Gäller ditt klagomål en EU-institution eller ett EU-organ?

Tillgängliga språk:
  • ITItaliano

Decisione sulle modalità con cui l'Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali (EIOPA) ha svolto una procedura di selezione (caso 921/2021/VB)

Il caso riguarda le modalità con cui l'Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali (EIOPA) ha organizzato una "prova scritta di preselezione" a distanza nell'ambito di una procedura di selezione. Il denunciante ha contestato la decisione dell'EIOPA di organizzare la prova a distanza e le relative modalità di svolgimento. Ha inoltre sostenuto che, poiché l'EIOPA ha offerto ai candidati due date diverse in cui sostenere la prova, vi era il rischio che i candidati condividessero tra loro le domande relative alla prova. 

La Mediatrice ha constatato che sia la decisione di organizzare la prova di preselezione a distanza sia le modalità di svolgimento della prova erano ragionevoli. L'EIOPA ha inoltre adottato garanzie sufficienti per minimizzare il rischio che i candidati potessero scambiarsi le domande della prova. 

La Mediatrice ha chiuso l'indagine constatando l'assenza di cattiva amministrazione da parte dell'EIOPA.

Antefatti della denuncia

1. Il denunciante ha partecipato a una procedura di selezione per l'assunzione di "esperti" organizzata dall'Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali (EIOPA)[1].

2. Sulla base del punteggio ottenuto dal denunciante nella prova scritta preliminare a distanza, l'EIOPA non lo ha ammesso alla fase successiva della procedura di selezione.

3. Non essendo soddisfatto della decisione dell'EIOPA, il denunciante ha presentato un reclamo amministrativo[2], contestando la decisione dell'EIOPA di organizzare la prova a distanza. In particolare, egli ha sostenuto:

  • che l'EIOPA non ha supervisionato i candidati durante la prova, non ne ha verificato l'identità e non ha reso anonime le prove;
  • che l'EIOPA ha violato il principio della parità di trattamento consentendo ai candidati di sostenere la prova in due date diverse;
  • di aver ricevuto la prova diversi minuti dopo gli altri candidati a causa di problemi di Internet che lo hanno posto in una situazione di svantaggio, poiché i candidati dovevano completare la prova in un lasso di tempo determinato.

4. L'EIOPA ha respinto il reclamo amministrativo. Ha affermato che:

· alla luce della pandemia di COVID-19, la prova scritta di preselezione poteva essere organizzata solo a distanza.

  • I candidati potevano utilizzare qualsiasi fonte durante la prova e sono stati invitati a dichiarare sull'onore di aver effettuato la prova individualmente senza l'assistenza di altre persone. Pertanto, non erano necessari né una stretta supervisione né l'identificazione dei candidati.
  • I membri della commissione giudicatrice[3] hanno ricevuto i nomi di tutti i candidati e firmato una dichiarazione attestante l'assenza di conflitti d'interesse. Alla luce di ciò, la presenza dei nomi dei candidati nelle loro prove non può aver influenzato l'obiettività e l'imparzialità della commissione giudicatrice.
  • Il denunciante non è stato penalizzato per il ritardo al momento della consegna della prova. Inoltre, il suo punteggio era di gran lunga inferiore al punteggio minimo richiesto, per cui è improbabile che il risultato sarebbe stato significativamente diverso se il problema non si fosse verificato.

5. Insoddisfatto della risposta dell'EIOPA, il denunciante si è rivolto al Mediatore europeo nel maggio 2021.

L'indagine

6. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla denuncia, chiedendo all'EIOPA di fornire ulteriori informazioni sulle modalità di svolgimento della prova scritta di preselezione e sulla decisione di offrire due date per la stessa.

7. Nel corso dell'indagine la Mediatrice ha ricevuto la risposta dell'EIOPA e, successivamente, le osservazioni del denunciante su tale risposta.

La decisione di organizzare la prova di preselezione a distanza e le relative modalità di svolgimento

Argomenti presentati alla Mediatrice

8. L'EIOPA ha spiegato che, alla luce del numero di candidature ricevute per la procedura di selezione, ha deciso di organizzare una prova di preselezione.

9. Poiché la procedura di selezione è stata organizzata durante la pandemia di COVID-19, la prova ha potuto svolgersi solo a distanza.

10. Per quanto riguarda le informazioni sui requisiti tecnici per effettuare la prova a distanza, l'EIOPA ha informato i candidati che sarebbero stati responsabili delle loro apparecchiature e della loro connessione Internet e che avrebbero dovuto utilizzare i programmi Microsoft Office Suite. L'EIOPA ha inoltre chiesto ai candidati di riferire immediatamente eventuali problemi tecnici e li ha informati che il proprio personale sarebbe stato disponibile a fornire assistenza tecnica durante la prova.

11. Per fare in modo che i candidati ricevessero contemporaneamente la prova, tutti i candidati sono stati messi in "copia nascosta" nella stessa mail. L'EIOPA ha affermato che il denunciante non ha riferito di aver ricevuto il messaggio di posta elettronica in ritardo. In ogni modo, il denunciante non è stato penalizzato per il leggero ritardo al momento della consegna della prova.

