Izdelano v skladu s členom 3(6) Statuta evropskega varuha človekovih pravic [1]

Ozadje pritožbe

1. Pritožnik, Fundacija za prosto informacijsko infrastrukturo [2], se je varuhu človekovih pravic pritožil glede tega, kako je Parlament obravnaval njegovo zahtevo za dostop javnosti do zapisnikov sestankov koordinatorjev odborov [3].

2. Pritožnik je 8. julija 2011 zahteval zapisnike sej Odbora Evropskega parlamenta za mednarodno trgovino (INTA), Odbora za pravne zadeve (JURI) in Odbora za ustavne zadeve (AFCO) v zvezi s pogajanji o trgovinskem sporazumu proti ponarejanju (ACTA)[4]. Zahteval je tudi zapisnike vseh s tem povezanih sestankov koordinatorjev odborov.

3. Oddelek Parlamenta za preglednost in dostop javnosti do dokumentov je 28. julija 2011 odgovoril, da so zapisniki vseh sej parlamentarnih odborov na voljo na spletni strani Parlamenta [5]. V nadaljevanju je navedla, da zapisnik vsebuje točko, imenovano „sklepi koordinatorjev“ali „sporočila predsednika“, skupaj z ustreznimi sklepi koordinatorjev. Dodal pa je, da nima ločenih zapisnikov za sestanke koordinatorjev odbora.

4. Pritožnik je 29. julija 2011 vložil potrdilno prošnjo za dostop javnosti do zapisnikov sestankov koordinatorjev odborov. Pritožnik je poudaril, da so bili pri iskanju „srečanj koordinatorjev Evropskega parlamenta“s strani Googla opredeljeni ločeni zapisniki sestankov koordinatorjev Odbora za okolje, javno zdravje in varnost hrane (odbor ENVI).

5. Parlament je 5. avgusta 2011 vztrajal, da običajno ni ločenih zapisnikov sestankov koordinatorjev odborov. Dodala je, da so se nekateri odbori, kot je odbor ENVI, odločili objaviti rezultate svojih sej.

6. Pritožnik je 5. oktobra 2011 pisal sekretariatu odbora INTA. Sklicevala se je na prejšnje odgovore Parlamenta, da „obstajajo ločeni zapisniki sestankov koordinatorjev“, in trdila, da so se te izjave izkazale za napačne, saj se je poslanec Carl Schlyter v pismu odboru INTA skliceval na zapisnike koordinatorjev. Pritožnik je izjavil, da je sekretariat odbora INTA zanikal ali prikril obstoj dokumentov, in pozval sekretariat, naj vse obstoječe dokumente evidentira v enem od registrov dokumentov Parlamenta, da bi se javnost lahko pritožila zoper odločitve o zavrnitvi dostopa.

7. Parlament je 25. oktobra 2011 ob sklicevanju na prošnjo pritožnika z dne 5. oktobra 2011, naslovljeno na sekretariat odbora INTA, odobril dostop do zapisnikov sestankov koordinatorjev odbora INTA v zvezi s sporazumom ACTA, to je zapisnikov sestanka koordinatorjev odbora INTA z dne 21. junija 2011 [6].

8. Pritožnik je 20. novembra 2011 pisal Parlamentu in se mu zahvalil, da mu je poslal kopijo zapisnika sestanka koordinatorjev odbora INTA o sporazumu ACTA. Poudaril pa je, da je v svoji prošnji z dne 8. julija 2011 zaprosil tudi za zapisnik sestanka koordinatorjev odbora JURI, vendar je Parlament trikrat zanikal obstoj teh sestankov. Ponovno je zahteval dostop javnosti do teh zapisnikov.

9. Parlament je 28. novembra 2011 pritožniku odgovoril, da „na podlagi informacij, ki jih je prejel od sekretariata odbora JURI, potrjujemo odgovor, ki smo ga predložili julija lani: sekretariat odbora JURI ne pripravi ločenih zapisnikov koordinatorjev. Zapisniki odbora JURI so na voljo na spletni strani EP, obiščite: [sklic]. Sklepi koordinatorjev se vključijo v zapisnik odbora (točka Sporočila predsednika) ...

