Kära L.,
Den 23 juni 1998 ingav ni ett klagomål till Europeiska ombudsmannen angående det interna uttagningsprovet KOM/T/A/98 och uttagningskommitténs vägran att tillåta er att göra om den muntliga tentamen som ni hade deltagit i trots att ni hade medicinerats på läkarorder på grund av en olycka.
Den 22 juli 1998 vidarebefordrade jag klagomålet till Europeiska kommissionens ordförande. Kommissionen översände sitt yttrande den 9 november 1998 och jag översände det till er med en uppmaning att inkomma med synpunkter, om ni så önskade. Den 7 december 1998 mottog jag Era synpunkter på kommissionens yttrande.
Jag skriver nu för att låta er veta resultatet av de undersökningar som har gjorts.

Klagomålet

Klaganden hade deltagit i det interna uttagningsprovet KOM/T/A/98. Han hade klarat de två skriftliga proven. Den 27 april 1998 avlade han det muntliga provet.
Den 2 april 1998 råkade han ut för en olycka som en vecka senare ledde till en allvarlig trombos i benet. Klaganden kunde således inte arbeta i mer än tre veckor fram till dagen för det muntliga provet. För att kunna delta i provet återvände han till arbetet. Han hade inte bett om en senareläggning av tentamensdatumet eftersom det i inbjudan otvetydigt angavs att det inte var möjligt. Han var under medicinering på läkarens order när han deltog i den muntliga tentamen. Läkemedlet gjorde honom ovanligt trött, ett tillstånd som han försökte kompensera med en motsvarande konsumtion av kaffe. Under den muntliga tentamen upplevde han att detta hade ökat hans nervositet.
Den 15 maj 1998 skickade uttagningskommittén en skrivelse till klaganden, i vilken han informerades om resultaten och förklarade att han inte hade klarat provet, eftersom han endast hade erhållit 88,33 poäng, medan det minimum som krävdes var 90 poäng.
Den 25 maj 1998 överklagade klaganden och begärde omprövning av sina examensresultat. Den 10 juni 1998 bekräftade uttagningskommittén att hans poäng exakt motsvarade de poäng som uttagningskommittén hade gett. Nämnden sympatiserade med klagandens situation och förklarade att han kunde ha kontaktat uttagningskommitténs sekreterare för att förklara sitt problem när han återvände till arbetet den 14 april 1998 eller alternativt ha talat med ledamöterna i uttagningskommittén i början av det muntliga provet. Detta skulle ha gjort det möjligt för dem att vidta de åtgärder som de ansåg nödvändiga, till exempel kunde de ha skjutit upp sin muntliga tentamen till ett senare datum.
Den 23 juni 1998 skrev klaganden på nytt till uttagningskommitténs ordförande. Han påpekade att han återupptog sitt arbete först den 27 april 1998, dagen för sin muntliga tentamen, och att det var först under den muntliga tentamen som han blev medveten om den onormala reaktionen i hans kropp under stressiga förhållanden.

Frågeställningen

I
sitt yttrande framförde kommissionen följande synpunkter:
- Klaganden inställde sig vid den muntliga tentamen på normalt sätt och nämnde inte några hälsoproblem vare sig före eller på tentamensdagen.
- Först efter att ha informerats om sina resultat informerade klaganden uttagningskommittén om sin olycka och sina hälsoproblem. Sökanden hade varken kontaktat den sekreterare som ansvarade för anordnandet av uttagningsprovet eller informerat uttagningskommitténs ledamöter om detta under det muntliga provet, så att det hade varit möjligt att ändra datumet för provet.
- Kommissionen påpekade att den inte kunde erbjuda en sökande möjligheten till ett andra muntligt prov och inte heller kunde återuppta ett förfarande när uttagningsprovet hade avslutats.
- Kommissionen påpekade att både rekryteringsenheten och uttagningskommittéerna, om de informeras av de sökande, vidtar alla åtgärder som kan vara nödvändiga för att de muntliga proven ska kunna genomföras korrekt, om exceptionella omständigheter hindrar en sökande från att delta den dag som anges i inbjudan.
- Av organisatoriska skäl är det inte möjligt att införa en klausul i kallelserna till det muntliga provet som gör det möjligt för de sökande att ändra datum och tid för intervjun efter eget gottfinnande. Om så vore fallet skulle de sökande uppmuntras att lägga fram alla möjliga skäl (familjeskäl eller andra skäl, t.ex. äktenskap, födsel, semester osv.) som de redan gör för att omorganisera datum och tid för intervjun.
- Kommissionen anser att när ett verkligt problem uppstår ska alla tänkbara åtgärder vidtas när de sökande meddelar detta i vederbörlig ordning eller när ett verkligt problem upplevs som inte var fallet i denna fråga.
Klaganden vidhöll
sitt klagomål. Han betonade att det i inbjudan angavs att det inte är möjligt att ändra datumet för det muntliga provet. Om han hade vetat om möjligheten att ändra datumet för sin muntliga tentamen skulle han ha bett om det. Vidare hade nämnden utgått från att han hade återvänt till arbetet två veckor tidigare än det faktiska datumet. Enligt klaganden framträdde det medicinska problemet först under den muntliga tentamen och han kunde därför inte underrätta någon i förväg.

