• Inge ett klagomål
  • Begäran om information
60th Rome Treaty anniversaryDitt Europa - Portalen till europeiska och nationella nättjänster

Institutioners uppföljning till kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar

1. Inledning

Europeiska ombudsmannen tjänar allmänintresset genom att hjälpa till att förbättra kvaliteten på EU:s förvaltning och de tjänster som EU-institutionerna tillhandahåller medborgarna ([1]). Samtidigt kan medborgare och bosatta i unionen vända sig till ombudsmannen som en alternativ möjlighet för att skydda sina rättigheter. I detta avseende kompletterar ombudsmannens arbete det skydd som EU:s domstolar ger och hans arbete har inte nödvändigtvis samma syfte som ett domstolsförfarande.

Det är endast domstolarna som har befogenhet att avge rättsligt bindande domar och göra officiella tolkningar av lagen. Ombudsmannen kan komma med förslag och rekommendationer och, som en sista utväg, rikta politisk uppmärksamhet mot ett ärende genom en särskild rapport till Europaparlamentet. Effektiviteten i ombudsmannens arbete beror följaktligen på hans moraliska auktoritet, och det är därför mycket viktigt att det är höljt utom allt tvivel att ombudsmannen utför sina uppgifter på ett rättvist, opartiskt och noggrant sätt.

I vissa av sina beslut om avslutade ärenden riktar ombudsmannen konstruktiv kritik och förslag till de berörda EU-institutionerna i form av kritiska anmärkningar och/eller ytterligare anmärkningar. En kritisk anmärkning grundas på konstaterade missförhållanden i förvaltningen, medan en ytterligare anmärkning kan utfärdas utan att administrativa missförhållanden har konstaterats. Varje år offentliggör ombudsmannen en undersökning, där han granskar om EU-institutionerna har övervägt de kritiska anmärkningar och de ytterligare anmärkningar som har utfärdats till dem, om de har dragit lärdom av anmärkningarna och om de har gjort systemändringar för att undvika att liknande missförhållanden uppstår i framtiden.

2. Syftet med kritiska anmärkningar och ytterligare anmärkningar

Ytterligare anmärkningar har ett enda syfte: att tjäna allmänintresset genom att hjälpa den berörda institutionen att förbättra kvaliteten på sin förvaltning i framtiden. En ytterligare anmärkning grundas inte på ett konstaterat fall av administrativt missförhållande. Den ska därför inte uppfattas som kritik mot den berörda institutionen, utan snarare som råd om hur ett visst förfarande kan förbättras för att höja kvaliteten på de tjänster som tillhandahålls till medborgarna.

En kritisk anmärkning har vanligen mer än ett syfte. Precis som en ytterligare anmärkning har en kritisk anmärkning alltid ett pedagogiskt syfte, det vill säga att informera institutionerna om vad de har gjort för fel så att de kan undvika liknande missförhållanden i framtiden. För att de kritiska anmärkningarna ska bli så verkningsfulla som möjligt anges den regel eller princip som har överträtts i den kritiska anmärkningen och den innehåller också (om det inte är uppenbart) en förklaring av vad institutionen borde ha gjort i de särskilda omständigheterna i varje ärende. Tanken med en kritisk anmärkning är alltså även att förklara och motivera ombudsmannens slutsats om att ett administrativt missförhållande föreligger, och syftet med detta är att öka medborgarnas och institutionernas förtroende för att ombudsmannen är rättvis och noggrann i sitt arbete. Genom att klargöra att ombudsmannen är villig att offentligt rikta kritik mot institutionerna är målet för en kritisk anmärkning således att öka allmänhetens förtroende för ombudsmannens opartiskhet.

En kritisk anmärkning innebär emellertid inte att en person som lämnar in ett klagomål får upprättelse. Alla klagande kräver inte rättelse och alla krav på rättelser är inte berättigade. När en rättelse är berättigad är det emellertid ett tredubbelt misslyckande att avsluta ett ärende med en kritisk anmärkning. Den person som lämnat in klagomålet har inte blivit nöjd, den berörda institutionen har inte åtgärdat missförhållandet, och ombudsmannen har inte lyckats övertyga den berörda institutionen om att den bör ändra sin ståndpunkt ([2]).

I de ärenden där en rättelse borde ha gjorts är det bäst om den berörda institutionen själv tar initiativet när den mottar klagomålet genom att erkänna missförhållandet och föreslå en lämplig rättelse. Ibland räcker det med en enkel ursäkt.

