Ozadje pritožbe

1. Pritožba Evropskemu varuhu človekovih pravic se nanaša na zavrnitev urada EPSO, da bi pritožniku dal kopijo ocenjevalnega lista natečajne komisije.

2. Pritožnik se je udeležil javnega natečaja EPSO/AD/181-182/. K sodelovanju v ocenjevalnem centru ni bila povabljena, saj je za svoje kvalifikacije prejela le 40 točk (najmanj 41 točk).

3. Pritožnik je zahteval pregled rezultata in kopijo ocenjevalnega lista v zvezi s svojimi kvalifikacijami. EPSO je odgovoril, da je bila njena zahteva vložena po izteku roka za vložitev zahteve za informacije ali zahteve za pregled (EPSO je navedel, da bi morale biti zahteve vložene v desetih koledarskih dneh od datuma objave rezultatov).

Predmet preiskave

4. Pritožnik je trdil [1], da ji je EPSO neupravičeno zavrnil dostop do ocenjevalnega lista natečajne komisije v zvezi z njenimi kvalifikacijami.

5. Pritožnik je trdil, da bi mu moral urad EPSO predložiti kopijo ocenjevalnega lista, ki ga je izbirna komisija uporabila za oceno njegove prijave.

Preiskava

6. Varuhinja človekovih pravic je 23. maja 2012 začela preiskavo in urad EPSO zaprosila, naj do 30. septembra 2012 predloži mnenje o pritožbi. Mnenje je bilo posredovano pritožniku s pozivom, naj do 30. novembra 2012 predloži pripombe. Pritožnik ni predložil nobenih pripomb.

7. Varuh človekovih pravic je v dopisu o začetku preiskave urad EPSO pozval, naj pri pripravi mnenja preuči, ali je 10-dnevni rok za zahtevo po informacijah upravičen glede na naslednje premisleke.

8. Prvič, čeprav se zdi, da je 10-dnevni rok za vložitev zahtevka za pregled upravičen iz praktičnih razlogov ,, ni take utemeljitve za določitev kratkega roka za vložitev zahtevka za informacije.

9. Drugič, časovna omejitev pravice osebe do vpogleda v svoj spis neposredno omejuje dve temeljni pravici, in sicer pravico do vpogleda v svoj spis, določeno v členu 41 Listine o temeljnih pravicah, in pravico do dostopa do podatkov, zbranih o sebi, in (po potrebi) do njihovega popravka, določeno v členu 8(2) Listine o temeljnih pravicah.

10. Tretjič, kratek rok za pridobitev informacij tudi posredno omejuje temeljne pravice do sodnega nadzora in pritožbe varuhu človekovih pravic. Varuhinja človekovih pravic je v zvezi s tem ugotovila, da kandidatu ni treba zahtevati notranje revizije, preden se obrne na sodišče ali varuha človekovih pravic. Za uveljavljanje teh temeljnih pravic se uporablja zadevni dvomesečni ali dvoletni rok.

11. Varuhinja človekovih pravic je ugotovila, da če kandidat zahteva informacije v 10-dnevnem roku, odgovor verjetno ne bo prispel dovolj hitro, da bi se lahko dobro informirano odločil, ali bo zahteval pregled ali ne. Glede na to, da je kratek rok za vložitev zahtevka za pregled razumen, bi bil edini način za učinkovitost postopka pregleda, da se vsem kandidatom samodejno zagotovi ocenjevalni list v zvezi z njihovimi kvalifikacijami (za sprejemno fazo) in odgovori na njihove pisne/praktične preizkuse (za fazo v ocenjevalnem centru).

12. Poleg tega je varuhinja človekovih pravic zaradi kratkega roka za vložitev zahtevka za pregled urad EPSO prosila, naj jo obvesti, ali namerava vzpostaviti sistem za samodejno pošiljanje elektronskih sporočil kandidatom, s katerimi bi jih obvestila o novih informacijah v njihovih profilih EPSO.

