Ozadje pritožbe

1. Pritožba se nanaša na projekt BIOCHEM [1], katerega cilj je bil pospešiti stopnjo rasti evropskih nadnacionalnih podjetij na biološki osnovi. Pritožnik, dansko podjetje, je leta 2010 postal konzorcijski partner projekta in nadomestil prejšnjega partnerja. V ta namen sta koordinator projekta in Komisija podpisala spremembo pogodbe. V spremembi pogodbe je bilo navedeno, da se za vse predvidene naloge (določene v opisu dela v Prilogi I k sporazumu o dodelitvi sredstev), ki naj bi jih opravil prejšnji partner, šteje, da jih je in jih bo opravil pritožnik. Med pritožnikom in koordinatorjem je bila podpisana tudi pogodba, s katero je bil pritožnik določen kot soupravičenec v okviru projekta.

2. Komisija ni zastavila nobenih vprašanj v zvezi z dvema vmesnima izkazoma stroškov (za obdobji poročanja 2 in 3), na podlagi katerih je izplačala sredstva za projekt. Vendar se je Komisija po končnem izkazu stroškov odločila, da zavrne znesek v višini 110 865,42 EUR stroškov, ki jih je pritožnik prijavil za obdobje poročanja 4.

3. Koordinator je pisal Komisiji in navedel številne razloge, zakaj odločitev Komisije, da zavrne nekatere prijavljene stroške pritožnika, ni bila pravilna. Komisija svoje odločitve ni spremenila.

4. Ker je pritožnik menil, da Komisija ni obravnavala pripomb koordinatorja, se je obrnil na varuha človekovih pravic. Varuhinja človekovih pravic je Komisijo pozvala, naj obravnava naslednje točke:

1) Komisija ni obravnavala vprašanja, da je napačno domnevala, da ni veljavnega pogodbenega sporazuma za sodelovanje pritožnika v projektu;

2) Komisija ni pojasnila, zakaj stroški, povezani z dejavnostmi na Danskem in v drugih nordijskih državah, niso bili sprejeti, saj so bile dejavnosti, povezane s podjetji in raziskovalnimi ustanovami v teh državah, izvedene kot del načrtovanega dela po vključitvi pritožnika v projekt kot partnerja;

3) Komisija bi morala zahtevati zunanji neodvisni pregled projekta, kot je to storila pri drugem projektu (INNOWATER);

4) niti pritožnik niti koordinator od Komisije nista prejela nobenih predhodnih informacij, da nameravata zavrniti znaten del pritožnikovih stroškov;

5) Pritožnik ima podroben sistem za evidentiranje časa, porabljenega za vsak projekt na "ravni delovnega paketa". Komisija ni zahtevala, da bi bila registracija časa na ravni nalog v zvezi s predhodno sprejetimi zahtevki za povračilo stroškov (za obdobji poročanja 2 in 3);

6) Komisija je napačno menila, da je število ur, prijavljenih v zadnjem obdobju poročanja, nerazumno visoko, saj so bile naloge, ki so vključevale pritožnika, v zadnjem obdobju še posebej zahtevne.

5. Komisija je v odgovoru povzela naslednji odgovor:

1) Komisija ni dvomila o pogodbenem statusu pritožnika. Če bi obstajal tak dvom, pritožniku ne bi bilo izplačano nobeno plačilo.

2) Če država ni vključena v projektni načrt ali opis dela, se stroški, povezani s temi dejavnostmi, ne morejo šteti za upravičene.

3) Zunanji neodvisni pregled projekta INNOWATER je bil izveden brez dodatnih informacij in na pobudo Komisije. Poleg tega je položaj za vsak projekt drugačen in med njima ni mogoče potegniti vzporednic.

4) Komisija ni dolžna "predhodno obveščati" upravičencev o svoji nameri, da zavrne stroške.

5) Pritožnik v času trajanja projekta ni predložil časovnih listov, čeprav je obstajal jasen rok za predložitev poročil in obveznost upravičencev, da v tem roku predložijo vse dokaze.

6) Tudi če je zadnje obdobje poročanja zahtevalo višjo raven dejavnosti, bi bilo treba vse dosežene rezultate v celoti upoštevati ali se nanje sklicevati v poročilih.

