Strasbourg, 7. 5. 2012

Obisk agencije OI/7/2012/FOR – Obisk Evropske fundacije za izboljšanje življenjskih in delovnih razmer

Spoštovani g. Menéndez-Valdés,

Maja 2011 sem začela izvajati program obiskov agencij EU, da bi opredelila in razširila najboljše prakse, ki jih agencije uporabljajo v svojih odnosih z državljani. Najprej sem opravil tri "pilotne" obiske agencij EU s sedežem v Združenem kraljestvu, in sicer Evropskega bančnega organa, Evropske agencije za zdravila in Evropske policijske akademije. Nato sem se 1. junija 2011 v Bruslju sestal z vodji vseh agencij EU in imel priložnost, da jih podrobneje seznanim s to pobudo. Oktobra 2011 sem obiskal Evropsko agencijo za okolje v Københavnu, novembra pa Evropski center za spremljanje drog in dodajanja drog ter Evropsko agencijo za pomorsko varnost v Lizboni. 22. februarja 2012 sem obiskal Evropski center za razvoj poklicnega usposabljanja v Solunu. Informacije o mojih prejšnjih obiskih agencij EU so na voljo na naslednji strani mojega spletišča:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Od 14. do 18. maja 2012 bom v Dublinu in Belfastu, kjer se bom srečal z irsko varuhinjo človekovih pravic Emily O' Reilly in sodeloval na prihodnjem srečanju britanskega in irskega združenja varuhov človekovih pravic. Z veseljem se bomo v torek, 15. maja, srečali z vami in ustreznimi člani vaše ekipe. Pričakujem, da bo moj obisk trajal dve do tri ure.  V prilogi k temu dopisu vam pošiljamo osnutek programa našega srečanja in nekaj dodatnih informacij v zvezi s postopkovnimi vidiki tovrstnih obiskov.

Med obiskom agencije me bo spremljal gospod Fergal O' Regan, vodja oddelka za pritožbe in preiskave v moji pisarni, ki bo kontaktna oseba za organizacijske vidike našega sestanka. Njegovi kontaktni podatki so: fergal.oregan@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 35 48. Hvaležen bi vam bil, če bi me obvestili o imenu ustrezne kontaktne osebe v vašem osebju, ki bi se lahko z njim povezala pri vseh potrebnih pripravah.

Opozarjamo vas, da se bom po obisku in našem sestanku, na katerem bodo obravnavane vsebinske točke, opisane v priloženem obvestilu, sestal tudi z Eurofoundovim odborom uslužbencev. Moja odločitev za to sledi zahtevi skupščine odborov uslužbencev agencij (AASC), da se sistematično sestajam z odbori uslužbencev agencij, ki so predmet mojih samoiniciativnih obiskov.

Še enkrat bi se vam rad zahvalil, da ste se strinjali z organizacijo tega obiska, in se veselim, da se bo to, kar sem prepričan, izkazalo za plodno izmenjavo mnenj o različnih temah, opredeljenih v opombi v prilogi k temu pismu. Poleg tega bi se rad vnaprej zahvalil vodstvu Eurofounda za organizacijo praktičnih vidikov mojega srečanja z odborom uslužbencev Eurofounda, ki naj bi potekalo isti dan, v torek, 15. maja, po zaključku našega srečanja z vodstvom.

Iskreno,

P. Nikiforos Diamandouros

Priloga: 1

Priloga: Postopkovni vidiki in osnutek dnevnega reda obiska.

V zvezi s postopkovnimi vidiki

Obiski evropskega varuha človekovih pravic se uradno izvajajo na podlagi njegove pristojnosti za izvajanje preiskav na lastno pobudo. Korespondenca v zvezi s tem obiskom bo zato vsebovala referenčno številko registracije za take poizvedbe na lastno pobudo (OI/7/2012/FOR). Varuhinja človekovih pravic bi bila hvaležna, če bi lahko Eurofound to referenčno številko navedel v korespondenci v zvezi z obiskom.

Preiskava na lastno pobudo med drugim pomeni, da se uporabljajo običajna procesna jamstva v zvezi s takimi preiskavami. Med njimi je pravica agencije, da od evropskega varuha človekovih pravic zahteva zaupno obravnavo informacij in dokumentov – glej člene 5.1, 5.2 in 14.2 izvedbenih določb varuha človekovih pravic:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Varuh človekovih pravic lahko agencijo, ki jo namerava obiskati, obvesti o vprašanjih, ki jih namerava izpostaviti, poleg tega pa jo lahko zaprosi, naj vnaprej zagotovi nekatere pomembne informacije in/ali dokumente.

