Naslov zadeve: Preglednost sodelovanja Evropske komisije s predstavniki tobačne industrije

Datum: Četrtek, 5. maj 2022

Seja na daljavo

Prisotni

Predstavniki Komisije:

GD za zdravje in varnost hrane

Namestnik vodje enote

Vodja ekipe za nadzor nad tobakom in mednarodno pravo

Uradnik za pravne zadeve

SG

Namestnik vodje enote

Vodja skupine – register za preglednost

Uradnik za politiko – register za preglednost

Višji strokovnjak – koordinator za medinstitucionalne odnose – odnosi z evropskim varuhom človekovih pravic

Pripravnik/pripravnica

GD TAXUD

Pravna oseba – koordinator za zahtevo za dostop do dokumentov in komitologijo

GD za trgovino

Uradnik za politiko – trgovinski vidiki pravil o poreklu

Upravni uslužbenec – upravna podpora enoti, zlasti skupini EP

GD NEAR

Uradnik za pravne zadeve

Strokovno-tehnični uslužbenec za usklajevanje medinstitucionalnih odnosov

Predstavniki varuha človekovih pravic:

Jennifer King, pravna strokovnjakinja

Leticia Díez Sánchez, referentka za poizvedbe

Koen Roovers, uradnik za preiskave

Nina Klubert, pripravnica za poizvedbe

Namen sestanka

Varuhinja človekovih pravic je ob začetku strateške preiskave novembra 2021 zaprosila za pregled nekaterih dokumentov, ki jih ima Komisija v zvezi s svojimi stiki s predstavniki tobačne industrije [1].

Namen sestanka je bil pojasniti nekatera vprašanja, ki so se pojavila pri analizi zahtevanih dokumentov. Vprašanja so bila posredovana Komisiji pred sestankom.

Uvod in postopkovne informacije

Predstavila se je preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic, se zahvalila predstavnikom Komisije za srečanje z njimi in navedla namen srečanja. Preiskovalna skupina je predstavila pravni okvir, ki se uporablja za inšpekcijske preglede in sestanke varuha človekovih pravic, zlasti da varuh človekovih pravic brez predhodnega soglasja Komisije ne bi razkril nobenih informacij, ki so opredeljene kot zaupne, nobeni osebi zunaj urada varuha človekovih pravic.  

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je pojasnila, da bo pripravljeno poročilo o sestanku in da bo osnutek poslan Komisiji v pregled, da se zagotovi njegova točnost in popolnost.

Izmenjane informacije

Razprava je bila osredotočena na vprašanja, ki so bila Komisiji posredovana pred sejo.

I. Ali lahko Komisija predloži pregled vseh ukrepov, ki jih je morda sprejela za nadaljnje ukrepanje na podlagi sklepa varuhinje človekovih pravic iz leta 2016 o skladnosti Evropske komisije s Konvencijo o nadzoru tobaka?

Predstavniki Komisije so pojasnili široko politiko preglednosti Komisije in zlasti zahteve v zvezi z njenim sodelovanjem s predstavniki tobaka. Splošna ureditev je določena v dveh sklepih Komisije [2], sprejetih leta 2014. Ti zahtevajo objavo vseh sestankov, ki potekajo med zastopniki interesov in komisarji, člani njihovih kabinetov in generalnimi direktorji. Poleg tega se lahko komisarji, člani njihovih kabinetov in generalni direktorji sestanejo le z zastopniki interesov, ki so registrirani v registru za preglednost. Ta pravila se ne uporabljajo za uslužbence pod ravnjo generalnih direktorjev [3]. Predstavniki so pojasnili, da se podrobnosti o sestankih z zastopniki interesov, ki jih Komisija objavi na svojih spletiščih, samodejno naložijo tudi na spletišče registra za preglednost.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da GD SANTE upošteva posebno ureditev, saj na posebnem spletišču proaktivno objavlja svoje sestanke z uslužbenci na vseh ravneh in povzetke zapisnikov takih sestankov. GD SANTE je v skladu s smernicami Okvirne konvencije SZO za nadzor nad tobakom omejil svoje sestanke s tobačno industrijo le na tiste, ki so nujno potrebni za regulativne namene. To se lahko na primer zgodi, ko mora Komisija v celotnem postopku oblikovanja politik preveriti nekatere praktične vidike dobavne verige. V takih primerih GD SANTE običajno organizira širši dogodek, na katerem so k predložitvi stališč povabljene tudi druge strani, kot so predstavniki civilne družbe. GD SANTE na splošno ne sprejema zahtev za sestanke, ki jih vloži samo tobačna industrija, zaradi česar ne prejema več veliko takih zahtev.

