- SL Slovenščina
Strojni prevodi lahko vsebujejo napake, ki bi lahko zmanjšale jasnost in natančnost, zato varuhinja človekovih pravic ne prevzema odgovornosti za kakršna koli odstopanja. Za najzanesljivejše informacije in pravno varnost glejte zgornjo povezavo z izvorno različico v jeziku angleščina.
Za več informacij si oglejte našo jezikovno in prevajalsko politiko.
Beleženje besedilnih in takojšnjih sporočil, ki jih uslužbenci pošiljajo/prejemajo v okviru svoje poklicne dejavnosti – praktična priporočila za upravo EU
Korespondenca - Datum Četrtek | 14 julij 2022
Primer SI/4/2021/MIG - Preiskava uvedena dne Sreda | 30 junij 2021 - Odločba z dne Sreda | 13 julij 2022 - Zadevne institucije Evropski parlament | Svet Evropske unije | Evropska agencija za mejno in obalno stražo | Evropska agencija za kemikalije | Evropska agencija za varnost hrane | Evropska agencija za zdravila | Evropska komisija | Evropska centralna banka - Država Francija
Ta praktična priporočila lahko upravo EU usmerjajo pri snemanju besedilnih in takojšnjih sporočil v prihodnosti. Izhajajo iz zbiranja informacij, ki ga je izvedla evropska varuhinja človekovih pravic, in odražajo dobre prakse, ki jih je v zvezi s tem opredelila.
Institucije, organi, uradi in agencije EU bi morali:
- Pri pravilih in praksah upravljanja dokumentov upoštevajte vse pogostejšo uporabo besedila in takojšnjega sporočanja. Konkretno to pomeni, da odločitev o vnosu določene informacije v upravni sistem za upravljanje dokumentov ne bi smela biti odvisna od medija – pisma, elektronske pošte, besedila ali neposrednega sporočila – temveč od njegove vsebine.
- Vzpostaviti tehnološke rešitve, ki omogočajo enostavno beleženje besedilnih in takojšnjih sporočil v sistemih za upravljanje dokumentov. Do takrat pa naj se predvidijo alternativni načini beleženja takih sporočil.
- Izdati jasne smernice za osebje o tem, kako je treba pridobivati, prenašati in beležiti besedilna in takojšnja sporočila, ki izpolnjujejo merila za evidentiranje dokumentov. Vse osebje, ki za delo uporablja elektronske naprave, bi moralo biti sposobno razumeti, kako pridobivati in prenašati besedilna in takojšnja sporočila iz aplikacij ali platform za sporočanje v ustrezen sistem za upravljanje dokumentov.
- Ozaveščati osebje o potrebi po zagotavljanju, da se besedilna in takojšnja sporočila, ki izpolnjujejo merila za beleženje, redno in rutinsko pridobivajo, prenašajo in beležijo. Poleg standardnih sporočil za notranjo komunikacijo bi bilo to mogoče doseči z zagotavljanjem usposabljanja obstoječim uslužbencem in na primer v okviru uvajalnih programov za nove uslužbence.
- Zagotovite, da so obdobja hrambe besedilnih in takojšnjih sporočil na elektronskih napravah, ki se uporabljajo za delo, v skladu s politiko hrambe.
- Vzpostavljen je postopek za zagotovitev, da se ob odhodu uslužbenca zabeležijo vsi dokumenti, ki jih ima uslužbenec, vključno z vsemi besedilnimi in takojšnjimi sporočili, ki izpolnjujejo merila za evidentiranje.
- priznavajo, da so besedilna in takojšnja sporočila, povezana z delom, „dokumenti“ v smislu Uredbe št. 1049/2001 o dostopu javnosti do dokumentov;
- Pri obravnavi zahtev za dostop javnosti do dokumentov, ki bi lahko zajemali besedilna in takojšnja sporočila, upoštevajte vse lokacije, kjer bi se taka sporočila lahko shranila, vključno z elektronskimi napravami, ki jih uporablja osebje, in osebju, ki bi lahko imelo taka sporočila, pomagajte pri iskanju, na primer z dajanjem navodil.
- zagotovijo, da njihovo standardno iskalno orodje omogoča identifikacijo besedilnih in takojšnjih sporočil (kot takih), potem ko so bila registrirana v njihovem sistemu za upravljanje dokumentov;