Varuh človekovih pravic bo po vsakem obisku agencijo pisno obvestil o svojih ugotovitvah. Če poda posebne predloge, običajno od agencije zahteva, da ga obvesti o vseh nadaljnjih ukrepih, ki jih predlaga. Glede na odgovor agencije bo varuhinja človekovih pravic razmislila o zaključku preiskave ali sprejetju nadaljnjih ukrepov, na primer z izdajo uradnih priporočil.

Pripravljalno pismo za ta obisk in priloga bosta objavljena na spletišču evropskega varuha človekovih pravic. Če se varuh človekovih pravic po obisku odloči, da bo agenciji podal predloge, bo na tej strani objavljeno tudi sporočilo s takimi predlogi, pa tudi odgovor agencije, vsa nadaljnja korespondenca in končni pisni sklepi varuha človekovih pravic. Te izmenjave bodo objavljene na naslednji strani spletišča varuha človekovih pravic: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

V zvezi z vprašanji na dnevnem redu

Evropski varuh človekovih pravic želi v zvezi z vsebino obiska 15. maja 2012 razpravljati o naslednjih temah:

• Prvi stiki Eurofounda z javnostjo
• Preglednost, dialog in odgovornost
• Zaposlovanje
• Ponudbe in naročila
• Navzkrižje interesov

Posebna vprašanja, ki bi jih varuh človekovih pravic želel obravnavati v okviru vsake teme, so naslednja:

1. Začetni stiki z javnostjo

Ena od temeljnih nalog varuha človekovih pravic je zagotoviti, da je uprava EU odprta, storitveno naravnana in učinkovita pri obravnavanju stikov z državljani. Ustrezna osnovna načela so določena v Evropskem kodeksu dobrega ravnanja javnih uslužbencev (CGAB). To vprašanje ostaja pomembno pri našem vsakodnevnem delu, kar kaže, da se uprava EU na tem področju še vedno sooča z nekaterimi izzivi. Evropski varuh človekovih pravic si po potrebi prizadeva najti hitro rešitev za pritožbe v zvezi s prvimi stiki državljana z upravo. Običajno to pomeni, da moje službe kontaktirajo zadevno osebo po telefonu.

Razumem, da so se vse agencije EU dogovorile, da bodo na srečanju vodij agencij oktobra 2008 v Lizboni sprejele Evropski kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev. Veseli me, da spletna stran Eurofounda vsebuje povezavo na Evropski kodeks dobrega ravnanja javnih uslužbencev. Kljub temu nisem seznanjen s tem, kako Eurofound izvaja ta sklep in kako zagotavlja, da njegovo osebje spoštuje načela iz zgoraj navedenega kodeksa. Na spletni strani Eurofounda nisem našel sklicev na to zadevo, zato bi bil hvaležen za predstavitev na to temo.

2. Preglednost, dialog in odgovornost

Evropski varuh človekovih pravic daje prednost tudi spodbujanju preglednosti in povečanju odgovornosti v upravi EU. Ta zahteva se med drugim odraža v zakonodaji EU o dostopu javnosti do dokumentov, v kateri je varuh človekovih pravic izrecno omenjen kot revizijski organ. Odraža se tudi v obsežnih preiskovalnih pooblastilih varuha človekovih pravic, ki nam omogočajo, da temeljito pojasnimo dejstva in vprašanja, ki so se pojavila v naših preiskavah.

Zato bi bil hvaležen, če bi izvedel več o naslednjih vprašanjih:

a) Kako Eurofound v praksi obravnava zahteve za dostop javnosti do dokumentov? Kakšne so njegove smernice in/ali praktične ureditve za obravnavo takih zahtev? Navedite primere, kot je glavna korespondenca pri obravnavi zadnjih treh prošenj za dostop javnosti do dokumentov, obravnavanih v skladu z Uredbo 1049/2001, s strani Agencije. (Vsebina odločitve Eurofounda v teh primerih ne bo preučena, saj to ni namen tega obiska.)

b) Ali Eurofound pripravlja letno poročilo (notranje ali zunanje) o svoji obravnavi dostopa javnosti do dokumentov?

c) Eurofound upravlja javni register v smislu člena 11 Uredbe 1049/2001 za nekatere dokumente, s katerimi razpolaga. Ali namerava Eurofound to razširiti na več/vse dokumente, ki jih ima na voljo?

d) Spletna stran Eurofounda je uporabniku prijazna in vsebuje veliko količino podatkov, publikacij in informacij v zvezi z glavnimi dejavnostmi Eurofounda. Zlasti oddelek "contact-us" vsebuje podroben seznam kontaktnih oseb in različne kontaktne osebe za vrsto vprašanj. Vendar me zanima, kako Eurofound obravnava zahteve po dodatnih informacijah? Posredujte nam informacije o povratnih informacijah, ki jih službe Eurofounda prejmejo od uporabnikov in deležnikov v zvezi z dostopom do informacij.