13. Varuhinja človekovih pravic je 8. julija 2013 uradu EPSO predložila osnutek priporočila v zvezi s pritožbo in ga prosila za podrobno mnenje. Urad EPSO je 30. septembra 2013 poslal podrobno mnenje, dodatne informacije pa 29. oktobra 2013. Podrobno mnenje urada EPSO o osnutku priporočila je bilo posredovano pritožniku z zahtevo, da morebitne pripombe predloži do 30. novembra 2013. Varuh človekovih pravic od pritožnika ni prejel nobenih pripomb.

Analiza in sklepi varuhinje človekovih pravic

A. Zavrnitev dostopa do ocenjevalnega lista

Argumenti, predstavljeni varuhu človekovih pravic

14. Pritožnica je trdila, da bi ji bilo treba omogočiti dostop do ocenjevalnega lista, ki se uporablja za oceno njene vloge, da bi lahko videla, katera merila naj ne bi izpolnjevala.

15. EPSO je v svojem mnenju navedel, da je bila pritožnica 20. avgusta 2010 obveščena, da ni bila povabljena v ocenjevalni center natečaja, ker ji je natečajna komisija pri ocenjevanju njenih kvalifikacij dodelila manj točk od zahtevanega minimuma. Potem ko je pritožnica zahtevala pregled in kopijo ocenjevalnega lista ter je bila obveščena, da so njene zahteve zastarale, je z elektronskim sporočilom z dne 15. septembra 2010 ponovno zaprosila, naj se ji predloži ocenjevalni list, ki ga je natečajna komisija uporabila za oceno njene prijave. EPSO je z elektronskim sporočilom z dne 12. novembra 2010 pritožnika obvestil, da je bila njegova zahteva posredovana sekretariatu natečaja.

16. Po mnenju urada EPSO pritožnikovi argumenti nakazujejo, da meni, da ni imel zadostnih razlogov za zavrnitev dostopa do ocenjevalnega lista. Vendar je treba obveznost obrazložitve iz člena 296 Pogodbe o delovanju Evropske unije uskladiti s spoštovanjem tajnosti, ki velja za delo natečajnih komisij na podlagi člena 6 Priloge III h Kadrovskim predpisom. Varovanje te tajnosti preprečuje razkritje stališč posameznih članov natečajnih komisij ali kakršnih koli podrobnosti v zvezi z osebnimi ali primerjalnimi ocenami kandidatov.

17. EPSO je nato navedel, da je delo natečajne komisije pri presoji primernosti kandidatov predvsem primerjalno in zato zanj velja tajnost takega dela. Zato v skladu z ustaljeno sodno prakso sporočanje doseženih ocen pomeni zadostno obrazložitev odločb natečajnih komisij in sodišču Unije omogoča, da opravi ustrezen sodni nadzor. Poleg tega v skladu z ustaljeno sodno prakso od natečajne komisije ni mogoče zahtevati, da pri navajanju razlogov za neuspeh kandidata na preizkusu navede, kateri odgovori kandidata so se šteli za neustrezne, ali pojasni razloge za to. Taki podrobni razlogi niso potrebni, da bi se Splošnemu sodišču (in torej organu, pristojnemu za imenovanja) omogočilo izvajanje nadzora in posledično, da bi se kandidatu omogočilo, da odloči, ali je treba vložiti pritožbo ali po potrebi vložiti tožbo pri sodišču.

18. EPSO je zato menil, da je pritožnik prejel vse informacije, ki jih veljavna zakonodaja opredeljuje kot potrebne za izpolnitev obveznosti obrazložitve. Kljub temu se je EPSO opravičil, ker ni odgovoril na pritožnikovo elektronsko sporočilo z dne 12. novembra 2010.