12. Il manuale per i candidati[4] dell'EIOPA indica che le prove scritte sono anonime. Tuttavia, la prova scritta di preselezione costituisce una fase diversa della procedura, distinta dalla prova scritta di cui al manuale.

13. Rendere anonima la prova di preselezione avrebbe richiesto tempo e risorse supplementari di cui l'EIOPA non disponeva all'epoca. Inoltre, l'imparzialità del comitato di selezione era garantita dal fatto che i membri del comitato di selezione avevano firmato dichiarazioni sull'assenza di conflitto di interessi.

14. A partire da ottobre 2020, l'EIOPA si avvale di un fornitore di servizi esterno per l'organizzazione e la supervisione delle prove scritte a distanza. Il fornitore di servizi gestisce inoltre la comunicazione con i candidati e rende anonime tutte le prove. Tuttavia, a causa del tempo necessario per ultimare la procedura di appalto, in questo caso il fornitore esterno non era ancora disponibile quando l'EIOPA ha effettuato la prova di preselezione.

15. Il denunciante ritiene incoerente il fatto che l'EIOPA abbia deciso di organizzare una prova scritta preliminare non sottoposta a supervisione senza verificare l'identità dei candidati e, successivamente, una prova scritta soggetta a supervisione.

16. Il denunciante ha affermato che, se l'EIOPA intendeva ingaggiare un fornitore esterno di servizi per organizzare e supervisionare le prove scritte a distanza, avrebbe potuto rinviare la prova di preselezione fino a quando il fornitore non fosse stato operativo.

Valutazione della Mediatrice

17. Durante la pandemia di COVID-19, le istituzioni dell'UE hanno dovuto adattare le loro pratiche di assunzione alle misure di sanità pubblica in vigore e l'organizzazione di prove a distanza ha costituito una pratica diffusa in tal senso. 

18. Nell'organizzare prove a distanza, le istituzioni dell'UE dovrebbero assicurarsi che i candidati siano informati dei requisiti tecnici minimi per sostenere la prova nonché della procedura da seguire in caso di problemi tecnici durante la prova.

19. Nel caso di specie, l'EIOPA ha fornito ai candidati informazioni sufficientemente chiare sulla prova e su cosa fare in caso di problemi tecnici. Come indicato dall'EIOPA, il problema tecnico incontrato dal denunciante non è stato probabilmente decisivo per il mancato accesso alla fase successiva della procedura di selezione. 

20. Per quanto riguarda la decisione di non supervisionare la prova e verificare l'identità dei candidati, l'EIOPA ha già fornito una spiegazione chiara al riguardo nella sua decisione sul reclamo amministrativo del denunciante. Tale spiegazione è ragionevole.

21. Ai sensi dello statuto dei funzionari dell'UE[5] non esiste alcun obbligo generale per quanto riguarda l'anonimizzazione della prova. Tuttavia, il manuale per i candidati dell'EIOPA indica che le prove scritte sono anonime. Sebbene nel manuale per i candidati non vi siano norme esplicite sulla prova di preselezione, sembra che non vi siano differenze significative tra "prove scritte di preselezione" e "prove scritte". Pertanto, se l'EIOPA ritiene opportuno rendere anonime le prove scritte dei candidati, questo dovrebbe valere per tutti i tipi di prova scritta, comprese le prove preliminari. L'EIOPA ha confermato che il fornitore esterno di servizi garantirà che ciò avvenga in futuro.

22. Tuttavia, sebbene nel caso in esame l'EIOPA non abbia reso anonime le prove scritte di preselezione, essa ha adottato misure volte a garantire l'assenza di conflitti di interesse tra i membri della commissione giudicatrice, chiedendo loro, nello specifico, di firmare una dichiarazione. La Mediatrice ritiene che tale approccio sia ragionevole.

23. Per quanto riguarda l'argomento secondo cui l'EIOPA avrebbe dovuto rinviare la prova di preselezione fino all'assunzione del fornitore esterno di servizi, la Mediatrice osserva che l'EIOPA ha organizzato la procedura di selezione per sopperire alle proprie esigenze di assunzione; la Mediatrice non è nella posizione di mettere in discussione le tempistiche della procedura.

24. Alla luce di quanto precede, la Mediatrice ritiene che non vi sia stata cattiva amministrazione nel modo in cui l'EIOPA ha organizzato la prova di preselezione.

La decisione di organizzare la prova in due date

Argomenti presentati alla Mediatrice

25. Dato il numero di candidati ammissibili, l'EIOPA ha organizzato la prova in due giorni consecutivi e ha offerto ai candidati la possibilità di scegliere una data.

26. Prima di sostenere la prova, i candidati sono stati invitati a dichiarare sul loro onore che avrebbero mantenuto riservate le informazioni relative alla prova fino a quando non fossero stati informati dell'esito della procedura. La violazione dell'obbligo di riservatezza avrebbe comportato l'esclusione dalla procedura. L'EIOPA ha inoltre sostenuto che non fosse nell'interesse di un candidato condividere domande con altri candidati, in quanto ciò avrebbe conferito un vantaggio ai suoi concorrenti.

