yttrande hänvisas endast till en omständighet som inte är relevant för ombudsmannens slutsatser, nämligen att meddelandet om att Italianer skulle gå i pension inte motiverade att det pågående urvalsförfarandet för en tjänst som biträdande generalsekreterare avbröts. Ombudsmannens slutsatser var inte kopplade till detta tillkännagivande, utan snarare till det faktum att åtgärder vidtogs för att omplacera Robert Selmayr till Robert Italianers tjänst innan valet av biträdande generalsekreterare hade slutförts. Det var denna ordningsföljd som visar att Selmayr inte hade för avsikt att tjänstgöra som ställföreträdande generalsekreterare.

14. Ombudsmannen vidhåller därför sin slutsats att förfarandet för urval av ställföreträdande generalsekreterare, i strid med artikel 4 i EU:s tjänsteföreskrifter [10], inte syftade till att tillsätta tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare.

2. Skapande av artificiell tidsbegränsning

15. Ombudsmannen drog slutsatsen att den konstgjorda tidsbegränsningen skapades genom att hålla Italianers pensionering hemlig till sista stund och att detta utgjorde ett administrativt missförhållande. Kommissionen har i sitt yttrande inte lagt fram någon bevisning till stöd för sin ståndpunkt att ansträngningar gjorts, fram till sista stund, för att övertyga Italianer om att inte avgå. Den valde också att inte bemöta ombudsmannens slutsats att det under alla omständigheter fanns tillräckligt med tid för att slutföra ett urvalsförfarande för tjänsten som generalsekreterare innan Italianer gick i pension den 31 mars 2018. 

16. Ombudsmannen vidhåller därför sin uppfattning att en känsla av brådska skapades på ett konstlat sätt, vilket underlättade utnämningen av János Selmayr till generalsekreterare.

3. Intressekonflikter

17. Ombudsmannen konstaterade att kommissionen hade underlåtit att vidta lämpliga åtgärder för att undvika risken för en intressekonflikt till följd av att Janusz Selmayr (och/eller andra medlemmar av ordförandens kansli under hans ledning) var inblandade i kommissionens beslutsfattande, vilket ledde till 1) att en ledig tjänst som biträdande generalsekreterare inrättades och 2) att meddelandet om ledig tjänst som biträdande generalsekreterare godkändes (en ledig tjänst som Janusz Selmayr med stor sannolikhet visste att han senare skulle söka).

18. Ombudsmannen drog slutsatsen att detta var ett administrativt missförhållande, eftersom de sökande inte bör involveras, i någon form eller i något skede, i förberedelserna eller organisationen av ett urvalsförfarande som de ansöker om. Ombudsmannen fann att detta inte bara är en princip om god förvaltning, utan att den också specificeras i lag i artikel 11a i tjänsteföreskrifterna.

19. Kommissionen har i sitt yttrande inte bestridit - för övrigt tycks den bekräfta - att János Selmayr deltog i det beslutsfattande som ledde till att en ledig tjänst tillsattes som biträdande generalsekreterare och i godkännandet av meddelandet om ledig tjänst för denna nya lediga tjänst.

20. Ombudsmannen håller inte med kommissionen om att det inte finns något rättsligt krav på att högre tjänstemän ska avstå från sådana förfaranden. I artikel 11a i tjänsteföreskrifterna anges att en tjänsteman inte får handlägga frågor där han, direkt eller indirekt, har ett personligt intresse som kan påverka hans oberoende. En tjänsteman som har för avsikt att söka, eller med stor sannolikhet kommer att söka, en tjänst har ett personligt intresse av urvalsförfarandet för den tjänsten.

21. Kommissionens svar till ombudsmannen tycks bekräfta att Jarosław Selmayr faktiskt deltog i det ovan beskrivna beslutsfattandet. Till följd av detta fanns det inte bara en risk för att en intressekonflikt skulle uppstå. Genom att delta i beslutsfattandet uppstod snarare en konkret intressekonflikt . Ombudsmannens slutsats om administrativa missförhållanden i denna fråga lyder nu som följer:

Det uppstod en risk för intressekonflikt i samband med att Jacek Selmayr (och/eller hans underordnade i talmannens kansli) deltog i det beslutsfattande som ledde till att den ställföreträdande generalsekreteraren tillsattes och till att meddelandet om ledig tjänst för denna tjänst godkändes (en ledig tjänst som Jacek Selmayr med stor sannolikhet visste att han skulle söka och som han senare gjorde).

4. Den rådgivande utnämningskommitténs sammansättning

22. Ombudsmannen konstaterade att den kommitté bestående av högre tjänstemän som intervjuade och bedömde kandidaterna till tjänsten som biträdande generalsekreterare (nämligen den rådgivande tillsättningskommittén eller den rådgivande tillsättningskommittén) inte hade inrättats i enlighet med kommitténs arbetsordning (eftersom kommissionen underlät att utse en suppleant som ersättare för Jacek Selmayr när han slutligen avskedade sig själv och sina underordnade).