Predmet preiskave

10. Varuhinja človekovih pravic je Parlament pozvala, naj predloži mnenje o naslednjih trditvah in trditvah:

Trditev:

Parlament ne evidentira vseh obstoječih dokumentov Parlamenta v svojem elektronskem registru dokumentov, zlasti zapisnikov sej koordinatorjev parlamentarnih odborov.

Zahtevek:

Parlament bi moral vse obstoječe dokumente Parlamenta vnesti v svoj elektronski register dokumentov, zlasti zapisnike sej koordinatorjev parlamentarnih odborov.

Preiskava

11. Pritožba je bila posredovana Parlamentu v mnenje. Parlament je mnenje poslal 31. maja 2012. Mnenje je bilo nato posredovano pritožniku, ki je svoje pripombe poslal 25. julija 2012.

Analiza in sklepi varuhinje človekovih pravic

A. Domnevno nevpis vseh obstoječih dokumentov Parlamenta v register

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

12. Pritožnik je trdil, da Parlament krši Uredbo (ES) št. 1049/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 30. maja 2001 o dostopu javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije (Uredba 1049/2001)[7], ker vseh dokumentov Parlamenta (kot so zapisniki sestankov koordinatorjev odborov INTA, JURI in AFCO) ne vpiše v javni register dokumentov. Trdil je tudi, da ta neuspeh pomeni tudi kršitev člena 103 Poslovnika Parlamenta („Preglednost dejavnosti Parlamenta“), ki določa: „Parlament zagotovi, da se njegove dejavnosti izvajajo čim bolj pregledno v skladu z drugim odstavkom člena 1 Pogodbe o Evropski uniji, členom 15 Pogodbe o delovanju Evropske unije in členom 42 Listine Evropske unije o temeljnih pravicah.“

13. Parlament je v svojem mnenju opozoril, da je v uvodni izjavi 14 Uredbe št. 1049/2001 navedeno, da „mora vsaka institucija zagotoviti dostop do registra dokumentov, da bi državljanom olajšala uveljavljanje njihovih pravic“. Opozoril je tudi, da je v uvodni izjavi 6 navedeno, da bi bilo treba „dostop do dokumentov [...] odobriti v primerih, ko institucije delujejo v svoji zakonodajni funkciji“. Navedla je tudi člen 12 Uredbe 1049/2001, ki se glasi:

"1. Institucije, kolikor je mogoče, omogočijo javnosti neposreden dostop do dokumentov v elektronski obliki ali prek registra v skladu s pravili zadevne institucije.

2. Zlasti zakonodajni dokumenti, tj. dokumenti, pripravljeni ali prejeti med postopki za sprejetje aktov, ki so pravno zavezujoči v državah članicah ali zanje, bi morali biti ob upoštevanju členov 4 in 9 neposredno dostopni.

3. Kadar je mogoče, bi morali biti neposredno dostopni tudi drugi dokumenti, zlasti dokumenti v zvezi z razvojem politike ali strategije.

4. Kadar neposredni dostop ni omogočen prek registra, se v registru, kolikor je to mogoče, navede, kje se dokument nahaja.“

14. Parlament je nato pojasnil strukturo svojega elektronskega registra. Navedla je, da je v skladu s členom 11 Uredbe št. 1049/2001 pripravila seznam kategorij dokumentov, ki jih je pripravil ali prejel Parlament v okviru medinstitucionalnih postopkov. Ko je bil ta seznam dokumentov pripravljen, je Parlament razvil potrebna orodja IT, ki omogočajo samodejno vnašanje (proizvedenih/prejetih) dokumentov v elektronski javni register. Različne kategorije dokumentov so navedene v javnem registru, kar omogoča spletno iskanje po kategorijah. Neposredni prenos dokumentov je mogoč v večini primerov (95 %). Kadar neposreden prenos ni mogoč, se sklic na zadevni dokument pojavi v registru. Dokument se lahko nato zahteva od Parlamenta.