GD TAXUD od leta 2021 uporablja enako posebno ureditev kot GD SANTE.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da sta GD SANTE in GD TAXUD vsak posebej pripravila obvestilo, ki je bilo varuhinji človekovih pravic posredovano na njeno zahtevo za inšpekcijski pregled iz novembra 2021.

Obvestilo GD SANTE je bilo 16. julija 2020 razdeljeno generalnim direktorjem vseh generalnih direktoratov Komisije. Opozorila jih je na vsebino člena 5.3 Okvirne konvencije in smernic, sprejetih na podlagi Konvencije. V obvestilu so pojasnjene tudi nekatere priporočene prakse, ki presegajo standardna preverjanja v registru za preglednost, kot je nesodelovanje na dogodkih, ki jih sponzorira tobačna industrija.

Obvestilo GD TAXUD je bilo 26. aprila 2021 razdeljeno njegovim direktorjem in vodjem enot. Opozoril je na smernice FCTC in navedel dobre prakse, poleg splošnih standardov etičnega ravnanja, v zvezi z interakcijo med osebjem in predstavniki tobačne industrije. V obvestilu je bilo osebje opozorjeno, da morajo komisarji, njihovi člani kabineta in generalni direktorji te sestanke objaviti prek namenskega orodja IT. Povzetek zapisnika vseh sestankov z interesnimi skupinami za tobak je registriran v sistemu ARES in objavljen na posebnem spletišču. Poleg tega ima GD TAXUD interno spletno stran, na kateri objavlja informacije, pomembne za uslužbence.

Predstavniki GD TAXUD so nadalje pojasnili, da so zapisniki sestankov z zastopniki interesov iz tobačne industrije proaktivno objavljeni na njegovem spletišču. Od začetka te proaktivne objave se je število prejetih zahtev za dostop javnosti do dokumentov zmanjšalo.

Predstavniki Komisije so opozorili, da te strožje obveznosti glede preglednosti veljajo za GD SANTE in GD TAXUD, ker imata večino sestankov s tobačno industrijo, medtem ko imajo drugi generalni direktorati take sestanke le občasno.

Predstavniki GD SANTE so pojasnili, da njihov generalni direktorat na zahtevo svetuje kolegom iz drugih generalnih direktoratov – na primer GD za okolje in GD za podnebno politiko – v zvezi s sestanki z zastopniki interesov na področju tobaka. GD SANTE na primer prejema elektronska sporočila/vprašanja sodelavcev v zvezi s prošnjami za sestanek iz tobačne industrije ali vprašanji, ali se lahko udeležijo dogodkov, ki jih sponzorira tobačna industrija. V takih primerih GD SANTE sodelavcem običajno svetuje, naj se vzdržijo sodelovanja, razen če je sodelovanje nujno potrebno. Komisija se je na zahtevo preiskovalne skupine varuhinje človekovih pravic strinjala, da bo primere takih nasvetov predložila po sestanku.

Nazadnje so predstavniki Komisije ugotovili, da je Komisija na intranetu Komisije objavila „Praktična priporočila varuhinje človekovih pravic za interakcijo javnih uslužbencev z zastopniki interesov“in jih vključila v svoj etični vodnik za uslužbence.

II.  Ali lahko Komisija ponovno preveri, ali obstajajo dodatni sestanki, ki spadajo na področje uporabe zahteve varuha človekovih pravic?

Predstavniki Komisije so pojasnili, da je bil seznam sestankov, poslan varuhu človekovih pravic v obliki Excelovega lista, ročno pridobljen z iskanjem v registru za preglednost [4]. Zato je seznam vključeval sestanke komisarjev, članov njihovih kabinetov in generalnih direktorjev, ne pa tudi sestankov uslužbencev pod ravnjo generalnih direktorjev.  Kar zadeva nadaljnje sestanke, na katerih je sodelovalo osebje na ravni pod generalnimi direktorati, se je Komisija pri iskanju osredotočila na generalne direktorate SANTE, TAXUD in TRADE, saj je menila, da so najbolj zadevni generalni direktorati, kar zadeva lobiranje v zvezi s tobakom, pa tudi na tiste generalne direktorate, ki so v referenčnem obdobju prejeli prošnje za dostop do dokumentov, tj. GD NEAR. Zato so bili predstavniki teh generalnih direktoratov povabljeni na sestanek s preiskovalno skupino varuha človekovih pravic.

Predstavniki Komisije so se strinjali, da bodo opravili še eno iskanje, ki bo vključevalo podrobnosti o sestankih vseh uslužbencev v vseh generalnih direktoratih, in da bodo v prihodnjih tednih svoje evidence predložili varuhu človekovih pravic.