23. Kommissionens framställning av de relevanta bestämmelserna är felaktig. Artikel 10 i CCA:s arbetsordning är utformad för att hantera den mycket specifika omständigheten att en ledamot i kommittén står i konflikt med varandra. János Selmayr och hans underordnade hade intressekonflikter när det gäller de olika åtgärder som vidtagits för att tillsätta tjänsten som biträdande generalsekreterare. I detta sammanhang borde artikel 10 ha tillämpats, och en suppleant borde ha valts från förteckningen över suppleanter. Detta gjordes inte, så en mindre pool av människor var inblandade i CCA.

24. Ombudsmannen vidhåller därför att tillsättningskommittén inte var sammansatt i enlighet med tillsättningskommitténs arbetsordning.

5. Utnämningsförfarande för generalsekreteraren

25. Kommissionen instämde inte i ombudsmannens rekommendation att offentliggöra ett meddelande om ledig tjänst som generalsekreterare och lämnade därmed möjligheten öppen att den i framtiden på nytt skulle utse en generalsekreterare genom en omplacering utan att tillåta behörig personal att ansöka om den lediga tjänsten som generalsekreterare.

26. Kommissionen har uppgett för parlamentet att ”kommissionens generalsekreterare inte är ett vanligt arbete”. Det är ett arbete som ”kräver inte bara särskild erfarenhet av hur kommissionen fungerar, dess arbetsmetoder, dess beslutsprocess och dess interinstitutionella roll, utan också en särskild grad av förtroende som ordföranden kan hysa för generalsekreteraren” och att det ”på sin höjd finns en handfull personer som uppfyller dessa särskilda krav”. Kommissionen har också i sina svar till parlamentet förklarat att funktionen som generalsekreterare inte är en normal funktion på generaldirektörsnivå.[11] Att omplacera en generaldirektör till tjänsten som generalsekreterare kan därför inte garantera att den bästa personen utses till tjänsten. Endast ett öppet och rättvist urvalsförfarande, där alla behöriga sökande kan ansöka och utvärderas, kan ge denna försäkran. Ombudsmannen beklagar därför kommissionens ståndpunkt.

6. Ändringar i den rådgivande utnämningskommittén

27. I sin rekommendation uppmanade ombudsmannen kommissionen att utvidga den rådgivande tillsättningskommittén till att omfatta ledamöter utanför kommissionen och att använda den rådgivande tillsättningskommittén för framtida utnämningar av generalsekreterare.

28. Kommissionen håller inte med.

29. Tillsättningskommittén består för närvarande av sex högre tjänstemän från kommissionen för utnämningsförfaranden för biträdande generalsekreterare, ett förfarande som visade sig vara avgörande för den dubbla utnämningen av János Selmayr. Ombudsmannen noterar att alla dessa högre tjänstemän har ett nära samarbete, tenderar att känna varandra väl och mycket ofta också känner kandidaterna. Det är tillrådligt att undvika situationer som kan ge upphov till tvivel om urvalsförfarandets objektivitet och oberoende. En utvidgning av medlemskapet i den centrala behöriga myndigheten skulle bidra till att öka processens legitimitet, vilket är särskilt viktigt för en nyckelbefattning som generalsekreteraren.

Slutsatser

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen dessa ärenden med följande iakttagelse:

Ombudsmannen vidhåller sina slutsatser om administrativa missförhållanden och sin rekommendation till kommissionen enligt följande:

Kommissionen bör utarbeta ett särskilt utnämningsförfarande för sin generalsekreterare, åtskilt från andra högre utnämningar.

· Ett sådant förfarande bör inbegripa offentliggörande av ett meddelande om ledig tjänst och upptagande av utnämningen på kollegiets dagordning i god tid.

· Den rådgivande kommittén för utnämningar, för framtida utnämningar av generalsekreteraren, bör också utvidgas till att omfatta ledamöter utanför kommissionen.

De klagande och kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

 

Emily O’Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 11 februari 2019

 

 

Bilaga:

 

1. Missbruk av förfarandet för utnämning av ställföreträdande generalsekreterare

Ombudsmannens slutsatser

30. Selmayr utsågs till generalsekreterare efter ett ovanligt förfarande i två steg. Detta inbegrep för det första inrättandet av en ledig tjänst som biträdande generalsekreterare och ett tre veckor långt förfarande för att tillsätta den lediga tjänsten (endast två kandidater ansökte om tjänsten, János Selmayr och en av hans underordnade). Efter det att den andra kandidaten hade dragit sig ur urvalsförfarandet utnämndes János Selmayr till biträdande generalsekreterare (vid kommissionens sammanträde den 21 februari 2018). När han hade utnämnts till biträdande generalsekreterare omplacerades han vid samma sammanträde den 21 februari omedelbart till tjänsten som generalsekreterare (efter det att Jean-Claude Juncker hade informerat kommissionskollegiet om att den sittande generalsekreteraren skulle avgå).

