Ozadje preiskave na lastno pobudo

1. Urad EPSO je leta 2010 uvedel „novi model“natečajev za izbor stalnega osebja za institucije EU, ki ga sestavljajo pristopni testi CBT in testi v ocenjevalnem centru (končni testi). Ta novi model je bil uveden za pospešitev celotnega natečajnega postopka [1].

2. Pri natečajih po „starem modelu“ so bila dokazila kandidatov preverjena pred objavo vabil na zaključni izpit (pisni/ustni izpit). To je pomenilo, da so bili lahko vsi kandidati, ki so bili povabljeni na končni izpit, uvrščeni na rezervni seznam, če so uspešno opravili ta izpit.

3. Postopek urada EPSO v „novem vzorcu“natečajev je, da natečajne komisije preverijo dokazila samo tistih kandidatov, ki so uspešno opravili končne teste natečaja, tj. teste, ki se izvajajo v ocenjevalnem centru. Če natečajne komisije ne sprejmejo dokazil uspešnih kandidatov, se ti kandidati zavrnejo in se ne uvrstijo na rezervni seznam.

4. Za kandidate bi bilo verjetno bolje, če bi bili o odločitvi natečajne komisije glede dokazil obveščeni pred opravljanjem testov v ocenjevalnem centru, za katere se običajno pripravijo, ter bi vložili čas, trud in celo denar. To velja zlasti zato, ker ustreznost delovnih izkušenj kandidatov, navedenih v njihovih dokazilih, za naloge delovnega mesta, za katero se prijavljajo (pogoj za pripustitev k natečaju EPSO), ni vedno objektivno očitna. Če se kandidati ne zavedajo pomembnosti delovnih izkušenj za naloge, bodo na koncu neuspešni na natečaju, tudi če bodo uspešni v ocenjevalnem centru.

5. Zdi se tudi, da sodelovanje kandidatov, ki so bili na koncu zavrnjeni zaradi pomanjkanja ali nezadostnih dokazil, pri testih v ocenjevalnem centru morda ni upravičeno z ekonomskega vidika. Povabila v ocenjevalni center vključujejo stroške EU, ki bi se jim bilo mogoče izogniti, če bi bila dokazila kandidatov preverjena pred izdajo povabil v ocenjevalni center.

6. Informacije, ki jih je urad EPSO objavil na svojem spletišču [2] in v Vodniku za javne natečaje [3], ne pojasnjujejo, zakaj sedanji postopek predvideva preverjanje dokazil šele v zadnjem trenutku, tj. ko so bili uspešni kandidati že določeni po testih v ocenjevalnem centru.

7. Varuhinja človekovih pravic je zato menila, da mora urad EPSO razjasniti zgoraj navedena vprašanja. Člen 228 PDEU pooblašča evropskega varuha človekovih pravic, da na lastno pobudo preiskuje morebitne primere nepravilnosti pri dejavnostih institucij in organov Skupnosti. Varuhinja človekovih pravic se je zato odločila začeti to preiskavo na lastno pobudo, da bi uradu EPSO omogočila, da pojasni časovni okvir natečajnih komisij za oceno kvalifikacij kandidatov na podlagi spremnih dokazil.

Predmet preiskave na lastno pobudo

8. Varuh človekovih pravic se je v dopisu o začetku te preiskave na lastno pobudo skliceval na pritožbo zoper EPSO v zvezi z javnim natečajem EPSO/AST/112/10 in navedel, da ga dejstva iz te pritožbe opozarjajo na vprašanja, ki so predmet te preiskave na lastno pobudo. EPSO je prosil, naj navede, ali lahko natečajna komisija na natečajih, na katerih se za teste v ocenjevalnem centru kvalificira največ 100 kandidatov, pred objavo vabil v ocenjevalni center preveri dokazila, zlasti v zvezi z izobrazbo in delovnimi izkušnjami.