15. Parlament je izjavil, da je pri oblikovanju javnega registra uporabil merila, v skladu s katerimi morajo biti navedeni dokumenti „formalni“ dokumenti, tj. dokumenti z določeno stopnjo dokončanosti, ki so bili registrirani v notranjem sistemu za upravljanje dokumentov. Parlament je izjavil, da kratkotrajni ali prehodni dokumenti (na primer osebni zapiski, notranji pripravljalni osnutki, elektronska pošta itd.) niso registrirani v nobenem sistemu, razen če so potrebni za ustrezno spremljanje določenega dosjeja. Zato niso v javnem registru. Nasprotno pa so uradni osnutki ali pripravljalni dokumenti, pomembni za razprave o (predvsem zakonodajnih) dosjejih, ki jih sprejmejo parlamentarni odbori ali se sprejmejo na plenarnem zasedanju Parlamenta, vključeni v javni register.

16. Parlament je trdil, da je pri razvoju samodejnega sistema krmljenja dal prednost dokumentom, ki so bili pripravljeni in prejeti v okviru zakonodajnega postopka, da bi ravnal v skladu s členom 12 in uvodno izjavo 6 uredbe ter proaktivno prispeval k preglednosti zakonodajnega postopka. Parlament je nadalje izjavil, da se področje uporabe registra postopoma širi, saj se vzporedno z večjimi pristojnostmi Parlamenta odkrivajo in pripravljajo nove tipologije dokumentov.

17. V odgovor na pritožnikovo trditev, da bi moral Parlament vse obstoječe dokumente Parlamenta registrirati v svojem elektronskem javnem registru, je Parlament izjavil, da po njegovem mnenju člen 11 uredbe institucijam ne nalaga obveznosti, da v svojih registrih navedejo vse dokumente, ki jih imajo. Poleg tega z vidika dobrega upravljanja ni niti izvedljivo niti priporočljivo registrirati vseh obstoječih dokumentov, ne glede na njihov formalni status in stopnjo izpolnjevanja. To bi bilo tudi v nasprotju z učinkovito preglednostjo.

18. Parlament je trdil, da s tehničnega vidika in glede na zelo široko opredelitev „dokumenta“v členu 3(a) uredbe ni mogoče vzpostaviti popolnoma izčrpnega registra. Dejansko široka opredelitev v praksi pomeni, da bi se lahko vsak pripravljalni dokument s prvimi zamislimi (tudi ročno napisanimi) o prihodnjem poročilu štel za dokument. Enako velja za vse predhodne različice osnutka poročila. Takšni dokumenti (osebni zapiski, e-pošta, pošta, predhodni osnutki) seveda "obstajajo". Vendar se zaradi njihovega kratkotrajnega značaja običajno ne beležijo.

19. Parlament je trdil, da pritožnikova trditev izhaja iz zmede med načelom širokega dostopa (uvodna izjava 11 uredbe) in obveznostjo institucij, da vzpostavijo register. Navedla je, da je javni register orodje za olajšanje dostopa javnosti. Parlament je izjavil, da uredba ne vzpostavlja vzporednice med področjem uporabe načela javnega dostopa in področjem uporabe registra. Če bi bila taka vzporednica vzpostavljena, bi bilo njeno izvajanje nerealno. To bi pomenilo veliko upravno breme za institucije zaradi velikega števila različnih predhodnih in neformalnih dokumentov, ki jih hranijo institucije. Zahteva, da morajo institucije registrirati vse take dokumente, bi ovirala dobro delovanje institucij.

20. Vendar pa takšno razlikovanje (med pravico do dostopa in obsegom registra) ne pomeni, da obstaja omejitev pravice do dostopa. Nasprotno, to pomeni, da mora zadevna institucija ob vložitvi zahteve opredeliti zadevni dokument in preučiti njegovo vsebino, da bi javnosti zagotovila dostop v skladu z Uredbo. Ta naloga ni odvisna od tega, ali se javni register nanaša na zahtevane dokumente ali ne.

21. Parlament je tako sklenil, da njegov javni register dokumentov izpolnjuje zahteve iz členov 11 in 12 Uredbe št. 1049/2001.