31. Ombudsmannens undersökning visade att förfarandet för utnämning av ställföreträdande generalsekreterare inte tjänade sitt angivna syfte, nämligen att tillsätta den vakanta tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare, utan snarare endast syftade till att säkerställa att Janusz Selmayr skulle bli juridiskt behörig att omedelbart omplaceras till generalsekreterare, utan något förfarande för att identifiera kandidater till tjänsten som generalsekreterare och jämföra deras meriter.

32. Ombudsmannen fann att detta förfarande för utnämning av en ställföreträdande generalsekreterare stred mot artikel 4 i EU:s tjänsteföreskrifter, där det anges att ”ingen utnämning eller befordran får ske i något annat syfte än för att tillsätta en ledig tjänst i enlighet med dessa tjänsteföreskrifter”.

Ombudsmannens bedömning av kommissionens yttrande

33. Kommissionen angav i sitt yttrande att ”Europeiska ombudsmannens antagande att ’det enda syftet [med förfarandet för urval av ställföreträdande generalsekreterare] var att ge Jacek Selmayr rätt att omplaceras till generalsekreterare’ är felaktigt och saknar stöd i de faktiska omständigheterna”. Kommissionen angav vidare att ”tillkännagivandet av den tidigare generalsekreterarens avsikt att gå i pension inte motiverade att ett pågående, separat och oberoende urvalsförfarande för en tjänst som ställföreträdande generalsekreterare avbröts”.

34. Ombudsmannen har i sin rekommendation visat att Jean-Claude Junckers förslag om utnämning av Selmayr till generalsekreterare inleddes innan förfarandet för utnämning av Selmayr till biträdande generalsekreterare avslutades. Det inleddes senast vid lunchtid den 20 februari, vilket var:

·  innan den andra kandidaten i det förfarandet skickade ett e-postmeddelande till GD HR om att dra tillbaka sin kandidatur (e-postmeddelandet skickades kl. 14.58 den 20 februari),

· innan rådgivande tillsättningskommittén hade avgett sitt yttrande om Jacek Selmayrs kandidatur till tjänsten (yttrandet avslutades efter kl. 18.00 den 20 februari),

· innan Jean-Claude Selmayr intervjuades för tjänsten av Jean-Claude Juncker och Günther Oettinger (denna gemensamma intervju ägde rum mellan kl. 18.30 och 20.00 den 20 februari), och

· Före kl. 20.04 den 20 februari, när Jean-Claude Junckers kansli gav instruktioner till generaldirektoratet för personal och säkerhet om att föreslå Jacek Selmayr till ställföreträdande generalsekreterare vid kommissionens sammanträde nästa morgon.

35. Denna ordningsföljd visar att Jean-Claude Juncker gick igenom det förfarande som ledde fram till utnämningen av Jarosław Selmayr till biträdande generalsekreterare trots att han själv tidigare hade inlett förfarandet för att föreslå Jarosław Selmayr till generalsekreterare. Denna ordningsföljd visar att förfarandet med ställföreträdande generalsekreterare inte tjänade sitt angivna syfte, nämligen att tillsätta en ledig tjänst som ställföreträdande generalsekreterare, utan endast syftade till att se till att Jacek Selmayr skulle bli juridiskt behörig att omplaceras till tjänsten som generalsekreterare vid sammanträdet den 21 februari. Bevisen tyder nämligen på att Selmayr aldrig haft för avsikt att tjänstgöra som ställföreträdande generalsekreterare. Ombudsmannen erinrar återigen om att det i artikel 4 i EU:s tjänsteföreskrifter anges att ”ingen tillsättning eller befordran får ske i något annat syfte än för att tillsätta en ledig tjänst i enlighet med dessa tjänsteföreskrifter”.

36. Kommissionens yttrande ifrågasätter inte riktigheten i den ordningsföljd som fastställts av ombudsmannen. I själva verket ignorerar den det helt. I kommissionens yttrande hänvisas det snarare endast till en omständighet som inte är relevant för ombudsmannens slutsatser. Den har gjort gällande att meddelandet om att Roberto Italianer skulle gå i pension inte motiverade att det pågående urvalsförfarandet för en tjänst som biträdande generalsekreterare avbröts. Ombudsmannen håller med om att tillkännagivandet av att Italianer går i pension inte i sig skulle ha motiverat att urvalsförfarandet för utnämning av en ställföreträdande generalsekreterare avbröts. Ombudsmannens slutsatser var dock inte kopplade till detta tillkännagivande, utan snarare till det faktum att åtgärder vidtogs för att omplacera Robert Selmayr till Robert Italianers tjänst, vilket skedde innan valet av ställföreträdande generalsekreterare hade slutförts. Det var denna ordningsföljd som visar att Selmayr inte hade för avsikt att tjänstgöra som ställföreträdande generalsekreterare. Snarare var avsikten alltid att göra honom till generalsekreterare (och förfarandet med ställföreträdande generalsekreterare tjänade endast till att göra det juridiskt möjligt för honom att omplaceras till generalsekreterare [12]).

37. Ombudsmannen vidhåller därför sin slutsats att förfarandet för urval av ställföreträdande generalsekreterare, i strid med artikel 4 i EU:s tjänsteföreskrifter, inte syftade till att tillsätta tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare.