Beslutet

1 Exceptionella omständigheter i samband med det muntliga provet
1.1 Klaganden hävdar att han under det muntliga provet i det interna uttagningsprovet COM/T/A/98 medicinerades på läkarorder på grund av en olycka nyligen. Det var först under den muntliga tentamen som han blev medveten om den onormala reaktionen i hans kropp under medicinering. Han hade inte bett om en senareläggning av tentamensdatumet eftersom det i inbjudan otvetydigt angavs att det inte var möjligt.
1.2 I sin skrivelse av den 10 juni 1998 förklarade kommissionen för klaganden att han kunde ha kontaktat uttagningskommitténs sekreterare eller talat med medlemmarna i uttagningskommittén i början av det muntliga provet, eftersom detta skulle ha gjort det möjligt för dem att vidta de åtgärder som de ansåg nödvändiga, dvs. skjuta upp det muntliga provet till ett senare datum. I sitt yttrande påpekade kommissionen dessutom att både rekryteringsenheten och uttagningskommittéerna, om de informeras av de sökande, vidtar alla åtgärder som kan vara nödvändiga för att de muntliga proven ska kunna genomföras korrekt, om exceptionella omständigheter hindrar en sökande från att närvara den dag som anges i inbjudan.
1.3 Europeiska ombudsmannen noterar att följande anges i kandidatens inbjudan: "Je précise par ailleurs que l'organisation des épreuves ne permet pas de changer l'horaire qui vous a été indiqué." Såsom har påpekats i punkt 1.2 i detta beslut har kommissionen emellertid både i sin skrivelse av den 10 juni 1998 och i sitt yttrande uttryckt sin vilja att beakta exceptionella omständigheter.
1.4 Ombudsmannens undersökning har visat att kommissionen i praktiken är beredd att vidta alla tänkbara åtgärder för ett korrekt genomförande av de muntliga proven, om exceptionella omständigheter hindrar en kandidat från att närvara den dag som anges i inbjudan. Ombudsmannen anser därför att kommissionen, som ett led i god förvaltningssed, bör införa en klausul i inbjudningarna till det muntliga provet som informerar kandidaterna om denna möjlighet.
2 Vägran att låta sökanden göra om den muntliga tentamen
2.1 Klaganden, som hade deltagit i den muntliga tentamen trots att han hade medicinerats på läkares order, begärde senare att uttagningskommittén skulle tillåta honom att göra om den muntliga tentamen efter det att han fått veta att han hade misslyckats i uttagningsprovet.
2.2 Ett uttagningsprov måste genomföras i enlighet med principen om likabehandling av sökande. Överträdelse av denna princip kan leda till att uttagningsprovet ogiltigförklaras. Detta kan medföra betydande ekonomiska och administrativa kostnader för administrationen.
2.3 Det framgår av kommissionens yttrande att kommissionen ansåg att den inte kunde erbjuda en sökande möjligheten till ett andra muntligt prov. Ombudsmannen noterar att det inte finns några uppgifter som tyder på att kommissionens beslut att vägra att låta kandidaten göra om det muntliga provet har fattats i strid med någon regel eller princip som är bindande för kommissionen.
2.4 Ombudsmannen anser därför att det inte föreligger något administrativt missförhållande i samband med denna aspekt av ärendet.
Slutsats På
grundval av Europeiska ombudsmannens undersökningar av detta klagomål förefaller det nödvändigt att göra följande kritiska anmärkning:

Ombudsmannens undersökning har visat att kommissionen i praktiken är beredd att vidta alla tänkbara åtgärder för ett korrekt genomförande av de muntliga proven, om exceptionella omständigheter hindrar en kandidat från att närvara den dag som anges i inbjudan. Ombudsmannen anser därför att kommissionen, som ett led i god förvaltningssed, bör införa en klausul i inbjudningarna till det muntliga provet som informerar kandidaterna om denna möjlighet.

Eftersom denna aspekt av målet rör förfaranden som rör specifika händelser i det förflutna, är det inte lämpligt att eftersträva en uppgörelse i godo i frågan. Ombudsmannen har därför beslutat att avsluta ärendet.
Europeiska kommissionens ordförande kommer också att informeras om detta beslut.
Med vänlig hälsning
Jacob Söderman