22. Pritožnik je v svojih pripombah navedel, da iz mnenja Parlamenta razume, da Parlament ne evidentira kratkotrajnih ali prehodnih dokumentov. Vendar trdi, da obstaja veliko dokumentov, ki niso kratkotrajni ali prehodni in bi jih bilo treba vključiti v register, kot so (i) zapisniki sej koordinatorjev odborov in (ii) pogajalski dokumenti.

23. Pritožnik je trdil, da zapisniki sestankov koordinatorjev niso kratkotrajni ali prehodni dokumenti. Navedel je, da sekretariati odborov pripravijo ločene podrobne zapisnike koordinatorjev in jih pošljejo vsem članom odbora. Ti dokumenti imajo bistveno vlogo, saj obveščajo člane Odbora in lahko beležijo odločitve. Pritožnik je trdil, da v registru ni navedeno, kateri sekretariati odborov pripravljajo zapisnike koordinatorjev. Pritožnik je poudaril, da še vedno ni prejel zahtevanega zapisnika koordinatorjev odbora JURI. Po mnenju pritožnika ta zapisnik obstaja. Pritožnik je trdil, da se zdi, da odbora svojih dokumentov ne delita z registrom. Dodal je, da sekretariati odborov delujejo kot "majhna kraljestva" v Parlamentu, zunaj dosega registra. Parlament bi moral zato po njegovem mnenju pojasniti, kateri odbori pripravljajo ločene zapisnike koordinatorjev, in ustrezno posodobiti svoj register. Prav tako bi morali sekretariati odborov zagotoviti pravilne informacije registru, ki bi moral imeti dostop do vseh sistemov za upravljanje dokumentov (trenutno, kot pravi pritožnik, to ne drži).

24. Pritožnik je trdil, da bi lahko bila odgovora Parlamenta z dne 28. julija in 5. avgusta 2011, v katerih je navedel, da zapisniki sej odborov za zaprtimi vrati (AFFO, JURI in INTA) niso pripravljeni, pravilna v zvezi s celotnimi sejami odborov, ki potekajo za zaprtimi vrati. Vendar to ne velja za seje koordinatorjev odborov za zaprtimi vrati, saj vsaj dva od treh sekretariatov (odborov INTA in JURI) pripravljata (ločene) podrobne zapisnike sej koordinatorjev za zaprtimi vrati. Pritožnik je navedel, da to dokazuje s tem, da je prejel kopijo zapisnika koordinatorjev odbora INTA.

Ocena varuha človekovih pravic

25. Varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da se ta preiskava ne nanaša na zavrnitev dostopa javnosti do dokumentov. Takoj ko so službe Parlamenta potrdile obstoj zahtevanega dokumenta, je bil pritožniku odobren popoln javni dostop do dokumenta. Ta očitek se nanaša le na domnevno neupravičeno nevključitev zapisnikov sestankov koordinatorjev odborov v javni register dokumentov Parlamenta. Pritožnik trdi, da nevpis teh dokumentov v javni register dokumentov ovira uresničevanje pravice dostopa javnosti do dokumentov.

26. V uvodni izjavi 14 Uredbe št. 1049/2001 je navedeno:

„Vsaka institucija bi morala sprejeti potrebne ukrepe za obveščanje javnosti o novih veljavnih določbah in za usposabljanje svojega osebja za pomoč državljanom pri uveljavljanju njihovih pravic iz te uredbe. Da bi državljani lažje uveljavljali svoje pravice, bi morala vsaka institucija zagotoviti dostop do registra dokumentov (poudarek dodan).

27. Člen 11 Uredbe št. 1049/2001 se glasi:

"1. Da bi bile pravice državljanov iz te uredbe učinkovite, vsaka institucija zagotovi javni dostop do registra dokumentov. Dostop do registra bi moral biti zagotovljen v elektronski obliki. Sklicevanja na dokumente se nemudoma vpišejo v register.

2. Register za vsak dokument vsebuje referenčno številko (po potrebi vključno z medinstitucionalno referenco), predmet urejanja in/ali kratek opis vsebine dokumenta ter datum prejema ali priprave in vpisa v register. Sklicevanja se opravijo na način, ki ne ogroža varstva interesov iz člena 4.