2. Skapandet av en konstgjord tidsbegränsning

Ombudsmannens slutsatser

38. I sin rekommendation fastställde ombudsmannen att Italianers förestående pensionering hölls hemlig fram till sista stund (dvs. fram till kommissionens möte den 21 februari då Selmayr omplacerades till tjänsten som generalsekreterare). Ombudsmannen fann att denna sekretess användes för att skapa en artificiell känsla av brådska.

39. Ombudsmannen konstaterade vidare att även om Italianers pensionering inte hade varit känd förrän den 21 februari, fanns det inget som hindrade kommissionen från att den 21 februari inleda ett öppet urvalsförfarande för tjänsten som generalsekreterare. Det finns uppgifter som tyder på att ett sådant förfarande kunde ha slutförts i god tid före den dag då Daniele Italianer gick i pension från kommissionen (vilket skedde den 31 mars 2018).

40. Ombudsmannen drog slutsatsen att skapandet av en konstlad tidsbegränsning utgjorde ett administrativt missförhållande.

Ombudsmannens bedömning av kommissionens yttrande

41. I sitt yttrande förklarade kommissionen att ”kommissionen [..] avvisar iakttagelsen att den skulle ha skapat en konstlad tidsbegränsning, På denna punkt försökte både talmannen och hans tidigare kanslichef fram till allra sista dagen övertyga den tidigare generalsekreteraren om att stanna kvar i sin befattning, och det var först den 20 februari 2018 som den tidigare generalsekreterarens avgång meddelades kommissionens ordförande, när han informerade talmannen om sin avsikt att lämna in sin pensionsskrivelse nästa morgon.

42. Ombudsmannen granskade noggrant kommissionens handlingar som gjordes tillgängliga för henne. Hon noterar att hon särskilt bad kommissionen om alla meddelanden till/från ordförandens kansli (som leddes av Robert Selmayr vid den tidpunkten) och till/från Robert Italianer i samband med Robert Italianers pensionering. Kommissionen har inte lagt fram några bevis, till exempel i form av e-postmeddelanden eller anteckningar, som tyder på att några ansträngningar har gjorts för att övertyga Italianer om att inte avgå. Tvärtom tyder skriftlig bevisning på att Jean-Claude Juncker och Jean-Claude Selmayr, åtminstone från mitten av januari 2018, visste att han skulle gå i pension och att planer på att förvalta arvet hade införts.

43. Jean-Claude Juncker (och Jean-Claude Selmayr) kände till Italianers avsikt att gå i pension i minst två år. I mitten av januari 2018 (senast) bekräftade Italianer för Juncker och Selmayr att han skulle gå i pension.[13] Redan den 20 februari 2018 kunde kommissionen ha sett till att Italianers pensionering kunde föras upp på dagordningen för kommissionens sammanträde den 21 februari. Ombudsmannen noterar att generaldirektoratet för personal och säkerhet informerades om Jean-Claude Junckers instruktioner att föreslå Selmayr till generalsekreterare före kl. 13.23 den 20 februari 2018. Det fanns således gott om tid att föra upp denna punkt på dagordningen för kommissionens möte den 21 februari. Denna slutsats styrks av det faktum att förslaget att utnämna Janusz Selmayr till ställföreträdande generalsekreterare fördes upp på föredragningslistan för mötet den 21 februari (förteckningen över föreslagna utnämnda personer, som skickades ut för detta möte, ändrades för att inkludera förslaget att utnämna Janusz Selmayr) trots att förslaget att utnämna honom till ställföreträdande generalsekreterare delgavs generaldirektoratet för personal och säkerhet av Jean-Claude Junckers kansli den 20 februari kl. 20.04.

44. Kommissionen förklarade i sitt yttrande till ombudsmannen att Jean-Claude Juncker har rätt att när som helst lägga till punkter på dagordningen för kommissionens sammanträden. Om en fråga verkligen uppstår i sista minuten är det rimligt att den kan läggas till på föredragningslistan i sista minuten. Det är emellertid inte sant att Jean-Claude Juncker hade kännedom om att Italianer hade gått i pension i sista minuten. Snarare visste han i god tid att Mr Italianer skulle gå i pension. Han visste säkert vid lunchtid den 20 februari när instruktioner utfärdades till generaldirektoratet för personal och säkerhet om att utarbeta dokumentationen om omplaceringen av Jacek Selmayr till tjänsten som generalsekreterare. Detta leder ombudsmannen till slutsatsen att det inte fanns något praktiskt hinder som hindrade Jean-Claude Juncker från att lägga till punkten på föredragningslistan och att skälet till att den inte lades till på föredragningslistan i god tid var att upprätthålla sekretess i syfte att på konstlad väg skapa en känsla av brådska.