9. Varuhinja človekovih pravic je urad EPSO pozvala, naj v svojem odgovoru upošteva (i) morebitne prihranke za proračun EU zaradi takega pristopa; (ii) interes kandidatov, da so obveščeni, če se njihove delovne izkušnje ne štejejo za relevantne, preden vložijo čas in trud v teste v ocenjevalnem centru; in (iii) dejstvo, da so bila pri natečajih po starem vzorcu dokazila preverjena, preden so bila izdana vabila za pisne/ustne izpite.

Preiskava

10. Varuh človekovih pravic je 19. januarja 2012 urad EPSO zaprosil za mnenje. EPSO je 31. maja 2012 predložil odgovor.

Analiza in sklepi varuhinje človekovih pravic

A. Časovni razpored natečajnih komisij za ocenjevanje kvalifikacij kandidatov na podlagi dokazil

Trditve urada EPSO

11. Urad EPSO je napotil na javni natečaj EPSO/AST/112/10 (v nadaljnjem besedilu: natečaj). Navedla je, da je natečajna komisija sestavila seznam kandidatov, ki so na pristopnih testih med najboljšimi po skupnem številu točk in ki so glede na informacije, navedene v elektronski prijavi, izpolnjevali splošne in posebne pogoje, navedene v razpisu natečaja. Ti kandidati so bili nato povabljeni na teste v ocenjevalnem centru. Po navedbah urada EPSO „to pomeni, da so vsi kandidati, povabljeni na teste v ocenjevalnem centru, na podlagi informacij iz elektronske prijave izpolnjevali splošne in posebne pogoje iz razpisa.“

12. Natečajna komisija lahko po preverjanju dokazil meni, da dokazila nekaterih kandidatov ne potrjujejo/potrdijo informacij iz njihove elektronske prijave ali jih ne potrjujejo v zadostni meri. Urad EPSO je v zvezi z zgoraj navedenim natečajem pojasnil: „Ne gre za vprašanje, ali ... delovne izkušnje [kandidatov] so se nanašale na naloge, opisane v razpisu, temveč na vprašanje predložitve dokazil o informacijah, navedenih v elektronski prijavi. Natečajna komisija je na podlagi teh informacij že odločila, da so njihove delovne izkušnje pomembne za pripustitev kandidatov, vendar pod pogojem, da so te informacije pozneje podprte s potrebnimi dokumentarnimi dokazili.„ EPSO meni, da so kandidati znali pripraviti informacije v elektronski prijavi tako, da so natečajno komisijo prepričali, da izpolnjujejo pogoje za pripustitev k natečaju, vendar nekateri teh informacij niso podprli z zahtevano dokumentacijo.

13. Faza preverjanja dokazil se lahko spremeni iz konkurence v konkurenco, vendar institucija le v zelo izjemnih primerih še vedno vztraja, da se obvestilo sestavi tako, da se dokumenti preverijo v zgodnejši fazi. Zlasti pri natečajih z velikim številom kandidatov je stroškovno in časovno bolj učinkovito, da se popolno preverjanje opravi „le pred uvrstitvijo uspešnih kandidatov na rezervni seznam“.

14. Urad EPSO je primerjal stroške, ki so nastali zaradi dveh postopkovnih pristopov: prvi pristop, pri katerem so bila dokazila preverjena pred končnimi preizkusi; in sedanji pristop, če se preverijo šele po teh preskusih. Na natečaju je bilo k opravljanju testov v ocenjevalnem centru povabljenih 499 kandidatov, uspešnih pa je bilo le 193. V skladu s sedanjim sistemom, v katerem se preverijo dokazila samo kandidatov, ki so uspešno opravili teste v ocenjevalnem centru, je morala natečajna komisija preveriti le 193 spisov namesto 499 spisov, ki bi jih morala preveriti v skladu s prejšnjim pristopom. Zaradi tega je bilo za izvedbo preverjanja potrebnih manj kot polovica delovnih ur. Preverjanje dokazil je zelo zamudno in zahteva veliko dela. Izkušnje kažejo, da le zelo omejeno število kandidatov ne more predložiti potrebnih dokazil o informacijah, ki jih predložijo v elektronski prijavi. Na natečaju samo 11 kandidatov (od 193) na koncu ni moglo predložiti potrebnih dokazil, ki bi utemeljevala informacije iz njihove spletne prijave. Urad EPSO je prepričan, da sedanja metoda v primerjavi s prejšnjim pristopom ustvarja dejanske prihranke za proračun EU.