19. Urad EPSO je v odgovor na pomisleke varuhinje človekovih pravic glede desetdnevnega roka navedel, da pravica kandidatov do prejemanja informacij predvideva, da lahko neuspešni kandidati prejmejo informacije in dokumente, ki jim omogočajo informirano odločitev o koristnosti izpodbijanja odločitve natečajne komisije, ne da bi bila pri tem ogrožena tajnost dela natečajne komisije. V skladu z nedavno sodno prakso je desetdnevni rok upravičen, ker neuspešnim kandidatom omogoča, da pridobijo informacije in dokumente vsaj en mesec pred iztekom roka za vložitev pritožbe na Sodišču ali roka za vložitev pritožbe pri uradu EPSO [2]. EPSO zato ni videl nobene posredne omejitve temeljne pravice do sodnega nadzora ali pritožbe varuhu človekovih pravic.

20. Po mnenju urada EPSO to ne vpliva na pravico do dostopa do podatkov, zbranih o sebi, in pravico do njihovega popravka, določeno v členu 8(2) Listine o temeljnih pravicah, saj ima posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, v skladu s členom 14 Uredbe št. 45/2001 o varstvu osebnih podatkov [3] pravico, da brez odlašanja zahteva popravek netočnih ali nepopolnih osebnih podatkov. V skladu s točko 3.9 mnenja Evropskega nadzornika za varstvo podatkov [4] "Mnenje o uradnem obvestilu o predhodnem preverjanju, prejetem od uradne osebe za varstvo podatkov Evropske komisije, o sistemu "zaposlovanja stalnega osebja za evropske institucije ali organe, urade in agencije Skupnosti na podlagi natečaja" z dne 24. februarja 2006 "[p]ravica do popravka ... seveda lahko velja samo za dejanske podatke. Posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, v nobenem primeru ne bi mogel imeti pravice do popravka dodeljenih znamk.“

21. V zvezi s predlogom, da se vsem kandidatom samodejno predložijo ocenjevalni listi v zvezi z njihovimi kvalifikacijami v fazi sprejema ter odgovori na njihove pisne ali praktične preizkuse v ocenjevalnem centru, je EPSO ponovno trdil, da je delo natečajne komisije pri ugotavljanju primernosti kandidatov primerjalne narave in zato zanj velja tajnost takega dela.

22. V zvezi s predlogom, da bi bilo mogoče ustvariti samodejna elektronska sporočila, s katerimi bi kandidate obvestili o novih informacijah v njihovih profilih EPSO, je urad EPSO navedel, da je pripravil „robomail“ obvestilo, ki kandidate opozarja, ko imajo v svojem računu EPSO novo sporočilo. Vendar je urad EPSO poudaril, da gre za dodatno storitev, iz katere kandidati ne morejo izpeljati nobenih pravic.

Ocena varuha človekovih pravic, na podlagi katere je bil pripravljen osnutek priporočila

23. EPSO je skratka trdil, da pritožnici ni mogoče odobriti dostopa do ocenjevalnega lista v zvezi z njenimi kvalifikacijami zaradi tajnosti dela natečajnih komisij na podlagi člena 6 Priloge III h Kadrovskim predpisom. V zvezi s tem je varuh človekovih pravic ponovil ugotovitev, ki jo je podal v okviru preiskave na lastno pobudo OI/5/2005/PB [5]: določba Kadrovskih predpisov, ki določa, da je delo natečajnih komisij tajno, ne preprečuje razkritja meril za ocenjevanje ali podrobne razčlenitve ocen v zvezi z določenim preizkusom kandidatom. Rezultat te preiskave na lastno pobudo je bil, da se je EPSO zavezal, da bo kandidatom predložil ocenjevalni list, v katerem bodo navedeni ne le skupna končna ocena, temveč tudi uporabljena merila za ocenjevanje in delne ocene, dodeljene za vsako merilo.