6. Ker pritožnik ni bil zadovoljen z odgovorom Komisije, je pri varuhu človekovih pravic vložil novo pritožbo.

Preiskava

7. Varuhinja človekovih pravic je menila, da je Komisija zagotovila koristne dodatne informacije za razumevanje zadevnega vprašanja. Vendar je ugotovila, da je treba nekatere pomisleke pritožnika dodatno pojasniti, preden lahko sprejme končno stališče o vsebini zadeve. Varuhinja človekovih pravic je zato začela novo preiskavo v zvezi z naslednjimi trditvami in trditvami iz pritožbe:

Ocena pritožnikovih izjav o stroških za četrto projektno obdobje, ki jo je opravila Komisija:

1) je bil pristranski;

2) ni upoštevala običajnih notranjih postopkov in načel Komisije; in

3) napačno sklenil, da bi bilo treba zavrniti znatne stroške.

Komisija bi morala v celoti plačati stroške, ki jih je pritožnik prijavil v izkazu stroškov 4, vključno z zamudnimi obrestmi.

8. Preiskovalna skupina varuha človekovih pravic je po pregledu spisa Komisije in na podlagi pojasnil, ki jih je Komisija predložila med pregledom, predhodno ugotovila, da Komisija pri oceni pritožnikovega izkaza stroškov za obdobje poročanja 4 ni storila nobenih nepravilnosti. Pritožnik je predložil pripombe na poročilo o inšpekcijskem pregledu in predhodni sklep preiskovalne skupine. Varuh človekovih pravic je upošteval vse trditve strank.

Trditev o nepravilni oceni izjav o stroških

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

9. Pritožnik je v svoji novi pritožbi varuhu človekovih pravic navedel naslednje glavne pomisleke v zvezi s prej izpostavljenimi točkami:

1) V zapisniku pritožnika s sestanka s Komisijo je navedeno, da je eden od prisotnih uradnikov Komisije izjavil, da pritožnik nima veljavne pogodbe. Po mnenju pritožnika je ta resen nesporazum vplival na oceno Komisije.

2) Cilj projekta je bil pomagati pri razvoju naložbenih načrtov pripravljenosti in izkoriščanja za vsa podjetja in podjetnike, ki so jih opredelili vsi projektni partnerji BIOCHEM. Pritožnik je leta 2010 postal danski partner projekta. Zato je težko razumeti, zakaj Danska (ali katera koli druga nordijska država) ne bi smela biti vključena v projektni načrt ali opis dela.

3) Pritožnik ni nameraval nakazati, da mu je bilo dovoljeno predložiti dodatne informacije med zunanjim neodvisnim pregledom projekta INNOWATER (ki jih ni imel), ampak da mu je bilo to dovoljeno pred zunanjim pregledom tega projekta.

4) Pritožnik je trdil, da je Komisija spremenila svojo upravno prakso, ko je zahtevala poročanje o stroških na ravni nalog (glej točko 5 spodaj). To je bilo v nasprotju z „dobrimi praksami javnega upravljanja“, saj ni bilo „postopka zaslišanja“, ki bi Komisiji omogočil, da upošteva poznejše gradivo za odpravo očitnih nesporazumov.

5) Izjave o stroških pritožnika za obdobji poročanja 2 in 3 je Komisija "v celoti spoštovala", ne da bi predložila časovne liste in kljub dejstvu, da so bili stroški prijavljeni le na ravni delovnega sklopa (in ne na ravni nalog). Pritožnik je zato domneval, da bi ta raven podrobnosti zadostovala tudi za obdobje poročanja 4. Celotna dokumentacija, na kateri temeljijo vsi stroški, je vedno obstajala v pritožnikovem računovodskem sistemu, in sicer na ravni podrobnosti, ki naj bi bila zadovoljiva, kar po mnenju pritožnika „običajno pomeni“ raven delovnega paketa. Pritožnik je menil, da je „raven delovnega paketa“ naravna raven poročanja, glede na to, da so bila v proračunu podrobno opisana le prizadevanja na tej ravni. Komisija ni nikoli navedla, da je potrebna podrobnejša raven poročanja.

6) Pritožnik je menil, da so bile v poročilu za obdobje 4 navedene vse ustrezne informacije. Poročanje se je nanašalo na informacije, ki so bile najdene na izčrpnem interaktivnem spletnem mestu BIOCHEM, ki ga upravlja pritožnik in ki v celoti izpolnjuje zahtevo Komisije po informacijah. Raven podrobnosti poročanja za obdobje 4 se ni razlikovala od ravni za obdobji 2 in 3.

