1. Senaste uppdatering av denna post: 23/02/2022

2. Referensnummer: 1/2022

3. Den registeransvariges namn och kontaktuppgifter:

Europeiska ombudsmannen,

1, avenue du Président Robert Schuman

CS 30403

F-67001 Strasbourg Cedex

Kontaktuppgifter:

Direktör för undersökningar

EO@ombudsman.europa.eu  

4. Dataskyddsombudets namn och kontaktuppgifter:

Francesca Pavesi

Dataskyddsombud

Nicholas Hernanz

Biträdande uppgiftsskyddsombud

Dpo-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

5. Personuppgiftsbiträdets namn och kontaktuppgifter:

Ej tillämpligt

6. Den eller de gemensamt personuppgiftsansvarigas namn och kontaktuppgifter:

Ej tillämpligt

7. Syfte(n) med behandlingen:

I enlighet med artikel 11 i EU-fördraget anordnar Europeiska ombudsmannen samråd med berörda parter i syfte att informera ombudsmannen om synpunkterna från dem som berörs av strategiska undersökningar och initiativ som är av allmänt intresse.

Ett offentligt samråd inom ramen för strategiska undersökningar och initiativ består i allmänhet av följande steg:

• en inbjudan att bidra offentliggörs på den ekonomiska aktörens webbplats,
• alla är inbjudna att bidra till en viss tidsfrist,
• bidragen kan skickas via ett kontaktformulär, e-post eller post,
• alla bidrag offentliggörs på ombudsmannens webbplats, och
• En rapport utarbetas med en sammanfattning av bidragen.

Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 5.1 a i förordning 2018/1725).

Personuppgifterna används också för att kommunicera med bidragsgivare.

8. Beskrivning av kategorierna av registrerade och av kategorierna av personuppgifter:

Kategorier av registrerade

Alla fysiska eller juridiska personer kan delta i ett samråd med Europeiska ombudsmannen.

Kategorier av personuppgifter

De personuppgifter som samlas in och behandlas är uppgifter som är nödvändiga för att delta i samrådet enligt följande:

• förnamn,
• Efternamn.
• befattning
• E-postadress.
• språk som man skulle vilja få svar på,
• ett annat språk som man skulle acceptera ett svar på,
• ämne (samrådets titel) och innehåll (till största delen den enskildes eller organisationens synpunkter på ämnet).

Vissa svar kan också innehålla personuppgifter från tredje part, även om bidragslämnarna uppmanas att undvika att inkludera onödiga personuppgifter i sina svar. I princip bör särskilda uppgiftskategorier ^[1] inte ingå. När det gäller personuppgifter från tredje part tillämpar Europeiska ombudsmannen policyn för tillhandahållande av information till den registrerade tredje parten i en undersökning (https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70851).

9. Tidsfrist för lagring av uppgifterna och, om möjligt, för radering:

Bidragen lagras i den relevanta ärendeakten i enlighet med policyn för bevarande i ombudsmannens ärendehanteringssystem under en period på tio år efter det att ärendet har avslutats ^[2]. Detta omfattar grundläggande personuppgifter (förnamn, efternamn, e-postadress) och språkinställningar och individuella svar. De kommer sedan att arkiveras i enlighet med ombudsmannens arkiveringspolicy ^[3].

Bidragslämnarnas personuppgifter redigeras från den version av bidraget som offentliggörs på Europeiska ombudsmannens webbplats när så begärs.^[4] E-postadresser redigeras alltid. Om personuppgifter från tredje part inkluderas i ett bidrag, vilka bidragslämnare uppmanas att undvika detta, redigeras också.

Handlingar som lämnas in i samband med ett samråd, t.ex. ståndpunktsdokument eller bakgrundsdokument, kommer att offentliggöras i den form de mottagits. Om sådana inlagor innehåller personuppgifter från tredje part görs lämpliga redigeringar.

När det gäller massutskick, dvs. när en grupp bidragslämnare lämnar in identiska bidrag, sparas svaren i den relevanta ärendeakten i tio år, varefter de kan arkiveras. De sparas i Europeiska ombudsmannens e-postsystem i tre månader, varefter de raderas. Ett sådant bidrag offentliggörs på ombudsmannens webbplats, med en indikation på att ombudsmannen fick flera fler med samma innehåll.

10. Mottagare av uppgifterna:

Åtkomst till personuppgifterna ges till Europeiska ombudsmannens personal som ansvarar för att utföra denna behandling och till behörig personal på behovsbasis, såsom personal vid IKT-enheten för hantering av uppgifter som lämnats in på ombudsmannens webbplats.

Som en del av undersökningsförfarandet vidarebefordrar ombudsmannen alla mottagna bidrag till den berörda EU-institutionen, det berörda EU-organet eller den berörda EU-byrån.

För att undvika missbruk måste rapportörerna identifiera sig själva eller den organisation för vars räkning de svarar. Anonyma bidrag till konsultationer accepteras inte.

Bidragslämnarna uppmanas att undvika att inkludera onödiga personuppgifter i sina bidrag, särskilt personuppgifter från tredje part.