3. Institucije nemudoma sprejmejo potrebne ukrepe za vzpostavitev registra, ki začne delovati 3. junija 2002."

28. Člen 12 Uredbe št. 1049/2001 se glasi:

"1. Institucije, kolikor je mogoče, omogočijo javnosti neposreden dostop do dokumentov v elektronski obliki ali prek registra v skladu s pravili zadevne institucije.

2. Zlasti zakonodajni dokumenti, tj. dokumenti, pripravljeni ali prejeti med postopki za sprejetje aktov, ki so pravno zavezujoči v državah članicah ali zanje, bi morali biti ob upoštevanju členov 4 in 9 neposredno dostopni.

3. Kadar je mogoče, bi morali biti neposredno dostopni tudi drugi dokumenti, zlasti dokumenti v zvezi z razvojem politike ali strategije.

4. Kadar neposredni dostop ni omogočen prek registra, se v registru, kolikor je to mogoče, navede, kje se dokument nahaja.“

29. Ugotovljeno je, da službe Parlamenta ločenih zapisnikov sestankov koordinatorjev odborov ne vključujejo sistematično v javni register dokumentov Parlamenta, čeprav ti zapisniki zagotovo obstajajo [8]. V javnem registru dokumentov Parlamenta na primer trenutno ni sklica na dokument INTA(2011)0621_2, čeprav ta dokument zagotovo obstaja in je bil pritožniku nazadnje omogočen dostop do njega (glej odstavek 9 zgoraj).

30. Dejstvo, da službe Parlamenta tega dokumenta niso vključile v javni register dokumentov Parlamenta, ne pomeni le, da je bilo pritožnikovo uveljavljanje pravice do dostopa do tega dokumenta odloženo [9], ampak tudi, da drugi člani javnosti še danes niso seznanjeni z obstojem tega dokumenta.

31. Varuhinja človekovih pravic se strinja, da besedilo in namen členov 11 in 12 Uredbe 1049/2001 ne pomenita, da mora imeti Parlament v svojem javnem registru dokumentov sklic na vsak dokument, ki ga hrani. Za obveščanje javnosti o številnih vsakdanjih upravnih dokumentih, ki jih je Parlament ustvaril v okviru upravljanja svojega osebja in infrastrukture, bi bilo na primer primerno, da Parlament te kategorije dokumentov opiše v javnem registru (tudi če posamezni dokumenti iz teh kategorij v registru niso navedeni ločeno)[10]. Če bi javnost kdaj potrebovala javni dostop do teh dokumentov, bi lahko vložila zahtevo pri Parlamentu, ki bi ji moral pomagati pri identifikaciji določenih dokumentov.

32. Vendar bi moral Parlament vsekakor razlagati člena 11 in 12 Uredbe 1049/2001 na način, ki javnosti omogoča, da pridobi čim popolnejšo sliko o tem, kako Parlament izvaja svoje temeljne naloge. Dokumente, ki se nanašajo na te temeljne naloge, je treba, kolikor je to mogoče, vpisati v javni register dokumentov Parlamenta.

33. Delo poslancev Evropskega parlamenta v odborih je vsekakor osrednja naloga Parlamenta. To delo zajema delo na sestankih koordinatorjev odborov. Če se pripravijo ločeni zapisniki sestankov koordinatorjev odborov [11], bi bilo treba obstoj takih zapisnikov zabeležiti v javnem registru dokumentov Parlamenta.

34. Notranji pravilnik Parlamenta, katerega namen je uveljaviti pravico dostopa javnosti do dokumentov Evropskega parlamenta [12], je v skladu z zgoraj navedenimi načeli. Člen 4(3) navedenega poslovnika določa: "Dokumenti, pripravljeni v skladu z zakonodajnim postopkom ali za parlamentarno delo, se vpišejo v [javni register] takoj, ko so vloženi ali objavljeni"(poudarek dodan).