15. Poleg tega je bilo v razpisu natečaja število kandidatov, ki bodo povabljeni na teste v ocenjevalnem centru, opredeljeno kot večkratnik (2,5-kratnik) števila kandidatov, ki bi lahko bili uvrščeni na rezervni seznam. Zato preverjanje dokazil pred pošiljanjem vabil na teste v ocenjevalnem centru ne bi zmanjšalo števila povabljenih kandidatov in zato ne bi privedlo do dodatnih prihrankov za proračun EU. Za zadevni natečaj bi to pomenilo, da bi bilo namesto 11 kandidatov, ki na koncu niso mogli predložiti potrebnih dokazil, povabljenih še 11 drugih kandidatov.

16. EPSO je ugotovil, da je natečajna komisija v zvezi s kandidati, ki so bili povabljeni v ocenjevalni center, odločila, ali izpolnjujejo pogoje za pripustitev k natečaju, in jih na podlagi informacij, ki so jih navedli v elektronski prijavi, sprejela v teste v ocenjevalnem centru. Omejitev preverjanja pogojev za pripustitev k natečaju na dokumente tistih kandidatov, ki jih je mogoče uvrstiti na rezervni seznam, pomeni znatno podaljšanje časa in s tem skrajšanje faze sprejema.

17. Preden kandidati vložijo čas in trud v teste v ocenjevalnem centru, jih zanima, ali se njihove delovne izkušnje štejejo za relevantne ali ne. Urad EPSO je prepričan, da je tako tudi v sedanjem sistemu. Če kandidati v skladu s častno izjavo, ki jo podpišejo, predložijo dokumente, ki podpirajo informacije, dane na spletu, preverjanje teh dokumentov ne bo spremenilo njihove upravičenosti.

Ocena varuha človekovih pravic

18. Varuh človekovih pravic najprej poudarja, da so v skladu z veljavnimi pravili o natečajih dokazila, ki jih mora natečajna komisija preveriti po testih v ocenjevalnem centru, običajno tista, ki potrjujejo izjave kandidatov v elektronski prijavi glede: (i) državljanstvo; (ii) poklicne izkušnje; in (iii) akademske kvalifikacije [4].

19. Varuh človekovih pravic je že prejel pritožbe, v katerih je bilo navedeno, da natečajna komisija, čeprav se je kandidat skliceval na dokazila, ki jih je imel, in je pri tem v spletno prijavo vključil informacije o svojih posebnih potrdilih [5] ali posebnih pogodbah o zaposlitvi in/ali računih, ki se nanašajo na obdobja samozaposlitve [6] (na podlagi katerih je bil naknadno sprejet v CBT), pri preverjanju dokazil v končni fazi natečaja teh dokumentov ni štela za zadostna dokazila za zahtevane kvalifikacije.

20. Varuha človekovih pravic zato v bistvu ne prepriča mnenje urada EPSO, da sta (i) navedba ustreznih delovnih izkušenj/diplom v elektronski prijavi in (ii) razpoložljivost istih podatkov v dokazilih, ki jih imajo kandidati, učinkoviti jamstvi za kandidate, da bo natečajna komisija te dokumente štela za zadostne, ko jih bo preverjala posamično po opravljenih ocenjevalnih testih. V zvezi s tem želi varuh človekovih pravic opozoriti na trditev, ki jo je urad EPSO navedel v številnih preiskavah varuha človekovih pravic (in ki je ne izpodbija), in sicer da imajo natečajne komisije široko polje proste presoje glede ustreznosti dokazil, kar je polje proste presoje, ki ga priznava sodna praksa sodišč EU.

