Ureditev inšpekcijskih pregledov na daljavo

Namen pregleda dokumentov

Varuhinja človekovih pravic je 6. junija 2024 zahtevala pregled naslednjih dokumentov:

• Kakršna koli dokumentacija, ki vsebuje ocene Komisije o navzkrižju interesov iz vprašanj 2a in 4b, kot je navedena v prilogi k dopisu z dne 10. novembra 2023 [1].
• Tri zadeve, v katerih strokovnjaki niso prijavili nobenega (morebitnega) navzkrižja interesov, vendar je Komisija ugotovila težavo, ki jo je želela pojasniti.
• Metodologija ocenjevanja ERS, ki določa pravila in načela za postopek ocenjevanja predlogov ERS, kot jo je sprejel odgovorni odredbodajalec.

Komisija je 27. junija 2024 v odgovor na zahtevo varuhinje človekovih pravic posredovala 15 zaupnih dokumentov.

Pregledani dokumenti 

Komisija je v pregled predložila naslednje zaupne dokumente:

• Dokument 1 je naslovnica „Strokovnjaki za razpise ERS za leto 2023“ Komisije;
• Dokument 2 vsebuje statistične podatke o strokovnjakih za razpise ERS za leto 2023, ki zajemajo podatke do leta 2023, vključno s podatki o (morebitnih) navzkrižjih interesov;
• Dokumenti 3–11 so interna obvestila, ki vsebujejo ocene Komisije o prijavljenih morebitnih nasprotjih interesov iz let 2022 in 2023;
• Dokumenta 12 in 13 sta zahtevi Komisije za pojasnila v primerih, ko nasprotje interesov ni bilo prijavljeno, vendar je bilo kljub temu ugotovljeno;
• Dokument 14 je primer iz evropskega programa za razvoj obrambne industrije [2], predhodnega programa Evropskega obrambnega sklada, za katerega je Komisija navedla, da kaže, da je imel podobno prakso kot takratna tveganja konfliktov;
• Dokument 15 je notranja metodologija GD DEFIS.

Ozadje

Nasprotja interesov zunanjih strokovnjakov, imenovanih za namene razpisa ERS za leto 2023, se obravnavajo v petih fazah postopka ocenjevanja. Te vključujejo predhodne ocene, ki jih Komisija izvede na podlagi vnosov v podatkovno zbirko z informacijami o strokovnjakih ali z navzkrižnim preverjanjem življenjepisov strokovnjakov s predlogi. Komisija oceni tudi morebitna navzkrižja interesov, ki so jih prijavili strokovnjaki.

Inšpekcijski pregled

Statistični podatki

Dokument 1 je posnetek zaslona v zvezi z razpisom za strokovnjake v okviru ERS za leto 2023, ki je stalno odprt.

Dokument 2 določa nekatere statistične podatke za razpis ERS za leto 2023.

Samoprijavljena potencialna nasprotja interesov

Dokumenti 3 - 11 se nanašajo na ocene Komisije o morebitnih navzkrižjih interesov, ki so jih strokovnjaki prijavili Komisiji po prejemu predlogov za oceno [3].

Te ocene vključujejo (nekatere) naslednje elemente (pristop Komisije ni popolnoma dosleden):

1. povzetek dejstev iz izjave, vključno s poklicno dejavnostjo strokovnjakov, ki bi lahko bila v nasprotju z nalogami, dodeljenimi pri ocenjevanju predlogov v okviru Evropskega obrambnega sklada;

2. Različne možnosti navzkrižja interesov v delu z naslovom „Kvalifikacija“. Komisija razlikuje med:

(a) Neposredna navzkrižja interesov [4], ki, ko se ugotovijo, samodejno izključijo strokovnjake za vse ali del predlogov v razpisu. Neposredna navzkrižja interesov se pojavijo, kadar je strokovnjak: (i) vključeni v pripravo predlogov, (ii) del upravljanja vložnikov in/ali (iii) zaposleni ali pogodbeno zaposleni pri vložnikih [5].

(b) Posredna navzkrižja interesov [6], ki, kadar se ugotovijo, samodejno izključijo strokovnjake za vse ali del predlogov v razpisu. Do posrednih navzkrižij interesov pride, kadar strokovnjak: (i) je sodeloval pri pripravi katerega koli predloga, predloženega v okviru razpisa, (ii) bi imel koristi, če bi bil kateri koli predlog, predložen v okviru razpisa, zavrnjen ali sprejet, in/ali (iii) ima tesne družinske vezi ali tesne osebne odnose z osebami, vključenimi v pripravo katerega koli predloga, predloženega v okviru razpisa, z osebo, ki bi imela koristi, če bi bil tak predlog sprejet ali zavrnjen.

(c) Morebitna navzkrižja interesov [7], ki Komisiji, ko se ugotovijo, puščajo diskrecijsko pravico glede tega, ali naj sprejme blažilne ukrepe ali ne.