24. Varuhinja človekovih pravic je v zvezi s tem nadalje navedla, da lahko v skladu z opombo 1 zadevnega razpisa natečaja „[c]andidati, ki niso bili povabljeni v ocenjevalni center, [...] pridobijo kopijo ocenjevalnega lista natečajne komisije v zvezi s svojimi kvalifikacijami tako, da v desetih dneh po tem, ko so bili obveščeni o rezultatih, vložijo zahtevo.“V skladu s tem je urad EPSO sam sprejel stališče, da za ocenjevalni list v desetdnevnem obdobju po tem, ko so bili kandidati obveščeni o njihovih rezultatih, ni veljala tajnost dela natečajne komisije. Če ocenjevalni list v tem obdobju logično in nujno ni bil zajet s tajnostjo dela natečajne komisije, varuh človekovih pravic ni razumel postopka sklepanja, s katerim bi lahko postal zajet s tajnostjo dela natečajne komisije po tem obdobju.

25. V zvezi s sklicevanjem urada EPSO na nedavno sodno prakso je varuhinja človekovih pravic ugotovila, da sodba, na katero se je skliceval urad EPSO, poudarja obveznost urada EPSO, da spoštuje roke za odgovor na zahteve kandidatov po informacijah, da bi jim omogočil uveljavljanje pravice do informirane odločitve o tem, ali bodo izpodbijali odločitve natečajnih komisij ali ne [6]. Čeprav se sodba nanaša tudi na kratek rok, v katerem morajo kandidati predložiti zahteve za informacije [7], ne kaže, da bi bila izključena pravica kandidatov, da pridobijo informacije po tem roku.

26. Na podlagi navedenega varuhinja človekovih pravic ni našla prepričljivih argumentov urada EPSO v podporo svoji zavrnitvi dostopa pritožniku do ocenjevalnega lista natečajne komisije v zvezi z njegovimi kvalifikacijami, s čimer je omejila njegovo temeljno pravico do dostopa do spisa [8] in do podatkov, zbranih v zvezi z njim [9]. Varuhinja človekovih pravic je neutemeljeno zavrnitev urada EPSO, ki pomeni nepravilnost, obravnavala tako, da je pripravila naslednji osnutek priporočila:

Ob upoštevanju ugotovitev varuhinje človekovih pravic bi moral urad EPSO pritožniku predložiti kopijo njenega ocenjevalnega lista v zvezi z njenimi kvalifikacijami.

27. Varuhinja človekovih pravic je priznala izboljšanje v zvezi z obveščanjem kandidatov, ki ga je prinesel sistem „robomail“. Vendar ni izključil možnosti, da bi bile mogoče nadaljnje izboljšave. Glede na to, da urad EPSO ni navedel utemeljenih razlogov za tajnost ocenjevalnega lista, in da bi kandidatom omogočil kar največjo pravico do pregleda, bi lahko urad EPSO ponovno preučil možnost samodejne predložitve ocenjevalnega lista vsem kandidatom. Varuh človekovih pravic je izjavil, da bo to vprašanje nadalje obravnaval pri ocenjevanju obrazloženega mnenja urada EPSO o osnutku priporočila in da bo tudi v zvezi s tem pozdravil stališče urada EPSO.

Argumenti, predloženi varuhu človekovih pravic po osnutku priporočila

28. Urad EPSO je v podrobnem mnenju o osnutku priporočila navedel, da trenutno izvaja projekt za izboljšanje kakovosti komunikacije s kandidati. To vključuje določitev jasnih smernic javne politike, med drugim za primere, kot je pritožnik. EPSO poudarja, da meni, da je preglednost njegovih postopkov zelo pomembna. To dokazuje uvedba nove metodologije natečajev z novim modelom razpisov natečajev in vodnikom po javnih natečajih, ki vsebuje skupna pravila, ki se uporabljajo za vse natečajne postopke.

29. Urad EPSO je navedel, da je od organizacije natečaja, na katerem je sodeloval pritožnik, spremenil svojo politiko in zdaj kandidatom, ki se prijavljajo na javne natečaje, samodejno zagotavlja informacije o oceni njihovega preverjanja dodatnih sposobnosti. Urad EPSO je izjavil, da bo tako upošteval osnutek priporočila varuha človekovih pravic in pritožniku poslal zahtevane informacije.

30. EPSO je nato varuhinji človekovih pravic predložil kopijo svojega dopisa pritožniku, s katerim je pritožniku predložil ocenjevalni list, v katerem so navedena merila, ponderji in točke, dodeljene za njegove kvalifikacije.