27. Anche ammettendo che i candidati che hanno sostenuto la prova nella seconda data si trovassero in una posizione di vantaggio, il denunciante ha sostenuto l'esame in quella stessa data.

28. L'EIOPA ha dichiarato di aver organizzato prove scritte in momenti diversi anche prima della pandemia di COVID-19: ad esempio prima e dopo i colloqui orali. Pertanto, l'EIOPA attribuisce grande importanza alle attività di sensibilizzazione dei candidati circa la necessità di rispettare l'obbligo di non divulgare i dettagli delle prove.

29. Il denunciante ha affermato che la possibilità che le domande siano condivise tra i candidati non è meramente ipotetica e l'EIOPA non può sapere quale sia il rapporto esistente tra i candidati. Inoltre l'Ufficio europeo di selezione del personale (EPSO) organizza prove scritte in un solo giorno per evitare che le informazioni sul contenuto delle prove siano condivise tra i candidati.

Valutazione della Mediatrice

30. Secondo la giurisprudenza dell'UE, nelle procedure di selezione per l'assunzione del personale dell'UE, "[è] essenziale che tutte le prove scritte si svolgano lo stesso giorno". Tuttavia, l'"eventuale interesse dei candidati a sostenere l'esame in data diversa va vagliato in rapporto alle esigenze di cui sopra"[6].

31. Nel caso in questione, l'EIOPA ha deciso di offrire ai candidati la possibilità di scegliere tra due date consecutive per dare loro una certa flessibilità. I candidati che partecipano a una procedura di selezione hanno spesso impegni lavorativi e personali da conciliare con le date delle prove. È quindi ragionevole che l'EIOPA abbia cercato di conciliare l'obbligo di organizzare le prove nella stessa data con l'interesse legittimo dei candidati a sostenere l'esame in una data per loro idonea.

32. Sebbene sia chiaramente contrario all'interesse individuale del candidato condividere le domande con i propri concorrenti, poiché ciò danneggerebbe direttamente le sue possibilità di successo nella procedura di selezione, ciò non è, di per sé, sufficiente a garantire che le domande non siano effettivamente condivise.

33. La possibilità che i candidati di una procedura di selezione condividano le domande tra loro può essere esclusa con certezza solo se tutti i candidati sostengono simultaneamente la prova. Quando le prove scritte sono effettuate in date diverse, gli organismi preposti all'assunzione dovrebbero adottare misure volte a ridurre al minimo tale rischio.

34. Nel caso in questione, l'EIOPA ha offerto ai candidati la possibilità di sostenere la prova in due giorni consecutivi. Ciò ha ridotto al minimo il periodo in cui sarebbe stato possibile divulgare le domande e, laddove fossero state condivise, il tempo di cui i candidati avrebbero potuto beneficiare ai fini della preparazione. Inoltre, i candidati erano tenuti a presentare una dichiarazione secondo cui non avrebbero divulgato informazioni sulle prove, e l'EIOPA ha comunicato loro che tale divulgazione avrebbe comportato l'esclusione dalla procedura.

35. In tale contesto, la Mediatrice ritiene che l'EIOPA abbia adottato misure sufficienti per ridurre al minimo il rischio che i candidati potessero condividere con altri candidati le domande della prova scritta di preselezione.

Conclusione

Alla luce dell'indagine, la Mediatrice archivia il caso  con la seguente conclusione[7]:

Non vi è stata cattiva amministrazione nel modo in cui l'EIOPA ha organizzato la prova di preselezione.

Il denunciante e l'EIOPA saranno informati della presente decisione.

 

Tina Nilsson
Capo dell’unità Gestione dei casi


Strasburgo, 05/04/2022

 

[1] Ref. 202011TAAD5.

[2] Articolo 90, paragrafo 2, dello Statuto dei funzionari e del regime applicabile agli altri agenti della Comunità Economica Europea e della Comunità Europea dell'Energia Atomica: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN.

[3] Ogni procedura di selezione ha una commissione giudicatrice, responsabile della selezione dei candidati in ciascuna fase, sulla base di criteri prestabiliti, e della stesura dell'elenco finale dei candidati idonei.

[4] https://www.eiopa.europa.eu/sites/default/files/vacancies/candidates_manual.pdf.

[5] Statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità Economica Europea e della Comunità Europea dell'Energia Atomica: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/IT/TXT/HTML/?uri=CELEX:01962R0031-20140501&from=EN.

[6] Sentenza della Corte del 27 ottobre 1976, Prais/Consiglio, 130/75, punti 13-15 https://curia.europa.eu/juris/showPdf.jsf;jsessionid=C9020BD4FB811256723FA5584F00FE12?text=&docid=89121&pageIndex=0&doclang=it&mode=lst&dir=&occ=first&part=1&cid=3761507.

[7] La presente denuncia è stata trattata nell'ambito della gestione delegata dei casi, conformemente alla Decisione del Mediatore europeo che adotta disposizioni di attuazione