45. Ombudsmannen noterar också att kommissionen i sitt yttrande till ombudsmannen har valt att inte ta upp hennes slutsats att även om Italianers pensionsplaner inte hade varit kända förrän i mitten av februari 2018 fanns det fortfarande tillräckligt med tid för att slutföra ett urvalsförfarande enligt artikel 29 i EU:s tjänsteföreskrifter för tjänsten som generalsekreterare (innan Italianer gick i pension den 31 mars 2018). Hon noterar att om det var möjligt att slutföra urvalsförfarandet för den lediga tjänsten som biträdande generalsekreterare under de tre veckorna fram till den 21 februari 2018 skulle det säkerligen ha varit möjligt att slutföra ett urvalsförfarande för den lediga tjänsten som generalsekreterare under de fem veckorna mellan den 21 februari och den 28 mars 2018 (vilket var datumet för det sista kommissionssammanträdet innan Italianer gick i pension från kommissionen den 31 mars 2018).

46. Ombudsmannen vidhåller därför sin uppfattning att en känsla av brådska skapades på konstlad väg. Detta var ett administrativt missförhållande.

3. Intressekonflikter

Ombudsmannens slutsatser

47. I sin rekommendation konstaterade ombudsmannen att kommissionen hade underlåtit att vidta lämpliga åtgärder för att undvika risken för en intressekonflikt till följd av att Janusz Selmayr (och/eller andra medlemmar av ordförandens kansli under hans ledning) var inblandade i kommissionens beslutsfattande, vilket ledde till 1) att en ledig tjänst som biträdande generalsekreterare inrättades och 2) att meddelandet om ledig tjänst som biträdande generalsekreterare godkändes (en ledig tjänst som Janusz Selmayr senare skulle söka).

48. Ombudsmannen drog slutsatsen att detta var ett administrativt missförhållande, eftersom de sökande inte bör involveras, i någon form eller i något skede, i förberedelserna eller organisationen av ett urvalsförfarande som de ansöker om. Ombudsmannen konstaterade att detta inte bara är en princip om god förvaltning, utan också en rättsprincip som återspeglas i artikel 11a i tjänsteföreskrifterna.

Ombudsmannens bedömning av kommissionens yttrande

49. I sitt yttrande över ombudsmannens slutsatser angav kommissionen att ”det varken är rättsligt nödvändigt eller praktiskt – och därmed inte kommissionens praxis – för en högre tjänsteman att avstå från att bidra till utarbetandet av meddelanden om lediga tjänster för tjänster som han eller hon kan tänkas ha för avsikt att söka i framtiden”. Kommissionen angav vidare att ”[d]et bör också noteras att det meddelande om ledig tjänst som kollegiet antog i förevarande fall och som offentliggjordes den 31 januari inte i sak skilde sig från det meddelande om ledig tjänst som tidigare hade offentliggjorts för exakt samma funktion”.

50. Inledningsvis noterar ombudsmannen att kommissionens yttrande inte förnekar - det verkar faktiskt bekräfta - att János Selmayr deltog i det beslutsfattande som ledde till inrättandet av en ledig tjänst som biträdande generalsekreterare och i godkännandet av meddelandet om ledig tjänst för denna nya lediga tjänst.

51. Ombudsmannen håller inte med kommissionen om att det inte finns något rättsligt krav på att högre tjänstemän ska avstå från att utarbeta meddelanden om lediga tjänster som de senare ansöker om. I artikel 11a i tjänsteföreskrifterna anges att en tjänsteman inte får behandla en fråga där han, direkt eller indirekt, har ett personligt intresse som kan påverka hans oberoende. En tjänsteman som har för avsikt att, eller med stor sannolikhet kommer att, söka en tjänst har ett personligt intresse av förfarandet för den lediga tjänsten.

52. När det gäller frågan huruvida det var praktiskt möjligt för högre tjänstemän att avsäga sig sådana förfaranden, var det uppenbart att det helt och hållet låg inom Janusz Selmayrs befogenhet att avsäga sig de aktuella beslutsförfarandena. Det faktum att han inte gjorde det var inte för att han inte kunde göra det, utan helt enkelt för att han valde att inte göra det. Ombudsmannen har i detta sammanhang i åtanke att Alain Selmayr vid tidpunkten för dessa beslutsprocesser var medveten om att Alain Italianer snart skulle gå i pension (han var medveten om denna information åtminstone från mitten av januari 2018). Ombudsmannen noterar också att Selmayr, i egenskap av högre tjänsteman, rättsligt antas känna till EU:s tjänsteföreskrifter. Som sådan skulle han ha varit medveten om att han inte kunde omplaceras till tjänsten som generalsekreterare från sin dåvarande befattning (han innehade sedan juli 2014 en tjänst på direktörsnivå i sin grundkarriär) och att han inte skulle ha laglig rätt att omplaceras till tjänsten som generalsekreterare (när Antonio Italianer formellt meddelade att han gick i pension) utan att först tillträda en tjänst på generaldirektörsnivå. Tjänsten som biträdande generalsekreterare är en tjänst på generaldirektörsnivå. Detta förklarar i själva verket varför János Selmayr ansökte om tjänsten som ställföreträdande generalsekreterare (eftersom det framgår av handlingarna i målet att hans slutliga avsikt inte var att tjänstgöra som ställföreträdande generalsekreterare, utan snarare att tillträda tjänsten som generalsekreterare).[14]

53. Eftersom kommissionens svar till ombudsmannen tycks bekräfta att Jarosław Selmayr faktiskt deltog i det ovan beskrivna beslutsfattandet fanns det inte bara en risk för att en intressekonflikt skulle uppstå. Genom att delta i beslutsfattandet uppstod snarare en konkret intressekonflikt . Ombudsmannen kommer således att göra nödvändiga ändringar i sina slutsatser.