10. Komisija je med inšpekcijskim pregledom navedla, da mora v skladu s členom I.4.3 sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev pritožnik, ki je upravičenec projekta, opraviti delo, kot je zahtevano v Prilogi I. Komisija je navedla, da je koordinator projekta predložil zelo dobro in izčrpno poročilo, iz katerega je razvidno, da pritožnik ni opravil dela, kot je bilo zahtevano.

11. Komisija je tudi navedla, da so v skladu s členom II.16.1 sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev upravičeni stroški stroški, ki jih je upravičenec dejansko imel in ki morajo biti povezani s predmetom sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev, potrebni za izvedbo ukrepa, razumni in utemeljeni ter v skladu z načeli dobrega finančnega poslovodenja, zlasti z vidika stroškovne učinkovitosti in stroškovne učinkovitosti. V primerjavi z drugimi upravičenci, ki so izvajali enake dejavnosti, kadar je bilo to ustrezno, je bilo jasno, da stroški, ki jih je prijavil pritožnik, niso bili v skladu s členom II.16.1. Glede na jasne in nedvoumne informacije v poročilu je Komisija ugotovila, da revizija projekta ni potrebna.

12. Komisija je v zvezi s pomisleki pritožnika predložila tudi naslednja pojasnila:

1) Komisija ni nikoli trdila, da pritožnik nima veljavne pogodbe. V nasprotnem primeru ga sploh ne bi plačal.

2) Čeprav se zdi, da pritožnik meni, da bi morala biti Danska vključena v projektni načrt, ni bila vključena v projektni načrt (kot je izrecno navedeno v končnem poročilu o dejavnostih v okviru delovnega sklopa 8, D 8.1 Revizije MSP). Projektni načrt ni bil spremenjen, čeprav je mogoče uvesti nekatere spremembe, ki ne spreminjajo narave projekta. Komisija ne more dovoliti sprememb, ki vplivajo na naravo projekta, ker projekte izbere neodvisna komisija za ocenjevanje.

3) Koordinator je opravil odlično delo in pripravil visokokakovostno poročilo, ki je vsebovalo jasen opis opravljenega dela. Na podlagi poročila je bilo mogoče dobro oceniti izvedene ukrepe in kdo jih je izvedel. Pritožnik je podpisal poročilo in na sestanku s Komisijo ni predložil dodatnih dokazov o tem, kaj je storil v okviru projekta.

Poročilo, predloženo v okviru projekta INNOWATER, na katerega se sklicuje pritožnik, je bilo slabo, čeprav je Komisija koordinatorju dala možnost, da ga izboljša. Zato se je bilo treba posvetovati z zunanjim strokovnjakom, da bi pojasnili, kaj je bilo storjeno in kdo je to storil.

4) Iz poročila v zvezi s tem projektom je bilo razvidno, da pritožnik ni izvedel, kar je bilo potrebno. Torej ni bilo nesporazumov. Zahteva, da se v poročilu navede, kaj je bilo storjeno in kdo je to storil, ni pomenila spremembe v njeni upravni praksi.

5) Vsa obdobja poročanja niso podrobno preučena za vsakega upravičenca, ker bi to pomenilo breme za upravičence. Podrobno preverjanje se opravi na podlagi ocene tveganja. Kar zadeva pritožnika, se je Komisija odločila, da bo podrobno preučila samo obdobje poročanja 4. Dejstvo, da so bili zahtevki za povračilo stroškov za prejšnja obdobja sprejeti, ni pomenilo, da je bilo poročanje za ta obdobja brez težav. V poročilu za obdobje 3 je bilo na primer navedeno, da pritožnik za navedeno obdobje poročanja ni predložil nobenih posodobitev v zvezi z delovnim sklopom 5.

6) Komisija je ponovila, da je iz poročila jasno razvidno, da pritožnik ni opravil vsega dela, za katero je zahteval stroške. Pritožnik ni organiziral dogodkov, predvidenih v načrtu projekta, informacije na spletni strani v zvezi z dejavnostmi pritožnika, ki jih je Komisija dejansko preverila, pa sploh niso bile prepričljive. Kot je trdil pritožnik, „zahteva Komisije po informacijah“ ne obstaja. Nasprotno, na podlagi sporazuma o dodelitvi nepovratnih sredstev je treba zagotoviti informacije o opravljenem delu.