21. Iz tega sledi, da kandidati, ki se odločijo za sodelovanje na natečaju in imajo posebna dokazila, morda niso vedno prepričani o končni oceni teh dokumentov, ki jo opravijo natečajne komisije. V zvezi s tem je treba opozoriti, da se morajo kandidati pripraviti na ocenjevalne teste. To vključuje vlaganje časa in pogosto denarja. Zato bi bilo zanje bolje, če bi lahko pred tako naložbo vedeli, kakšna je končna odločitev natečajne komisije o njihovih dokazilih.

22. Enako situacijo je mogoče videti tudi z druge perspektive. Če kandidat v elektronski prijavi najprej navede informacije o svojih kvalifikacijah, se nato na podlagi teh informacij sprejme v CBT, uspešno opravi CBT in postopek ocenjevalnih testov ter natečajna komisija na koncu odloči, da njegova dokazila ne zadostujejo, ta kandidat v ocenjevalnem centru dejansko zamenja drugega kandidata, katerega dokazila bi lahko zadostovala, vendar je dosegel rezultate testov CBT, ki so tik pod določenim pragom za določeno število kandidatov, ki bodo povabljeni v ocenjevalni center. V zvezi s tem je varuhinja človekovih pravic seznanjena z izjavo urada EPSO v njegovem mnenju, da je število kandidatov, sprejetih v ocenjevalni center, „... bolj ali manj fiksno. Zato preverjanje dokazil pred pošiljanjem vabil na teste v ocenjevalnem centru ne bi zmanjšalo števila povabljenih kandidatov in zato ne bi privedlo do dodatnih prihrankov za proračun EU. Za zadevni natečaj bi to pomenilo, da bi bilo namesto 11 kandidatov, ki na koncu niso mogli predložiti potrebnih dokazil, povabljenih še 11 drugih kandidatov. Po mnenju varuha človekovih pravic lahko tak položaj, čeprav hipotetičen, vzbudi dvome o tem, ali natečaj dejansko zagotavlja možnost, da se na rezervni seznam uvrstijo najbolj zaslužni kandidati.

23. Varuh človekovih pravic je hvaležen, da je urad EPSO po njegovem mnenju upošteval njegov prvotni predlog in predložil argumente v podporo zadevnemu postopku v zvezi z (i) morebitnimi finančnimi prednostmi za proračun EU in (ii) morebitnim prihrankom časa. Vendar tudi varuh človekovih pravic ni povsem prepričan o vseh teh argumentih.

24.  Trditev urada EPSO (navedena v točki 22 zgoraj), da je število kandidatov, ki bodo povabljeni na teste v ocenjevalnem centru, bolj ali manj fiksno, je utemeljena s tem, da dokazuje, da čas preverjanja dokazil ne vpliva na stroške EU, kot so stroški, povezani s potnimi stroški in dnevnicami kandidatov. Ne glede na to, ali se dokazila preverijo pred testi v ocenjevalnem centru ali po njih, bodo potni stroški in stroški bivanja kandidatov vedno enaki, saj bo v ocenjevalni center povabljeno enako fiksno število kandidatov.

25. Po drugi strani, tudi če na operativne stroške ocenjevalnega centra ne vpliva dejstvo, da se dokazila preverijo pred povabilom na teste v ocenjevalnem centru ali po njem, ker je ocenjevalni center ves čas operativen na sedežu urada EPSO v Bruslju, bi lahko trdili, da gre za slabo porabo časa in denarja, če člani natečajne komisije opravljajo teste za kandidate, ki ne bi smeli biti sprejeti, če bi bila njihova dokazila preverjena pred tem, in ki jih v nobenem primeru ne bi bilo mogoče uvrstiti na rezervne sezname, tudi če bi bili na teh testih uspešni.

26. Poleg tega je EPSO v bistvu trdil, da natečajne komisije potrebujejo več časa za preverjanje spisov vseh kandidatov, povabljenih na opravljanje testov v ocenjevalnem centru, kot za preverjanje spisov samo tistih, ki so na teh testih uspešni.