Av öppenhetsskäl lämnar ombudsmannen offentliga bidrag till ett samråd. Om personuppgifter, om rapportörer eller på annat sätt, inkluderas, redigeras detta (när det gäller rapportörer, endast på begäran).

11. Finns det några överföringar av personuppgifter till tredjeländer och/eller till internationella organisationer?

Ej tillämpligt ^[5]

12. Allmän beskrivning av säkerhetsåtgärder:

De flesta bidragen till Europeiska ombudsmannens samråd med berörda parter skickas elektroniskt till särskilda brevlådor för samråd. Bidragslämnarna uppmanas att fylla i ett kontaktformulär på ombudsmannens webbplats, som leder svaren till den särskilda e-brevlådan för samråd.

Bidrag som lämnas in per post skannas och läggs till i den digitala filen av den ansvariga utredaren. Papperskopian av bidraget förstörs därefter.

Bidrag till samråd med berörda parter lagras i ombudsmannens ärendehanteringssystem. Åtkomst till rapportörernas personuppgifter ges till den personal vid ombudsmannen som ansvarar för att utföra denna behandling och till behörig personal på grundval av behovsenlig behörighet.

Europeiska ombudsmannen strävar efter att säkerställa att databehandlingssystem och databehandlingstjänster är motståndskraftiga och att datasekretessen, i tillämpliga fall, skyddas.

13. Information om hur de registrerade kan utöva sin rätt till tillgång och rättelse och, i tillämpliga fall, till radering, begränsning och dataportabilitet:

Efter att ha skickat in uppgifter via kontaktformuläret får bidragsgivarna ett e-postmeddelande med en kopia av deras uppgifter som håller på att behandlas.

De registrerade har rätt att få tillgång till sina egna personuppgifter och till relevant information om hur vi använder dem. De har också rätt att begära rättelse av ofullständiga eller felaktiga uppgifter om dem. De registrerade har rätt att när som helst invända mot att Europeiska ombudsmannen använder deras uppgifter av skäl som hänför sig till deras särskilda situation. Under vissa omständigheter har de rätt att begära att vi raderar deras personuppgifter eller begränsar deras användning.

De registrerade kan när som helst be oss om information om vår behandling av deras personuppgifter via e-post till EO@ombudsman.europa.eu (en e-postadress till den ansvariga handläggaren kommer också att finnas tillgänglig på samrådssidan på ombudsmannens webbplats). Begäranden från registrerade besvaras så snabbt som möjligt, och under alla omständigheter inom en månad.

De registrerade kan också kontakta vårt dataskyddsombud på dpo-eo-ombudsman@ombudsman.europa.eu. Om du vill klaga på ombudsmannens hantering av dina personuppgifter kan du kontakta Europeiska datatillsynsmannen (www.edps.europa.eu) på följande adress: EDPS@edps.europa.eu

När Europeiska ombudsmannen anordnar ett samråd med berörda parter lämnar den följande information till bidragsgivarna om deras integritet: https://www.ombudsman.europa.eu/document/61555

--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Meddelande om skydd av personuppgifter

Samråd med Europeiska ombudsmannen i samband med strategiska undersökningar och initiativ ^[6]

I detta meddelande om skydd av personuppgifter beskrivs hur Europeiska ombudsmannen skyddar dina personuppgifter när du svarar på ett samråd med ombudsmannen och var ombudsmannen som sådan fungerar som personuppgiftsansvarig. Detta uttalande anger också vilka rättigheter du har som registrerad.

I synnerhet förklaras skälet till insamlingen och behandlingen av uppgifterna, hur ombudsmannen samlar in, hanterar och säkerställer skyddet av de uppgifter som lämnas och vilka rättigheter rapportörerna kan utöva i förhållande till sina uppgifter.

1. Vilka personuppgifter kommer Europeiska ombudsmannen att behandla?

Bidragslämnarna fyller i kontaktformuläret på Europeiska ombudsmannens webbplats, som leder bidragen till den särskilda samrådsbrevlådan. Bidrag kan också skickas per brev eller e-post. Den berörda personalen vid Europeiska ombudsmannens kontor behandlar bidragen.

Europeiska ombudsmannen kan kontakta bidragslämnare för att begära förtydliganden och/eller för att sprida resultaten av samrådet/undersökningen. Kontaktuppgifterna till den person som ansvarar för undersökningen finns i inbjudan att svara på samrådet.

De personuppgifter som samlas in och behandlas är uppgifter som är nödvändiga för att delta i samrådet, enligt följande: förnamn, efternamn, e-postadress, arbetsbeskrivning och önskat språk för vidare korrespondens, annat språk som man skulle godta ett svar på och innehåll (för det mesta den enskildes eller organisationens synpunkter i ämnet).

2. Varför behandlar Europeiska ombudsmannen dessa personuppgifter?

Europeiska ombudsmannen vill ge allmänheten och berörda parter möjlighet att uttrycka sina åsikter i samband med strategiska undersökningar och initiativ som skulle gynnas av externa synpunkter och därför kan inleda offentliga samråd.