13. Pritožnik je v svojih pripombah na poročilo o inšpekcijskem pregledu navedel naslednje glavne argumente:

1) Pritožnik je trdil, da je Komisija na sestanku izjavila, da podpisana sprememba pogodbe ni veljavna pogodba, razen če je povezana z odobrenim proračunom. Pritožnik se je skliceval na elektronsko korespondenco po tem sestanku, v kateri je bilo navedeno, da postopek za spremembo pogodbe takrat še ni bil končan. Pritožnik je izrazil zaskrbljenost, da „informacije o statusu pogodbe morda niso bile pravilno posredovane novim uslužbencem Komisije“.

2) Pritožnik je trdil, da je v opisu dela navedeno, da je obseg projekta "vseevropski", ki po definiciji vključuje Dansko. Opis dela se nanaša na „sedem evropskih držav“, kar naj bi zagotovilo, da dejavnosti zajemajo vsaj sedem držav. V opisu dela ni ničesar, kar bi države omejevalo na partnerske države, kar bi v vsakem primeru vključevalo Dansko, ko bi pritožnik postal partner projekta.

3) Pritožnik je trdil, da ni smel predložiti dodatnih dokazov.

4) - 6) Pritožnik je trdil, da je Komisija sprejela pristranske sklepe o številu "moških mesecev", ki se uporabljajo za opravljanje različnih nalog. Prav tako je verjetno, da Komisija pri svoji oceni ni upoštevala interaktivnega spletnega mesta BIOCHEM.

Ocena varuha človekovih pravic

14. Varuh človekovih pravic na podlagi pregleda in dodatnih argumentov, ki so jih stranke navedle med preiskavo, ugotavlja naslednje:

1) Čeprav bi postopek za spremembo pogodbe lahko trajal nekaj časa, varuh človekovih pravic meni, da je trditev Komisije, da pritožnik brez veljavne pogodbe sploh ne bi bil plačan, prepričljiva. Zato nič ne kaže na to, da je na oceno izjav o stroških pritožnika, ki jo je opravila Komisija, vplival pogodbeni položaj.

2) Čeprav bi lahko bil obseg projekta "vseevropski", to ne pomeni, da podrobnejši opis dela ne bi opredelil posameznih držav, v katerih naj bi se izvajale določene naloge. Varuhinja človekovih pravic meni, da je opis dela, ki se nanaša na „sedem držav BIOCHEM“, pomenil sedem držav prvotnih partnerjev. Glede na to, da je bilo v spremembi pogodbe navedeno, da se za vse predvidene naloge (določene v opisu dela v Prilogi I k sporazumu o dodelitvi nepovratnih sredstev), ki naj bi jih opravil prejšnji partner, šteje, da jih je in jih bo opravil pritožnik, se varuh človekovih pravic strinja s Komisijo, da bi bilo treba za vključitev nove države v projekt to izrecno spremeniti.

3) Varuh človekovih pravic se na podlagi pregledanih dokumentov strinja s Komisijo, da je bilo poročilo za obdobje 4 v zvezi z delom, ki ga je opravil pritožnik, dovolj jasno, da dodatna pojasnila niso potrebna.

4) - 6) Varuh človekovih pravic ne najde ničesar, kar bi podprlo pritožnikovo trditev, da je Komisija spremenila svojo upravno prakso v zvezi s poročanjem o stroških. Varuhinja človekovih pravic meni, da je pojasnilo Komisije, da poročanje za obdobji 2 in 3 ni bilo podrobno obravnavano, prepričljivo. Dejstvo, da so bili stroški, prijavljeni za ta obdobja, sprejeti, se ne more uporabiti kot argument za to, da mora Komisija sprejeti tudi stroške, prijavljene za obdobje 4. Nič ne kaže na to, da Komisija ni upoštevala vseh informacij iz poročila za obdobje 4.

15. Na podlagi navedenega varuh človekovih pravic ne ugotavlja nepravilnosti Komisije.

Sklepna ugotovitev

Varuhinja človekovih pravic na podlagi preiskave te pritožbe zaključi z naslednjim sklepom:

Komisija ni storila nobenih nepravilnosti.

Pritožnik in Komisija bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly

11/02/2016

 

[1] Projekt je potekal od decembra 2009 do aprila 2012.