Ocena varuha človekovih pravic po osnutku priporočila

31. EPSO je pritožniku predložil kopijo ocenjevalnega lista v zvezi z njegovimi kvalifikacijami. Urad EPSO je spremenil tudi svojo splošno politiko v zvezi s tem in zdaj kandidatom samodejno zagotavlja informacije o oceni njihovih kvalifikacij. Urad EPSO je tako v celoti sprejel osnutek priporočila in obravnaval pomisleke varuhinje človekovih pravic glede obveščanja kandidatov. Varuhinja človekovih pravic se zahvaljuje uradu EPSO za konstruktiven in pregleden pristop k tej zadevi.

B. Sklepi

Varuh človekovih pravic na podlagi svoje preiskave te pritožbe zaključi z naslednjim sklepom:

Urad EPSO je sprejel osnutek priporočila varuhinje človekovih pravic.

Pritožnik in urad EPSO bosta obveščena o tej odločitvi.

Emily O'Reilly

V Strasbourgu, 23. januarja 2014

[1] Pritožnica je tudi trdila, da jo je urad EPSO neupravičeno izključil iz sodelovanja na javnem natečaju, in trdila, da bi moral urad EPSO: (1) Ponovna ocena prijave; in (2) Če bi ponovna ocena, zahtevana na podlagi zahtevka (1), pokazala, da bi morala biti povabljena na to stopnjo natečaja, ji dovoli, da se udeleži faze v ocenjevalnem centru. Vendar je varuh človekovih pravic ugotovil, da ni dovolj razlogov za vključitev te trditve in teh trditev v njegovo preiskavo iz naslednjih razlogov. Glede na organizacijske in časovne omejitve, povezane z organizacijo natečajev, je varuhinja človekovih pravic menila, da je razumno, da urad EPSO določi stroge in kratke roke za zahteve za preglede na različnih stopnjah natečajev. Cilj obtožbe in z njo povezanih trditev je bilo mogoče doseči le tako, da se ti tehtni razlogi za določitev strogih rokov ne upoštevajo.

[2] Sodba Sodišča za uslužbence z dne 18. septembra 2012 v zadevi Martorell proti Komisiji (F-96/09, še neobjavljena v ZOdl., točka 47).

[3] Uredba (ES) št. 45/2001 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 18. decembra 2000

o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov v Skupnosti

institucije in organe ter o prostem pretoku takih podatkov, UL 2001, L 8, str. 1.

[4] Evropski nadzornik za varstvo podatkov.

[5] Sklep je na voljo na spletni strani: www.ombudsman.europa.eu/en/cases/decision.faces/en/3706/html.bookmark

[6] Zadeva F-96/09, Martorell proti Komisiji, navedena v opombi 3 zgoraj. V točki 48 te sodbe je navedeno: „Iz pravkar opravljene analize izhaja, da to, da EPSO dosledno spoštuje posebno pravico, priznano kandidatom, tako glede vsebine te pravice kot glede roka za odgovor, odraža dolžnosti, ki izhajajo iz načela dobrega upravljanja, pravice javnosti do dostopa do dokumentov in pravice do učinkovitega pravnega sredstva v skladu s členi 41, 42 in 47 Listine Evropske unije o temeljnih pravicah. V skladu s tem lahko to, da EPSO ne spoštuje posebne pravice, priznane kandidatom, poleg tega, da lahko izključene kandidate privede do vložitve tožbe ali pritožbe, ne da bi razpolagal z zadostnimi informacijami, pomeni kršitev pri opravljanju javnih nalog, ki bi lahko v nekaterih okoliščinah privedla do pravice kandidata do odškodnine (neuradni prevod in poudarek).

[7] Sodba v zadevi Martorell proti Komisiji (F-96/09, navedena v opombi 3, točka 47).

[8] Člen 41(2)(b) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah.

[9] Člen 8(2) Listine Evropske unije o temeljnih pravicah