Ozadje pritožbe

1. Pritožba se nanaša na trditev, da je urad OLAF stopil v stik s pritožnikovim delodajalcem, nemško univerzo. To je storilo, ker je želelo preveriti njegovo identiteto in poklic [1].

2. Pritožnik ni bil zadovoljen, da je OLAF stopil v stik z univerzo, s katero ni imel nikakršne povezave. Zato se je glede tega vprašanja pritožil varuhu človekovih pravic. Vložil je eno pritožbo, vendar proti dvema organoma (OLAF in Evropski komisiji). Varuhinja človekovih pravic je za namene svojih preiskav evidentirala dve pritožbi - to pritožbo zoper OLAF in podobno pritožbo zoper Komisijo [2].

Preiskava

3. Varuhinja človekovih pravic je začela preiskavo v zvezi z obtožbo, da je OLAF nezakonito obdelal pritožnikove osebne podatke.

4. Varuhinja človekovih pravic je med preiskavo prejela mnenje urada OLAF o pritožbi in nato pripombe pritožnika kot odgovor na mnenje urada OLAF.

Trditev o nezakoniti obdelavi pritožnikovih osebnih podatkov

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

5. Pritožnik je trdil, da je OLAF a) nepravilno evidentiral informacije o svoji poklicni dejavnosti, b) prenesel svoje osebne podatke tretji osebi brez njegovega soglasja in c) hranil osebne podatke v svoji podatkovni zbirki nesorazmerno dolgo.

6. OLAF je v svojem mnenju navedel, da je v svojo podatkovno zbirko vnesel informacije o tem, da ima pritožnik poklicne povezave z nemško univerzo. To je bilo verjetno storjeno zaradi stvarne napake. OLAF je obžaloval morebitne nevšečnosti, povzročene pritožniku, in navedel, da je informacije izbrisal.

7. OLAF je zanikal prenos pritožnikovih osebnih podatkov na univerzo.

8. V zvezi z domnevno nesorazmernim obdobjem hrambe podatkov je urad OLAF pojasnil, da se zahteve za dostop do dokumentov, povezanih s preiskavami urada OLAF, 15 let hranijo v ustreznem spisu zadeve v njegovi podatkovni zbirki. OLAF je navedel, da je pritožnik v zvezi s tem vprašanjem vložil pritožbo pri Evropskem nadzorniku za varstvo podatkov (ENVP). Odločitev v tej fazi še ni bila sprejeta [3].

9. Pritožnik je v svojih pripombah trdil, da je OLAF s tem, ko ni preveril, ali so njegove evidence točne in pravilne, kršil svojo dolžnost skrbnega ravnanja. Varuhu človekovih pravic je posredoval tudi dopis Komisije z dne 4. februarja 2014, v katerem je Komisija navedla, da je univerzi razkrila njegovo ime [4].

10. Pritožnik je trdil, da je najdaljše obdobje hrambe urada OLAF, tj. 15 let, nesorazmerno. Predložil je kopijo odločbe ENVP o svoji pritožbi v zvezi z obdobjem hrambe, ki je medtem postala dostopna.

Ocena varuha človekovih pravic

11. Verjetno je, da so bile nepravilne informacije o pritožniku, ki dela za nemško univerzo, vnesene v podatkovno zbirko zaradi administrativne napake urada OLAF. Glede na to, da je OLAF obžaloval napako in popravil podatke, Varuh meni, da je ta vidik pritožnikove trditve rešen.

12. OLAF je navedel, da pritožnikovih osebnih podatkov, to je njegovega imena, ni prenesel na nemško univerzo, na kateri naj bi delal. Iz dopisa Komisije pritožniku z dne 4. februarja 2014 [5] je razvidno, da je ime pritožnika univerzi razkrila Komisija in ne OLAF [6]. Zato nič ne kaže na to, da je OLAF storil nepravilnost v zvezi s tem vidikom pritožbe.

13. V zvezi z domnevno nesorazmernim obdobjem hrambe osebnih podatkov varuhinja ugotavlja, da je ENVP ugotovil, da je obdobje hrambe urada OLAF nesorazmerno. Memorandum o soglasju med varuhom človekovih pravic in ENVP [7] določa, da se je treba izogibati nepotrebnemu podvajanju postopkov in različnim pristopom. Varuhinja človekovih pravic zato meni, da ne bi bilo primerno, da bi sama podala ugotovitev o tem vidiku pritožbe, ki jo je ENVP že obravnaval. Varuh človekovih pravic zato te zadeve ne bo nadalje preiskal.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic na podlagi preiskave te pritožbe zaključi z naslednjimi ugotovitvami:

S popravkom nepravilno evidentiranih informacij o pritožnikovi poklicni dejavnosti v ustrezni zbirki podatkov je bil ta vidik pritožnikove pritožbe rešen.

OLAF pri prenosu pritožnikovih osebnih podatkov ni ravnal nepravilno.

Varuhinja človekovih pravic meni, da nadaljnje preučevanje vprašanja obdobja hrambe osebnih podatkov s strani urada OLAF ni primerno.

Pritožnik in OLAF bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly

Strasbourg, 11. julija 2016

[1] Institucija je prosilce zaprosila za te podatke, da bi obdelala njihove prošnje za dostop javnosti do dokumentov.

[2] Zadeva 2063/2014/PMC.

[3] Zadeva ENVP 2012-1026.

[4] To pismo je pritožniku poslala tudi Komisija v okviru preiskave varuhinje človekovih pravic v zvezi s pritožbo 2310/2013/JAS.

[5] V dopisu, ki je napisan v nemščini, je izrecno navedeno, da ste „v zvezi s svojo poklicno dejavnostjo uradu OLAF sporočili, da delate za Inštitut za mednarodno in evropsko pravo [nemške univerze]. Vendar ta inštitut ne obstaja pod navedenim imenom. Na podlagi naše zahteve [tj. zahteve Komisije] je univerza ugotovila, da nima nobenega zaposlenega z imenom ['g. X']“, tj. z imenom pritožnika.

[6] Varuhinja človekovih pravic je v svoji odločitvi v zadevi 2063/2014/PMC proti Komisiji ugotovila, da je razkritje imena pritožnika univerzi brez utemeljenega razloga pomenilo resno nepravilnost.

[7] Memorandum o soglasju med Evropskim varuhom človekovih pravic in Evropskim nadzornikom za varstvo podatkov, UL 2007, C 27, str. 21.