35. Vendar Parlament v obravnavanem primeru ni spoštoval svojih notranjih pravil. Čeprav obstajajo zapisniki vsaj enega sestanka koordinatorjev odborov v zvezi s pogajanji o sporazumu ACTA (glej točko 9 zgoraj) in čeprav ti zapisniki zagotovo spadajo v kategorijo „pripravljenih dokumentov [...] za namene parlamentarnega dela“ v javni register Parlamenta ni vključen noben sklic na ta dokument.

36. Varuhinja človekovih pravic razume, da Parlament na splošno v javni register dokumentov Parlamenta ne vključuje sklicevanj na zapisnike sej koordinatorjev odborov. Zato Parlament v javnem registru dokumentov sistematično ne omenja cele vrste dokumentov, ki se nanašajo na delo poslancev Evropskega parlamenta, in ne samo tega, da ni objavil enotnega dokumenta, ki se nanaša na delo poslancev Evropskega parlamenta.

37. Glede na navedeno varuhinja človekovih pravic ugotavlja, da to, da Parlament v svoj register dokumentov ni vključil sklicev na zapisnike sej koordinatorjev odborov, pomeni nepravilnost. Zato v skladu s členom 3(6) statuta evropskega varuha človekovih pravic v nadaljevanju podaja ustrezen osnutek priporočila.

38. Varuhinja človekovih pravic poudarja, da je bila ta pritožba vložena zaradi pomanjkanja preglednosti v zvezi z dostopom do dokumentov, ki se nanašajo na pogajanja o mednarodnem trgovinskem sporazumu, v obravnavani zadevi ACTA. Predsednik Parlamenta se je v svojem nedavnem odgovoru varuhu človekovih pravic z dne 10. januarja 2014 [13] zavzel za večjo preglednost mednarodnih trgovinskih pogajanj. Varuhinja človekovih pravic ta osnutek priporočila pripravlja tudi ob upoštevanju te zaveze.

B. Osnutek priporočila

Pri pripravi zapisnikov sestankov koordinatorjev odborov bi moral Parlament te zapisnike vključiti v svoj javni register dokumentov in jih v skladu s členom 12 Uredbe št. 1049/2001 načeloma dati na voljo neposredno.

 

Emily O' Reilly

V Strasbourgu, 31. marca 2014

---

[1] Sklep Evropskega parlamenta z dne 9. marca 1994 o pravilih in splošnih pogojih, ki urejajo opravljanje funkcije varuha človekovih pravic (94/262/ESPJ, ES, Euratom), UL L 113, str. 15.

[2] Fundacija navaja, da je neprofitno združenje, namenjeno razvoju informacijskih dobrin v javno korist, ki temeljijo na avtorskih pravicah, svobodni konkurenci in odprtih standardih.

[3] Evropski parlament ima 20 parlamentarnih odborov, ki jih sestavlja od 24 do 76 poslancev. Parlamentarni odbori se sestanejo javno enkrat ali dvakrat mesečno v Bruslju. Pripravljajo poročila o zakonodajnih predlogih, ki se nato predstavijo na plenarnem zasedanju Parlamenta. Člen 192 Poslovnika Parlamenta določa, da lahko politične skupine v Parlamentu imenujejo enega od svojih članov za "koordinatorja" v vsakem odboru. Seje koordinatorjev odborov se nato skličejo, običajno na isti dan kot seje odborov, da se pripravijo sklepi, ki jih mora ta odbor sprejeti, zlasti sklepi o postopku in imenovanju poročevalcev. Odbor lahko na koordinatorje prenese tudi pooblastilo za sprejemanje nekaterih odločitev, razen odločitev v zvezi s sprejemanjem poročil, mnenj ali predlogov sprememb.

[4] ACTA je mednarodna pogodba za vzpostavitev mednarodnih standardov za uveljavljanje pravic intelektualne lastnine. Sporazum ACTA so oktobra 2011 podpisale Avstralija, Kanada, Japonska, Maroko, Nova Zelandija, Singapur, Južna Koreja in Združene države Amerike. 26. januarja 2012 so sporazum ACTA podpisale tudi Mehika, Evropska unija in 22 držav, ki so članice Evropske unije. Ko ga bo ratificiralo šest držav, bo sporazum ACTA začel veljati v državah, ki so ga ratificirale. Ker si Evropska unija in njene države članice delijo pristojnosti na področju te konvencije, so morale sporazum ACTA za začetek veljavnosti ratificirati tako države članice kot Evropska unija. Za ratifikacijo s strani Evropske unije je bila potrebna odobritev Evropskega parlamenta (v skladu s členom 218 Pogodbe o delovanju Evropske unije). Vendar je Evropski parlament z glasovanjem 4. julija 2012 zavrnil ratifikacijo sporazuma ACTA.