54. Kommissionen angav i sitt yttrande till ombudsmannen att meddelandet om ledig tjänst från den ställföreträdande generalsekreteraren inte i sak skilde sig från det meddelande om ledig tjänst som tidigare offentliggjorts för samma befattning. Ombudsmannen konstaterar att det saknar betydelse, när det gäller att konstatera att Janusz Selmayrs deltagande i förfarandet för den lediga tjänsten utgjorde en ”intressekonflikt”, huruvida texten i meddelandet om den lediga tjänsten faktiskt ändrades i det beslutsförfarande som Janusz Selmayr deltog i. Enbart det faktum att han deltog i förfarandet för godkännande av meddelandet om ledig tjänst för en tjänst som han senare skulle ansöka om utgjorde en ”intressekonflikt”.

55. Det är emellertid i detta sammanhang värt att notera att kommissionen i sitt yttrande över ombudsmannens rekommendation valde att inte nämna att Janusz Selmayr också deltog i beslutsfattandet för inrättandet av den lediga tjänst som han senare ansökte om (denna vakans uppstod när kommissionen den 31 januari 2018 tillkännagav utnämningen av en sittande biträdande generalsekreterare till generaldirektör för rättsliga frågor och konsumentfrågor, med verkan från och med den 1 mars 2018). (se särskilt punkterna 35 och 36 i ombudsmannens rekommendation [15]).

56. Ombudsmannen fann att för att till och med undvika en risk för intressekonflikt borde Jarosław Selmayr redan i januari 2018 ha avsagt sig allt deltagande i de relevanta beslutsprocesserna för att skapa den lediga tjänsten och godkänna meddelandet om den lediga tjänsten (och ordförandens kansli som han hade hierarkisk kontroll över). Kommissionens yttrande bekräftar att Janusz Selmayr inte bara formellt avstod från dessa förfaranden, utan att han faktiskt deltog i dem. Detta deltagande utgjorde en intressekonflikt.

4. Den rådgivande utnämningskommitténs sammansättning

Ombudsmannens slutsatser

57. Ombudsmannen konstaterade att den kommitté bestående av högre tjänstemän som intervjuade och bedömde kandidaterna till tjänsten som biträdande generalsekreterare (nämligen den rådgivande tillsättningskommittén eller den rådgivande tillsättningskommittén) inte hade inrättats i enlighet med kommitténs arbetsordning (eftersom kommissionen underlät att utse en suppleant som ersättare för Jacek Selmayr när han slutligen avsade sig själv och sina underordnade från att delta i förfarandet).

Ombudsmannens bedömning av kommissionens yttrande

58. Kommissionen angav i sitt yttrande att ”den rådgivande tillsättningskommittén var sammansatt i full överensstämmelse med alla tillämpliga arbetsordningar.” Enligt kommissionen var artikel 10 i den rådgivande tillsättningskommitténs arbetsordning inte tillämplig i detta fall, eftersom ”ersättandet av ordförandens kanslichef under exceptionella omständigheter uttryckligen föreskrivs i artikel 8.2 andra stycket i samma regler. Denna bestämmelse infördes av kommissionen i oktober 2015 och utgör en senare bestämmelse som särskilt syftar till att ta itu med ersättandet av ordförandens kanslichef i den rådgivande utnämningskommittén. Det utgör en lex specialis för att ersätta en viss person, dvs. chefen för ordförandens kansli, med undantag för tillämpningen av andra allmänna bestämmelser, såsom artikel 10 i rättegångsreglerna”.

59. Ombudsmannen motsätter sig kommissionens representation av de relevanta reglerna. Artikel 10 i CCA:s arbetsordning är en lex specialis som är utformad för att hantera en mycket specifik omständighet, nämligen när en ledamot i kommittén står i konflikt med varandra.  Selmayr ansåg slutligen att han inte längre kunde delta i förfarandet för val av ställföreträdande generalsekreterare (han ansåg, om än för sent, att ett sådant deltagande skulle utgöra en intressekonflikt). Han ansåg också att de ersättningar som föreskrivs i artikel 8 i reglerna också skulle vara motstridiga (eftersom de stod under hans hierarkiska kontroll). I detta sammanhang borde artikel 10 i reglerna ha tillämpats, och en suppleant borde ha valts från förteckningen över suppleanter. Detta gjordes inte.

60. Ombudsmannen vidhåller därför sin åsikt att en suppleant borde ha utsetts från förteckningen över föredragande. Eftersom detta inte skedde var tillsättningskommittén inte sammansatt i enlighet med tillsättningskommitténs arbetsordning.