III. Ali lahko Komisija skupaj s seznamom zadevnih sestankov predloži tudi zapisnike teh sestankov?

Predstavniki Komisije so se strinjali, da bodo opredelili zapisnike sestankov z zastopniki interesov v zvezi s tobakom in da bodo v prihodnjih tednih varuhu človekovih pravic predložili njihove kopije, če bodo na voljo.

V zvezi s tem je preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic vprašala predstavnike Komisije, ali obstajajo notranje smernice za pripravo zapisnikov sestankov z zastopniki interesov na splošno in zlasti z zastopniki interesov v zvezi s tobakom.

Predstavniki Komisije so odgovorili, da ni običajne prakse za pripravo zapisnikov sestankov.

Predstavniki GD SANTE so pojasnili, da morajo njegovi uslužbenci uporabljati zdravo pamet. Poskušati bi morali zajeti vse relevantne točke sestanka, na primer kje in kdaj je potekal, katere so bile obravnavane točke in kdo je sodeloval, pri tem pa spoštovati osebne podatke. Poleg tega bi moral biti zapisnik pripravljen tako, da bi predstavljal koristen zapisnik seje. Predstavniki GD SANTE so pred objavo zbirnih poročil o sestankih potrdili, da jih običajno pošljejo stranem, ki so bile prisotne, da bi pridobile informacije in pripombe, vendar ta praksa bistveno ne vpliva na vsebino poročil o sestankih.

Predstavniki GD TAXUD so pojasnili, da ima GD podobne zahteve. Uslužbence poziva, naj zagotovijo, da so zapisniki stvarni in objektivni ter da spoštujejo osebne podatke. Uslužbenci morajo udeležence tudi obvestiti, da bo zapisnik objavljen po seji, in jih vprašati, ali se želijo o njem posvetovati.

IV. Ali lahko Komisija pojasni merila, ki jih upošteva pri uvrščanju nekaterih organizacij med „organizacije, povezane s tobakom“?

Predstavniki Komisije so pojasnili, da je bil seznam sestankov, na katerih so sodelovali člani Komisije, njihovi člani kabineta in generalni direktorji, ki je bil predložen varuhinji človekovih pravic, ročno izpisan iz registra za preglednost z uporabo ključnih besed, povezanih s tobakom, in da se to nanaša na javne informacije. Sestanki, ki po mnenju Komisije niso bili povezani z industrijo, niso bili vključeni na seznam, vendar bi bili javno dostopni na portalu Europa in v registru za preglednost.

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je odgovorila na nekaj vprašanj v zvezi z delovanjem registra za preglednost. Prvič, preiskovalna skupina je vprašala, kako Komisija razlaga izraza „članstvo“ in „povezanost“ v oddelku registra za preglednost z naslovom „Seznam organizacij, mrež in združenj, ki so člani in/ali s katerimi ste povezani“. Drugič, preiskovalna skupina je vprašala, kako sekretariat zagotavlja točnost informacij, ki jih predložijo registracijski zavezanci, tako ob registraciji kot s kontrolnimi pregledi v poznejši fazi.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da register za preglednost temelji na medinstitucionalnem sporazumu med Evropskim parlamentom, Svetom in Komisijo. Registracijski zavezanci se lahko kadar koli registrirajo in odjavijo iz registra, zato je register za preglednost dinamičen in se lahko spremeni. Poleg tega je registracija prostovoljna. Komisija spoštuje pravilo o pogojenosti iz Medinstitucionalnega sporazuma, ki od nosilcev odločanja zahteva, da se sestanejo samo z zastopniki interesov, registriranimi v registru za preglednost.

Predstavniki Komisije so se strinjali, da se redno prispevanje k financiranju organizacije običajno šteje kot dokaz o „povezanosti“ za namene registra za preglednost. Za zagotovitev, da informacije, ki jih predložijo registracijski zavezanci, izpolnjujejo zahteve po informacijah iz Medinstitucionalnega sporazuma, sekretariat registra, ki ga sestavlja osebje Parlamenta, Sveta in Komisije, izvaja predhodne in naknadne kontrole. Za vse nove vloge je treba opraviti predhodno preverjanje skladnosti s pogoji iz medinstitucionalnega sporazuma, ki ga opravi uslužbenec. Vendar je za točnost predloženih informacij končno odgovoren registracijski zavezanec. Na voljo so javno dostopne smernice o registru za preglednost, ki prosilce in registracijske zavezance usmerjajo skozi postopek registracije (vloge za registracijo). Dodatne smernice so priložene vnosnim poljem v obrazcu, ki se uporablja za registracijo. Poleg tega sekretariat za svoje preglede uporablja notranji postopek.

