Die Untersuchung der Ombudsfrau über den Umgang der Kommission mit einem Ersuchen um Offenlegung von Textnachrichten zwischen ihrer Präsidentin und dem Vorstandsvorsitzenden eines Pharmaunternehmens ist ein Weckruf für alle EU-Institutionen, um Rechenschaftspflicht im Zeitalter von Instant Messaging zu gewährleisten.

Ein Jahr nach Eingang der Anfrage eines Journalisten hat die Kommission noch immer nicht geklärt, ob die Textnachrichten, die laut Medienberichterstattung Großaufträge für die Beschaffung von Impfstoffen betreffen, existieren und ob die Öffentlichkeit das Recht hat, diese einzusehen.

Die Ombudsfrau hatte im Januar einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit diesbezüglich festgestellt und die Kommission aufgefordert, eine gründlichere Suche nach den Textnachrichten durchzuführen.

Aus der jüngsten Antwort der Kommission geht nicht hervor, ob sie vorschriftsgemäß nach den Textnachrichten gesucht hat und falls nicht, was einer solchen Suche entgegenstand.

In der Antwort wurde zwar eingeräumt, dass arbeitsbezogene Textnachrichten EU-Dokumente sein können, aber es wurde auch erneut darauf hingewiesen, dass die internen Richtlinien der Kommission eine Registrierung von Textnachrichten, de facto, nicht vorsehen.

Die Ombudsfrau hat die Untersuchung nunmehr abgeschlossen und bestätigt, dass es sich um einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit handelt.

Die Antwort der Kommission auf meine Untersuchungsergebnisse hat weder die grundlegende Frage beantwortet, ob die fraglichen Textnachrichten existieren, noch Klarheit darüber geschaffen, wie die Kommission auf eine konkrete Anfrage nach anderen Textnachrichten reagieren würde“, so Emily O’Reilly.

"Der Umgang mit diesem Antrag auf Zugang zu Dokumenten hinterlässt den bedauerlichen Eindruck einer EU-Institution, die in Angelegenheiten von erheblichem öffentlichem Interesse mauert.

"Der öffentliche Zugang zu arbeitsbezogenen Textnachrichten ist ein neuer Bereich für die EU-Verwaltung, der mit Nachdruck und ernsthaft angegangen werden muss. Diese Untersuchung ist ein Weckruf für alle EU-Institutionen".

"Die jüngsten Enthüllungen über Lobbying-Taktiken eines amerikanischen multinationalen Unternehmens in Europa, einschließlich durchgesickerter Textnachrichten, zeigen, wie dringlich dieses Thema für öffentliche Verwaltungen ist", sagte die Ombudsfrau.

Empfehlungen für die Erfassung arbeitsbezogener Textnachrichten

Nach der Sammlung von Informationen über die Regeln und Praktiken zur Aufzeichnung von Text- und Sofortnachrichten in der EU-Verwaltung veröffentlicht die Ombudsstelle heute praktische Empfehlungen für die Handhabung dieses Themas.

Diese lauten wie folgt:

• Arbeitsbezogene Text- und Sofortnachrichten sollten als EU-Dokumente anerkannt werden.
• Es sollten entsprechende technische Lösungen geschaffen werden, die eine einfache Erfassung solcher Nachrichten ermöglichen.
• Mitarbeiter*innen sollten klare Anweisungen erhalten, wie solche Nachrichten zu erfassen sind.
• Bei der Bearbeitung von Anträgen auf öffentlichen Zugang zu Dokumenten, die sich auf Textnachrichten beziehen, sollte eine Suche überall da erfolgen, wo solche Nachrichten gespeichert sein könnten.

Die vollständige Liste ist hier verfügbar (auf Englisch).

Hintergrund

Im April 2021 veröffentlichte die New York Times einen Artikel, in dem sie berichtete, dass die Kommissionspräsidentin und der Vorstandsvorsitzende eines Pharmaunternehmens Textnachrichten im Zusammenhang mit der Beschaffung von COVID-19-Impfstoffen ausgetauscht hatten. Daraufhin beantragte ein Journalist den öffentlichen Zugang zu Textnachrichten und anderen Dokumenten im Zusammenhang mit diesem Austausch. Der Beschwerdeführer wandte sich an die Ombudsstelle, nachdem die Kommission keine Textnachrichten identifiziert hatte, die in den Geltungsbereich seines Antrags fielen.

Die Untersuchung ergab, dass die Kommission das Kabinett der Präsidentin nicht ausdrücklich gebeten hatte, nach den Textnachrichten zu suchen. Stattdessen forderte sie ihr Kabinett auf, nach Dokumenten zu suchen, die die internen Kriterien der Kommission für die Erfassung erfüllen - Textnachrichten erfüllen diese Kriterien nicht. Die Ombudsfrau befand, dass dies einen Missstand in der Verwaltungstätigkeit darstellt und forderte die Kommission auf, eine umfassendere Suche nach den Textnachrichten durchzuführen.

In der Verordnung 1049/2001, die das Recht der Öffentlichkeit auf Zugang zu EU-Dokumenten regelt, werden Dokumente als "Inhalte unabhängig von der Form des Datenträgers (auf Papier oder in elektronischer Form, Ton-, Bild- oder audiovisuelles Material), die einen Sachverhalt im Zusammenhang mit den Politiken, Maßnahmen oder Entscheidungen aus dem Zuständigkeitsbereich des Organs betreffen“ definiert.