Ytterligare punkter som tagits upp av kommissionen

1. Omplaceringar med tjänster

61. Ombudsmannen drog i sin rekommendation slutsatsen att en ”omplacering med tjänst” inte kan användas för att flytta en tjänsteman som innehar en tjänst på direktörsnivå upp till en tjänst på generaldirektörsnivå utan något förfarande för att jämföra meriterna hos behörig personal (se bilaga II till rekommendationen).

62. Denna slutsats var relevant för undersökningen. Ombudsmannen konstaterade att János Selmayr (under sin grundkarriär) innehade en tjänst på direktörsnivå (dvs. en nivå under en tjänst på generaldirektörsnivå). Det faktum att han blev ställföreträdande generalsekreterare (som är en tjänst på generaldirektörsnivå) bidrog därför till att han skulle bli rättsligt berättigad till en ”omplacering” till tjänsten som generalsekreterare (när Robert Italianer formellt meddelade att han skulle gå i pension [16]).

63. I sitt yttrande höll kommissionen inte med ombudsmannen. Den angav att ”ordförandens tidigare kanslichef var – och är fortfarande – tjänsteman i tjänstegruppen AD med lönegrad AD15. Han skulle därför ha kunnat överföras till tjänsten som generalsekreterare i enlighet med artikel 7 utan att ha utnämnts till tjänsten som biträdande generalsekreterare”(vår kursivering).

64.  Ombudsmannen vidhåller sin åsikt att utnämningen av János Selmayr till ställföreträdande generalsekreterare var nödvändig för att János Selmayr rättsligt skulle kunna omplaceras till generalsekreterare. Detta synsätt är inte bara förenligt med rättspraxis, utan förklarar även de ansträngningar som gjorts för att göra Javier Selmayr till ställföreträdande generalsekreterare i god tid före mötet den 21 februari, då det formellt tillkännagavs att Javier Italianer skulle gå i pension.

65. Ombudsmannen noterar vidare att hennes tolkning av ”omplaceringar med tjänst” är helt i linje med kommissionens praxis. Ombudsmannen konstaterade att av de 45 ”omplaceringarna” till generaldirektören i Junckerkommissionen (inklusive den tidigare generalsekreteraren) finns det inte ett enda exempel på att en direktör tar på sig rollen som generaldirektör genom ett förfarande för ”omplacering med befattning”.

66. Ombudsmannen påpekar också att kommissionens uttalande motsäger följande uttalande som kommissionen skickade till ombudsmannen i juni 2018 och sedan citerade igen i sitt yttrande av den 3 december: ”Den person som för närvarande innehar tjänsten uppfyller till fullo dessa krav, liksom alla förfarandevillkor som fastställs i EU:s tjänsteföreskrifter: i egenskap av AD15-tjänsteman med åtta års erfarenhet av högre chefsbefattningar vid kommissionen och sju års yrkeserfarenhet innan han kom till kommissionen – personen var fullt kvalificerad att överföras till tjänsten som generalsekreterare, efter det att han utnämnts till biträdande generalsekreterare, genom ett beslut av kollegiet i enlighet med artikel 7.1 i EU:s tjänsteföreskrifter ” (vår kursivering, fotnoter utelämnas).

2. Ombudsmannens pressmeddelande

67. I sitt yttrande kritiserar kommissionen ordalydelsen i ett pressmeddelande som ombudsmannen offentliggjorde för att informera allmänheten om sin rekommendation i denna undersökning. Kommissionen anser att ett uttalande i pressmeddelandet om att ”det administrativa missförhållandet uppstod på grund av att kommissionen inte följde de relevanta reglerna korrekt, vare sig i bokstav eller anda”(understrykning tillagd av ombudsmannen) är vilseledande. Till stöd för sin uppfattning har kommissionen anfört att rekommendationen inte innehåller några bevis för att de relevanta reglerna inte har följts.

68.  I sin rekommendation angav ombudsmannen uttryckligen att artikel 4 i EU:s tjänsteföreskrifter (se punkt 75 i hennes rekommendation och punkterna 13 och 17 i detta beslut) och artikel 11a i EU:s tjänsteföreskrifter (se punkterna 40–44 i hennes rekommendation och punkterna 25 och 28 i detta beslut) inte respekterades av kommissionen under det urvalsförfarande som ledde till att Selmayr utnämndes till ställföreträdande generalsekreterare. Hon uppgav också att kommissionen inte agerade i enlighet med reglerna för den rådgivande tillsättningskommittén (punkterna 65–68 i hennes rekommendation och punkterna 36–38 i detta beslut).

69. Ombudsmannen anser därför att hennes pressmeddelande korrekt återspeglade ombudsmannens rekommendation.

3. Selmayrs rätt att bli hörd

70. I kommissionens yttrande hävdas att ombudsmannen inte hörde Selmayr.

71. Ombudsmannen undersöker EU-institutionernas förvaltning, inte enskilda personers. I detta fall hördes kommissionen skriftligen och vid flera möten mellan juni och augusti 2018. Liksom i alla ombudsmannens undersökningar är det institutionens ansvar att inhämta all relevant information från sin personal innan den svarar ombudsmannen. Om en undersökning omfattar åtgärder som vidtas av särskild personal eller särskilda enheter (vilket de mycket ofta gör) kan institutionen välja att samråda med berörd personal för att förbereda sitt svar till ombudsmannen.