Sekretariat izvaja tudi redne naknadne preglede. Ti se izvedejo, kadar se pri sekretariatu vloži pritožba ali na lastno pobudo v primeru resnega pomisleka, da registracijski zavezanec morda ni upravičen, tudi v domnevnih primerih netočnih ali nepopolnih informacij. Naknadni pregledi sekretariata se ne osredotočajo na posebna področja politike ali posebne kategorije registracijskih zavezancev.

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je predstavnike Komisije vprašala, ali Komisija zagotavlja točnost polja „Predmet sestanka“, vnesenega na spletišče Komisije in v register za preglednost. Preiskovalna skupina je ugotovila, da morajo uslužbenci v skladu z notranjimi smernicami Komisije za komisarje, člane njihovih kabinetov in generalne direktorje o sestankih z zastopniki interesov „vnesti smiselno temo“. Te informacije so ključne za nadzor javnosti, ali, kot je navedeno v smernicah FCTC, stiki s predstavniki tobaka potekajo le, kadar in v obsegu, ki je nujno potreben, da se jim omogoči učinkovita regulacija tobačne industrije in tobačnih izdelkov.

Predstavniki Komisije so pojasnili, da je za točnost in pravilnost vsebine sestanka odgovorna zadevna služba.  Vendar je lahko tema sestanka kratka in široka, vendar mora biti še vedno smiselna v skladu z notranjimi smernicami Komisije.

V.  Ali lahko Komisija v zvezi z zahtevami za dostop javnosti do dokumentov o stikih Komisije s tobačno industrijo varuhu človekovih pravic posreduje tudi svoje odgovore na te zahteve?

Predstavniki Komisije so pojasnili, da so prošnjo varuhinje človekovih pravic razlagali tako, da zajema le dokumente, ki vsebujejo prošnje za dostop do dokumentov. Komisija je potrdila, da bo varuhu človekovih pravic predložila kopijo odgovorov na te zahteve.

Zaključek sestanka

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic se je predstavnikom Komisije zahvalila za pojasnila in pojasnila.

Preiskovalna skupina varuhinje človekovih pravic je Komisijo obvestila, da lahko po analizi dokumentov, za katere se je Komisija strinjala, da jih bo delila z varuhinjo človekovih pravic, v bližnji prihodnosti načrtuje še en sestanek.

Nadaljnje ukrepanje

Predstavniki Komisije so se strinjali, da bodo z evropskim varuhom človekovih pravic delili:

• Seznam sestankov vseh uslužbencev s tobačno industrijo ali organizacijami, povezanimi s tobačno industrijo, tudi pod ravnjo generalnih direktorjev v vseh generalnih direktoratih, generalnem sekretariatu in pravni službi, ter zapisniki, če so na voljo.
• Odgovori Komisije na zahteve za dostop javnosti do dokumentov, ki jih je prejela v letih 2020 in 2021 v zvezi s sestanki s tobačno industrijo.
• Primeri izmenjav in nasvetov, ki jih je GD SANTE dal uslužbencem v drugih generalnih direktoratih Komisije v zvezi s sestanki z zastopniki interesov za tobak.

Bruselj, 20. 2022

Leticia Díez Sánchez Jennifer Kralj                                                                 

Uradnik za poizvedbe, pravni strokovnjak                                                                

 

[1] Pismo evropske varuhinje človekovih pravic Evropski komisiji o preglednosti njenih stikov s predstavniki tobačne industrije: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/149744

[2] Sklep Komisije 2014/839/EU z dne 25. novembra 2014 o objavi informacij o sestankih članov Komisije z organizacijami ali samozaposlenimi osebami in Sklep Komisije 2014/838/EU z dne 25. novembra 2014 o objavi informacij o sestankih generalnih direktorjev Komisije z organizacijami ali samozaposlenimi osebami.

[3] Vendar Komisija na vse svoje uslužbence naslovi standardno priporočilo, naj se vzdržijo vzpostavljanja stikov z neregistriranimi zastopniki interesov.

[4] Register za preglednost je podatkovna zbirka, v kateri so navedeni „zastopniki interesov“ (organizacije, združenja, skupine in samozaposleni), ki izvajajo dejavnosti, s katerimi vplivajo na politiko in postopek odločanja EU. Medinstitucionalni sporazum med Evropskim parlamentom, Svetom Evropske unije in Evropsko komisijo o obveznem registru za preglednost določa pravila in načela, ki urejajo register za preglednost. Register upravlja sekretariat, ki ga sestavljajo uslužbenci Evropskega parlamenta, Sveta in Komisije.