3. Vilken är den rättsliga grunden och behovet av att behandla dessa uppgifter?

Den rättsliga grunden för denna behandling är artikel 11 i EU-fördraget.

Personuppgifter behandlas i enlighet med förordning 2018/1725 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter som utförs av EU:s institutioner, organ och byråer. Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse (artikel 5.1 a i förordning 2018/1725).

4. Vem ansvarar för behandlingen av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannens sektor för informations- och kommunikationsteknik (IKT) hanterar de uppgifter som lämnas till webbplatsen. Europeiska ombudsmannens personal som ansvarar för att genomföra offentliga samråd och bemyndigad personal, på grundval av behovsenlig behörighet, kommer att behandla de uppgifter som lämnas in av bidragsgivarna ytterligare.

5. Vem kommer att vara mottagare av uppgifterna?

Europeiska ombudsmannens personal som ansvarar för denna behandling har tillgång till dina personuppgifter, liksom annan behörig personal vid Europeiska ombudsmannen på grundval av behovsenlig behörighet.

Som en del av undersökningsförfarandet vidarebefordrar Europeiska ombudsmannen alla mottagna bidrag till den berörda EU-institutionen, det berörda EU-organet eller den berörda EU-byrån. Av öppenhetsskäl lämnar Europeiska ombudsmannen offentliga bidrag till ett samråd.

När du bidrar till ett samråd måste du identifiera dig själv och den organisation för vars räkning du bidrar. Anonyma bidrag till konsultationer accepteras inte. Detta för att undvika missbruk.

Av öppenhetsskäl lämnar Europeiska ombudsmannen offentliga bidrag som hon har fått som svar på ett offentligt samråd. Dina personuppgifter kommer inte att offentliggöras. Du bör undvika att inkludera onödiga personuppgifter i dina bidrag, särskilt personuppgifter från tredje part. Om sådana uppgifter ingår kommer de att redigeras från den version som offentliggörs.

6. Hur länge sparas uppgifterna?

Bidragen lagras i den relevanta ärendeakten i enlighet med policyn för bevarande i ombudsmannens ärendehanteringssystem under en period på tio år efter det att ärendet har avslutats ^[7]. Detta omfattar grundläggande personuppgifter (förnamn, efternamn, e-postadress), språkinställningar och svar. Bidragen arkiveras i enlighet med ombudsmannens arkiveringspolicy ^[8].

7. Hur skyddar vi dina uppgifter?

De elektroniska uppgifterna lagras på Europeiska ombudsmannens servrar. Dessa uppgifter skyddas av ett stort antal säkerhetsåtgärder som inrättats av Europeiska ombudsmannens sektor för informations- och kommunikationsteknik för att skydda integriteten och konfidentialiteten för institutionens elektroniska egendom.

Tillgången till personuppgifter skyddas genom förvaltning av åtkomsträttigheter, som är strikt begränsade och bygger på principen om behovsenlig behörighet.

E-postadresser offentliggörs aldrig, men de lagras och kan användas av Europeiska ombudsmannen för korrespondens i samband med det svar som lämnas.

8. Vilka är dina rättigheter och hur kan du utöva dem?

När du deltar i en konsultation kan du välja om dina personuppgifter ska publiceras på vår webbplats eller inte.

Du har också särskilda rättigheter som ”registrerad” enligt kapitel III (artiklarna 14–25) i förordning (EU) 2018/1725, särskilt rätten att få tillgång till dina personuppgifter och att rätta dem om dina personuppgifter är felaktiga eller ofullständiga. Under vissa förutsättningar har du rätt att radera dina personuppgifter, begränsa behandlingen av dina personuppgifter och invända mot behandlingen av dina personuppgifter.

Europeiska ombudsmannen kommer att besvara dina förfrågningar så snart som möjligt och senast inom en månad.

Slutligen kan du när som helst vända dig till Europeiska datatillsynsmannen om du anser att Europeiska ombudsmannen har kränkt dina rättigheter enligt förordning 2018/1725 på grund av behandlingen av dina personuppgifter.

9. Vem ska man kontakta vid frågor eller klagomål om dataskyddsfrågor?

Du kan när som helst skicka dataskyddsrelaterade frågor om Europeiska ombudsmannens offentliga samråd till följande adress: EO@ombudsman.europa.eu

Du kan också kontakta Europeiska ombudsmannens dataskyddsombud på följande adress: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Du kan när som helst lämna in ett klagomål till Europeiska datatillsynsmannen på följande adress: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] Se artikel 10 i förordning 2018/1725.

[2] Se https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[3] Se https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850

[4] Se https://www.ombudsman.europa.eu/en/strategic-issues/public-consultations.

[5] Personuppgifter som publiceras på Europeiska ombudsmannens webbplats är tillgängliga över hela världen. EU-domstolarna har konstaterat att inläsning av personuppgifter på en webbsida inte utgör en överföring av personuppgifter (se domstolens dom av den 6 november 2003, Lindqvist, mål C-101/01).

[6] Finns på Europeiska ombudsmannens webbplats: https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/61555.

[7] Se https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.

[8] Se https://www.ombudsman.europa.eu/en/document/en/70850.