72. Om kommissionen hade ansett det lämpligt att kontakta Italianer för att få information som svar till ombudsmannen, skulle den ha kunnat göra det.

73. Ombudsmannens mandat omfattar EU:s institutioner, organ och byråer. I detta sammanhang är det normalt inte nödvändigt för henne att identifiera enskilda tjänstemän i sina rekommendationer och beslut. I det aktuella fallet tog hon emellertid steget att identifiera tre tjänstemän från kommissionen i sin rekommendation, däribland Selmayr och Italianer [17]. Denna identifiering av tre tjänstemän var nödvändig för att säkerställa att hennes rekommendation var tydlig och otvetydig. För att följa dataskyddsreglerna informerade ombudsmannen dessa tre tjänstemän om sin rekommendation innan den offentliggjordes. 

 

 

[1] Närmare uppgifter om parlamentets utredning finns här: http://www.europarl.europa.eu/committees/en/cont/subject-files.html?id=20180326CDT02181.

[2] Europaparlamentets resolution av den 18 april 2018 om kommissionens integritetspolicy, särskilt utnämningen av Europeiska kommissionens generalsekreterare, P8_TA-PROV(2018)0117, finns här: http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&reference=P8-TA-2018-0117&language=EN&ring=B8-2018-0214.

[3] Kommissionens svar på dessa frågor finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/correspondence.faces/en/97356/html.bookmark

[4] https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/99793

[5] Finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651

[6] Kommissionens yttrande finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/107213.

[7] http://www.europarl.europa.eu/sides/getDoc.do?type=TA&language=EN&reference=P8-TA-2018-0531

[8] Vid kommissionens presskonferens mitt på dagen den 4 september 2018 sade kommissionens chefstalesperson följande: ”Ombudsmannen bestrider varken kandidatens laglighet eller behörighet.” http://ec.europa.eu/avservices/video/player.cfm?sitelang=en&ref=I159943

När det gäller frågans laglighet påpekade ombudsmannen i sin rekommendation att hon instämde i Europaparlamentets bedömning att de dubbla utnämningarna ”utsträckte och eventuellt till och med överskred lagens gränser”. I rekommendationen noterades dessutom att artikel 4 i EU:s tjänsteföreskrifter (se punkt 75 i hennes rekommendation) och artikel 11a i EU:s tjänsteföreskrifter (se punkterna 40–44 i hennes rekommendation) inte hade respekterats.

[9] För närmare uppgifter om denna ordningsföljd, se punkt 34 nedan.

[10] I artikel 4 anges att ”ingen tillsättning eller befordran får ske i något annat syfte än för att tillsätta en ledig tjänst i enlighet med dessa tjänsteföreskrifter”.

[11] Svar till parlamentet, fråga 1, 4 april 2018, finns här: http://www.europarl.europa.eu/cmsdata/141000/Commission%20replies%20CONT%2004042018.pdf.

[12] Se bilaga II till ombudsmannens rekommendation, som finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651

[13] Se punkterna 32 och 76 i ombudsmannens rekommendation: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651

[14] Ombudsmannen påminner om att kommissionen i sitt svar till parlamentet av den 4 april (tillgängligt på http://www.europarl.europa.eu/cmsdata/141000/Commission%20replies%20CONT%2004042018.pdf) uppgav (se kommissionens svar på fråga 11) att ”ordföranden hade ett förståeligt intresse av att garantera att institutionen fungerar smidigt även om Italianer gick i pension, och det har förts diskussioner och reflektioner i denna fråga sedan andra halvåret 2017 och mer i detalj i början av 2018. Ett möjligt alternativ i början av 2018 var att överföra Jacek Selmayr, en högre chef med den lönegrad som krävs och åtta års erfarenhet av högre chefsbefattningar inom kommissionen och som hade ordförandens nödvändiga förtroende, till tjänsten som generalsekreterare. För att säkerställa att en sådan eventuell överföring inte bara skulle vara förenlig med lagen, utan även med kommissionens praxis, deltog János Selmayr från och med den 31 januari 2018 i ett fullständigt urvalsförfarande för tjänsten som generaldirektör/biträdande generaldirektör ...” (understrykning tillagd).

[15] Finns här: https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/102651.

[16] Se punkterna 1 och 2. 27–30 och bilaga II till ombudsmannens rekommendation. Se även fotnot 9 i detta beslut.

[17] Den tredje personen som identifierades var Paraskevi Michou. Vid kommissionens presskonferens mitt på dagen den 4 september 2018 uppgav kommissionens chefstalesperson två gånger att Michou hade ansökt om tjänsten som generaldirektör, medan ombudsmannen konstaterar att hon inte ansökte om tjänsten utan i själva verket omplacerades på initiativ av ordförande Jean-Claude Juncker.