Genom att göra detta visar institutionen att den är villig att förbättra förbindelserna med medborgarna. Den visar också att den är medveten om vad den har gjort för fel och kan på så sätt undvika liknande missförhållanden i framtiden. Under sådana omständigheter behöver ombudsmannen inte utfärda en kritisk anmärkning. Om det finns en misstanke om att det enskilda ärendet kan bero på ett underliggande systemfel, kan ombudsmannen dock besluta att inleda en undersökning på eget initiativ, även om ärendet i fråga har lösts till den klagandes belåtenhet.


3. Kritiska anmärkningar i ärenden där en uppgörelse i godo eller ett förslag till rekommendation inte är lämpligt

Av ovanstående kan man dra slutsatsen att många kritiska anmärkningar utgör förlorade tillfällen. Den idealiska lösningen är att den berörda institutionen erkänner missförhållandet och kommer med förslag om ett tillfredsställande sätt att undanröja det, vilket i vissa fall som sagt kan vara en enkel ursäkt. Om institutionen gör detta behövs ingen kritisk anmärkning.

Den klagande har emellertid inte alltid rätt, och den berörda institutionen har rätt att försvara sin ståndpunkt. I cirka hälften av de ärenden som institutionen inte avgör redan i ett tidigt skede visar det sig till slut att det inte förekommit några administrativa missförhållanden. I dessa fall kan institutionen lämna en nöjaktig förklaring till ombudsmannen (och i vissa fall även för den klagande) om varför den gjorde rätt i att agera som den gjorde och varför den inte kommer att ändra sin ståndpunkt.

När ombudsmannen inte håller med om institutionens förklaringar och anser att det föreligger ett administrativt missförhållande som bör undanröjas till den klagandes fördel, är det normala förfarandet att föreslå en uppgörelse i godo. Om institutionen avvisar ett sådant förslag utan tillräckliga grunder är nästa steg vanligen ett förslag till rekommendation.

I ärenden där ombudsmannen finner det osannolikt att institutionen kommer att gå med på en uppgörelse i godo eller anser att en sådan lösning inte skulle vara lämplig, kan han gå direkt till nästa steg genom att utfärda ett förslag till rekommendation. När ombudsmannen föreslår en uppgörelse i godo är hans syfte att försöka nå en överenskommelse mellan den berörda institutionen och den klagande, som ofta söker personlig upprättelse. Om det administrativa missförhållandet i fråga främst berör allmänintresset kan ombudsmannen anse att det är lämpligare att utarbeta ett förslag till rekommendation än att försöka nå en uppgörelse i godo.

En ursäkt som en form av rättelse förtjänar särskild uppmärksamhet i detta sammanhang. Ursäkten måste vara uppriktigt menad om den ska ha något värde. En tom ursäkt förvärrar bara saken. Det är mer sannolikt att den klagande godtar en ursäkt om institutionen framför ursäkten på eget initiativ, och inte på förslag från ombudsmannen. Därför anser ombudsmannen ofta att det inte är lämpligt att föreslå en uppgörelse i godo i form av en ursäkt. Ett förslag till rekommendation om att den berörda institutionen bör be om ursäkt har ännu mindre utsikter att lyckas.

Om ingenting kan göras för att undanröja missförhållandet är en kritisk anmärkning ett rättvist och effektivt sätt att avsluta ärendet.

I sådana omständigheter är en kritisk anmärkning en rättvis lösning, både för den klagande och för den berörda institutionen. Lösningen är rättvis för den klagande eftersom den bekräftar att klagomålet var motiverat, även om det inte är möjligt att erhålla gottgörelse. Den är också rättvis för den berörda institutionen, eftersom den utgör resultatet av ombudsmannens förfaranden för att se till att institutionen informeras om de påståenden, krav, bevis och argument som lagts fram av den klagande. Genom dessa förfaranden ges institutionen också möjligheten att framföra sina synpunkter med kunskap om det klagomål som riktats mot den innan en kritisk anmärkning utfärdas.

En kritisk anmärkning är effektiv eftersom det är möjligt att undvika att förlänga en undersökning som ändå inte leder till gottgörelse för den klagande.

När det gäller allmänintresset tillför de kritiska anmärkningarna i sig den nödvändiga pedagogiska dimensionen. Den institution som är föremål för den kritiska anmärkningen bör dra lämpliga slutsatser inför framtiden. Vilken lösning som är lämplig beror på det missförhållande ärendet gäller. Om det till exempel rör sig om en enstaka incident behövs det kanske inte någon uppföljning.

