Bakgrund till klagomålet

1. Från och med maj 2018 kan kommuner i EU genom en ”ansökningsomgång” ansöka hos EU-kommissionen om finansiering av kostnadsfria WiFi-hotspots på offentliga platser. Projektet går under namnet ”WiFi4EU”. Under de kommande två åren kommer ytterligare tre WiFi4EU-ansökningsomgångar att inledas, ungefär en var sjätte månad (den senaste inleddes i november 2018). WiFi4EU-finansierade nätverk kommer att vara kostnadsfria, fria från reklam och insamling av personuppgifter [1].

2. Klaganden, en journalist från Bryssel, begärde att kommissionen skulle ge honom tillgång till handlingar som rörde ett tekniskt problem som påverkade den första ansökningsomgången för WiFi4EU-portalen.

3. Kommissionen beviljade klaganden partiell tillgång till tio handlingar. Klaganden var missnöjd med kommissionens svar och lämnade in en begäran om översyn [2]. Han tog upp två frågor. För det första ansåg klaganden att kommissionen hade underlåtit att lämna ut ett svar från kommissionens rättstjänst. För det andra var klaganden missnöjd med de maskeringar som kommissionen hade gjort av tre handlingar (handlingarna 1, 3 och 9) på grund av att delar av dessa handlingar inte omfattades av hans begäran. Med ”utanför tillämpningsområdet” menade kommissionen att uppgifterna i dessa avsnitt inte avsåg de uppgifter som klaganden hade begärt.  Klaganden hävdade att detta var ”ologiskt, stilistiskt” med tanke på innehållet i de stycken som omger de maskerade delarna.

4. Den 27 september 2018 lämnade kommissionen ut rättstjänstens svar. Kommissionen underlät emellertid att besvara klagandens invändning avseende maskeringarna och argumentet att kommissionen felaktigt hade klassificerat vissa delar av handlingarna 1, 3 och 9 som delar som inte omfattades av klagandens begäran. Därför tog klaganden samma dag på nytt upp denna fråga med kommissionen. Kommissionen försäkrade klaganden om att den skulle lämna sitt svar så snart som möjligt.

5. Efter att inte ha fått något svar skickade klaganden den 15 oktober 2018 en påminnelse till kommissionen om att han skulle vända sig till ombudsmannen om han inte fick något svar inom en dag. När klaganden inte fick något svar vände han sig till ombudsmannen den 16 oktober 2018.

Utredningen

6. Ombudsmannen inledde en undersökning av klagomålet om att kommissionen

1. inte hade besvarat den del av klagandens begäran om omprövning som avsåg maskeringarna av handlingarna 1, 3 och 9 inom den tidsfrist som anges i förordning (EG) nr 1049/2001, och

2. Det var fel att klassificera vissa delar av handlingarna 1, 3 och 9 som ”utanför tillämpningsområdet för klagandens begäran” och därmed maskera dem.

7. Ombudsmannens undersökningsgrupp kontaktade kommissionen, inspekterade handlingarna i fråga och uppmanade kommissionen att svara på klagandens begäran om översyn. Den 26 oktober 2018 besvarade kommissionen därefter klagandens begäran om översyn [3]. Den beviljade allmänheten tillgång till handling 1 (där endast personuppgifter maskerades), fullständig tillgång till två bilagor till handling 9 och bredare partiell tillgång till handlingarna 3 och 9, och maskerade endast ett stycke i var och en av de två handlingarna.

8. I sitt omprövningsbeslut uppgav kommissionen också att de maskerade delarna av handlingarna, som den sade inte omfattades av klagandens begäran, gjorde det eftersom de ”inte rör den första ansökningsomgången, utan eventuella framtida ansökningsomgångar”.

9. Efter kommissionens beslut bekräftade klaganden för ombudsmannen att han var nöjd med kommissionens mer omfattande utlämnande av de begärda handlingarna.  Han uppgav dock att han ville att ombudsmannen skulle bedöma om de avsnitt i handlingarna 3 och 9 som inte hade lämnats ut verkligen inte omfattades av hans ursprungliga begäran.

Ombudsmannens bedömning

10. Efter klagandens begäran om översyn beviljade kommissionen ökad partiell tillgång till handlingarna och lämnade ut de flesta avsnitt i de relevanta handlingar som ursprungligen hade maskerats. Endast en punkt i var och en av de två handlingarna förblev maskerad, eftersom kommissionen ansåg att dessa två punkter inte omfattades av klagandens begäran.

11. Ombudsmannens undersökningsgrupp granskade de oredigerade versionerna av handlingarna i fråga. Den har fastställt att de maskerade punkterna inte rör klagandens ursprungliga begäran om att få handlingar om ett tekniskt problem som påverkade WiFi4EU-portalens första ansökningsomgång. . De maskerade styckena avser snarare eventuella framtida ansökningsomgångar.  

12. Eftersom kommissionen har beviljat partiell tillgång till handlingarna i fråga, genom att endast maskera de delar som inte omfattades av klagandens begäran, finner ombudsmannen att ärendet har avgjorts av institutionen.

13. Trots att kommissionen hade rättslig grund för att maskera de två styckena om eventuella framtida ansökningsomgångar anser ombudsmannen att kommissionen ändå kunde ha övervägt om de två styckena kunde ha lämnats ut till klaganden.  Ett sådant pragmatiskt och medborgarvänligt tillvägagångssätt skulle visa ett engagemang för öppenhet, undvika ett falskt intryck av sekretess och minska sannolikheten för en ny begäran om tillgång till handlingar för de delar som rör eventuella framtida ansökningsomgångar, vilket är onödigt byråkratiskt.

Slutsats

På grundval av undersökningen avslutar ombudsmannen detta ärende med följande slutsats:

Genom att bevilja utökad partiell tillgång till handlingarna i fråga har Europeiska kommissionen avgjort klagomålet.

Klaganden och Europeiska kommissionen kommer att underrättas om detta beslut.

Förslag till förbättringar

14. I fall som detta, där endast begränsade delar av en handling som övervägs för utlämnande tekniskt sett kan anses ligga utanför tillämpningsområdet för begäran om allmänhetens tillgång till handlingar, bör kommissionen överväga om ett utlämnande ändå skulle vara förenligt med förordning (EG) nr 1049/2001 och på så sätt undvika att ge medborgarna ett falskt intryck av bristande öppenhet.

Emily O'Reilly

Europeiska ombudsmannen

Strasbourg den 30 november 2018

[1] https://ec.europa.eu/digital-single-market/en/policies/wifi4eu-free-wi-fi-europeans.

[2] En så kallad bekräftande ansökan i enlighet med artikel 7.2 i förordning (EG) nr 1049/2001, som finns här: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=en.

[3] Ett så kallat bekräftande beslut, se artikel 8 i förordning 1049/2001.