Morebitna navzkrižja interesov se pojavijo, kadar je strokovnjak: (i) zaposlen pri subjektu, vključenem v predloge v zadnjih treh letih, (ii) vključen v pogodbo, nepovratna sredstva, nagrado ali članstvo v upravljavskih strukturah ali sodelovanje pri raziskavah s prosilcem, povezano tretjo osebo ali drugo tretjo osebo, vključeno v ukrep v zadnjih treh letih, ali (iii) v kateri koli drugi situaciji, ki bi lahko vzbudila dvom o sposobnosti strokovnjaka, da nepristransko sodeluje pri ocenjevanju, ali za katero bi se lahko razumno zdelo, da to počne v očeh zunanje osebe.

Strokovnjaki so lahko izključeni iz ocenjevanja vseh predlogov, če je zadevni prijavitelj udeleženec, ali iz ocenjevanja vseh predlogov razpisa.

3. Ocena Komisije se zaključi s „položaj[om] služb“.

Za razpise v okviru ERS za leto 2021 je Komisija ugotovila, da en neodvisni strokovnjak za ocenjevanje spada pod točko (c)(ii) zgoraj (dokument 3), trije neodvisni strokovnjaki za ocenjevanje pa pod točko (c)(iii) zgoraj (dokumenti 4, 5 in 6). V teh primerih je Komisija strokovnjaka izločila iz predloga, da bi ublažila morebitna zahtevna stališča in ohranila integriteto ugleda ocene.

Za razpise v okviru ERS za leto 2022 je Komisija ugotovila, da en neodvisni strokovnjak za ocenjevanje spada pod točko (c)(ii) zgoraj (dokument 7), štirje neodvisni strokovnjaki pa pod točko (c)(iii) zgoraj (dokumenti 8, 9, 10 in 11). Odločil se je, da bo strokovnjake izključil iz ocenjevanja teh predlogov.

Opredelitev neprijavljenih navzkrižij interesov in proaktivno zmanjševanje tveganj

Dokumenta 12 in 13 se nanašata na primere, v katerih je Komisija na lastno pobudo poskušala pojasniti, ali obstaja navzkrižje interesov. Komisija je te primere opredelila v času priprave ožjega seznama strokovnjakov, ki bi lahko na podlagi svojih življenjepisov ocenili razpise [8].

Komisija je predložila dokument 14, da bi varuhinji človekovih pravic pokazala, da je uporabila enak pristop v evropskem programu za razvoj obrambne industrije (glej opombo 2), ki je predhodni program ERS.

V vseh treh primerih je bil zadevni strokovnjak izključen iz razpisa, ker je bil zadevni delodajalec/organizacija prijavitelj v razpisu, ki spada v eno od treh kategorij neposrednih navzkrižij interesov.

Metodologija

Dokument 15 je notranja metodologija GD DEFIS. Ta dokument potrjuje ukrepe, ki jih je Komisija določila v odgovoru varuhinji človekovih pravic, da bi se izognili navzkrižju interesov pri ocenjevanju predlogov ERS.

Bruselj, 25. november 2024

Jennifer King Koen Roovers

Pooblaščenec za poizvedbe pravnih strokovnjakov

[1] Glej dopis varuha človekovih pravic, ki je na voljo tukaj: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626 in odgovor Komisije z dne 8. aprila 2024, ki je na voljo tukaj: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[2] Več informacij o evropskem programu za razvoj obrambne industrije (EDIDP) je na voljo na: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp_en.

[3] Te ocene so se zgodile med tem, kar je Komisija v odgovoru z dne 8. aprila 2024 imenovala „korak 6“, glej: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[4] Glej točko (a) člena 2(1) veljavnega kodeksa ravnanja, ki je na voljo tukaj: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] V izjemnih okoliščinah, kadar ni na voljo drugih strokovnjakov s podobnim strokovnim znanjem, lahko strokovnjaki, za katere se ugotovi, da so v neposrednem navzkrižju interesov, še vedno sodelujejo pri ocenjevanju, vendar je treba o tem obvestiti preostale strokovnjake. Strokovnjak se lahko obdrži kot ocenjevalec, če:

• strokovnjak dela v oddelku/laboratoriju/inštituciji, ki ni oddelek/laboratorij/inštitucija, ki sodeluje v razpisu, in

• oddelki/laboratoriji/institucije v zadevni organizaciji delujejo zelo samostojno in

• sodelovanje je utemeljeno z zahtevo po imenovanju najboljših razpoložljivih strokovnjakov in omejeno velikostjo skupine usposobljenih strokovnjakov.

Ta korak je podrobno opisan v kodeksu ravnanja, ki je vključen v pogodbo, ki jo podpišejo strokovnjaki, ne pa tudi v ocene Komisije o morebitnih navzkrižjih interesov.

[6] Glej točko (b) člena 2(1) veljavnega kodeksa ravnanja.

[7] idem, na koncu člena 2.1.

[8] Do teh izmenjav je prišlo med tem, kar je Komisija v odgovoru z dne 8. aprila 2024 imenovala „koraka 3 in 4“, glej: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.