4. Kritiska anmärkningar efter avslag av en uppgörelse i godo eller ett förslag till rekommendation

Om den berörda institutionen godtar en uppgörelse i godo eller ett förslag till rekommendation avslutas ärendet normalt på dessa grunder.

Om den klagande avslår en föreslagen uppgörelse i godo utan tillräckliga grunder anser ombudsmannen vanligen att ärendet inte behöver undersökas vidare.

Om en institution avvisar en uppgörelse i godo eller ett förslag till rekommendation kan flera olika situationer uppstå.

För det första kan ombudsmannen efter att ha övervägt institutionens svar dra slutsatsen att han bör omvärdera sin slutsats om att det föreligger ett administrativt missförhållande.

För det andra, och om institutionens detaljerade yttrande till svar på förslaget till rekommendation inte är tillfredsställande, kan ombudsmannen utarbeta en särskild rapport till Europaparlamentet. Som först påpekades i ombudsmannens årsrapport för 1998, är möjligheten att lägga fram särskilda rapporter för Europaparlamentet ovärderlig för ombudsmannens arbete. Särskilda rapporter bör därför inte läggas fram för ofta, utan endast i särskilt viktiga ärenden, där parlamentet kan vidta åtgärder för att bistå ombudsmannen.

För det tredje kan ombudsmannen besluta att avsluta ett ärende med en kritisk anmärkning antingen när den berörda institutionen avvisar en uppgörelse i godo eller om institutionens detaljerade yttrande om förslaget till rekommendation inte är tillfredsställande.

I vissa fall kan ärendet avslutas med en kritisk anmärkning eftersom ombudsmannen anser att institutionen på ett övertygande sätt visat att det visserligen föreligger ett administrativt missförhållande, men att den lösning som föreslås i uppgörelsen i godo eller i förslaget till rekommendation är olämplig och att det inte finns några andra lösningar eller åtgärder. I sådana fall ger den kritiska anmärkningen i stort sett samma resultat som skulle ha varit fallet om ärendet hade avslutats utan en uppgörelse i godo eller ett förslag till rekommendation.

Det finns tyvärr även ärenden där institutionen avslår ombudsmannens förslag av skäl som inte är övertygande. Det finns till och med ett fåtal ärenden där institutionen vägrar att godta ombudsmannens slutsats om att det föreligger ett administrativt missförhållande.

Sådana fall riskerar att undergräva ombudsmannens moraliska auktoritet och försvaga medborgarnas förtroende för Europeiska unionen och dess institutioner. Internationell erfarenhet visar att ombudsmannens arbete är särskilt effektivt i länder där rättstatsprincipen är väletablerad och där det finns fungerande demokratiska institutioner. I sådana sammanhang följer de offentliga myndigheterna vanligen ombudsmannens rekommendationer, trots att de inte är juridiskt bindande och även om de inte håller med om dem.



([1]) Artikel 228 i fördraget om Europeiska unionens funktionssätt ger ombudsmannen befogenhet att undersöka missförhållanden i ”unionsinstitutionernas, unionsorganens eller unionsbyråernas verksamhet, med undantag för Europeiska unionens domstol då den utövar sina domstolsfunktioner”. I denna text används för enkelhetens skull begreppet "institution" för att hänvisa till samtliga EU-institutioner, EU‑organ och EU-byråer.

([2]) Ombudsmannens årsrapporter innehåller många exempel på ärenden där institutionerna har rättat till de missförhållanden som de klagande uppmärksammat.

2015

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2015

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2015

2014

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2014

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2014

2013

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2013

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2013

2012

Putting it Right? - Annex - Detailed analysis of the responses to the Ombudsman’s remarks, recommendations and proposals in 2012

Putting it Right? - How the EU institutions responded to the Ombudsman in 2012

2011

Report on responses to proposals for friendly solutions and draft recommendations - How the EU institutions complied with the Ombudsman’s suggestions in 2011

Follow-up to critical and further remarks - How the EU institutions responded to the Ombudsman’s recommendations in 2011

2010

Follow-up to critical and further remarks- How the EU institutions responded to the Ombudsman’s recommendations in 2010

2009

Follow-up to critical and further remarks- How the EU institutions responded to the Ombudsman’s recommendations in 2009

2008

Follow-up to critical and further remarks - How the EU institutions responded to the Ombudsman's recommendations in 2008

2007

Follow-up to critical and further remarks - How the EU institutions responded to the Ombudsman's recommendations in 2007

2006

Study of follow-up given by institutions to critical remarks and further remarks made by the Ombudsman in 2006