Vendar je treba to izjavo urada EPSO analizirati v okviru trajanja postopka za celoten natečaj, tj. približno 6–8 mesecev. V tem okviru ni bistvene časovne razlike, če natečajna komisija preveri dokazila pred opravljanjem testov v ocenjevalnem centru. Varuhinja človekovih pravic meni, da je razumno domnevati, da bi moral imeti izkušen član strokovne izbirne komisije možnost, da v enem delovnem dnevu brez težav preveri približno 100 spisov (podpornih dokumentov). Iz tega sledi, da bi bila razlika med številom dni, potrebnih za preverjanje 499 spisov (v spisih vseh kandidatov, povabljenih na teste v ocenjevalnem centru v okviru natečaja, na katerega se je EPSO skliceval v mnenju), in zgolj 193 spisov (v spisih vseh kandidatov, ki so bili na teh testih uspešni). Čas, prihranjen s takim postopkom, se zato zdi minimalen [7]. Če bi te preglede (kar bi moralo biti običajno) opravljal več kot en član natečajne komisije, bi bil prihranjeni čas seveda minimalen, zlasti če se primerja s časom, ki je bil potreben, da so „nedopustni kandidati“ opravili dolge in drage teste v ocenjevalnem centru.

27. Glede na zgornje ugotovitve varuhinja človekovih pravic meni, da pojasnilo urada EPSO o prednostih postopka preverjanja dokazil po opravljenih ocenjevalnih testih ni povsem prepričljivo. Ker pa se ta postopek, kot je poudaril urad EPSO, izvaja na izrecno željo institucij, za katere urad EPSO organizira natečaje, varuhinja človekovih pravic meni, da nadaljnje preiskave v zvezi z uradom EPSO v tem primeru niso upravičene.

B. Sklepi

Varuhinja človekovih pravic zato zaključuje to preiskavo na lastno pobudo z naslednjim sklepom:

Nadaljnje preiskave v zvezi s tem niso upravičene.

Urad EPSO bo obveščen o tej odločitvi.

P. Nikiforos Diamandouros

V Strasbourgu, 19. decembra 2012

[1] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[2] http://europa.eu/epso/discover/selection_proced/selection/index_en.htm

[3] UL 2011, C 315A, str. 1–14. Enako velja za najnovejšo različico vodnika (UL 201270A).

[4] Vodnik po javnih natečajih, točka 6.1.4.

[5] Pritožba 962/2011/AN se na primer nanaša na dokazila o akademskih ali enakovrednih kvalifikacijah. Pritožnik se je udeležil natečaja EPSO, za katerega je bila potrebna diploma, ki potrjuje zaključeno enoletno usposabljanje na zadevnem področju. Pritožnik je imel potrdilo o strokovni usposobljenosti, ki dokazuje trajanje usposabljanja na zadevnem področju in ga je izdal Institut du Monde Arabe. To je omenila v svojem prijavnem obrazcu. Potem ko je uspešno opravila teste v ocenjevalnem centru z odličnimi ocenami, je bila izključena z rezervnega seznama, ker naj njenega potrdila o poklicnem usposabljanju ne bi bilo mogoče šteti za diplomo, ki jo je izdala šola. Varuhinja človekovih pravic je podala predlog sporazumne rešitve, ki je bil zavrnjen. Zadeva še ni zaključena.

[6] Pritožba 2518/2011/MHZ se nanaša na dokazila o poklicnih izkušnjah. Pritožnik je uspešno opravil teste v ocenjevalnem centru. Vendar je natečajna komisija na podlagi predloženih dokumentov odločila, da njene poklicne izkušnje ne zadostujejo za uvrstitev na rezervni seznam. Potem ko je varuhinja človekovih pravic prejela mnenje urada EPSO in pripombe pritožnika, se je odločila, da bo opravila nadaljnje preiskave, ki še potekajo.

[7] Zagotovo ne več kot dva ali tri dni, če bi preverjanje opravila samo ena oseba.