3. Izbor in zaposlovanje

Kar zadeva vsebino odločitev o izboru in zaposlitvi, varuhinja človekovih pravic uporablja podoben pristop kot sodišča EU. To med drugim pomeni, da priznava zelo široka diskrecijska pooblastila uprave pri izbiri osebja.

Kar zadeva postopkovne vidike izbora in zaposlovanja, si je varuhinja človekovih pravic zelo dejavno prizadevala za povečanje preglednosti zaposlovanja v EU. To je na primer privedlo do večje preglednosti v zvezi z imeni članov izbirnih komisij in podrobnejših ocenjevalnih listov, ki kandidatom omogočajo boljši vpogled v to, kako so bili ocenjeni.

Eurofound je sprejel in na svojem spletišču objavil smernice za izbirne postopke, ki jih organizira. Vljudno Vas prosim za dodatna pojasnila o naslednjih vprašanjih:

a) Kako Eurofound zagotavlja učinkovito komunikacijo s kandidati v izbirnih postopkih v zvezi s statusom njihovih prijav in/ali izidom izbirnega postopka?

b) Ali so kandidati seznanjeni z imeni članov natečajne komisije?  V kolikšni meri Eurofound kandidatom za zaposlitev zagotavlja dostop do ocen njihovih prijav?

c) V kolikšni meri Eurofound išče hitrejša in manj formalna sredstva za reševanje sporov glede odločitev o izbiri in zaposlitvi, kot so predvidena v členu 90 kadrovskih predpisov?

d) Ali Eurofound sistematično obvešča kandidate, da se lahko pritožijo varuhu človekovih pravic, kot je določeno v členu 19 zgoraj navedenega kodeksa dobrega ravnanja javnih uslužbencev?

4. Ponudbe in naročila

Na ravni revizije spore v zvezi z odločitvami o javnih naročilih in pogodbenimi razmerji najpogosteje obravnavajo sodišča. Vendar se je velik delež primerov varuha človekovih pravic v preteklih letih nanašal tudi na ta področja. V zvezi s ponudbami se varuhinja človekovih pravic zgleduje po pristopu Sodišča, ki je priznati široka diskrecijska pooblastila uprave pri ocenjevanju vsebinskih vidikov predlogov ponudb, hkrati pa skrbno preveriti, ali je navedla tehtne in ustrezne razloge za svoje odločitve ter ali je ustrezno spoštovala veljavne postopke in pravice do obveščenosti. Varuh človekovih pravic v zvezi s pogodbenimi spori sam po sebi ne ocenjuje, ali gre za kršitev pogodbe. Vendar pa temeljito preuči, ali je uprava svoje stališče ustrezno obrazložila, in preveri tudi poštenost upravnih dejanj ali opustitev.

Vprašanja:

a) Kako Eurofound obravnava spore v zvezi s temi področji?

b) Ali so ponudniki in izvajalci obveščeni, da se lahko pritožijo varuhu človekovih pravic?

5. Navzkrižje interesov

Nasprotja interesov nastanejo, kadar se za osebe, ki delajo za javno upravo, lahko šteje, da imajo neprimeren osebni interes za zadevo, s katero se ukvarjajo. Take spore je treba ustrezno obravnavati, da se zagotovi objektivno odločanje in okrepi zaupanje javnosti v upravo. Nedavni dogodki in primeri kažejo, da uprava EU ne uživa popolnega zaupanja javnosti v zvezi s tem vprašanjem.

Glede na navedeno bi me zanimalo, katere konkretne ukrepe uporablja Eurofound, da bi se izognil navzkrižju interesov na naslednjih področjih:

a) Zaposlovanje osebja, vključno z višjim osebjem, in imenovanje tehničnih strokovnjakov v odbore.

b) sedanji in nekdanji uslužbenci, zlasti v zvezi z zunanjimi dejavnostmi med zaposlitvijo pri Eurofoundu in po njej (glej na primer člene 11, 11a, 12b in 16 kadrovskih predpisov).