[5] http://www.europarl.europa.eu/committees/en/minutes.html

[6] Fundacija za brezplačno informacijsko infrastrukturo je ta zapisnik (referenčna številka INTA(2011)0621_2) objavila na svoji spletni strani: http://people.ffii.org/~ante/acta/INTA-minutes/Coordinators%27s%20minutes%202011%200621.pdf.

[7] UL 2001, L 145, str. 43.

[8] O tem, ali se določen sestanek koordinatorjev odbora zapiše v zapisnik ali ne, odločajo izključno udeleženci tega sestanka (tj. koordinatorji odbora sami odločijo, ali bodo na določenem sestanku zapisani zapisniki ali ne). (Člen 192 Poslovnika Evropskega parlamenta, ki se nanaša na vlogo koordinatorjev odborov, ne določa obveznosti priprave zapisnika.)

Ker pravica dostopa javnosti do dokumentov (in potreba po vključitvi sklicev na dokumente v javni register dokumentov, da se olajša uveljavljanje te pravice) velja le za obstoječe dokumente in ne pomeni obveznosti priprave dokumenta, se vprašanje dostopa javnosti do ločenih zapisnikov katerega koli sestanka koordinatorjev odborov preprosto ne pojavi, če se udeleženci tega sestanka niso odločili za pripravo ločenih zapisnikov sestanka.

Če koordinatorji odbora odločijo, da se sestanek koordinatorjev odbora zabeleži, ima služba Parlamenta, pristojna za pripravo takega zapisnika, na voljo dve možnosti (tj. ustrezni sekretariat odbora). Prvič, zapisnik sestanka koordinatorjev odbora se lahko neposredno vključi v zapisnik zadevnega sestanka odbora. Sekretariat odbora JURI je na primer izrecno navedel, da nikoli ne pripravi ločenih zapisnikov koordinatorjev odbora in da se sklepi koordinatorjev vključijo v zapisnik odbora v oddelku Sporočila predsednika. Koordinatorji odborov se lahko odločijo tudi za ločen zapisnik sestanka. Zapisnik odbora INTA z dne 21. junija 2011 na primer ne vključuje zapisnika sestanka koordinatorjev odbora z istega dne (glej sklic dokumenta INTA_PV(2011)0621_1). Namesto tega (glej odstavek 9 zgoraj) je bil pripravljen ločen zapisnik sestanka koordinatorjev, ki mu je bila dodeljena uradna registracijska številka (INTA(2011)0621_2).

Nič ne obvezuje Odbora, da dosledno upošteva eno ali drugo možnost. Dejansko je isti odbor, odbor INTA, sprejel en pristop za sejo 21. junija 2011 in drug pristop za sejo 25. in 26. aprila 2012 (zapisnik sestanka koordinatorjev odbora v zvezi s sejo odbora INTA 25. aprila 2012 je na straneh 4 do 9 zapisnika seje odbora INTA 25. in 26. aprila 2012 (INTA_PV(2012)0425_1)).

[9] Pritožnik je 8. julija 2011 zahteval dostop javnosti do zapisnika. Parlament je moral do 25. oktobra 2011 potrditi obstoj zapisnika in pritožniku predložiti kopijo.

[10] Seveda se lahko dokumenti, ki so vpisani v register, zaradi lažje uporabe sami razvrstijo v kategorije.

[11] Glej opombo 8 zgoraj.

[12] Sklep predsedstva z dne 28. novembra 2001, UL 2011, C 216, str. 19, glej tudi http://www.europarl.europa.eu/RegistreWeb/information/publicInfo.htm?language=EN.

[13] http://www.ombudsman.europa.eu/en/press/release.faces/en/53287/html.bookmark